CRM (Basic): Bulk-Aktionen anwenden

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Bei einer Massen-Aktion wird dieselbe Aktion für viele Kunden auf einmal durchgeführt; Es ist die schnelle Abhilfe zur Durchführung der Aktion für einen Kunden nach dem anderen. Mit der Massen-Bearbeitung von TaxDome haken Sie zuerst die Kunden ab, die die gleiche Aktion benötigen, und lösen dann die Aktion aus. Das ist viel effizienter als die "Einer nach dem Anderen" Methode - und vor allem viel schneller!

Massen-Aktion ausführen

Um mit der Durchführung einer Massenaktion zu beginnen, gehen Sie in der linken Seitenleiste auf Kunden und öffnen Sie die Registerkarte Konten, um Ihre Aktiv Liste zu sehen. Wählen Sie dann die Kunden aus, für die die Aktion gelten soll. Wenn Sie nach einer bestimmten Art von Kundenkonto suchen, verwenden Sie die erweiterten Filter und wählen dann die Kunden in der gefilterten Liste aus. 

Wenn Sie die Kunden ausgewählt haben, wählen Sie die Massenaktion aus der Menüleiste oberhalb der Aktiv Liste. Um weitere Aktionen zu sehen, klicken Sie in der Menüleiste auf Weitere Aktionen.

Massenfragebögen senden

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Die benutzerdefinierten Fragebogen von TaxDome helfen Ihnen, die Kundeninformationen zu sammeln, die Sie für Ihre Arbeit benötigen. Um einen Fragebogen an mehrere Kunden zu senden, müssen Sie zunächst eine Fragebogen-Vorlage erstellen, falls Sie dies noch nicht getan haben.

Wählen Sie dann in der  "Aktiv" Liste die Kunden aus, an die Sie die Fragebogen senden möchten, klicken Sie in der Menüleiste auf Fragebogen, und klicken Sie dann in das Feld Fragebogenvorlage, um die Fragebögen aus dem Pulldown-Menü auszuwählen. Klicken Sie auf die Erstellen Schaltfläche, und schon sind Sie fertig.

Massenauftrag zu einer Pipeline hinzufügen

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Mit dieser Massen-Aktion fügen Sie einen Auftragstyp, z. B. ein 1040 Formular, zu einer Pipeline für mehrere Kunden hinzu. Die Pipeline zeigt Ihnen den Fortschritt dieser Aufträge für verschiedene Kunden, während sich jeder Auftrag innerhalb der Pipeline von Stufe zu Stufe bis zur Fertigstellung bewegt.

Wählen Sie in der"Aktiv" Liste die Kunden aus, für die der Auftrag gedacht ist, und klicken Sie in der Menüleiste auf "Auftrag Hinzufügen" und klicken Sie dann in das Feld Pipeline um die Pipeline aus dem Pulldown-Menü auszuwählen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, und schon sind Sie fertig.

Wenn das Hinzufügen der Auftrag nicht vollständig erfolgreich war, erhalten Sie eine Benachrichtigung in Ihrer Inbox+ die erklärt, warum. Von dort aus können Sie das Problem beheben. Weitere Einzelheiten finden Sie hier.

Massenverwaltung von Mitarbeitern

Während ein Firmeninhaber und Administrator volle Zugriffsrechte auf alle Kundenkonten hat, müssen Mitarbeiter entweder Zugriffsrechte erhalten oder dem Kunden zugewiesen werden. Mit der Massenaktion "Team verwalten" können Sie Mitarbeiter verschiedenen Kundenkonten auf einmal zuweisen. Sie ersparen sich den langwierigen Prozess, zu jedem Kundenprofil einzeln zu navigieren und die Mitarbeiter dann einzeln zuzuweisen.

Wählen Sie in der Aktiv Liste die Kundenkonten aus, die den Mitarbeitern zugewiesen werden sollen, und klicken Sie dann in der Menüleiste auf Team verwalten. Sie sehen dann eine Liste Ihrer Mitarbeiter. Wählen Sie für jeden Mitarbeiter eine der folgenden Möglichkeiten:

  • Nichts tun: Der Mitarbeiter hat keinen Zugang zu irgendwelchen Konten. Wenn dieser Mitarbeiter diesem Konto bereits zugewiesen wurde, bleibt es an seinem aktuellen Platz.
  • Allen zuweisen: Der Mitarbeiter hat Zugriff auf alle ausgewählten Konten.
  • Aus allen entfernen: Wenn dieser Mitarbeiter bereits Zugriff auf eines der ausgewählten Konten hat, wird es entfernt.

