Dokumente (Basic): E-Feedback (Genehmigen/Genehmigen) von Kunden anfordern

Vergewissern Sie sich, dass Ihre Kunden zufrieden sind und dass Sie nichts übersehen haben, indem Sie die von Ihnen erstellten Dokumente abnehmen lassen. So können Sie nicht nur sicherstellen, dass Ihre Kunden mit Ihrer Arbeit zufrieden sind, sondern auch überprüfen, ob Sie alles richtig gemacht haben.

Wenn ein Kunde nicht zufrieden ist, wird er aufgefordert, die Gründe dafür zu nennen, so dass Sie sofort wissen, was zu tun ist.

Weitere hilfreiche Anleitungsvideos finden Sie in der TaxDome Academy, unserem kostenlosen online Hub für
, wo Sie alles Wissenswerte über TaxDome erfahren können.

Hier abgedeckt:

Wie man Genehmigungen beantragt

Möchten Sie das Einverständnis eines Kunden für eine von Ihnen erbrachte Dienstleistung einholen? Schalten Sie um Genehmigung des Kunden anfordern wenn Sie hochladen Dokumente in einem Ordner mit Der Kunde kann sehen Zugang oder während Sie ein bereits hochgeladenes Dokument bearbeiten. Richten Sie dann Mahnungen wenn Sie die auch wollen. 

Erinnern von Kunden an ausstehende Genehmigungen

Ihre Kunden erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn Sie ihnen ein Dokument schicken, das genehmigt werden muss. Entscheiden Sie, ob sie auch Erinnerungen erhalten sollen, wenn sie zu lange brauchen.

Wenn Sie eine Erinnerung zum Ausgehen wünschen, entweder...

Manuell eine neue Erinnerung senden 

Gehen Sie folgendermaßen vor, um dem Kunden manuell eine Erinnerung zur Genehmigung eines Dokuments zu senden:

  1. Rufen Sie das Kundenkonto auf, wählen Sie die Registerkarte Dokumente , öffnen Sie die Unterregisterkarte Genehmigungen und klicken Sie auf Genehmigung für Ausstehend anfordern.
  2. Überprüfen und bearbeiten Sie die Nachricht für den Kunden (optional), und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Send Request .

Das passiert folgendermaßen:

Automatische Mahnungen

Schalten Sie die Erinnerungsfunktion ein, wenn Sie Dokumente hochladen, die Ihre Kunden genehmigen sollen. Sie können diese Funktion auch jederzeit aktivieren, indem Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen des Dokuments klicken und Bearbeiten wählen. Wenn die Erinnerungsfunktion aktiviert ist, erhält der Kunde eine zusätzliche E-Mail, wenn er das Dokument nicht innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen genehmigt hat. Sobald Sie die Erinnerungsfunktion aktiviert haben, können Sie einige Einstellungen vornehmen.  

  • Tage bis zur nächsten Erinnerung: Erinnern Sie den Kunden nach x Tagen der Inaktivität. Standardmäßig wird eine Erinnerung drei Tage nach dem Hochladen des Dokuments gesendet.

  • Anzahl der Mahnungen: Senden Sie bis zu x Erinnerungen. In der Standardeinstellung erhält der Kunde nur eine Erinnerungs-E-Mail.

Die Erinnerungen hören auf, wenn...

  • ...der Kunde das Dokument nicht genehmigt hat, aber die festgelegte Anzahl von Mahnungen verschickt wurde.
  • ...der Kunde hat das Dokument genehmigt.

Wie Genehmigungen auf der Seite des Kunden aussehen

Sobald Sie Dokumente gesendet haben, die genehmigt werden müssen, erhält der Kunde eine Benachrichtigung auf dashboard und eine Nachricht in ihrer E-Mail.

Auf Kundenportal sehen sie alle Dokumente, die auf ihre Genehmigung warten, im Pop-up-Fenster Warten auf Aktion auf ihrer SeiteDokumente . Nachfolgend zeigen wir Ihnen, wie der Kunde Ihre Arbeit freigibt:

Möchten Sie TaxDome von der Seite eines Kunden aus sehen? Sehen Sie sich eine Nur-Lese-Ansicht ihres Portals an.

Verknüpfung von zu genehmigenden Dokumenten mit Aufträge und Verwendung von Automove

Link documents pending approval to jobs so that they are immediately available in your pipelines. Plus, toggle on Automove Aufträge  . Sobald der Client ein Dokument genehmigt hat, wird auf diese Weise die Auftrag wechselt automatisch zum nächsten Stufe im pipeline.

Und so funktioniert es:

1. Greifen Sie auf die Seite pipeline Einstellungen, fügen Sie die Stufe für das Dokument, für das die Genehmigung aussteht, und schalten Sie dann auf Automove um Aufträge. Sie müssen keine Automatisierungen hinzufügen.

