Dokumente (Basic): E-Feedback (Genehmigen/Genehmigen) von Kunden anfordern

Vergewissern Sie sich, dass Ihre Kunden zufrieden sind und dass Sie nichts übersehen haben, indem Sie die von Ihnen erstellten Dokumente abnehmen lassen. So können Sie nicht nur sicherstellen, dass Ihre Kunden mit Ihrer Arbeit zufrieden sind, sondern auch überprüfen, ob Sie alles richtig gemacht haben.

Wenn ein Kunde nicht zufrieden ist, wird er aufgefordert, die Gründe dafür zu nennen, so dass Sie sofort wissen, was zu tun ist.

Weitere hilfreiche Anleitungsvideos finden Sie in der TaxDome Academy, unserem kostenlosen online Hub für
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Genehmigungen beantragen

Möchten Sie das Einverständnis eines Kunden für eine von Ihnen erbrachte Dienstleistung einholen? Schalten Sie um Genehmigung des Kunden anfordern wenn Sie hochladen Dokumente in einem Ordner mit Der Kunde kann sehen Zugang oder während Sie ein bereits hochgeladenes Dokument bearbeiten. Richten Sie dann Mahnungen wenn Sie die auch wollen.

Kunden an ausstehende Genehmigungen erinnern

Immer wenn Sie Dokumente versenden, die von Kunden genehmigt werden müssen, werden diese benachrichtigt. Alle Benutzer, die mit dem Konto verknüpft sind und bei denen die Benachrichtigung aktiviert ist, erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung. Prüfen Sie, ob die Benachrichtigungen aktiviert sind, indem Sie die Spalte " Benachrichtigen" in der Kontenliste überprüfen.

Wenn die Empfänger zu lange brauchen, um ein Dokument zu genehmigen, haben Sie zwei Möglichkeiten:

Manuelles erneutes Senden einer Benachrichtigung.
Richten Sie automatische Erinnerungsfunktionen ein.

Neue Mahnungen manuell versenden

Gehen Sie folgendermaßen vor, um dem Kunden manuell eine Erinnerung zur Genehmigung eines Dokuments zu senden:

Rufen Sie das Kundenkonto auf, wählen Sie die Registerkarte Dokumente , öffnen Sie die Unterregisterkarte Genehmigungen und klicken Sie auf Genehmigung für Ausstehend anfordern.
Überprüfen und bearbeiten Sie die Nachricht für den Kunden (optional), und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Send Request .

Das passiert folgendermaßen:

Eine zusätzliche E-Mail-Nachricht wird an den Kunden gesendet.
Eine Portalbenachrichtigung steht ganz oben auf der Liste der zu erledigenden Aufgaben des Kunden.

Automatische Mahnungen

Schalten Sie die Erinnerungsfunktion ein, wenn Sie Dokumente hochladen, die Ihre Kunden genehmigen sollen. Sie können diese Funktion auch jederzeit aktivieren, indem Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen des Dokuments klicken und Bearbeiten wählen. Wenn die Erinnerungsfunktion aktiviert ist, erhält der Kunde eine zusätzliche E-Mail, wenn er das Dokument nicht innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen genehmigt hat. Sobald Sie die Erinnerungsfunktion aktiviert haben, können Sie einige Einstellungen vornehmen.

Tage bis zur nächsten Erinnerung: Erinnern Sie den Kunden nach x Tagen der Inaktivität. Standardmäßig wird eine Erinnerung drei Tage nach dem Hochladen des Dokuments gesendet.
Anzahl der Mahnungen: Senden Sie bis zu x Erinnerungen. In der Standardeinstellung erhält der Kunde nur eine Erinnerungs-E-Mail.

Die Erinnerungen hören auf, wenn...

...der Kunde das Dokument nicht genehmigt hat, aber die festgelegte Anzahl von Mahnungen verschickt wurde.
...der Kunde hat das Dokument genehmigt.

Wie Genehmigungen auf der Client-Seite aussehen

Sobald Sie Dokumente gesendet haben, die genehmigt werden müssen, erhält der Kunde eine Benachrichtigung auf dashboard und eine Nachricht in ihrer E-Mail.

Auf Mandantenportal sehen sie alle Dokumente, die auf ihre Genehmigung warten, im Pop-up-Fenster Warten auf Aktion auf ihrer SeiteDokumente . Nachfolgend zeigen wir Ihnen, wie der Kunde Ihre Arbeit freigibt:

Möchten Sie TaxDome von der Seite eines Kunden aus sehen? Sehen Sie sich eine Nur-Lese-Ansicht ihres Portals an.

