Konten löschen und archivieren

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Konten archivieren
- Konten reaktivieren
Konten löschen

Vielleicht möchten Sie ein Konto behalten, um auf seinen Inhalt zugreifen zu können, es aber nicht mehr in Ihrer Kontenliste sehen. Oder Sie möchten es ganz löschen. Hier erklären wir, wie to do beides macht.

Konten archivieren

Wenn Sie ein Konto nicht mehr benötigen, aber alle darin enthaltenen Informationen griffbereit halten möchten, ist es eine gute Wahl, es zu archivieren. Konten können von einem Firmeninhaber, Administrator oder Mitarbeiter archiviert werden, dem Zugriffsrechte zum Verwalten von Konten

Was passiert auf Kundenseite, wenn das Kundenkonto archiviert wird:

Der Kunde kann nicht mehr auf das Mandantenportal zugreifen. Bei dem Versuch, Anmelden, wird folgende Meldung angezeigt: Ihr Konto wurde deaktiviert.
Alle Dateien und Dokumente in ihrem Portal sind nicht mehr zugänglich.

Tipp

Raten Sie Ihren Kunden, alle benötigten Dokumente herunterzuladen, bevor Sie ihr Konto archivieren. Wenn sie nach der Archivierung Zugriff benötigen, sollten sie sich an Ihr Unternehmen wenden.

Um ein Konto zu archivieren, wählen Sie ein oder mehrere Konten auf der Registerkarte „Aktiv“ aus, klicken Sie in der Menüleiste auf „Weitere Aktionen “ und wählen Sie dann „Konten archivieren“.

Sie können auch zur Registerkarte „Info“ des Kundenkontoprofils navigieren, dann rechts neben „Kontoinformationen“ auf „Bearbeiten“ klicken und „Konto archivieren“ auswählen.

Was geschieht auf Seiten der Kanzlei, wenn das Mandantenkonto archiviert wird:

Die Daten des Kunden werden gespeichert und nicht gelöscht.
Das Konto kann bei Bedarf jederzeit wieder aktiviert werden.
Das Konto verschwindet aus der Registerkarte„Aktiv“derKontenliste und wird in die Registerkarte„Archiviert“ verschoben, wo es weiterhin bearbeitet werden kann. Das Kontologo zeigt die Beschriftung [ID Kontos] archiviert an.
Sie können das Passwort für ein archiviertes Konto nicht zurücksetzen.
Sie können keine Vorschläge löschen, die an das archivierte Konto gesendet wurden.
Bei der Auswahl von Konten für einmalige Aktionen ( Fragebogen, E-Mail, Vorschlag usw.) oder bei der Suche nach Konten in der Seitenleiste werden sowohl aktive als auch archivierte Konten angezeigt.

Hinweis

Standardmäßig sind alle archivierten Konten in TaxDome ausgeblendet. So gehen Sie vor: Versteckte Konten anzeigen .

Konten reaktivieren

Wenn Sie ein Konto archiviert haben, aber später feststellen, dass Sie es wieder benötigen, können Sie es einfach wieder aktivieren:

Wählen Sie ein oder mehrere Konten auf der Registerkarte „Archiviert“ aus, klicken Sie in der Menüleiste auf „Weitere Aktionen“ und wählen Sie dann „Konten aktivieren“ aus dem Dropdown-Menü.

Sie können auch zur Registerkarte „Info“ des archivierten Kundenkontos navigieren, dann rechts neben „Kontoinformationen“ auf „Bearbeiten“ klicken und „Konto aktivieren“ auswählen.

Konten löschen

Beachten Sie, dass Sie nach dem Löschen eines Kontos keine Rückgängigmachung mehr vornehmen können: Alle Dateien und Daten sind dann endgültig gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden. Der Kunde kann dann nicht mehr auf das Mandantenportal zugreifen.

Konten können vom Firmeninhaber, Administrator oder jedem Mitarbeiter gelöscht werden, der über Zugriffsrechte zur Verwaltung von Konten verfügt. Sie können ein oder mehrere Konten gleichzeitig aus der Kontenliste löschen.

Wählen Sie in der Liste „Archiviert“ die Kundenkonten aus, die Sie löschen möchten, klicken Sie in der Menüleiste auf „Weitere Aktionen“, wählen Sie „Löschen“ aus dem Dropdown-Menü und bestätigen Sie die Aktion im Popup-Fenster.

Sie können auch zur Registerkarte „Info“ des archivierten Kontoprofils navigieren, auf den Link „Bearbeiten“ rechts neben „Kontoinformationen“ klicken, dann auf „Konto löschen“ klicken und die Aktion bestätigen.