Wiederkehrende Rechnungen (Basic): Vorlagen erstellen und anwenden
Vorlagen für wiederkehrende Rechnungen sind eine großartige Möglichkeit, Ihre Fakturierungsverfahren zu vereinfachen und zu optimieren. Durch die Einrichtung einer wiederkehrenden Rechnung können Sie den Abrechnungsprozess für regelmäßige Abonnementzahlungen mit Zahlungsautorisierung automatisieren und so Zeit und Mühe sparen. Außerdem sorgen wiederkehrende Rechnungen für Konsistenz und Einheitlichkeit bei allen Kundenkontakten und verringern so das Risiko von Fehlern und Unklarheiten. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie sie erstellen können.
Demnächst verfügbar! Sie werden auch wiederkehrende Rechnungsvorlagen für Automatisierungen verwenden können.
Hier abgedeckt:
- Vorlagen für wiederkehrende Rechnungen erstellen
- Anwendung von Vorlagen für wiederkehrende Rechnungen
- Bearbeitung von Vorlagen für wiederkehrende Rechnungen
- Duplizieren von Vorlagen für wiederkehrende Rechnungen
- Löschen von Vorlagen für wiederkehrende Rechnungen
- Ihre Vorlagenliste für wiederkehrende Rechnungen
Vorlagen für wiederkehrende Rechnungen erstellen
Eine Vorlage für wiederkehrende Rechnungen kann von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem Teammitglied mit Zugriffsrechten zur Vorlagen zu verwalten.
Um eine Vorlage für wiederkehrende Rechnungen zu erstellen, gehen Sie in der linken Menüleiste auf Vorlagen >Firmenvorlagen und dann auf Wiederkehrende Rechnungen. Klicken Sie anschließend auf Vorlage erstellen.
Im Folgenden erfahren Sie mehr über alle Optionen (1-18), die Ihnen im Fenster Vorlage für wiederkehrende Rechnungen erstellen zur Verfügung stehen:
1. Name der Vorlage: Dies wird bei der Auswahl der Vorlage angezeigt.
2. Wählen Sie eine Zahlungsmethode: Auf diese Weise sollen Ihre Rechnungen bezahlt werden (entweder per Kreditkarte, per Bankeinzug oder mit beiden). Wir unterstützen eine Reihe von Zahlungsarten. Wenn der Standardzahlungsanbieter deaktiviert ist, wird die Zahlungsmethode für alle wiederkehrenden Rechnungsvorlagen auf Kreditkarte umgestellt.
3, 4. Beginnt am: Dies ist der Zeitpunkt, an dem die erste Rechnung an den Kunden gesendet wird, nachdem er der wiederkehrenden Zahlung zugestimmt hat. Dies kann bei Annahme (für wiederkehrende Rechnungen mit Zahlungsermächtigung) oder an einem bestimmten Datum sein. Wenn ein bestimmtes Datum gewählt wird, müssen Sie es unter dem Datum der ersten Rechnung auswählen.
5, 6. Wiederholung(en): Hier können Sie den Wiederholungszeitraum für die Rechnung auswählen und die Anzahl der Rechnungen festlegen, die im Rahmen der wiederkehrenden Rechnung versendet werden sollen.
7. Teammitglied: Wählen Sie das Teammitglied aus, das die Zahlungen erhalten soll (standardmäßig erhält die Person, die die Rechnung erstellt hat, die Zahlungen).
8. Name: Der Name der wiederkehrenden Rechnung (z. B. Buchhaltung 2023 oder Finanzplanung 2024). Der Kunde sieht ihn nur bei wiederkehrenden Rechnungen mit Zahlungsberechtigung.
9. Beschreibung: Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, aus der hervorgeht, was in der Rechnung enthalten ist (optional).
10. Add shortcode: Include dynamic data to individualize your invoices. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here's more on shortcodes.
- Automatic payment: after the client accepts the recurring invoice terms, invoices will be issued according to your schedule and the client's card/bank account will be charged automatically. Available for Stripe only.
- Manuelle Bezahlung der Rechnung: Die Rechnungen werden nach Ihrem Zeitplan ausgestellt und an den Kunden geschickt, der sie jedoch jedes Mal manuell bezahlen muss.
Lesen Sie hier mehr über Zahlungsautorisierungsarten.
12. Rechnung per E-Mail an den Kunden senden: Schalten Sie diese Option ein und fügen Sie eine benutzerdefinierte Nachricht hinzu, wenn Sie möchten, dass der Kunde per E-Mail über eine wiederkehrende Rechnung mit automatischer Zahlung benachrichtigt wird. Andernfalls erhalten sie nur eine Benachrichtigung in ihrem Portal.
13. QuickBooks-Einstellungen: Wählen Sie den Ort, an den die Rechnung an QuickBooks gesendet werden soll. Die Kunden sehen dieses Feld nicht.
14. Einzelposten: Führen Sie die erbrachten Leistungen in jeder Rechnung der Wiederholung auf und geben Sie etwaige Rabatte an.
- Position: Klicken Sie auf Position und wählen Sie dann entweder eine bestehende Leistung aus oder erstellen Sie eine neue. Füllen Sie das Feld Satz aus, legen Sie die Menge für jede Leistung und den Steuersatz fest (mehr zu Steuersätzen) und fügen Sie eine Beschreibung hinzu (optional). Wählen Sie die Klasse aus , die an QuickBooks gesendet werden soll (die Kunden sehen dieses Feld nicht).
- Rabatt: Um eine Position hinzuzufügen, klicken Sie auf Rabatt und füllen dann das Feld Satz aus.
