Vorschläge senden

Mit unserer Funktion „Angebote & ELs” können Sie Angebote und Auftragsschreiben an Kunden versenden . Diese können eine Liste Ihrer Dienstleistungen und Rechnungen enthalten, die nach Unterzeichnung des Angebots bezahlt werden können.

Möglichkeiten zum Versenden von Angeboten

Angebote können von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem beliebigen Mitarbeiter, dem Zugriffsrechte zum Verwalten von Angeboten

Um einem Kunden ein Angebot zu senden, benötigen Sie wahrscheinlich eine Vorlage. Weitere Informationen finden Sie im Artikel zum Erstellen und Anwenden von Angebotsvorlagen . Sie können Angebote manuell oder mithilfe von Automatisierungen versenden.

Um Vorschläge manuell zu senden, gehen Sie wie folgt vor:

1. Erstellen Sie einen Vorschlag auf eine der beiden Arten:

• Klicken Sie oben links auf„Neu“, wählen Sie„Angebot“ und anschließend die Kundenkonten für das Angebot aus.

• Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Kunden > Konten und aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Kundenkonten, für die der Vorschlag bestimmt ist. Nachdem Sie die Konten ausgewählt haben, klicken Sie in der Menüleiste auf Weitere Aktionen und wählen Sie dann im Pulldown-Menü die Option Vorschlag senden.

• Öffnen Sie das Kundenkonto, wechseln Sie zur Registerkarte Vorschläge & ELs und klicken Sie auf Neuer Vorschlag & EL. Das aktuelle Konto wird automatisch ausgefüllt.

Hinweis

Sie können keine Angebote an Kontakte senden, die mit einem Konto verknüpft sind, aber keinen Portalzugang haben (deren Anmeldung muss eingeschaltet sein). Weitere Informationen finden Sie unter hierhin gehen .

2. Geben Sie einen Namen für den Vorschlag ein und klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü„Vorlage“, um eine Vorlage auszuwählen. Sie können shortcodes zum Namen hinzufügen, um ihn zu individualisieren.

3. Bearbeiten Sie bei Bedarf jeden Schritt der Vorlage, fügen Sie weitere Seiten hinzu oder deaktivieren Sie sie. Weitere Informationen zu den einzelnen Schritten finden Sie im Artikel zum Ausfüllen der Angebotsvorlagen .

4. To ensure access for all the team members to the proposal within the pipeline, link the proposal to a job by clicking the Add job in the bottom of the General step. This could be done only if the proposal is sent to one client.

Wenn Sie fertig sind, senden Sie den Vorschlag. Alle mit einem Konto verknüpften Benutzer, bei denen das Kontrollkästchen „Unterzeichner“ aktiviert ist , erhalten dann eine automatische E-Mail , in der sie darüber informiert werden, dass ein Vorschlag zur Überprüfung und Unterzeichnung gesendet wurde. Je nach den Einstellungen des Vorschlags gilt dieser als unterzeichnet , wenn entweder mindestens ein oder alle Benutzer mit Unterzeichnungsberechtigung ihn unterzeichnet haben.  

Ein Feld Signatur wird automatisch in den Vorschlag eingefügt. Sobald ein Vorschlag unterzeichnet ist, wird das Datum automatisch hinzugefügt.

Entwurf des Vorschlags speichern

Wenn Sie mehr Zeit benötigen, um einen Vorschlag fertigzustellen, bevor Sie ihn an einen Kunden senden, speichern Sie ihn als Entwurf. Auf diese Weise können Sie den Vorschlag vorbereiten, ohne Benachrichtigungen an den Kunden auszulösen, und später zur weiteren Bearbeitung darauf zurückkommen. Klicken To do auf „Entwurf speichern“, anstatt den Vorschlag zu senden.

Sie finden die Entwürfe der Angebote im Bereich „Abrechnung > Angebote & ELs“ und im Bereich „Angebote & ELs“ des Kundenkontos; ihr status als „Entwurf“ gekennzeichnet.

