Dokumente (Basic): E-Feedback (genehmigen/ablehnen) von Kunden anfordern

Vergewissern Sie sich, dass Ihre Kunden zufrieden sind und dass Sie nichts übersehen haben, indem Sie die von Ihnen erstellten Dokumente abnehmen lassen. So können Sie nicht nur sicherstellen, dass Ihre Kunden mit Ihrer Arbeit zufrieden sind, sondern auch überprüfen, ob Sie alles richtig gemacht haben.

Wenn ein Kunde nicht zufrieden ist, wird er aufgefordert, die Gründe dafür zu nennen, so dass Sie sofort wissen, was zu tun ist.

Genehmigungen beantragen

Sie möchten das Einverständnis eines Kunden für eine von Ihnen erbrachte Dienstleistung einholen? Stellen Sie sicher, dass das Dokument in einem Ordner gespeichert ist, der Der Kunde kann sehen Zugang haben, befolgen Sie diese Schritte:

1. Öffnen Sie das Dokument und klicken Sie auf das Genehmigungssymbol oben im Dokumentbetrachter.

Sie können die Genehmigung des Kunden auch beim Hochladen von Dokumenten anfordern, indem Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Dokument in der Liste klicken und Genehmigung anfordern auswählen.

2. Geben Sie Ihre Nachricht für den Kunden ein ( optional).

3. Richten Sie Erinnerungen ein ( optional) und senden Sie dann Ihre Anfrage.

Kunden an ausstehende Genehmigungen erinnern

Immer wenn Sie Dokumente versenden, die von Kunden genehmigt werden müssen, werden diese benachrichtigt. Alle Benutzer, die mit dem Konto verknüpft sind und bei denen die Benachrichtigung aktiviert ist, erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung. Prüfen Sie, ob die Benachrichtigungen aktiviert sind, indem Sie die Spalte " Benachrichtigen" in der Kontenliste überprüfen.

Wenn die Empfänger zu lange brauchen, um ein Dokument zu genehmigen, haben Sie zwei Möglichkeiten:

Manuelles erneutes Senden einer Benachrichtigung.
Richten Sie automatische Erinnerungsfunktionen ein.

Neue Mahnungen manuell versenden

Gehen Sie folgendermaßen vor, um dem Kunden manuell eine Erinnerung zur Genehmigung eines Dokuments zu senden:

1. Öffnen Sie das Dokument und klicken Sie dann auf die Schaltfläche für die Genehmigung oben im Dokumentbetrachter.

Sie können die Kundengenehmigung auch erneut senden, indem Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Dokument klicken und Genehmigungsanfrage erneut senden auswählen.

2. Geben Sie Ihre Nachricht für den Kunden ein ( optional).

3. Richten Sie Erinnerungen ein ( optional) und senden Sie Ihre Anfrage erneut.

Das passiert folgendermaßen:

Eine zusätzliche E-Mail-Nachricht wird an den Kunden gesendet.
Eine Portalbenachrichtigung steht ganz oben auf der Liste der zu erledigenden Aufgaben des Kunden.

Automatische Mahnungen

Schalten Sie die Erinnerungsfunktion ein, wenn Sie eine Genehmigungsanfrage an einen Kunden senden oder erneut senden. Wenn die Erinnerungsfunktion aktiviert ist, wird eine zusätzliche E-Mail an den Kunden gesendet, wenn dieser das Dokument nicht innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen genehmigt. Sobald Sie die Erinnerungsfunktion aktiviert haben, können Sie die folgenden Einstellungen vornehmen:

Tage bis zur nächsten Erinnerung: Erinnern Sie den Kunden nach x Tagen der Inaktivität. Standardmäßig wird eine Erinnerung drei Tage nach dem Hochladen des Dokuments gesendet.
Anzahl der Mahnungen: Senden Sie bis zu x Erinnerungen. In der Standardeinstellung erhält der Kunde nur eine Erinnerungs-E-Mail.

Die Erinnerungen hören auf, wenn...

...der Kunde das Dokument nicht genehmigt hat, aber die festgelegte Anzahl von Mahnungen verschickt wurde.
...der Kunde hat das Dokument genehmigt.

Ansicht des Kunden

Wenn die Benachrichtigungen für den Kunden aktiviert sind, wird er über den Erhalt einer Anfrage zur Genehmigung eines Dokuments informiert. Ihre Kunden können solche Anträge auf unterschiedliche Weise sehen und öffnen:

Über das Mandantenportal oder die mobile App: Klicken Sie auf die Benachrichtigung im Abschnitt " Warten auf Maßnahmen" oder auf den Link auf der Seite " Dokumente".
In der E-Mail-Benachrichtigung: Klicken Sie auf Dokumente in der E-Mail überprüfen.

Dann interagieren die Kunden mit Ihrem Feedback-Formular: Sie stimmen zu oder lehnen ab.

