Nachrichten automatisch an Kunden senden & mit Aufträge verknüpfen

TaxDome verschiedene Tools zur Automatisierung Ihrer Arbeit mit Kundenchats, sodass Sie nicht immer wieder dieselben Nachrichten manuell versenden müssen – und Ihre Kunden stets die Informationen erhalten, die sie benötigen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie automatisierte Nachrichten innerhalb von pipelinesverwenden können – mit oder ohne die Option „Automove”.

Nachricht senden Automatisierung, erklärt

Within a pipeline, you can create new chat threads or send messages to existing ones. TaxDome firms widely use chats to automate text communication:

• Kunden über erforderliche Maßnahmen informieren (z. B. elektronische Unterzeichnung des Formulars 8879 oder der Rechnung).
• Geben Sie Anweisungen (z. B. erklären Sie, wie man Organisatoren ausfüllt).
• Geben Sie eine Liste der Dokumente oder Maßnahmen an, die für die Erbringung der Dienstleistung erforderlich sind.
• Informieren Sie über den aktuellen status Auftrag z. B. informieren Sie die Kunden über die Prüfung ihrer Steuererklärung).

Automatisierung den Versand von Nachrichten einrichten

Was automatisierte Nachrichten angeht, läuft der Prozess in der Regel wie folgt ab:

1. Wenn Sie möchten, dass Ihre Nachrichten automatisch versendet werden, benötigen Sie für jede Nachricht eine Vorlage . Wenn Sie keine Vorlage haben, können Sie eine erstellen, indem Sie beim Hinzufügen der Automatisierung hinzufügen. Verwenden Sie unbedingt shortcodes Vorlagen , um diese zu personalisieren.

2. Generally, you may not want to have a separate stage in your pipeline for sending messages. Instead, you can add the Send message automation to different stages to keep clients informed throughout the process.

3. Entscheiden Sie, ob die Nachricht an den bestehenden Chat-Thread oder an einen neuen gesendet werden soll. In der Regel ist es am besten, für die erste Stufe die Option „Neuen Thread erstellen“ und für die anderen Stufen die Option „Auf den letzten Thread antworten“ auszuwählen.

Sobald der Auftrag diese Stufe Auftrag , wird die Nachricht automatisch an den Kunden gesendet und mit dem Auftrag verknüpft.

Absender und Thread-Bearbeiter konfigurieren

Wenn Sie die Automatisierung „Nachricht senden“ hinzufügen, können Sie konfigurieren, wer die Nachricht sendet und wer den Thread verwaltet. In der Regel werden diese Einstellungen in der Chat-Vorlage festgelegt. Wenn Sie Automatisierung hinzufügen, werden Ihnen die Teammitglieder angezeigt, die als Absender und als Thread-Beauftragte ausgewählt wurden.

Wenn Sie etwas ändern möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Klicken Sie in den Automatisierung auf „Zur Vorlage gehen“, um alle Vorlagendetails schnell zu bearbeiten.
• Klicken Sie auf „Anpassen“, um die anderen Absenderoptionen anzuzeigen. Sie können ein anderes Teammitglied auswählen oder Nachrichten von dem Mitarbeiter senden, der als Auftrag festgelegt ist, oder von demjenigen, der die Rollenzuweisung hat.

Absenderoptionen

Wählen Sie aus, wer die Nachricht senden soll:

• Teammitglied: Wählen Sie ein anderes Teammitglied aus. Die Nachricht wird von dem im Chat-Template angegebenen Teammitglied gesendet.

• Auftrag : Die Nachricht wird vom Auftrag versendet . Wenn mehrere Zusteller vorhanden sind, wird die Nachricht vom ersten in der Liste aufgeführten Zusteller versendet. Beauftragte(r) auf der Auftrag aufgeführt ist.

• Rolle: Die Nachricht wird vom Teammitglied zugewiesen die ausgewählte Rolle für dieses Kundenkonto gesendet (z. B. Steuerberater, Kundenbetreuer, Prüfer).

Hinweis

Wenn Sie auswählen Auftrag tragnehmer Wenn der Absender nicht angegeben ist und niemand zugewiesen Auftrag zugewiesen ist, wird die Nachricht von dem in der Vorlage angegebenen Absender gesendet. Das Gleiche gilt bei Verwendung des Rolle Option – Wenn kein Teammitglied zugewiesen Rolle für das Konto zugewiesen ist, wird der Standardabsender der Vorlage verwendet.

