Elektronische Signaturen: Fehlerbehebung

Hier finden Sie Lösungen für potenzielle Probleme, die bei der Verwendung unserer Unterschriftenfunktion auftreten können, um Ihnen und Ihren Kunden ein reibungsloses Arbeiten zu ermöglichen.

Ich kann nicht um eine Signatur

Wenn Sie einmal nicht in der Lage sind, eine Signatur einem Kunden anzufordern, liegt das wahrscheinlich daran, dass Sie ein Dokument mit einer falschen Zugriffsebene in den Ordner hochgeladen haben. Um dieses Problem zu beheben, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Navigieren Sie zur Registerkarte " Dokumente" für den ausgewählten Kunden.

• Suchen Sie das Dokument, für das Sie eine Signatur anfordern möchten.

• Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts und wählen Sie Verschieben.

• Wählen Sie einen Ordner mit der Taste Der Kunde kann sehen Zugang und klicken Verschieben.

• Nachdem Sie das Dokument in den entsprechenden Ordner verschoben haben, suchen Sie es dort, klicken erneut auf die drei Punkte und wählen Signatur anfordern.

Jetzt können Sie das Problem, dass Sie die Signatur nicht von einem Kunden anfordern können, leicht lösen. 

Ich kann keinen Kontakt in der Liste der Unterzeichner finden

Wenn Sie den betreffenden Kontakt nicht in der Unterzeichnerliste sehen, kann dies nur bedeuten, dass der Kontakt nicht mit dem Konto verknüpft ist.

Um dieses Problem zu lösen:

• Wenn dieser Kontakt zu TaxDome hinzugefügt wird, gehen Sie zu „Kunden > Kontakte” und verknüpfen Sie ihn mit dem Konto . Anschließend wird der Kontakt in der Liste der Unterzeichner angezeigt.

• Wenn dieser Kontakt nicht zu TaxDome hinzugefügt ist, können Sie ihn sofort hinzufügen, wenn Sie eine Signatur anfordern.

Das Feld Signatur wird für einen der Kontakte nicht angezeigt (für ein Ehepaar-Konto)

Wenn Ehepartner gemeinsam einen Computer für den Zugriff auf TaxDome nutzen und ihre Anmeldedaten speichern, ist es wichtig, die Signaturen von Dokumenten korrekt zu behandeln, um Verwechslungen zu vermeiden. Normalerweise fügen Sie für jeden Kontakt ein Signatur hinzu und senden die Dokumente entsprechend. Ein häufiges Problem tritt jedoch auf, wenn sich ein Ehepartner mit den gespeicherten Anmeldedaten des anderen anmeldet, das Dokument unterzeichnet und speichert. Wenn der andere Ehegatte versucht, Anmelden, sieht er das Feld Signatur nicht, was zu Verwirrung führt. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um denstatus Signatur zu überprüfen:

• Rufen Sie das TaxDome des Kunden auf und klicken Sie auf die Registerkarte Dokumente.

• Wählen Sie die Unterregisterkarte Unterschriften.

• Fahren Sie mit der Maus über die Seite status des Dokuments, um zu sehen, welche E-Mail-Adresse für die Unterzeichnung verwendet wurde und welche noch aussteht.

• Wenn ein Ehepartner das Dokument bereits mit seiner E-Mail-Adresse unterzeichnet hat, wird die E-Mail-Adresse des anderen Ehepartners als " Ausstehend" angezeigt.

In diesem Fall kann der Kunde seine Signatur nicht hinzufügen, da das Feld Signatur bereits ausgefüllt wurde. Sie können ihn auffordern, sich in das richtige Konto einzuloggen und seine Felder zu signieren, oder den Signiervorgang von vorne beginnen.

Sie können keine Signatur für eine der Kontaktpersonen beantragen, wenn Sie eine gemeinsame Steuererklärung einreichen

Wenn Ihre Kunden eine gemeinsame Steuererklärung als Ehepaar einreichen, kann es vorkommen, dass Sie die Unterschriften der beiden anfordern möchten, aber nur einer von ihnen in der Unterzeichner-Liste.

Dies geschieht, weil einer der Unterzeichner nicht als Kontakt zum Portal hinzugefügt wurde oder sein Kontakt nicht mit dem Konto verknüpft ist. So beheben Sie dieses Problem:

• Wenn dieser Kontakt zu TaxDome hinzugefügt wird, gehen Sie zu„Kunden > Kontakte”und verknüpfen Sie ihn mit dem Konto . Anschließend wird der Kontakt in der Listeder Unterzeichnerangezeigt.

• Wenn dieser Kontakt nicht zu TaxDome hinzugefügt wurde, können Sie ihn sofort hinzufügen, wenn Sie eine Signatur anfordern. Sie können auch eine Signatur per E-Mail an ihn senden, ohne ihn als Kontakt hinzuzufügen.

