Automove (Basic): Nachrichten senden & Link zu Aufträge

Sie können Ihre Nachrichten automatisch versenden lassen. Außerdem kann Ihr Aufträge automatisch zum nächsten Stufe des pipeline wechseln, sobald der Kunde alle Aufgaben innerhalb des Chats abgehakt hat. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie automatisierte Nachrichten verwenden können, entweder mit oder ohne die Option "Automove".

Hier finden Sie folgende Informationen:

Verwenden Sie automatische Nachrichten, um Kunden über Ihren Arbeitsfortschritt zu informieren

Unternehmen, die Automatisierung verwenden, senden in der Regel mehrere Nachrichten innerhalb jeder Auftrag, um die Kunden auf updates aufmerksam zu machen, während sich die Auftrag durch das Unternehmen bewegt. workflow. Ihre Kunden können also Nachrichten erhalten wie: "Hey, Lisa! Du musst diese Fragebogenausfüllen" oder "Hey, Bart! Deine Steuererklärung wird gerade geprüft!" 

Der Prozess läuft in der Regel folgendermaßen ab:

1. Wenn Sie möchten, dass Ihre Nachrichten automatisch versendet werden, benötigen Sie immer zuerst eine Vorlage. Wenn Sie noch keine haben, können Sie sie erstellen, indem Sie beim Hinzufügen von Automatisierung auf Neue Vorlage klicken.

2. Fügen Sie das Feld Nachricht senden Automatisierung für jede Stufe hinzu, für die Sie den Kunden über die Ereignisse informieren möchten. Sobald Auftrag in diese Stufe eingegeben wird, wird automatisch eine Nachricht an den Kunden gesendet. Gleichzeitig wird sie automatisch mit dem Auftrag verknüpft. 

3. Entscheiden Sie, ob die Nachricht an den bestehenden Chat-Thread oder an einen neuen gesendet werden soll. In der Regel sollten Sie für die erste Phase die Option " Neues Thema erstellen" wählen Stufe (wenn Ihr neuer Arbeitszyklus begonnen hat) und für die anderen Phasen die Option " Auf das letzte Thema antworten" (wenn Sie bereits ein Chat-Thema für dieses Auftrag erstellt haben). 

Tipp

Hinweis! Wenn Ihre Chat-Vorlage keine Kundenaufgaben enthält, erfordert die automatische Nachricht keine Benutzeraktion. Daher berücksichtigt die Funktion Automove Aufträge diese Automatisierung nicht. Es spielt also keine Rolle, ob die Funktion Automove Aufträge aktiviert oder deaktiviert ist. (Hier finden Sie weitere Informationen zum Umgang mit unvollendeten Elementen beim Verschieben Aufträge). 

Aktivieren Sie Automove, um eine Bestätigung des Kunden zu verlangen, wenn der Upload abgeschlossen ist oder die Formulare ausgefüllt wurden.

Weitere hilfreiche Anleitungsvideos finden Sie in der TaxDome Academy, unserem kostenlosen online Hub für
, wo Sie alles Wissenswerte über TaxDome erfahren können.

TaxDome Chats können To-Do-Listen für Ihre Kunden enthalten. Diese Funktion wird häufig verwendet, um eine Checkliste der für die Steuererstellung benötigten Dokumente zu erstellen, eine Bestätigung zu verlangen, dass die vom Kunden benötigte Aktion abgeschlossen ist, usw. 

Und wenn Ihre automatisierten Nachrichten solche Aufgaben enthalten, können Sie sie mit der Funktion Automove Aufträge verwenden, so dass eine Auftrag automatisch zur nächsten Stufe wechselt, sobald der Kunde alle Aufgaben abgehakt hat. 

Tipp

Tipp! Hier haben wir ein Beispiel für die Verwendung von Kundenaufgaben für die Anforderung einer Kundenbestätigung für "Fertig mit dem Hochladen" der für die Steuererstellung benötigten Dokumente. Sie können es jedoch auch für die Bestätigung des Kunden verwenden, wenn er mit dem Ausfüllen der Lohnabrechnungsformulare usw. fertig ist. Bitte sehen Sie sich das Video am Ende des Abschnitts an.

