Dokumente (Basic): E-Feedback (Genehmigen/Ablehnen) von Kunden anfordern

Vergewissern Sie sich, dass Ihre Kunden zufrieden sind und dass Sie nichts übersehen haben, indem Sie die Genehmigung der von Ihnen vorbereiteten Dokumente einholen. So können Sie nicht nur sicherstellen, dass Ihre Kunden mit Ihrer Arbeit zufrieden sind, sondern auch überprüfen, ob Sie alles richtig gemacht haben.

Wenn ein Kunde unzufrieden ist, wird er gebeten, seine Gründe zu erläutern. So wissen Sie direkt, was zu unternehmen ist. 

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Werfen Sie einen Blick auf folgende Themen:

Genehmigungen anfordern

Möchten Sie das Einverständnis eines Kunden für eine von Ihnen erbrachte Dienstleistung einholen? Aktivieren Sie die Option Genehmigung des Kunden anfordern wenn Sie Dokumente in einem Ordner hochladen mit dem Zugang Der Kunde kann einsehen oder während Sie ein bereits hochgeladenes Dokument bearbeiten. Richten Sie dann Erinnerungen ein, wenn nötig. 

Kunden an ausstehende Genehmigungen erinnern 

Ihre Kunden erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn Sie ihnen ein Dokument schicken, das genehmigt werden muss. Entscheiden Sie, ob sie auch Erinnerungen erhalten sollen, wenn sie zu lange brauchen.

Wenn Sie wollen, das eine Erinnerung rausgeht..

Manuell eine neue Erinnerung senden 

Gehen Sie folgendermaßen vor, um dem Kunden manuell eine Erinnerung zur Genehmigung eines Dokuments zu senden:

  1. Gehen Sie zum Konto des Kunden, wählen Sie die Registerkarte Dokumente, öffnen Sie die Unterregisterkarte Genehmigungen und klicken Sie auf Genehmigung für Ausstehend anfordern.
  2. Überprüfen und bearbeiten Sie die Nachricht für den Kunden (optional). Klicken Sie dann auf Anfrage senden.

Das passiert folgendermaßen:

Automatische Erinnerungen

Schalten Sie die Erinnerungsfunktion ein, wenn Sie Dokumente hochladen, die Ihre Kunden genehmigen sollen. Sie können diese Funktion auch jederzeit aktivieren, indem Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen des Dokuments klicken und Bearbeiten wählen. Wenn die Erinnerungsfunktion aktiviert ist, erhält der Kunde eine zusätzliche E-Mail, wenn er das Dokument nicht innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen genehmigt hat. Sobald Sie die Erinnerungsfunktion aktiviert haben, können Sie einige Einstellungen vornehmen.  

  • Tage bis zur nächsten Erinnerung: Erinnern Sie den Kunden nach x Tagen der Inaktivität. Standardmäßig wird eine Erinnerung drei Tage nach dem Hochladen des Dokuments gesendet.

  • Anzahl der Mahnungen: Senden Sie bis zu x Erinnerungen. In der Standardeinstellung erhält der Kunde nur eine Erinnerungs-E-Mail.

Erinnerungen sind aufgehoben, wenn...

  • ...der Kunde das Dokument nicht genehmigt hat, aber die festgelegte Anzahl von Mahnungen verschickt wurde.
  • ...der Kunde das Dokument genehmigt hat.

Genehmigungsansicht von der Seite des Kunden

Sobald Sie Dokumente gesendet haben, die genehmigt werden müssen, erhält der Kunde eine Benachrichtigung auf seinem Dashboard und eine Nachricht in seiner E-Mail.

Auf dem Kundenportal sieht der Kunde alle Dokumente, die auf seine Genehmigung warten, im Pop-up-Fenster Warten auf Aktion auf der Seite Dokumente. Nachfolgend zeigen wir Ihnen, wie der Kunde Ihre Arbeit freigeben kann:

Möchten Sie TaxDome von der Seite eines Kunden aus sehen? Sehen Sie sich eine Nur-Lese-Ansicht ihres Portals an.

Zu genehmigenden Dokumenten mit Aufträge verknüpfen und Automove verwenden

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Verknüpfen Sie Dokumente, die zur Genehmigung anstehen, mit Aufträgen, damit sie sofort in Ihren Pipelines verfügbar sind. Aktivieren Sie außerdem Automove Aufträge  . Sobald der Kunde ein Dokument genehmigt, geht Auftrag automatisch zum nächsten Stufe in der Pipeline über.

So funktioniert es:

1. Rufen Sie die Pipeline-Einstellungen auf, fügen Sie die Stufe für das zur Genehmigung anstehende Dokument hinzu und schalten Sie dann Automove Aufträge ein. Sie müssen keine Automatisierungen hinzufügen.

