Vorschläge (Basic): Manuell oder automatisch senden
Mit unserer Funktion " Vorschläge & ELs " können Sie Angebote und Auftragsschreiben an Kunden senden. Diese können eine Liste Ihrer Dienstleistungen und Rechnungen enthalten, die nach Unterzeichnung des Angebots bezahlt werden können.
Vorschläge senden
Vorschläge können von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem Mitarbeiter, der Zugriffsrechte zur Verwaltung von Vorschlägen erhalten hat, an Kunden gesendet werden.
Um ein Angebot an einen Kunden zu senden, benötigen Sie wahrscheinlich eine Vorlage. Weitere Einzelheiten finden Sie in dem Artikel über die Erstellung und Anwendung von Angebotsvorlagen.
Sie können Vorschläge auf verschiedene Weise versenden:
Manuelles Versenden von Vorschlägen an Kunden
Gehen Sie folgendermaßen vor, um manuell Vorschläge an Kunden zu senden:
1. Erstellen Sie einen Vorschlag auf eine der beiden Arten:
- Klicken Sie oben links auf Neu, wählen Sie Vorschlag und dann die Kundenkonten für den Vorschlag aus.
- Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Kunden > Konten und aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Kundenkonten, für die der Vorschlag bestimmt ist. Nachdem Sie die Konten ausgewählt haben, klicken Sie in der Menüleiste auf Weitere Aktionen und wählen dann im Pulldown-MenüVorschlag senden .
- Öffnen Sie das Kundenkonto, wechseln Sie zur Registerkarte Vorschläge & ELs und klicken Sie auf Neuer Vorschlag & EL. Das aktuelle Konto wird automatisch ausgefüllt.
Achtung! Sie können keine Vorschläge an Kontakte senden, die mit einem Konto verknüpft sind und keinen Zugang zum Portal haben (ihr Login muss aktiviert sein). Weitere Einzelheiten finden Sie hier.
2. Geben Sie einen Namen für den Vorschlag ein und klicken Sie dann auf die Dropdown-Liste Vorlage, um eine Vorlage auszuwählen. Sie können shortcodes zum Namen hinzufügen, um ihn zu individualisieren.
3. Bearbeiten Sie bei Bedarf jeden Schritt der Vorlage, fügen Sie weitere Seiten hinzu oder deaktivieren Sie sie. Einzelheiten zu den einzelnen Schritten finden Sie in dem Artikel über das Ausfüllen der Vorschlagsvorlagen.
(4) Um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder innerhalb der pipelineverknüpfen Sie den Vorschlag mit einem Auftrag Durch Klicken auf die Schaltfläche + Hinzufügen Auftrag unten im Schritt Allgemein .
Sobald Sie fertig sind, schicken Sie den Vorschlag ab.
Alle Benutzer, die mit einem Konto verbunden sind und die Unterschriftsberechtigung aktiviert haben, erhalten dann automatisch eine E-Mail, in der sie darüber informiert werden, dass ein Vorschlag zur Überprüfung und Unterzeichnung versandt wurde. Der Vorschlag gilt als unterzeichnet, wenn alle Benutzer, die über die Unterschriftsberechtigung verfügen, ihn unterzeichnet haben.
Ein Feld Signatur wird automatisch in den Vorschlag eingefügt. Sobald ein Vorschlag unterzeichnet ist, wird das Datum automatisch hinzugefügt.
Vorschläge über Automatisierungen versenden
Einzelheiten finden Sie in dem Artikel über den Vorschlag "Senden" Automatisierung.
Kunden an ausstehende (nicht unterzeichnete) Vorschläge erinnern
Immer wenn Sie Angebote an Kunden senden, werden diese benachrichtigt. Alle Benutzer, die mit dem Konto verknüpft sind, erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn die Benachrichtigung aktiviert ist. Prüfen Sie, ob die Benachrichtigungen aktiviert sind, indem Sie die Spalte " Benachrichtigen" in der Kontenliste überprüfen.
Wenn die Empfänger zu viel Zeit für die Durchführung der Aktion benötigen oder es vergessen, können Sie entweder:
- eine Benachrichtigung über den anhängigen Vorschlag manuell erneut zu versenden, oder
- Automatische Erinnerungen einrichten
Manuelle Mahnungen (erneut senden)
Sie können eine Benachrichtigung über den ausstehenden Vorschlag erneut senden. To do Klicken Sie dazu auf die drei Punkte rechts neben dem Element in der Liste und wählen Sie dann Erneut senden.
Das passiert folgendermaßen:
- Eine zusätzliche E-Mail-Nachricht wird an jeden mit dem Konto verknüpften Benutzer (mit aktivierter Zeichnungsberechtigung ) gesendet;
- Eine Portalbenachrichtigung für diesen Artikel wird an den Anfang der Aufgaben des Kunden verschoben.
Automatische Mahnungen
Die Option " Automatische Erinnerungen" kann jederzeit ein- oder ausgeschaltet werden, indem das ausstehende Angebot geöffnet wird. Und Sie können auch automatische Erinnerungen aktivieren, wenn Sie ein Angebot manuell oder über pipeline Automatisierung.
Sobald Sie die automatischen Erinnerungen aktiviert haben, können Sie sie konfigurieren:
- Inaktivitätsschwelle, Tage: Standardmäßig wird eine Erinnerung drei Tage nach dem Versand des Vorschlags an den Kunden verschickt, aber Sie können dies nach Belieben ändern.
- Begrenzen auf: Standardmäßig erhält der Kunde nur eine Erinnerungs-E-Mail, aber Sie können dies auch nach Ihren Wünschen ändern.
Die Erinnerungen hören auf, wenn...
- ...der Kunde den Vorschlag nicht unterzeichnet hat und die festgelegte Anzahl von Mahnungen verschickt wurde.
- ...alle erforderlichen Unterzeichner den Vorschlag unterzeichnet haben.
Was Ihre Kunden sehen, wenn Sie Angebote versenden
Jeder Benutzer mit aktivierter Zeichnungsberechtigung erhält eine Benachrichtigung über einen neuen Vorschlag, der an ihn gesendet wurde. Sie können den Vorschlag überprüfen und elektronisch signieren, indem sie auf den Link in der E-Mail-Benachrichtigung klicken, indem sie auf die Benachrichtigung in ihrem dashboard, oder indem Sie auf den Abschnitt "Vorschläge und ELs" ihres Portals gehen.
Um TaxDome von der Seite Mandantenportal aus zu sehen, rufen Sie eine schreibgeschützte Ansicht auf.
