Dokumenten-Checklisten erstellen und versenden

Warnung

Dieser Artikel gilt für Unternehmen in den USA.

Die Checkliste für Einreichungsdokumente ist eine clevere Methode, um Steuerdokumente von Kunden zu sammeln. Erstellen Sie eine personalisierte Liste mit Dokumenten, die Ihr Kunde hochladen muss, und senden Sie diese dann über Fragebogen.

Durch eine klare Liste der erforderlichen Unterlagen wissen Kunden genau, was sie hochladen müssen, oder können einfach angeben, warum ein Dokument nicht verfügbar ist. Dies führt zu weniger Verzögerungen, weniger manuellem Aufwand und einem wesentlich reibungsloseren Start der Steuererklärung.

Dokumenten-Checkliste, erklärt

Mit Dokumenten-Checklisten können Sie einen intelligenten Aufnahmeprozess einrichten, der auf Ihr Unternehmen und Ihre Kunden zugeschnitten ist. Checklisten werden als separate Einheit erstellt, aber immer über einen Fragebogen an die Kunden übermittelt. Der Fragebogen nur die Checkliste, nur einen Fragebogen oder beides enthalten.

Beginnen Sie damit , individuelle Checklisten für Ihre Steuerkunden zu erstellen , und wählen Sie dann aus, wie Sie den Fragebogen versenden möchten:

• Manuell an einzelne Kunden senden , um einen personalisierten Ansatz zu verfolgen
• Senden Sie Massen-E-Mails, wenn mehrere Kunden denselben Fragebogen zusammen mit den personalisierten Checklisten Fragebogen sollen.
• Automate intake by adding checklists to your pipeline workflow

Nachdem Sie Checklisten erstellt haben, können Sie alle Dokumente und Antworten an einem Ort überprüfen und verwalten . So lassen sich Unterlagen für die Steuererklärung einfach und effizient zusammenstellen.

Dokumenten-Checklisten sind Teil workflow TaxDome für die Entgegennahme und Zustellung von Steuererklärungen workflow der Ihnen dabei hilft, Dokumente zu sammeln, ausgefüllte Steuererklärungen vorzubereiten und an Kunden zu liefern.

Tipp

Erstellen Sie in der Nebensaison Checklisten, um den Kontext des Kunden im Voraus zu bereichern. Auf diese Weise können Sie zu Beginn der Steuersaison schnell Checklisten an alle Kunden versenden.

Dokument-Checkliste erstellen

Die Checkliste wird im Abschnitt „Dokumente” des Kontoprofils erstellt. Beim Anpassen einer Checkliste können Sie:

• Wählen Sie aus über 42 Dokumenttypen: Gängige Steuerformulare wie W-2, 1099, 1098 und mehr
• Benutzerdefinierte Beschreibungen hinzufügen: Namen von Organisationen, Anweisungen, Daten oder erläuternder Kontext

Sie können sie manuell erstellen oder mithilfe AI aus den Vorjahreserklärungen auf Basis Ihrer Steuersoftware AI . Die Checkliste ist für den Kunden erst sichtbar , wenn Sie sie versenden .

Hinweis

Jedes Konto unterstützt eine Dokumenten-Checkliste, da es mit einer bestimmten Steuererklärung verknüpft ist und die meisten Konten nur eine Steuererklärung haben. In Zukunft werden wir Rollover-Elemente unterstützen, um die Übertragung von Checklisten von Jahr zu Jahr zu erleichtern.

Manuell erstellen

So erstellen Sie die Checkliste manuell:

1. Gehen Sie zu „Kunden > Konten > Dokumente > Dokumente“ oder zu „Dokumente > Kundendokumente“ und wählen Sie das Konto aus.
2. Klicken Sie auf „Checkliste“.

