Signaturen: Fehlersuche

Hier finden Sie Lösungen für potenzielle Probleme, die bei der Verwendung unserer Unterschriftenfunktion auftreten können, um Ihnen und Ihren Kunden ein reibungsloses Arbeiten zu ermöglichen.

Hier finden Sie folgende Informationen: 

Ich kann nicht um eine Signatur

Wenn Sie einmal keine Signatur von einem Kunden anfordern können, liegt das wahrscheinlich daran, dass Sie ein Dokument mit einer falschen Zugriffsstufe in den Ordner hochgeladen haben. Gehen Sie folgendermaßen vor, um dieses Problem zu beheben:

  1. Navigieren Sie zur Registerkarte " Dokumente" für den ausgewählten Kunden.
  2. Suchen Sie das Dokument, für das Sie eine Signatur anfordern möchten.
  3. Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts und wählen Sie Verschieben.
  4. Wählen Sie einen Ordner mit der Taste Der Kunde kann sehen Zugang und klicken Verschieben.
  5. Wenn Sie das Dokument in den entsprechenden Ordner verschoben haben, suchen Sie es dort, klicken Sie erneut auf die drei Punkte und wählen Sie Antrag Signatur.

Jetzt können Sie das Problem, dass Sie die Signatur nicht von einem Kunden anfordern können, leicht lösen. 

Ich kann keinen Kontakt in der Liste der Unterzeichner finden

Wenn Sie bei der Anforderung einer Signatur den betreffenden Kontakt nicht in der Liste der Unterzeichner sehen, kann dies nur bedeuten, dass der Kontakt nicht mit dem Konto verknüpft ist.

Um dieses Problem zu lösen:

  • Wenn dieser Kontakt zu TaxDome hinzugefügt wurde, gehen Sie zu Kunden > Kontakte und verknüpfen Sie ihn mit dem Konto. Der Kontakt wird dann in der Liste der Unterzeichner angezeigt.
  • Wenn dieser Kontakt nicht zu TaxDome hinzugefügt ist, können Sie ihn sofort hinzufügen, wenn Sie eine Signatur anfordern.

Das Feld Signatur wird für einen der Kontakte nicht angezeigt (für ein Ehepaar-Konto)

Wenn Ehepartner gemeinsam einen Computer benutzen, um auf TaxDome zuzugreifen und ihre Anmeldedaten zu speichern, ist es wichtig, dass die Unterschriften von Dokumenten korrekt gehandhabt werden, um Verwechslungen zu vermeiden. Normalerweise fügen Sie für jeden Kontakt ein Feld Signatur hinzu und senden die Dokumente entsprechend. Ein häufiges Problem tritt jedoch auf, wenn sich ein Ehepartner mit den gespeicherten Anmeldedaten des anderen anmeldet, das Dokument unterzeichnet und speichert. Wenn der andere Ehegatte versucht, Anmelden aufzurufen, sieht er das Feld Signatur nicht, was zu Verwechslungen führt.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Website Signatur status zu überprüfen:

  1. Rufen Sie das Konto des Kunden TaxDome auf und klicken Sie auf die Registerkarte Dokumente .
  2. Wählen Sie die Unterregisterkarte Unterschriften .
  3. Fahren Sie mit der Maus über die Seite status des Dokuments, um zu sehen, welche E-Mail-Adresse für die Unterzeichnung verwendet wurde und welche noch aussteht.
  4. Wenn ein Ehepartner das Dokument bereits mit seiner E-Mail-Adresse unterzeichnet hat, wird die E-Mail-Adresse des anderen Ehepartners als " Ausstehend" angezeigt.

In diesem Fall kann der Kunde sein Signatur nicht hinzufügen, da das Feld Signatur bereits ausgefüllt wurde. Sie können ihn auffordern, sich in das richtige Konto einzuloggen und seine Felder zu signieren oder den Signiervorgang von vorne zu beginnen.

Sie können keine Signatur für eine der Kontaktpersonen beantragen, wenn Sie eine gemeinsame Steuererklärung einreichen.

Wenn Ihre Kunden eine gemeinsame Steuererklärung als Ehepaar einreichen, kann es vorkommen, dass Sie die Unterschriften der beiden beantragen möchten, aber nur einer von ihnen in der Liste Unterzeichner erscheint.

Dies geschieht, weil einer der Unterzeichner nicht als Kontakt zum Portal hinzugefügt wurde oder sein Kontakt nicht mit dem Konto verknüpft ist.

Um dieses Problem zu lösen:

  • Wenn dieser Kontakt zu TaxDome hinzugefügt wurde, gehen Sie zu Kunden > Kontakte und verknüpfen Sie ihn mit dem Konto. Der Kontakt wird dann in der Liste der Unterzeichner angezeigt.
  • Wenn dieser Kontakt nicht zu TaxDome hinzugefügt ist, können Sie ihn sofort hinzufügen, wenn Sie eine Signatur anfordern. Sie können auch eine Signatur Anfrage per E-Mail an ihn senden, ohne ihn als Kontakt hinzuzufügen.