Schauen wir mal, wie wir das einrichten können:

1. Sie brauchen immer eine Vorlage mit Aufgaben für alle Ihre automatischen Nachrichten. Wenn Sie noch keine haben, können Sie sie erstellen, indem Sie beim Hinzufügen von Automatisierung auf Neue Vorlage klicken. Ihre Vorlage könnte so aussehen:

2. Abhängig von Ihren Prozessen können Sie eine separateBestätigung "Dokumente hochgeladen" Stufe zu Ihrem Dokument hinzufügen. pipelinehinzufügen, in der Sie bestätigen, dass der Kunde alle erforderlichen Informationen gesendet hat, bevor sein Auftrag in den Bereich "In Vorbereitung" Stufe übergeht.

3. Fügen Sie das Feld Nachricht senden Automatisierung für diese Stufe hinzu und entscheiden Sie dann, ob die Nachricht an den bestehenden Chat-Thread oder an einen neuen gesendet werden soll. 

In der Regel werden Sie in diesem Fall die Option " Auf den letzten Thread antworten" wählen, da Sie möglicherweise bereits einen automatischen Chat-Thread für diesen Auftrag erstellt haben. Das Hinzufügen neuer Aufgaben zu demselben Chat-Thread führt dazu, dass update die zuvor erstellte Aufgabe Liste, die im Chat-Thread erscheint (falls vorhanden).

Sobald die Auftrag diese Stufe betritt, wird die Nachricht automatisch an den Kunden gesendet. Gleichzeitig wird sie automatisch mit dem Auftrag verknüpft. 

4. Vergewissern Sie sich, dass die Option Aufträge automatisch verschieben für Stufe aktiviert ist. Auf diese Weise wird der Auftrag automatisch zum nächsten Stufe verschoben, sobald der Kunde die Aufgaben in einem Chat-Thread abhakt.

Hier sehen Sie ein weiteres Beispiel für die Verwendung dieser Funktion zur Automatisierung des Ausfüllens der Gehaltsabrechnungsformulare:

Chat-Thread manuell mit dem Auftrag verlinken

Chat-Themen können von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem Mitarbeiter mit Zugriffsrechten auf alle Konten oder mit zugewiesen mit dem Kundenkonto Aufträge verknüpft werden. 

Sobald der Chat-Thread manuell verlinkt ist, funktioniert die Funktion "Automatisch verschieben" ( Aufträge ) genauso wie bei den automatisch gesendeten und verlinkten Nachrichten: 

  • Wenn es in einem Chat Kundenaufgaben gibt, wird Auftrag auf die nächste Stufe verschoben, wenn der Kunde alle Aufgaben abhakt.
  • Wenn in einem Chat keine Client-Aufgaben vorhanden sind, funktioniert die Funktion " Automatisch verschieben " Aufträge für den verknüpften Chat nicht.

Um ein Chat-Thema manuell zu verknüpfen, gehen Sie zum pipelineVergewissern Sie sich, dass sich Auftrag auf der richtigen Seite Stufe befindet, öffnen Sie die Karte Auftrag , klicken Sie im Abschnitt " Verknüpft" auf " Verknüpfen" , wählen Sie " Chats" und wählen Sie dann die Chat-Themen aus. Oder klicken Sie im Abschnitt " Verknüpft" auf " Neu" , wählen Sie " Chats" und erstellen Sie ein neues Thema.

Sie können auch eine Auftrag verlinken, wenn Sie einen neuen Chat erstellen.

  • Standardmäßig werden nur aktive Themen angezeigt, wenn Sie einen Chat zum Verknüpfen auswählen. Um alle oder nur archivierte Themen anzuzeigen, klicken Sie auf Filter und wählen Sie entweder Alle oder Archiviert.
  • Eine Auftrag kann so viele verknüpfte Threads haben wie nötig.

Tipp

Hinweis! Wenn die Client-Aufgaben in einem Chat-Thread nicht abgehakt sind und Sie Auftrag manuell zu einem anderen Stufe verschieben, werden Sie aufgefordert, zu entscheiden, was to do mit dem ausstehenden Chat-Thread machen soll (hier finden Sie weitere Informationen zum Umgang mit unerledigten Elementen beim Verschieben von Aufträge).

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