Sie können die gleichen Positionsfelder auch auf der Seite " Position bearbeiten" bearbeiten, indem Sie auf die drei Punkte rechts neben der Position klicken, " Bearbeiten" wählen und dann auf " Speichern" klicken.
15. Zusammenfassung: Hier können Sie den Betrag jeder Zahlung sehen.
- Zwischensumme: Die Summe der erbrachten Leistungen für jede Rechnung, vor Steuern. Sie wird automatisch ausgefüllt, nachdem die Einzelposten hinzugefügt worden sind. Sie können die Summe auch manuell eingeben, wenn Sie keine Einzelposten hinzufügen möchten.
- Steuersatz: Sobald die Mehrwertsteuer hinzugefügt wird, wird sie in der Gesamtsumme berücksichtigt (weitere Informationen zum Hinzufügen der Mehrwertsteuer).
16. Zahlungsplan: Überprüfen Sie die Daten, an denen die einzelnen Rechnungen verschickt werden.
17. Jede Zahlung, Rechnungsbetrag, Gesamt: Überprüfen Sie die wichtigsten Einstellungen der wiederkehrenden Rechnung: wie viele Zahlungen Sie erwarten, den Betrag jeder Zahlung und den Gesamtbetrag.
18. Speichern & Beenden, Speichern und Abbrechen: Klicken Sie auf Speichern & Beenden, um die Vorlage zu speichern und zur Liste der Vorlagen zurückzukehren, auf Speichern, um Ihre Änderungen beizubehalten und mit der Bearbeitung der Vorlage fortzufahren, oder auf Abbrechen, um ohne Speichern zu beenden.
Anwendung von Vorlagen für wiederkehrende Rechnungen
Recurring invoice templates could be used either while creating recurring invoices or while creating proposals.
So geht's:
1. Create a new invoice or add an invoice to the proposal.
2. Set the Invoice type to Recurring.
3. Click the Invoice template list to expand it, then select a template and сontinue by setting up the recurring invoice. You can now make changes to the amount, tax rate, etc.
Hinweis: Änderungen, die Sie an Rechnungen vornehmen, wirken sich nicht auf die Vorlage aus, mit der sie erstellt wurden.
Bearbeitung von Vorlagen für wiederkehrende Rechnungen
Gehen Sie folgendermaßen vor, um Änderungen an einer Vorlage für wiederkehrende Rechnungen vorzunehmen:
1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Vorlagen >Firmenvorlagen und wählen Sie dann Wiederkehrende Rechnungen. Klicken Sie dann in der Liste auf den Namen der Vorlage für wiederkehrende Rechnungen.
2. Nehmen Sie Änderungen an der Vorlage für wiederkehrende Rechnungen vor und klicken Sie dann auf Speichern & Beenden.
Duplizieren von Vorlagen für wiederkehrende Rechnungen
Um eine neue Vorlage für wiederkehrende Rechnungen aus einer bestehenden Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der Vorlage für wiederkehrende Rechnungen und wählen Sie dann Duplizieren aus der Pulldown-Liste. Die Kopie der wiederkehrenden Rechnungsvorlage wird mit einem Suffix gespeichert (z. B. Formular1040 (2)).
Löschen von Vorlagen für wiederkehrende Rechnungen
Um eine Vorlage für wiederkehrende Rechnungen vollständig zu entfernen, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der Vorlage für wiederkehrende Rechnungen, wählen Sie im Pulldown-Menü die Option Löschen und klicken Sie zur Bestätigung erneut auf Löschen .
Ihre Vorlagenliste für wiederkehrende Rechnungen
TaxDome allows you to easily track your recurring invoice templates so you are always able to find them quickly and easily. For an overall picture of your recurring invoice templates, go to Templates > Firm templates from the left menu bar, then Recurring invoices.
Die gesamte Liste der Vorlagen für wiederkehrende Rechnungen steht einem Firmeninhaber und Administrator oder einem Teammitglied mit Zugriffsrechten zur Verwaltung von Vorlagen zur Verfügung. Andernfalls ist diese Seite nicht verfügbar.
Die Seite Wiederkehrende Rechnungen ist vollständig anpassbar (siehe unten). Hier können Sie Spalten einrichten für:
- Name: Dies wird angezeigt, wenn Sie die Vorlage auswählen.
- Beschreibung: Die Beschreibung, die angibt, was in der Rechnung enthalten ist.
- Zahlungsermächtigung: ob die Zahlungen automatisch verarbeitet werden sollen oder nicht.
- Steuerelemente: ob Steuerelemente angezeigt werden sollen, um das Dropdown-Menü mit den Optionen Bearbeiten, Duplizieren und Löschen zu öffnen.
Die Spaltennamen sind während des Blätterns jederzeit sichtbar. Sie können auch auf den Auf-Ab-Pfeil neben der Überschrift der Spalte klicken, die Sie sortieren möchten.
Die Liste der Vorlagen für wiederkehrende Rechnungen kann auf verschiedene Weise angepasst werden. Sie können die Größe der Spalten nach Belieben ändern, sie aktivieren, deaktivieren und verschieben. Um die Spalten anzupassen, klicken Sie auf die Trennlinie zwischen den Namen der Spalten, halten Sie sie gedrückt und ändern Sie die Größe, indem Sie die Maus bewegen.
Um die Spalten einzurichten, die im Abschnitt mit der Liste der Vorlagen für wiederkehrende Rechnungen angezeigt werden sollen, klicken Sie auf das Zahnradsymbol oben rechts in der Tabelle.
Sie können alle gewünschten Spalten aktivieren, deaktivieren oder verschieben. Nachdem Sie auf Übernehmen geklickt haben, wird die Tabelle mit den neuen Spalten neu erstellt.
Wenn Sie auf Zurücksetzen klicken, werden alle Spalten angezeigt.
