CRM (Advanced): Benutzerdefinierte Felder

TaxDome bietet eine ganze Reihe von benutzerdefinierten Feldern, aber Sie können auch eigene Felder erstellen. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie Details zu Ihren Konten und Kontakten hinzufügen. Einige Beispiele für benutzerdefinierte Felder für Konten wären Adresse, Ort und Typ; Beispiele für benutzerdefinierte Felder für Kontakte könnten Geburtstag und beste Zeit für einen Anruf sein.

Ein benutzerdefiniertes Feld kann von einem Inhaber, einem Administrator oder einem Teammitglied erstellt werden, das Zugriffsrechte auf " Benutzerdefinierte Felder verwalten" hat.

Werfen Sie einen Blick auf folgende Themen:

Benutzerdefinierte Felder des Kontos

Sie können spezifische Details über ein Konto angeben, indem Sie benutzerdefinierte Felder ausfüllen. Gehen Sie in einem Kundenkonto auf die Registerkarte Info und klicken Sie dann auf den Link Bearbeiten. Geben Sie unter " Kontoinformationen" die benutzerdefinierten Felder ein, die Sie auf der Seite " Kontodetails" sehen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche " Weiter" und dann auf " Speichern".

Hinzufügen von benutzerdefinierten Kontofeldern beim Importieren

Erstellen Sie neue benutzerdefinierte Felder für Konten, während Sie Ihre Kundendaten in TaxDome importieren:

1. Wenn Sie die Seite Konten zuordnen Stufe des Imports erreicht haben, werden Sie vielleicht feststellen, dass es kein benutzerdefiniertes Feld gibt, das Sie mit dem Namen einer Spaltenüberschrift in Ihrer Kalkulationstabelle verknüpfen können. Das ist kein Problem! Erstellen Sie ein neues benutzerdefiniertes Feld, indem Sie im Dropdown-Menü Neues Feld wählen.

2. Geben Sie unter Feldname ein, wie Sie es nennen möchten, z. B. Stadt, Größe oder Website.

3. Klicken Sie auf Speichern.

Sobald der Import abgeschlossen ist, ist das neue benutzerdefinierte Feld für alle Ihre Konten verfügbar.

Hinzufügen von benutzerdefinierten Kontofeldern aus den Einstellungen

Sie können auch jederzeit über Ihre Einstellungen benutzerdefinierte Felder für Ihr Konto hinzufügen:

1.Gehen Sie zu Einstellungen, wählen Sie Benutzerdefinierte Felder, und klicken Sie dann auf + Feld hinzufügen.

2. Geben Sie einen Namen für das Feld ein (z. B. EIN, SSN oder Best Time to Call), und klicken Sie dann auf Speichern.

Füllen Sie das neue benutzerdefinierte Feld aus, indem Sie auf die Seite Kundenkonto erstellen oder die Registerkarte Info des Kontos aufrufen.

Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern aus dem Profil eines Kunden

Gehen Sie im Kundenkonto auf die Registerkarte Info, klicken Sie auf den Link Bearbeiten, dann auf die drei Punkte rechts neben Kontoinformationen und wählen Sie Benutzerdefiniertes Feld hinzufügen. Geben Sie den Namen für Ihr neues benutzerdefiniertes Feld ein und klicken Sie dann auf Speichern.

 Sie können auch benutzerdefinierte Felder hinzufügen, wenn Sie ein neues Konto anlegen.

Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern für existierende Konten

Wenn Sie allen Ihren bestehenden Konten benutzerdefinierte Felder hinzufügen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Exportieren Sie zunächst alle Ihre Konten, indem Sie auf die Seite Kunden gehen und auf Konten exportieren klicken. Sie erhalten eine E-Mail mit einer angehängten zip-CSV-Datei mit all Ihren Konten.

2. Öffnen Sie die CSV-Datei und löschen Sie alle Spalten mit Ausnahme der Spalte für den Kontonamen aus dem Arbeitsblatt. Fügen Sie Spalten für die benutzerdefinierten Felder hinzu, die Sie hinzufügen möchten, und geben Sie die Daten ein.

3. Speichern Sie Ihr Arbeitsblatt als CSV-Datei.

4. Laden Sie die Kalkulationstabelle auf TaxDome hoch, indem Sie auf die Schaltfläche Importieren auf der Schaltfläche Kunden Seite.

5. Zuordnung der Kontofelder. Erstellen Sie entsprechende benutzerdefinierte Felder in TaxDome , indem Sie Neu Feld im Dropdown-Menü. Mehr über Hinzufügen von benutzerdefinierten Kontofeldern beim Importieren.

6. Überspringen Sie die anderen Schritte und klicken Sie auf den letzten Schritt, Import starten. Es werden keine neuen Konten erstellt. Stattdessen werden die neuen benutzerdefinierten Felder zu Ihren bestehenden Konten hinzugefügt.

