Einstellungen (Erweitert): Einrichten Ihrer TaxDome-generierten E-Mails

Auf TaxDome gibt es mehrere Arten von systemgenerierten E-Mails. Die Standardeinstellungen sind zwar auf die am häufigsten benötigten konfiguriert, aber Sie können sie auch anpassen.

Hier abgedeckt:

E-Mails von TaxDome an den Firmeneigentümer

Diese vom System generierten E-Mails informieren den Firmeninhaber über die TaxDome Testversion, die Registrierung, das Abonnement und die Registrierung von Teammitgliedern.

  • Die Sprache dieser E-Mails stimmt mit der Sprache überein, die für das Konto des Eigentümers in den Einstellungen festgelegt wurde (siehe den Artikel).
  • Sie erhalten diese Benachrichtigungen immer an Ihre Login-E-Mail, nicht an die mit TaxDome synchronisierte E-Mail.

Standard E-Mails von Ihrer Firma an Mandanten

Diese vom System generierten E-Mails werden an Kunden verschickt, wenn sie aufgefordert werden, eine Fragebogen auszufüllen, ein Dokument hochzuladen oder ein Angebot zu unterschreiben, oder wenn sie an eine ausstehende Aktion erinnert werden, die sie erledigen müssen. Sie werden an alle Kontakte eines Kundenkontos gesendet, bei denen NOTIFY aktiviert ist. Weitere Informationen über Benachrichtigungen finden Sie hier.

Die Sprache dieser E-Mails entspricht der Sprache, die der Firmeninhaber für die Firma festgelegt hat (siehe den Artikel).

In vom System generierten E-Mails:

  • Das Wort "TaxDome" erscheint nicht.
  • Ihr Firmenname wird oben angezeigt.
  • Wenn der Kontakt, an den die E-Mail gesendet wird, mit mehr als einem Konto verbunden ist, wird der Kontoname neben dem Firmennamen angezeigt (damit der Kunde weiß, in welches Konto er sich einloggen muss).
  • Die Adresse Ihrer Firma, Ihre Telefonnummer und website werden in der Fußzeile angezeigt (was Sie in Ihren Einstellungen > Firmeneinstellungen unter im Abschnitt Kontaktdetails angegeben haben). Weitere Einzelheiten finden Sie hier.
  • Das Feld Antwort an enthält die E-Mail, die unter Standard-Antwort-E-Mail für System-E-Mails (in Ihren Einstellungen > Firmeneinstellungen im Abschnitt Kontaktdetails ).

  • Die BCC Feld der vom System generierten E-Mails enthält die E-Mail, die in Möchten Sie eine Kopie der Systemwarnungen erhalten, die TaxDome an Kunden sendet? (in Ihrem Einstellungen > Feste Einstellungen innerhalb der Kontaktangaben Abschnitt).

Individuelle E-Mails von Ihrer Firma an Kunden

Sie können alle vom System erzeugten E-Mails, die von Ihrer Firma an Kunden gesendet werden, durch Ändern der Fußzeile anpassen. Diese Einstellungen können von einem Firmeninhaber oder Administrator geändert werden.

  • Verbergen Sie die Adresse Ihrer Firma, Ihre Telefonnummer und website (die Informationen, die Sie in Ihren Einstellungen > Firmeneinstellungen im Abschnitt Kontaktdetails ).
  • Zeigen Sie die Links zu Ihren sozialen Netzwerken an (fügen Sie sie im Abschnitt Social Media Links unter Einstellungen > Firmeneinstellungen).
  • Zeigen Sie das Logo Ihrer Firma oben an (laden Sie es im Bereich Logo-Upload unter Einstellungen > Firmeneinstellungen).
  • Einbeziehung des Nachrichteninhalts einschließlich der Aufgabenliste des Clients in E-Mail-Benachrichtigungen über neue Nachrichten im Chat-Thread (wie oben unter Anzeige des Kontexts in E-Mail-Benachrichtigungen beschrieben)

So konfigurieren Sie systemgenerierte E-Mails:

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Firmeneinstellungen.
  2. Schalten Sie im Abschnitt Systemgenerierte E-Mails Ihre Einstellungen ein.

Wenn Sie alle Optionen aktivieren, sehen Ihre vom System generierten E-Mails wie folgt aus:

E-Mails der Firma an Teammitglieder

Die Teammitglieder erhalten zwei Arten von E-Mails: 

Benachrichtigungs-E-Mails über Kundenaktivitäten

Diese vom System generierten E-Mails informieren Sie über alle TaxDome Aktivitäten im Zusammenhang mit Kunden, wie z. B. neue Nachrichten, automatisch erstellte Aufträge, eingereichte Organisatoren usw.

