Chats: Übersicht

Mit Chats können Sie auf TaxDome sicher mit Ihren Kunden kommunizieren, ohne Anwendungen von Drittanbietern zu verwenden. Hier finden Sie alle notwendigen Details, um sich mit der Funktion vertraut zu machen.

Webinar: Sehen Sie sich die webinar an, um die Effizienz der Kundenkommunikation mit TaxDome zu maximieren, einschließlich E-Mails, Chats, Firmenankündigungen, Kundenaufgaben und Automatisierung mit Streamline Client Communication.

Chats, erklärt

Chats sind neben E-Mail und SMS eine der integrierten Kommunikationsmethoden bei TaxDome. Diese Funktion ist für Sie und Ihre Kunden im Webportal und in der TaxDome Mobile App verfügbar. Mit Chats können Sie:

• Kommunizieren Sie mit Kunden: Stellen und beantworten Sie Fragen, besprechen Sie Arbeitsprobleme, vereinbaren Sie Termine usw. Wenn Sie einige Ad-hoc-Informationen im Fragebogenformular vom Kunden benötigen, können Sie eine Anfrage per Chat senden. 
• Dateien anfordern: Fordern Sie Ihre Kunden auf, fehlende Dokumente über Chats hochzuladen. In Chat-Threads hochgeladene Dokumente werden automatisch in den Profilen der Kunden abgelegt und können über die Registerkarte "Dokumente" aufgerufen werden. Mit dem TaxDome AI Funktion werden Dokumente, die von Kunden über das Portal oder die mobile App hochgeladen werden, automatisch umbenannt und mit Tags versehen. 
• Weisen Sie Kunden Aufgaben zu: Fügen Sie innerhalb von Chats Aufgaben für Kunden hinzu und zeigen Sie diese als Aufgabenlisten mit Kontrollkästchen an. Der Fortschritt dieser Aufgabe To-Dos kann auf einer separaten Seite nachverfolgt werden.
• Beschaffung von Ad-hoc-Informationen: Nutzen Sie die Funktion Kundenanfragen, um fehlende Informationen und/oder Dokumente so schnell wie möglich zu erhalten.
• Kommunizieren Sie mit Teammitgliedern: Senden Sie interne Nachrichten, die für Kunden unsichtbar sind, und erwähnen Sie Teammitglieder ausdrücklich mit @.  

Jeder Chat, den Sie erstellen, wird als Chat-Thread (oder einfach als Chat) bezeichnet. Sie können Chat-Themen für einen einzelnen Kunden, mit mehreren Kunden gleichzeitig (Massenaktionen) oder automatisch erstellen. Chats können von Grund auf oder mit Vorlagen erstellt werden. 

Um auf erstellte Chats zuzugreifen, gehen Sie auf die Registerkarte Kommunikation des Kundenprofils.

Chats sind sicher. Das bedeutet, dass sie nur gesehen werden können von:

• Kunden, für die Sie den Chat-Thread erstellt haben.
• Firmeninhaber.
• Admins.
• Teammitglieder mit Zugriff auf das Kundenkonto oder Zugriffsrecht auf alle Konten.
• Teammitglieder, die Sie im Chat erwähnen.

Die obige Liste bezieht sich auf die öffentlichen Nachrichten in den Chats. Sie können jedoch auch die internen Nachrichten verwenden , die nur für Teammitglieder sichtbar sind.

Chats-Benachrichtigungen

Wenn Sie Nachrichten senden, erhalten die Clients eine Benachrichtigung. Ungelesene Nachrichten werden im Bereich " Warten auf Aktion " angezeigt. Auf der Seite der Kanzlei sind alle Chats im Bereich Chats & Aufgaben (Chats in der mobilen App) verfügbar.   

Als Ersteller eines Chat-Threads erhalten Sie Benachrichtigungen in Inbox+, per E-Mail oder beides, wenn Sie einen Chat-Thread erstellen:

• Clients senden neue Nachrichten an einen Chat-Thread.
• Kunden oder Teammitglieder mit Zugriff auf das Konto antworten in einem Chat-Thread.
• Die Kunden erledigen alle Aufgaben.
• Kunden laden Dokumente hoch.

Nicht-Ersteller (Teammitglieder) erhalten Benachrichtigungen, wenn jemand @Merkungen verwendet. Kunden erhalten Benachrichtigungen über neue Chats und ausstehende Fragen.

Chats verwalten

Sie können eine unbegrenzte Anzahl von Chat-Themen erstellen. Um ein Durcheinander zu vermeiden, empfehlen wir jedoch, alle Details innerhalb eines Chats zu klären und diesen zu archivieren, wenn die Angelegenheit geklärt ist. Sie können ihn jederzeit wieder öffnen. 

Standardmäßig können Kunden genauso wie Teammitglieder neue Chat-Themen eröffnen. Dies könnte zu einer Vielzahl von Chat-Themen führen. Um für Ordnung zu sorgen, können Sie die Möglichkeit, Chats für Kunden zu erstellen, in den Firmeneinstellungen deaktivieren. Auf diese Weise können sie nur auf die Chats antworten, die Sie für sie erstellt haben. 

Prozesse mit Chats automatisieren

TaxDome Unternehmen nutzen Chat-Nachrichten in großem Umfang, um die Textkommunikation zu automatisieren: 

• Warnung der Kunden über notwendige Maßnahmen (z. B. elektronische Unterzeichnung des Formulars 8879 oder der Rechnung).
• Geben Sie Anweisungen (z. B. erklären Sie, wie man Organisatoren ausfüllt).
• Fordern Sie fehlende Unterlagen an (z. B. Dokumente, die zur Bestätigung der Geschäftstätigkeit des Unternehmens erforderlich sind status oder zur Steuererstellung).
• Berichten Sie über die aktuelle status der Auftrag (z.B. informieren Sie die Kunden über die Überprüfung ihrer Rückkehr).

Da Nachrichten an Kunden über pipeline Automatisierungen gesendet werden können, müssen Sie die Chatvorlagen für verschiedene Fälle einmalig beherrschen. Dann erhalten alle neuen Kunden, die dem pipeline hinzugefügt werden, automatisch die entsprechende Nachricht erhalten.