Einstellungen (Erweitert): Einrichten Ihrer TaxDome-generierten E-Mails

Es gibt mehrere Arten von systemgenerierten E-Mails auf TaxDome. Während ihre Standardeinstellungen auf die am häufigsten benötigten konfiguriert sind, können Sie sie auch individuell anpassen.

Werfen Sie einen Blick auf folgende Themen:

E-Mails von TaxDome an den Kanzleibesitzer

Diese vom System generierten E-Mails informieren den Firmeninhaber über die TaxDome Testversion, die Registrierung, das Abonnement und die Registrierung von Mitarbeitern.

  • Die Sprache dieser E-Mails stimmt mit der Sprache überein, die für das Konto des Eigentümers in den Einstellungen festgelegt wurde (siehe den Artikel).
  • Sie erhalten diese Benachrichtigungen immer an Ihre Login-E-Mail, nicht an die mit TaxDome synchronisierte E-Mail. 

Standard-E-Mails von Ihrer Firma an Kunden 

Diese vom System generierten E-Mails werden an Kunden verschickt, wenn sie aufgefordert werden, eine Fragebogen auszufüllen, ein Dokument hochzuladen oder ein Angebot zu unterschreiben, oder wenn sie an eine ausstehende Aktion erinnert werden, die sie erledigen müssen. Sie werden an alle Kontakte eines Kundenkontos gesendet, bei denen NOTIFY aktiviert ist. Weitere Informationen über Benachrichtigungen finden Sie hier.

Die Sprache dieser E-Mails entspricht der Sprache, die der Firmeninhaber für die Firma festgelegt hat (siehe den Artikel).

In vom System generierten E-Mails:

  • Das Wort "TaxDome" wird nicht angezeigt.
  • Ihr Firmenname wird oben angezeigt.
  • Wenn der Kontakt, an den die E-Mail gesendet wird, mit mehr als einem Konto verbunden ist, wird der Kontoname neben dem Firmennamen angezeigt (damit der Kunde weiß, in welches Konto er sich einloggen muss).
  • Die Adresse Ihrer Firma, die Telefonnummer und Website werden in der Fußzeile angezeigt (was Sie in Ihren Firmeneinstellungen auf der Registerkarte Firmendetails im Abschnitt Kontaktdetails angegeben haben). Weitere Einzelheiten finden Sie hier.
  • Das Feld Antwort an enthält die E-Mail, die unter Standard-Antwort-E-Mail für System-E-Mails angegeben ist (in Ihren Firmeneinstellungen auf der Registerkarte Firmendetails im Abschnitt Kontaktdetails).

  • Das BCC-Feld der vom System generierten E-Mails enthält die E-Mail, die unter Möchten Sie eine Kopie der Systemwarnungen erhalten, die TaxDome an Kunden sendet? (in Ihren Firmeneinstellungen auf der Registerkarte Firmendetails im Abschnitt Kontaktdetails ).

Benutzerdefinierte E-Mails von Ihrer Firma an Kunden 

Speichern

Dieser Bereich ist nur für TaxDome Pro-Benutzer. Upgrade jederzeit möglich!

Sie können alle vom System erzeugten E-Mails, die von Ihrer Firma an Kunden gesendet werden, durch Ändern der Fußzeile anpassen. Diese Einstellungen können von einem Firmeninhaber oder Administrator geändert werden.

  • Blenden Sie die Adresse, Telefonnummer und Website Ihrer Firma aus (die Informationen, die Sie in Ihren Firmeneinstellungen auf der Registerkarte Firmendetails im Abschnitt Kontaktdetails angegeben haben).
  • Zeigen Sie die Links zu Ihren sozialen Netzwerken an (fügen Sie sie im Abschnitt Social Media Links auf der Registerkarte Firmeneinstellungen hinzu).
  • Zeigen Sie das Logo Ihrer Firma oben an (laden Sie es im Abschnitt Logo-Upload auf der Registerkarte Firmeneinstellungen hoch).
  • Einbeziehung des Nachrichteninhalts einschließlich der Liste der Client-Aufgaben in E-Mail-Benachrichtigungen über neue Nachrichten im Chat-Thread (wie oben unter Anzeige des Kontexts in E-Mail-Benachrichtigungen beschrieben)

So konfigurieren Sie systemgenerierte E-Mails:

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen und wählen Sie die Registerkarte Firmeneinstellungen.
  2. Schalten Sie im Abschnitt Systemgenerierte E-Mails Ihre Einstellungen ein.

Wenn Sie alle Optionen aktivieren, sehen Ihre vom System generierten E-Mails wie folgt aus:

E-Mails von der Firma an Mitarbeiter

Speichern

Dieser Bereich ist nur für TaxDome Pro-Benutzer. Upgrade jederzeit möglich!