Benutzerdefinierte Kontakt-Felder

Mit benutzerdefinierten Kontaktfeldern können Sie Details zu Ihren Kontakten hinzufügen. Es gibt zwei Arten von benutzerdefinierten Kontaktfeldern in TaxDome:

  • Text: Alle zusätzlichen Informationen, die Sie über Ihre Kunden haben möchten. Zum Beispiel können Sie ein Auftrag Titel oder ein benutzerdefiniertes Feld Geburtstag .
  • E-Mail: Hier können Sie E-Mail-Adressen für Ihren Kontakt hinzufügen, z. B. eine sekundäre E-Mail-Adresse, z. B. eine berufliche oder private. Der Zugang zum Portal, die Benachrichtigungen und die Einstellungen für die E-Mail-Synchronisierung können für jede der E-Mail-Adressen des Kontakts ein- und ausgeschaltet werden. 

Tipp

Tipp! E-Mail-Adressen, die in benutzerdefinierte Felder eingegeben werden, werden bei einer Kontaktsuche angezeigt.

Hinzufügen von Kontaktfeldern beim Importieren

Fügen Sie benutzerdefinierte Felder zu Ihren Kontakten hinzu, wenn Sie Ihre Kundendaten in TaxDome importieren:

1. Wenn Sie die Seite Kontakte zuordnen Stufe Ihres Imports erreicht haben, werden Sie vielleicht feststellen, dass es keinen Namen für eine Kontakteigenschaft gibt, der mit dem Namen einer Spaltenüberschrift übereinstimmt, die Sie in Ihrer Kalkulationstabelle verwendet haben. Das ist kein Grund zur Sorge! Erstellen Sie einen neuen Kontakteigenschaftsnamen oder ein benutzerdefiniertes Feld, indem Sie Neues Feld aus dem Dropdown-Menü auswählen.

2. Wählen Sie den Feldtyp: Text oder E-Mail, und geben Sie dann den Namen für Ihr Feld ein. Für ein Textfeld könnten Sie zum Beispiel ein Feld " Telefon tagsüber " oder " Geburtstagskontakt " wünschen.

3. Klicken Sie auf Speichern.

Sobald der Import abgeschlossen ist, wird das neue benutzerdefinierte Feld für alle Ihre Kontakte verfügbar sein.

Hinzufügen von benutzerdefinierten Kontaktfeldern aus den Einstellungen

Fügen Sie Ihren Kontakten neue benutzerdefinierte Felder hinzu, wann immer Sie wollen:

1.Gehen Sie zu Einstellungen, wählen Sie Benutzerdefinierte Felder, dann Kontakte und klicken Sie dann auf + Feld hinzufügen.

2. Wählen Sie den Feldtyp: Text oder E-Mail.

3. Geben Sie unter Feldnameeinen Namen für das neue benutzerdefinierte Feld ein ,z. B. Geburtstag, EIN, SSN oder Best Time to Call, undklicken Sie auf Speichern.

Sobald Sie das neue benutzerdefinierte Feld erstellt haben, wird es für alle Ihre Kontakte verfügbar sein.

Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern für existierende Kontakte

Wenn Sie allen Ihren bestehenden Kontakten benutzerdefinierte Felder hinzufügen möchten, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Exportieren Sie zunächst alle Ihre Konten: Gehen Sie zu Ihrer Kundenseite. Klicken Sie im Abschnitt Kontakte auf Kontakte exportieren. Sie erhalten dann eine E-Mail mit einer angehängten Zip-CSV-Datei Ihrer Kontakte.

2. Öffnen Sie die CSV-Datei und löschen Sie alle Spalten mit Ausnahme der Spalte für den Kontaktnamen aus dem Arbeitsblatt. Fügen Sie Spalten für die benutzerdefinierten Felder hinzu, die Sie erstellen möchten, und geben Sie dann die Daten ein.

3. Speichern Sie die Kalkulationstabelle als CSV-Datei.

4. Um die Kalkulationstabelle auf TaxDome hochzuladen, gehen Sie zu Ihrem Kunden Seite. Auf der Kontakte Abschnitt, klicken Sie auf Importieren. 

5. Überspringen Sie die Schritte zum Zuordnen von Kontaktfeldern. Erstellen Sie die entsprechenden benutzerdefinierten Felder in TaxDome , indem Sie Neues Feld aus dem Dropdown-Menü wählen. Mehr zum Hinzufügen von Kontaktfeldern beim Importieren.

