CRM (Grundlegend): Massenaktionen anwenden

Bei einer Massenaktion wird dieselbe Aktion für viele Kunden auf einmal ausgeführt; dies ist eine schnelle Umgehung der Aktion für jeden einzelnen Kunden. Mit der Massenaktionsfunktion von TaxDomemarkieren Sie zunächst die Kunden, für die dieselbe Aktion durchgeführt werden soll, und lösen dann die Aktion aus. Das ist viel effizienter als die Einzelaktion - und vor allem viel schneller!

Wie man Massenaktionen durchführt

Um eine Sammelaktion zu starten, gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Kunden > Konten , um auf Ihre Liste der Aktiven zuzugreifen. Wählen Sie dann die Kunden aus, für die die Aktion bestimmt ist. Wenn Sie nach einer bestimmten Art von Kundenkonto suchen, verwenden Sie die erweiterten Filter und wählen dann die Kunden aus der gefilterten Liste aus.

Wenn Sie die Kunden ausgewählt haben, wählen Sie die Massenaktion aus der Menüleiste oberhalb der Liste Aktiv. Um weitere Aktionen zu sehen, klicken Sie in der Menüleiste auf Weitere Aktionen.

CRM Massenverfahren

Hier ist die Liste der verfügbaren CRM Bulk-Aktionen:

Organisatoren als Massenaktion versenden

Weitere hilfreiche Anleitungsvideos finden Sie in der TaxDome Academy, unserem kostenlosen online Hub für
, wo Sie alles Wissenswerte über TaxDome erfahren können.

TaxDomeDie benutzerdefinierten Organizer helfen Ihnen, die benötigten Kundeninformationen zu sammeln to do Ihre Arbeit. Um eine Fragebogen an mehrere Kunden zu senden, müssen Sie zunächst eine Fragebogen Vorlage erstellen, falls Sie dies noch nicht getan haben.

Wählen Sie dann in der Liste "Aktiv" die Kunden aus, an die Sie Fragebogen senden möchten, klicken Sie in der Menüleiste auf " Fragebogen ", und klicken Sie dann in das Feld " Fragebogen " , um die Vorlage " Fragebogen " aus dem Pulldown-Menü auszuwählen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen, und schon sind Sie fertig.

Kundenanfragen in großen Mengen senden

Mit Kundenanfragen können Sie mit wenigen Klicks Ad-hoc-Informationsanfragen erstellen. Senden Sie sie in großen Mengen, um das Sammeln von Informationen oder Dokumenten für mehrere Kunden zu beschleunigen.

Wählen Sie die Kunden, an die Sie eine Mandantenanfrage senden möchten, in der Liste "Aktiv" aus, klicken Sie in der Menüleiste auf " Senden Mandantenanfrage ", füllen Sie die erforderlichen Felder aus und klicken Sie auf " Senden". Einzelheiten zum Ausfüllen der Mandantenanfrage finden Sie in dem ausführlichen Artikel.

Verwalten von Tags als Massenaktion

Zwei bis drei Wörter lang und zur schnellen Erkennung farblich gekennzeichnet, helfen Tags beim Filtern Ihrer Kundenkonten. Wenn Sie verschiedenen Kundenkonten Tags zuweisen müssen, verwenden Sie die Massenaktion Tags verwalten.

Wählen Sie in der Liste Aktiv die Kundenkonten aus, die markiert werden sollen, und klicken Sie dann in der Menüleiste aufMarkierungen verwalten. Daraufhin wird eine Liste mit allen verfügbaren Tags angezeigt. 

Wählen Sie für jede Markierung eine der folgenden Möglichkeiten aus:

  • Nichts tun: Die Markierung wird keinem der ausgewählten Kundenkonten zugewiesen ( zugewiesen ). Wenn ein Konto diese Markierung bereits hat, bleibt sie erhalten.
  • Allen zuweisen: Der Tag wird zugewiesen allen ausgewählten Kundenkonten zugewiesen.
  • Von allen entfernen: Wenn eines der ausgewählten Kundenkonten diese Markierung bereits hat, wird sie entfernt.

