Windows-Anwendung: Dokumente hochladen

Mit der Windows-Anwendung TaxDome können Sie Ihre Dokumente und Ordner schnell und einfach hochladen. Hier sind die verschiedenen Aktionen, die Sie durchführen können:

Hochladen von Dokumenten

So laden Sie Dateien mit der Windows-Anwendung TaxDome hoch:

1. Klicken Sie oben links auf der Seite auf + NEU, wählen Sie Dateiupload und wählen Sie dann die Dateien

2. Wählen Sie das Kundenkonto, auf das Sie die Dateien hochladen möchten

3. Klicken Sie auf DATEIEN HOCHLADEN

Im Folgenden wird erläutert, wie die einzelnen nummerierten Abschnitte zu behandeln sind:

1. Konto: Wählen Sie aus, für welches Konto die Dokumente bestimmt sind. 

2. Wählen Sie das Dateiziel: Wählen Sie den übergeordneten Ordner, in den Sie die Dokumente hochladen möchten. Hier erfahren Sie mehr über Sichtbarkeit und Zugriffsebenen.

3. Verzeichnis: Standardmäßig werden die Dokumente in einem übergeordneten Ordner gespeichert. Wenn Sie einen Unterordner auswählen möchten, klicken Sie auf Ändern. Um einen neuen Ordner zu erstellen, klicken Sie auf das Ordnersymbol, geben Sie den Namen des neuen Ordners ein, klicken Sie auf das grüne Häkchen rechts daneben und klicken Sie dann auf WÄHLEN.

4. Dateiname: Bearbeiten Sie den Namen der Datei, falls erforderlich.

5. Mit Auftrag verknüpfen: Schalten Sie diese Option ein und wählen Sie ein Auftrag für das Konto, mit dem das Dokument verknüpft werden soll. Lesen Sie mehr über die Verknüpfung von Elementen mit Aufträge.

 6. Dokument mit einer unbezahlten Rechnung sperren: Schalten Sie diese Option ein, wenn Sie möchten, dass das Dokument für den Kunden sichtbar ist, aber erst heruntergeladen werden kann, wenn er für den Dienst bezahlt hat. Das Dokument wird freigeschaltet, sobald die Zahlung erfolgt ist. Wählen Sie die Rechnung, für die Sie das Dokument sperren möchten, aus der Liste aus oder klicken Sie auf NEUE RECHNUNG ERSTELLEN um eine neue Rechnung zu erstellen, dann сlicken Sie CHOOSE. (Hier finden Sie mehr über Dokumente zu Rechnungen sperren.)

Tipp

Anmerkung: Diese Option ist nur für Uploads in Top-Level-Ordner mit der Option Der Kunde kann sehen Zugang. Sie können mehr lesen über Sichtbarkeitseinstellungen.

7. Genehmigung des Kunden anfordern: Schalten Sie diese Option ein, um herauszufinden, ob die Kunden mit Ihrer Arbeit zufrieden sind oder Änderungen vornehmen müssen. Hier finden Sie weitere Informationen zum Einholen von Kundenfeedback.

8. Kunden anfordern Signatur: Wenn Sie möchten, dass Kunden Dokumente elektronisch unterzeichnen, aktivieren Sie diese Option. Hier finden Sie weitere Informationen zum Hinzufügen von Signatur Feldern.

9. Beschreibung: Bearbeiten Sie bei Bedarf die Beschreibung des Dokuments (bis zu 150 Zeichen).

10. Kunden über den Upload informieren: Kunden wissen lassen, dass eine Datei hochgeladen wurde. Standardmäßig ist diese Option aktiviert, so dass eine automatische E-Mail-Benachrichtigung an die Kunden versandt wird. Schalten Sie diese Option aus, wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Kunden eine Benachrichtigung erhalten.

Tipp

Anmerkung: Diese Option ist nur für Uploads in die Top-Level-Ordner mit der Option Der Kunde kann sehen Zugang. Hier finden Sie mehr über Sichtbarkeitseinstellungen.

11. DATEIEN HOCHLADEN: Klicken Sie auf , um den Hochladevorgang zu starten; Sie sehen den Fortschritt. Sobald die Dateien geladen sind, stehen sie auf der Registerkarte " Dokumente" im Profil des Kundenkontos zur Verfügung.

