Dokumente (Basic): E-Feedback (Genehmigen/Genehmigen) von Kunden anfordern

Vergewissern Sie sich, dass Ihre Kunden zufrieden sind und dass Sie nichts übersehen haben, indem Sie die von Ihnen erstellten Dokumente abnehmen lassen. So können Sie nicht nur sicherstellen, dass Ihre Kunden mit Ihrer Arbeit zufrieden sind, sondern auch überprüfen, ob Sie alles richtig gemacht haben.

Wenn ein Kunde nicht zufrieden ist, wird er aufgefordert, die Gründe dafür zu nennen, so dass Sie sofort wissen, was zu tun ist.

Weitere hilfreiche Anleitungsvideos finden Sie in der TaxDome Academy, unserer kostenlosen Online-Drehscheibe für
, wo Sie alles Wissenswerte über TaxDome erfahren können.

Hier abgedeckt:

Wie man Genehmigungen beantragt

Möchten Sie das Einverständnis eines Kunden für eine von Ihnen erbrachte Dienstleistung einholen? Schalten Sie um Genehmigung des Kunden anfordern wenn Sie hochladen Dokumente in einem Ordner mit Der Kunde kann sehen Zugang oder während Sie ein bereits hochgeladenes Dokument bearbeiten. Richten Sie dann Mahnungen wenn Sie die auch wollen. 

Erinnern von Kunden an ausstehende Genehmigungen

Ihre Kunden erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn Sie ihnen ein Dokument schicken, das genehmigt werden muss. Entscheiden Sie, ob sie auch Erinnerungen erhalten sollen, wenn sie zu lange brauchen.

Wenn Sie eine Erinnerung zum Ausgehen wünschen, entweder...

Manuell eine neue Erinnerung senden 

Gehen Sie folgendermaßen vor, um dem Kunden manuell eine Erinnerung zur Genehmigung eines Dokuments zu senden:

  1. Gehen Sie zum Konto des Kunden, wählen Sie die Registerkarte Dokumente , öffnen Sie die Unterregisterkarte Genehmigungen und klicken Sie auf Genehmigung für Ausstehend anfordern.
  2. Überprüfen und bearbeiten Sie die Nachricht für den Kunden (optional), und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Send Request .

Das passiert folgendermaßen:

Automatische Mahnungen

Schalten Sie die Erinnerungsfunktion ein, wenn Sie Dokumente hochladen, die Ihre Kunden genehmigen sollen. Sie können diese Funktion auch jederzeit aktivieren, indem Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen des Dokuments klicken und Bearbeiten wählen. Wenn die Erinnerungsfunktion aktiviert ist, erhält der Kunde eine zusätzliche E-Mail, wenn er das Dokument nicht innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen genehmigt hat. Sobald Sie die Erinnerungsfunktion aktiviert haben, können Sie einige Einstellungen vornehmen.  

  • Tage bis zur nächsten Erinnerung: Erinnern Sie den Kunden nach x Tagen der Inaktivität. Standardmäßig wird eine Erinnerung drei Tage nach dem Hochladen des Dokuments gesendet.

  • Anzahl der Mahnungen: Senden Sie bis zu x Erinnerungen. In der Standardeinstellung erhält der Kunde nur eine Erinnerungs-E-Mail.

Die Erinnerungen hören auf, wenn...

  • ...der Kunde das Dokument nicht genehmigt hat, aber die festgelegte Anzahl von Mahnungen verschickt wurde.
  • ...der Kunde hat das Dokument genehmigt.

Wie Genehmigungen auf der Seite des Kunden aussehen

Sobald Sie Dokumente gesendet haben, die genehmigt werden müssen, erhält der Kunde eine Benachrichtigung auf seinem Dashboard und eine Nachricht in seiner E-Mail.

Auf Kundenportal sehen sie alle Dokumente, die auf ihre Genehmigung warten, im Pop-up-Fenster Warten auf Aktion auf ihrer SeiteDokumente . Nachfolgend zeigen wir Ihnen, wie der Kunde Ihre Arbeit freigibt:

Möchten Sie TaxDome von der Seite eines Kunden aus sehen? Sehen Sie sich eine Nur-Lese-Ansicht ihres Portals an.

Verknüpfung von zu genehmigenden Dokumenten mit Aufträge und Verwendung von Automove

Verknüpfen Sie Dokumente, die zur Genehmigung anstehen, mit Aufträge , damit sie sofort in Ihren Pipelines verfügbar sind. Außerdem, schalten Sie ein Automove Aufträge  . Sobald der Kunde ein Dokument genehmigt, geht Auftrag automatisch zum nächsten Stufe in der Pipeline über.

Und so funktioniert es:

1. Rufen Sie die Pipeline-Einstellungen auf, fügen Sie Stufe für das zur Genehmigung anstehende Dokument hinzu und schalten Sie dannAutomove Aufträge. Sie müssen keine Automatisierungen hinzufügen.

