Automatischer Upload von Dokumenten mit Ordnervorlagen

Lassen Sie Ihr pipelines die Arbeit für Sie erledigen: Automatisieren Sie das Hochladen von Dokumenten auf Kundenkonten während bestimmter Phasen Ihres Arbeitsprozesses. Für Kunden, die die Formulare ausfüllen müssen, können Sie beispielsweise Dokumente automatisch hochladen lassen, sobald die Auftrag in die pipeline.

Schritt 1. Dokumente in die Ordner-Vorlage hochladen

To have documents automatically uploaded to client folders, first you’ll need a folder template containing these documents. If you don’t have one, you can create one by clicking New Template when you add the automation to the pipeline.

So fügen Sie Dokumente zu einer Ordner-Vorlage hinzu, wenn Sie eine bestehende Vorlage erstellen oder bearbeiten: 

1. Ziehen Sie die Dokumente von Ihrem Desktop und legen Sie sie in einem Ordner ab, oder klicken Sie auf Dokumente hochladen, wählen Sie die hochzuladenden Dateien und dann einen Ordner aus.

2. Vergewissern Sie sich, dass Sie die Änderungen durch Klicken auf Speichern.

Step 2. Add the “Apply Folder Template” automation to the pipeline

Um Dokumente automatisch zu Ihren Kundenkonten hinzuzufügen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie eine Ordner-Vorlage Automatisierung zu Ihrem pipeline. To do so:

1. Open pipeline settings, then add the Apply folder template automation to the stage, and select the folder template you have created. You will likely want to select the first stage of your pipeline or the one where you are expecting actions performed by your client (e.g, Collecting Documents).

2. Once the job enters this stage, the folder template, along with the documents added to it, is applied to the account. All contacts linked to the account that have the Notify toggled on will receive a notification letting them know that documents have been uploaded and need their attention. You can use automated messages at the same stage to inform clients about what’s happening and to communicate what you expect from them.

   

Hinweis

Für die Ordner-Vorlage Automatisierung anwenden spielt es keine Rolle, ob der Schalter automove Aufträge für die Stufe eingeschaltet ist. Die Automatisierung wird automatisch ausgelöst und erfordert weder vom Mandanten noch von der Firma eine Aktion. Auch werden keine Elemente mit dem Auftrag verknüpft, wenn die Automatisierung ausgelöst wird.

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