Einstellungen (Basic): System-generierte E-Mails für Kunden
Je nach Empfänger gibt es verschiedene Arten von systemgenerierten E-Mails auf TaxDome. Hier erfahren Sie, wie Sie mit systemgenerierten E-Mails an Kunden umgehen können.
Sie können auch mehr über systemgenerierte E-Mails an Teammitglieder und Firmeninhaber erfahren.
Systemgenerierte E-Mails an Kunden, erklärt
Systemgenerierte E-Mails an Kunden sind automatische E-Mails, die in zwei Fällen gesendet werden:
- Ihre Firma fordert Aktionen von Kunden an. Sie können Ihre Mandanten z. B. auffordern, die Rechnung zu bezahlen, das Dokument zu genehmigen, es elektronisch zu unterzeichnen usw., indem Sie die entsprechenden Einheiten im TaxDome anlegen. Ihre Mandanten erhalten automatisch E-Mails von Ihrer Kanzlei.
- Sie setzen Erinnerungen für anstehende Aktionen. Wenn Ihre Kunden einige Aktionen nicht rechtzeitig abschließen, erhalten sie eine E-Mail-Benachrichtigung darüber.
Bei systemgenerierten E-Mails an Kunden gibt es mehrere wichtige Aspekte zu beachten:
Absender (von)
Der Name Ihrer Firma erscheint als Absender im Posteingang des Empfängers, während die E-Mail-Adresse taxdome lautet taxdome Wir können die E-Mail-Adresse des Absenders nicht durch Ihre ersetzen, da dies gegen die Richtlinien von E-Mail-Anbietern wie Gmail, iCloud und anderen verstößt.
Empfänger (An)
Automatische E-Mails sind kontobasiert. Da Sie jedoch innerhalb von Konten immer einen oder mehrere verknüpfte Kontakte haben, sendet das System E-Mails an die E-Mail-Adressen dieser Kontakte. Sie können für jeden Kontakt festlegen, ob er automatische E-Mails erhalten soll oder nicht, indem Sie den Schalter " Benachrichtigen" aktivieren.
Prüfen Sie, ob Benachrichtigungen für mindestens einen Kontakt des Kontos in der Spalte Benachrichtigung der Liste Kunden > Konten aktiviert sind.
Hinweis! Wenn ein Kontakt mit mehreren Konten verknüpft ist, erscheint der Name des Kontos in der E-Mail neben dem Namen Ihrer Firma.
Erscheinungsbild
Anpassen von E-Mails an Kunden
Sie können das Erscheinungsbild der vom System generierten E-Mails nach Ihren Wünschen ändern. So geht's:
1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Firmeneinstellungen.
2. Blättern Sie nach unten und schalten Sie die Optionen im Abschnitt Systemgenerierte E-Mails ein/aus:
a. Blenden Sie die Adresse und Telefonnummer Ihrer Firma aus oder ein. Sie können die Informationen auf der gleichen Seite im Abschnitt Kontaktdetails einstellen.
b. Blenden Sie die Links zu Ihren sozialen Netzwerken aus oder ein. Sie können sie im Abschnitt Social Media-Links einstellen.
c. Blenden Sie das Logo Ihrer Firma oben ein oder aus. Sie können es im Bereich Logo-Upload hochladen)
d. Ausblenden oder Anzeigen des Nachrichtenkontexts in der E-Mail. Sie können entscheiden, ob die Kunden den Kontext der an sie gesendeten Anfragen und Nachrichten (zusammen mit den hinzugefügten Kundenaufgaben) direkt in der E-Mail sehen können.
So sieht die E-Mail-Benachrichtigung mit Nachrichtenkontext für den Kunden aus:
Hinweis! Nur Firmeninhaber oder Administratoren können diese Einstellungen ändern. Das Ändern dieser Einstellungen wird auf der Seite Aktivitäts-Feed angezeigt.
Verwalten von Reply-to und BCC
Sie können eine E-Mail-Adresse festlegen, an die die Antworten der Kunden gesendet werden, und entscheiden, ob Sie Kopien aller vom System erstellten E-Mails erhalten möchten, die an Kunden gesendet werden. So geht's:
2. Konfigurieren Sie im Abschnitt Kontaktdetails die erforderlichen Optionen:
a. Standard-Antwortadresse für System-E-Mails: Standardmäßig werden die Antworten der Kunden an die E-Mail des Firmeninhabers gesendet, aber Sie können eine andere Adresse für den Empfang festlegen.
b. Kopien (BCC) der an Kunden gesendeten System-E-Mails erhalten: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen und geben Sie die E-Mail an, von der Sie Kopien aller an Ihre Kunden gesendeten E-Mails erhalten möchten.
3. Klicken Sie auf Speichern.