Einer der Ehegatten verfügt nicht über eine E-Mail-Adresse für die elektronische Unterzeichnung der gemeinsamen Steuererklärung

Wenn nur ein Ehepartner eine E-Mail-Adresse hat und Sie beide brauchen, um eine gemeinsame Steuererklärung zu unterschreiben, gibt es eine einfache Lösung für Gmail-Nutzer. Mit Google Mail können Sie die E-Mail-Adresse so ändern, dass beide Signatur Anfragen an denselben Posteingang gehen. Fügen Sie einfach "+1" (oder ein anderes Wort oder eine Zahl) nach dem Hauptteil der E-Mail hinzu, etwa so: johndoe+1@gmail.com. Geben Sie dies neben der Hauptadresse als zweite E-Mail-Adresse in das Webportal ein. Auf diese Weise erhält der Ehepartner mit der E-Mail beide Anfragen an Signatur .

1. Klicken Sie beim Ausfüllen der e-Signatur für gemeinsame Steuererklärungen auf Unterzeichner hinzufügen und wählen Sie Neuer Unterzeichner.

2. Fügen Sie einen Unterzeichner hinzu. Geben Sie die zweite E-Mail-Adresse an (z. B. johndoe+1@gmail.com) und klicken Sie auf Bestätigen.

Auf diese Weise erhält Ihr Kunde das Schreiben mit derselben Post, und der andere Ehegatte kann von dort aus unterschreiben, so dass Sie schnell und einfach beide Unterschriften erhalten.

Ich benötige eine der Kontaktpersonen, um das Dokument noch einmal zu unterschreiben

Nehmen wir an, Sie reichen eine gemeinsame Steuererklärung für ein Ehepaar ein. Beide haben das Dokument unterzeichnet, das Sie ihnen geschickt haben. Sie sind jedoch mit der Qualität einer der Unterschriften unzufrieden. In diesem Fall können Sie die Unterschriften für dieses Dokument nicht einfach noch einmal anfordern, denn das Dokument ist bereits von beiden Seiten unterschrieben, es befindet sich im endgültigen Zustand.

Um dieses Problem zu lösen, sollten Sie das ursprünglich signierte Dokument durch die Kopie ohne Unterschriften ersetzen. Beide Ansprechpartner müssen dieses Dokument erneut unterschreiben. Erinnern Sie sie also bitte daran, vorsichtig zu sein. 

Wenn das Problem nicht mit der Qualität von Signatur zusammenhängt, sondern mit der fehlgeschlagenen KBA, lesen Sie den entsprechenden Artikelabschnitt.

"Leider gibt es keine Fragen, um Ihre Identität für die angegebene Sozialversicherungsnummer zu überprüfen.

Wenn Ihre Kunden die Fehlermeldung erhalten: " Leider sind für die angegebene Sozialversicherungsnummer keine Fragen zur Überprüfung Ihrer Identität verfügbar", bedeutet dies, dass unser Anbieter KBA nicht genügend Daten von Kreditbüros oder öffentlichen Aufzeichnungen sammeln konnte, um den erforderlichen Satz von fünf Fragen auf der Grundlage der von Ihnen angegebenen SSN zu erstellen. Dies ist in der Regel der Fall, wenn die finanziellen Aktivitäten Ihrer Kunden in der Öffentlichkeit noch nicht so stark aufgefallen sind, dass der Verifizierungsfragebogen erstellt werden kann.

Zurzeit gibt es keine direkte Abhilfe für dieses Problem. Um ein konformes e-Signatur aus der Ferne bereitzustellen, müssen die Kunden möglicherweise die folgenden Schritte ausführen:

  1. Drucken Sie die erforderlichen Formulare aus.
  2. Unterschreiben Sie die ausgedruckten Formulare von Hand.
  3. Scannen Sie die unterschriebenen Formulare wieder in das System ein.

Mit diesem Verfahren können sie trotz des Fehlers bei der Überprüfung der Sozialversicherungsnummer ihre Signatur zur Verfügung stellen und gleichzeitig die erforderlichen Compliance-Standards einhalten.

Wie unterzeichnet jemand ein Dokument als Bevollmächtigter für einen Kunden?

Für den Fall, dass Ihr Kunde verstirbt oder arbeitsunfähig wird, können Sie einen Bevollmächtigten beauftragen, ein Dokument im Namen Ihres Kunden zu unterzeichnen. To do . Fordern Sie dazu eine Signatur an und fügen Sie den Bevollmächtigten als Unterzeichner mit dessen E-Mail-Adresse hinzu. Wenn Sie den Bevollmächtigten in Zukunft häufiger für Ihren Kunden benötigen, fügen Sie ihn bitte als Kontaktperson hinzu.

1. Fügen Sie den Bevollmächtigten als Kontakt im Kundenkonto hinzu.

2. Stellen Sie sicher, dass die Unterschriftsberechtigung für den Kontakt aktiviert ist.

Gewährung des Zugangs für das Supportteam

Bevor Sie sich an das Support-Team wenden, sollten Sie ihm vorab Zugriff auf das Webportal gewähren, damit es einige Aktionen durchführen kann, als wäre es der Eigentümer Ihrer Firma. So kann das Support-Team Probleme schnell lösen, indem es Aktionen in Ihrem Namen durchführt, was Ihnen Zeit spart und eine effiziente Fehlerbehebung gewährleistet.

1. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste zu Einstellungen > Firmeneinstellungen .

2. Im Abschnitt Bearbeitungszugriff schalten Sie die Option Supportteam auf Anmelden mit eigentümerähnlichen Rechten zulassen ein.

3 (Optional) Legen Sie fest, wie lange diese Berechtigung gültig ist. Standardmäßig wird der Zugriff für einen Monat gewährt, aber Sie können diese Zeitspanne verlängern oder verkürzen. 

4. Klicken Sie auf Speichern.

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