Systemgenerierte E-Mails für Kunden

Je nach Empfänger gibt es verschiedene Arten von systemgenerierten E-Mails auf TaxDome. Hier erfahren Sie, wie Sie mit systemgenerierten E-Mails an Kunden umgehen können.

Sie können auch mehr über systemgenerierte E-Mails an Teammitglieder und Firmeninhaber erfahren.

Systemgenerierte E-Mails an Kunden, erklärt

Systemgenerierte E-Mails an Kunden sind automatische E-Mails, die in zwei Fällen gesendet werden:

• Ihre Firma fordert von Kunden bestimmte Handlungen. Sie können Kunden beispielsweise bitten, die Rechnung zu bezahlen, das Dokument zu genehmigen, es elektronisch zu unterzeichnen usw., indem Sie die entsprechenden Entitäten im TaxDome erstellen. Ihre Kunden erhalten dann automatische E-Mails von Ihrer Firma.

• Sie richten Erinnerungen für ausstehende Aktionen ein . Wenn Ihre Kunden einige Aktionen nicht rechtzeitig abschließen, erhalten sie eine E-Mail-Benachrichtigung darüber.   

Tipp

Wenn Kunden keine vom System generierten E-Mails erhalten, bitten Sie sie, TaxDome zu ihren Kontakten hinzuzufügen. Sie können ihnen diesen Leitfaden zur Verfügung stellen: Stellen Sie sicher, dass Sie E-Mails von Ihrer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft erhalten. .

Bei systemgenerierten E-Mails an Kunden gibt es mehrere wichtige Aspekte zu beachten: 

• Absender (von)

• Empfänger (An)

• Erscheinungsbild

Absender (von)

Der Name Ihres Unternehmens wird als Absender im Posteingang des Empfängers angezeigt, während die E-Mail-Adresse wie folgt lautet [email protected] angezeigt. Wir können die E-Mail-Adresse des Absenders nicht durch Ihre ersetzen, da dies gegen die Richtlinien von E-Mail-Anbietern wie Gmail, iCloud und anderen verstößt.

Empfänger (An)

Automatische E-Mails sind kontobasiert. Da Sie jedoch innerhalb von Konten immer einen oder mehrere verknüpfte Kontakte haben, sendet das System E-Mails an die E-Mail-Adressen dieser Kontakte. Sie können entscheiden, ob jeder Kontakt automatische E-Mails erhalten soll oder nicht, indem Sie die Option Benachrichtigen aktivieren. 

Überprüfen Sie, ob Benachrichtigungen für mindestens einen Kontakt des Kontos in der Spalte„Benachrichtigen“unter„Clients > Kontenliste“aktiviert sind. 

Hinweis

Wenn ein Kontakt mit mehreren Konten verknüpft ist, wird der Kontoname neben Ihrem Firmennamen in der E-Mail angezeigt.

Erscheinungsbild

TaxDome E-Mails, die an Ihre Kunden gesendet werden, enthalten keinbranding: 

a) Der Name Ihres Unternehmens wird oben angezeigt.

b) The link in the button leads to the client portal account. 

с)Social-Media-Symbole verlinken zu Ihren Konten in sozialen Medien. 

d) Angaben zu Ihrem Unternehmen (Adresse, Telefonnummer und website) werden in der Fußzeile angezeigt. 

Anpassen von E-Mails an Kunden

Sie können das Erscheinungsbild von systemgenerierten E-Mails nach Ihren Wünschen ändern. So geht's: 

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Firmeneinstellungen.

2. Scrollen Sie nach unten und aktivieren/deaktivieren Sie die Optionen im Abschnitt Vom System generierte E-Mails:

   

   a) Kontaktdaten des Unternehmens anzeigen: Blenden Sie die Adresse und Telefonnummer Ihres Unternehmens ein oder aus. Sie können die Informationen auf derselben Seite im Abschnitt Kontaktdaten festlegen.

   b) Links anzeigen (website soziale Medien): Blenden Sie Ihre website und Social-Media-Links ein- oder ausblenden. Sie können diese im Abschnitt „Social-Media-Links“ einrichten.

   c) Firmenlogo anzeigen: Das Logo wird oben in der Nachricht angezeigt. Sie können es im Abschnitt „Logo hochladen “ hochladen.

   d) Elementnamen in Client-Benachrichtigungen anzeigen: Wenn diese Option aktiviert ist, wird in System-E-Mails der Name des Chats oder der Anfrage angezeigt, jedoch nicht der Text einer Nachricht.

   e) Nachrichtenkontext in Client-Benachrichtigungen anzeigen. Wenn diese Option aktiviert ist, wird in den an den Client gesendeten System-E-Mails der Text der jeweiligen Nachricht angezeigt. Wenn die Option deaktiviert ist, sieht der Client nur die allgemeine Meldung „Sie haben eine neue Nachricht“.

So sieht die E-Mail-Benachrichtigung für den Kunden aus: Das Beispiel links enthält den Inhalt der Nachricht, während das Beispiel rechts nur den Namen des Chats anzeigt.

Hinweis

Nur Firmeninhaber oder Administratoren kann diese Einstellungen ändern. Änderungen an diesen Einstellungen werden auf der Aktivitäts-Feed Seite.

Legen Sie eine E-Mail-Adresse für die Antworten des Kunden fest.

Standardmäßig werden Antworten von Kunden auf System-E-Mails an die E-Mail-Adresse des Firmeninhabers gesendet, aber Sie können eine andere Adresse für den Empfang dieser E-Mails festlegen. So geht's:

1. Navigieren Sie zuEinstellungen > Firmeneinstellungen.

2. Konfigurieren Sie im Abschnitt „Kontaktdaten“ die Antwortadresse für System-E-Mails.

3. Klicken Sie auf Speichern.

Siehe an Kunden gesendete System-E-Mails

Um darüber informiert zu bleiben, welche E-Mails Ihre Kunden erhalten, können Sie die Liste der Systemnachrichten im Abschnitt „System-E-Mails” des Kundenprofils einsehen. Um vollen Zugriff auf den Inhalt dieser E-Mails zu erhalten, aktivieren Sie die Option, Kopien in Ihrem Posteingang zu erhalten:

1. Navigieren Sie zuEinstellungen > Firmeneinstellungen.

2. Aktivieren Sie im Abschnitt „Kontaktdaten “ die Option „Kopien (BCC) von System-E-Mails an Kunden erhalten“.

3. Geben Sie die E-Mail-Adresse an, an die Kopien von System-E-Mails gesendet werden sollen.

4. Klicken Sie auf Speichern.

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