Wissen, wann ein Kunde ein Dokument genehmigt oder nicht genehmigt hat?

Sobald ein Kunde ein Dokument genehmigt oder abgelehnt hat, wird es an den Anfang der Liste der letzten auf der Seite Dokumente gesetzt.

Wenn Sie das Kontrollkästchen " Genehmigungen" im Abschnitt " Benachrichtigungspräferenzen" der Einstellungen aktiviert haben, erhalten Sie außerdem eine E-Mail und eine Benachrichtigung in Ihrem Inbox+.

Klicken Sie auf den Namen des Dokuments oder auf Gehe zu..., um es anzuzeigen.

Der Status der Dokumente wird auf der RegisterkarteDokumente angezeigt. Weitere Informationen zum Status finden Sie hier.

Der Prüfpfad des Dokuments zeigt, ob der Kunde ein Dokument genehmigt oder abgelehnt hat.

Genehmigungen verwalten

1. Es gibt mehrere Möglichkeiten, um Dokumente zu finden, die zur Genehmigung anstehen. Wählen Sie diejenige, die für Sie am besten geeignet ist:

Gehen Sie zu Dokumente, um alle Dokumente zu sehen, mit denen in den letzten 30 Tagen aktiv gearbeitet wurde (hochgeladen, bearbeitet, gesendet, mit einer Rechnung verbunden usw.),
Gehen Sie auf Dokumente, dann auf Dokumente und wählen Sie dann den Kunden aus, um die Dokumente für einen Kunden zu sehen.
Gehen Sie im Kundenkonto auf die Registerkarte Dokumente .

2. Möchten Sie die Liste der zu genehmigenden Dokumente eingrenzen? Klicken Sie oben rechts aufFilter und wählen Sie im Abschnitt Genehmigungen einen oder mehrere Filter aus, um die Ergebnisse Ihrer Suche einzugrenzen.

Alle: alle zur Genehmigung anstehenden Dokumente
Ausstehende Zahlungen: alle Dokumente, die mit Rechnungen gesperrt sind und auf die Zahlung warten
Pending Approval: alle Dokumente, die auf die Genehmigung des Kunden warten
Genehmigt: alle vom Kunden genehmigten Dokumente
Abgelehnt: alle vom Kunden abgelehnten Dokumente

3. Klicken Sie auf Übernehmen , um die Liste zu filtern.

Um alle zu genehmigenden Dokumente für einen Kunden zu sehen, gehen Sie zum Konto, öffnen Sie Dokumente und öffnen Sie dann die Unterregisterkarte Genehmigungen .

Sie erhalten die folgenden Informationen:

Dokumentname: der Name des Dokuments zusammen mit einem Symbol, das den Dateityp anzeigt.
Antragsdatum: Datum, an dem die Genehmigung des Kunden beantragt wurde
Hochgeladen von: der Name des Teammitglieds, das das Dokument hochgeladen hat
Beschreibung: eine Beschreibung des Dokuments, falls eine solche beim Hochladen des Dokuments hinzugefügt wurde (optional)
Status: die status des Dokuments. Erfahren Sie hier mehr über den Status von Dokumenten.
Abgelehnt: das Datum, an dem das Dokument abgelehnt wurde, wenn es

Auffinden aller Konten mit zur Genehmigung anstehenden Dokumenten

Sie können die Liste Ihrer Kundenkonten leicht filtern, um zu sehen, welche Dokumente zur Genehmigung anstehen.

Gehen Sie zu Clients und klicken Sie dann auf Filter.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste Genehmigungen aus, und markieren Sie Ausstehende Genehmigung.

Sie können den Filter auch auf der Seite Dokumente auf der Registerkarte Zuletzt verwendet hinzufügen.

Herausfinden, warum Kunden Dokumente abgelehnt haben

Wenn ein Kunde mit einem von Ihnen erstellten Dokument nicht ganz zufrieden ist, fordert TaxDome ihn auf, die Gründe dafür zu nennen. Um das Feedback eines Kunden anzuzeigen, öffnen Sie das Dokument, klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Mehr Informationen anzeigen (die Schaltfläche ist nicht verfügbar, wenn das Dokument akzeptiert wurde). Auf der rechten Seite des Dokuments finden Sie die Liste der Ablehnungsgründe mit den Kommentaren des Kunden.

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