Client-Chats erklärt

Kundenchats gehören neben E-Mail und SMS zu den integrierten Kommunikationsfunktionen bei TaxDome. Diese Funktion steht Ihnen und Ihren Kunden im Webportal sowie in der TaxDome zur Verfügung.

Kundenchats auf einen Blick

Mit Kunden-Chats können Sie:

• Kommunizieren Sie mit Kunden: Fragen stellen und beantworten, Arbeitsprobleme besprechen, Termine vereinbaren usw. 

• Dateien anfordern: Bitten Sie Ihre Kunden, fehlende Dokumente über Chats hochzuladen. In Chat-Threads hochgeladene Dokumente werden automatisch in die Profile der Kunden eingefügt.

• Kundenaufgaben zuweisen: Fügen Sie To-dos für Kunden innerhalb von Chats hinzu und zeigen Sie diese als To-do-Listen mit Kontrollkästchen an. Der Fortschritt dieser Aufgaben kann auf einer separaten Seite verfolgt werden.

• Ad-hoc-Informationen einholen: Senden Sie die Anfrage, um fehlende Informationen oder Dokumente so schnell wie möglich vom Kunden zu erhalten.

• Arbeiten Sie mit Kollegen zusammen, indem Sie sie in einem Thread erwähnen und interne Nachrichten senden, die für Kunden nicht sichtbar sind.

Sie können auf Kundenchats zugreifen, indem Sie zu „Kommunikation > Chat“ oder zum entsprechenden Abschnitt im Kundenprofil navigieren.

So funktionieren Chats

Im Allgemeinen verläuft das Senden und Verwalten von Kundenchats wie folgt:

1. Wählen Sie aus, an wen Sie die Nachricht senden möchten. Starten Sie über das Profil eines bestimmten Kunden einen Chat-Thread oder benachrichtigen Sie mehrere Kunden gleichzeitig per Massen-Nachricht – besonders praktisch für unternehmensweite Ankündigungen wie den Beginn der Steuerperiode oder den Start des Buchhaltungsprozesses.

2. Schreiben Sie die Nachricht. Verfassen Sie sie von Grund auf neu oder verwenden Sie eine Chat-Vorlage – einen vorgefertigten Text, der Ihnen erspart, jedes Mal denselben Inhalt zu schreiben. Sie können vorgefertigte Vorlagen herunterladen oder eigene erstellen.

3. Übergeben Sie das Gespräch bei Bedarf an einen Teamkollegen. Sollte jemand anderes aus Ihrem Team die Kommunikation übernehmen, weisen Sie den Chat-Thread einem bestimmten Teammitglied zu, um die Zuständigkeit zu klären und sicherzustellen, dass keine Kundenanfrage übersehen wird.

4. Behalte den Überblick über die Antworten. Lass dich über neue Chat-Nachrichten benachrichtigen , damit du keine Antwort eines Kunden verpasst.

Chat-Benachrichtigungen

The firm member who started the thread receives notifications in Inbox+, email or both when:

• Der Kunde sendet eine neue Nachricht an einen Chat-Thread.
• Kunde oder Teammitglied antwortet in einem Chat-Thread
• Der Client führt alle Aufgaben in einem Thread aus.
• Der Kunde lädt ein Dokument in einem Thread hoch.

Die anderen Teammitglieder erhalten Benachrichtigungen, wenn jemand @mentions in einer Nachricht verwendet, und sie haben Zugriff auf das Konto.

Zugriff und Berechtigungen

Chats sind sicher. Das bedeutet, dass sie nur gesehen werden können von:

• Kunden, für die Sie den Chat-Thread erstellt haben
• Firmeninhaber
• Admins
• Teammitglieder mit Zugriff auf das Konto des Kunden oder alle Konten anzeigen Zugriffsrecht

Sie können auch die internen Nachrichten verwenden , die nur für Teammitglieder sichtbar sind.

Standardmäßig können Kunden ebenso wie Teammitglieder neue Chat-Threads starten. Dies könnte zu einer Vielzahl von Chat-Threads führen. Um den Überblick zu behalten, können Sie die Möglichkeit für Kunden, Chat-Threads zu erstellen, in den Büroeinstellungen deaktivieren . Auf diese Weise können Kunden nur auf die Threads antworten, die Sie für sie erstellt haben. 

Prozesse mit Chats automatisieren

Chats can be automated via pipeline automations . This means that message is automatically sent to the client the moment a job reaches the specified stage.

Häufige Automatisierung :

• Kunden über erforderliche Maßnahmen informieren (z. B. elektronische Unterzeichnung des Formulars 8879 oder der Rechnung).
• Geben Sie Anweisungen (z. B. erklären Sie, wie man Organisatoren ausfüllt).
• Geben Sie eine Liste der Dokumente oder Maßnahmen an, die für die Erbringung der Dienstleistung erforderlich sind.
• Fordern Sie fehlende Unterlagen an (z. B. Dokumente, die zur Bestätigung des status oder zur Steuererstellung erforderlich sind).
• Berichten Sie über die aktuelle status der Auftrag (z.B. informieren Sie die Kunden über die Überprüfung ihrer Rückkehr).

Ansicht des Kunden

Wenn Sie eine Nachricht senden oder einen neuen Chat-Thread starten, erhalten die Mandanten eine Benachrichtigung per E-Mail, über die mobile App und über Mandantenportal Sie müssen die Benachrichtigung öffnen und gegebenenfalls antworten. Sie können über das Mandantenportal die TaxDome auf den Chat zugreifen .