E-Feedback (genehmigen/ablehnen) von Kunden anfordern

Vergewissern Sie sich, dass Ihre Kunden zufrieden sind und dass Sie nichts übersehen haben, indem Sie die von Ihnen erstellten Dokumente abnehmen lassen. So können Sie nicht nur sicherstellen, dass Ihre Kunden mit Ihrer Arbeit zufrieden sind, sondern auch überprüfen, ob Sie alles richtig gemacht haben.

Wenn ein Kunde nicht zufrieden ist, wird er aufgefordert, die Gründe dafür zu nennen, so dass Sie sofort wissen, was zu tun ist.

Genehmigungen beantragen

Sie möchten das Einverständnis eines Kunden für eine von Ihnen erbrachte Dienstleistung einholen?

Web Schreibtisch

Stellen Sie sicher, dass das Dokument in einem Ordner gespeichert ist, auf den der Client Zugriffhat, und führen Sie dann die folgenden Schritte aus:

1. Open the document and click the approval checkmark button at the top of the document viewer. You can also request client approval while uploading documents or by clicking the three dots to the right of the document in the list and selecting Request approval.

2. Geben Sie Ihre Nachricht an den Kunden ein (optional).

3. Richten Sie Erinnerungen ein (optional) und senden Sie dann Ihre Anfrage. 

Beantragen Sie Genehmigungen über die TaxDome , während Sie vorbereitete Dokumente und Formulare hochladen.

Beantragung der Genehmigung für vorbereitete Dokumente und Formulare:

1. Laden Sie das Dokument in die TaxDome hoch, indem Sie auf Neu > Datei hochladen. 

2. Wählen Sie das Kundenkonto aus, für das das Dokument bestimmt ist. 

3. Select a folder with Client can view access (learn more about access ) to which you want to upload the doc, then toggle on Request client approval.

   4. Klicken Sie auf . Dateien hochladen.

   

Kunden an ausstehende Genehmigungen erinnern

Wann immer Sie Dokumente versenden, die von Kunden genehmigt werden müssen, werden diese benachrichtigt. Alle Benutzer, die mit dem Konto verknüpft sind - mit Benachrichtigung aktiviert ist - erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung. Prüfen Sie, ob die Benachrichtigungen aktiviert sind, indem Sie die Spalte " Benachrichtigen" in der Kontenliste überprüfen.   

Wenn die Empfänger zu lange brauchen, um ein Dokument zu genehmigen, haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Manually resend a notification.

• Set up automatic reminders .

Neue Mahnungen manuell versenden

Gehen Sie folgendermaßen vor, um dem Kunden manuell eine Erinnerung zur Genehmigung eines Dokuments zu senden:

1. Open the document, then click the approval checkmark button at the top of the document viewer. You can also resend client approval by clicking the three dots to the right of the document and selecting Resend approval request.

2. Geben Sie Ihre Nachricht an den Kunden ein (optional).

3. Richten Sie Erinnerungen ein (optional) und senden Sie dann Ihre Anfrage erneut. 

   

Das passiert folgendermaßen:

• Eine zusätzliche E-Mail-Nachricht wird an den Kunden gesendet.
• A portal notification moves to the top of the client’s to-dos .

Automatische Mahnungen

Umschalten auf Erinnerungen beim Senden oder erneuten Senden eines Genehmigungsantrags des Kunden. Wenn die Erinnerungsfunktion aktiviert ist, wird eine zusätzliche E-Mail an den Kunden gesendet, wenn er das Dokument nicht innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen genehmigt hat. Sobald Sie die Erinnerungsfunktion aktiviert haben, können Sie die folgenden Einstellungen vornehmen:  

• Tage bis zur nächsten Erinnerung: Erinnern Sie den Kunden nach x Tagen der Inaktivität. Standardmäßig wird drei Tage nach dem Hochladen des Dokuments eine Erinnerung gesendet.

• Anzahl der Mahnungen: Senden Sie bis zu x Erinnerungen. In der Standardeinstellung erhält der Kunde nur eine Erinnerungs-E-Mail.

  

Die Erinnerungen hören auf, wenn...

• ...der Kunde das Dokument nicht genehmigt hat, aber die festgelegte Anzahl von Mahnungen verschickt wurde.
• ...der Kunde hat das Dokument genehmigt.

Ansicht des Kunden

If notifications for the client are on, they are informed of receiving a request to approve a document. Your clients can see and open such requests in different ways:

• Über das Mandantenportal oder die mobile App: Klicken Sie auf die Benachrichtigung im Abschnitt " Warten auf Maßnahmen" oder auf den Link auf der Seite " Dokumente". 

• In der E-Mail-Benachrichtigung: Klicken Sie auf Dokumente in der E-Mail überprüfen. 

  

Dann interagieren die Kunden mit Ihrem Feedback-Formular: Sie stimmen zu oder lehnen ab. 

