Vorschläge (Basic): Manuell oder automatisch senden
Mit unserer Funktion " Vorschläge & ELs " können Sie Angebote und Auftragsschreiben an Kunden senden. Diese können eine Liste Ihrer Dienstleistungen und Rechnungen enthalten, die nach Unterzeichnung des Angebots bezahlt werden können.
Hier abgedeckt:
- Übermittlung von Vorschlägen
- Erinnerung der Kunden an ausstehende (nicht unterzeichnete) Vorschläge
- Was Ihre Kunden sehen, wenn Sie ein Angebot schicken
Übermittlung von Vorschlägen
Vorschläge können von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem Mitarbeiter, der Zugriffsrechte zur Verwaltung von Vorschlägen erhalten hat, an Kunden gesendet werden.
Um ein Angebot an einen Kunden zu senden, benötigen Sie wahrscheinlich eine Vorlage. Weitere Einzelheiten finden Sie im Artikel über die Erstellung und Anwendung von Angebotsvorlagen.
Sie können Vorschläge auf verschiedene Weise versenden:
Manuelles Versenden von Vorschlägen an Kunden
Gehen Sie folgendermaßen vor, um manuell Vorschläge an Kunden zu senden:
1. a.) Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neu in der linken Seitenleiste, wählen Sie Vorschlag und dann die Kundenkonten für den Vorschlag aus. Alternativ dazu,
(b.) Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Kunden , und aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Kundenkonten, für die der Vorschlag bestimmt ist. Nachdem Sie die Konten ausgewählt haben, klicken Sie in der Menüleiste auf Weitere Aktionen und wählen dann im Pulldown-MenüVorschlag senden .
Achtung! Sie können keine Vorschläge an Kontakte senden, die mit einem Konto verbunden sind und keinen Zugang zum Portal haben (ihr LOGIN muss aktiviert sein). Für weitere Details, gehen Sie hier.
2. Geben Sie einen Namen für den Vorschlag ein und klicken Sie dann auf die Dropdown-Liste Vorlage, um eine Vorlage auszuwählen.
3. Bearbeiten Sie bei Bedarf jeden Schritt der Vorlage, fügen Sie weitere Seiten hinzu oder deaktivieren Sie sie. Einzelheiten zu den einzelnen Schritten finden Sie in dem Artikel über das Ausfüllen der Vorschlagsvorlagen.
4. Um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder Zugriff auf den Vorschlag in der Pipeline haben, verknüpfen Sie den Vorschlag mit einer Auftrag , indem Sie auf das + Hinzufügen Auftrag unten im Schritt Allgemein klicken.
Sobald Sie fertig sind, schicken Sie den Vorschlag ab.
Alle Benutzer, die mit einem Konto verbunden sind und die Unterschriftsberechtigung aktiviert haben, erhalten dann eine automatische E-Mail, in der sie darüber informiert werden, dass ein Vorschlag zur Überprüfung und Unterzeichnung versandt wurde. Der Vorschlag gilt als unterzeichnet, wenn alle Benutzer, die über die Unterschriftsberechtigung verfügen, ihn unterzeichnet haben.
Ein Feld Signatur wird automatisch in den Vorschlag eingefügt. Sobald ein Vorschlag unterzeichnet ist, wird das Datum automatisch hinzugefügt.
Übermittlung von Vorschlägen über Automatisierung
Einzelheiten finden Sie in dem Artikel über den Vorschlag "Senden" Automatisierung.
Erinnerung der Kunden an ausstehende (nicht unterzeichnete) Vorschläge
Kunden erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn Sie ihnen ein Angebot schicken.
Wenn die Empfänger zu viel Zeit für die Durchführung der Aktion benötigen oder es vergessen, können Sie entweder:
- manuell eine Meldung über den anhängigen Vorschlag erneut zu senden ODER
- automatische Erinnerungen einrichten
Manuelle Mahnungen (erneut senden)
Sie können eine Benachrichtigung über den ausstehenden Vorschlag erneut senden. To do Klicken Sie dazu auf die drei Punkte rechts neben dem Element in der Liste und wählen Sie dann Erneut senden.
Das passiert folgendermaßen:
- Eine zusätzliche E-Mail-Nachricht wird an jeden mit dem Konto verknüpften Benutzer (mit aktivierter Zeichnungsberechtigung ) gesendet
- Eine Portalbenachrichtigung für diesen Artikel wird an den Anfang der Aufgaben des Kunden verschoben.
Automatische Mahnungen
Die automatische Erinnerungsfunktion kann jederzeit ein- oder ausgeschaltet werden, indem Sie den ausstehenden Vorschlag öffnen. Sie können auch automatische Erinnerungen einschalten, wenn Sie einen Vorschlag manuell oder über die Pipeline Automatisierung versenden.
Sobald Sie die automatischen Erinnerungen aktiviert haben, können Sie sie konfigurieren:
- Inaktivitätsschwelle, Tage: Standardmäßig wird eine Erinnerung drei Tage nach dem Versand des Vorschlags an den Kunden verschickt, aber Sie können dies nach Belieben ändern.
- Begrenzen auf: Standardmäßig erhält der Kunde nur eine Erinnerungs-E-Mail, aber Sie können dies auch nach Ihren Wünschen ändern.
Die Erinnerungen hören auf, wenn...
- ...der Kunde den Vorschlag nicht unterzeichnet hat und die festgelegte Anzahl von Mahnungen verschickt wurde.
- ...alle erforderlichen Unterzeichner den Vorschlag unterzeichnet haben.
Was Ihre Kunden sehen, wenn Sie ein Angebot schicken
Jeder Benutzer mit aktivierter Unterschriftsberechtigung erhält eine Benachrichtigung über einen neuen Vorschlag, der an ihn gesendet wurde. Sie können den Vorschlag prüfen und elektronisch unterzeichnen, indem sie auf den Link in der E-Mail-Benachrichtigung klicken, die Benachrichtigung auf ihrem Dashboard anklicken oder den Abschnitt " Vorschläge & EL" in ihrem Portal aufrufen.
Um TaxDome von der Seite Kundenportal aus zu sehen, rufen Sie eine schreibgeschützte Ansicht auf.