Verwalten Sie Kontakt-Toggles in Massen (Anmeldung, Benachrichtigung, E-Mail-Synchronisation)

Sie können die Kundenverwaltung rationalisieren und Kontaktwechsel in großen Mengen vornehmen.

To do Gehen Sie also zur Liste "Aktiv", wählen Sie die Kundenkonten aus, die Sie einrichten möchten, klicken Sie in der Menüleiste auf " Weitere Aktionen" und wählen Sie " Anmeldung bearbeiten", "Benachrichtigung" und "E-Mail-Synchronisierung". Richten Sie dann jeden Kontakt-Toggle ein, indem Sie die folgenden Optionen aus den Dropdown-Listen in der Spalte Aktion auswählen:

  • Nichts tun: Die Einstellung wird für alle ausgewählten Kundenkonten nicht aktualisiert.
  • Für alle Kontakte aktivieren: Die Einstellung wird für alle Kontakte aktiviert, die mit den von Ihnen ausgewählten Konten verknüpft sind.
  • Für alle Kontakte deaktivieren: Die Einstellung wird für alle Kontakte, die mit den ausgewählten Konten verknüpft sind, deaktiviert.

Sobald dies geschehen ist, erhalten Sie eine Inbox+ Benachrichtigung mit einem kurzen Bericht über das update Ergebnis.

Erfahren Sie mehr in diesem ausführlichen Artikel.

Ordner-Vorlage als Massenaktion anwenden

Weitere hilfreiche Anleitungsvideos finden Sie in der TaxDome Academy, unserem kostenlosen online Hub für
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Mit Hilfe von Ordnervorlagen können Sie die Erstellung von Ordnern für den Bereich " Dokumente" in Ihren Kundenkonten beschleunigen. Sie können Ordnervorlagen erstellen und sie dann auf bestimmte Konten anwenden. Mit dieser Option können Sie auch Dokumente hochladen, die nicht kundenspezifisch sind.

Wählen Sie in der Liste Aktiv die Kundenkonten aus, auf die Sie eine Ordnervorlage anwenden möchten, klicken Sie in der Menüleiste auf Weitere Aktionen und wählen Sie dann im Pulldown-Menü Ordnervorlagen anwenden . Klicken Sie auf das Feld Ordnervorlage, um die gewünschte Vorlage aus dem Pulldown-Menü auszuwählen.

Mandantentyp als Massenaktion bearbeiten

Wenn Sie die Kontoart für mehrere Kundenkonten ändern müssen, können Sie diese in einer Gruppe bearbeiten.

To do Gehen Sie dazu zur Liste Aktiv oder Archiviert, wählen Sie die Kundenkonten aus, für die Sie den Kundentyp bearbeiten möchten, klicken Sie in der Menüleiste auf Weitere Aktionen und wählen Sie im Pulldown-Menü Kundentyp bearbeiten. Wählen Sie einen der Kundentypen in der Seitenleiste aus und klicken Sie auf Kundentyp bearbeiten.

Konten als Massenaktion archivieren

Wenn Sie ein Konto nicht mehr benötigen, aber alle Informationen aufbewahren möchten, ist es eine gute Wahl, es zu archivieren. Dann verschwindet es aus der Registerkarte "Aktiv" und wird in die Registerkarte " Archiviert" verschoben, wo es nicht mehr bearbeitet werden kann. Mit der Sammelaktion Konten archivieren können Sie mehrere Konten auf einmal archivieren. Wenn Sie ein Konto archivieren, können Sie es jederzeit wiederherstellen.

Wählen Sie in der Liste Aktiv die Kundenkonten aus, die Sie archivieren möchten, klicken Sie in der Menüleiste auf Weitere Aktionen und wählen Sie dann im Pulldown-Menü die Option Konten archivieren.

Wenn Sie mehrere Konten archiviert haben, aber später feststellen, dass Sie sie wieder benötigen, können Sie sie einfach wieder in den aktiven Zustand versetzen.

