Kontakte: Hinzufügen, Zusammenführen, Exportieren und Löschen

Die FunktionKontakte von TaxDome wird verwendet, um die persönlichen Daten aller Personen zu speichern, mit denen Ihre Kanzlei im Geschäftsverkehr interagiert. Die in den Kontakten aufgeführten E-Mail-Adressen ermöglichen den Mandanten den Portalzugang zu TaxDome (ohne E-Mail in den Kontakten können sich die Mandanten nicht anmelden). Außerdem können Sie mit dieser Funktion die Details von Mitarbeitern, potenziellen Mandanten, Partnern und Familienmitgliedern von Mandanten speichern. 

Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie die Kontakte optimal nutzen können.

Hier beschrieben:

Hinzufügen von Kontakten 

Neue Kontakte können in TaxDome von einem Firmeninhaber oder einem beliebigen Teammitglied hinzugefügt werden, dem Zugriffsrechte zur Kontakte zu verwalten.

Hier sind drei verschiedene Möglichkeiten, dies zu tun:   

Hinzufügen von Kontakten mit der Schaltfläche + NEU

Mit dieser Option können Sie jeweils einen Kontakt hinzufügen, was hilfreich ist, wenn Sie potenzielle Kunden oder jemanden, mit dem Sie in Kontakt bleiben müssen, hinzufügen möchten.

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche + NEU im Menü der linken Seitenleiste und wählen Sie dann Kontakt aus dem Pulldown-Menü.

2. Geben Sie den Vor- und Nachnamen der Person ein. 

3. Das war's! Klicken Sie auf ERSTELLEN, um den Kontakt zu speichern.

Lesen Sie über alle Funktionen zur Kontakterstellung im Detail:

1. Kontaktname: Dies ist der Name, den Sie in Ihrer Kontaktliste sehen - in der Regel der Vor- und Nachname einer Person oder der Name einer Organisation.

2. Vorname und andere Datenfelder: Das Ausfüllen der persönlichen Datenfelder ist optional. Fügen Sie bei Bedarf weitere Felder hinzu: Gehen Sie zu Benutzerdefinierte CRM-Felder, um zu erfahren, wie. 

3. Tags: Weisen Sie Tags zu, um Ihre Kontakte zu organisieren ( hier erfahren Sie mehr über Tags).

4. Emails: E-Mail-Adressen sind für Kunden erforderlich, um sich bei ihrem Portal anzumelden. Wenn ein Kunde keine hat, kann er nicht auf sein TaxDome-Konto zugreifen. Fügen Sie bei Bedarf weitere E-Mail-Felder hinzu: Gehen Sie zu Benutzerdefinierte CRM-Felder, um zu erfahren, wie. 

5. Verknüpfte Konten. Um Zeit zu sparen, können Sie ein oder mehrere Konten mit Ihrem neuen Kontakt verknüpfen. Klicken Sie auf den Link Konto hinzufügen und wählen Sie dann entweder das/die vorhandene(n) Konto/Konten aus oder erstellen Sie ein neues Konto.

6. Erstellen: Klicken Sie hier, um Ihren Kontakt zu speichern.

Hinzufügen von Kontakten beim Erstellen neuer Konten

Durch das Hinzufügen von Kontakten beim Anlegen neuer Konten können Sie das Öffnen vieler Registerkarten überspringen und sparen Klicks. 

1. Klicken Sie auf der Seite zum Anlegen eines Kontos (weitere Details finden Sie hier ) auf Kontakte verknüpfen und geben Sie dann den Namen des Kontakts ein. Wenn der Kontakt noch nicht auf TaxDome existiert, sehen Sie einen Link Click to add a new contact .

2. Klicken Sie auf den Link, geben Sie den Vor- und Nachnamen der Person ein und klicken Sie dann aufERSTELLEN, um den Kontakt zu speichern.

