Verwenden Sie Kontorollen in Ihrem workflow

Optimieren Sie Ihren workflow indem Sie Aufgaben und Aufträge auf der Grundlage von Kontorollen statt auf der Grundlage bestimmter Teammitglieder zuweisen. Dieser Leitfaden führt Sie durch die Automatisierung von Aufgaben und Auftrag . 

Bevor Sie beginnen

Mit Kontorollen können Sie Aufträge und Aufgaben nicht dem spezifischen Teammitglied, sondern der Kontorolle zuweisen, wie z. B. Steuerberater, Berater, Buchhalter, Kontomanager, Prüfer usw. Auf diese Weise wird bei der automatischen Erstellung der Auftrag Aufgabe der Empfänger auf der Grundlage der Auswahl der Kontorolle für das jeweilige Kundenkonto festgelegt.

Um die Verwendung von Kontorollen in Ihrem workflowzu verwenden, müssen Sie diese erstellen und Teammitgliedern Rollen zuweisen.

Sobald diese Schritte abgeschlossen sind, können Sie die Kontorollen in Ihrem workflow. 

Kontorollen in Aufträge verwenden

Wenn Sie Aufgaben oder Aufträge manuell oder in großen Mengen erstellen, können Sie diese ganz einfach automatisch auf der Grundlage der Kontorollen Ihrer Kunden zuweisen.

Dieser Prozess ist bei Aufgaben und Aufträge ähnlich:

1. Starten Sie die Erstellung Ihrer Aufgabe oder Ihres Auftrag .

2. Im Abschnitt AbschnittZugeordnete in der Seitenleiste wählen Sie Rollen.

3. Wählen Sie eine oder mehrere Rollen in der Dropdown-Liste derzugewiesen Rollen.

4. Schließen Sie die Erstellung Ihrer Aufgabe oder Ihres Auftrag ab.

Die Auftrag Aufgabe wird einer Person zugewiesen , die als Bevollmächtigter des Kunden, für den er erstellt wurde, angegeben ist. 

Automatische Zuweisung von Aufgaben auf der Grundlage von Rollen

Sie können automatisch erstellte Aufgaben verschiedenen Teammitgliedern auf der Grundlage von Rollen zugewiesen lassen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

• Schritt 1. Kontorolle zur Aufgabe hinzufügen

• Schritt 2. Aufgabe Automatisierung einrichten

Schritt 1. Kontorolle zur Aufgabe hinzufügen

Zunächst müssen Sie eine Aufgabe einrichten:

1. Gehen Sie zu Vorlagen > Firmenvorlagen und wechseln Sie auf die Registerkarte Aufgaben. 

2. Klicken Sie auf Vorlage erstellen oder wählen Sie eine vorhandene Vorlage zur Anpassung aus.

3. In der Beauftragte(r) wählen Sie Rollen. 

4. Fügen Sie die gewünschte Rolle in das Feld " zugewiesen Rollen" ein, und speichern Sie die Vorlage.

   

Schritt 2. Aufgabe Automatisierung einrichten

Now, you can use the task template you created in pipeline automations :

1. Open the pipeline you want to edit and select a stage where you want to add automation.
2. Fügen Sie die Aufgabe Automatisierung erstellen hinzu und wählen Sie die Vorlage aus, die Sie im vorherigen Schritt erstellt haben.

Wenn Aufträge diese Stufe betreten, werden die Aufgabe automatisch auf der Grundlage der Kontorollen im Kundenkonto zugewiesen .   