Wählen Sie in der Liste Archiviert die Kundenkonten aus, die Sie wiederherstellen möchten, klicken Sie in der Menüleiste auf Weitere Aktionen und wählen Sie dann aus dem Pulldown-Menü die Option Aktive Konten.

Konten als Massenaktion löschen

Achtung

Achtung! Sie können nur archivierte Konten löschen.

Möglicherweise müssen Sie Kundenkonten löschen, entweder weil Sie sie zu Testzwecken erstellt haben oder weil sie keine Kunden mehr sind. Mit der Aktion Massenlöschung können Sie mehrere Konten auf einmal löschen. Denken Sie daran, dass Sie ein einmal gelöschtes Konto nicht wiederherstellen können. Und wenn ein Konto entfernt wird, werden auch alle seine Dateien und Daten endgültig gelöscht, so dass Sie diese auch nicht wiederherstellen können.

Wählen Sie in der Liste der archivierten Konten die Kundenkonten aus, die Sie löschen möchten, klicken Sie in der Menüleiste auf Weitere Aktionen und wählen Sie dann im Pulldown-Menü die Option Löschen. Geben Sie Löschen in das Bestätigungsfeld ein und klicken Sie auf Löschen.

Verwaltung der Teammitglieder als Sammelaktion

Während der Firmeninhaber und der Administrator volle Zugriffsrechte auf alle Kundenkonten haben, müssen die Mitarbeiter entweder Zugriffsrechte auf den Kunden erhalten oder zugewiesen . Mit der Massenaktion "Team verwalten" können Sie Mitarbeiter verschiedenen Kundenkonten auf einmal zuweisen. Sie ersparen sich den langwierigen Prozess, zu jedem Kundenprofil einzeln zu navigieren und die Mitarbeiter dann einzeln zuzuweisen.

Wählen Sie in der Liste "Aktiv" die Kundenkonten aus, die unter zugewiesen an Mitarbeiter vergeben werden sollen, und klicken Sie dann in der Menüleiste auf " Team verwalten". Daraufhin wird eine Liste mit Ihren Mitarbeitern angezeigt. Wählen Sie für jeden Mitarbeiter eine der folgenden Möglichkeiten aus:

  • Nichts tun: Der Mitarbeiter hat keinen Zugang zu irgendwelchen Konten. Wenn dieser Mitarbeiter bereits unter zugewiesen auf dieses Konto zugegriffen hat, bleibt es an seinem derzeitigen Platz.
  • Allen zuweisen: Der Mitarbeiter hat Zugriff auf alle ausgewählten Konten.
  • Aus allen entfernen: Wenn dieser Mitarbeiter bereits Zugriff auf eines der ausgewählten Konten hat, wird es entfernt.

Verwalten von Kontorollen als Massenaktion

Mit Kontorollen können Sie Aufträge und Aufgaben einer Rolle (z.B. Steuerberater, Berater, Buchhalter) statt einem bestimmten Teammitglied zuweisen. So können Aufträge und Aufgaben für einen Mandanten automatisch dem entsprechenden Teammitglied zugewiesen werden, das für die Rolle ausgewählt wurde.

Um Kontorollen für mehrere Kunden gleichzeitig zu verwalten, wählen Sie in der Liste Aktiv die Kundenkonten aus, klicken in der Menüleiste auf Weitere Aktionen und wählen dann Rollen verwalten. Wählen Sie für jedes Teammitglied eine der folgenden Möglichkeiten:

  • Vorhandene Rollen beibehalten: Behält die aktuellen Rollen für dieses Teammitglied in den ausgewählten Konten bei.
  • Rollen zuweisen: Wählen Sie neue Rollen aus, die auf alle ausgewählten Konten angewandt werden sollen und die bestehenden Rollen ersetzen.
  • Alle Rollen löschen: Entfernt alle Rollen für dieses Teammitglied in den ausgewählten Konten.

Konten als Massenaktion folgen/entfolgen

Teammitglieder, die einem Konto folgen, erhalten Benachrichtigungen über alle Aktivitäten dieses Kontos. Sie können einem Konto folgen oder das Verfolgen eines Kontos aufheben, unabhängig davon, ob Sie zugewiesen sind und Zugriff darauf haben oder nicht. Lesen Sie mehr über Kontofollower in diesem Artikel.

