Windows-Anwendung: Dokumente hochladen

Mit der Windows-Anwendung TaxDome können Sie Ihre Dokumente und Ordner schnell und einfach hochladen. Hier sind die verschiedenen Aktionen, die Sie durchführen können:

Hochladen von Dokumenten

So laden Sie Dateien mit der Windows-Anwendung TaxDome hoch:

1. Klicken Sie oben links auf der Seite auf + NEU, wählen Sie Dateiupload und wählen Sie dann die Dateien aus.

2. Wählen Sie das Kundenkonto, in das Sie die Dateien hochladen möchten.

3. Klicken Sie auf DATEIEN HOCHLADEN, um das Hochladen der Dokumente abzuschließen.

Im Folgenden wird erläutert, wie die einzelnen nummerierten Abschnitte zu behandeln sind:

1. Konto: Wählen Sie aus, für welches Konto die Dokumente bestimmt sind. 

2. Wählen Sie das Dateiziel: Wählen Sie den obersten Ordner, in den Sie die Datei hochladen möchten. Hier erfahren Sie mehr über Sichtbarkeit und Zugriffsebenen.

3. Verzeichnis: Standardmäßig werden die Dokumente in einem übergeordneten Ordner gespeichert. Wenn Sie einen Unterordner auswählen möchten, klicken Sie auf Ändern. Um einen neuen Ordner zu erstellen, klicken Sie auf das Ordnersymbol, geben Sie einen Namen ein, klicken Sie auf das grüne Häkchen rechts daneben und klicken Sie dann auf WÄHLEN.

4. Dateiname: Bearbeiten Sie den Namen der Datei, falls erforderlich.

5. Verknüpfung mit Auftrag: Schalten Sie diese Option ein und wählen Sie dann Auftrag für das aktuelle Konto, mit dem das Dokument verknüpft werden soll. Lesen Sie mehr über die Verknüpfung von Elementen mit Aufträge.

 6. Dokument mit einer unbezahlten Rechnung sperren: Schalten Sie diese Option ein, wenn Sie möchten, dass das Dokument für den Kunden sichtbar ist, aber erst heruntergeladen werden kann, wenn er für den Dienst bezahlt hat. Das Dokument wird freigeschaltet, sobald die Zahlung erfolgt ist. Wählen Sie die Rechnung, für die Sie das Dokument sperren möchten, aus der Liste aus oder klicken Sie auf NEUE RECHNUNG ERSTELLEN um einen neuen zu erstellen. Klicken Sie dann auf AUSWÄHLEN. (Hier finden Sie mehr über Dokumente zu Rechnungen sperren.)

Tipp

Aufgepasst: Diese Option ist nur für Uploads in Ordner der obersten Ebene mit dem Zugang, Der Kunde kann einsehen Zugang. Sie können mehr lesen über Sichtbarkeitseinstellungen.

7. Genehmigung des Kunden anfordern: Wenn Sie herausfinden möchten, ob Ihre Kunden mit Ihrer Arbeit zufrieden sind oder Änderungen wünschen, schalten Sie diese Option ein. Hier finden Sie weitere Informationen zum Einholen von Kundenfeedback.

8. Kunden anfordern Signatur: Wenn Sie möchten, dass Kunden Dokumente elektronisch unterzeichnen, aktivieren Sie diese Option. Hier finden Sie weitere Informationen zum Hinzufügen von Signatur Feldern.

9. Beschreibung: Bearbeiten Sie bei Bedarf die Beschreibung des Dokuments (bis zu 150 Zeichen).

10. Kunden über den Upload informieren: Kunden wissen lassen, dass eine Datei hochgeladen wurde. Standardmäßig ist diese Option aktiviert, so dass eine automatische E-Mail-Benachrichtigung an die Kunden versandt wird. Schalten Sie diese Option aus, wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Kunden eine Benachrichtigung erhalten.

Tipp

Aufgepasst: Diese Option ist nur für Uploads in die Top-Level-Ordner mit Der Kunde kann einsehen Zugang. Hier erfahren Sie mehr über Sichtbarkeitseinstellungen.

11. DATEIEN HOCHLADEN: Klicken Sie auf , um den Hochladevorgang zu starten; Sie sehen den Fortschritt des Hochladens. Sobald die Dateien geladen sind, stehen sie auf der Registerkarte " Dokumente" im Profil des Kundenkontos zur Verfügung.

