Vorlagen für wiederkehrende Rechnung erstellen & anwenden

wiederkehrende Rechnung Vorlagen sind eine gute Möglichkeit, Ihre Rechnungsstellung zu vereinfachen und zu optimieren. Durch die Einrichtung einer wiederkehrende Rechnung können Sie den Rechnungsstellungsprozess für regelmäßige Abonnementzahlungen mit Zahlungsautorisierung automatisieren und so Zeit und Mühe sparen. Außerdem sorgen wiederkehrende Rechnungen für Konsistenz und Einheitlichkeit bei allen Kundenkontakten und verringern das Risiko von Fehlern und Verwirrung. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie sie erstellen können.

Laufende Arbeiten

Sie können wiederkehrende Rechnung auch für Automatisierungen verwenden.

wiederkehrende Rechnung erstellen

wiederkehrende Rechnung für wiederkehrende Rechnung kann von einem Firmeninhaber, Administrator oder Teammitglied mit Zugriffsrechten zum Verwalten von Vorlagen

Um eine wiederkehrende Rechnung zu erstellen, gehen Sie in der linken Menüleiste zu „Vorlagen“ > „Firmenvorlagen“ und dann zu „Wiederkehrende Rechnungen“. Klicken Sie anschließend auf „Vorlage erstellen“.

Das Fenster wiederkehrende Rechnung erstellen“ kann in zwei Teile unterteilt werden:

• Der erste Teil enthält die Einstellungen für die Wiederholung, die Zahlungsmethode und die Metadaten, die die Vorlage und die Rechnung beschreiben. 
• Der zweite Teil enthält die Einstellungen für die Zahlungsautorisierung, die Einstellungen für die Integration von QuickBooks sowie Angaben zu den Leistungen und dem Betrag. Weitere Informationen finden Sie in den Beschreibungen unten. 

Im ersten Teil haben Sie die folgenden Möglichkeiten:

1. Name der Vorlage: Dieser wird angezeigt, wenn Sie die Vorlage auswählen.

2, 3. Startdatum: Dies ist der Zeitpunkt, zu dem die erste Rechnung nach Vereinbarung der Wiederholung an den Kunden gesendet wird. Dies kann bei Annahme (nur bei wiederkehrenden Rechnungen mit Zahlungsautorisierung) oder zu einem bestimmten Datum erfolgen. WennSie „Bestimmtes Datum“ auswählen, müssen Sie dieses unter„Datum der ersten Rechnung“ auswählen.

4, 5. Wiederholung(en): Geben Sie ein, wie viele Rechnungen Sie versenden möchten, und wählen Sie ein Zeitintervall zwischen den einzelnen Rechnungen aus.

6. Teammitglied: Wählen Sie das Teammitglied aus, das die Zahlungen erhalten soll (standardmäßig erhält die Person, die die Rechnung erstellt, diese auch).

7. Name: wiederkehrende Rechnung (z. B. Buchhaltung 2023 oder Finanzplanung 2024). Der Kunde sieht ihn nur bei wiederkehrenden Rechnungen mit Zahlungsermächtigung.

8. Beschreibung: Fügen Sie eine optionale Beschreibung hinzu, in der Sie darlegen, was in der Rechnung enthalten ist. Sie können dazu Konto-Shortcodes verwenden shortcodes basierend auf benutzerdefinierten Feldern und Datums-Shortcodes shortcodes. Hier finden Sie weitere Informationen zu shortcodes .

9. Zahlungsmethode: Hier legen Sie fest, wie Ihre Rechnungen bezahlt werden sollen (entweder per Kreditkarte, Lastschrift oder beides). Wir unterstützen eine Reihe von Zahlungsmethoden . Wenn der Standard-Zahlungsanbieter deaktiviert ist, wird die Zahlungsmethode für alle wiederkehrende Rechnung auf Kreditkarteumgestellt.

Im zweiten Teil haben Sie die folgenden Möglichkeiten:

1. Zahlungsautorisierung: Wählen Sie eine der folgenden Optionen:

   • Automatische Zahlung: Nachdem der Kunde die wiederkehrende Rechnung akzeptiert hat, werden Rechnungen gemäß Ihrem Zeitplan ausgestellt und die Karte/das Bankkonto des Kunden automatisch belastet. Diese Option ist für TaxDome verfügbar (Stripe) verfügbar.

   • Manuelle Zahlung: Rechnungen werden gemäß Ihrem Zeitplan ausgestellt und an den Kunden gesendet, müssen jedoch jedes Mal manuell bezahlt werden.

