Verträge: Aufsetzen & Unterschreiben lassen

Mit unserer Funktion " Verträge" können Sie Verträge, wie z. B. Auftragsschreiben und Angebote, zur Unterschrift an Kunden senden. Sie müssen sie nicht mit Signaturfeldern versehen. Stattdessen werden der Vertragsvorlage automatisch eine Aufforderung zur elektronischen Unterschrift und eine Zustimmung zu den Bedingungen hinzugefügt. Wenn Sie einen Vertrag senden, werden alle mit dem Konto verknüpften Kontakte (mit aktivierter Option "Enable signing Contracts" ) aufgefordert, von ihrem Kundenportal aus zu unterschreiben. Sobald ein Vertrag vollständig unterzeichnet ist, wird eine Benachrichtigung an Ihre E-Mail und Ihren Posteingang+ gesendet.

In Arbeit: Benutzerdefinierte CRM-Felder in unseren Vertragsvorlagen.

Hier beschrieben:

Senden von Verträgen

Verträge können von einem Firmeninhaber oder einem beliebigen Teammitglied, das Zugriffsrechte zur Verwaltung von Vorlagen und Verträgen erhalten hat, an Kunden gesendet werden.

Um einen Vertrag an einen Kunden zu senden, benötigen Sie eine Vorlage. Weitere Details finden Sie unter Vorlagen für benutzerdefinierte Verträge.

Sie können Verträge auf zwei verschiedene Arten senden:

Manuelles Senden von Verträgen an Kunden

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Verträge manuell an Kunden zu senden: 

1. Entweder (a.) klicken Sie auf die Schaltfläche + NEU in der linken Seitenleiste, wählen Sie Vertrag und dann die Kundenkonten aus, für die der Vertrag gilt, oder (b.) gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Kunden und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen neben den Kundenkonten, für die der Vertrag gilt. Wenn Sie die Konten ausgewählt haben, klicken Sie in der Menüleiste auf Weitere Aktionen und wählen dann im Pulldown-Menü die Option Vertrag senden . Sie können keine Verträge an Kontakte senden, die mit einem Konto verknüpft sind und keinen Portalzugang haben (ihr LOGIN muss eingeschaltet sein). Weitere Details finden Sie hier.

2. Geben Sie einen Namen für den Vertrag ein, aktivieren Sie die Option " Erinnerungen" (optional, siehe unten) und klicken Sie dann auf die Liste " Vertragsvorlage", um eine Vorlage auszuwählen. Sie können die Vorlage bearbeiten oder Ihren eigenen Text von Grund auf neu schreiben.

  • WYSIWYG: Mit dieser Option können Sie verschiedene Textformatierungen verwenden sowie Links hinzufügen.
  • HTML: Mit dieser Option können Sie benutzerdefinierte HTML-Codes für Bilder, Links, Tabellen und so weiter einfügen.

3. Klicken Sie auf SENDEN , um den Vertrag an die Benutzer der ausgewählten Konten zu senden. Ein Unterschriftsfeld wird dem Vertrag automatisch hinzugefügt. Sobald ein Kontakt unterschreibt, wird das Datum automatisch hinzugefügt. 

Alle mit einem Konto verknüpften Benutzer, bei denen "Enable signing Contracts" aktiviert ist, erhalten dann eine automatische E-Mail, die sie darüber informiert, dass ein Vertrag zur Überprüfung und Unterzeichnung gesendet wurde.

Hinweis: Wenn Sie versuchen, die Seite "Vertrag senden" zuverlassen, ohne auf " Senden" zu klicken, wird eine Warnung angezeigt. Klicken Sie auf . Abbrechen im Popup-Fenster der Warnung und senden Sie dann den Vertrag. Wählen Sie nicht die Option Verhindern diese Seite am Erstellen weiterer Dialoge hindern Aktivieren Sie nicht das Kontrollkästchen Verhindern, sonst können Sie diese Benachrichtigungen in Zukunft nicht mehr erhalten.

Senden von Verträgen über Automatisierung

Senden Sie Verträge per Automatisierung an Kunden, so dass ein Vertrag automatisch versendet wird, wenn ein Auftrag in eine neue Phase in der Pipeline übergeht. Hierfür benötigen Sie eine Vertragsvorlage. Weitere Details finden Sie hier. Sobald Sie die Vertragsvorlage haben, folgen Sie diesen Schritten:

1.Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Einstellungen, wählen Sie Pipelines und klicken Sie dann auf den Pipeline-Namen oder auf PIPELINE ERSTELLEN.

