Wiederkehrende Rechnungen (Basic): Vorlagen erstellen und anwenden

wiederkehrende Rechnung Vorlagen sind eine gute Möglichkeit, Ihre Rechnungsstellung zu vereinfachen und zu optimieren. Durch die Einrichtung einer wiederkehrende Rechnung können Sie den Rechnungsstellungsprozess für regelmäßige Abonnementzahlungen mit Zahlungsautorisierung automatisieren und so Zeit und Mühe sparen. Außerdem sorgen wiederkehrende Rechnungen für Konsistenz und Einheitlichkeit bei allen Kundenkontakten und verringern das Risiko von Fehlern und Verwirrung. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie sie erstellen können.

bald

Demnächst verfügbar! Sie werden die wiederkehrende Rechnung Vorlagen auch für Automatisierungen verwenden können.

Hier finden Sie folgende Informationen:

Erstellen von wiederkehrende Rechnung Vorlagen

Eine wiederkehrende Rechnung Vorlage kann von einem Firmeninhaber, Administrator oder Teammitglied mit Zugriffsrechten zur Vorlagen zu verwalten.

Um eine Vorlage wiederkehrende Rechnung zu erstellen, gehen Sie in der linken Menüleiste auf Vorlagen >Firmenvorlagen und dann auf Wiederkehrende Rechnungen. Klicken Sie anschließend auf Vorlage erstellen.

Das Fenster wiederkehrende Rechnung Vorlage erstellen kann in zwei Teile aufgeteilt werden:

  • Der erste Teil enthält die Einstellungen für die Wiederholung, die Zahlungsmethode und die Metadaten, die die Vorlage und die Rechnung beschreiben. 
  • Der zweite Teil enthält die Einstellungen für die Zahlungsautorisierung, die Einstellungen für die Integration von QuickBooks sowie Angaben zu den Leistungen und dem Betrag. Weitere Informationen finden Sie in den Beschreibungen unten. 

Im ersten Teil haben Sie die folgenden Möglichkeiten:

1. Name der Vorlage: Dies wird bei der Auswahl der Vorlage angezeigt.

2. Wählen Sie eine Zahlungsmethode: Auf diese Weise sollen Ihre Rechnungen bezahlt werden (entweder per Kreditkarte, Bankeinzug oder beides). Wir unterstützen eine Reihe von Zahlungsarten. Wenn der Standardzahlungsanbieter deaktiviert ist, wird die Zahlungsmethode für alle wiederkehrende Rechnung Vorlagen auf Kreditkarte umgestellt.

3. und 4. beginnt am: Dies ist der Zeitpunkt, an dem die erste Rechnung an den Kunden gesendet wird, nachdem er der wiederkehrenden Rechnung zugestimmt hat. Dies kann bei der Annahme (für wiederkehrende Rechnungen mit Zahlungsermächtigung) oder zu einem bestimmten Datum sein. Wenn Sie ein bestimmtes Datum wählen, müssen Sie es unter dem Datum der ersten Rechnung auswählen.

5, 6. Wiederholung(en): Geben Sie ein, wie viele Rechnungen Sie senden möchten, und wählen Sie einen Zeitabstand zwischen den einzelnen Rechnungen.

7. Teammitglied: Wählen Sie das Teammitglied aus, das die Zahlungen erhalten soll (standardmäßig erhält die Person, die die Rechnung erstellt hat, die Zahlungen).

8. Name: Der Name wiederkehrende Rechnung (z. B. Buchhaltung 2023 oder Finanzplanung 2024). Der Kunde sieht ihn nur bei wiederkehrenden Rechnungen mit Zahlungsermächtigung.

9. Beschreibung: Fügen Sie eine optionale Beschreibung hinzu, die beschreibt, was in der Rechnung enthalten ist. Sie können das Konto shortcodes basierend auf benutzerdefinierten Feldern und Datum shortcodes. Hier finden Sie mehr über shortcodes.

Im zweiten Teil haben Sie die folgenden Möglichkeiten:

1. Zahlungsautorisierung: Wählen Sie eine der Optionen:

  • Automatische Zahlung: Nachdem der Kunde die Bedingungen von wiederkehrende Rechnung akzeptiert hat, werden die Rechnungen nach Ihrem Zeitplan ausgestellt und die Karte bzw. das Bankkonto des Kunden wird automatisch belastet. Diese Option ist verfügbar für Stripe nur.
  • Manuelle Bezahlung der Rechnung: Die Rechnungen werden nach Ihrem Zeitplan ausgestellt und an den Kunden geschickt, der sie jedoch jedes Mal manuell bezahlen muss.

