Signaturen (Fortgeschrittene): Wissensbasierte Authentifizierung (KBA)

Die wissensbasierte Authentifizierung (KBA) ist erforderlich für IRS Formular 8879. TaxDome erfüllt die IRS Anforderungen zu geringen Kosten proSignatur . Sie können mit KBA Unterschriften sowohl von Ihren Kunden, die Zugang zum Portal haben, als auch von Dritten anfordern.

Weitere hilfreiche Anleitungsvideos finden Sie in der TaxDome Academy, unserem kostenlosen online Hub für
, wo Sie alles Wissenswerte über TaxDome erfahren können.

KBA, erklärt

KBA wird verwendet, um die Identität eines Steuerzahlers zu überprüfen, um IRS-konforme elektronische Signaturen zu erhalten. Die Kunden werden durch eine Kombination aus ID Dokumenten- und Verbraucherdatenprüfung verifiziert. 

KBA funktioniert nicht für ITINs, stellen Sie also sicher, dass Ihre Kunden ihre SSNs zur Hand haben, bevor Sie KBA aktivieren.

Tipp: Mehr in unserem blog auf KBA und wie die Preise der verschiedenen Anbieter im Vergleich sind

Und so funktioniert es:

1. Zunächst müssen Sie überprüfen, ob die Option KBA Verifizierung anzeigen im Abschnitt Unterschriften auf der Seite Einstellungen > Firmeneinstellungen aktiviert ist.

2. Zweitens: Fügen Sie dem Guthaben Ihrer Firma Geld hinzu. Hier sind die Preise für die einzelnen Versuche der Unterzeichner.

3. Laden Sie dann das zu signierende Dokument hoch, fordern Sie die Signaturen an und schalten Sie dann die Option KBA ein. Dies funktioniert sowohl für angemeldete als auch für nicht angemeldete Benutzer.

4. Bei der Unterzeichnung wird Ihr Kunde aufgefordert, seine Sozialversicherungsnummer zu bestätigen und fünf Fragen zu beantworten, die nach dem Zufallsprinzip aus seinen öffentlichen Unterlagen generiert werden. Dabei handelt es sich in der Regel um Multiple-Choice-Fragen, z. B. nach dem Namen des Hypothekengebers, dem Autotyp, einer früheren Adresse oder einer früheren Telefonnummer. Es handelt sich nicht um eine Bonitätsprüfung, sondern um eine Möglichkeit, die Identität digital zu überprüfen.

5. Der Kunde hat nur zwei Versuche, die Fragen von KBA zu beantworten. Bei beiden Versuchen muss er mindestens drei von fünf Fragen richtig beantworten.

Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn ein Kunde die Prüfung besteht oder nicht besteht KBA.

KBA Preisgestaltung

Wenn Sie sich für KBA entscheiden, werden Sie für jeden Versuch eines Unterzeichners, ein einzelnes Dokument zu signieren, belastet. Dies geschieht, sobald der Kunde versucht, mit KBA zu signieren. Sie werden unabhängig vom Versuch (erfolgreich oder erfolglos) belastet.

Tipp: Um Geld zu sparen, führen Sie mehrere Dokumente eines Kunden zusammen und verwenden Sie sie für einen KBA Versuch.

Bevor jedoch das Dokument mit der KBA versandt wird, prüfen wir, ob Ihr Firmenguthaben ausreicht. Wenn Sie eine KBA anfordern, werden Sie immer darüber informiert, wie viel Geld bereits für ausstehende KBA Unterschriften verwendet wurde, wie viel für das aktuelle Dokument verwendet wird und wie viel Sie auf Ihrem Guthaben haben. 

Der Preis für den Versuch eines jeden Unterzeichners KBA basiert auf der nationalen Währung des Landes, das Ihre Firma bei der Einrichtung Ihres TaxDome Kontos angegeben hat. 

Wenn das Unternehmen beispielsweise in den USA registriert ist und Sie die Unterschriften von zwei Ehegatten anfordern, werden Ihnen insgesamt 2 $ berechnet (1 $ für jede Signatur Überprüfung). Wenn sie jedoch KBA nicht bestehen und es ein weiteres Mal versuchen, werden Ihnen insgesamt 4 $ berechnet.