2. Wählen Sie im Abschnitt " Stufen" die Stufe aus, mit der Sie die Automatisierung verknüpfen möchten, klicken Sie rechts auf + Automatisierung hinzufügen und wählen Sie dann im Pulldown-Menü " Vertrag senden". 

3. Wählen Sie die Vertragsvorlage für die Automatisierung aus und entscheiden Sie dann, ob Sie Erinnerungen aktivieren möchten (eine zusätzliche E-Mail wird an den Kunden gesendet, wenn er den unterzeichneten Vertrag nicht innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zurückschickt). Mehr über Erinnerungen finden Sie hier.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern , um Ihre Änderungen zu speichern. Sobald der Automat hinzugefügt wurde, können Sie ihn sehen, indem Sie zur Seite " Pipelines" gehen und auf das Automatisierungssymbol über der Bühne klicken. 

Wenn ein Auftrag in eine Phase mit einer Automatisierung "Vertrag erstellen" wechselt, wird eine Benachrichtigung angezeigt, die die Automatisierungen anzeigt, die ausgelöst werden sollen. Wenn Sie nicht möchten, dass ein Vertrag ausgelöst wird, heben Sie die Auswahl der Automatisierung auf und klicken Sie dann auf VERKEHREN

Erinnern von Kunden an ausstehende (nicht unterzeichnete) Verträge

Kunden erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn Sie ihnen einen Vertrag senden. Wenn Sie Erinnerungen aktivieren, während Sie einen Vertrag senden oder eine Automatisierung für das Senden von Verträgen einrichten, wird eine zusätzliche E-Mail an jeden mit dem Konto verknüpften Benutzer (mit ausgewählter Option Unterzeichnung von Verträgen aktivieren ) gesendet, wenn dieser den unterzeichneten Vertrag nicht innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens zurückschickt. Sobald Sie Erinnerungen aktivieren, können Sie sie konfigurieren:

  • Schwellenwert für Inaktivität, Tage: Standardmäßig wird eine Erinnerung drei Tage, nachdem der Vertrag an den Kunden gesendet wurde, versendet, aber Sie können dies auf die von Ihnen gewünschte Anzahl ändern.
  • Begrenzen auf: Standardmäßig erhält der Kunde nur eine Erinnerungs-E-Mail, aber Sie können dies auch nach Ihrem Belieben ändern.

Erinnerungen stoppen, wenn...

  • ...der Kunde den Vertrag nicht unterschrieben hat und die eingestellte Anzahl von Mahnungen verschickt wurde.
  • ...alle erforderlichen Unterzeichner den Vertrag unterschrieben haben.

Welche Ansprechpartner unterzeichnen einen Vertrag? Wie funktioniert das mit mehreren Unterzeichnern?

Damit ein Vertrag vollständig unterschrieben wird, müssen alle mit dem Konto verknüpften Kontakte, für die die Option Unterzeichnung von Verträgen zulassen ausgewählt wurde, unterschreiben. 

  • Standardmäßig alle Kontakte mit Login-Zugriff Unterzeichnung von Verträgen ermöglichen ausgewählt.
    • Beachten Sie unten, dass unter der E-Mail-Adresse des Kontakts "Verträge unterschreiben" steht.
    • Wenn Sie auf das Symbol mit den drei Punkten rechts neben dem Namen eines Kontakts klicken, können Sie im Pulldown-Menü die Option Unterzeichnung von Verträgen aktivieren auswählen.

Wenn die Unterschrift eines Kontakts nicht erforderlich ist, klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten rechts neben dem Namen des Benutzers und wählen Sie Unterzeichnung von Verträgen deaktivieren.

