CRM (Einfach): Import einer CSV-Datei mit Steuerzahler und Ehepartner in einer Zeile

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Wenn Sie Ihre Kundendaten aus einer anderen Software exportieren, kann es vorkommen, dass ein Steuerpflichtiger und sein Ehepartner sowie alle persönlichen Daten in derselben Zeile der CSV-Datei stehen. Verschwenden Sie keine Zeit mit dem Kopieren und Einfügen von Daten zwischen den Zeilen, sondern führen Sie das Importtool zweimal aus. Das ist viel schneller. 

So geht's:

Schritt 1. Exportieren Sie Ihre Kundendaten in eine CSV-Datei

Denken Sie beim Importieren Ihrer Daten daran, dass es einen Unterschied zwischen Konten und Kontakten gibt. Konten sind die Einheiten, für die Sie arbeiten und Rechnungen schreiben, sei es ein Unternehmen (nicht-persönliches Konto) oder eine Einzelperson (persönliches Konto). Kontakte sind die Personen, mit denen Sie interagieren: ihr Vorname, ihr Nachname und ihre persönlichen Daten, wie z. B. eine E-Mail-Adresse, die sie benötigen, um sich bei TaxDome anzumelden. Jedem Konto auf TaxDome sind ein oder mehrere Kontakte - oder Benutzer des Kontos - zugeordnet.

Eine ausführliche Anleitung zum Export Ihrer Kundendaten aus einigen der am häufigsten verwendeten Steuersoftwareprogrammen finden Sie hier.

Bei Ehepaaren, die gemeinsam einen Antrag stellen und beide Zugang zum Portal benötigen, richten Sie ein Konto ein und verknüpfen dann die Kontakte jedes Ehepartners damit. (Weitere Informationen über die Einrichtung verschiedener Kontotypen finden Sie hier).

So könnte eine CSV-Datei mit beiden Ehegatten in einer Zeile aussehen:

Schritt 2. Importieren Sie die Kontakte der Steuerzahler aus der CSV-Datei in TaxDome

Nachdem Sie Ihre Kundendaten in eine CSV-Datei exportiert haben, können Sie Ihre Kontaktdaten in TaxDome importieren. Dabei importieren Sie zunächst die Kontakte der Steuerzahler und anschließend die Kontakte der Ehepartner separat.

Gehen Sie wie folgt vor, um die Steuerzahlerkontakte zu importieren:

1. Hochladen der CSV-Datei

Gehen Sie zu Kunden > Konten und klicken Sie auf Importieren (Sie können die Schaltfläche Importieren auch über die Registerkarte Kontakte erreichen).

Ziehen Sie die CSV-Datei per Drag-and-Drop oder klicken Sie auf Durchsuchen , um sie auf Ihrem Desktop zu suchen und auf diese Weise hochzuladen.

2. Konten erstellen, kennzeichnen und Portalzugang hinzufügen

Erstellen Sie zunächst Familienkonten für alle Ehegatten.

Kontoname zuordnen: Wählen Sie den Namen der Spaltenüberschrift in Ihrer Kalkulationstabelle, der dem Kontonamen auf TaxDome entspricht. Wenn die Spaltenüberschrift in Ihrer Kalkulationstabelle " Kontoname" lautet, wird sie automatisch dem Feld TaxDome "Kontoname" zugeordnet, da sie denselben Namen haben. 

Markierungen zuweisen: Wenn Sie den importierten Konten Markierungen zuweisen möchten, blättern Sie nach unten zur Spalte Kontobeschriftungen CSV (falls Sie eine solche Spalte in Ihrer Kalkulationstabelle haben) und wählen Sie im Dropdown-Menü Aktion die Option Feld synchronisieren und dann Tags in der Spalte TaxDome Spalte.

Verknüpfte Kontakte: Entscheiden Sie, ob jeder Steuerzahler Zugang zum Portal haben, Benachrichtigungen erhalten und seine E-Mails synchronisiert haben soll. Hier erfahren Sie mehr über den Portalzugang.

