💸 Steuervorbereitung: Ersteinrichtung TaxDome

Grüße, Steuerberater! Viele Ihrer Kollegen aus der Steuerberatung setzen ähnliche Prozesse auf TaxDome ein, um ihre Praxis zu verwalten. Wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, alle Geheimnisse darüber zu lüften, wie Sie Ihre TaxDome -Prozesse jetzt einrichten, damit Sie später die Früchte ernten können. Informieren Sie sich jetzt über die nützlichsten Funktionen und Einstellungen, mit denen Sie Ihre Steuervorbereitung Kanzlei auf eine neue Ebene heben können.

Führen Sie die allgemeinen Schritte von onboarding aus, bevor Sie fortfahren, damit Sie mit den Grundlagen von TaxDome vertraut sind.

Tipp: Laden Sie diese einfache Checkliste herunter, um Ihre Fortschritte zu verfolgen.

Verwenden Sie Tags zum Filtern von Konten oder zum Einrichten von pipelines

Ziel: Erstellen von benutzerdefinierten Tags, mit denen Kundenkonten in eine bestimmte workflow. 

Erstellen Sie Tags, die auf der Art der von Ihnen angebotenen Dienstleistungen basieren. Einige Beispiele könnten sein: Steuern, 1040, 1065, 1120, 1099-NEC, Umsatzsteuer oder Steuerplanung. Sie können sie sofort beim Importieren anwenden. Später werden sie sich als nützlich erweisen, wenn Sie Ihre Konten filtern und pipeline Automatisierungen einrichten.

Steuervorbereitungskennzeichen werden verwendet, um Konten zusammenzufassen. Nachdem Sie Ihre Konten mit Tags versehen haben, haben Sie die folgenden Optionen:

• Filtern Sie Ihre Kundenliste, um sie zu finden:
• Ihre einzelnen Kunden, die ihre Organisatoren noch nicht ausgefüllt haben (d.h. Kunden, die ein "1040"-Tag und eine ausstehende Fragebogen haben).
• Steuervorbereitungskunden mit überfälligen Rechnungen (d.h. Kunden, die das Kennzeichen "Steuer" und eine ausstehende Rechnung haben).
• Steuervorbereitungs-Kunden, die ihr Auftragsschreiben noch nicht unterschrieben haben (d. h. Kunden mit dem Kennzeichen "Steuern" und einem ausstehenden Angebot).
• Potenzielle Kunden, die ihre erste Einzahlung noch nicht getätigt haben (d.h. Kunden, die die Tags "Prospect" und "Tax" und eine ausstehende Rechnung haben).
• Automatisierte Prozesse einrichten
• Massenversand von Nachrichten, usw.

Verwenden Sie eine benutzerdefinierte Ordnerstruktur und wenden Sie Änderungen in großen Mengen an

Da Sie bereits Gruppen für Ihre Kunden haben, sollten Sie vielleicht darüber nachdenken, wie die Ordnerstruktur in Dokumente > Kundendokumente je nach den von Ihnen angebotenen Dienstleistungen unterschiedlich ist.

Die Standardvorlage für den Ordner, die in TaxDome verwendet wird, ist die Vorlage Standardsteuerjahre. Sie ist für die Steuererstellung sehr praktisch. Viele Firmen fügen jedoch zusätzliche Unterordner hinzu, wie z. B. Permanente Steuerdokumente.

Wenn das Jahr zu Ende geht und die neue Steuersaison beginnt, müssen Sie für alle Ihre Kunden einen zusätzlichen Jahresordner für das vergangene Jahr anlegen.

Dazu können Sie entweder eine neue Vorlage erstellen, die nur einen Ordner enthält, oder die vorhandene Vorlage bearbeiten und die Änderung auf alle mit dieser Vorlage verknüpften Konten anwenden. Wir empfehlen die zweite Option, da Sie diese Vorlage dann sowohl für Ihre neuen als auch für Ihre bestehenden Kunden verwenden können. Wichtig ist, dass alle zuvor erstellten Ordner unverändert bleiben.

Benutzerdefinierte Felder einrichten

Sie können zusätzliche Kundendaten aufnehmen, um noch mehr Prozesse zu automatisieren. Dafür sind benutzerdefinierte Felder da.

Diese Felder können alle benutzerdefinierten Daten enthalten, die Sie bei der Arbeit mit Ihren Kunden verwenden, wie z. B.:

• Größe des Unternehmens
• Industrie
• Benutzerdefinierter Name
• Name des Unternehmens
• EIN

Benutzerdefinierte Felder können sowohl zu Konten (Unternehmen, Familien) als auch zu Kontakten (Einzelpersonen) hinzugefügt werden.

Benutzerdefinierte Felder können als shortcodes im gesamten System verwendet werden:

• Massen-E-Mails - in der Betreffzeile und im Text
• E-Mail-Vorlagen - in der Betreffzeile und im Text
• Chat-Vorlagen
• Auftrag Vorlagen
• Vorlagen für Vorschläge

In diesem praktischen Video erfahren Sie, wie Sie benutzerdefinierte Felder für den Versand von E-Mails zur geschätzten Steuerzahlung verwenden können.

Importieren Sie Ihre Firmen- und Privatpersonen-Steuerkunden

Der letzte Ratschlag für die Einrichtung Ihres CRM , damit Ihr Kanzlei reibungslos funktioniert, besteht darin, zu lernen, wie Sie Ihre Kunden importieren können. To do erstellen Sie also für jede Kundengruppe ein eigenes Tabellenkalkulationsblatt.

Im Allgemeinen lassen sich alle Steuerkonten in zwei Hauptgruppen einteilen:

• Einzelkonten, bei denen es sich entweder um Einzelpersonen oder um gemeinsam veranlagte Ehepaare handelt. Beachten Sie, dass in TaxDome ein Familienkonto ein Einzelkonto mit zwei Kontakten ist , die mit diesem Konto verbunden sind:

• Unternehmenskonten sind Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften oder andere Unternehmensstrukturen, für die Sie das Formular 1120, Formular 1065 usw. einreichen müssen. Es handelt sich dabei um einen Firmenkontotyp mit mehreren Kontakten (d. h. Personen - wie der Eigentümer, der Geschäftsführer, der Finanzvorstand, die Mitarbeiter usw.), die mit dem Konto verbunden sind:

Wenn Sie die Tabelle selbst erstellen, empfehlen wir Ihnen, nur einen Kontakt pro Zeile festzulegen, auch wenn Sie mehrere Kontakte mit demselben Konto verknüpfen. Auf diese Weise funktioniert der Import reibungslos.

Wenn Sie jedoch die Kundenlisten aus einer anderen Steuererstellungssoftware exportieren, kann es vorkommen, dass ein Steuerzahler und sein Ehepartner sowie alle ihre persönlichen Daten in derselben Zeile aufgeführt sind. Wenn das der Fall ist, verschwenden Sie keine Zeit mit dem Kopieren und Einfügen von Daten, sondern führen Sie den Importassistenten zweimal aus. Hier zeigen wir Ihnen, wie das geht: