E-Feedback (genehmigen/ablehnen) von Kunden anfordern

Vergewissern Sie sich, dass Ihre Kunden zufrieden sind und dass Sie nichts übersehen haben, indem Sie die von Ihnen erstellten Dokumente abnehmen lassen. So können Sie nicht nur sicherstellen, dass Ihre Kunden mit Ihrer Arbeit zufrieden sind, sondern auch überprüfen, ob Sie alles richtig gemacht haben.

Wenn ein Kunde nicht zufrieden ist, wird er aufgefordert, die Gründe dafür zu nennen, so dass Sie sofort wissen, was zu tun ist.

Genehmigungen beantragen

Sie möchten das Einverständnis eines Kunden für eine von Ihnen erbrachte Dienstleistung einholen?

Web Schreibtisch

Stellen Sie sicher, dass das Dokument in einem Ordner gespeichert ist, auf den der Client Zugriffhat, und führen Sie dann die folgenden Schritte aus:

1. Öffnen Sie das Dokument und klicken Sie oben im Dokumentenbetrachter auf die Schaltfläche mit dem Häkchen für die Genehmigung. Sie können die Genehmigung durch den Kunden auch beim Hochladen von Dokumenten anfordern oder indem Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Dokument in der Liste klicken und „Genehmigung anfordern“ auswählen.

2. Geben Sie Ihre Nachricht an den Kunden ein (optional).

3. Richten Sie Erinnerungen ein (optional) und senden Sie dann Ihre Anfrage. 

Nachdem Sie ein Dokument über die Windows-App hochgeladen haben , klicken Sie im Menü „Dateiaktionen “ auf „Genehmigung anfordern “. Dadurch wird die Seite für die Genehmigungsanforderung in Ihrem Browser geöffnet.

Hinweis

Diese Aktion ist für Dokumente in Ordnern mit dem Der Kunde kann sehen Zugangsstufe.

Erinnerungen für Genehmigungen einrichten

Erinnerungen sind automatische Folge-E-Mails, die Kunden, die ein Dokument noch nicht genehmigt haben, daran erinnern.

Um diese Funktion zu aktivieren, schalten Sie beim Senden oder erneuten Senden einer Genehmigungsanfrage die Option „Erinnerungen“ ein und nehmen Sie dann folgende Einstellungen vor:

• Tage bis zur nächsten Erinnerung – wie oft die Erinnerung wiederholt wird (Standard: 3)
• Anzahl der Erinnerungen – wie viele Erinnerungen insgesamt versendet werden sollen (Standard: 1)

Du kannst update diese Einstellungen später ändern, indem Sie die ausstehende Genehmigungsanfrage bearbeiten.

Um eine Genehmigungsanfrage jederzeit manuell erneut zu versenden, klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Dokument und wählen Sie „Genehmigungsanfrage erneut senden“. Um Genehmigungen für alle ausstehenden Dokumente auf einmal erneut zu versenden, gehen Sie zu „Dokumente“ > „Genehmigungen“ und klicken Sie auf „Genehmigung für ausstehende Dokumente anfordern“.

Tipp

Weitere Informationen zu Erinnerungen — genaue Standardwerte für Felder, Stoppbedingungen und die Menüaktion für jeden manuellen erneuten Versand.

Ansicht des Kunden

Wenn die Benachrichtigungen für den Kunden aktiviert sind, wird er über den Erhalt einer Anfrage zur Genehmigung eines Dokuments informiert. Ihre Kunden können solche Anfragen auf verschiedene Weise einsehen und öffnen:

• Über das Mandantenportal oder die mobile App: Klicken Sie auf die Benachrichtigung im Abschnitt " Warten auf Maßnahmen" oder auf den Link auf der Seite " Dokumente". 

• In der E-Mail-Benachrichtigung: Klicken Sie auf Dokumente in der E-Mail überprüfen. 

  

Dann interagieren die Kunden mit Ihrem Feedback-Formular: Sie stimmen zu oder lehnen ab. 

Um die gesendete Genehmigung aus Kundensicht zu sehen, rufen Sie die schreibgeschützte Ansicht auf.  

Wie kann ich feststellen, ob ein Kunde ein Dokument genehmigt oder abgelehnt hat?

Sobald ein Kunde ein Dokument genehmigt oder abgelehnt hat, wird es an den Anfang der Liste"Zuletzt verwendet" auf der Seite " Dokumente". 

If you have turned on the Approvals checkbox in the Notification preferences section of your Account settings, you’ll also receive an email and a notification in your Inbox+ . 

Klicken Sie auf den Namen des Dokuments oder Gehe zu... um es anzuzeigen.

Der Status der Dokumente wird auf der Registerkarte„Dokumente” angezeigt. Weitere Informationen zu den Status finden Sie hier .

Der Prüfpfad des Dokuments zeigt , ob der Kunde ein Dokument genehmigt oder abgelehnt hat.

Tipp

Sie können das Dokument und seinen status leicht innerhalb Ihres workflow indem Sie es mit einem Auftrag verknüpfen. Danach kann der Auftrag automatisch verschoben zum nächsten pipeline Stufe sobald der Kunde ein Dokument genehmigt hat.

Genehmigungen verwalten

1. Es gibt mehrere Möglichkeiten, um Dokumente zu finden, die zur Genehmigung anstehen. Wählen Sie diejenige, die für Sie am besten geeignet ist:

• Gehen Sie zu Dokumente, um alle Dokumente zu sehen, mit denen in den letzten 30 Tagen aktiv gearbeitet wurde (hochgeladen, bearbeitet, gesendet, mit einer Rechnung verbunden usw.), 

• Gehen Sie auf Dokumente, dann auf Dokumente und wählen Sie dann den Kunden aus, um die Dokumente für einen Kunden zu sehen.

• Gehen Sie im Kundenkonto auf die Registerkarte Dokumente. 

2. Möchten Sie die Liste der zur Genehmigung anstehenden Dokumente eingrenzen? Klicken Sie auf . Filter in der oberen rechten Ecke und wählen Sie einen oder mehrere Filter im Abschnitt Genehmigungen, um die Ergebnisse Ihrer Suche einzugrenzen. 

   

• Alle: alle zur Genehmigung anstehenden Dokumente

• Ausstehende Zahlungen: alle Dokumente, die mit Rechnungen gesperrt sind und auf die Zahlung warten

• Pending Approval: alle Dokumente, die auf die Genehmigung des Kunden warten

• Genehmigt: alle vom Kunden genehmigten Dokumente

• Abgelehnt: alle vom Kunden abgelehnten Dokumente

3. Klicken Sie auf . Anwenden, um die Liste zu filtern.

Um alle zur Genehmigung anstehenden Dokumente für einen Kunden zu sehen, gehen Sie zum Konto, öffnen Sie Dokumente und öffnen Sie dann die Unterregisterkarte Genehmigungen.

Sie erhalten die folgenden Informationen:

• Dokumentname: der Name des Dokuments zusammen mit einem Symbol, das den Dateityp anzeigt.

• Antragsdatum: Datum, an dem die Genehmigung des Kunden beantragt wurde

• Hochgeladen von: der Name des Teammitglieds, das das Dokument hochgeladen hat

• Beschreibung: eine Beschreibung des Dokuments, falls eine solche beim Hochladen des Dokuments hinzugefügt wurde (optional)

• Status: Der status Dokuments. Weitere Informationen zu Dokumentstatus finden Sie hier .

• Abgelehnt: das Datum, an dem das Dokument abgelehnt wurde, wenn es

Genehmigungsanfrage stornieren

Wenn das Dokument bearbeitet werden muss, versehentlich gesendet wurde oder nicht mehr relevant ist, können Sie Ihre Genehmigungsanfrage zurückziehen. Öffnen Sie To do das zur Genehmigung anstehende Dokument, klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts in der Dokumentenanzeige und wählen Sie Genehmigungsanfrage abbrechen.

Sie können die Schaltfläche mit demselben Namen auch aufrufen, indem Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Dokument klicken.

Alle Konten mit zu genehmigenden Dokumenten finden

Sie können die Liste Ihrer Kundenkonten leicht filtern, um zu sehen, welche Dokumente zur Genehmigung anstehen.

1. Gehen Sie zu Clients und klicken Sie dann auf Filter.

2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Genehmigungen aus, und markieren Sie Ausstehende Genehmigung.

   

Sie können auch den Filter auf der Seite„Dokumente“in der Registerkarte„Zuletzt verwendet“ verwenden .

Herausfinden, warum Kunden Dokumente abgelehnt haben

Wenn ein Kunde mit einem von Ihnen erstellten Dokument nicht ganz zufrieden ist, fordert TaxDome ihn auf, den Grund dafür zu nennen. Um das Feedback eines Kunden anzuzeigen, öffnen Sie das Dokument, klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Weitere Informationen anzeigen (die Schaltfläche ist nicht verfügbar, wenn das Dokument angenommen wurde). Auf der rechten Seite des Dokuments finden Sie die Liste der Ablehnungsgründe mit den Kommentaren des Kunden.

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