wiederkehrende Rechnung
In diesem Artikel werden die Felder beschrieben, die beim Anlegen oder Bearbeiten einer wiederkehrende Rechnung zur Verfügung stehen.
Allgemein
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| 1. Kontoname, ID E-Mail-Adresse | Wählen Sie das Konto aus, an das die Rechnung gesendet werden soll. |
| 2. Rechnungsvorlage | Wählen Sie eine der von Ihnen erstellten wiederkehrende Rechnung aus. Vorlagen sind nützlich für Rechnungen, die Sie regelmäßig versenden. |
| 3. Name | Name der wiederkehrende Rechnung z. B. Buchhaltung 2023 oder Finanzplanung 2024). Der Kunde sieht diesen nur bei wiederkehrenden Rechnungen mit Zahlungsermächtigung. |
| 4. Teammitglied | Das Teammitglied, das für den Zahlungseingang zuständig ist. Standardmäßig ist dies die Person, die die Rechnung erstellt hat. |
| 5. Beschreibung | Übersicht über den Rechnungsinhalt. Unterstützt shortcodes basierend auf benutzerdefinierten Feldern und Datums- shortcodes. |
| 6. Zahlungsart | Wie Kunden Rechnungen bezahlen – per Kreditkarte, Lastschrift oder beides. |
Einstellungen zur Wiederholung
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| 1. Beginnt am | Wenn die Wiederholung beginnt – bei Annahme (nur bei Rechnungen mit Zahlungsermächtigung) oder zu einem bestimmten Datum. |
| 2. Datum der ersten Rechnung | Datum, an dem die erste Rechnung versendet wird. Diese Angabe ist verfügbar, wenn unter „Beginnt am“ ein bestimmtes Datum festgelegt wurde. |
| 3. Wiederholungen | Anzahl der zu versendenden Rechnungen. Es muss sich um eine feste Zahl zwischen 1 und 200 handeln. Offen endende oder unbefristete wiederkehrende Rechnungen werden nicht unterstützt. |
| 4. Wiederauftreten | Zeitintervall zwischen Rechnungen – wählen Sie aus der Liste (z. B. monatlich oder jährlich) oder legen Sie ein benutzerdefiniertes Intervall fest. Bei monatlichen Wiederholungen, die am 29., 30. oder 31. beginnen, wird die Rechnung am letzten Tag der Monate versendet, in denen dieses Datum nicht vorkommt. |
Sie können die Wiederholungseinstellungen jederzeit einsehen und bearbeiten, indem Sie die Rechnung über die Liste der wiederkehrenden Rechnungen öffnen.
Beispiele für verschiedene Zeitplaneinstellungen:
| Wiederholung | Wiederholungen | Vorkommnisse |
|---|---|---|
| Täglich | 5 | Das erste Mal: 1. Januar 2024 |
| Wöchentlich (jeden Freitag) | 8 | Das erste Mal: 1. Januar 2024 |
| Monatlich (einmal im Monat) | 12 | Das erste Mal: 1. Januar 2024 |
| Alle 3 Monate | 4 | Das erste Mal: 1. Januar 2024 |
| Alle 6 Monate | 2 | Das erste Mal: 1. Januar 2024 |
| Jährlich (einmal im Jahr) | 5 | Das erste Mal: 1. Januar 2024 |
| Zoll (jeden zweiten Montag) | 4 | Das erste Mal: 1. Januar 2024 |
Benutzerdefinierte Zeitpläne
Mit benutzerdefinierten Zeitplänen können Sie wiederkehrende Rechnung weiter anpassen – zum Beispiel am 25. jedes vierten Monats, alle zwei Monate oder jeden zweiten Dienstag. Um eine benutzerdefinierte Wiederholung einzurichten, wählen Sie im Dropdown-Menü „Wiederholung“ die Option „Benutzerdefiniert“ aus.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| 1. Beginnt am | Wenn die erste Rechnung versandt wird, nachdem der Kunde zugestimmt hat – zu einem bestimmten Zeitpunkt oder bei Zustimmung. |
| 2. Datum der ersten Rechnung | Datum, an dem die erste Rechnung erstellt wird. Verfügbar, wenn „Bestimmtes Datum “ ausgewählt ist. |
| 3. Rechnung ausstellen alle | Anzahl der Zeiträume zwischen den einzelnen Rechnungen. Bei monatlichen Wiederholungen, die am 29., 30. oder 31. beginnen, wird die Rechnung am letzten Tag der Monate versendet, in denen dieses Datum nicht vorkommt. |
| 4. Zeitraum | Zeitraum für die Wiederholung – Tage, Wochen, Monate. |
| 5. Anzahl der Rezidive | Gesamtzahl der zu versendenden Rechnungen. |
Außerdem wird das Fälligkeitsdatum angezeigt – das Datum, an dem die letzte Rechnung gemäß dem Zahlungsplan beglichen werden sollte.