2. Vergewissern Sie sich in der Pipeline, dass sich Auftrag im richtigen Stufe befindet, und verknüpfen Sie dann das zur Genehmigung anstehende Dokument damit: Klicken Sie auf das Feld Auftrag , klicken Sie oben auf + Link , wählen Sie Dokumente, klicken Sie auf den Ordner und wählen Sie die Datei(en), dann klicken Sie auf Link.

Das war's! Sobald der Kunde das Dokument genehmigt hat, wird das Auftrag automatisch zum nächsten Stufe in der Pipeline verschoben. Und wenn Sie das Auftrag manuell verschieben, können Sie entscheiden, was to do mit dem verknüpften Dokument tun soll.

Wissen, wann ein Kunde ein Dokument genehmigt oder nicht genehmigt hat?

Sobald ein Kunde ein Dokument genehmigt oder abgelehnt hat, wird es an den Anfang der Liste der letzten auf der Seite Dokumente gesetzt. 

Wenn Sie das Kontrollkästchen " Genehmigungen" im Abschnitt " Benachrichtigungspräferenzen" der Einstellungen aktiviert haben, erhalten Sie außerdem eine E-Mail und eine Benachrichtigung in Ihrem Inbox+. 

Klicken Sie auf den Namen des Dokuments oder auf Gehe zu..., um es anzuzeigen.

Tags den Status der Dokumente im Fenster D Registerkarte Dokumente . Mehr zum Thema Status, hier.

Der Prüfpfad des Dokuments zeigt, ob der Kunde ein Dokument genehmigt oder abgelehnt hat.

Verwaltung von Genehmigungen

1. Es gibt mehrere Möglichkeiten, um Dokumente zu finden, die zur Genehmigung anstehen. Wählen Sie diejenige, die für Sie am besten geeignet ist:

  • Unter Dokumente finden Sie alle Dokumente, mit denen in den letzten 30 Tagen aktiv gearbeitet wurde (hochgeladen, bearbeitet, gesendet, mit einer Rechnung verknüpft usw.), 
  • Gehen Sie auf Dokumente, dann auf Dokumente und wählen Sie dann den Kunden aus, um die Dokumente für einen Kunden zu sehen.
  • Gehen Sie im Kundenkonto auf die Registerkarte Dokumente . 

2. Möchten Sie die Liste der zu genehmigenden Dokumente eingrenzen? Klicken Sie oben rechts aufFilter und wählen Sie im Abschnitt Genehmigungen einen oder mehrere Filter aus, um die Ergebnisse Ihrer Suche einzugrenzen. 

  • Alle: alle zur Genehmigung anstehenden Dokumente
  • Ausstehende Zahlungen: alle Dokumente, die mit Rechnungen gesperrt sind und auf die Zahlung warten
  • Pending Approval: alle Dokumente, die auf die Genehmigung des Kunden warten
  • Genehmigt: alle vom Kunden genehmigten Dokumente
  • Abgelehnt: alle vom Kunden abgelehnten Dokumente

3. Klicken Sie auf Übernehmen , um die Liste zu filtern.

Um alle zu genehmigenden Dokumente für einen Kunden zu sehen, gehen Sie zum Konto, öffnen Sie Dokumente und öffnen Sie dann die Unterregisterkarte Genehmigungen .

Sie erhalten die folgenden Informationen:

  • Dokumentname: der Name des Dokuments zusammen mit einem Symbol, das den Dateityp anzeigt.

  • Antragsdatum: Datum, an dem die Genehmigung des Kunden beantragt wurde

  • Hochgeladen von: der Name des Teammitglieds, das das Dokument hochgeladen hat

  • Beschreibung: eine Beschreibung des Dokuments, falls eine solche beim Hochladen des Dokuments hinzugefügt wurde (optional)

  • Status: der Status des Dokuments. Erfahren Sie hier mehr über den Status von Dokumenten.

  • Abgelehnt: das Datum, an dem das Dokument abgelehnt wurde, wenn es

Suche nach allen Konten mit zu genehmigenden Dokumenten

Sie können die Liste Ihrer Kundenkonten leicht filtern, um zu sehen, welche Dokumente zur Genehmigung anstehen.

  1. Gehen Sie zu Clients und klicken Sie dann auf Filter.
  2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Genehmigungen aus, und markieren Sie Ausstehende Genehmigung.

Sie können den Filter auch auf der Seite Dokumente auf der Registerkarte Zuletzt verwendet hinzufügen.

Herausfinden, warum ein Kunde ein Dokument abgelehnt hat

Wenn ein Kunde mit einem von Ihnen erstellten Dokument nicht ganz zufrieden ist, fordert TaxDome ihn auf, den Grund dafür zu nennen. Um das Feedback eines Kunden anzuzeigen, öffnen Sie das Dokument, klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Mehr Informationen anzeigen (die Schaltfläche ist nicht verfügbar, wenn das Dokument akzeptiert wurde). Auf der rechten Seite des Dokuments finden Sie die Liste der Ablehnungsgründe mit den Kommentaren des Kunden.

Klicken Sie auf Zurück , um zur Dokumentenliste zurückzukehren.

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