Um alle Entwürfe schnell zu identifizieren, verwenden Sie Filter: Klicken Sie auf „Filter“ und wählen Sie unter den status Status „Entwurf“ aus.

Entwurf als Vorschlag senden

Um den Vorschlag aus dem Entwurf zu versenden, klicken Sie auf den Namen des Entwurfs, nehmen Sie alle erforderlichen Änderungen vor und klicken Sie auf „Senden“.

Kunden an ausstehende (nicht unterzeichnete) Vorschläge erinnern

Wenn Sie Kunden Angebote senden, werden diese benachrichtigt. Alle mit dem Konto verbundenen Benutzer, bei denen die Benachrichtigungsfunktion aktiviert ist, erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung. Überprüfen Sie, ob die Benachrichtigungen aktiviert sind, indem Sie die Spalte „Benachrichtigen“ in der Kontenliste überprüfen.   

Wenn die Empfänger zu viel Zeit für die Durchführung der Aktion benötigen oder es vergessen, können Sie entweder:

• Eine Benachrichtigung über den ausstehenden Vorschlag manuell erneut senden oder

• Automatische Erinnerungen einrichten

Manuelle Mahnungen (erneut senden)

Sie können eine Benachrichtigung zu dem ausstehenden Vorschlag erneut senden. Klicken To do die drei Punkte rechts neben dem Element in der Liste und wählen Sie dann Erneut senden.

Das passiert folgendermaßen:

• Eine zusätzliche E-Mail-Nachricht wird an jeden Benutzer gesendet, der mit dem Konto verknüpft ist und dessen Signatory -Kontrollkästchen aktiviert ist.

• Eine Portalbenachrichtigung für diesen Punkt wird an den Anfang der To-do-Liste des Kunden verschoben .

Automatische Mahnungen

The automatic Reminders option can be turned on or off at any time by editing the pending proposal. And you can also turn on automatic reminders when you send a proposal manually or via pipeline automation.

Sobald Siedie automatischen Erinnerungen aktiviert haben, können Sie diese konfigurieren:

• Inaktivitätsschwelle, Tage: Standardmäßig wird eine Erinnerung drei Tage nach dem Versand des Vorschlags an den Kunden verschickt, aber Sie können dies nach Belieben ändern.

• Begrenzen auf: Standardmäßig erhält der Kunde nur eine Erinnerungs-E-Mail, aber Sie können dies auch nach Ihren Wünschen ändern.

  

  Die Erinnerungen hören auf, wenn...

• …der Kunde hat den Vorschlag nicht unterzeichnet und die festgelegte Anzahl an Mahnungen wurde versandt.

• …der Vorschlag hat den status „Unterzeichnet “.

Ansicht des Kunden

Jeder Benutzer, bei dem das Kontrollkästchen„Unterzeichner” aktiviert ist, erhält eine Benachrichtigung über einen neuen Vorschlag, der ihm zugesandt wurde. Ihre Kunden können Vorschläge auf verschiedene Weise anzeigen und öffnen:

• Über das Mandantenportal oder die mobile App: Klicken Sie auf die Benachrichtigung unter dem Abschnitt " Warten auf Maßnahmen" oder auf den Link auf der Seite " Vorschläge & EL". 

• Aus der E-Mail-Benachrichtigung.  

Dann interagieren die Kunden mit Ihrem Angebot ( z. B. können sie eine sichere Zahlung autorisieren). 

Wenn die Empfänger bestätigen Vorschlag bestätigen , status dessen status von „Ausstehend" zu „Teilweise unterzeichnet" (wenn mehrere Unterzeichner erforderlich sind) oder„Unterzeichnet", worüber Sie eine Benachrichtigung erhalten .

Um den gesendeten Vorschlag aus der Perspektive des Kunden zu sehen, rufen Sie die schreibgeschützte Ansicht auf.  

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