Kontenliste: Bulk-Bearbeitung

Bei einer Bulk-Aktion wird dieselbe Aktion für viele Kunden auf einmal durchgeführt; es ist die schnelle Abhilfe zur Durchführung der Aktion für einen Kunden nach dem anderen. Mit der Bulk-Bearbeitung von TaxDome haken Sie zuerst die Kunden ab, die die gleiche Aktion benötigen, und lösen dann die Aktion aus. Das ist viel effizienter als die Methode "Einer nach dem Anderen" - und vor allem viel schneller!  

So führen Sie eine Bulk-Aktion aus

Um mit der Durchführung einer Bulk-Aktion zu beginnen, gehen Sie in der linken Seitenleiste zu " Kunden" , öffnen Sie die Registerkarte " Konten" , um Ihre Liste " Alle Konten " zu sehen, und wählen Sie dann die Kunden aus, für die die Aktion gelten soll. Wenn Sie nach einem bestimmten Typ von Kundenkonto suchen, verwenden Sie die erweiterten Filter und wählen dann die Kunden in der dann gefilterten Liste aus.

Wenn Sie die Kunden ausgewählt haben, wählen Sie die Bulk-Aktion in der Menüleiste über der Liste Alle Konten. Um weitere Aktionen zu sehen, klicken Sie in der Menüleiste auf Weitere Aktionen.

Senden eines Organizers als Bulk-Aktion

Die benutzerdefinierten Organizer von TaxDome helfen Ihnen, die Kundeninformationen zu sammeln, die Sie für Ihre Arbeit benötigen. Um einen Organizer an mehrere Kunden zu senden, müssen Sie zunächst eine Organizer-Vorlage erstellen, falls Sie dies noch nicht getan haben. 

Als Nächstes wählen Sie in der Liste " Alle Konten " die Kunden aus, an die Sie den Organizer senden möchten, klicken in der Menüleiste auf " Organizer senden" und klicken dann in das Feld " Organizer-Vorlage ", um den Organizer aus dem Pulldown-Menü auszuwählen. Klicken Sie auf die Schaltfläche ERSTELLEN, und Sie sind fertig. 

Hinzufügen eines Auftrags zu einer Pipeline als Bulk-Aktion

Mit dieser Bulk-Aktion fügen Sie einen Auftragstyp, z. B. ein 1040 Formular, zu einer Pipeline für mehrere Kunden hinzu. Die Pipeline zeigt Ihnen den Fortschritt dieser Aufträge für verschiedene Kunden, während sich jeder Auftrag innerhalb der Pipeline von Stufe zu Stufe bis zur Fertigstellung bewegt. 

Wählen Sie in der Liste " Alle Konten " die Kunden aus, für die der Auftrag bestimmt ist, klicken Sie in der Menüleiste auf " Auftrag hinzufügen" und klicken Sie dann in das Feld " Pipeline", um die Pipeline aus dem Pulldown-Menü auszuwählen. Klicken Sie auf die Schaltfläche HINZUFÜGEN, und Sie sind fertig. 

Wenn das Hinzufügen des Auftrags nicht vollständig erfolgreich war, erhalten Sie eine Benachrichtigung in Ihrem Inbox+ , die erklärt, warum. Von dort aus können Sie das Problem beheben. Weitere Details finden Sie hier

Verwalten von Teammitgliedern als Bulk-Aktion

Während ein Firmeninhaber volle Zugriffsrechte auf alle Kundenkonten hat, müssen Teammitglieder entweder Zugriffsrechte erhalten oder dem Kunden zugewiesen werden. Mit der Bulk-Aktion" Team verwalten " können Sie Teammitglieder verschiedenen Kundenkonten auf einmal zuweisen. Sie überspringen den längeren Prozess, zu jedem Kundenprofil einzeln zu gehen und dann die Teammitglieder einzeln zuzuweisen.

Wählen Sie in der Liste Alle Konten die Kundenkonten aus, die Teammitgliedern zugewiesen werden sollen, und klicken Sie dann in der Menüleiste auf Team verwalten. Sie sehen dann eine Liste Ihrer Teammitglieder. Wählen Sie für jedes Teammitglied eine der folgenden Möglichkeiten:

  • Keine Maßnahme: Das Teammitglied hat keinen Zugriff auf Konten. Wenn dieses Teammitglied diesem Konto bereits zugewiesen ist, bleibt es an seinem aktuellen Platz.
  • Allen zuweisen: Das Teammitglied hat Zugriff auf alle ausgewählten Konten. 
  • Aus allen entfernen: Wenn dieses Teammitglied bereits Zugriff auf eines der ausgewählten Konten hat, wird es entfernt.

Versenden einer E-Mail als Bulk-Aktion

Obwohl Ihr Posteingang in TaxDome kundenspezifisch ist, kann es vorkommen, dass Sie die gleiche E-Mail an viele Kunden gleichzeitig senden müssen. Zum Beispiel möchten Sie Ihre Kunden über eine bevorstehende Frist oder ein Update in Ihrer Kanzlei informieren. Mit der Bulk-Aktion@E-Mail senden können Sie eine personalisierte E-Mail an mehrere Empfänger auf einmal senden (bis zu 400 E-Mails pro Tag) und E-Mail-Vorlagen verwenden, um den Vorgang zu beschleunigen. Um mehr über den Massenversand von E-Mails zu erfahren, klicken Sie hier.