Beachten Sie Folgendes zuDeaktivieren von Signierverträgen:

  • Wenn für alle Kontakte, die mit einem Konto verknüpft sind, die Option Verträge nicht unterschreiben ausgewählt ist, gibt es niemanden, an den ein Vertrag gesendet werden kann - wenn Sie also versuchen, dies zu tun, erhalten Sie eine Fehlermeldung.
  • Sobald ein Vertrag gesendet wurde, können Sie keine weiteren Unterzeichner hinzufügen. Um Änderungen vorzunehmen, löschen Sie den Vertrag und senden Sie ihn erneut, sobald Sie die gewünschten Einstellungen für jeden Kontakt gewählt haben. 
  • Wenn ein Kontakt unterschreibt und andere nicht, sondern entfernt werden, wird der Vertrag als vollständig unterzeichnet betrachtet. Sie erhalten eine Benachrichtigung in Ihrem Inbox+, die Sie darüber informiert.
  • Verträge, die bereits vor der Freigabe der Funktion für mehrere Unterzeichner versendet wurden und noch nicht unterschrieben sind, bleiben wie bisher bestehen. Diese benötigen nur einen Unterzeichner, der jeder der mit dem Konto verknüpften Kontakte sein kann.

Was Ihre Kunden sehen, wenn Sie einen Vertrag senden

Jeder Benutzer, bei dem"Enable signing Contracts" ausgewählt ist, erhält eine Benachrichtigung über einen neuen Vertrag, der an ihn gesendet wurde. Sie können den Vertrag überprüfen und elektronisch unterzeichnen, indem sie auf den Link in der E-Mail-Benachrichtigung, auf die Benachrichtigung in ihrem Dashboard oder auf den Bereich " Verträge" in ihrem Portal klicken. 

Um TaxDome von der Kundenportalseite aus zu sehen, greifen Sie auf eine schreibgeschützte Ansicht zu.

Verknüpfen und automatisches Verschieben von Verträgen in Aufträgen

Durch die Verknüpfung von Verträgen mit Aufträgen sind diese sofort in ihrer Pipeline verfügbar, was Ihren Workflow verbessert. Außerdem können Sie Automatisierungen verwenden, sodass der Auftrag automatisch in die nächste Phase übergeht, sobald ein Vertrag vollständig unterzeichnet ist.

Verträge können von einem Firmeninhaber oder einem beliebigen Teammitglied, das Zugriffsrechte zur Verwaltung von Verträgen erhalten hat, mit Aufträgen verknüpft werden. Sie werden entweder manuell oder über eine Automatisierung verknüpft. Während das Hinzufügen von Verträgen zu einer Pipeline mithilfe von Automatisierungen eine Änderung der Pipeline-Vorlage erfordert, können Sie mit der manuellen Verknüpfung alle Verträge innerhalb einer Pipeline verfolgen, ohne die Vorlage zu ändern.

So funktioniert es: 

1. Greifen Sie auf die Pipeline-Einstellungen zu, fügen Sie die Stufe zum Senden des Vertrags hinzu und schalten Sie dann Automove Jobs ein. Sie können entweder die Automatisierung " Vertrag senden" hinzufügen (weitere Details finden Sie hier) oder einen unsignierten Vertrag manuell verknüpfen (Schritt 2 unten).

2. Um einen Vertrag manuell zu verknüpfen, gehen Sie zur Pipeline, stellen Sie sicher, dass sich der Auftrag in der richtigen Phase befindet, klicken Sie auf das Auftragsfeld, klicken Sie oben rechts auf + Verknüpfung , wählen Sie Verträge und dann die Verträge aus. 

  • Verknüpfen Sie alle Verträge, die zuvor an Benutzer des Kontos gesendet wurden. 
  • Standardmäßig werden nur ausstehende Verträge angezeigt. Um alle Verträge anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche " Filter" , wählen Sie " Alle" und klicken Sie dann auf die Schaltfläche " Übernehmen" .
  • Verknüpfen Sie so viele Verträge mit einem Auftrag wie nötig.

Das war's! Sobald der Kunde den Vertrag unterzeichnet hat, wird der Auftrag automatisch in die nächste Phase verschoben. Oder wenn Sie einen Auftrag manuell in die nächste Phase verschieben, entscheiden Sie, was mit dem ausstehenden Vertrag geschehen soll - heben Sie ihn auf oder verschieben Sie ihn in die nächste Phase (weitere Details finden Sie hier).

Anzeigen und Löschen von Verträgen

Um alle Verträge für ein Konto zu verwalten, gehen Sie zu " Kunden", klicken Sie auf den Namen des Kontos und gehen Sie dann zur Registerkarte " Verträge" . Wenn hier keine Verträge vorhanden sind, haben Sie noch keine versendet.