2. Rechnung per E-Mail an Kunden senden: Diese Nachricht ersetzt den Standardtext in der E-Mail-Benachrichtigung des Systems, die zusammen mit der Rechnung versendet wird. Nach dem Absenden der Anfrage haben Sie keinen Zugriff mehr auf die E-Mail. Sie können auch Konto-Shortcodes verwenden  shortcodes  basierend auf benutzerdefinierten Feldern und Datums-Shortcodes shortcodesverwenden. 

3.QuickBooks : Wählen Sieden Standortunddie Klassefür die Rechnung aus, die an QuickBooks gesendet werden soll. Kunden sehen dieses Feld nicht. Beachten Sie, dass der AbschnittQuickBooks nur angezeigt wird, wenn Sie ihn in QuickBooks aktivieren. Gehen Sie zu„Konto und Einstellungen“ > „Erweitert“ > „Kategorien“und aktivieren Sie die Standort- und/oder Klassenverfolgung.

4.Einzelposten: Im Abschnitt„Einzelposten“können Sie:

• Einzelposten hinzufügen: Klicken Sieauf „Einzelposten“ und wählen Sie dann entweder einen bestehenden Service aus oder erstellen Sie einen neuen. Füllen Sie das Feld„Preis“aus, legen Sie die Anzahl der Services und die Steuer fest (weitere Informationen zu Steuersätzen in Rechnungen finden Sie hier ) und geben Sie eineBeschreibungein (optional). Wählen Siedie Klasseaus, die an QuickBooks gesendet werden soll QuickBooks Kunden sehen dieses Feld nicht).

• Rabatte anwenden: Um eine Rabattposition hinzuzufügen, klicken Sie auf Rabatt, und füllen Sie dann das Feld Satz aus. 

• Verwalten Sie Positionen: Klicken Sie auf das Mülleimersymbol, um eine Position zu löschen. Klicken Sie auf die drei Punkte, um eine Position zu bearbeiten, zu duplizieren, zu löschen oder einen neuen Dienst daraus zu erstellen.

• Einstellungen anpassen: Klicken Sie auf„Einstellungen“, um festzulegen, welche Spalten in Ihrer Rechnung angezeigt werden sollen.  Wenn die Felder„Beschreibung“und„Leistungsdatum“leer sind und Sie sie nicht ausgeblendet haben, werden sie automatisch aus der Rechnung ausgeblendet. Für die Spalten„Preise & Menge“und„Steuer“gilt eine andere Logik: Sie sollten sie inden Einstellungenausblenden, damit sie nicht in der Rechnung angezeigt werden, auch wenn der Wert auf 0 gesetzt ist. 

5,8. Im Abschnitt „Zusammenfassung“ sehen Sie:

• Zwischensumme: Dies ist die Summe der Beträge für die erbrachten Dienstleistungen vor Steuern. Sie können sie bearbeiten, wenn Sie noch keine Einzelposten haben. Nachdem Sie sie hinzugefügt haben, wird sie automatisch berechnet und kann nicht mehr geändert werden.

• Steuer-/MwSt./GST-Satz: Wenn Sie keine Einzelposten haben, können Sie den Satz bearbeiten. Wenn Sie Einzelposten haben, müssen Sie die Spalte „Steuer“ für die Einzelposten aktivieren, um den Steuersatz zu bearbeiten (weitere Informationen finden Sie unter Umsatzsteuer ) .

• Steuer-/MwSt.-/GST-Betrag: Wird automatisch aus der Zwischensumme × Steuersatz berechnet. Sowohl der Steuerprozentsatz als auch der Steuerbetrag werden in diesem Abschnitt angezeigt.

• Gesamt: Wird automatisch aus Zwischensumme + Steuerbetrag berechnet.

  Zusätzlich können Sie am Ende, nach dem Abschnitt„Zahlungsplan“, die Haupteinstellungen der wiederkehrende Rechnung überprüfen: die Anzahl der erwarteten Zahlungen, den jeweiligen Betrag und den Gesamtbetrag.

6. Hinweis für den Kunden: Sie könneneinen Hinweis für den Kundenhinzufügen und diesen mithilfe von shortcodes. Dabei kann es sich entweder um eine Notiz mit den Zahlungsdetails oder einfach um eine Nachricht handeln. Diese Notiz wird im Mandantenportal in der PDF angezeigt.

7.Zahlungsplan: Überprüfen Sie die Termine, an denen die einzelnen Rechnungen versandt werden. 

wiederkehrende Rechnung anwenden

wiederkehrende Rechnung können sowohl beim Erstellen wiederkehrender Rechnungen als auch beim Erstellen von Angeboten verwendet werden.