2. Gehen Sie zu pipeline und vergewissern Sie sich, dass der Auftrag auf der richtigen Stufe steht. Verknüpfen Sie dann das zur Genehmigung anstehende Dokument damit: Klicken Sie auf das Feld Auftrag, dann oben auf + Link  und wählen Sie Dokumente. Klicken Sie auf den Ordner, wählen Sie die Datei(en) und klicken Sie dann auf Link.

Das war's! Sobald der Kunde das Dokument genehmigt hat, wird der Auftrag automatisch zur nächsten Stufe in der Pipeline verschoben. Und wenn Sie den Auftrag manuell verschieben, können Sie entscheiden, was Sie mit dem verknüpften Dokument machen.

Wissen, wann ein Kunde ein Dokument genehmigt oder nicht genehmigt hat?

Sobald ein Kunde ein Dokument genehmigt oder abgelehnt hat, wird es an den Anfang der Liste der letzten auf der Seite Dokumente gesetzt. 

Wenn Sie das Kontrollkästchen " Genehmigungen" im Abschnitt " Benachrichtigungspräferenzen" der Einstellungen aktiviert haben, erhalten Sie außerdem eine E-Mail und eine Benachrichtigung in Ihrem Inbox+. 

Klicken Sie auf den Namen des Dokuments oder auf Gehe zu..., um es anzuzeigen.

Tags den Status der Dokumente im Fenster D Registerkarte Dokumente . Mehr zum Thema Status, hier.

Der Audit Traildes Dokuments zeigt an, ob der Kunde ein Dokument bewilligt oder abgelehnt hat.

Genehmigungen verwalten

1. Es gibt mehrere Möglichkeiten, um Dokumente zu finden, die zur Genehmigung anstehen. Wählen Sie diejenige, die für Sie am besten geeignet ist:

  • Unter Dokumente finden Sie alle Dokumente, die in den letzten 30 Tagen aktiv überarbeitet wurden (hochgeladen, bearbeitet, gesendet, mit einer Rechnung verknüpft usw.). 
  • Gehen Sie auf Dokumente, dann auf Dokumente und wählen Sie dann den Kunden aus, um die Dokumente für einen Kunden zu sehen.
  • Gehen Sie im Kundenkonto auf die Registerkarte Dokumente. 

2. Möchten Sie die Liste der zu genehmigenden Dokumente eingrenzen? Klicken Sie auf Filter oben rechts und wählen Sie einen oder mehrere Filter im Abschnitt Genehmigungen aus, um die Ergebnisse Ihrer Suche einzugrenzen. 

  • Alle: alle zur Genehmigung anstehenden Dokumente
  • Ausstehende Zahlungen: alle Dokumente, die mit Rechnungen gesperrt sind und auf die Zahlung warten
  • Pending Approval: alle Dokumente, die auf die Genehmigung des Kunden warten
  • Genehmigt: alle vom Kunden genehmigten Dokumente
  • Abgelehnt: alle vom Kunden abgelehnten Dokumente

3. Klicken Sie auf Übernehmen, um die Liste zu filtern.

Um alle zur Genehmigung anstehenden Dokumente für einen Kunden zu sehen, gehen Sie zum Konto, öffnen Sie Dokumente und dann die Unterregisterkarte Genehmigungen.

Sie erhalten die folgenden Informationen:

  • Dokumentname: der Name des Dokuments zusammen mit einem Symbol, das den Dateityp anzeigt.

  • Antragsdatum: Datum, an dem die Genehmigung des Kunden beantragt wurde

  • Hochgeladen von: der Name des Mitarbeiters, das das Dokument hochgeladen hat

  • Beschreibung: eine Beschreibung des Dokuments, falls eine solche beim Hochladen des Dokuments hinzugefügt wurde (optional)

  • Status: Der Status des Dokuments. Erfahren Sie hier mehr über den Status von Dokumenten.

  • Abgelehnt: das Datum, an dem das Dokument abgelehnt wurde

Suche nach allen Konten mit zu genehmigenden Dokumenten

Sie können die Liste Ihrer Kundenkonten leicht filtern, um zu sehen, welche Dokumente zur Genehmigung anstehen.

  1. Gehen Sie zu Kunden und klicken Sie dann auf FILTER.
  2. Wählen Sie im Abschnitt Genehmigungen die Option Ausstehend und klicken Sie unten auf der Seite auf Übernehmen. 

Sie können dies auch auf der Seite Dokumente auf der Registerkarte Zuletzt verwendet tun.

Herausfinden, warum ein Kunde ein Dokument abgelehnt hat

Wenn ein Kunde mit einem von Ihnen erstellten Dokument nicht ganz zufrieden ist, fordert TaxDome ihn auf zu erklären, warum. Um das Feedback eines Kunden zu sehen, klicken Sie auf den Namen des Dokuments. Auf der rechten Seite des Dokuments finden Sie eine Liste mit Ablehnungsgründen mit den Kommentaren des Kunden.

Klicken Sie auf SCHLIESSEN um zur Dokumentenliste zurückzukehren.

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