Antworten in Organizern vorausfüllen

If you have long-time customers, you likely ask them to fill out the organizer each time they return. With the pre-fill option, you can enhance their experience by allowing the system to pre-populate information that doesn’t change from year to year (e.g., addresses, dates of birth, dependent information, corporation information and more). You can also use pre-fill when completing organizers on behalf of your clients. This will save hours of data entry time.

Vorbefüllung, erklärt

When you send an organizer to your client, the answers are saved. If you send an organizer using the same template to a client, they will be able to  pre-fill information that remains consistent from year to year, such as addresses, dates of birth, dependent information, corporation information and more. You can also use pre-fill when completing organizers on behalf of your clients. 

Wenn Sie dieselbe Vorlage verwenden, ist die Vorabausfüllung auch dann verfügbar, wenn:

You make edits to the template. You archive the previously filled organizer.

Hinweis

On the firm side, pre-fill is available to firm owners, admins and team members with the Manage organizers access right.

Das Vorausfüllen ist nicht verfügbar, wenn Sie eine andere Vorlage verwenden (auch wenn die Fragen dieselben sind) oder wenn Sie eine zuvor verwendete Vorlage dupliziert haben.

Wenn Sie für neue Kunden Organizer für mehrere Jahre auf einmal benötigen, müssen Sie zunächst einen Fragebogen versenden und warten, bis der Kunde ihn ausfüllt oder in seinem Namen ausfüllen lässt. Dann können Sie alle anderen Fragebögen, die dieselbe Vorlage verwenden/bearbeiten, verschicken, um das Vorausfüllen zu ermöglichen. 

Vorbefüllung ein- und ausschalten

The pre-fill option is on by default for all questions in your organizer template (except for the document uploads), so you don’t need to do anything to activate it. However, since not all questions need to be pre-populated (such as information on revenue), you should turn off the feature for the questions that need to be answered each time. 

To do so, click the gear icon to the right of a question that needs to be answered each time, then toggle off Pre-filled.

Beachten Sie bei der Verwendung dieser Funktion die folgenden Hinweise:

• If the organizer allows the returning client to copy sections , only the first section will allow pre-fill.

• Die Dokumente müssen jedes Mal manuell hochgeladen werden. Die Option " Vorausgefüllt" kann daher nicht für Fragen verwendet werden, die das Hochladen von Dokumenten erfordern. 

Ansicht des Kunden

When a returning client fills out an organizer like the one they previously submitted, or you fill it on their behalf, it is possible to automatically populate the fields with the info they’ve already provided. To do so, your clients or you click Pre-fill after opening the organizer. This will replace any previously added information in the organizer.

If two or more organizers based on the same template have already been submitted, clicking  Change source allows your clients or you to select the one to pre-fill.

So sieht es auf der Client-Seite aus:

Tipp

Organizers in the Change source section of pre-fill might have the same name. Consider renaming previously sent organizers to avoid confusion in that section.

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