Chats: Übersicht
Mit Chats können Sie sicher mit Ihren Kunden in TaxDome kommunizieren, ohne Anwendungen von Drittanbietern zu verwenden. Erfahren Sie mehr über TaxDome Chats und entdecken Sie ihre wichtigsten Funktionen.
Chats, erklärt
Chats sind neben E-Mail und SMS eine der integrierten Kommunikationsmethoden bei TaxDome. Diese Funktion ist für Sie und Ihre Kunden im Webportal und in der TaxDome Mobile App verfügbar.
Mit Chats können Sie:
- Kommunizieren Sie mit Kunden: Fragen stellen und beantworten, Arbeitsprobleme besprechen, Termine vereinbaren usw.
- Dateien anfordern: Bitten Sie Ihre Kunden, fehlende Dokumente über Chats hochzuladen. Dokumente, die in Chat-Threads hochgeladen werden, werden automatisch in die Profile der Kunden aufgenommen.
- Weisen Sie Kunden Aufgaben zu: Fügen Sie innerhalb von Chats Aufgaben für Kunden hinzu und zeigen Sie diese als Aufgabenlisten mit Kontrollkästchen an. Der Fortschritt dieser Aufgabe To-Dos kann auf einer separaten Seite nachverfolgt werden.
- Einholung von Ad-hoc-Informationen: Senden Sie die Anfrage, um fehlende Informationen und/oder Dokumente vom Kunden so schnell wie möglich zu erhalten.
Chats sind sicher. Das bedeutet, dass sie nur gesehen werden können von:
- Kunden, für die Sie den Chat-Thread erstellt haben
- Firmeninhaber
- Admins
- Teammitglieder mit Zugriff auf das Konto des Kunden oder Zugriffsrecht auf alle Konten
- Teammitglieder, die Sie im Chat erwähnen
Die obige Liste bezieht sich auf die öffentlichen Nachrichten in den Chats. Sie können jedoch auch die internen Nachrichten verwenden , die nur für Teammitglieder sichtbar sind.
Benachrichtigungen über neue Nachrichten
Wenn Sie einen neuen Thread beginnen oder Nachrichten an einen bestehenden Thread senden, erhalten die Clients eine Benachrichtigung. Ungelesene Nachrichten werden im Fenster Warten auf Maßnahmen Abschnitt des Mandantenportal. 
Firm member who started the thread receives notifications in Inbox+, email or both when:
- Der Client sendet eine neue Nachricht an einen Chat-Thread.
- Kunde oder Teammitglied antwortet in einem Chat-Thread.
- Der Client erledigt alle Aufgaben in einem Thread.
- Der Kunde lädt ein Dokument in einen Thread hoch.
Die anderen Teammitglieder werden benachrichtigt, wenn jemand @Merkungen in einer Nachricht verwendet.
Chats verwalten
Sie können eine unbegrenzte Anzahl von Chat-Themen erstellen. Um ein Durcheinander zu vermeiden, empfehlen wir jedoch, alle Details innerhalb eines Chats zu klären und diesen zu archivieren, wenn die Angelegenheit geklärt ist. Sie können ihn jederzeit wieder öffnen.
Standardmäßig können Kunden genauso wie Teammitglieder neue Chat-Themen eröffnen. Dies könnte zu einer Vielzahl von Chat-Themen führen. Um für Ordnung zu sorgen, können Sie die Möglichkeit, Chats für Kunden zu erstellen, in den Firmeneinstellungen deaktivieren. Auf diese Weise können sie nur auf die Chats antworten, die Sie für sie erstellt haben.
Hinweis! Die Aktualisierung dieser Einstellung wird auf der Seite Aktivitäts-Feed angezeigt.
Prozesse mit Chats automatisieren
TaxDome verwenden häufig Chats, um die Textkommunikation zu automatisieren:
- Warnung der Kunden über notwendige Maßnahmen (z. B. elektronische Unterzeichnung des Formulars 8879 oder der Rechnung).
- Geben Sie Anweisungen (z. B. erklären Sie, wie man Organisatoren ausfüllt).
- Geben Sie eine Liste der Dokumente oder Maßnahmen an, die für die Erbringung der Dienstleistung erforderlich sind.
- Fordern Sie fehlende Unterlagen an (z. B. Dokumente, die zur Bestätigung der Geschäftstätigkeit des Unternehmens erforderlich sind status oder zur Steuererstellung).
- Berichten Sie über die aktuelle status der Auftrag (z.B. informieren Sie die Kunden über die Überprüfung ihrer Rückkehr).
Since messages can be sent to clients via pipeline automations, you need to master the chat templates for different cases once. Then, after the job is moved to the specific stage of the pipeline, client will automatically receive the appropriate message.