3. Klicken Sie auf Hinzufügen , um den neu erstellten Kontakt mit einem Konto zu verknüpfen. 

Hinzufügen von Kontakten durch Importieren einer Kontaktliste

Wie das geht, erfahren Sie unter Kontakte importieren aus E-Mail-Anwendungen

Duplizierte Kontakte zusammenführen 

Kontakte werden als Duplikate betrachtet, wenn Sie mehr als einen Kontakt mit der gleichen E-Mail-Adresse, Telefonnummer und dem gleichen Namen haben und es keine widersprüchlichen Felder zwischen ihnen gibt. Wenn Sie doppelte Einträge haben, führen Sie diese entweder automatisch oder manuell zusammen. Wenn Sie zwei oder mehr Kontakte zusammenführen, die mit verschiedenen Konten verknüpft sind, ist der resultierende Kontakt weiterhin mit diesen Konten verknüpft.

Welche Kontakte als Duplikate gekennzeichnet sind

Kontakte werden als Duplikate gekennzeichnet, wenn die ausgefüllten Felder alle die gleichen Daten enthalten. Kontakte werden auch dann als Duplikate gekennzeichnet, wenn einer oder mehrere weniger ausgefüllte Felder haben, solange alle angegebenen Daten übereinstimmen.  

Im folgenden Beispiel würden die beiden Kontakte nicht als Duplikate gekennzeichnet, da ihre Daten nicht vollständig übereinstimmen.


Kontakt 1:

Vorname: Bob
Nachname: Smith
Kontaktname: Bob Smith
Telefon: (555) 555-5555

Kontakt 2:

Vorname: Bob
Nachname: Smith
Kontaktname: Bob Smith
Telefon: (444) 444-4444

Vorname: SAME
Nachname: SAME
Kontaktname: SAME
Telefon: DIFFERENT

Im folgenden Beispiel würdendie beiden Kontakte als Duplikate gekennzeichnet werden, da alle ihre verfügbaren Daten übereinstimmen, obwohl der erste weniger hat.

Kontakt 1:

Vorname: Bob
Nachname: Smith
Kontaktname: Bob Smith
Telefon: (555) 555-5555

Kontakt 2:

Vorname: Bob
Nachname: Smith
Kontaktname: Bob Smith
Telefon: (555) 555-555
Geburtsdatum: 8/1/1955
Adresse: 123 Main St.
Telefon 2: (995) 222-444
Beste Anrufzeit: 8 p.m.

Vorname: SAME
Nachname: SAME
Kontaktname: SAME
Telefon: SAME
Geburtsdatum:FEHLT FÜR KONTAKT 2
Adresse: FEHLT FÜR KONTAKT 2
Telefon 2: MISSING FOR CONTACT 2
Beste Anrufzeit:
FEHLT FÜR KONTAKT 2 

Obwohl für Kontakt 2 einige Daten fehlen, stimmen alle verfügbaren Daten mit denen von Kontakt 1 überein, sodass sie als Duplikate gekennzeichnet werden. 

So aktualisieren Sie Kontaktinformationen am besten mit zusätzlichen Importen

Wenn Sie Ihre Kontaktinformationen mit einem neuen Import aktualisieren möchten, folgen Sie diesen Richtlinien: 

  1. Exportieren Sie Ihre bestehenden Kontakte. Für häufig verwendete Anwendungen finden Sie die Details hier.
  2. Fügen Sie Ihrem Arbeitsblatt weitere Spalten für Informationen hinzu, die Sie aufnehmen möchten (z. B. Geburtsdatum, Adresse, Telefon 2 oder Beste Anrufzeit).
  3. Ändern Sie die vorhandenen Spalten nicht . Siehe oben Welche Kontakte als Duplikate gekennzeichnet sind, um zu sehen, welche Kontakte nicht zusammengeführt werden können.
  4. Importieren Sie Ihre Kontakte wie hier beschrieben. Ordnen Sie die Felder genau so zu wie zuvor, und fügen Sie die neuen hinzu.
  5. Wenn Sie zum Schritt "Konten verknüpfen" gelangen, wählen Sie keine Felder aus, wenn Sie keine Kontakte mit Konten verknüpfen möchten.
  6. Sobald der Import abgeschlossen ist, wird ein Bericht über die Duplikate angezeigt.
  7. Klicken Sie auf die Schaltfläche DUPLIKATE ZUSAMMENFÜHREN
  8. Wenn die neuen Kontakte genau die gleichen sind wie die alten Kontakte, aber zusätzliche Felder hinzugefügt wurden, werden sie erfolgreich zusammengeführt.

