Benutzerdefinierte Auftrag verwenden: Anleitung

Wenn Sie an einem Auftrag arbeiten, müssen Sie möglicherweise anzeigen, dass er sich verzögert oder auf Kundeninput wartet. Hier kommen benutzerdefinierte Auftrag ins Spiel. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie diese verwenden können, um Ihrem Team den aktuellen Status Auftragklar zu kommunizieren.

Make sure you have custom statuses created for a pipeline. Otherwise, follow creation guide first.

Schritt 1. Ändern Sie denstatus einen benutzerdefinierten Status.

Das Ändern der Auftrag status in eine benutzerdefinierte Version erfolgt immer manuell. To do it:

1. Öffnen Sie die Auftrag . Klicken Sie auf den status dem AbschnittAuftrag ”.

2. Wählen Sie einen benutzerdefinierten status aus.

3. Wählen Sie in der Seitenleiste die status aus, die Sie auslösen möchten. Beispiel:

• Um Verlängerungen von Einreichungsfristen zu bearbeiten, wenden Sie einen benutzerdefinierten status „Verlängerung erforderlich“ an und verwenden Sie die Automatisierung Anweisungen zur Einreichung.
• Um fehlende Kundeninformationen zu behandeln, verwenden Sie einen status „Fehlende Informationen“ mit der Automatisierung Mandantenanfrage senden“, in der Automatisierung , was der Kunde bereitstellen muss.

Klicken Sie dann auf status ändern“. 

4. Die von Automatisierung erstellten verknüpften Elemente werden Automatisierung einem farbcodierten Bereich auf der rechten Seite der Auftrag angezeigt. Um vorhandene Elemente manuell zu verknüpfen oder neue hinzuzufügen, klicken Sie innerhalb des farbcodierten Bereichs der Auftrag auf„Verknüpfen“ oder„Neu hinzufügen “.

   

Entitäten, die mit demstatus Auftrag verknüpft sind,status ebenfalls im Abschnitt „Verknüpft“ der Auftrag angezeigt. In der Spalte „Automatische Verschiebung“ sind sie mit dem Uhrensymbol gekennzeichnet, was bedeutet, dass sie sich auf die status zu „Aktiv“ auswirken.

Schritt 2. Benutzerdefinierten status

In der Regel werden Aufträge benutzerdefinierten Status status „Aktiv“ verschoben, status alle Blockaden behoben sind. Wenn der Auftrag jedoch storniert wurde oder die Arbeit an den Kunden geliefert wurde,status derstatus in „Abgeschlossen“ oder „Archiviert“ geändert werden.

Auf „Aktiv“ ändern

Wenn alle Blockierungen beseitigt sind, versetzen Sie den Auftrag wieder in den status "Aktiv". Dies kann manuell oder durch Ausfüllen der verknüpften Elemente im Zusammenhang mit benutzerdefinierten status erfolgen.

• Automatically: If the job status had automations that created linked action items or you manually linked them to it, they need to be completed for the job to become Active again. For example, if you linked a client request to the Missing docs status, when your client provides the information (like a missing K-1), the job status automatically changes to Active. The same can be done for firm requirements with firm tasks, invoices, etc. Any linked item can serve as a trigger for the job to return to the active status, automatically, removing the need for extra stages in your pipeline.

• Manuell: Wenn derstatus keine verknüpften Aktionselementestatus , müssen Sie nur auf denstatus klickenstatus „Aktiv“ auswählen, um ihn wieder zu aktivieren. Wenn derstatus verknüpfte Aktionselementestatus , können Sie dies ebenfalls tun, müssen dann aber, wie beim Verschieben Aufträge unvollendeten verknüpften Elementen in Stufe andere Stufe, auswählen, was mit den verknüpften Elementen geschehen soll.

Once the job returns to Active status, it moves through the pipeline within the common flow.

Änderung zu „Abgeschlossen“ oder „Archiviert“

When the work is delivered to the client, click the job status on the job card and select Completed. The job stays in the pipeline but is excluded from overdue counts.

Once you are ready to clear it from the pipeline entirely — for example, when all post-work is done or the job was canceled — click the job status and select Archived. The job will be removed from the kanban view but remains accessible at any time.

Sie können es auf der Registerkarte „Archiviert“ auf der Seite Workflow Aufträge überprüfen oder wiederherstellen .

Aufträge mit benutzerdefinierten Status anzeigen

Aufträge in benutzerdefinierten Zuständen können leicht von aktiven Zuständen unterschieden werden. 

• In der Auftrag : Gehen Sie zu Workflow Aufträgeund überprüfen Sie denstatus der Auftrag status . Wenn die Spalte nicht angezeigt wird, klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol und aktivieren Sie sie. Der status mit dem zugewiesen und der Farbe (falls konfiguriert) angezeigt. Hier können Sie Aufträge status sortieren status nach dem status filtern. Auf diese Weise können Sie alle Aufträge demselben status verschiedenen pipelines leicht erkennen. Beachten Sie jedoch, dass dafürstatus genau übereinstimmen müssen, einschließlich der Groß- und Kleinschreibung.

• In the pipeline kanban view: custom job statuses are color-coded so that you can always clearly see where you have blockers inside the particular pipeline. Here, you can filter jobs by the status name. However, if you apply filtering by status in one pipeline from the kanban view and then switch to another pipeline, you’ll need to apply filtering again, as it will be reset.