Organisatoren (Setup): Antworten vorausfüllen
Wenn Sie langjährige Kunden haben, bitten Sie sie wahrscheinlich jedes Mal, den Fragebogen auszufüllen, wenn sie wiederkommen. Mit der Vorausfüllungsoption können Sie deren Erfahrung verbessern, indem Sie dem System erlauben, Informationen vorauszufüllen, die sich von Jahr zu Jahr nicht ändern (z. B. Adressen, Geburtsdaten, Informationen über Abhängige, Unternehmensinformationen und mehr). Sie können die Vorausfüllfunktion auch nutzen, wenn Sie Organisatoren im Namen Ihrer Kunden ausfüllen. Dies spart Stunden an Dateneingabezeit.
Vorbefüllung, erklärt
Wenn Sie einen Fragebogen an Ihren Kunden senden, werden die Antworten gespeichert. Wenn Sie einen Fragebogen mit derselben Vorlage an einen Kunden senden, kann dieser Informationen vorausfüllen, die von Jahr zu Jahr gleich bleiben, z. B. Adressen, Geburtsdaten, Angaben zu Angehörigen, Unternehmensinformationen und mehr. Sie können die Vorausfüllungen auch verwenden, wenn Sie Organisatoren im Namen Ihrer Kunden ausfüllen.
Wenn Sie dieselbe Vorlage verwenden, ist die Vorabausfüllung auch dann verfügbar, wenn:
- Sie nehmen Änderungen an der Vorlage vor.
- Sie archivieren die zuvor ausgefüllte Fragebogen.
Hinweis! Auf der Firmenseite ist das Vorausfüllen für Firmeninhaber, Administratoren und Teammitglieder mit dem Zugriffsrecht Organisatoren verwalten verfügbar.
Das Vorausfüllen ist nicht verfügbar, wenn Sie eine andere Vorlage verwenden (auch wenn die Fragen dieselben sind) oder wenn Sie eine zuvor verwendete Vorlage dupliziert haben.
Wenn Sie für neue Kunden Organizer für mehrere Jahre auf einmal benötigen, müssen Sie zunächst einen Fragebogen versenden und warten, bis der Kunde ihn ausfüllt oder in seinem Namen ausfüllen lässt. Dann können Sie alle anderen Fragebögen, die dieselbe Vorlage verwenden/bearbeiten, verschicken, um das Vorausfüllen zu ermöglichen.
Vorbefüllung ein- und ausschalten
Die Vorausfülloption ist standardmäßig für alle Fragen in Ihrer Fragebogen Vorlage aktiviert (außer für die Dokumenten-Uploads), so dass Sie nichts tun müssen to do , um sie zu aktivieren. Da jedoch nicht alle Fragen vorausgefüllt werden müssen (z. B. Informationen zum Umsatz), sollten Sie die Funktion für die Fragen, die jedes Mal beantwortet werden müssen, deaktivieren.
To do Klicken Sie also auf das Zahnradsymbol rechts neben einer Frage, die jedes Mal beantwortet werden muss, und deaktivieren Sie dann die Option " Vorausgefüllt".
Beachten Sie bei der Verwendung dieser Funktion die folgenden Hinweise:
- Wenn Fragebogen dem zurückkehrenden Kunden erlaubt, Abschnitte zu kopieren, kann nur der erste Abschnitt vorausgefüllt werden.
- Die Dokumente müssen jedes Mal manuell hochgeladen werden. Die Option " Vorausgefüllt" kann daher nicht für Fragen verwendet werden, die das Hochladen von Dokumenten erfordern.
Wie die Vorfüllung aussieht
Wenn ein wiederkehrender Kunde einen Fragebogen wie den vorhergehenden ausfüllt oder Sie ihn in seinem Namen ausfüllen, ist es möglich, die Felder automatisch mit den Informationen zu füllen, die er bereits angegeben hat. To do klicken Ihre Kunden oder Sienach dem Öffnen des Fragebogen auf . Dadurch werden alle zuvor hinzugefügten Informationen im Fragebogen ersetzt.
Wenn bereits zwei oder mehr Organisatoren auf der Grundlage derselben Vorlage eingereicht wurden, können Ihre Kunden oder Sie durch Klicken auf Quelle ändern diejenige auswählen, die vorausgefüllt werden soll.
So sieht es auf der Client-Seite aus:
Tipp! Organisatoren im Abschnitt " Quelle ändern" der Vorausfüllfunktion können denselben Namen haben. Erwägen Sie, zuvor gesendete Organisatoren umzubenennen, um Verwechslungen in diesem Bereich zu vermeiden.