Kunden-Chats: Übersicht

Kundenchats sind neben E-Mail und SMS eine der integrierten Kommunikationsmethoden bei TaxDome. Diese Funktion steht Ihnen und Ihren Kunden im Webportal und in der TaxDome  

Kunden-Chats, erklärt

Mit Kunden-Chats können Sie:

• Kommunizieren Sie mit Kunden: Fragen stellen und beantworten, Arbeitsprobleme besprechen, Termine vereinbaren usw. 

• Dateien anfordern: Bitten Sie Ihre Kunden, fehlende Dokumente über Chats hochzuladen. In Chat-Threads hochgeladene Dokumente werden automatisch in die Profile der Kunden eingefügt.

• Kundenaufgaben zuweisen: Fügen Sie To-dos für Kunden innerhalb von Chats hinzu und zeigen Sie diese als To-do-Listen mit Kontrollkästchen an. Der Fortschritt dieser Aufgaben kann auf einer separaten Seite verfolgt werden.

• Ad-hoc-Informationen einholen: Senden Sie die Anfrage, um fehlende Informationen oder Dokumente so schnell wie möglich vom Kunden zu erhalten.

• Arbeiten Sie mit Kollegen zusammen, indem Sie sie in einem Thread erwähnen und interne Nachrichten senden, die für Kunden nicht sichtbar sind.

Sie können auf Kundenchats zugreifen, indem Sie zu „Kommunikation > Chat“ oder zum entsprechenden Abschnitt im Kundenprofil navigieren.

Zugang zu Chats

Chats sind sicher. Das bedeutet, dass sie nur gesehen werden können von:

• Kunden, für die Sie den Chat-Thread erstellt haben
• Firmeninhaber
• Admins
• Teammitglieder mit Zugriff auf das Konto des Kunden oder alle Konten anzeigen Zugriffsrecht

Sie können auch die internen Nachrichten verwenden , die nur für Teammitglieder sichtbar sind.

Standardmäßig können Kunden genau wie Teammitglieder neue Chat-Threads starten. Dies kann zu einer Vielzahl von Chat-Threads führen. Um Ordnung zu halten, können Sie die Möglichkeit für Kunden, Chats zu erstellen, in den Unternehmenseinstellungen deaktivieren . Auf diese Weise können Kunden nur auf die Threads antworten, die Sie für sie erstellt haben. 

Chat-Benachrichtigungen

The firm member who started the thread receives notifications in Inbox+, email or both when:

• Der Kunde sendet eine neue Nachricht an einen Chat-Thread.
• Kunde oder Teammitglied antwortet in einem Chat-Thread
• Der Client führt alle Aufgaben in einem Thread aus.
• Der Kunde lädt ein Dokument in einem Thread hoch.

Die anderen Teammitglieder erhalten Benachrichtigungen, wenn jemand @mentions in einer Nachricht verwendet, und sie haben Zugriff auf das Konto.

Prozesse mit Chats automatisieren

TaxDome nutzen Chats häufig, um die Textkommunikation zu automatisieren:

• Kunden über erforderliche Maßnahmen informieren (z. B. elektronische Unterzeichnung des Formulars 8879 oder der Rechnung).
• Geben Sie Anweisungen (z. B. erklären Sie, wie man Organisatoren ausfüllt).
• Geben Sie eine Liste der Dokumente oder Maßnahmen an, die für die Erbringung der Dienstleistung erforderlich sind.
• Fordern Sie fehlende Unterlagen an (z. B. Dokumente, die zur Bestätigung des status oder zur Steuererstellung erforderlich sind).
• Berichten Sie über die aktuelle status der Auftrag (z.B. informieren Sie die Kunden über die Überprüfung ihrer Rückkehr).

Since messages can be sent to clients via pipeline automations , you need to master the chat templates for different cases once. Then, after the job is moved to the specific stage of the pipeline, client will automatically receive the appropriate message.

Ansicht des Kunden

Wenn Sie eine Nachricht senden oder einen neuen Chat-Thread starten, erhalten die Kunden eine Benachrichtigung per E-Mail, über die mobile App und über Mandantenportal Sie müssen die Benachrichtigung öffnen und gegebenenfalls antworten.