Hochladen von Ordnern

Mit der Windows-Anwendung TaxDome können Sie ganze Ordner hochladen, die Dokumente für mehrere Kundenkonten enthalten. Um einen Ordner hinzuzufügen, klicken Sie auf + NEU, wählen Sie Ordner-Upload und wählen Sie dann den Ordner. Fahren Sie wie oben beschrieben fort. Das geht viel schneller, als wenn Sie die Dokumente einzeln hochladen.

Beachten Sie beim Hochladen von Ordnern die folgenden Fakten:

  1. TaxDome verarbeitet alle Dateien im ausgewählten Ordner und seinen Unterordnern.

  2. Zur Sicherheit Ihrer Daten erkennt TaxDome nicht alle Dateitypen (mehr zu nicht erkannten Dateitypen).

  3. Sie können für jedes Dokument in Ihren Ordnern und Unterordnern Details angeben: Wählen Sie den Mandanten, den Zielordner usw.

  4. Ihre ursprüngliche Ordnerstruktur wird nicht auf TaxDome repliziert; Sie müssen neue Ordner erstellen, um Ihre Dateien zu organisieren. Oder Sie können einen Massen-Upload durchführen um Ihre ursprüngliche Struktur beizubehalten. Beachten Sie, dass neue Ordner mit der Zugriffsstufe Kunde kann anzeigen und bearbeiten erstellt werden.

  5. Sie können nicht mehrere Ordner auf einmal auswählen. Wenn Sie Dokumente aus mehreren verschiedenen Ordnern hochladen müssen, verwenden Sie die Schaltfläche ORDNER HOCHLADEN für jeden einzelnen Ordner.

Hochladen in großen Mengen

Unsere Massen-Upload Funktion ist hilfreich, wenn Sie viele alte Kundendokumente in Ordnern auf Ihrem Desktop oder im Cloud-Speicher haben. Sie ermöglicht es Ihnen, diese Dokumente schnell nach TaxDome zu verschieben.

Wenn Sie einen Massen-Upload durchführen:

  • Dateien, die sich nicht in Ordnern befinden, werden in den obersten Ordner Private hochgeladen. Auf diese Weise können Sie sie sortieren, wenn Sie dazu bereit sind. Wenn Sie noch keinen übergeordneten Ordner mit der Bezeichnung " Privat" haben, wird dieser automatisch für Sie erstellt.
  • Ordner auf Ihrem Desktop werden automatisch mit TaxDome-Kontonamen abgeglichen, so dass Sie die Kunden nicht manuell auswählen müssen.
  • Wenn ein Client-Konto für einen Desktop-Ordner fehlt, erstellen Sie schnell ein neues Konto.
  • Die Dateien werden im Hintergrund hochgeladen, so dass Sie die App auch während des Hochladens nutzen können.

Hier erfahren Sie, wie Sie Massen-Uploads durchführen können:

1. Legen Sie jedes Dokument, das Sie hochladen möchten, in den richtigen Kundenordner. Erstellen Sie so viele Unterordner innerhalb eines Kundenordners wie nötig. Die maximale Dateigröße beim Hochladen beträgt 200 MB.

2. Klicken Sie auf +NEU, dann wählen Sie Massen-Upload. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf das Taskleistensymbol der Windows-Anwendung TaxDome klicken und Massen-Upload.

3. Suchen Sie den übergeordneten Ordner, den Sie erstellt haben. Wenn Ihre Ordner nach dem Kontonamen oder der ID benannt sind, wählt die Windows-Anwendung TaxDome die Client-Namen automatisch aus. Sie haben die Möglichkeit, die vorgeschlagenen Kundenkonten zu ändern, neue hinzuzufügen oder aus den vorhandenen Konten auszuwählen.

Nachfolgend finden Sie unsere Tipps zur Vorbereitung von Ordnern:

4. Klicken Sie auf DATEIEN HOCHLADEN, um Ihre Dokumente zu TaxDome hinzuzufügen.

Sie können den Fortschritt des Uploads beobachten oder ihn minimieren (er wird im Hintergrund fortgesetzt). Sobald die Dateien vollständig geladen sind, können Sie einen Bericht herunterladen. Erfolgreich hochgeladene Dateien sind im Abschnitt " Dokumente" des Profils jedes Kunden verfügbar, wobei die Ordnerstruktur beibehalten wird.