Automatische Zuweisung von Aufträge basierend auf der Rolle

Sie könnenAufträge automatisch über Auftrag zugewiesen verschiedene Teammitglieder basierend auf RollenAufträge lassen. Befolgen Sie dazu diese Schritte:

• Schritt 1. Kontorolle zur Auftrag hinzufügen

• Schritt 2. Auftrag einrichten

Schritt 1. Kontorolle zur Auftrag hinzufügen

Zunächst müssen Sie eine Auftrag einrichten:

1. Gehen Sie zu Vorlagen > Firmenvorlagen und wechseln Sie zu den Aufträge Registerkarte. 

2. Klicken Sie auf Vorlage erstellen oder wählen Sie eine vorhandene Vorlage zur Anpassung aus.

3. In der Beauftragte(r) wählen Sie Rollen. 

4. Fügen Sie im Feld zugewiesen Rollen die gewünschte Rolle hinzu, und speichern Sie die Vorlage.

   

Schritt 2. Auftrag einrichten

Jetzt können Sie die Auftrag verwenden, die Sie in Auftrag erstellt haben:

1. Öffnen Sie die Auftrag , die Sie bearbeiten möchten, oder legen Sie eine neue Wiederholung an.
2. Wählen Sie im Feld Auftrag die Vorlage aus, die Sie im vorherigen Schritt eingerichtet haben, und speichern Sie.

Wenn neue Aufträge aus dieser Wiederholung heraus erstellt werden, werden die Auftrag automatisch auf der Grundlage der Kontorollen zugewiesen .

Verwenden Sie Rollen als Absender in der Kommunikation

Sie können E-Mail- und Chat-Automatisierungen so konfigurieren, dass Nachrichten von Teammitgliedern basierend auf ihren zugewiesen für Kundenkonten versendet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Kommunikation von dem Teammitglied erfolgt, das für diesen Aspekt der Kundenarbeit zuständig ist.

Zum Beispiel:

• updates zur Steuererklärung updates von jedem gesendet werden, der die Rolle „Steuerberater” innehat.
• Buchhaltungsnachrichten können über den „Buchhalter“ gesendet werden.
• Allgemeine Kontoinformationen können über den „Account Manager“ versendet werden.

Wenn Sie in Ihren E-Mail- und Chat-Vorlagen die Automatisierungen „E-Mail senden“ oder „Nachricht senden“ einrichten:

1. Aktivieren Sie „Anpassen“ und wählen Sie dann „Rolle“ im Feld „Absender“ aus.

2. Wählen Sie die Rolle aus (z. B. Steuerberater, Kundenbetreuer, Buchhalter, Prüfer).

3. Wenn die Automatisierung , wird die Nachricht von der Person gesendet, die für das Kundenkonto zugewiesen Rolle zugewiesen ist.

Hinweis

Wenn kein Teammitglied zugewiesen ausgewählten Rolle für ein Kundenkonto zugewiesen ist, wird die Nachricht vom in der Vorlage angegebenen Standardabsender gesendet. Bei E-Mail-Automatisierungen muss das zugewiesen Rolle zugewiesen Teammitglied sein E-Mail-Konto mit TaxDome synchronisiert haben.

Wer kann das tun?

Firmeninhaber und Administratoren können ohne zusätzliche Zugriffsrechte Aufgaben und Aufträge anlegen, Vorlagen erstellen sowie Automatisierungen und Auftrag einrichten.

Teammitglieder benötigen die folgenden Zugriffsrechte :

• Verwendung von Kontorollen mit Aufgaben:

  • Seien Sie dem Kundenkonto zugewiesen oder haben Sie das Zugriffsrecht Alle Konten anzeigen, um Aufgaben zu erstellen.

  • Vorlagen verwalten Zugriffsrecht zum Erstellen oder Bearbeiten von Aufgabe .

  • Verwalten Sie die Zugriffsrechte pipelines, um Automatisierungen zu den pipelines hinzuzufügen, auf die pipelines Zugriff haben.

• Verwendung von Kontorollen mit Aufträge:

  • Seien Sie dem Kundenkonto zugewiesen oder haben Sie das Zugriffsrecht Alle Konten anzeigen, um Aufträge zu erstellen.

  • Vorlagen verwalten Zugriffsrecht zum Erstellen oder Bearbeiten von Auftrag .

  • Verwalten Sie das Zugriffsrecht für Auftrag , um Auftrag einzurichten.

  

Teilen Sie

Link kopiert