Organizer (Basic): Manuell oder automatisch senden

Mit unserem Organizer-Tool können Sie individuell gestaltete Fragebögen und Formulare erstellen, um alle grundlegenden Informationen zu erhalten, die Sie von Ihren Kunden benötigen. Außerdem können Kunden ihre Dokumente direkt als Antwort auf Fragen hochladen.

Unsere mobilfreundlichen Organizer können Bedingungen (Logiksprünge) enthalten und werden automatisch gespeichert. Sie bieten Ihnen nicht nur ein leistungsfähiges Instrument zur Automatisierung Ihrer Informationserfassung, sondern auch eine großartige Benutzererfahrung für Ihre Kunden.

Organisatoren senden

Organisatoren können von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem beliebigen Teammitglied mit Zugriffsrechten zur Verwaltung von Organisatoren an Kunden gesendet werden.

Um eine Fragebogen an einen Kunden zu senden, müssen Sie zunächst eine Vorlage erstellen. Unter Marketplace finden Sie Fragebogen Vorlagen. Weitere Einzelheiten finden Sie auf unserer Seite Organizer (Basic): Erstellen & Anwenden Seite.

Sobald Sie eine Fragebogen Vorlage haben:

Organisatoren an einen Kunden senden

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Fragebogen an einen Kunden zu senden:

1. Erstellen Sie eine Fragebogen auf eine der beiden Arten:

  • Klicken Sie oben links auf Neu und wählen Sie dann Fragebogen.
  • Gehen Sie in der Seitenleiste auf Organizer und klicken Sie auf Neu Fragebogen.
  • Öffnen Sie das Kundenkonto, wechseln Sie auf die Registerkarte Organisatoren und klicken Sie auf Neu Fragebogen. Das aktuelle Konto wird automatisch ausgefüllt.

2. Klicken Sie auf die Liste Fragebogen Vorlage, um eine Vorlage auszuwählen, Vorschau Ihren Fragebogen, und klicken Sie dann auf Erstellen und Senden , um den Fragebogen an den ausgewählten Kunden zu senden.

Das war's! Der Kunde erhält automatisch eine E-Mail, in der er darüber informiert wird, dass ihm ein Fragebogen zum Ausfüllen zugesandt wurde.

Es gibt noch einige weitere Optionen:

  • Fragebogen name: Standardmäßig ist der Name von Fragebogen derselbe wie der der Vorlage. Sie können ihn ändern und auf Shortcode hinzufügen klicken, um den Fragebogen zu individualisieren. Übernehmen shortcodes um dynamische Daten, wie den Namen des Kunden oder das Jahr, hinzuzufügen. Weitere Informationen über shortcodesfinden Sie hier. 
  • Mahnungen: Stellen Sie sicher, dass Ihr Kunde eine E-Mail-Benachrichtigung erhält, wenn Sie ihm eine Fragebogen schicken. Einzelheiten siehe unten.
  • Verknüpfung mit Aufträge: Verknüpfen Sie Organisatoren mit bestehenden Aufträge , um sie sofort in Ihrem System verfügbar zu machen. workflow. Klicken Sie auf den Link zu Aufträge auf der rechten Seite und wählen Sie Aufträge. Nach der Verknüpfung sehen Sie den Titel Auftrag und das pipeline zu dem er gehört, im Aufträge Abschnitt. (Weitere Einzelheiten zur Verknüpfung von Veranstaltern mit Aufträge finden Sie hier).

Organisatoren an mehrere Kunden gleichzeitig senden

Weitere hilfreiche Anleitungsvideos finden Sie in der TaxDome Academy, unserem kostenlosen online Hub für
, wo Sie alles Wissenswerte über TaxDome erfahren können.

Um dieselbe Fragebogen an mehrere Kunden zu senden, gehen Sie in der linken Seitenleiste auf Kunden , aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Kunden, an die Sie die Fragebogen senden möchten, und klicken Sie dann auf Fragebogen senden.