Sie können dem Guthaben Ihrer Firma je nach Bedarf unterschiedliche Beträge hinzufügen. Gehen Sie in der linken Menüleiste auf Einstellungen > Firmenguthaben , wählen Sie den Betrag aus und klicken Sie dann auf Kaufen. Ein Firmeninhaber, Administrator oder ein Mitarbeiter mit der Berechtigung Firmensaldo aufladen Zugriffsrechten kann dies tun.

Sie können Ihre KBA Nutzungsstatistiken jederzeit einsehen, indem Sie auf den Link Audit Trail oben rechts auf der Seite Firm Balance klicken.

Auf der Seite Firmensaldo können Sie auch sehen, wie viel Geld für KBA reserviert ist.

KBA zu einer Signatur Anfrage hinzufügen

So senden Sie eine Signatur Anfrage mit KBA:

1. Laden Sie das Dokument in den Ordner Firmendokumente für den Kunden hoch, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen des Dokuments und wählen Sie dann Signatur.

2. Schalten Sie die Option KBA ein und fügen Sie die erforderlichen Felder Signatur hinzu.

Denken Sie daran:

• Ein Dokument kann so viele Signatur Felder wie nötig enthalten. Wenn Sie jedoch Dokumente (z. B. staatliche und bundesstaatliche Steuererklärungen) in einer Datei zusammenführen, wird jedes KBA Signatur Feld separat nach diesen Preisen berechnet.
• Wenn Sie eine Signatur mit KBA für ein Kundenkonto anfordern, das zwei oder mehr E-Mail-Adressen in den verknüpften Kontakten hat, geben Sie an, welcher Benutzer das Dokument unterzeichnen muss, indem Sie die E-Mail-Adresse unter " Unterzeichner" auswählen.
• Wenn Ihr Firmenguthaben gleich Null ist oder Sie noch ausstehende KBA Unterschriften in Höhe Ihres Guthabens haben, werden Sie aufgefordert, Geld hinzuzufügen.

Kann ein Kunde eine ITIN anstelle einer SSN für KBA verwenden?

Nein. Eine individuelle Steuerzahler-Identifikationsnummer (ITIN) wird einer Einzelperson nur zu Steuerzwecken erteilt. ITINs sind nicht dazu gedacht, als Identifikation für die Beantragung von Krediten verwendet zu werden. Kreditsysteme erkennen sie nicht als etwas anderes als eine falsche Sozialversicherungsnummer, so dass sie nicht für KBA verwendet werden können.

Wird auf der Website KBA eine Bonitätsprüfung durchgeführt? 

Nein. Bei KBA wird die Kreditwürdigkeit nicht überprüft, es findet also keine Kreditprüfung statt.

Was to do wenn ein Client ausfällt KBA

Ein Kunde hat zwei Versuche, KBA zu bestehen. Gelingt es ihm nicht, beide Male eine ausreichende Anzahl von Fragen richtig zu beantworten, erhalten Sie eine Benachrichtigung, und der KBA Fehlversuch wird auch im Prüfprotokoll des Dokuments vermerkt.

Sie können die fehlgeschlagenen Versuche zurücksetzen und die Anfrage Signatur erneut an Kunden senden, die nicht bestanden haben KBA. To do klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen des Dokuments und wählen Sie dann KBA zurücksetzen und Signatur erneut senden.

Wenn Sie darauf klicken, wird die Anfrage Signatur erneut an Kunden gesendet, die nicht erfolgreich waren KBA. Beachten Sie, dass Ihnen für jeden Überprüfungsversuch diese Preise in Rechnung gestellt werden. Kunden, die die Dokumente erfolgreich unterzeichnet haben, sind davon nicht betroffen. 

Hinweis! Alle Rücksetzungen von KBA können in der Dokumentenkontrolle nachgelesen werden.

Sie können auch eine der folgenden Abhilfen verwenden:

• Laden Sie das Dokument erneut hoch und fordern Sie wie beim ersten Mal eine Signatur an.
• Bitten Sie den Kunden, das Dokument auszudrucken, handschriftlich zu unterschreiben und es dann in sein Mandantenportal