Auftrag : Übersicht

Innerhalb eines Auftrag gibt es verschiedene Arten von Status, die jeweils unterschiedlichen Zwecken dienen: Standard- und kundenbezogene Auftrag für den internen Gebrauch und kundenbezogene Status für die externe Kommunikation.

Standard- und benutzerdefinierte Auftrag , erklärt

Job statuses are internal information for your team that indicates the current state of a job. They help you manage workflow blockers and exceptions while keeping jobs organized within their pipeline stages.

Es gibt Standard- und benutzerdefinierte Auftrag .

Standard Auftrag

Für standard Auftrag TaxDome drei Standardstatus:

• Aktiv: Der Auftrag keine Blocker und Sie können damit arbeiten. Aufträge nach ihrem Fälligkeitsdatum aktiv bleiben, werden in Widgets und Insights als überfällig gezählt .
• Completed: The work has been delivered to the client. Use this status to signal that a job is done without removing it from the pipeline — for example, when you still have internal post-work to handle before archiving. Completed jobs are excluded from overdue counts.
• Archived: The job has been finished or canceled and you no longer need it in your active pipeline. You can archive a job directly from Active, or after marking it Completed first — depending on your firm’s process. Archived jobs remain accessible at any time.

Hinweis

The key distinction between Abgeschlossen und Archiviert ist das Timing und die Absicht: Verwenden Sie Abgeschlossen um zu kennzeichnen, dass die kundenbezogene Arbeit erledigt ist, während der Auftrag bleibt, und Archiviert when you are ready to remove it from the pipeline view entirely.

Benutzerdefinierte Auftrag Statusmeldungen

Stellen Sie sich vor, Sie bereiten eine Steuererklärung vor, aber der Kunde hat noch nicht alle erforderlichen Unterlagen eingereicht. Der Auftrag zur nächsten Stufe übergehen, aber Sie möchten ihn nicht aus den Augen verlieren. Hier helfen benutzerdefinierte Auftrag .

For intermediate situations specific to your workflow—like waiting for documents, handling deadline extensions, or managing additional client requests—you can create custom job statuses in each pipeline. For example, “Missing docs,” “Needs Extension,” or “Additional Services Requested.”

When you apply a custom status to a job, it remains in its current pipeline stage.

Verwenden Sie Automatisierungen mit benutzerdefinierten Status

Sie können Automatisierungen so konfigurieren, dass sie ausgelöst werden, wenn ein status angewendet status .

Sie können alle Automatisierungen verwenden, die Sie in pipelines verwenden. Auf diese Weise können Sie beispielsweise:

• Erstellen Sie automatisch eine Aufgabe für Ihre Teammitglieder, um den Serviceumfang bei der Bearbeitung zusätzlicher Anfragen anzupassen.
• Senden Sie eine Mandantenanfrage oder eine Nachricht an einen Kunden mit einer vorausgefüllten Anfrage nach den fehlenden Artikeln.
• Erstellen Sie eine Fragebogen , um alle erforderlichen Dokumente und Informationen zu sammeln.

Sobald der Blocker behoben ist (z. B. wenn erforderliche Aufgaben erledigt oder Dokumente eingegangen sind),status der benutzerdefiniertestatus automatisch wieder auf „Aktiv” zurückgesetzt werden, oder Sie können ihn manuell ändern.

Sie können alle Automatisierungen hinzufügen, die Sie beim Erstellen eines benutzerdefinierten status benötigen, oder jedes Mal, wenn Sie ihn anwenden, nur die relevanten auswählen. Sie können Automatisierungen auch manuell mit dem benutzerdefinierten status verknüpfen, status Sie ihn ausgewählt haben.

Auftrag vs. kundenorientierter Status, erklärt

• Auftrag sind nur für Ihr Team sichtbar und spiegeln den aktuellen Stand eines Auftrag wider.

• Client-facing statuses are designed for external communication. They give clients a clear, step-by-step view of their job progress. For example, after delivery, clients can see whether their return is pending payment, under review, or awaiting signature. This reduces inbound inquiries, since clients can check the status themselves rather than reaching out to ask what’s going on. Many firms automate client-facing statuses so they update based on the current job state or pipeline stage.

Job statuses vs. Pipeline stages

Während sowohl Auftrag status als auch pipeline Phasen verschiedene Auftrag Zustände in einem pipelinebezeichnen, ist es wichtig, die Unterschiede zwischen ihnen zu verstehen:

• Etappen sind geordnete Schritte im Prozess. Sie folgen einer bestimmten Reihenfolge, so dass Sie immer wissen, was als nächstes kommt. Status sind nicht geordnet. Ein Auftrag kann bis zum Ende in demselben status bleiben. Wenn ein status in einen benutzerdefinierten Status geändert wird, bleibt der Auftrag in der gleichen Stufe und bewegt sich nicht weiter.

• Stufen können Automatisierungen enthalten, um Aufträge vorwärts zu bewegen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, und den Auftrag zu seiner endgültigen Stufe zu führen. Benutzerdefinierte Auftrag können auch Automatisierungen enthalten, aber sie können nur den status zu "Aktiv" auslösen, was bedeutet, dass der Auftrag nicht mehr blockiert ist und sich weiter bewegen kann.

Für eine klare und effiziente pipelineverwenden Sie Stufen für obligatorische Schritte und benutzerdefinierte Status für Ausnahmen, wie das Warten auf Dokumente oder die Bearbeitung von Sonderanfragen. So bleibt Ihre pipeline Ansicht einfach und überschaubar.

Benutzerdefinierte Status auf Auftrag

Custom job status is clearly visible on job cards inside the pipeline. You can change it right from the job card. If needed, you can even add a new custom status right from the job card and set up its automations right from there. If you’ve assigned a color and icon to the status, they will be displayed on the job card, making it easy to identify the job’s current state.

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