Sobald ein Kunde einen Vertrag erhalten hat, sind die folgenden Informationen verfügbar:

  • NAME: Der Name des Vertrags. Klicken Sie darauf, um den Vertrag zu sehen.
  • SIGNIERT: Die erste Zahl zeigt die Anzahl der mit dem Konto verknüpften Kontakte, die den Vertrag unterzeichnet haben, die zweite die Gesamtzahl der erforderlichen Unterzeichner.
  • DATUM: Das Datum und die Uhrzeit, zu der der Vertrag von einem Benutzer des Kontos erstellt oder zuletzt aktualisiert wurde. Alle vom Konto vorgenommenen Änderungen werden in Echtzeit gespeichert.
  • STATUS: Wenn nicht alle Unterzeichner unterschrieben haben, ist der Status des Vertrags PENDING. Wenn alle unterschrieben haben, ist der Status BEENDET. Klicken Sie auf den Namen des beendeten Vertrags, um die Unterschrift des Kunden zusammen mit dem Datums- und Zeitstempel anzuzeigen.

Das Sortieren einer Vertragsliste kann Ihnen helfen, das Gesuchte leichter zu finden. Sie können nach Datum, Status oder Name sortieren. Klicken Sie auf den Auf-Ab-Pfeil neben der Überschrift der Spalte, die Sie sortieren möchten.

Um nicht mehr benötigte Verträge zu löschen, klicken Sie auf das Mülleimersymbol ganz rechts neben dem Namen des Vertrags und dann auf LÖSCHEN. Dadurch wird die Vertragsvorlage nicht gelöscht.

Bearbeiten eines Vertrags 

Manchmal ist ein Kunde mit den Bedingungen eines Vertrags nicht einverstanden oder Sie müssen weitere Leistungen hinzufügen. Was auch immer der Fall ist, Sie müssen ihn bearbeiten. Sie können einen Vertrag so oft bearbeiten, bis er von mindestens einer Person unterzeichnet ist.

Sobald Sie den bearbeiteten Vertrag gespeichert haben, erhält der Kunde eine Benachrichtigung darüber. Der Audit Trail des Vertrags zeigt, wer Änderungen vorgenommen hat.

Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten, wählen Sie " Bearbeiten" und nehmen Sie dann die gewünschten Änderungen vor:

  • Bearbeiten Sie den Vertragstitel. 
  • Ändern Sie die Vorlage, auf der der Vertrag basiert.
  • Ändern Sie die Vertragsbedingungen.
  • Ändern Sie die Einstellungen für die Erinnerungen.
  • Dienstleistung hinzufügen/bearbeiten/löschen.

Hinweis: Sie können das Kundenkonto, an das der Vertrag gesendet wurde, nicht ändern.

Drucken von Verträgen

Um einen Vertrag auszudrucken, egal ob ausstehend oder unterschrieben, klicken Sie auf den Namen des Vertrags, um ihn zu öffnen, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Drucken oben rechts auf der Seite.

Woher weiß ich, dass der Kunde einen Vertrag unterschrieben hat?

Sobald der Benutzer eines Kontos einen Vertrag unterschrieben hat, erhalten Sie eine Benachrichtigung in Ihrer E-Mail und Ihrem Inbox+. Klicken Sie auf den Namen des Dokuments oder auf den Link Gehe zu. .., um den Signaturstatus zu überprüfen.

Wenn mehrere Kontakte, die mit dem Konto verknüpft sind, die OptionUnterzeichnung von Verträgen aktivieren ausgewählt haben, sehen Sie, welche das Dokument unterzeichnet haben und welche nicht. 

Hinweis: Sie können Ihre Benachrichtigungseinstellungen jederzeit ändern.

Anzeigen, welche Kundenkonten ausstehende Verträge haben

Filtern Sie die Liste Ihrer Kundenkonten, um zu sehen, welche Verträge ausstehend sind:

1. Gehen Sie zu Kundenund klicken Sie dann auf die Schaltfläche FILTER .

2. Wählen Sie " Ausstehend"im Abschnitt " Verträge" und klicken Sie dann auf die Schaltfläche ÜBERNEHMEN.

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