Einer der Ehegatten verfügt nicht über eine E-Mail-Adresse für die elektronische Unterzeichnung der gemeinsamen Steuererklärung

Wenn nur ein Ehepartner über eine E-Mail-Adresse verfügt, aber beide eine gemeinsame Steuererklärung unterzeichnen müssen, bietet Plus-Adressierung eine einfache Lösung. Weitere Informationen zur Verwendung von Plus-Adressierung für elektronische Signaturen finden Sie in diesem Artikel .

Ich benötige eine der Kontaktpersonen, um das Dokument noch einmal zu unterschreiben

Nehmen wir an, Sie reichen eine gemeinsame Steuererklärung für ein Ehepaar ein. Beide haben das Dokument unterschrieben, das Sie ihnen geschickt haben. Sie sind jedoch mit der Qualität einer der Unterschriften unzufrieden. In diesem Fall können Sie die Unterschriften für dieses Dokument nicht einfach noch einmal anfordern, denn das Dokument ist bereits von beiden Seiten unterschrieben, es befindet sich im endgültigen Zustand.

Um dieses Problem zu lösen, sollten Sie das ursprünglich signierte Dokument durch die Kopie ohne Unterschriften ersetzen. Beide Ansprechpartner müssen dieses Dokument erneut unterschreiben. Erinnern Sie sie also bitte daran, vorsichtig zu sein. 

Wenn das Problem nicht mit der Signatur , sondern mit der fehlgeschlagenen KBA zusammenhängt, lesen Sie den entsprechenden Abschnitt des Artikels .

"Leider gibt es keine Fragen zur Überprüfung Ihrer Identität für die angegebene Sozialversicherungsnummer".

Wenn Ihre Kunden die Fehlermeldung erhalten: " Leider sind für die angegebene Sozialversicherungsnummer keine Fragen zur Überprüfung Ihrer Identität verfügbar", bedeutet dies, dass unser KBA nicht genügend Daten von Kreditbüros oder öffentlichen Aufzeichnungen sammeln konnte, um den erforderlichen Satz von fünf Fragen auf der Grundlage der von Ihnen angegebenen SSN zu erstellen. Dies ist in der Regel der Fall, wenn die finanziellen Aktivitäten Ihrer Kunden in der Öffentlichkeit noch nicht so stark aufgefallen sind, dass der Verifizierungsfragebogen erstellt werden kann.

Im Moment gibt es keine direkte Abhilfe für dieses Problem. Um eine konforme Signatur aus der Ferne bereitzustellen, müssen Kunden möglicherweise die folgenden Schritte ausführen:

• Drucken Sie die erforderlichen Formulare aus .

• Unterschreiben Sie die ausgedruckten Formulare von Hand.

• Scannen Sie die unterschriebenen Formulare zurück ins System.

Mit diesem Verfahren können sie trotz des Fehlers bei der Überprüfung der Sozialversicherungsnummer ihre Signatur zur Verfügung stellen und gleichzeitig die erforderlichen Compliance-Standards einhalten.

Wie unterzeichnet jemand ein Dokument als Bevollmächtigter für einen Kunden?

Im Falle des Todes oder der Erwerbsunfähigkeit des Kunden können Sie eine Vollmacht (POA) erstellen, um ein Dokument im Namen Ihres Kunden zu unterzeichnen. Fordern To do eine Signatur To do Signatur fügen Sie die POA als Unterzeichner mit deren E-Mail-Adresse hinzu . Wenn Sie möchten, dass diese Person in Zukunft häufiger für Ihren Kunden tätig wird, fügen Sie sie bitte als Kontakt hinzu.

1. Fügen Sie die POA als Kontakt innerhalb des Kundenkontos hinzu.

2. Stellen Sie sicher, dass die Zeichnungsberechtigung für den Kontakt aktiviert ist .

Gewährung des Zugangs für das Supportteam

Bevor Sie sich an das Support-Team wenden, sollten Sie ihm vorab Zugriff auf das Webportal gewähren, damit es einige Aktionen durchführen kann, als wäre es der Eigentümer Ihrer Firma. So kann das Support-Team Probleme schnell lösen, indem es Aktionen in Ihrem Namen durchführt, was Ihnen Zeit spart und eine effiziente Fehlerbehebung gewährleistet.

1. Gehen Sie im Seitenleistenmenü zu Einstellungen > Firmeneinstellungen .

2. Im Bearbeitungszugriff schalten Sie die Option Supportteam mit eigentümerähnlichen Rechten Anmelden zulassen ein.

3. (Optional) Legen Sie die Gültigkeitsdauer dieser Berechtigung fest. Standardmäßig ist der Zugriff für einen Monat gewährt, Sie können die Gültigkeitsdauer jedoch verlängern oder verkürzen. 

4. Klicken Sie auf . Speichern.