Auftrag Zustände: Übersicht

Auftrag Status helfen Ihnen, Ihre Arbeit transparent zu machen und mit eventuellen Blockaden umzugehen. In jedem pipelinekönnen Sie benutzerdefinierte Auftrag Status einrichten, um nahtlos Auftrag Ausnahmen innerhalb der pipeline zu verwalten, ohne dass zusätzliche Stufen erforderlich sind. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Auftrag Status Ihre Arbeit vereinfachen können workflow und wie sie sich von Stages unterscheiden.

Auftrag Zustände, erklärt

Standardmäßig kann jede Auftrag aktiv oder archiviert sein:

• Wenn die Auftrag aktiv ist, kann sie sich innerhalb der pipeline. Sie hat keine Blocker und Sie können mit ihr arbeiten.
• Wenn die Auftrag archiviert ist, wurde sie entweder beendet oder abgebrochen. Wenn Sie eine Auftrag nicht mehr benötigen, können Sie sie manuell archivieren. Sie können auch nach der Archivierung noch auf Aufträge zugreifen. 

Sie können auch einen benutzerdefinierten Auftrag Status in jedem pipeline. Je nach pipelinekann es sein, dass Sie Aufträge in die Warteschleife stellen möchten. Die Verwendung von benutzerdefinierten Auftrag -Status ist zum Beispiel nützlich für:

• Zusätzliche Anfragen. Bearbeitung von Änderungen der Kundenanforderungen oder des Dienstleistungsniveaus.
• Verlängerung der Fristen. Verwalten Sie Aufträge , das zusätzliche Zeit benötigt, z. B. für IRS Einreichungen.
• Fehlende Informationen. Die Adresse Aufträge bleibt mangels erforderlicher Kundendaten stecken.

Darüber hinaus sind benutzerdefinierte Auftrag Status gut für die Projektüberwachung und -sichtbarkeit: Sie können sie verwenden, um allen Teammitgliedern transparente status updates zur Verfügung zu stellen.

Im Allgemeinen läuft der Prozess der Verwendung benutzerdefinierter Auftrag Status wie folgt ab:

1. Erstellen Sie benutzerdefinierte status entweder über die Karte Auftrag oder in den pipeline Einstellungen. Fügen Sie bei Bedarf Automatisierungen hinzu.
2. Sobald ein Blocker vorhanden ist, ändern Sie die status von Auftragin eine benutzerdefinierte Version. Dadurch wird die Stufe , in der sich Auftrag befindet, nicht geändert. Die Automatisierungen für benutzerdefinierte status (falls vorhanden) werden ausgelöst.
3. Wenn alle Blockierungen beseitigt sind, verschieben Sie Auftrag wieder in den aktiven Zustand status. Dies kann manuell oder durch Vervollständigung der verknüpften Elemente im Zusammenhang mit den benutzerdefinierten status Automatisierungen erfolgen.
4. Sobald die Auftrag zu Active status zurückkehrt, bewegt sie sich durch den pipeline innerhalb des gemeinsamen Flusses.

Benutzerdefinierte Auftrag Status gegenüber. Pipeline Stufen

Während sowohl Auftrag status als auch pipeline Phasen verschiedene Auftrag Zustände in einem pipelinebezeichnen, ist es wichtig, die Unterschiede zwischen ihnen zu verstehen:

• Etappen sind geordnete Schritte im Prozess. Sie folgen einer bestimmten Reihenfolge, so dass Sie immer wissen, was als nächstes kommt. Zustände sind nicht geordnet. Ein Auftrag kann bis zum Ende im selben status verbleiben. Wenn ein status in einen benutzerdefinierten Status geändert wird, verbleibt Auftrag im selben Stufe und bewegt sich nicht vorwärts.
• Stufen können Automatisierungen enthalten, die Aufträge vorwärts bewegen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, und die Auftrag zu ihrem endgültigen Stufe führen. Benutzerdefinierte Auftrag Status können auch Automatisierungen enthalten, aber sie können status nur auf Aktiv ändern, was anzeigt, dass Auftrag nicht mehr blockiert ist und sich weiter bewegen kann.

Für eine klare und effiziente pipelineverwenden Sie Stufen für obligatorische Schritte und benutzerdefinierte Status für Ausnahmen, wie das Warten auf Dokumente oder die Bearbeitung von Sonderanfragen. So bleibt Ihre pipeline Ansicht einfach und überschaubar.

Benutzerdefinierte Auftrag Status im Vergleich zu kundenorientierten Auftrag Status

Obwohl sowohl der Auftrag Status als auch der Auftrag Status auf der Kundenseite den Zustand von Auftrag anzeigen, ist es wichtig, die Unterschiede zwischen ihnen zu verstehen:

• Die benutzerdefinierten Status von Auftrag weisen auf Blockierungen und zusätzlich erforderliche Maßnahmen hin und sind nicht mit einem bestimmten Stufe verbunden, während die kundenorientierten Status von Auftrag mit bestimmten Phasen verbunden sind. pipeline Phasen verbunden sind. 
• Auftrag Status sind für den Kunden nicht sichtbar und dienen der Bequemlichkeit Ihres Teams, während der Status auf der Kundenseite Auftrag darauf abzielt, zusätzliche Kommunikation zu vermeiden und den Fortschritt von Auftrag für den Kunden transparent zu machen.

Die benutzerdefinierten Status Auftrag und die kundenorientierten Status Auftrag können zusammen verwendet werden und ergänzen sich gegenseitig. Wenn beispielsweise der benutzerdefinierte status in " Benötigt Durchwahl" geändert wird, können Sie auch den kundenorientierten status in "In Wartestellung" ändern.

Status Automationen

Mit benutzerdefinierten Auftrag Status können Sie Automatisierungen einrichten, die ausgelöst werden, wenn Sie Aufträge in einen bestimmten status verschieben. Sie können alle Automatisierungen verwenden, die Sie auch in pipelines verwenden. Auf diese Weise können Sie z. B:

• Erstellen Sie automatisch eine Aufgabe für Ihre Teammitglieder, um den Serviceumfang bei der Bearbeitung zusätzlicher Anfragen anzupassen.

• Senden Sie eine Mandantenanfrage oder eine Nachricht an einen Kunden mit einer vorausgefüllten Anfrage nach den fehlenden Artikeln.

• Erstellen Sie eine Fragebogen , um alle erforderlichen Dokumente und Informationen zu sammeln.

Nachdem alle für diesen status Übergang erforderlichen Aktionen abgeschlossen sind (z. B. Aufgaben als erledigt markiert oder Rechnungen bezahlt wurden), wird Auftrag status automatisch wieder auf Aktiv gesetzt. Wenn es jedoch keine Automatisierungen gibt oder Sie Auftrag nur reaktivieren müssen, können Sie status jederzeit manuell auf Aktiv setzen.

Benutzerdefinierte Auftrag Statusmeldungen auf Auftrag Karten

Custom Auftrag status ist deutlich sichtbar auf Auftrag Karten innerhalb der pipeline. Sie können sie direkt auf der Karte Auftrag ändern. Bei Bedarf können Sie sogar eine neue benutzerdefinierte status direkt über die Karte Auftrag hinzufügen und die entsprechenden Automatisierungen direkt von dort aus einrichten.