Die Dateien, die nicht mit dem Konto übereinstimmen, werden auf der Registerkarte Nicht übereinstimmend angezeigt. 

Falls beim Hochladen Fehler auftreten, werden diese auf der Registerkarte Fehler angezeigt.

Tipp

Tipp! Wenn Sie immer noch Probleme mit der Dateiübertragung haben, können wir sie für Sie erledigen. Folgen Sie den Anweisungen, um Unterstützung bei der Dateiübertragung zu erhalten. 

Vorbereiten der Ordnerstruktur für Massen-Upload

Um sicherzustellen, dass Ihre Ordner automatisch mit den richtigen Kundenkonten verknüpft werden, muss jeder Ordnername mit dem entsprechenden TaxDome Kundenkontonamen oder der Konto-ID übereinstimmen.

Um eine Kunden-ID und einen Kontonamen zu finden, gehen Sie in den Bereich Kunden. Sie sind in den Spalten ID und NAME aufgeführt. Kundenkontonamen sind entweder der Name der Organisation oder der Vor- und Nachname des Kunden.

Eine Kunden-ID ist eine eindeutige Kombination aus zwei Buchstaben und einer Zahl, z. B. JB1 oder AR2.

Erstellen von Kontenordnern in großen Mengen aus der Kundenliste

Wenn Sie die Funktion Massen-Upload Funktion (Details hier) oder beim Kopieren von Dateien aus TD Drive in Ihre lokalen Ordner oder umgekehrt, müssen Sie auf Ihrem Computer Kontoverzeichnisse erstellen lassen. Hier zeigen wir Ihnen, wie to do es schnell geht, auch wenn Sie Dutzende von Kunden haben.

Um dies zu tun, müssen also ein Skript zum Anlegen von Ordnern erstellen. So geht's:

  1. Bereiten Sie die CSV-Datei vor, die Sie zum Importieren von Kontakten in TaxDome verwendet haben. Sie können auch die Funktion Konten exportieren auf der Seite Kunden verwenden. Hier finden Sie weitere Informationen zum Exportieren von Kontaktlisten.
  2. Erstellen Sie einen Ordner auf Ihrem Desktop und legen Sie die CSV-Datei in diesen Ordner.
  3. Öffnen Sie die CSV-Datei. Suchen Sie die Spalte mit den Kontonamen; das ist die einzige Spalte, die Sie benötigen. Löschen Sie alle anderen Spalten.

  4. Kopieren Sie die Formel:=CONCATENATE("MD ",CHAR(34),A2,CHAR(34)) in die Zelle rechts von der Zelle mit dem Kontonamen und wenden Sie sie dann auf die gesamte Spalte an (Sie können die Autofill-Funktion in Google Sheets oder Excel verwenden). Wenn die Formel CONCATENATE in Ihrer Software nicht verfügbar ist, versuchen Sie stattdessen CONCATE zu verwenden.

  6. Markieren Sie alle Zellen, auf die die Formel angewendet wurde (Spalte B), und kopieren Sie sie.
  7. Erstellen Sie im gleichen Ordner eine Notepad-Datei und fügen Sie den Wert ein. Speichern Sie dann die Datei unter dem Typ Alle Dateien mit dem Namen Script.bat und schließen Sie sie.
  8. Öffnen Sie Script.bat, um das Skript auszuführen. Es erstellt schnell und massenhaft Ordner.

Jetzt können Sie mit der Funktion Massen-Upload Funktion zu verwenden, um alle Ordner schnell nach TaxDome zu verschieben. Weitere Einzelheiten finden Sie hier.

Einsicht in den Upload-Verlauf

Sind Sie nicht sicher, ob Sie alle erforderlichen Dokumente hochgeladen haben? Sehen Sie sich Ihre Upload-Historie an, um das herauszufinden. Klicken Sie auf den Link UPLOAD-HISTORIE, um das Datum, den Dateinamen, die Kundeninformationen und den Upload-Status anzuzeigen. Klicken Sie auf HISTORIE LÖSCHEN, um die Informationen zu löschen (Ihre Dateien werden dadurch nicht gelöscht).

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