Custom job statuses: Overview

Job statuses help you make your work transparent and handle any blockers you might have. In each pipeline, you can set up custom job statuses to seamlessly manage job exceptions within the pipeline without the need of additional stages. In this article, we’ll tell you how job statuses can simplify your workflow and how they differ from stages.

Auftrag Zustände, erklärt

Standardmäßig kann jeder Auftrag sein aktiv oder archiviert sein:

• Wenn die Auftrag aktiv ist, kann sie sich innerhalb der pipeline. Sie hat keine Blocker und Sie können mit ihr arbeiten.

• Wenn die Auftrag archiviert ist, wurde sie entweder beendet oder abgebrochen. Wenn Sie eine Auftrag nicht mehr benötigen, können Sie sie manuell archivieren. Sie können auch nach der Archivierung noch auf Aufträge zugreifen. 

You can also set up custom job statuses in each pipeline. Depending on the pipeline, you may sometimes want to put jobs on hold. For example, using custom job statuses is useful for:

• Zusätzliche Anfragen. Bearbeitung von Änderungen der Kundenanforderungen oder des Dienstleistungsniveaus.

• Verlängerung der Fristen. Verwalten Sie Aufträge , das zusätzliche Zeit benötigt, z. B. für IRS Einreichungen.

• Fehlende Informationen. Die Adresse Aufträge bleibt mangels erforderlicher Kundendaten stecken.

Darüber hinaus sind benutzerdefinierte Auftrag gut für die Projektüberwachung und -transparenz geeignet: Sie können sie verwenden, um allen Teammitgliedern transparenteupdates zu liefern. Im Allgemeinen läuft der Prozess der Verwendung benutzerdefinierter Auftrag wie folgt ab:

1. Create job custom status either from the job card or in pipeline settings. Add automations if needed.

2. Sobald ein Blocker vorhanden ist, ändern Sie die status von Auftragin eine benutzerdefinierte Version. Dadurch wird die Stufe , in der sich Auftrag befindet, nicht geändert. Die Automatisierungen für benutzerdefinierte status (falls vorhanden) werden ausgelöst.

3. Wenn alle Blockierungen beseitigt sind, versetzen Sie den Auftrag wieder in den status "Aktiv". Dies kann manuell oder durch Ausfüllen der verknüpften Elemente im Zusammenhang mit benutzerdefinierten status erfolgen.

4. Once the job returns to Active status, it moves through the pipeline within the common flow.

To adjust this workflow, you can  edit  or  delete  job custom statuses as needed.

Benutzerdefinierte Auftrag Status gegenüber. Pipeline Stufen

Während sowohl Auftrag status als auch pipeline Phasen verschiedene Auftrag Zustände in einem pipelinebezeichnen, ist es wichtig, die Unterschiede zwischen ihnen zu verstehen:

• Etappen sind geordnete Schritte im Prozess. Sie folgen einer bestimmten Reihenfolge, so dass Sie immer wissen, was als nächstes kommt. Status sind nicht geordnet. Ein Auftrag kann bis zum Ende in demselben status bleiben. Wenn ein status in einen benutzerdefinierten Status geändert wird, bleibt der Auftrag in der gleichen Stufe und bewegt sich nicht weiter.

• Stufen können Automatisierungen enthalten, um Aufträge vorwärts zu bewegen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, und den Auftrag zu seiner endgültigen Stufe zu führen. Benutzerdefinierte Auftrag können auch Automatisierungen enthalten, aber sie können nur den status zu "Aktiv" auslösen, was bedeutet, dass der Auftrag nicht mehr blockiert ist und sich weiter bewegen kann.

Für eine klare und effiziente pipelineverwenden Sie Stufen für obligatorische Schritte und benutzerdefinierte Status für Ausnahmen, wie das Warten auf Dokumente oder die Bearbeitung von Sonderanfragen. So bleibt Ihre pipeline Ansicht einfach und überschaubar.

Benutzerdefinierte Auftrag Status im Vergleich zu kundenorientierten Auftrag Status

While both job statuses and client-facing job statuses are indicating the job state, it is essential to understand the differences between them:

• Custom job statuses indicate blockers or actions needed for your team’s internal workflow and are visible only to your team, while client-facing job statuses show job progress to clients, reducing the need for status update requests, and are displayed on the client portal.
• Custom job statuses are not tied to any particular stage and can be applied at any point in the workflow, while client-facing job statuses are associated with specific pipeline stages.

Benutzerdefinierte Auftrag und mandantenseitige Auftrag können zusammen verwendet werden und ergänzen sich gegenseitig. Wenn zum Beispiel der benutzerdefinierte status in Benötigt Durchwahl, können Sie auch den kundenorientierten status in Gewartet ändern.

Status Automationen

With custom job statuses, you can set up automations that will be triggered when you move jobs to a particular status. You can use all the automations you use in pipelines . This way, you can, for example:

• Erstellen Sie automatisch eine Aufgabe für Ihre Teammitglieder, um den Serviceumfang bei der Bearbeitung zusätzlicher Anfragen anzupassen.

• Senden Sie eine Mandantenanfrage oder eine Nachricht an einen Kunden mit einer vorausgefüllten Anfrage nach den fehlenden Artikeln.

• Erstellen Sie eine Fragebogen , um alle erforderlichen Dokumente und Informationen zu sammeln.

Nachdem alle für diesen status erforderlichen Aktionen abgeschlossen sind (z. B. Aufgaben als erledigt markiert oder Rechnungen bezahlt sind), wechselt derstatus automatisch wieder zu aktiv. Wenn es jedoch keine Automatisierungen gibt oder Sie den Auftrag nur reaktivieren müssen, können Sie den status jederzeit manuell in Aktiv ändern.

Benutzerdefinierte Auftrag Statusmeldungen auf Auftrag Karten

Custom job status is clearly visible on job cards inside the pipeline. You can change it right from the job card. If needed, you can even add a new custom status right from the job card and set up its automations right from there. If you’ve assigned a color and icon to the status, they will be displayed on the job card, making it easy to identify the job’s current state.