Arbeiten mit der Checkliste für Eingangsdokumente

Nachdem Sie eine Checkliste gesendet haben, können Sie den Fortschritt des Kunden überwachen, bei Bedarf Änderungen vornehmen und sogar Dokumente im Namen des Kunden hochladen. Dieser Leitfaden enthält alles, was Sie über das Anzeigen, Bearbeiten, Ausfüllen und Verwalten von Dokumenten-Checklisten in TaxDome wissen müssen.

Sie haben noch keine Checkliste? Erfahren Sie, wie Sie eine erstellen und versenden können.

Checkliste für die Bearbeitung eines Dokuments

Sie können eine Checkliste sowohl vor als auch nach dem Versand an den Kunden bearbeiten – egal, ob Sie fehlende Punkte hinzufügen, nicht mehr relevante Punkte entfernen oder update die Beschreibung zur besseren Verständlichkeit anpassen möchten. So geht's:

• Aus dem Kundenprofil
• Aus dem Abschnitt „Organisatoren“ ( nur für gesendete Checklisten)

Aus dem Profil des Kunden

Sie können die Checkliste über das Profil des Kunden aufrufen. Gehen Sie zu „Dokumente“ > „Dokumente“ > „Checkliste“. Hier können Sie alle erforderlichen Änderungen vornehmen; diese werden automatisch gespeichert. Außerdem können Sie auf „Zur Checkliste gehen“ klicken, um die hochgeladenen Dokumente zu überprüfen.

Von den Veranstaltern

Im Abschnitt „Organisatoren“ werden nur gesendete Organisatoren mit Checklisten aufgelistet. So bearbeiten Sie diese:

1. Gehen Sie zum Abschnitt „Organisatoren “ oder zu „Kunden > Konten > Organisatoren“.

2. Wählen Sie den Fragebogen der Checkliste aus, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf den Fortschritt der Checkliste.

3. Klicken Sie auf „Checkliste bearbeiten“.

4. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor; diese werden automatisch gespeichert.

Checkliste löschen

Sie können die Dokumenten-Checkliste nicht separat löschen, aber Sie können Organizer mit der Checkliste archivieren und löschen .

Wenn Sie nicht möchten, dass Ihr Kunde die Checkliste erhält, entfernen Sie alle Elemente aus dem Inneren, während Sie die Checkliste bearbeiten. Klicken Sie To do die Schaltfläche „Alle löschen “.

status der Checkliste verfolgen

Überwachen Sie die Sichtbarkeit der Checkliste und den Fortschritt bei der Erledigung, um sicherzustellen, dass die Kunden auf Kurs bleiben.

Sichtbarkeit der Checkliste überwachen

Wenn Sie eine Checkliste bearbeiten , können Sie ihren aktuellen status der Seitenleiste einsehen. Die Beschriftung zeigt entweder „Für Kunden sichtbar“ oder „Für Kunden nicht sichtbar“ an und gibt damit an, ob der Kunde in seinem Portal auf die Checkliste zugreifen kann.

Fortschritt der Fertigstellung verfolgen

Verschaffen Sie sich einen schnellen Überblick darüber, wer auf Kurs ist und wer möglicherweise eine Erinnerung benötigt:

• Aus dem Abschnitt „Organisatoren“: Die Spalte „Checkliste“ zeigt an, wie viele Dokumente jeder Kunde hochgeladen hat. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Dokumentanzahl, um zu sehen, welche Elemente noch fehlen. Um nur Organisatoren mit Checklisten anzuzeigen, wenden Sie den Filter „Checkliste“ an.

• Aus dem Kundenprofil: Verfolgen Sie den individuellen Fortschritt in den Bereichen „Organizer “ und „Dokumente “.

Fehlende Dokumente anfordern (Beta)

Wenn Sie feststellen, dass der Kunde nicht alle erforderlichen Dokumente hochgeladen hat oder zusätzliche Unterlagen benötigt, können Sie diese schnell anfordern:

• Aus der Checkliste
• Aus der neuen Mandantenanfrage

Aus der Checkliste

1. Suchen Sie die Checkliste, für die Sie fehlende Dokumente anfordern möchten.

2. Öffnen Sie die Checkliste im Editor aus den Unterabschnitten „Organisatoren “ oder „Kunden > Konten > Dokumente oder Organisatoren “.

3. Fügen Sie bei Bedarf neue Elemente hinzu.

4. Klicken Sie auf „Fehlende Dokumente anfordern“.

5. TaxDome erstellt TaxDome eine neue Mandantenanfrage :

   a) der vorab ausgefüllte Kontoname

   b) der Titel „Fehlende Dokumente hochladen“

   c) die Liste aller unvollständigen Checklistenelemente als Upload-Felder

6. Überprüfen Sie alles und klicken Sie auf „Senden“.

Aus der Mandantenanfrage

1. Erstellen Sie die Mandantenanfrage die Schaltfläche „Neu“ oder über das Konto des Kunden.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Aus Checkliste hinzufügen ”. Fehlende Elemente werden automatisch zur Anfrage hinzugefügt.