2. Gehen Sie auf die Seite pipelinestellen Sie sicher, dass die Auftrag ist im Recht Stufeund verknüpfen Sie das Dokument, dessen Genehmigung noch aussteht: Klicken Sie auf das Symbol Auftrag klicken, klicken Sie oben auf + Link , wählen Sie Dokumente, klicken Sie auf den Ordner, wählen Sie die Datei(en) aus und klicken Sie dann auf Verknüpfen.

Das wars! Sobald der Kunde das Dokument genehmigt hat, wird die Auftrag wechselt automatisch zum nächsten Stufe im pipeline. Und wenn Sie die Auftrag manuell können Sie entscheiden, was to do mit dem verknüpften Dokument.

Wissen, wann ein Kunde ein Dokument genehmigt oder nicht genehmigt hat?

Sobald ein Kunde ein Dokument genehmigt oder abgelehnt hat, wird es an den Anfang der Liste der letzten auf der Seite Dokumente gesetzt. 

Wenn Sie das Kontrollkästchen " Genehmigungen" im Abschnitt " Benachrichtigungspräferenzen" der Einstellungen aktiviert haben, erhalten Sie außerdem eine E-Mail und eine Benachrichtigung in Ihrem Inbox+. 

Klicken Sie auf den Namen des Dokuments oder auf Gehe zu..., um es anzuzeigen.

Documents' statuses are displayed in the  Documents tab. For more on statuses, go here.

Der Prüfpfad des Dokuments zeigt, ob der Kunde ein Dokument genehmigt oder abgelehnt hat.

Verwaltung von Genehmigungen

1. Es gibt mehrere Möglichkeiten, um Dokumente zu finden, die zur Genehmigung anstehen. Wählen Sie diejenige, die für Sie am besten geeignet ist:

  • Gehen Sie zu Dokumente, um alle Dokumente zu sehen, mit denen in den letzten 30 Tagen aktiv gearbeitet wurde (hochgeladen, bearbeitet, gesendet, mit einer Rechnung verbunden usw.), 
  • Gehen Sie auf Dokumente, dann auf Dokumente und wählen Sie dann den Kunden aus, um die Dokumente für einen Kunden zu sehen.
  • Gehen Sie im Kundenkonto auf die Registerkarte Dokumente . 

2. Möchten Sie die Liste der zu genehmigenden Dokumente eingrenzen? Klicken Sie oben rechts aufFilter und wählen Sie im Abschnitt Genehmigungen einen oder mehrere Filter aus, um die Ergebnisse Ihrer Suche einzugrenzen. 

  • Alle: alle zur Genehmigung anstehenden Dokumente
  • Ausstehende Zahlungen: alle Dokumente, die mit Rechnungen gesperrt sind und auf die Zahlung warten
  • Pending Approval: alle Dokumente, die auf die Genehmigung des Kunden warten
  • Genehmigt: alle vom Kunden genehmigten Dokumente
  • Abgelehnt: alle vom Kunden abgelehnten Dokumente

3. Klicken Sie auf Übernehmen , um die Liste zu filtern.

Um alle zu genehmigenden Dokumente für einen Kunden zu sehen, gehen Sie zum Konto, öffnen Sie Dokumente und öffnen Sie dann die Unterregisterkarte Genehmigungen .

Sie erhalten die folgenden Informationen:

  • Dokumentname: der Name des Dokuments zusammen mit einem Symbol, das den Dateityp anzeigt.
  • Antragsdatum: Datum, an dem die Genehmigung des Kunden beantragt wurde
  • Hochgeladen von: der Name des Teammitglieds, das das Dokument hochgeladen hat
  • Beschreibung: eine Beschreibung des Dokuments, falls eine solche beim Hochladen des Dokuments hinzugefügt wurde (optional)
  • Status: die status des Dokuments. Erfahren Sie hier mehr über den Status von Dokumenten.
  • Abgelehnt: das Datum, an dem das Dokument abgelehnt wurde, wenn es

Suche nach allen Konten mit zu genehmigenden Dokumenten

Sie können die Liste Ihrer Kundenkonten leicht filtern, um zu sehen, welche Dokumente zur Genehmigung anstehen.

  1. Gehen Sie zu Clients und klicken Sie dann auf Filter.
  2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Genehmigungen aus, und markieren Sie Ausstehende Genehmigung.

Sie können den Filter auch auf der Seite Dokumente auf der Registerkarte Zuletzt verwendet hinzufügen.

Herausfinden, warum ein Kunde ein Dokument abgelehnt hat

Wenn ein Kunde mit einem von Ihnen erstellten Dokument nicht ganz zufrieden ist, fordert TaxDome ihn auf, die Gründe dafür zu nennen. Um das Feedback eines Kunden anzuzeigen, öffnen Sie das Dokument, klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Mehr Informationen anzeigen (die Schaltfläche ist nicht verfügbar, wenn das Dokument akzeptiert wurde). Auf der rechten Seite des Dokuments finden Sie die Liste der Ablehnungsgründe mit den Kommentaren des Kunden.

Klicken Sie auf Zurück , um zur Dokumentenliste zurückzukehren.

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