  • Die Sprache dieser E-Mails entspricht der Sprache, die für das Konto des Teammitglieds in den Einstellungen festgelegt wurde (siehe den Artikel).
  • Sie erhalten diese Benachrichtigungen immer an Ihre Login-E-Mail, nicht an die mit TaxDome synchronisierte E-Mail.
  • Sie können Benachrichtigungen für verschiedene Ereignisse ein- und ausschalten (siehe den Artikel).
  • Sie können die Benachrichtigungen für bestimmte Kunden ein- und ausschalten, indem Sie die folgenden Optionen für das Konto ändern (siehe den Artikel).

Benachrichtigungs-E-Mails für das Konto eines Teammitglieds

Diese vom System generierten E-Mails informieren die Teammitglieder über ihre eigenen TaxDome Portalkonten, z. B. wenn sie ihr Passwort zurücksetzen, ihr Konto aktivieren usw. Dazu gehören auch E-Mails über Aktionen, die Teammitgliedern zugewiesene Kunden durchführen, z. B. Beantwortung einer Nachricht, Unterzeichnung eines Angebots usw. Die Teammitglieder können auswählen, welche E-Mail-Benachrichtigungen sie erhalten möchten.

Die Sprache dieser E-Mails entspricht der Sprache, die für das Konto des Teammitglieds in den Einstellungen festgelegt wurde (siehe den Artikel).

Mit allen vom System generierten E-Mails der Teammitglieder:

  • Das Wort "TaxDome" erscheint nicht (es sei denn, es handelt sich um eine E-Mail zur Aktivierung eines Kontos, eines Passworts updateoder eine onboarding Einladung).
  • Der Firmenname wird oben angezeigt.
  • Die Felder Reply-to und BCC sind leer.
  • Der Inhalt von E-Mail-Benachrichtigungen über neue Nachrichten im Chat-Thread wird standardmäßig angezeigt (weitere Informationen finden Sie unter Kontext in E-Mail-Benachrichtigungen anzeigen)

Anzeigen des Kontexts in E-Mail-Benachrichtigungen zu Nachrichten

Wenn Sie eine Nachricht an einen Kunden senden oder wenn ein Teammitglied @erwähnt wird, wird eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet. In Ihren Firmeneinstellungen können Sie festlegen, ob der Kontext von Nachrichten an Kunden und von Nachrichten an die Firma getrennt angezeigt werden soll.
Standardmäßig sind kundenorientierte Benachrichtigungen ausgeschaltet und werden in E-Mail-Benachrichtigungen ausgeblendet, während interne Benachrichtigungen eingeschaltet sind und in E-Mail-Benachrichtigungen sichtbar werden.

Diese Einstellung kann von einem Firmeninhaber oder Administrator in zwei Schritten ein- und ausgeschaltet werden:

  1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Firmeneinstellungen.

  2. Update der Kontext wechselt zu den gewünschten Einstellungen

So sieht die E-Mail-Benachrichtigung mit Nachrichtenkontext für den Kunden aus:

Standardsprache für Ihre E-Mails

Die Standardsprache aller von TaxDome gesendeten E-Mails wird bei der Registrierung für TaxDome festgelegt. Sie kann jedoch jederzeit von einem Firmeninhaber oder Administrator geändert werden. Gehen Sie in der linken Menüleiste auf Einstellungen > Firmeneinstellungen und wählen Sie im Bereich Internationale Einstellungen die gewünschte Sprache. 

Dadurch wird die Sprache von E-Mails wie z. B.:

  • Die Aufforderung zur Erstellung eines neuen Kontos für einen Kunden
  • Die Einladung zur Erstellung eines neuen Kontos für ein Teammitglied
  • Die Benachrichtigung über eine erstellte Rechnung
  • Die Benachrichtigung über eine Fragebogen , die gesendet wurde 
  • Die Benachrichtigung über einen neuen Chat-Thread oder eine neue Nachricht
  • Die Benachrichtigung über das Hochladen eines neuen Dokuments oder eines Dokuments, das genehmigt werden muss
Hinweis

Hinweis: Wenn Ihre Teammitglieder und Kunden eine andere Sprache für ihr Portal wählen, erhalten sie E-Mails in der von ihnen gewählten Sprache.

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