2. E-Mail-Rechnung an den Kunden: Diese Nachricht ersetzt den Standardtext in der E-Mail-Benachrichtigung des Systems, die zusammen mit der Rechnung versandt wird. Die E-Mail ist für Sie nicht mehr zugänglich, nachdem Sie die Anfrage gesendet haben. Sie können auch das Konto shortcodes basierend auf benutzerdefinierten Feldern und Datum shortcodes. 

3. QuickBooks Einstellungen: Wählen Sie Ort und Klasse für die Rechnung, die an QuickBooks gesendet werden soll. Die Kunden sehen dieses Feld nicht. Beachten Sie, dass der Abschnitt QuickBooks Einstellungen nur angezeigt wird, wenn Sie ihn unter QuickBooks aktivieren. Gehen Sie zu Konto und Einstellungen > Erweitert > Kategorien und aktivieren Sie die Verfolgung von Standorten und/oder Klassen.

4. Einzelposten: Im Abschnitt " Einzelposten " können Sie:

  • Einzelposten hinzufügen: Klicken Sie auf Position und wählen Sie dann entweder eine bestehende Leistung aus oder erstellen Sie eine neue. Füllen Sie das Feld Tarif aus, legen Sie die Anzahl der Leistungen und die Steuer fest (hier finden Sie weitere Informationen zu Steuersätzen in Rechnungen), und geben Sie die Beschreibung ein (optional). Wählen Sie die Klasse aus, die an QuickBooks gesendet werden soll (dieses Feld wird den Kunden nicht angezeigt).
  • Rabatte anwenden: Um eine Rabattposition hinzuzufügen, klicken Sie auf Rabatt, und füllen Sie dann das Feld Satz aus. 
  • Verwalten Sie Positionen: Klicken Sie auf das Mülleimersymbol, um eine Position zu löschen. Klicken Sie auf die drei Punkte, um eine Position zu bearbeiten, zu duplizieren, zu löschen oder einen neuen Dienst daraus zu erstellen.
  • Einstellungen anpassen: Klicken Sie auf Einstellungen, um festzulegen, welche Spalten in Ihrer Rechnung angezeigt werden sollen.
    Wenn die Felder Beschreibung und Leistungsdatum leer sind und Sie sie nicht ausgeblendet haben, werden sie automatisch in der Rechnung ausgeblendet. Für die Spalten Preis & Menge und Steuer gilt eine andere Logik: Sie sollten sie in den Einstellungen ausblenden, damit sie in der Rechnung nicht angezeigt werden, auch wenn der Wert auf 0 gesetzt ist. 

5&8. Die Zusammenfassung zeigt es Ihnen:

  • Zwischensumme: Dies ist die Summe der Beträge für die erbrachten Dienstleistungen vor Steuern. Sie können sie bearbeiten, wenn Sie noch keine Einzelposten haben. Nachdem Sie sie hinzugefügt haben, wird sie automatisch berechnet und kann nicht mehr geändert werden.
  • Mehrwertsteuersatz: Wenn Sie keine Einzelposten haben, können Sie den Mehrwertsteuersatz bearbeiten. Wenn Sie Einzelposten haben, müssen Sie zur Bearbeitung des MwSt.-Satzes die Spalte MwSt. für die Einzelposten aktivieren (hier finden Sie weitere Informationen zur MwSt.).
  • Mehrwertsteuerbetrag: Wird automatisch berechnet aus Zwischensumme x Mehrwertsteuersatz.
  • Gesamtbetrag: Wird automatisch aus Zwischensumme + Mehrwertsteuerbetrag berechnet.

Außerdem können Sie am Ende, nach dem Abschnitt " Zahlungsplan ", die wichtigsten Einstellungen von wiederkehrende Rechnung überprüfen: die Anzahl der zu erwartenden Zahlungen, die Höhe der einzelnen Zahlungen und den Gesamtbetrag.

6. Notiz an den Kunden: Sie können dem Kunden eine Notiz hinzufügen und diese personalisieren, indem Sie shortcodes. Es kann entweder eine Notiz mit den Zahlungsdetails oder nur eine Nachricht sein. Diese Notiz wird auf Mandantenportal und auf der Rechnung PDF angezeigt.

7. Zahlungsplan: Überprüfen Sie die Termine, an denen die einzelnen Rechnungen verschickt werden. 

Anwendung der wiederkehrende Rechnung Vorlagen

wiederkehrende Rechnung Vorlagen können entweder bei der Erstellung wiederkehrender Rechnungen oder bei der Erstellung von Angeboten verwendet werden.