Massenmails versenden 

Obwohl Ihr Posteingang in TaxDome kundenspezifisch ist, kann es vorkommen, dass Sie die gleiche E-Mail an viele Kunden gleichzeitig senden müssen. Zum Beispiel möchten Sie Ihre Kunden über eine bevorstehende Frist oder ein Update in Ihrer Kanzlei informieren. Mit der Massen-Aktion @E-Mail senden können Sie eine personalisierte E-Mail an mehrere Empfänger auf einmal senden (bis zu 400 E-Mails pro Tag) und E-Mail-Vorlagen verwenden, um den Vorgang zu beschleunigen. Um mehr über den Massenversand von E-Mails zu erfahren, klicken Sie hier. 

Abbruch geplanter E-Mails als Massenaktion

Manchmal müssen Sie alle geplanten E-Mails für ein Konto stornieren. Wählen Sie dazu die Konten aus, für die Sie geplante E-Mails stornieren möchten, klicken Sie in der Menüleiste auf Weitere Aktionen und wählen Sie dann im Pulldown-Menü die Option Geplante E-Mails stornieren.

Massenverwaltung von Tags 

Zwei bis drei Wörter lang und zur schnellen Erkennung farblich gekennzeichnet, helfen die Tags beim Filtern Ihrer Kundenkonten. Wenn Sie verschiedenen Kundenkonten Tags zuweisen müssen, verwenden Sie die Massenaktion Tags verwalten.

Wählen Sie in der Aktiv Liste die Kundenkonten aus, die markiert werden müssen, und klicken Sie dann in der Menüleiste auf Tags verwalten in der Menüleiste. Daraufhin wird eine Liste mit allen verfügbaren Tags angezeigt. Wählen Sie für jede Markierung eine der folgenden Optionen:

  • Keine Maßnahme: Das Tag wird keinem der ausgewählten Kundenkonten zugewiesen. Wenn ein Konto dieses Tag bereits hat, bleibt es erhalten.
  • Allen zuweisen: Der Tag wird allen ausgewählten Kundenkonten zugewiesen.
  • Von allen entfernen: Wenn eines der ausgewählten Kundenkonten dieses Tag bereits hat, wird es entfernt.

Erstellen einer Rechnung als Massenaktion

Wenn Sie dieselbe Rechnung für mehrere Kunden erstellen müssen, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Kundenkonten in der Liste Aktiv, klicken Sie in der Menüleiste auf Weitere Aktionen und wählen Sie dann im Pulldown-Menü die Option Rechnung erstellen . Verwenden Sie Rechnungsvorlagen, um den Vorgang zu beschleunigen. Hier erfahren Sie mehr über das Erstellen von Rechnungen in großen Mengen.

Tipp

Tipp! Sie können dynamische Daten einfügen, um Ihre Rechnungen zu individualisieren. Sie können auf benutzerdefinierten Feldern basierende Konto-Shortcodes sowie Datums-Shortcodes verwenden. Hier erfahren Sie mehr über Shortcodes.

Massenaufgaben erstellen

Wenn Sie dieselbe Aufgabe für mehrere Kunden erstellen müssen, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Kundenkonten in der Aktiv Liste, klicken Sie in der Menüleiste auf Weitere Aktionen und wählen Sie dann im Pulldown-Menü die Option Aufgabe erstellen. Weitere Einzelheiten zur Massenerstellung von Aufgaben finden Sie hier.

Massenanwendung einer Ordnervorlage 

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Mit Hilfe von Ordnervorlagen können Sie die Erstellung von Ordnern für den Bereich "Dokumente" in Ihren Kundenkonten beschleunigen. Sie können Ordnervorlagen erstellen und sie dann auf bestimmte Konten anwenden. Mit dieser Option können Sie auch Dokumente hochladen, die nicht kundenspezifisch sind.

Wählen Sie in der Aktiv Liste die Kundenkonten aus, auf die Sie eine Ordnervorlage anwenden möchten, klicken Sie in der Menüleiste auf Weitere Aktionen und wählen Sie dann im Pulldown-Menü Ordnervorlagen anwenden. Klicken Sie auf das Feld Ordnervorlage und wählen Sie die gewünschte Vorlage aus dem Pulldown-Menü aus. 

Massensendung einer Nachricht  

Mit der Massenaktion " Nachricht senden " können Sie die gleiche Sichere Nachrichten an mehrere Kunden senden. So können Sie beispielsweise alle Ihre Kunden über einen bevorstehenden Termin oder eine update in Ihrer Firma informieren. Verwenden Sie Chat-Vorlagen, um den Vorgang zu beschleunigen.