Wie Sie doppelte Kontakte automatisch zusammenführen

Um alle auf einmal zusammenzuführen:

Gehen Sie zum Abschnitt Kunden , öffnen Sie die Registerkarte Kontakte und klicken Sie dann auf die Schaltfläche DUPLIKATE ZUSAMMENFÜHREN. Die Schaltfläche DUPLIKATE ZUSAMMENFÜHRENwird nur angezeigt, wenn TaxDome Duplikate gefunden hat (Ihre Kontakte werden stündlich auf Duplikate gescannt).

Um Sie einen nach dem anderen zusammenführen:

1. Gehen Sie zu Kunden, öffnen Sie die Registerkarte Kontakte und klicken Sie dann auf den Namen eines Kontakts in der Liste. Wenn TaxDome einen doppelten Eintrag für einen Kontakt findet, wird auf der rechten Seite ein Abschnitt " Duplikate" angezeigt. 

2. Klicken Sie auf das Klammer-Pfeil-Symbol rechts neben dem Namen des Duplikats, um es zusammenzuführen. Alle Felder eines doppelten Eintrags werden in den Hauptkontakt kopiert, und der zusätzliche Eintrag wird gelöscht.

So führen Sie doppelte Kontakte manuell zusammen

Wenn Ihre Kontakte widersprüchliche Felder haben, Sie sie aber trotzdem als Duplikate betrachten, führen Sie sie manuell zusammen. 

Hinweis:

  • Wenn einige der übereinstimmenden Felder der Duplikate Daten enthalten, wählen Sie die Daten aus, die Sie für den resultierenden Kontakt beibehalten möchten.
  • Wenn die übereinstimmenden Felder der Duplikate unterschiedliche Daten enthalten, wählen Sie die Daten aus, die Sie für den resultierenden Kontakt beibehalten möchten.

    Beispiel: Es gibt drei Kontakte für dieselbe Person. Im Feld " Vorname" steht im ersten "Mike", im zweiten "Michael" und im dritten "M". Wählen Sie den ersten Namen, den Sie für den resultierenden zusammengeführten Kontakt bevorzugen. Sobald Sie ihn speichern, werden die anderen gelöscht. 
  • Wenn einer der Kontakte mit einem oder mehreren Kundenkonten verknüpft ist, ist der resultierende Kontakt weiterhin verknüpft.
  • Einmal zusammengeführte Kontakte können nicht mehr rückgängig gemacht werden. Sie können jedoch jederzeit einen neuen Kontakt erstellen.
Beim manuellen Zusammenführen sollten die Duplikate keine widersprüchlichen Felder haben. Andernfalls verlieren Sie Daten.

So führen Sie Kontakte manuell zusammen: 

1. Gehen Sie zu Kunden, öffnen Sie die Registerkarte Kontakte und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen links neben den Kontakten, die Sie zusammenführen möchten.

2. Klicken Sie auf den Link Ausgewählte zusammenführen.

3. Sie sehen die Felder für die Kontaktinformationen der Person. Überprüfen Sie jedes Feld sorgfältig, indem Sie darauf klicken und die Informationen auswählen, die Sie behalten möchten.

