Steuer-Vorbereitung: Ersteinrichtung von TaxDome

Grüße, Steuerberater! Viele Ihrer Kollegen aus der Steuerberatung setzen ähnliche Prozesse auf TaxDome ein, um ihre Praxis zu verwalten. Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, alle Geheimnisse darüber zu lüften, wie Sie Ihre TaxDome -Prozesse jetzt einrichten, damit Sie später die Früchte ernten können. Informieren Sie sich jetzt über die nützlichsten Funktionen und Einstellungen, mit denen Sie Ihre Steuervorbereitung Kanzlei auf eine neue Ebene heben können.

Complete the general onboarding steps before you proceed so that you are familiar with the TaxDome basics.

Tipp

Download this Simple Checklist to track your progress.

Verwenden Sie Tags zum Filtern von Konten oder zum Einrichten von pipelines

Tipp

Um benutzerdefinierte Tags zu erstellen, mit denen Kundenkonten in einen bestimmten workflow.

Create tags based on the type of services you offer. Some examples could be: Tax, 1040, 1065, 1120, 1099-NEC, Sales tax or Tax planning. You can immediately start applying them while you import . Later, they’ll come in handy when you filter your accounts and set up pipeline automations .

Tax preparation tags are used to group accounts together. After you’ve tagged your accounts, you gain the following options:

• Filter your client list to find:

  • Your individual clients that haven’t yet filled out their organizers (i.e. clients that have a “1040” tag and a pending organizer).
  • Tax prep clients with overdue invoices (i.e. clients that have “Tax” tag and a pending invoice).
  • Tax prep clients who haven’t yet signed their engagement letter (i.e. clients that have a “Tax” tag and a pending proposal).
  • Prospective clients that have not yet made their initial deposit (i.e. clients that have the “Prospect” and “Tax” tags and a pending invoice).

• Automatisierte Prozesse einrichten

• Send messages in bulk , etc.

Verwenden Sie eine benutzerdefinierte Ordnerstruktur und wenden Sie Änderungen in großen Mengen an

Since you already have groups for your clients, you might want to think about how folder structure in Documents > Client docs is different depending on the services you provide..

By default, the folder template that is applied in TaxDome is the Default Tax Years template. It is convenient for preparing taxes. However, many firms add extra subfolders, such as Permanent Tax Docs.

Wenn das Jahr zu Ende geht und die neue Steuersaison beginnt, müssen Sie für alle Ihre Kunden einen zusätzlichen Jahresordner für das vergangene Jahr anlegen.

This can be done either by creating a new template that includes just one folder or by editing the existing template and applying the change to all accounts linked to that template. We recommend using the second option because it will allow you to use this template both for your new and existing clients. The important thing is that all previously created folders will remain unchanged.

Benutzerdefinierte Felder einrichten

You can include additional client data to automate even more processes. That’s what custom fields are for.

Diese Felder können alle benutzerdefinierten Daten enthalten, die Sie bei der Arbeit mit Ihren Kunden verwenden, wie z. B.:

• Größe des Unternehmens
• Industrie
• Benutzerdefinierter Name
• Name des Unternehmens
• EIN

Custom fields can be added both to accounts (companies, families) and contacts (individuals) .

Custom fields can be used as shortcodes throughout the system in:

Bulk emails — in the subject line and body Email templates — in the subject line and body Chat templates Job templates Proposal templates

In diesem praktischen Video erfahren Sie, wie Sie benutzerdefinierte Felder für den Versand von E-Mails zur geschätzten Steuerzahlung verwenden können.

Importieren Sie Ihre Firmen- und Privatpersonen-Steuerkunden

The last piece of advice on setting up your CRM so that your practice runs smoothly here is to learn how to import your clients . To do so, create separate spreadsheets for each client group.

Im Allgemeinen lassen sich alle Steuerkonten in zwei Hauptgruppen einteilen:

• Individual accounts, which are either individuals or married couples filing jointly. Note that in TaxDome, a family account is an individual account with two contacts that are linked to that account :

  

• Unternehmenskonten sind Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften oder andere Unternehmensstrukturen, für die Sie das Formular 1120, Formular 1065 usw. einreichen müssen. Es handelt sich dabei um einen Firmenkontotyp mit mehreren Kontakten (d. h. Personen - wie der Eigentümer, der Geschäftsführer, der Finanzvorstand, die Mitarbeiter usw.), die mit dem Konto verbunden sind:

  

  Wenn Sie die Tabelle selbst erstellen, empfehlen wir Ihnen, nur einen Kontakt pro Zeile festzulegen, auch wenn Sie mehrere Kontakte mit demselben Konto verknüpfen. Auf diese Weise funktioniert der Import reibungslos.

  

  Wenn Sie jedoch die Kundenlisten aus einer anderen Steuererstellungssoftware exportieren, kann es vorkommen, dass ein Steuerzahler und sein Ehepartner sowie alle ihre persönlichen Daten in derselben Zeile aufgeführt sind. Wenn das der Fall ist, verschwenden Sie keine Zeit mit dem Kopieren und Einfügen von Daten, sondern führen Sie den Importassistenten zweimal aus. Hier zeigen wir Ihnen, wie das geht:

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