Chats: Übersicht
Mit Chats können Sie auf TaxDome sicher mit Ihren Kunden kommunizieren, ohne Anwendungen von Drittanbietern zu verwenden. Hier finden Sie alle notwendigen Details, um sich mit der Funktion vertraut zu machen.
Webinar: Sehen Sie sich die webinar an, um die Effizienz der Kundenkommunikation mit TaxDome zu maximieren, einschließlich E-Mails, Chats, Firmenankündigungen, Kundenaufgaben und Automatisierung mit Streamline Client Communication.
Chats, erklärt
Chats sind neben E-Mail und SMS eine der integrierten Kommunikationsmethoden auf TaxDome. Diese Funktion ist für Sie und Ihre Kunden im Desktop-Portal und in der mobilen AppTaxDome verfügbar. Mit Chats können Sie:
- Stellen Sie Fragen und besprechen Sie Einzelheiten der Arbeit.
- Senden Sie interne Nachrichten, die für die Kunden nicht sichtbar sind, direkt in den Threads.
- Fordern Sie fehlende Dokumente an. In Chat-Threads hochgeladene Dokumente werden automatisch in den Profilen der Kunden abgelegt und können über Docs abgerufen werden.
- Senden Sie Kundenanfragen, um fehlende Informationen und/oder Dokumente so schnell wie möglich zu erhalten.
- Fügen Sie Aufgaben für die Kunden hinzu. Die Aufgaben werden als To-Do-Listen mit Kontrollkästchen angezeigt; Sie können ihren Fortschritt auf einer separaten Seite verfolgen
- Vereinbaren Sie Termine.
Jeder Chat, den Sie erstellen, wird als Chat-Thread (oder einfach als Chat) bezeichnet. Sie können Chat-Themen für einen einzelnen Kunden, mit mehreren Kunden gleichzeitig (Massenaktionen) oder automatisch erstellen. Chats können von Grund auf oder mit Vorlagen erstellt werden.
Um auf erstellte Chats zuzugreifen, gehen Sie auf die Registerkarte Kommunikation des Kundenprofils.
Chats sind sicher. Das bedeutet, dass sie nur gesehen werden können von:
- Kunden, für die Sie den Chat-Thread erstellt haben.
- Firmeninhaber.
- Admins.
- Teammitglieder mit Zugriff auf das Kundenkonto oder Zugriffsrecht auf alle Konten.
- Teammitglieder, die Sie im Chat erwähnen.
Die obige Liste bezieht sich auf die öffentlichen Nachrichten in den Chats. Sie können jedoch auch die internen Nachrichten verwenden , die nur für Teammitglieder sichtbar sind.
Chats-Benachrichtigungen
Wenn Sie Nachrichten senden, erhalten die Clients eine Benachrichtigung. Ungelesene Nachrichten werden im Bereich " Warten auf Aktion " angezeigt. Auf der Seite der Kanzlei sind alle Chats im Bereich Chats & Aufgaben (Chats in der mobilen App) verfügbar.
Als Ersteller eines Chat-Threads erhalten Sie Benachrichtigungen in Inbox+, per E-Mail oder beides, wenn Sie einen Chat-Thread erstellen:
- Clients senden neue Nachrichten an einen Chat-Thread.
- Kunden oder Teammitglieder mit Zugriff auf das Konto antworten in einem Chat-Thread.
- Die Kunden erledigen alle Aufgaben.
- Kunden laden Dokumente hoch.
Chats verwalten
Sie können eine unbegrenzte Anzahl von Chat-Themen erstellen. Um ein Durcheinander zu vermeiden, empfehlen wir jedoch, alle Details innerhalb eines Chats zu klären und diesen zu archivieren, wenn die Angelegenheit geklärt ist. Sie können ihn jederzeit wieder öffnen.
Standardmäßig können Kunden genauso wie Teammitglieder neue Chat-Themen eröffnen. Dies könnte zu einer Vielzahl von Chat-Themen führen. Um für Ordnung zu sorgen, können Sie die Möglichkeit, Chats für Kunden zu erstellen, in den Firmeneinstellungen deaktivieren. Auf diese Weise können sie nur auf die Chats antworten, die Sie für sie erstellt haben.
Prozesse mit Chats automatisieren
TaxDome Unternehmen nutzen Chat-Nachrichten in großem Umfang, um die Textkommunikation zu automatisieren:
- Warnung der Kunden über notwendige Maßnahmen (z. B. elektronische Unterzeichnung des Formulars 8879 oder der Rechnung).
- Geben Sie Anweisungen (z. B. erklären Sie, wie man Organisatoren ausfüllt).
- Fordern Sie fehlende Unterlagen an (z. B. Dokumente, die zur Bestätigung der Geschäftstätigkeit des Unternehmens erforderlich sind status oder zur Steuererstellung).
- Berichten Sie über die aktuelle status der Auftrag (z.B. informieren Sie die Kunden über die Überprüfung ihrer Rückkehr).
Da Nachrichten an Kunden über pipeline Automatisierungen gesendet werden können, müssen Sie die Chatvorlagen für verschiedene Fälle einmalig beherrschen. Dann erhalten alle neuen Kunden, die dem pipeline hinzugefügt werden, automatisch die entsprechende Nachricht erhalten.