3. Importieren Sie die Kontakte des Steuerpflichtigen: Ordnen Sie die Spalten zu TaxDome

Importieren Sie die Kontakte des Steuerpflichtigen, und bearbeiten Sie dann die Kontakte des Ehepartners separat.

Ordnen Sie jedes Kontaktdetail des Steuerzahlers dem entsprechenden TaxDome Feld zu , indem Sie im Dropdown-Menü Aktion die Option Feld synchronisieren wählen. Wählen Sie die entsprechende Eigenschaft im TaxDome Dropdown-Menü aus: zum Beispiel Vorname, Telefon, E-Mail und Stadt. 

Ordnen Sie die Kontaktdaten des Ehepartners nicht zu; lassen Sie stattdessen im Feld Aktion die Option Ignorieren ausgewählt.

Wenn Sie die Zuordnung abgeschlossen haben, klicken Sie auf Weiter. Damit wird der Importvorgang nicht gestartet. Sie können immer noch zu diesem Schritt zurückkehren, wenn Sie Fehler gemacht haben.

4. Überprüfen Sie die Mapping-Ergebnisse und schließen Sie den Importvorgang ab.

Die Kartierungsergebnisse werden Ihnen angezeigt:

  • Die Kontakte, die erstellt werden sollen, einschließlich aller Details wie Namen und E-Mail-Adressen.
  • Die Konten, die erstellt werden, einschließlich der mit ihnen verbundenen Kontakte.

Wenn alles gut aussieht, klicken Sie auf Import starten. Wenn nicht, gehen Sie zurück und korrigieren Sie alles, was Sie brauchen.

Sie können die Seite verlassen; der Vorgang läuft von selbst weiter. Sobald der Import abgeschlossen ist, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung. 

Auf TaxDome finden Sie nun Folgendes:

  • Alle Ihre Kontakte als Steuerzahler.
  • Alle Konten, mit denen diese Steuerzahlerkontakte verknüpft sind.

Schritt 3. Importieren Sie die Kontakte des Ehepartners aus der CSV-Datei in TaxDome

Jetzt fügen Sie die Kontakte des Ehepartners zu TaxDome hinzu. Dazu müssen Sie das Import-Tool ein zweites Mal ausführen und dieselbe CSV-Datei auswählen. Dieses Mal ordnen Sie jedoch die Kontaktdaten des Ehepartners in TaxDomeund wiederholen Sie den gleichen Vorgang wie bei den Kontakten der Steuerzahler.

1. Kontoname zuordnen: Wählen Sie den Namen der Spaltenüberschrift aus Ihrer Kalkulationstabelle, der der Eigenschaft Kontoname auf TaxDome entspricht. Sie haben diese Konten bereits erstellt und es werden keine neuen Konten erstellt. Sie verknüpfen lediglich die Kontakte der Ehepartner mit ihren Konten und geben ihnen Zugang zum Portal.

2. Verknüpfte Kontakte: Entscheiden Sie, ob jeder Ehepartner Zugang zum Portal haben, Benachrichtigungen erhalten und seine E-Mails synchronisiert haben muss, damit Sie alle seine TaxDome E-Mails sehen können. 

3. Importieren Sie die Kontakte des Ehepartners: Ordnen Sie jedes Kontaktdetail des Ehepartners dem entsprechenden TaxDome Feld zu, , indem Sie Feld synchronisieren aus dem Dropdown-Menü Aktion wählen. Wählen Sie das TaxDome Feld im Dropdown-Menü aus: zum Beispiel Vorname, Telefon, E-Mail und Ort. Ordnen Sie die Details der Steuerzahlerkontakte nicht zu; lassen Sie Ignorieren im Feld Aktion ausgewählt.

4. Überprüfen Sie die Zuordnungsergebnisse und schließen Sie den Importvorgang wie zuvor ab.

Jetzt sind die Kontakte von Steuerzahlern und Ehepartnern mit ihren gemeinsamen Familienkonten verknüpft:

👋 Wir können helfen! Sollten Sie während des Importvorgangs auf Schwierigkeiten stoßen, steht Ihnen unser Team jederzeit gerne zur Verfügung! Um Unterstützung bei einem Import anzufordern, füllen Sie das Formular TaxDome Importhilfe aus.

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