Wählen Sie in der Liste Aktiv die Kundenkonten aus, an die Sie eine Nachricht senden möchten, klicken Sie in der Menüleiste auf Weitere Aktionen und wählen Sie dann im Pulldown-Menü die Option Nachricht senden . Klicken Sie in das Feld Vorlage, um die gewünschte Chat-Vorlage aus dem Pulldown-Menü auszuwählen. Klicken Sie auf die Schaltfläche SENDEN, und eine personalisierte Nachricht wird an die ausgewählten Kundenkonten gesendet.

Massenversand von Verträgen

Ein Vertrag, wie z. B. ein Auftragsschreiben oder ein Angebot, definiert den Umfang des Auftrags zwischen einer Firma und einem Kunden. Mit der Massen-Aktion "Vertrag senden" können Sie denselben Vertrag an mehrere Kunden senden. Verwenden Sie Vertragsvorlagen, um den Vorgang zu beschleunigen. 

Wählen Sie in der Aktiv Liste die Kundenkonten aus, an die Sie den Vertrag senden möchten, klicken Sie in der Menüleiste auf Weitere Aktionen und wählen Sie dann im Pulldown-Menü Vertrag senden. Klicken Sie in das Feld Vertragsname und bennenen Sie beliebig. Klicken Sie dann in das Feld Vertragsvorlage, um die Vorlage aus dem Pulldown-Menü auszuwählen. Klicken Sie auf die Schaltfläche SENDEN, wenn Sie bereit sind, den Vertrag zu senden. 


Massenfolgen- und entfolgen von Konten

Mitarbeiter, die einem Konto folgen, erhalten Benachrichtigungen über alle Aktivitäten dieses Kontos. Sie können einem Konto folgen oder das Verfolgen eines Kontos aufheben, unabhängig davon, ob Sie ihm zugewiesen sind und Zugriff haben oder nicht. Lesen Sie mehr über Kontofollower in diesem Artikel.

Wählen Sie in der "Aktiv" Liste die Kundenkonten aus, denen Sie folgen oder die Sie aufheben möchten, klicken Sie in der Menüleiste auf "Weitere Aktionen" und wählen Sie dann aus dem Pulldown-Menü entweder "Konten folgen" oder "Kontenaufheben".

Massenarchivierung von Konten

Wenn Sie ein Konto nicht mehr benötigen, aber alle Informationen aufbewahren möchten, sollten Sie es archivieren. Dann verschwindet es aus der Registerkarte "Aktiv" und wird in die Registerkarte "Archiviert" verschoben, wo es nicht mehr bearbeitet werden kann. Mit der Massenaktion Konten archivieren können Sie mehrere Konten auf einmal archivieren. Wenn Sie ein Konto archivieren, können Sie es jederzeit wiederherstellen.

Wählen Sie in der Aktiv Liste die Kundenkonten aus, die Sie archivieren möchten, klicken Sie in der Menüleiste auf Weitere Aktionen und wählen Sie dann im Pulldown-Menü die Option Konten archivieren.

Wenn Sie mehrere Konten archiviert haben, aber später feststellen, dass Sie sie wieder benötigen, können Sie sie einfach wieder in den aktiven Zustand versetzen.

Wählen Sie in der Liste der archivierten Konten die Kundenkonten aus, die Sie wiederherstellen möchten, klicken Sie in der Menüleiste auf Weitere Aktionen und wählen Sie dann im Pulldown-Menü die Option Aktive Konten.

Massenlöschung von Konten

Achtung

Achtung! Sie können nur archivierte Konten löschen.

Möglicherweise müssen Sie Kundenkonten löschen, entweder weil Sie sie als Test erstellt haben oder weil sie keine Kunden mehr sind. Mit der Massen-Aktion "Löschen" können Sie mehrere auf einmal entfernen. Denken Sie daran, dass Sie ein Konto nicht wiederherstellen können, sobald Sie es gelöscht haben. Wenn ein Konto entfernt wird, werden auch alle zugehörigen Daten dauerhaft gelöscht, sodass Sie diese auch nicht wiederherstellen können.

Wählen Sie in der Liste Archiviert die Kundenkonten aus, die Sie löschen möchten, klicken Sie in der Menüleiste auf Weitere Aktionen und wählen Sie dann im Pulldown-Menü die Option Löschen. Klicken Sie im Pop-up-Fenster "Löschbestätigung" auf BESTÄTIGEN, wenn Sie mit der Löschung fortfahren möchten, und klicken Sie dann auf OK.  

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