To see the sent approval from the client’s perspective, access the read-only view . 

How do I know if a client approved or disapproved a document?

Sobald ein Kunde ein Dokument genehmigt oder abgelehnt hat, wird es an den Anfang der Liste"Zuletzt verwendet" auf der Seite " Dokumente". 

If you have turned on the Approvals checkbox in the Notification preferences section of your Account settings, you’ll also receive an email and a notification in your Inbox+ . 

Klicken Sie auf den Namen des Dokuments oder Gehe zu... um es anzuzeigen.

Documents’ statuses are displayed in the  Documents tab. For more on statuses, go here .

The document’s audit trail shows whether the client approved or disapproved a document.

Tipp

Sie können das Dokument und seinen status leicht innerhalb Ihres workflow indem Sie es mit einem Auftrag verknüpfen. Danach kann der Auftrag automatisch verschoben to the next pipeline stage once the client approves a doc.

Genehmigungen verwalten

1. Es gibt mehrere Möglichkeiten, um Dokumente zu finden, die zur Genehmigung anstehen. Wählen Sie diejenige, die für Sie am besten geeignet ist:

• Gehen Sie zu Dokumente, um alle Dokumente zu sehen, mit denen in den letzten 30 Tagen aktiv gearbeitet wurde (hochgeladen, bearbeitet, gesendet, mit einer Rechnung verbunden usw.), 

• Gehen Sie auf Dokumente, dann auf Dokumente und wählen Sie dann den Kunden aus, um die Dokumente für einen Kunden zu sehen.

• Gehen Sie im Kundenkonto auf die Registerkarte Dokumente. 

2. Möchten Sie die Liste der zur Genehmigung anstehenden Dokumente eingrenzen? Klicken Sie auf . Filter in der oberen rechten Ecke und wählen Sie einen oder mehrere Filter im Abschnitt Genehmigungen, um die Ergebnisse Ihrer Suche einzugrenzen. 

   

• Alle: alle zur Genehmigung anstehenden Dokumente

• Ausstehende Zahlungen: alle Dokumente, die mit Rechnungen gesperrt sind und auf die Zahlung warten

• Pending Approval: alle Dokumente, die auf die Genehmigung des Kunden warten

• Genehmigt: alle vom Kunden genehmigten Dokumente

• Abgelehnt: alle vom Kunden abgelehnten Dokumente

3. Klicken Sie auf . Anwenden, um die Liste zu filtern.

Um alle zur Genehmigung anstehenden Dokumente für einen Kunden zu sehen, gehen Sie zum Konto, öffnen Sie Dokumente und öffnen Sie dann die Unterregisterkarte Genehmigungen.

Sie erhalten die folgenden Informationen:

• Dokumentname: der Name des Dokuments zusammen mit einem Symbol, das den Dateityp anzeigt.

• Antragsdatum: Datum, an dem die Genehmigung des Kunden beantragt wurde

• Hochgeladen von: der Name des Teammitglieds, das das Dokument hochgeladen hat

• Beschreibung: eine Beschreibung des Dokuments, falls eine solche beim Hochladen des Dokuments hinzugefügt wurde (optional)

• Status: the status of the document. Learn more about document statuses here .

• Abgelehnt: das Datum, an dem das Dokument abgelehnt wurde, wenn es

Genehmigungsanfrage stornieren

Wenn das Dokument bearbeitet werden muss, versehentlich gesendet wurde oder nicht mehr relevant ist, können Sie Ihre Genehmigungsanfrage zurückziehen. Öffnen Sie To do das zur Genehmigung anstehende Dokument, klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts in der Dokumentenanzeige und wählen Sie Genehmigungsanfrage abbrechen.

Sie können die Schaltfläche mit demselben Namen auch aufrufen, indem Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Dokument klicken.

Alle Konten mit zu genehmigenden Dokumenten finden

Sie können die Liste Ihrer Kundenkonten leicht filtern, um zu sehen, welche Dokumente zur Genehmigung anstehen.

1. Gehen Sie zu Clients und klicken Sie dann auf Filter.

2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Genehmigungen aus, und markieren Sie Ausstehende Genehmigung.

   

You can also use the filter on the Documents page in the Recent tab.

Herausfinden, warum Kunden Dokumente abgelehnt haben

Wenn ein Kunde mit einem von Ihnen erstellten Dokument nicht ganz zufrieden ist, fordert TaxDome ihn auf, den Grund dafür zu nennen. Um das Feedback eines Kunden anzuzeigen, öffnen Sie das Dokument, klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Weitere Informationen anzeigen (die Schaltfläche ist nicht verfügbar, wenn das Dokument angenommen wurde). Auf der rechten Seite des Dokuments finden Sie die Liste der Ablehnungsgründe mit den Kommentaren des Kunden.

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