Um vielen Kundenkonten gleichzeitig zu folgen oder die Verfolgung aufzuheben, wählen Sie in der Liste Aktiv die Kundenkonten aus, denen Sie folgen oder die Verfolgung aufheben möchten, klicken Sie in der Menüleiste auf Weitere Aktionen und wählen Sie dann aus dem Pulldown-Menü entweder Konten folgen oderKonten aufheben .

Workflow Massenverfahren

Hier ist die Liste der verfügbaren Workflow Massenaktionen:

Aufträge zu pipelines als Massenaktion hinzufügen

Weitere hilfreiche Anleitungsvideos finden Sie in der TaxDome Academy, unserem kostenlosen online Hub für
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Mit dieser Massenaktion fügen Sie einen Typ von Auftrag- z. B. eine 1040-Erklärung - zu einem pipeline für mehrere Kunden. Die pipeline zeigt Ihnen den Fortschritt dieser Aufträge für verschiedene Kunden an einem Ort, da jeder von Stufe zu Stufe innerhalb der pipeline bis zur Fertigstellung.

Wählen Sie in der Liste Active die Clients aus, für die Auftrag bestimmt ist, klicken Sie in der Menüleiste auf Add Auftrag und dann in das Pipeline Feld, um die Option pipeline aus dem Pulldown-Menü. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, und Sie sind fertig.

Wenn das Hinzufügen der Auftrag nicht vollständig erfolgreich war, erhalten Sie eine Benachrichtigung in Ihrem Inbox+ die erklärt, warum. Von dort aus können Sie das Problem beheben. Weitere Einzelheiten finden Sie hier.

Aufgaben als Massenaktion erstellen

Wenn Sie dieselbe Aufgabe für mehrere Kunden erstellen müssen, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Kundenkonten in der Liste Aktiv, klicken Sie in der Menüleiste auf Weitere Aktionen und wählen Sie dann im Pulldown-Menü die Option Aufgabe erstellen. Weitere Einzelheiten zur Massenerstellung von Aufgaben finden Sie hier.

Fakturierung von Massenaktionen

Hier ist die Liste der verfügbaren Billing Bulk-Aktionen:

Rechnungen als Massenaktion erstellen

Wenn Sie dieselbe Rechnung für mehrere Kunden erstellen müssen, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Kundenkonten in der Liste Aktiv, klicken Sie in der Menüleiste auf Weitere Aktionen und wählen Sie dann im Dropdown-Menü die Option Rechnung erstellen . Verwenden Sie Rechnungsvorlagen, um den Vorgang zu beschleunigen. Hier erfahren Sie mehr über das Erstellen von Rechnungen in großen Mengen.

Tipp

Tipp! Sie können dynamische Daten einfügen, um Ihre Rechnungen zu individualisieren. Sie können Konto shortcodes basierend auf benutzerdefinierten Feldern, sowie Datum shortcodes. Hier finden Sie mehr über shortcodes.

Vorschläge als Sammelaktion versenden

Angebote und Auftragsschreiben definieren den Umfang des Auftrags zwischen einer Firma und einem Kunden. Mit der Massenaktion Vorschlag senden können Sie denselben Vorschlag an mehrere Kunden senden. Verwenden Sie Angebotsvorlagen, um den Vorgang zu beschleunigen.

Wählen Sie in der Liste Aktiv die Kundenkonten aus, an die Sie den Vorschlag senden möchten, klicken Sie in der Menüleiste auf Weitere Aktionen und wählen Sie dann aus dem Pulldown-Menü die OptionVorschlag senden. Klicken Sie in das Feld Name, um dem Vorschlag einen Namen zu geben (für die Kunden sichtbar), und klicken Sie dann in das Feld Vorlage, um die Vorlage aus dem Pulldown-Menü auszuwählen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, wenn Sie bereit sind, das Angebot zu versenden. Hier finden Sie weitere Informationen zum Versenden von Vorschlägen.

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