3. Fügen Sie Ihrer Checkliste Elemente hinzu.

Für jedes Dokument können Sie die folgenden Felder ausfüllen:

• Dokumenttyp: Wählen Sie eines der gängigen Steuerformulare (z. B. W-2, 1099, 1098) aus der Dropdown-Liste aus. Wenn das von Ihnen benötigte Dokument nicht aufgeführt ist, wählen Sie „Sonstiges“.
• Beschreibung: Fügen Sie Details hinzu, die Ihrem Kunden helfen, das Dokument zu identifizieren. Sie können dieses Feld für Namen von Organisationen (z. B. „Apple“), zusätzliche Anweisungen oder Tipps, relevante Daten oder jeglichen Kontext verwenden, der verdeutlicht, was benötigt wird.

Sie können Elemente jederzeit bearbeiten oder löschen. Alle Änderungen werden automatisch gespeichert.

Mit AI generieren

Tipp

Eine AI Checkliste ist möglicherweise nicht perfekt. Bei Bedarf können Sie jederzeit eine Checkliste manuell erstellen .

Je nach Ihrer Steuersoftware können Sie möglicherweise mit AI eine Checkliste auf der Grundlage der Vorjahreserklärungen erstellen. Diese Funktion unterstützt derzeit das Formular 1040 für Drake, Lacerte, ProSeries und UltraTax. Wir arbeiten daran, weitere Softwareoptionen und Datenquellen hinzuzufügen.

So erstellen Sie eine Checkliste mit AI:

1. Gehen Sie zu „Kunden > Konten > Dokumente > Dokumente“ oder zu „Dokumente > Kundendokumente“ und wählen Sie das Konto aus.

2. Klicken Sie auf „Checkliste“.

3. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Steuersoftware aus, die Sie für die Steuererklärung des Vorjahres verwendet haben. Wenn Ihr System unterstützt wird, können Sie mit dem Hochladen der Datei fortfahren.

4. Laden Sie das Dokument hoch: Die Datei muss im PDF vorliegen und darf maximal 30 MB groß sein. Die Kopie des Erstellers wird bevorzugt, da sie in der Regel Arbeitsblätter enthält, die bei der Erstellung einer genaueren Checkliste helfen. Sie können das Dokument auswählen:

• Aus den Uploads ein Dokument auswählen, das bereits in TaxDome vorhanden ist.

• Durchsuchen Sie Dateien, um ein neues Dokument von Ihrem Computer hochzuladen.

5. Warten Sie, während das Dokument analysiert wird. Sie können die Seitenleiste schließen – wir benachrichtigen Sie, sobald die Checkliste fertig ist.

6. Überprüfen Sie die erstellte Checkliste und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor. Bearbeiten Sie Dokumenttypen und Beschreibungen oder entfernen Sie bei Bedarf Elemente.

Wenn Sie von vorne beginnen möchten, klicken Sie auf „Alle löschen“, um alle Elemente zu entfernen und eine neue Checkliste zu erstellen.

Dokument-Checkliste senden

Wenn Sie eine Dokumenten-Checkliste erstellen, sehen Kunden diese noch nicht – der status gibt den Stand wieder. Um die Checkliste für Kunden verfügbar zu machen, müssen Sie sie über Fragebogen senden. Dies kann entweder über die Checkliste oder über den Bildschirm Fragebogen erfolgen.

Sie können Organizer versenden, die nur eine Checkliste oder eine Checkliste mit einem Fragebogen enthalten.

Aus der Checkliste senden

Unmittelbar nach dem Erstellen einer Checkliste können Sie diese sofort versenden. Wählen Sie zwischen zwei Optionen:

• Mit Fragebogen senden: Hier können Sie die Fragebogen auswählen, um einen Fragebogen zusammen mit der Checkliste zu versenden. workflow Informationen finden Sie workflow Fragebogen .
• Nur Checkliste senden: Ermöglicht Ihnen das Sammeln von Dokumenten, ohne dass Kunden einen Fragebogen ausfüllen müssen (siehe unten).

Wenn Sie auf „Nur Checkliste senden“ klicken, erstellt TaxDome einen leeren Fragebogen. Diese Vorlage enthält nur einen Einführungsabschnitt und Ihre Dokumenten-Checkliste – es müssen keine zusätzlichen Fragen oder Abschnitte konfiguriert werden.

