CRM (Basic): Konten löschen und archivieren

Vielleicht möchten Sie ein Konto behalten, um auf seinen Inhalt zugreifen zu können, es aber nicht mehr in Ihrer Kontenliste sehen. Oder Sie möchten es ganz löschen. Hier erklären wir, wie to do beides macht.

Konten archivieren

Wenn Sie ein Konto nicht mehr benötigen, aber alle Informationen aufbewahren wollen, ist es eine gute Wahl, es zu archivieren. Sobald Sie das tun:

• Das Konto verschwindet aus der Registerkarte Aktiv der Kontenliste und wird in die Registerkarte Archiviert verschoben, wo es weiterhin bearbeitet werden kann.
• Kontakte, die mit dem archivierten Konto verknüpft sind, haben keinen Zugriff auf die Mandantenportal.
• Sie können das Passwort für ein archiviertes Konto nicht zurücksetzen.

Achtung!

• Bei der Auswahl von Konten für einmalige Aktionen ( Fragebogen, E-Mail, Vorschlag usw.) oder bei der Suche nach Konten in der Seitenleiste werden sowohl aktive als auch archivierte Konten angezeigt.
• Standardmäßig sind alle archivierten Konten in TaxDome Drive ausgeblendet. Hier erfahren Sie, wie Sie versteckte Konten anzeigen können.

Konten können von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem Mitarbeiter archiviert werden, der Zugriffsrechte zur Verwaltung von Konten hat.

• Um Konten zu archivieren, wählen Sie eines oder mehrere auf der Registerkarte Aktiv aus, klicken Sie in der Menüleiste auf Weitere Aktionen und wählen Sie dann Konten archivieren.

• Sie können auch zur Registerkarte Info des Kundenkontoprofils navigieren und dann auf den Link Archiv rechts neben Kontodetails klicken.

Tipp! Wenn Sie ein Konto archivieren wollen, der Kunde aber weiterhin Zugriff auf die Dokumente haben soll, bitten Sie ihn, die Dokumente herunterzuladen, bevor Sie sein Konto archivieren.

Konten reaktivieren

Wenn Sie ein Konto archiviert haben, aber später feststellen, dass Sie es wieder benötigen, können Sie es einfach wieder aktivieren:

• Wählen Sie auf der Registerkarte Archiviert ein oder mehrere Konten aus, klicken Sie in der Menüleiste auf Weitere Aktionen und wählen Sie dann aus dem Pulldown-Menü die Option Aktive Konten.

• Sie können auch zur Registerkarte Info des archivierten Kundenkontoprofils navigieren und dann auf den Link Aktivieren rechts neben Kontodetails klicken.

Konten löschen

Denken Sie daran: Wenn Sie ein Konto gelöscht haben, können Sie nicht mehr zurückgehen: Alle Dateien und Daten sind weg und können nicht wiederhergestellt werden.

Achtung!

• Nur archivierte Konten können gelöscht werden.
• Verknüpfte Kontakte werden nicht gelöscht, wenn Konten entfernt werden. Hier erfahren Sie, wie Sie Kontakte löschen können.

Konten können von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem Mitarbeiter gelöscht werden, der Zugriffsrechte zur Verwaltung von Konten erhalten hat. Sie können ein oder mehrere Konten auf einmal aus der Kontenliste löschen.

• Wählen Sie in der Liste der archivierten Konten die Kundenkonten aus, die Sie löschen möchten, klicken Sie in der Menüleiste auf Weitere Aktionen und wählen Sie dann im Pulldown-Menü die Option Löschen . Geben Sie DELETE in das Bestätigungsfeld ein und klicken Sie auf Löschen.

• Sie können auch zur Registerkarte "Info" des archivierten Kontoprofils navigieren, auf den Link " Bearbeiten " rechts neben " Kontodetails" klicken, dann auf " Konto löschen" klicken und die Aktion durch die Eingabe von "LÖSCHEN" in Großbuchstaben bestätigen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Löschen.