Um die gesendete Genehmigung aus der Sicht des Kunden zu sehen, rufen Sie die schreibgeschützte Ansicht auf.

Wissen Sie, wann Kunden Dokumente genehmigt oder abgelehnt haben?

Sobald ein Kunde ein Dokument genehmigt oder abgelehnt hat, wird es an den Anfang der Liste der letzten auf der Seite Dokumente gesetzt.

If you have turned on the Approvals checkbox in the Notification preferences section of your Account settings, you’ll also receive an email and a notification in your Inbox+.

Klicken Sie auf den Namen des Dokuments oder auf Gehe zu..., um es anzuzeigen.

Der Status der Dokumente wird auf der RegisterkarteDokumente angezeigt. Weitere Informationen zum Status finden Sie hier.

Der Prüfpfad des Dokuments zeigt, ob der Kunde ein Dokument genehmigt oder abgelehnt hat.

Genehmigungen verwalten

1. Es gibt mehrere Möglichkeiten, um Dokumente zu finden, die zur Genehmigung anstehen. Wählen Sie diejenige, die für Sie am besten geeignet ist:

Gehen Sie zu Dokumente, um alle Dokumente zu sehen, mit denen in den letzten 30 Tagen aktiv gearbeitet wurde (hochgeladen, bearbeitet, gesendet, mit einer Rechnung verbunden usw.),
Gehen Sie auf Dokumente, dann auf Dokumente und wählen Sie dann den Kunden aus, um die Dokumente für einen Kunden zu sehen.
Gehen Sie im Kundenkonto auf die Registerkarte Dokumente .

2. Möchten Sie die Liste der zu genehmigenden Dokumente eingrenzen? Klicken Sie oben rechts aufFilter und wählen Sie im Abschnitt Genehmigungen einen oder mehrere Filter aus, um die Ergebnisse Ihrer Suche einzugrenzen.

Alle: alle zur Genehmigung anstehenden Dokumente
Ausstehende Zahlungen: alle Dokumente, die mit Rechnungen gesperrt sind und auf die Zahlung warten
Pending Approval: alle Dokumente, die auf die Genehmigung des Kunden warten
Genehmigt: alle vom Kunden genehmigten Dokumente
Abgelehnt: alle vom Kunden abgelehnten Dokumente

3. Klicken Sie auf Übernehmen , um die Liste zu filtern.

Um alle zu genehmigenden Dokumente für einen Kunden zu sehen, gehen Sie zum Konto, öffnen Sie Dokumente und öffnen Sie dann die Unterregisterkarte Genehmigungen .

Sie erhalten die folgenden Informationen:

Dokumentname: der Name des Dokuments zusammen mit einem Symbol, das den Dateityp anzeigt.
Antragsdatum: Datum, an dem die Genehmigung des Kunden beantragt wurde
Hochgeladen von: der Name des Teammitglieds, das das Dokument hochgeladen hat
Beschreibung: eine Beschreibung des Dokuments, falls eine solche beim Hochladen des Dokuments hinzugefügt wurde (optional)
Status: die status des Dokuments. Erfahren Sie hier mehr über den Status von Dokumenten.
Abgelehnt: das Datum, an dem das Dokument abgelehnt wurde, wenn es

Genehmigungsanfrage stornieren

Wenn das Dokument bearbeitet werden muss, versehentlich gesendet wurde oder nicht mehr relevant ist, können Sie Ihre Genehmigungsanfrage zurückziehen. Öffnen Sie To do das zur Genehmigung anstehende Dokument, klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts in der Dokumentanzeige und wählen Sie Genehmigungsanfrage stornieren.

Sie können die Schaltfläche mit demselben Namen auch aufrufen, indem Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Dokument klicken.

Alle Konten mit zu genehmigenden Dokumenten finden

Sie können die Liste Ihrer Kundenkonten leicht filtern, um zu sehen, welche Dokumente zur Genehmigung anstehen.

Gehen Sie zu Clients und klicken Sie dann auf Filter.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste Genehmigungen aus, und markieren Sie Ausstehende Genehmigung.

Sie können auch den Filter auf der Seite Dokumente auf der Registerkarte Zuletzt verwendet.

Herausfinden, warum Kunden Dokumente abgelehnt haben

Wenn ein Kunde mit einem von Ihnen erstellten Dokument nicht ganz zufrieden ist, fordert TaxDome ihn auf, den Grund dafür zu nennen. Um das Feedback eines Kunden zu sehen, öffnen Sie das Dokument, klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Mehr Informationen anzeigen (die Schaltfläche ist nicht verfügbar, wenn das Dokument akzeptiert wurde). Auf der rechten Seite des Dokuments finden Sie die Liste der Ablehnungsgründe mit den Kommentaren des Kunden.