Sicherheit von E-Mail-Anhängen
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E-Mail-Anhänge: sind sie geschützt? Lassen Sie uns sehen, wie TaxDome mit den Dateien umgeht, die Sie an E-Mails anhängen, die von Ihrem Portal aus gesendet werden oder wenn Sie Dokumente mit Dritten teilen.
Zunächst gibt es zwei Möglichkeiten, Dateien an E-Mails anzuhängen, die von TaxDome aus gesendet werden:
- Wählen Sie beim Verfassen einer E-Mail Dateien von Ihrem Computer aus. Wenn Sie diese Option verwenden, werden die Dateien als normaler Anhang an die E-Mail angehängt (so wie es auch bei Google Mail der Fall ist)
- Wählen Sie Dateien aus, die zuvor auf TaxDome hochgeladen wurden, wenn Sie die Funktion " Dokumente mit Dritten teilen " verwenden. In diesem Fall werden die Dateien mit einem Link versehen:
- Wenn JEDER E-Mail-Empfänger ein Konto bei TaxDome hat, ist der Link sicher - d.h. der Benutzer muss sich mit seinem Benutzernamen und Passwort anmelden, um ihn zu sehen.
- Wenn mindestens ein Empfänger kein TaxDome-Konto hat, wird die Datei trotzdem über einen Link beigefügt, der jedoch nicht geschützt ist (jeder mit dem Link hat Zugriff auf die Datei). Sie können ein Ablaufdatum festlegen, um das Risiko einer Datenverletzung zu verringern.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Versand sensibler Dateien als E-Mail-Anhang unsicher ist. Das Versenden von Dateien mit einem Freigabelink anstelle eines E-Mail-Anhangs ist viel sicherer. Daher sollten Sie beim Versand von E-Mails die Auswahl von Dateien aus TaxDome in Betracht ziehen und doppelt prüfen, ob der Empfänger ein TaxDome-Kundenkonto hat.
Außerdem bieten Freigabelinks durch den Audit Trail viel mehr Kontrolle über gesendete Dateien. Sie können jederzeit die IP-Adresse, den Browser, das Betriebssystem und die Zeitzone einer Person herausfinden, die das Dokument über den gesendeten Link eingesehen hat. Bei sicheren Links können Sie auch deren Namen und E-Mail einsehen.