Tipp

Sie können Bearbeiten Sie die Einleitung. aus der Vorlage oder verwenden Sie eine vorgefertigte Vorlage, aber Sie können sie nicht deaktivieren.

Nur eine Checkliste senden:

1. Erstellen Sie eine Checkliste

2. Klicken Sie auf „Nur Checkliste senden“. Eine leere Fragebogen wird automatisch erstellt.

3. Aktivieren Sie automatische Erinnerungen , um sicherzustellen, dass dem Kunden eine zusätzliche Benachrichtigung gesendet wird, wenn er die ausgefüllte Checkliste nicht innerhalb einer bestimmten Frist zurücksendet (optional).

4. Geben Sie einen Namen für den Fragebogen ein Fragebogen klicken Sie auf „Erstellen und senden“.

Hinweis

Wenn Sie bereits über eine leere Fragebogen mit einer angehängten Checkliste verfügen, müssen Sie diese aus der Vorlagenliste auswählen, um nur die Checkliste zu versenden.

Senden aus Fragebogen

Sie können Fragebogen Kunden Fragebogen dem Fragebogen auch eine Checkliste zusenden. workflow Informationen finden Sie workflow Fragebogen .

Massenversand

Beim Massenversand von Organisatoren mit Checklisten erhalten alle Kunden dieselbe Fragebogenvorlage, aber jeder erhält seine eigene personalisierte Checkliste (die zuvor in seinem Konto erstellt wurde). Deshalb ist es wichtig, diese vor dem Versand vorzubereiten. So gehen Sie beim Massenversand vor:

• Schritt 1. Überprüfen Sie, ob alle Checklisten erstellt wurden.

• Schritt 2. Aktivieren Sie die Dokumenten-Checkliste in der Fragebogen

• Schritt 3. Senden Sie den Fragebogen der Dokumenten-Checkliste.

Schritt 1. Überprüfen Sie, ob alle Checklisten erstellt wurden.

Um sicherzustellen, dass die Checklisten für alle Ihre Steuerkunden vor dem Versand bereitstehen, überprüfen Sie deren status Abschnitt „Konten ”. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Zeigen Sie die Spalte „Checkliste“ an: Gehen Sie zu „Kunden“ > „Konten“ und sehen Sie sich die Spalte „Checkliste“ an. Konten mit einer Checkliste werden mit einem Listen-Symbol angezeigt, während Konten ohne Checkliste leer bleiben.

• Verwenden Sie den Filter „Checkliste“: Gehen Sie zu „Kunden > Konten“, klicken Sie auf „Filter > Checkliste“ und wählen Sie entweder „Erstellt“ oder „Nicht erstellt“, um Konten basierend auf ihrem status anzuzeigen. So können Sie schnell erkennen, für welche Kunden noch Checklisten erstellt werden müssen.

Schritt 2. Aktivieren Sie die Dokumenten-Checkliste in der Fragebogen (optional).

Checklisten werden immer über Fragebogen bereitgestellt. Der Fragebogen einen vollständigen Fragebogen enthalten oder leer sein (nur Checkliste). Um eine Checkliste an eine Fragebogen anzuhängen , öffnen Sie die Vorlage und aktivieren Sie die Option „Checklisten anhängen ”.

Außerdem ist dies für das automatische Versenden von Checklisten unerlässlich .

Schritt 3. Senden Sie den Fragebogen der Dokumenten-Checkliste.

Wenn Sie alle Checklisten Ihrer Kunden vorbereitet haben, können Sie diese gesammelt versenden. To do :

1. Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu „Kunden“ und filtern Sie Ihre Kontenliste nach „Checkliste > Erstellt“. Auf diese Weise können Sie alle Konten identifizieren, für die eine Checkliste erstellt wurde.

2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Kunden, denen Sie die Checkliste senden möchten, und klicken Sie dann auf Fragebogen senden“.

3. Aktivieren Sie die Option „Checkliste anhängen“ oder wählen Sie die Vorlage mit dieser Option aus und senden Sie dann den Fragebogen.