So geht's:

1. Erstellen Sie eine neue Rechnung oder fügen Sie eine Rechnung zum Vorschlag hinzu.

2. Setzen Sie denRechnungs-Typauf„Wiederkehrend“.

3. Klicken Sie auf die Liste der Rechnungsvorlagen, um sie zu erweitern, wählen Sie dann eine Vorlage aus und fahren Sie mit der Einrichtung der wiederkehrende Rechnung fort. Sie können nun Änderungen am Betrag, Steuersatz usw. vornehmen.

Hinweis

Änderungen, die Sie an Rechnungen vornehmen, haben keinen Einfluss auf die Vorlage, die zur Erstellung der Rechnung verwendet wurde.

wiederkehrende Rechnung bearbeiten

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Änderungen an einer Vorlage wiederkehrende Rechnung vorzunehmen:

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu „Vorlagen“ > „Firmenvorlagen“ und wählen Sie „Wiederkehrende Rechnungen“ aus. Klicken Sie anschließend in der Liste auf den Namen wiederkehrende Rechnung “.

2. Nehmen Sie Änderungen an der wiederkehrende Rechnung vor und klicken Sie dann auf „Speichern und beenden“.

Duplizieren Sie wiederkehrende Rechnung

Um eine neue wiederkehrende Rechnung aus einer bestehenden Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der wiederkehrende Rechnung und wählen Sie dann „Duplizieren“ aus dem Dropdown-Menü. Die Kopie wiederkehrende Rechnung wird mit einem Suffix gespeichert (z. B. Formular1040 (2)).

wiederkehrende Rechnung löschen

Um eine wiederkehrende Rechnung vollständig zu entfernen, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen wiederkehrende Rechnung , wählen Sie im Dropdown-Menü die Option „Löschen“ aus und klicken Sie zur Bestätigung erneut auf „Löschen “.

Ihre Vorlagenliste für wiederkehrende Rechnungen

TaxDome Sie Ihre wiederkehrende Rechnung ganz einfach nachverfolgen, sodass Sie sie immer schnell und einfach finden können. Um einen Überblick über Ihre wiederkehrende Rechnung zu erhalten, gehen Sie in der linken Menüleiste auf Vorlagen > Firmenvorlagenund dann aufWiederkehrende Rechnungen.

Die Seite„Wiederkehrende Rechnungen“ ist vollständig anpassbar. Hier können Sie Spalten für folgende Angaben einrichten:

• Name: Dies wird angezeigt, wenn Sie die Vorlage auswählen.

• Beschreibung:Die Beschreibung, die angibt, was in der Rechnung enthalten ist.

• Zahlungsermächtigung: ob die Zahlungen automatisch verarbeitet werden sollen oder nicht.

• Steuerelemente: ob Steuerelemente angezeigt werden sollen, um das Dropdown-Menü mit den Optionen Bearbeiten, Duplizieren und Löschen zu öffnen.

Die gesamte Liste wiederkehrende Rechnung steht Firmeninhabern und Administratoren sowie allen Teammitgliedern mit Zugriffsrechten zum Verwalten von Vorlagen zur Verfügung. Andernfalls ist diese Seite nicht verfügbar.

wiederkehrende Rechnung für wiederkehrende Rechnung anpassen

Sie können Ihre Liste wiederkehrende Rechnung auf verschiedene Weise anpassen. Die Spaltennamen sind beim Scrollen jederzeit sichtbar. Sie können auch auf den Aufwärts-/Abwärtspfeil neben der Überschrift der Spalte klicken, die Sie sortieren möchten.

Sie können die Größe der Spalten nach Belieben ändern, sie aktivieren, deaktivieren und verschieben. Um die Größe der Spalten anzupassen, klicken Sie auf die Trennlinie zwischen den Spaltennamen, halten Sie die Maustaste gedrückt und verschieben Sie die Trennlinie mit der Maus.

Um die Spalten festzulegen, die im Abschnitt mit der Liste der Vorlagen für wiederkehrende Rechnungen angezeigt werden sollen, klicken Sie auf das Zahnradsymbol oben rechts in der Tabelle.

Sie können beliebige Spalten aktivieren, deaktivieren oder verschieben. Nach dem Klickenauf „Übernehmen“ wird die Tabelle mit den neuen Spalten neu aufgebaut. Durch Klicken auf „Zurücksetzen“werden alle Spalten angezeigt.

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