Hochladen von Ordnern

Mit der Windows-Anwendung TaxDome können Sie ganze Ordner hochladen, die Dokumente für mehrere Kundenkonten enthalten. Um einen Ordner hinzuzufügen, klicken Sie auf + NEU, wählen Sie Ordner-Upload und wählen Sie dann den Ordner. Fahren Sie wie oben beschrieben fort. Das geht viel schneller, als wenn Sie die Dokumente einzeln hochladen.

Beachten Sie beim Hochladen von Ordnern die folgenden Fakten:

  1. TaxDome verarbeitet alle Dateien im ausgewählten Ordner und seinen Unterordnern.

  2. Im Interesse der Sicherheit Ihrer Daten erkennt TaxDome nicht alle Dateitypen (mehr zu nicht erkannten Dateitypen).

  3. Sie können für jedes Dokument in Ihren Ordnern und Unterordnern Details angeben: Wählen Sie den Mandanten, den Zielordner usw.

  4. Ihre ursprüngliche Ordnerstruktur wird in TaxDome nicht repliziert; Sie müssen neue Ordner erstellen, um Ihre Dateien zu organisieren. Oder Sie können Massen-Upload um Ihre ursprüngliche Struktur beizubehalten. Beachten Sie, dass neue Ordner mit der Zugriffsstufe Client kann anzeigen und bearbeiten erstellt werden.

  5. Sie können nicht mehrere Ordner auf einmal auswählen. Wenn Sie Dokumente aus mehreren verschiedenen Ordnern hochladen müssen, verwenden Sie die Schaltfläche FOLDER HOCHLADEN für jeden einzelnen Ordner.

Hochladen in großen Mengen

Unsere Massen-Upload Funktion ist hilfreich, wenn Sie viele alte Kundendokumente in Ordnern auf Ihrem Desktop oder im Cloud-Speicher haben. Mit dem Bulk-Upload können Sie diese Dokumente schnell auf TaxDome verschieben.

Wenn Sie Massen-Upload:

  • Dateien, die sich nicht in Ordnern befinden, werden in einen privaten Ordner der obersten Ebene hochgeladen. Auf diese Weise können Sie sie sortieren, wann immer Sie bereit sind. Wenn Sie noch keinen übergeordneten Ordner mit der Bezeichnung " Privat" haben, wird dieser automatisch für Sie erstellt.
  • Die Ordner auf Ihrem Desktop werden automatisch mit den Kontonamen in TaxDome verknüpft, so dass Sie nicht jeden einzelnen Ordner manuell auswählen müssen.
  • Wenn es für einen Desktop-Ordner kein passendes Kundenkonto gibt, können Sie schnell eines erstellen.
  • Die Dateien werden im Hintergrund hochgeladen, so dass Sie die App auch während des Hochladens nutzen können.

Hier erfahren Sie, wie Sie Massen-Uploads durchführen können:

1. Legen Sie jedes Dokument, das Sie hochladen möchten, in den richtigen Kundenordner. Erstellen Sie so viele Unterordner wie nötig innerhalb eines Kundenordners. Die maximale Dateigröße beim Hochladen beträgt 300 MB.

2. Klicken Sie auf +NEU, dann wählen Sie Massen-Upload. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf das Taskleistensymbol der Windows-Anwendung TaxDome klicken und Massen-Upload.

3. Suchen Sie den übergeordneten Ordner, den Sie erstellt haben. Wenn der Name des Ordners dem Kontonamen oder ID entspricht, stimmt die Windows-Anwendung TaxDome automatisch mit den Client-Namen überein. Sie haben auch die Möglichkeit, neue Konten hinzuzufügen oder bestehende Konten auszuwählen.

Im Folgenden finden Sie unsere Tipps zur Vorbereitung von Ordnern:

4. Wählen Sie das Ziel für den Upload in der Dropdown-Liste Ziel, indem Sie einen Ordner auswählen, oder klicken Sie auf die Schaltfläche FOLDER ERSTELLEN, um Dateien in einen neuen Ordner hochzuladen.

