Einstellungen (erweitert): Richten Sie Ihre TaxDome-generierten E-Mails ein

Auf TaxDome gibt es mehrere Arten von systemgenerierten E-Mails. Die Standardeinstellungen sind zwar auf die am häufigsten benötigten konfiguriert, aber Sie können sie auch anpassen.

E-Mails von TaxDome an den Firmeninhaber

Diese vom System generierten E-Mails informieren den Firmeninhaber über die TaxDome Testversion, die Registrierung, das Abonnement und die Registrierung von Teammitgliedern.

  • Die Sprache dieser E-Mails entspricht der Sprache, die für das Konto des Inhabers in den Einstellungen festgelegt wurde.
  • Sie erhalten diese Benachrichtigungen immer an Ihre Login-E-Mail, nicht an die mit TaxDome synchronisierte E-Mail.

Standard E-Mails von Ihrer Firma an Kunden

Diese vom System generierten E-Mails werden an Kunden verschickt, wenn sie aufgefordert werden, eine Fragebogen auszufüllen, ein Dokument hochzuladen oder ein Angebot zu unterschreiben, oder wenn sie an eine ausstehende Aktion erinnert werden, die sie erledigen sollten. Sie werden an alle Kontakte eines Kundenkontos gesendet, bei denen die Option Benachrichtigung aktiviert ist. Überprüfen Sie, ob die Benachrichtigungen aktiviert sind, indem Sie die Spalte Benachrichtigen in der Kontenliste überprüfen.   

Die Sprache dieser Buchstaben entspricht der Sprache, die der Firmeninhaber für seine Portal- oder Windows-App gewählt hat.

In vom System generierten E-Mails:

  • Das Wort "TaxDome" erscheint nicht.
  • Ihr Firmenname wird oben angezeigt
  • Wenn der Kontakt, an den die E-Mail gesendet wird, mit mehr als einem Konto verbunden ist, wird der Kontoname neben dem Firmennamen angezeigt (damit der Kunde weiß, in welches Konto er sich einloggen muss).
  • Die Adresse Ihrer Firma, Ihre Telefonnummer und website werden in der Fußzeile angezeigt (in Ihren Einstellungen > Firmeneinstellungen im Abschnitt Kontaktdaten )
  • Das Feld Antwort an enthält die E-Mail, die unter Standard-Antwortadresse für System-E-Mails (in Ihren Einstellungen > Firmeneinstellungen im Abschnitt Kontaktdetails );

  • Das BCC-Feld der vom System generierten E-Mails enthält die E-Mail, die unter Kopien (BCC) von System-E-Mails an Kunden erhalten (in Ihren Einstellungen > Firmeneinstellungen im Abschnitt Kontaktdetails );

Individuelle E-Mails von Ihrer Firma an Kunden

Sie können alle vom System erzeugten E-Mails, die von Ihrer Firma an Kunden gesendet werden, durch Ändern der Fußzeile anpassen. Diese Einstellungen können von einem Firmeninhaber oder Administrator geändert werden.

  • Verbergen Sie die Adresse Ihrer Firma, Ihre Telefonnummer und website (die Informationen, die Sie in Ihren Einstellungen > Firmeneinstellungen im Abschnitt Kontaktdetails )
  • Zeigen Sie die Links zu Ihren sozialen Netzwerken an (fügen Sie sie in Ihren Einstellungen > Firmeneinstellungen im Abschnitt Social Media Links hinzu)
  • Zeigen Sie Ihr Firmenlogo oben an (laden Sie es in Ihren Einstellungen > Firmeneinstellungen im Bereich Logo-Upload hoch)
  • Den Inhalt der Nachricht zusammen mit der Liste Aufgabe des Clients in E-Mail-Benachrichtigungen über neue Nachrichten im Chat-Thread aufnehmen (siehe unten unter Kontext in E-Mail-Benachrichtigungen anzeigen);

Konfigurieren Sie systemgenerierte E-Mails in Ihren Einstellungen > Firmeneinstellungen im Abschnitt Systemgenerierte E-Mails , schalten Sie Ihre Präferenzen ein;

E-Mails der Firma an Teammitglieder

Die Teammitglieder erhalten zwei Arten von E-Mails: 

Benachrichtigungs-E-Mails über Kundenaktivitäten

Diese vom System generierten E-Mails informieren Sie über alle TaxDome Aktivitäten im Zusammenhang mit Kunden, wie z. B. neue Nachrichten, automatisch erstellte Aufträge, eingereichte Organisatoren usw.

