Erläuterung Auftrag

When stages move work forward through the pipeline, statuses show what is happening to a job within a stage. In this article, you will learn about the available job statuses and how to use them in your work.

Auftrag auf einen Blick

Job statuses are internal information for your team that indicates the current state of a job. They help you manage workflow blockers and exceptions while keeping jobs organized within their pipeline stages.

Es gibt Standard- und benutzerdefinierte Auftrag .

Standard Auftrag

Für standard Auftrag TaxDome drei Standardstatus TaxDome :

• Aktiv: Der Auftrag keine Hindernisse Auftrag und du kannst daran arbeiten. Aufträge über ihr Fälligkeitsdatum hinaus aktiv bleiben, werden in Widgets und Insights als überfällig gezählt.

• Abgeschlossen: Die Arbeit wurde an den Kunden übergeben. Verwenden Sie diesen status anzuzeigen, dass ein Auftrag abgeschlossen Auftrag , ohne ihn aus der pipeline ">pipeline — beispielsweise, wenn vor der Archivierung noch interne Nachbearbeitungsschritte zu erledigen sind. Abgeschlossene Aufträge bei der Zählung überfälliger Aufträge nicht berücksichtigt.

• Archiviert: Der Auftrag abgeschlossen oder storniert und wird in Ihrer aktiven pipeline">pipeline. Sie können einen Auftrag aus dem Status „Aktiv“ archivieren oder ihn zunächst als „Abgeschlossen“ markieren – je nach den Abläufen in Ihrer Kanzlei. Archivierte Aufträge jederzeit zugänglich.

Hinweis

Der wesentliche Unterschied zwischen Abgeschlossen und Archiviert ist das Timing und die Absicht: Verwenden Sie Abgeschlossen um zu kennzeichnen, dass die kundenbezogene Arbeit erledigt ist, während der Auftrag bleibt, und Archiviert when you are ready to remove it from the pipeline view entirely.

Benutzerdefinierte Auftrag Statusmeldungen

Stellen Sie sich vor, Sie bereiten eine Steuererklärung vor, aber der Kunde hat noch nicht alle erforderlichen Unterlagen eingereicht. Der Auftrag zur nächsten Stufe übergehen, aber Sie möchten ihn nicht aus den Augen verlieren. Hier helfen benutzerdefinierte Auftrag .

For intermediate situations specific to your workflow — like waiting for documents, handling deadline extensions, or managing additional client requests — you can create custom job statuses in each pipeline. For example, “Missing docs,” “Needs Extension,” or “Additional Services Requested.”

When you apply a custom status to a job, it remains in its current pipeline stage.

Custom statuses surface directly on job cards in the pipeline view. If you assign a color and icon to a status, those show on the card too, so the job’s current state is identifiable at a glance.

Job statuses vs. pipeline stages

Job statuses sit on top of pipeline stages: stages move a job forward through the process, while statuses describe the current state of the job within a stage.

• Etappen sind geordnete Schritte im Prozess. Sie folgen einer bestimmten Reihenfolge, so dass Sie immer wissen, was als nächstes kommt. Status sind nicht geordnet. Ein Auftrag kann bis zum Ende in demselben status bleiben. Wenn ein status in einen benutzerdefinierten Status geändert wird, bleibt der Auftrag in der gleichen Stufe und bewegt sich nicht weiter.

• Stufen können Automatisierungen enthalten, um Aufträge vorwärts zu bewegen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, und den Auftrag zu seiner endgültigen Stufe zu führen. Benutzerdefinierte Auftrag können auch Automatisierungen enthalten, aber sie können nur den status zu "Aktiv" auslösen, was bedeutet, dass der Auftrag nicht mehr blockiert ist und sich weiter bewegen kann.

Für eine klare und effiziente pipelineverwenden Sie Stufen für obligatorische Schritte und benutzerdefinierte Status für Ausnahmen, wie das Warten auf Dokumente oder die Bearbeitung von Sonderanfragen. So bleibt Ihre pipeline Ansicht einfach und überschaubar.

Auftrag vs. kundenorientierte Status

• Auftrag sind nur für Ihr Team sichtbar und spiegeln den aktuellen Stand eines Auftrag wider.

• Client-facing statuses are designed for external communication. They give clients a clear, step-by-step view of their job progress. For example, after delivery, clients can see whether their return is pending payment, under review, or awaiting signature. This reduces inbound inquiries, since clients can check the status themselves rather than reaching out to ask what’s going on. Many firms automate client-facing statuses so they update based on the current job state or pipeline stage.

Zugriff und Berechtigungen

Only the firm owner, admin, or team member with access rights to manage pipelines can create, edit, and delete custom statuses in pipeline setting.

Beachten Sie bei der Vergabe von Status Folgendes:

• A firm owner and admin can apply statuses to jobs in any pipeline.

• An employee can apply statuses if they have access to the pipeline and to the account the job was created for, or if they have the access right to view all accounts.

Prozesse mit benutzerdefinierten Status automatisieren

Sie können Automatisierungen so konfigurieren, dass sie ausgelöst werden, wenn ein status angewendet status .

Sie können alle Automatisierungen verwenden, die Sie in pipelines verwenden. Auf diese Weise können Sie beispielsweise:

• Erstellen Sie automatisch eine Aufgabe für Ihre Teammitglieder, um den Serviceumfang bei der Bearbeitung zusätzlicher Anfragen anzupassen.
• Senden Sie eine Mandantenanfrage oder eine Nachricht an einen Kunden mit einer vorausgefüllten Anfrage nach den fehlenden Artikeln.
• Erstellen Sie eine Fragebogen , um alle erforderlichen Dokumente und Informationen zu sammeln.

Sobald der Blocker behoben ist (z. B. wenn erforderliche Aufgaben erledigt oder Dokumente eingegangen sind),status der benutzerdefiniertestatus automatisch wieder auf „Aktiv” zurückgesetzt werden, oder Sie können ihn manuell ändern.

Sie können alle Automatisierungen hinzufügen, die Sie beim Erstellen eines benutzerdefinierten status benötigen, oder jedes Mal, wenn Sie ihn anwenden, nur die relevanten auswählen. Sie können Automatisierungen auch manuell mit dem benutzerdefinierten status verknüpfen, status Sie ihn ausgewählt haben.

Ansicht des Kunden

Die internen Auftrag sind für Ihren Kunden niemals sichtbar.

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