6. Klicken Sie im letzten Schritt auf Weiter und dann auf Import starten.

7. Klicken Sie auf Duplikate zusammenführen, um die neuen Daten zu Ihren bestehenden Kontakten hinzuzufügen.

Bearbeiten/Löschen von benutzerdefinierten Feldern

Sie können die von Ihnen erstellten benutzerdefinierten Felder jederzeit bearbeiten. Gehen Sie zu Einstellungen, wählen Sie Benutzerdefinierte Felder und wählen Sie dann Kontakte oder Konten.

  • Umbenennen: Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol ganz rechts neben dem Feld, das Sie bearbeiten möchten, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie dann auf Speichern.

  • So ändern Sie die Reihenfolge: Klicken Sie auf das Verschiebesymbol ganz rechts im Feld, halten Sie es gedrückt, ziehen Sie es und klicken Sie dann auf Speichern.

  • Zum Löschen: Klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol ganz rechts neben dem Feld, das Sie löschen möchten, und bestätigen Sie dann. Sobald ein Feld gelöscht wurde, ist es nicht mehr in Ihren Kontakten oder Konten verfügbar. Dies betrifft auch alle Vorlagen, in denen das benutzerdefinierte Feld als Shortcode verwendet wurde.

Durchsuchen von benutzerdefinierten Feldinhalten

Sie können nach bestimmten Kontakt- oder Kontoinhalten suchen, indem Sie ein Schlüsselwort in das ausziehbare Suchfeld auf der linken Seite eingeben:

  • Geben Sie in das Suchfeld im Bereich Kontakte oder Konten ein. Drücken Sie die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur, um Ihre Suchergebnisse anzuzeigen. Klicken Sie auf das x im Suchfeld , um es zu löschen.
  • Klicken Sie auf den "Such-Button" in der linken Seitenleiste auf einer beliebigen Seite, geben Sie in das Suchfeld ein und überprüfen Sie dann die Ergebnisse auf den Registerkarten Konten und Kontakte .

Benutzerdefinierte Felder als Shortcodes verwenden

Benutzerdefinierte Felder werden auch als Shortcodes oder dynamische Daten verwendet, um empfängerspezifischen Text hinzuzufügen, z. B. den Geburtstag oder die Telefonnummer einer Person. In der folgenden Tabelle finden Sie heraus, wo Sie benutzerdefinierte Felder für Konten und Kontakte als Shortcodes verwenden können:

Benutzerdefinierte Felder des Kontos Massen-E-Mails (in der Betreffzeile und/oder im Nachrichtentext)
E-Mail-Vorlagen (in der Betreffzeile und/oder im Nachrichtentext)
Rechnungsvorlagen
Massenrechnungen
PDF-Rechnungen
Chat-Vorlagen
Auftrag Vorlagen
Vertragsvorlagen
Benutzerdefinierte Felder für Kontakte Massen-E-Mails
E-Mail-Vorlagen
Tipp

Tipp! Für Ihre individuellen Kunden empfehlen wir, den Vornamen, den Nachnamen und die Adresse jedes Kunden als benutzerdefinierte Felder beim Import hinzuzufügen. So können Sie diese Informationen als Shortcodes in Nachrichten- und Vertragsvorlagen verwenden, in denen Kontaktfelder nicht unterstützt werden.

Wenn Sie z. B. das benutzerdefinierte Feld Geschätzte Steuerzahlung in einer E-Mail-Vorlage verwenden, erhält der Empfänger eine E-Mail mit seiner geschätzten Steuerzahlung (wenn dieses benutzerdefinierte Feld in seinen Kontaktdaten ausgefüllt wurde).

Benutzerdefinierte Kontofelder in PDF-Rechnungen verwenden

Sie können benutzerdefinierte Kontofelder in PDF-Rechnungen haben. 

Wechseln Sie unter Einstellungen auf die Unterregisterkarte Firmendetails der Registerkarte Firmeneinstellungen. Aktivieren Sie im Abschnitt Rechnungsanpassung die benutzerdefinierten Kontofelder, die Sie in Ihre PDF-Rechnungen aufnehmen möchten. Klicken Sie auf Mehr anzeigen, um alle verfügbaren benutzerdefinierten Felder für das Konto anzuzeigen.

Verwendung benutzerdefinierter Kontaktfelder bei der Anforderung von IRS-Abschriften

Sie können benutzerdefinierte Kontaktfelder verwenden, um die Anforderung von IRS-Abschriften zu vereinfachen. Sobald Sie benutzerdefinierte Felder zu Kontakten hinzugefügt und ausgefüllt haben, können diese Informationen automatisch in die entsprechenden Felder übertragen werden, wenn Sie Abschriften anfordern. 

Benutzerdefiniertes Feld Ein entsprechendes Feld bei der Beantragung von Transkripten
SSN  Steuerzahler-ID-Nummer 
Vornamen Gesetzlicher Vorname
Nachname Gesetzlicher Nachname
Name des Unternehmens Name des Unternehmens

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