  • Die Sprache dieser E-Mails entspricht der Sprache, die für das Konto des Teammitglieds unter Einstellungen
  • Sie erhalten diese Benachrichtigungen immer an Ihre Anmelde-E-Mail, nicht an die E-Mail, die mit TaxDome
  • Sie können Benachrichtigungen je nach Ihren Präferenzen ein- und ausschalten
  • Sie können die Benachrichtigungen für bestimmte Kunden ein- und ausschalten, indem Sie die folgenden Kontoeinstellungen ändern

Benachrichtigungs-E-Mails für das Konto eines Teammitglieds

Diese vom System generierten E-Mails informieren die Teammitglieder über ihre eigenen TaxDome Portalkonten - z. B. wenn sie ihr Passwort zurücksetzen, ihr Konto aktivieren usw. Dazu gehören auch E-Mails über die Aktionen der Kunden von zugewiesen , z. B. die Beantwortung einer Nachricht, die Unterzeichnung eines Angebots usw. Die Teammitglieder können auswählen , welche E-Mail-Benachrichtigungen sie erhalten möchten.

Die Sprache dieser E-Mails entspricht der Sprache, die für das Konto des Teammitglieds in den Einstellungen des Portals festgelegt wurde. Für alle vom System generierten E-Mails an Teammitglieder:

  • Das Wort "TaxDome" erscheint nicht (es sei denn, es handelt sich um eine E-Mail zur Aktivierung eines Kontos, eines Passworts updateoder eine onboarding Einladung)
  • Der Firmenname wird oben angezeigt.
  • Die Felder Reply-to und BCC sind leer.
  • Der Inhalt von Nachrichten in E-Mail-Benachrichtigungen über neue Nachrichten im Chat-Thread wird standardmäßig angezeigt (weitere Informationen finden Sie unter Kontext in E-Mail-Benachrichtigungen anzeigen)

Kontext in E-Mail-Benachrichtigungen anzeigen

Wenn Sie eine Nachricht an einen Kunden senden oder ein Teammitglied in @mentioned erwähnen, wird eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet. In Ihren Firmeneinstellungen können Sie festlegen, ob der Kontext von Nachrichten an Kunden und von Nachrichten an die Firma getrennt angezeigt werden soll. 
Standardmäßig sind die Client-Benachrichtigungen ausgeschaltet und in den E-Mail-Benachrichtigungen ausgeblendet, während die internen Benachrichtigungen eingeschaltet und in den E-Mail-Benachrichtigungen sichtbar sind.

Diese Einstellung kann von einem Firmeninhaber oder Administrator in zwei Schritten aktiviert oder deaktiviert werden:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen > Feste Einstellungen

  2. Update schaltet der Kontext auf die von Ihnen bevorzugten Einstellungen in der vom System generierten E-Mail um;

So sieht die E-Mail-Benachrichtigung mit Nachrichtenkontext für den Kunden aus:

Standardsprache für Ihre E-Mails

Die Standardsprache für alle von TaxDome gesendeten E-Mails wird bei der Registrierung festgelegt. Ein Firmeninhaber oder Administrator kann sie jedoch jederzeit ändern. To do gehen Sie dazu in der linken Menüleiste auf Einstellungen > Firmeneinstellungen und wählen Sie im Abschnitt Internationale Einstellungen die gewünschte Sprache aus.

Dadurch wird die Sprache von E-Mails wie z. B.:

  • Die Aufforderung zur Erstellung eines neuen Kontos für einen Kunden
  • Die Einladung zur Erstellung eines neuen Kontos für ein Teammitglied
  • Die Benachrichtigung über eine erstellte Rechnung
  • Die Benachrichtigung über eine Fragebogen , die gesendet wurde 
  • Die Benachrichtigung über einen neuen Chat-Thread oder eine neue Nachricht
  • Die Benachrichtigung über das Hochladen eines neuen Dokuments oder eines Dokuments, das genehmigt werden muss
Hinweis

Hinweis: Wenn Ihre Teammitglieder und Kunden eine andere Sprache für ihr Portal wählen, erhalten sie E-Mails in der von ihnen gewählten Sprache.

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