Das passiert folgendermaßen:

• Wenn für das Konto eine Checkliste erstellt wurde: Der Kunde erhält ein einheitliches Aufnahmepaket.
• Wenn für das Konto keine Checkliste erstellt wurde: Der Kunde erhält nur einen Fragebogen. Sie können jedoch nach dem Senden Elemente zur Checkliste hinzufügen .

Was passiert, wenn ich eine leere Checkliste sende?

Wenn Sie versehentlich einen Fragebogen aktivierter Option „Checkliste anhängen” an Kunden senden, für die keine Checklisten erstellt wurden, erhalten diese nur den Fragebogen– der Checklistenbereich wird nicht angezeigt. Es wird jedoch eine leere Checkliste für sie erstellt.

Sie können diese Kunden identifizieren und bei Bedarf die Checkliste ausfüllen. To do :

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu „Organisatoren “.

2. Klicken Sie auf „Filter“.

3. Wählen Sie „Checkliste“, wenden Sie den logischen Operator „ist“ an und wählen Sie „Leer“. Dadurch werden Organisatoren mit Checklisten angezeigt, die zwar vorhanden sind, aber keine Elemente enthalten.

Organisatoren mit leeren Checklisten sehen in der Spalte „Checkliste“ das Symbol „Elemente hinzufügen “. Um Dokumente zu einer leeren Checkliste hinzuzufügen, klicken Sie auf „Elemente hinzufügen“. Daraufhin öffnet sich der Checklisten-Editor, in dem Sie die erforderlichen Dokumenttypen und Beschreibungen hinzufügen können. Sobald mindestens ein Element hinzugefügt wurde, wird die Checkliste für den Kunden im gesendeten Fragebogen angezeigt.

Ansicht des Kunden

Wenn Benachrichtigungen aktiviert sind , werden Kunden darüber informiert, dass sie einen Fragebogen erhalten haben Fragebogen der eine Checkliste, einen Fragebogen oder beides enthalten kann). Ihre Kunden können eine Checkliste auf verschiedene Weise anzeigen und bearbeiten:

• Über das Mandantenportal die mobile App: Klicken Sie auf die Benachrichtigung unter der Aufgabenliste oder auf den Link auf der Seite „Veranstalter “. 

• In der E-Mail-Benachrichtigung: Klicken Sie in der E-Mail auf Fragebogen ausfüllen.

Wie Kunden die Checkliste ausfüllen

Die Kunden erhalten die Checkliste zusammen mit dem Fragebogen betrachten sie als einheitliches Aufnahmepaket.

Das Paket umfasst drei Abschnitte:

1. Einleitung: Eine Erklärung, was der Kunde to do

2. Fragebogen: Fragen aus dem Fragebogen optional)

3. Dokumenten-Checkliste: Die Liste der erforderlichen Dokumente

Wenn beide Komponenten vorhanden sind, können Kunden sie in beliebiger Reihenfolge ausfüllen – es gibt keine vorgeschriebene Reihenfolge.

Kunden müssen Dokumente mit den Punkten auf der Checkliste abgleichen. Nach dem Abgleich wird der Punkt als erledigt markiert, und die Kanzlei kann den genauen Fortschritt einsehen.

Wenn ein Kunde ein Dokument nicht sofort bereitstellen kann, kann er den Grund dafür angeben und angeben, wann er bestätigen voraussichtlich bestätigen . Wenn Benachrichtigungen aktiviert sind , erhält der Kunde eine E-Mail-Erinnerung, die ihn daran erinnert, die Dokumente zum ausgewählten Datum hochzuladen, wodurch manuelle Nachfassaktionen reduziert werden.

Wenn sieFragebogen einer Checkliste bestätigen ,status derstatus von Ausstehend/In Bearbeitung zuAbgeschlossen,und Sie erhalten eine Benachrichtigung .

Um den versendeten Fragebogen einer Checkliste aus Kundensicht anzuzeigen, rufen Sie die schreibgeschützte Ansicht auf.  

Als Nächstes erfahren Sie, wie Sie mit der Checkliste arbeiten, sobald sie an den Kunden gesendet wurde.

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