5. Klicken Sie auf UPLOAD FILES (Dateien hochladen), um Ihre Dokumente zu TaxDome hinzuzufügen.

Sie können den Fortschritt des Uploads beobachten oder das Programm minimieren, so dass es im Hintergrund weiterläuft. Sobald das Hochladen der Dateien abgeschlossen ist, können Sie einen Bericht herunterladen. Erfolgreich hochgeladene Dateien sind im Abschnitt " Dokumente" des jeweiligen Kundenprofils mit der entsprechenden Ordnerstruktur verfügbar.

Dateien, die nicht mit einem Konto verknüpft sind, können auf der Registerkarte Nicht verknüpft angezeigt werden. 

Falls beim Hochladen Fehler aufgetreten sind, werden diese auf der Registerkarte Fehler angezeigt.

Vorbereiten der Ordnerstruktur für Massen-Upload

Um sicherzustellen, dass Ihre Ordner automatisch mit den richtigen Client-Konten verknüpft werden, muss jeder Ordnername mit dem entsprechenden TaxDome Client-Kontonamen oder Konto ID übereinstimmen.

Um einen Kunden ID und einen Kontonamen zu finden, gehen Sie zum Abschnitt Kunden . Sie sind in den Spalten ID und in den Spalten NAME aufgeführt. Kundenkontonamen sind entweder der Name der Organisation oder der Vor- und Nachname des Kunden.

Ein Kunde ID ist eine eindeutige Kombination aus zwei Buchstaben und einer Zahl, z. B. JB1 oder AR2.

Erstellen von Kontoverzeichnissen in großen Mengen 

Wenn Sie die Funktion Massen-Upload Funktion (Details hier) oder beim Kopieren von Dateien aus TD Drive in Ihre lokalen Ordner oder umgekehrt, müssen Sie auf Ihrem Computer Kontoverzeichnisse erstellen lassen. Hier zeigen wir Ihnen, wie to do es schnell geht, auch wenn Sie Dutzende von Kunden haben.

To do Sie müssen also ein Skript zum Anlegen von Ordnern erstellen. So geht's:

  1. Bereiten Sie die CSV-Datei vor, die Sie zum Importieren von Kontakten in TaxDome verwendet haben. Sie können auch die Funktion Konten exportieren auf der Seite Kunden verwenden. Hier finden Sie weitere Informationen zum Exportieren von Kontaktlisten.
  2. Erstellen Sie einen Ordner auf Ihrem Desktop und legen Sie die CSV-Datei in den Ordner.
  3. Öffnen Sie die CSV-Datei. Suchen Sie die Spalte mit den Kontonamen; das ist die einzige Spalte, die Sie benötigen. Löschen Sie alle anderen Spalten.
  4. Kopieren Sie die Formel:=CONCATENATE("MD ",CHAR(34),A2,CHAR(34)) in die Zelle rechts von der Zelle mit dem Kontonamen und wenden Sie sie dann auf die gesamte Spalte an (Sie können die Autofill-Funktion in Google Sheets oder Excel verwenden). Wenn die Formel CONCATENATE in Ihrer Software nicht verfügbar ist, versuchen Sie stattdessen CONCATE zu verwenden.
  5. Markieren Sie alle Zellen, auf die die Formel angewendet wurde (Spalte B), und kopieren Sie sie.
  6. Erstellen Sie im gleichen Ordner eine Notepad-Datei und fügen Sie den Wert darin ein. Speichern Sie die Datei, benennen Sie sie Script.bat und wählen Sie den Dateityp Alle Dateien. Schließen Sie sie dann.
  7. Öffnen Sie Script.bat, um das Skript auszuführen. Es erstellt schnell und massenhaft Ordner.

Jetzt können Sie mit der Funktion Massen-Upload zu verwenden, um alle Ordner schnell nach TaxDome zu verschieben. Hier finden Sie weitere Einzelheiten.

Einsicht in den Upload-Verlauf

Sind Sie nicht sicher, ob Sie alle erforderlichen Dokumente hochgeladen haben? Sehen Sie sich Ihre Upload-Historie an, um das herauszufinden. Klicken Sie auf den Link UPLOAD-HISTORIE, um das Datum, den Dateinamen, die Kundeninformationen und den Upload zu sehen status. Klicken Sie auf HISTORIE LÖSCHEN, um diese Informationen zu löschen (Ihre Dateien werden dadurch nicht gelöscht).

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