3. Überprüfen Sie alles und klicken Sie auf „Senden“.

Ansicht des Kunden

Kunden sehen die Anfrage in ihrer Aufgabenliste und im Abschnitt „Anfragen “. Sie können das Dokument hochladen oder einen Grund für das Fehlen auswählen.

Anfragen verfolgen

When clients upload documents through the request, files are automatically mapped to the corresponding checklist items. You’ll receive an Inbox+ notification when the request is completed.

Alle Anfragen des Kunden werden im Abschnitt „Anfragen“ des Kundenkontos gespeichert. Innerhalb der Anfrage für fehlende Dokumente befindet sich die Bezeichnung „Checklistenelement“. Bewegen Sie den Mauszeiger darüber und klicken Sie auf den Link „Zur Checkliste“, um direkt zur zugehörigen Checkliste zu gelangen.

Füllen Sie die Dokumenten-Checkliste für den Kunden aus.

Wenn Sie Dokumente hochladen und die Checkliste für den Kunden ausfüllen möchten – beispielsweise wenn Sie Dokumente per E-Mail erhalten, bei einem persönlichen Treffen oder wenn Sie in seinem Auftrag Dinge erledigen –, können Sie dies wie folgt tun:

1. Gehen Sie zum Abschnitt „Organisatoren “ oder zu „Kunden > Konten > Organisatoren“.

2. Wählen Sie den Fragebogen der Checkliste aus, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf den Fortschritt der Checkliste.

3. Klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie „Antworten ändern“.

4. Gehen Sie zur Seite „Dokumenten-Checkliste “.

5. Klicken Sie auf „Dateien durchsuchen“, um Dokumente hochzuladen, oder wählen Sie „Aus Uploads auswählen“, wenn die Dokumente bereits hochgeladen sind.

6. Ordnen Sie dann die Dateien in der Tabelle mithilfe eines Dropdown-Menüs zu. Der Einfachheit halber sind die Dokumente nach Kategorien geordnet.

Wenn ein Kunde Dokumente über Fragebogenhochgeladen hat, diese aber nicht in der Dokumenten-Checkliste abgeglichen hat, werden diese Dateien automatisch ebenfalls in der Checkliste angezeigt, und Sie können sie manuell abgleichen.

Senden Sie Dokumente aus der Checkliste an Juno

Sobald Kunden ihre Steuerunterlagen über die Checkliste hochgeladen haben, können Sie diese direkt an Juno senden , wo sie automatisch extrahiert und verarbeitet werden . Dadurch entfällt die manuelle Dateneingabe in Ihre Steuersoftware.

Um Dokumente an Juno zu senden:

1. Gehen Sie zu „Kunden“ > „Konten“ > „Dokumente“ > „Checkliste“.

2. Klicken Sie oben rechts auf „An Juno senden “.

3. Wählen Sie den Steuerzahlerkontakt aus.

4. Wählen Sie die Dokumente aus, die Sie senden möchten, und klicken Sie auf „Dokumente senden“.

Die Dokumente müssen den Anforderungen von Juno entsprechen (unterstützte Dateiformate und weniger als 50 MB). Wenn ein Dokument die Validierung nicht besteht, wird eine Meldung angezeigt, in der das Problem erläutert wird.

Verfolgen Sie den status in der Juno -Spalte – Sie sehen, wann Dokumente versendet, verarbeitet oder zugestellt werden.

Filter clients and organizers by checklist status

Sie können Konten und Organisatoren nach status der Checkliste filtern, status den Fortschritt der Kunden zu verfolgen und fehlende oder leere Checklisten schnell zu identifizieren und zu beheben. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie Organisatoren über pipelinesversenden – filtern Sie Konten vor dem Versand, um eine korrekte Einrichtung sicherzustellen, und filtern Sie Organisatoren nach dem Versand, um eventuelle Probleme zu erkennen.

Um nach status zu filtern:

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu „Kunden > Konten “ oder „Organisatoren “.

2. Klicken Sie auf „Filter“.

3. Wählen Sie „Checkliste“ und dann:

   • Wählen Sie für Konten die Filteroption:

     • Nicht erstellt: Checkliste fehlt oder ist leer (keine Elemente hinzugefügt).
     • Erstellt: Checkliste existiert und enthält mindestens einen Punkt.

   • Für Organisatoren wenden Sie den logischen Operator „ist“ oder „ist nicht“ an und wählen Sie die Filteroption:

     • Mit Elementen: Die Checkliste existiert und enthält mindestens ein Element.
     • Leer: Die Checkliste existiert, enthält jedoch keine Elemente.
     • Nicht beigefügt: Dem Fragebogen ist keine Checkliste beigefügt.

Sie können den Checklistenfilter mit anderen Filtern kombinieren und als Voreinstellungen speichern, um später schnell darauf zugreifen zu können. Weitere Informationen zu Ein-Klick-Filtern finden Sie im entsprechenden Artikel .