4. Klicken Sie dann auf SPEICHERN.

Ihre Kontaktliste

Die gesamte Kontaktliste eines Unternehmens ist sowohl für den Firmeninhaber als auch für jedes Teammitglied verfügbar, dem Zugriffsrechte zum Anzeigen aller Kontakte gewährt wurden. Andernfalls können Teammitglieder nur die Kontakte anzeigen, die mit den ihnen zugewiesenen Konten verknüpft sind.

Um Ihre Kontakte auf TaxDome zu sehen, gehen Sie zu Kunden und öffnen Sie die Registerkarte Kontakte. Hier können Sie die Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Firmennamen und zugewiesenen Tags aller Ihrer Kontakte sehen.

Sie können eine Kontaktliste filtern...

  • ...nach dem Datum und der Uhrzeit, zu der die Kontakte importiert wurden. Dies zeigt an zu welchem Zeitpunkt sie importiert wurden. Sobald Sie die Liste gefiltert haben, können Sie bei Bedarf die Bulk-Bearbeitung anwenden (z. B. Zusammenführen ausgewählter Kontakte). Verwenden Sie die Schaltfläche FILTER und wählen Sie dann eine Option, indem Sie in das Feld Importiert am klicken.
  • ...indem Sie mehrere Tags oder keine Tags verwenden. Klicken Sie auf ein Tag, um alle Kontakte mit demselben Tag zu sehen, oder verwenden Sie die Schaltfläche FILTERN. Mehr zu Tags finden Sie hier.

Oder Sie können die Kontaktliste nach Name, Telefonnummer oder Firma sortieren: Klicken Sie auf den Auf-Ab-Pfeil rechts neben der Überschrift der Spalte, die Sie sortieren möchten.

Exportieren von Kontaktlisten aus TaxDome

Um eine Kontaktliste in CSV zu exportieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Kontakte exportieren und speichern Sie dann eine CSV-Datei auf Ihrem Computer. Dadurch werden alle Kontaktdaten einschließlich der benutzerdefinierten CRM-Felder gespeichert.

Die Kontaktliste kann von einem Firmeninhaber oder einem beliebigen Teammitglied, dem Zugriffsrechte zur Verwaltung von Kontakten erteilt wurden, exportiert werden.

Tipp: Sie können Ihre Kontaktliste mit Hilfe von Tags filtern, bevor Sie exportieren.

Suche nach Kontakten

So suchen Sie nach einem bestimmten Kontakt mit einem Suchwort aus einem beliebigen Feld:

  • Klicken Sie oben links im Bereich Kontakte auf die Schaltfläche Suchen. Geben Sie im Slide-out das Stichwort in das Suchfeld ein und drücken Sie die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur. Die Kontaktliste wird dann entsprechend eingegrenzt. Klicken Sie auf das Kreuzsymbol im Suchfeld , um es zu löschen.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Suche in der linken Seitenleiste auf einer beliebigen Seite, geben Sie in das Suchfeld ein und navigieren Sie dann zur Registerkarte Kontakte .

Bearbeiten von Kontakten

Um Änderungen an den Details eines Kontakts vorzunehmen, gehen Sie zu Kunden, öffnen Sie die Registerkarte Kontakte , klicken Sie auf den Namen des Kontakts in der Liste, bearbeiten Sie seine Daten und klicken Sie dann auf SPEICHERN.

Sie können auch über Kundenzu den Kontakten gelangen, indem Sie die Registerkarte "Info" im Profil des Kunden öffnen und dann auf den Link des Kontakts im Abschnitt " Kontakte" klicken.

Löschen von Kontakten

Um einen oder mehrere Kontakte zu entfernen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben den Kontakten, die Sie löschen möchten, klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol in der Menüleiste und dann auf BESTÄTIGEN. Um alle Kontakte auszuwählen, klicken Sie auf das oberste Kontrollkästchen.

Um einen Kontakt zu entfernen, können Sie auch auf das Mülleimer-Symbol rechts neben dem Namen des Kontakts klicken und dann durch Klicken auf die Schaltfläche LÖSCHEN bestätigen.

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