Verwalten von Tags als Bulk-Aktion

Zwei bis drei Wörter lang und zur schnellen Erkennung farbcodiert, helfen Tags beim Filtern Ihrer Kundenkonten. Wenn Sie verschiedenen Kundenkonten Tags zuweisen müssen, verwenden Sie die Bulk-Aktion Tags verwalten.

Wählen Sie in der Liste " Alle Konten" die Kundenkonten aus, die mit Tags versehen werden sollen, und klicken Sie dann in der Menüleiste auf "Tags verwalten ". Sie sehen dann eine Liste mit allen verfügbaren Tags. Wählen Sie für jedes Tag eine der folgenden Möglichkeiten:

  • Keine Maßnahme: Das Tag wird keinem der ausgewählten Kundenkonten zugewiesen. Wenn ein Konto dieses Tag bereits hat, bleibt es erhalten.
  • Allen zuweisen: Das Tag wird allen ausgewählten Kundenkonten zugewiesen.
  • Von allen entfernen: Wenn eines der ausgewählten Kundenkonten dieses Tag bereits hat, wird es entfernt.

Erstellen einer Aufgabe als Bulk-Aktion

Wenn Sie dieselbe Aufgabe für mehrere Kunden erstellen müssen, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Kundenkonten in der Liste Alle Konten und klicken Sie dann in der Menüleiste auf Aufgabe erstellen . Weitere Details zur Massenerstellung von Aufgaben finden Sie hier

Anwenden einer Ordnervorlage als Bulk-Aktion

Mit Ordnervorlagen können Sie die Erstellung von Ordnern für den Bereich " Dokumente" Ihrer Kundenkonten beschleunigen. Sie können Ordnervorlagen erstellen und sie dann auf bestimmte Konten anwenden. Mit dieser Option können Sie auch Dokumente hochladen, die nicht kundenspezifisch sind.

Wählen Sie in der Liste " Alle Konten " die Kundenkonten aus, auf die Sie eine Ordnervorlage anwenden möchten, klicken Sie in der Menüleiste auf " Weitere Aktionen" und wählen Sie dann im Pulldown-Menü " Ordnervorlagen anwenden" . Klicken Sie auf das Feld Ordnervorlage und wählen Sie aus dem Pulldown-Menü diejenige aus, die Sie anwenden möchten.

Senden einer Nachricht als Bulk-Aktion

Mit der Bulk-Aktion" Nachricht senden " können Sie dieselbe sichere Nachricht an mehrere Kunden senden. Zum Beispiel können Sie alle Ihre Kunden über einen bevorstehenden Termin oder ein Update in Ihrer Firma informieren. Verwenden Sie Nachrichtenvorlagen, um die Dinge zu beschleunigen. 

Wählen Sie in der Liste Alle Konten die Kundenkonten aus, an die Sie eine Nachricht senden möchten, klicken Sie in der Menüleiste auf Weiteres und wählen Sie dann im Pulldown-Menü Nachricht senden. Klicken Sie in das Feld Vorlage, um die gewünschte Nachrichtenvorlage aus dem Pulldown-Menü auszuwählen. Klicken Sie auf die Schaltfläche SENDEN, und eine personalisierte Nachricht wird an die ausgewählten Kundenkonten gesendet. 

Versenden eines Vertrags als Bulk-Aktion

Ein Vertrag, wie z. B. ein Auftragsschreiben oder ein Angebot, definiert den Umfang des Auftrags zwischen einer Firma und einem Kunden. Mit der Bulk-Aktion" Vertrag senden " können Sie denselben Vertrag an mehrere Kunden senden. Verwenden Sie Vertragsvorlagen, um den Vorgang zu beschleunigen.

Wählen Sie in der Liste Alle Konten die Kundenkonten aus, an die Sie den Vertrag senden möchten, klicken Sie in der Menüleiste auf Weitere Aktionen und wählen Sie dann Vertrag senden aus dem Pulldown-Menü. Klicken Sie in das Feld Vertragsname, um ihm einen Namen zu geben, und klicken Sie dann in das Feld Vertragsvorlage, um die Vorlage aus dem Pulldown-Menü auszuwählen. Klicken Sie auf die Schaltfläche SENDEN, wenn Sie bereit sind, denVertrag zu senden.

Löschen als Bulk-Aktion

Möglicherweise müssen Sie Kundenkonten löschen, entweder weil Sie sie als Test erstellt haben oder weil sie keine Kunden mehr sind. Mit der Bulk-Aktion" Löschen" können Sie mehrere auf einmal entfernen. Denken Sie daran, dass Sie ein Konto nicht wiederherstellen können, sobald Sie es gelöscht haben. Und wenn ein Konto entfernt wird, werden auch alle seine Dateien und Daten dauerhaft gelöscht, sodass Sie diese auch nicht wiederherstellen können.

Wählen Sie in der Liste " Alle Konten" die Kundenkonten aus, die Sie löschen möchten, klicken Sie in der Menüleiste auf " Weitere Aktionen" und wählen Sie dann " Löschen" aus dem Pulldown-Menü. Klicken Sie im Popup-Fenster " Löschbestätigung " auf BESTÄTIGEN, wenn Sie mit dem Löschen fortfahren möchten, und klicken Sie dann auf OK.

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