Sie können Organisatoren an Kunden senden, deren Konten entweder aktiv oder offline sind. Sie können zum Beispiel einen Fragebogen an einen Offline-Kunden senden, bevor Sie ihm eine Einladung zur Nutzung seines TaxDome Portals schicken.

Hier haben Sie die gleichen Möglichkeiten wie oben.

Organisatoren mit Hilfe von Automatisierungen versenden

Weitere Informationen finden Sie hier oder in einem Video, das Sie sich unten ansehen können.

Erinnern Sie die Kunden an die ausstehenden Organisatoren

Jedes Mal, wenn Sie Organisatoren an Kunden senden, werden diese benachrichtigt. Alle Benutzer, die mit dem Konto verbunden sind, erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn die Benachrichtigung aktiviert ist. Prüfen Sie, ob die Benachrichtigungen eingeschaltet sind, indem Sie die Spalte " Benachrichtigen" in der Kontenliste überprüfen.   

Wenn die Empfänger zu viel Zeit für die Durchführung der Aktion benötigen oder es vergessen, können Sie eine der folgenden Möglichkeiten nutzen:

Manuelle Mahnungen 

Um eine Benachrichtigung über eine ausstehende Fragebogen erneut zu senden, klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Element in der Liste und wählen Sie dann erneut senden.

Das passiert folgendermaßen:

  • Eine zusätzliche E-Mail-Nachricht wird an den Kunden gesendet.
  • Eine Benachrichtigung wird an den Anfang der Aufgabenliste des Kunden gesetzt.

Automatische Mahnungen

Weitere hilfreiche Anleitungsvideos finden Sie in der TaxDome Academy, unserem kostenlosen online Hub für
, wo Sie alles Wissenswerte über TaxDome erfahren können.

Kunden erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn Sie ihnen eine Fragebogen senden.

Schalten Sie bei Bedarf die Erinnerungsfunktion ein. Auf diese Weise erhält der Kunde eine E-Mail an , wenn er das ausgefüllte Dokument Fragebogen nicht bis zu einer bestimmten Frist zurückschickt. Wenn Sie die Erinnerungsfunktion aktivieren, wählen Sie, wie Ihre Kunden erinnert werden sollen:

  • Tage bis zur nächsten Erinnerung: Standardmäßig wird eine Erinnerung drei Tage nach dem Versand von Fragebogen verschickt, aber Sie können dies ändern.
  • Anzahl der Erinnerungsmails: Standardmäßig erhält der Kunde nur eine Erinnerungs-E-Mail, aber Sie können dies auch ändern.

Die Option " Erinnerungen" kann jederzeit ein- oder ausgeschaltet werden, indem Sie die Option "Ausstehend" Fragebogen öffnen. Klicken Sie auf Speichern , wenn Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben.

Die Erinnerungen hören auf, wenn:

  • Der Kunde hat die Fragebogen nicht eingereicht, aber alle Mahnungen wurden verschickt.
  • Die Website Fragebogen ist versiegelt.
  • Die Fragebogen wird vorgelegt.

Ansicht des Kunden

Wenn die Benachrichtigungen für den Kunden eingeschaltet sind, wird er darüber informiert, dass er einen Fragebogen erhalten hat. Ihre Kunden können Organisatoren auf unterschiedliche Weise sehen und öffnen:

  • Über das Mandantenportal oder die mobile App: Klicken Sie auf die Benachrichtigung unter dem Abschnitt Warten auf eine Aktion oder auf den Link auf der Seite " Veranstalter". 
  • In der E-Mail-Benachrichtigung: Klicken Sie in der E-Mail auf Fragebogen ausfüllen.

Dann werden die Kunden mit Ihrem Fragebogen interagieren. Sie können mit dem Ausfüllen des Fragebogens unterwegs beginnen und ihn später beenden. Alle Antworten werden automatisch gespeichert.

Wenn sie eine Antwort bestätigen , ändert sich derstatus Fragebogen von "In Bearbeitung" auf " Abgeschlossen", und Sie erhalten eine Benachrichtigung.

Um den gesendeten Fragebogen aus der Sicht des Kunden zu sehen, rufen Sie die schreibgeschützte Ansicht auf. 

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