Die Teammitglieder erhalten zwei Arten von E-Mails: 

Benachrichtigungs-E-Mails über Kundenaktivitäten

Diese vom System generierten E-Mails informieren Sie über alle TaxDome Aktivitäten im Zusammenhang mit Kunden, wie z. B. neue Nachrichten, automatisch erstellte Aufträge, eingereichte Fragebögen usw.

  • Die Sprache dieser E-Mails entspricht der Sprache, die für das Konto des Teammitglieds in den Einstellungen festgelegt wurde (siehe den Artikel).
  • Sie erhalten diese Benachrichtigungen immer an Ihre Login-E-Mail, nicht an die mit TaxDome synchronisierte E-Mail. 
  • Sie können Benachrichtigungen für verschiedene Ereignisse aktivieren und deaktivieren (siehe Artikel).
  • Sie können die Benachrichtigungen für bestimmte Kunden aktivieren und deaktivieren, indem Sie die folgenden Optionen für das Konto ändern (siehe Artikel).

Benachrichtigungs-E-Mails für das Konto eines Teammitglieds

Diese vom System generierten E-Mails informieren die Teammitglieder über ihre eigenen TaxDome Portalkonten, z. B. wenn sie ihr Passwort zurücksetzen, ihr Konto aktivieren usw. Dazu gehören auch E-Mails über Aktionen, die Teammitgliedern zugewiesene Kunden durchführen, z. B. Beantwortung einer Nachricht, Unterzeichnung eines Angebots usw. Die Teammitglieder können auswählen, welche E-Mail-Benachrichtigungen sie erhalten möchten.

Die Sprache dieser E-Mails entspricht der Sprache, die für das Konto des Teammitglieds in den Einstellungen festgelegt wurde (siehe Artikel).

Mit allen vom System generierten E-Mails der Mitarbeiter:

  • Das Wort "TaxDome" wird nicht angezeigt (außer wenn es in der E-Mail um eine Kontoaktivierung, eine Passwortaktualisierung oder eine Onboarding-Einladung geht).
  • Der Firmenname wird oben angezeigt.
  • Die Felder Antworten und BCC sind leer.
  • Der Inhalt von E-Mail-Benachrichtigungen über neue Nachrichten im Chat-Thread wird standardmäßig angezeigt (weitere Informationen finden Sie unter Kontext in E-Mail-Benachrichtigungen anzeigen)

Anzeigen des Kontexts in E-Mail-Benachrichtigungen zu Nachrichten

Wenn Sie eine Nachricht an einen Kunden senden oder wenn ein Teammitglied @erwähnt wird, wird eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet. In Ihren Firmeneinstellungen können Sie festlegen, ob der Kontext von Nachrichten an Kunden und von Nachrichten an die Firma getrennt angezeigt werden soll.
Standardmäßig sind kundenorientierte Benachrichtigungen ausgeschaltet und werden in E-Mail-Benachrichtigungen ausgeblendet, während interne Benachrichtigungen eingeschaltet sind und in E-Mail-Benachrichtigungen sichtbar werden.

Diese Einstellung kann von einem Firmeninhaber oder Administrator in zwei Schritten ein- und ausgeschaltet werden:

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen und wählen Sie die Registerkarte Firmeneinstellungen.

  2. Update der Kontext wechselt zu den gewünschten Einstellungen

So sieht die E-Mail-Benachrichtigung mit Nachrichtenkontext für den Kunden aus:

Standardsprache für Ihre E-Mails

Die Standardsprache für alle E-Mails, die von TaxDome gesendet werden, wird bei der Registrierung festgelegt. Sie kann jedoch jederzeit von einem Firmeninhaber oder Administrator geändert werden. Gehen Sie zu Einstellungen, dann zu Firmeneinstellungen und wählen Sie die gewünschte Sprache im Abschnitt Internationale Einstellungen. 

Dadurch wird die Sprache von E-Mails wie z. B.:

  • Einladung zur Erstellung eines neuen Kontos für einen Kunden
  • Einladung zur Erstellung eines neuen Kontos für ein Teammitglied
  • Benachrichtigung über erstellte Rechnungen
  • Benachrichtigung über Fragebogen gesendet 
  • Benachrichtigung bei neuem Chat-Thread oder neuer Nachricht
  • Benachrichtigung über das Hochladen eines neuen Dokuments und über ein Dokument, das genehmigt werden muss
Notiz

Hinweis: Wenn Ihre Teammitglieder und Kunden Spracheinstellungen für ihr Portal wählen, erhalten sie E-Mails in der von ihnen gewählten Sprache.

Haben wir Ihre Frage beantwortet? Danke für das Feedback Beim Absenden Ihres Feedbacks ist ein Problem aufgetreten. Bitte versuchen Sie es später noch einmal.

Brauchen Sie noch Hilfe? Kontaktieren Sie uns