So geht's:

1. Erstellen Sie eine neue Rechnung oder fügen Sie eine Rechnung zum Vorschlag hinzu.

2. Setzen Sie die Rechnungsart auf Wiederkehrend.

3. Klicken Sie auf die Liste der Rechnungsvorlagen, um sie zu erweitern, wählen Sie dann eine Vorlage aus und fahren Sie mit der Einrichtung von wiederkehrende Rechnung fort. Sie können nun Änderungen am Betrag, Steuersatz usw. vornehmen.

Tipp

Hinweis: Änderungen, die Sie an Rechnungen vornehmen, wirken sich nicht auf die Vorlage aus, mit der sie erstellt wurden.

Bearbeiten von wiederkehrende Rechnung Vorlagen

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Änderungen an einer Vorlage wiederkehrende Rechnung vorzunehmen:

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Vorlagen >Firmenvorlagen und wählen Sie dann Wiederkehrende Rechnungen. Klicken Sie dann in der Liste auf den Namen der Vorlage wiederkehrende Rechnung .

2. Nehmen Sie Änderungen an der Vorlage wiederkehrende Rechnung vor und klicken Sie dann auf Speichern & Beenden.

Duplizieren von wiederkehrende Rechnung Vorlagen

Um eine neue wiederkehrende Rechnung Vorlage aus einer bestehenden Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der wiederkehrende Rechnung Vorlage und wählen Sie dann Duplizieren aus der Dropdown-Liste. Die Kopie der Vorlage wiederkehrende Rechnung wird mit einem Suffix gespeichert (z. B. Formular1040 (2)).

Löschen von wiederkehrende Rechnung Vorlagen

Um eine wiederkehrende Rechnung Vorlage vollständig zu entfernen, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der wiederkehrende Rechnung Vorlage, wählen Sie in der Dropdown-Liste die Option Löschen und klicken Sie zur Bestätigung erneut auf Löschen .

Ihre Vorlagenliste für wiederkehrende Rechnungen

TaxDome ermöglicht es Ihnen, Ihre wiederkehrende Rechnung Vorlagen einfach zu verfolgen, so dass Sie sie immer schnell und einfach finden können. Einen Gesamtüberblick über Ihre wiederkehrende Rechnung Vorlagen erhalten Sie, wenn Sie in der linken Menüleiste auf Vorlagen >Firmenvorlagen und dann auf Wiederkehrende Rechnungen gehen.

Die gesamte Liste der wiederkehrende Rechnung -Vorlagen ist für einen Firmeninhaber und Administrator oder ein Teammitglied mit Zugriffsrechten zur Verwaltung von Vorlagen verfügbar. Andernfalls ist diese Seite nicht verfügbar.

Die Seite Wiederkehrende Rechnungen ist vollständig anpassbar (siehe unten). Hier können Sie Spalten einrichten für:

  • Name: Dies wird angezeigt, wenn Sie die Vorlage auswählen.
  • Beschreibung: Die Beschreibung, die angibt, was in der Rechnung enthalten ist.
  • Zahlungsermächtigung: ob die Zahlungen automatisch verarbeitet werden sollen oder nicht.
  • Steuerelemente: ob Steuerelemente angezeigt werden sollen, um das Dropdown-Menü mit den Optionen Bearbeiten, Duplizieren und Löschen zu öffnen.

Die Spaltennamen sind während des Blätterns jederzeit sichtbar. Sie können auch auf den Auf-Ab-Pfeil neben der Überschrift der Spalte klicken, die Sie sortieren möchten.

Die Liste der Vorlagen für wiederkehrende Rechnungen kann auf verschiedene Weise angepasst werden. Sie können die Größe der Spalten nach Belieben ändern, sie aktivieren, deaktivieren und verschieben. Um die Spalten anzupassen, klicken Sie auf die Trennlinie zwischen den Namen der Spalten, halten Sie sie gedrückt und ändern Sie die Größe, indem Sie die Maus bewegen.

Um die Spalten einzurichten, die im Abschnitt mit der Liste der Vorlagen für wiederkehrende Rechnungen angezeigt werden sollen, klicken Sie auf das Zahnradsymbol oben rechts in der Tabelle.

Sie können alle gewünschten Spalten aktivieren, deaktivieren oder verschieben. Nachdem Sie auf Übernehmen geklickt haben, wird die Tabelle mit den neuen Spalten neu erstellt.

Wenn Sie auf Zurücksetzen klicken, werden alle Spalten angezeigt.

Ist damit Ihre Frage beantwortet? Danke für das Feedback Bei der Übermittlung Ihres Feedbacks ist ein Problem aufgetreten. Bitte versuchen Sie es später noch einmal.