Rechnungen (Erweitert): Erstattungen verarbeiten

Wenn Sie einem Kunden eine Rückerstattung gewähren, wird das Geld immer auf dasselbe Kredit- oder Debitkartenkonto zurücküberwiesen, das der Kunde für die ursprüngliche Zahlung verwendet hat. Lesen Sie weiter, um mehr über die Rückerstattung von Geldern an Kunden zu erfahren.

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Erstattungszahlungen

Eine Rückerstattung kann von einem Firmeninhaber, einem Verwalter oder einem Mitarbeiter mit Zugriffsrechten zur Verwaltung von Zahlungen ausgestellt werden. Für Voll- und Teilzahlungen gelten die gleichen Regeln. 

Überlegen Sie bei der Erstattung von Offline-Zahlungen, ob Sie diese erstatten oder löschen möchten. Die Erstattung eignet sich besser für tatsächliche Erstattungen, während das Löschen von Offline-Zahlungen und das Hinzufügen neuer Zahlungen besser funktioniert, wenn Sie die Zahlung bearbeiten möchten. Denken Sie auch daran, dass Sie nur die Offline-Zahlungen erstatten können, die für die Umsatzberechnung verwendet wurden.

Achtung! Seien Sie vorsichtig bei der Erstattung von Zahlungen. Erstattungen können nicht storniert werden. Wenn Sie versehentlich eine falsche Erstattung vornehmen, müssen Sie eine neue Rechnung mit einer anderen Nummer erstellen.

Um eine Zahlung zu erstatten:

1. Gehen Sie im Profil des Kunden zu Rechnungen > Zahlungen.

2. Suchen Sie die Zahlung, die Sie erstatten möchten, und klicken Sie auf ihre Nummer oder klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts und wählen Sie Anzeigen.

3. Klicken Sie in der Seitenleiste Zahlung anzeigen auf Zahlung zurückerstatten.

4. Sie können die Zahlung entweder vollständig oder teilweise erstatten. Um nur einen Teil einer Zahlung zu erstatten, wählen Sie Teilweise und geben den entsprechenden Betrag ein. Der zu erstattende Gesamtbetrag wird unten angezeigt. 

Wenn Sie eine Offline-Zahlung erstatten, weil Sie einen höheren Betrag erfasst haben, als tatsächlich gezahlt wurde, können Sie den richtigen Betrag vom Zahlungsbetrag abziehen und das Ergebnis in das Feld Betrag eingeben. Dadurch wird die Zahlung korrigiert. Wenn Sie z. B. 1000 $ statt 100 $ erfasst haben, können Sie 900 $ eingeben, um die Zahlung zu korrigieren. Beachten Sie jedoch, dass Sie auch Offline-Zahlungen löschen können, wenn dies für Ihre Buchführung günstiger ist.

5. Geben Sie den Grund für die Erstattung an.

6. Standardmäßig wird der Kunde über die Erstattung benachrichtigt. Wenn Sie den Kunden nicht benachrichtigen müssen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen E-Mail-Benachrichtigung an den Kunden senden .

7. Klicken Sie auf Erstattung ausstellen.

8. Nachdem Sie eine Erstattung ausgestellt haben, wird in der Zahlungsseitenleiste der gesamte Erstattungsbetrag im Feld Erstattet angezeigt. Im Abschnitt Erstattungsverlauf werden alle für diese Zahlung ausgegebenen Erstattungen angezeigt.

Was passiert, wenn Sie eine Erstattung ausstellen, hängt von der Zahlungsart ab:

• Zahlungen über Stripe/Wirtschaftsprüfer Charge: Die Zahlung wird als erstattet markiert, und Sie ziehen den erstatteten Betrag ganz oder teilweise vom Guthaben des Kunden ab. Der Kunde erhält eine Rückerstattung auf die Kredit- oder Debitkarte oder das Bankkonto, das er für die Zahlung verwendet hat. Stripe/Wirtschaftsprüfer Charge überweist sofort eine Rückerstattung auf dieses Konto. Je nach Bank dauert es 5 bis 10 Arbeitstage, bis der Betrag auf dem Konto des Kunden erscheint.
• Offline-Zahlungen: Die Zahlung wird als erstattet markiert, und Sie ziehen den erstatteten Betrag ganz oder teilweise vom Guthaben des Kunden ab.

Bei allen Zahlungen ändert sich die zugehörige Rechnung status nach der Erstattung nicht und bleibt "bezahlt". Auch die Zahlung status ändert sich nicht. 

Reduzierung der Kundenkredite, erklärt

Wenn Sie eine Erstattung ausstellen, hängt es von der Zahlungsart ab, was mit dem Guthaben des Kunden geschieht:

• Offline-Zahlung ohne Begleichung einer Rechnung/Vorauszahlung über Mandantenportal. Wenn Sie eine Offline-Zahlung erstellen oder Ihr Kunde eine Vorauszahlung über Mandantenportal leistet, wird dem Guthaben des Kunden ein Guthaben hinzugefügt. Wenn Sie also eine solche Zahlung aus irgendeinem Grund zurückzahlen müssen, wird das Guthaben automatisch um den Rückzahlungsbetrag reduziert. Das Guthaben kann nicht unter Null sinken.
  Beispiel: Sie fügen eine Offline-Zahlung in Höhe von 100 $ hinzu, die das Guthaben um 100 $ erhöht. Wenn Sie die Zahlung erstatten, verringert sich das Guthaben um 100 $.
• Der Zahlungsbetrag ist kleiner oder gleich dem Betrag der Rechnung(en), die damit beglichen werden. Wenn Sie eine Zahlung zur Begleichung einer Rechnung erstellen, nehmen Sie die Zahlung außerhalb von TaxDome oder über einen Zahlungsdienstleister an und erfassen sie in TaxDome. Wenn Sie die Zahlung in TaxDome erstatten, geschieht nichts mit dem Guthaben.
  Beispiel: Sie stellen eine Rechnung über 100 $ aus. Ihr Kunde zahlt mit Bargeld, und Sie erstellen eine Offline-Zahlung in Höhe von 100 $, um die Rechnung zu begleichen. Wenn Sie die Zahlung erstatten, ändert sich das Guthaben nicht, da es sich während der Zahlung nicht geändert hat.
• Der Zahlungsbetrag ist höher als der Betrag der zu begleichenden Rechnung(en). Wenn Sie eine Offline-Zahlung erstellen, um eine Rechnung zu begleichen, können Sie den Zahlungsbetrag über den Rechnungsbetrag hinaus festlegen. Der Rest wird dem Kundensaldo hinzugefügt. Wenn Sie also eine solche Zahlung zurückerstatten,verringert sich das Guthaben um den zum Guthaben hinzugefügten Betrag (d. h. den Betrag, der nicht zur Begleichung der Rechnung verwendet wurde).
  Beispiel: Sie stellen eine Rechnung über 100 $ aus. Ihr Kunde bezahlt 150 $ in bar, und Sie fügen dem Guthaben 50 $ hinzu. Wenn Sie die Zahlung auf TaxDome vollständig erstatten (der Erstattungsbetrag beträgt also 150 $), verringert sich das Guthaben automatisch um 50 $, da dieser Betrag nicht zur Begleichung der Rechnung verwendet wurde.

Ihr Erstattungsverlauf

Sobald eine Erstattung erfolgt ist, wird sie auf der Registerkarte " Zahlungen " des Kundenprofils angezeigt.

Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der gewünschten Erstattung und wählen Sie Anzeigen. Der Erstattungsverlauf der Zahlung wird unten in der Seitenleiste "Zahlung anzeigen" angezeigt.