Anpassen von Absender und Thread-Verantwortlichem beim Hinzufügen/Verschieben von Aufträge

Die Optionen, die Sie in der pipeline ">pipeline sind die Standardeinstellungen. Sie können jedoch jederzeit den Absender und den Thread-Beauftragten anpassen, wenn Sie Ihre Aufträge verschieben oder zur pipeline">pipelinehinzufügen.

Wenn Sie einen Auftrag eine Stufe verschieben, Stufe über eine Automatisierung zum Senden von Nachrichten verfügt, werden die Automatisierung im Popup-Fenster angezeigt. Wenn Sie „Anpassen“ aktiviert haben, können Sie die Einstellungen für den Absender und den Thread-Bearbeiter ändern:

Tipp

Diese Flexibilität ist besonders nützlich, wenn Sie Nachrichten von einem anderen Teammitglied für bestimmte Kunden oder Situationen versenden müssen, ohne die Automatisierung selbst zu ändern.

Verknüpfung von Chat-Themen mit Aufträge

Automatisch erstellte Chat-Threads werden Aufträge mit Aufträge verknüpft, Sie können sie jedoch auch manuell verknüpfen.

Chat-Threads können Aufträge einem Firmeninhaber, Administrator oder jedem Mitarbeiter mit Zugriffsrechten zum Anzeigen aller Konten oder der zugewiesen Kundenkonto zugewiesen ist, mit Aufträge verknüpft werden. Durch die Verknüpfung von Chat-Threads mit Aufträge Sie einfach auf verbundene Konversationen aus pipelines zugreifen pipelines schnell Details, Kundenanfragen und To-dos überprüfen sowie Automatisierung Senden von Nachrichten hinzufügen.

Eine Auftrag kann so viele verknüpfte Threads haben wie nötig.

Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Chat-Thread mit einem Auftrag zu verknüpfen:

• Aus dem Chat-Thread
• Von der Auftrag

Aus dem Chat-Thread

1. Öffnen Sie den Chat-Thread und gehen Sie zum Abschnitt „Verbundene Aufträge “.

2. Klicken Sie auf den Link zu Auftrag.

3. Wählen Sie einen oder mehrere Aufträge aus, Aufträge Sie die Kontrollkästchen auf der linken Seite anklicken. Verwenden Sie das Suchfeld, um einen bestimmten Auftrag zu finden, Auftrag klicken Sie auf die Aufwärts-/Abwärtspfeile, um Aufträge ihrem Namen oder pipelines zu sortieren.

4. Klicken Sie auf Speichern.

Alle verknüpften Aufträge im Abschnitt „Verknüpfte Aufträge angezeigt. Klicken Sie auf das X rechts neben dem Auftrag , um die Verknüpfung aufzuheben, oder klicken Sie auf den Auftrag , um dessen Details auf einer neuen Seite anzuzeigen.

Hinweis

Sie können auch einen Auftrag verknüpfen, Auftrag Erstellung von ein neuer Chat.

Von der Auftrag

1. Stellen Sie sicher, dass Auftrag der Auftrag auf der richtigen Stufe Auftrag , Stufe öffnen Sie die Auftrag .

2. Klicken Sie im Abschnitt „Verknüpft“ auf „Link“, wählen Sie „Chats“ und anschließend die Chat-Threads aus. Oder klicken Sie im Abschnitt „Verknüpft“ auf „Neu“, wählen Sie „Chats“ und erstellen Sie einen neuen Thread.

Standardmäßig werden nur aktive Threads angezeigt, wenn Sie einen Chat zum Verknüpfen auswählen. Um alle oder nur archivierte Threads anzuzeigen, klicken Sie auf „Filter“ und wählen Sie entweder „Alle“ oder „Archiviert“.

So funktioniert Automove für Send message Automatisierung verknüpfte Threads

Each pipeline stage includes an Automove jobs toggle. It allows jobs to automatically move to the next stage once all actions within the current stage are completed either by a team member or a client.

So funktioniert Automove mit Send Message Automatisierung verknüpften Chat-Threads:

• Wenn Kundenaufträge mit der Vorlage/dem verknüpften Chat-Thread verbunden sind, Auftrag der Auftrag automatisch verschoben, sobald der Kunde alle Aufgaben als erledigt markiert hat.

• Wenn keine Kundenaufträge mit der Vorlage/dem verknüpften Chat-Thread verbunden sind, erfordert die Nachricht keine Benutzeraktion. Daher berücksichtigt die Aufträge automatisch verschieben“ diese Automatisierung nicht.

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