Zahlungsermächtigung
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| 1. Automatische Zahlung | Nachdem der Kunde die wiederkehrende Rechnung akzeptiert hat, werden die Rechnungen gemäß dem Zeitplan ausgestellt und die Karte oder das Bankkonto des Kunden automatisch belastet. |
| 2. Manuelle Zahlung | Die Rechnungen werden termingerecht ausgestellt und an den Kunden versandt, doch der Kunde begleicht jede einzelne manuell. |
Hinweis
Bei manueller Zahlung: Alle ausgestellten Rechnungen gelten als Einmalrechnungen und erscheinen auf der Abrechnung > Rechnungen Seite. Der Zeitplan kann auf der Wiederkehrende Rechnungen Registerkarte. Wenn eine Verbindung QuickBooks , werden Rechnungen innerhalb eines Tages nach ihrer Ausstellung synchronisiert.Zusätzlich
| Umschalten | Beschreibung |
|---|---|
| 1. Rechnung per E-Mail an den Kunden senden | Benutzerdefinierte Nachricht, die den Standardtext der E-Mail-Benachrichtigung des Systems ersetzt, der mit der Rechnung versendet wird. Die Nachricht ist nach dem Versenden nicht mehr zugänglich – um sie wiederzuverwenden, fügen Sie sie der Rechnungsvorlage hinzu . Unterstützt shortcodes basierend auf benutzerdefinierten Feldern und Datums- shortcodes. |
| 2. Erinnerungen | Versendet E-Mail-Mahnungen an den Kunden, wenn dieser die Rechnung nicht innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen bezahlt hat. Legen Sie die Anzahl der Tage bis zur nächsten Mahnung sowie die Anzahl der Mahnungen fest. Weitere Informationen finden Sie unter „Automatische Mahnungen “. |
QuickBooks Einstellungen
Hinweis
Die QuickBooks Einstellungen Dieser Abschnitt wird nur angezeigt, wenn die Standort- und Klassenverfolgung in QuickBooks aktiviert ist. Um diese Funktion zu aktivieren, gehen Sie zu Konto und Einstellungen > Erweitert > Kategorien in QuickBooks aktivieren Sie die Standort- und/oder Klassenverfolgung.| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Standort | Standort an QuickBooks gesendet. Für Kunden nicht sichtbar. |
| Klasse | Klasse an QuickBooks gesendet. Für Kunden nicht sichtbar. |
Einzelposten und Zusammenfassung
Sowohl in den Einzelposten als auch in der Zusammenfassung wird der Rechnungsbetrag angezeigt. Wenn Sie keine detaillierte Aufschlüsselung Ihrer Leistungen und Preise angeben möchten, gehen Sie direkt zur Zusammenfassung und geben Sie den Betrag ein. Andernfalls erstellen Sie in den Einzelposteneine für den Kunden bestimmte Aufstellung – die Daten werden automatisch in die Zusammenfassung übernommen.
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| 1. Einzelposten hinzufügen | Fügt der Rechnung eine Leistungszeile hinzu. Jede Zeile enthält eine Leistung, einen Preis, eine Menge, eine optionale Beschreibung und eine optionale Steuer. |
| 2. Rabatt | Rabattposition mit einem frei wählbaren Satz. |
| 3. Einzelposten verwalten | Aktionen für einzelne Zeilen: Löschen über das Papierkorb-Symbol oder über das Drei-Punkte-Menü bearbeiten, duplizieren, löschen oder einen neuen Dienst aus der Zeile erstellen. |
| 4. Einstellungen | Legt fest, welche Spalten in der Rechnung angezeigt werden. |
Wenn die Felder „Beschreibung“ und „Leistungsdatum“ leer und nicht ausgeblendet sind, werden sie automatisch auf der Rechnung ausgeblendet. Die Spalten „Preise & Menge“ und „Steuer“ verhalten sich anders – blenden Sie diese in den Einstellungen aus, damit sie nicht angezeigt werden, selbst wenn der Wert 0 ist.
Zusammenfassung
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Zwischensumme | Summe der Leistungsbeträge vor Steuern. Kann bearbeitet werden, solange keine Einzelposten vorhanden sind; wird automatisch berechnet, sobald Einzelposten hinzugefügt werden, und kann dann nicht mehr geändert werden. |
| Steuer-/Mehrwertsteuer-/GST-Satz | Kann ohne Einzelposten bearbeitet werden. Wenn Einzelposten vorhanden sind, aktivieren Sie zum Bearbeiten des Steuersatz die Spalte „Steuer“ für Einzelposten (siehe Umsatzsteuer) . |
| Steuer-/Mehrwertsteuer-/GST-Betrag | Wird automatisch als Zwischensumme × Steuersatz berechnet. Es werden sowohl der Steuersatz als auch der Steuerbetrag angezeigt. |
| Insgesamt | Wird automatisch als Zwischensumme + Steuerbetrag berechnet. |
Nach dem Abschnitt „Zahlungsplan“ können Sie die wichtigsten Einstellungen der wiederkehrende Rechnung überprüfen: die Anzahl der erwarteten Zahlungen, den jeweiligen Betrag und den Gesamtbetrag.
Hinweis an den Kunden
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Hinweis an den Kunden | Eine für den Kunden sichtbare Nachricht, die im Mandantenportal auf der PDF angezeigt wird. Dabei kann es sich um Zahlungsdetails oder eine allgemeine Mitteilung handeln. Unterstützt shortcodes zur Personalisierung. |
Zahlungsplan
Im Abschnitt „Zahlungsplan“ werden die Termine angezeigt, an denen die einzelnen Rechnungen versendet werden. Bitte überprüfen Sie diesen, bevor Sie die wiederkehrende Rechnung erstellen.
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