Anpassbare Organizer

Mit unserem Organizer-Tool können Sie benutzerdefinierte Fragebögen und Formulare erstellen, um alle grundlegenden Informationen zu erhalten, die Sie von Ihren Kunden benötigen. Und sie können ihre Dokumente direkt als Antwort auf Fragen hochladen.

Unsere mobilfreundlichen Organizer können Bedingungen (Logiksprünge) enthalten und sie speichern automatisch. Sie sind ein leistungsfähiges Werkzeug, um Ihre Informationserfassung zu automatisieren und gleichzeitig Ihren Kunden eine hervorragende Benutzererfahrung zu bieten.

Hier beschrieben:

Versenden von Organizern

Organizer können von einem Firmeninhaber oder einem beliebigen Teammitglied, das Zugriffsrechte zur Verwaltung von Vorlagen und Organizern erhalten hat, an Kunden gesendet werden.

Um einen Organizer an einen Kunden zu senden, müssen Sie zunächst eine Vorlage erstellen. Weitere Details finden Sie unter Benutzerdefinierte Organizer-Vorlagen (wir haben auch eine Vorlagenbibliothek, aus der Sie wählen können).

Sobald Sie eine Organizer-Vorlage haben:

Einen Organizer an einen Kunden senden

Um einen Organizer an einen einzelnen Kunden zu senden, gehen Sie wie folgt vor: 

1. Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste auf die Schaltfläche + NEU und wählen Sie dann im Slide-out die Option Organizer

2. Klicken Sie auf die Liste Organizer-Vorlage, um eine Vorlage auszuwählen, und klicken Sie dann auf Erstellen , um den Organizer an den ausgewählten Client zu senden.

Das war's! Der Kunde erhält automatisch eine E-Mail mit der Benachrichtigung, dass ihm ein Organizer zum Ausfüllen zugesandt wurde.

Es gibt eine Reihe von zusätzlichen Optionen:

  • Mahnungen: Stellen Sie sicher, dass Ihr Kunde eine E-Mail-Benachrichtigung erhält, wenn Sie ihm einen Organizer senden. Für Details siehe unten
  • Mit Jobs verknüpfen: Verknüpfen Sie Organizer mit bestehenden Jobs, um sie bei Bedarf sofort in Ihrem Workflow verfügbar zu machen. Klicken Sie auf die Verknüpfung mit Jobs auf der rechten Seite und wählen Sie die Jobs aus. Sobald sie verknüpft sind, wird der Abschnitt Jobs angezeigt. Sie sehen den Jobtitel und die Pipeline, zu der er gehört. (Weitere Details zum Verknüpfen von Organisatoren mit Jobs finden Sie weiter unten).

Senden eines Organizers an mehrere Kunden

Wenn Sie denselben Organizer an mehrere Kunden senden müssen, verwenden Sie unsere Massenfunktion:

Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Klienten, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Klienten, an die Sie den Organizer senden möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Organizer senden. Sie können Organizer an Klienten senden, deren Konten entweder aktiv oder offline sind. Sie können z. B. einen Organizer an einen Offline-Kunden senden, bevor Sie ihm eine Einladung zur Verwendung seines TaxDome-Portals senden. 

Hier haben Sie dieselben Optionen wie oben unter Senden eines Organizers an einen Client beschrieben.

Senden eines Organizers mit Hilfe von Automationen

Richten Sie eine Automatisierung ein, so dass automatisch ein Organizer an den Kunden gesendet wird, wenn einer seiner Aufträge in eine neue Phase der Pipeline verschoben wird. So geht's:

1. Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Einstellungen , wählen Sie in der Menüleiste Pipelines aus und klicken Sie dann auf den Pipeline-Namen oder die Schaltfläche PIPELINE ERSTELLEN.

2. Wählen Sie die Bühne aus, mit der Sie die Automation verknüpfen möchten, klicken Sie auf + Automation hinzufügen und wählen Sie dann im Pulldown-Menü Organizer senden .

3. Wählen Sie die Vorlage für die Automatisierung. Entscheiden Sie, ob SieErinnerungen einschalten möchten, so dass eine zusätzliche E-Mail an den Kunden gesendet wird, wenn er den ausgefüllten Organizer nicht bis zu einer bestimmten Frist zurückschickt. Weitere Details zu Erinnerungen finden Sie weiter unten.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche SAVE , um Ihre Änderungen zu speichern. Sobald der Automat hinzugefügt wurde, können Sie ihn sehen, indem Sie zur Pipeline-Seite gehen und auf das Automatisierungssymbol über der Bühne klicken. 

Wenn der Auftrag jetzt in die Phase in der Pipeline mit der Automatisierung " Organizer erstellen" verschoben wird, wird eine Benachrichtigung mit der Automatisierung angezeigt. Wenn Sie nicht möchten, dass der Organizer an den Client gesendet wird, heben Sie die Auswahl der Aktion auf und klicken Sie dann auf VERKEHREN.

Erinnern von Kunden an ausstehende Organizer

Kunden erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn Sie ihnen einen Organizer senden.

Beim manuellen Versenden eines Organizers oder beim Einrichten einer Automatisierung für dasVersenden von Organizern haben Sie die Möglichkeit, Erinnerungen einzuschalten. Wenn Sie dies tun, wird eine zusätzliche E-Mail an den Kunden gesendet, wenn er den ausgefüllten Organizer nicht innerhalb einer bestimmten Frist zurückschickt. Sobald Sie Erinnerungen einschalten, können Sie sie konfigurieren:

  • Schwellenwert für Inaktivität, Tage: Standardmäßig ist eine Erinnerung so eingestellt, dass sie drei Tage, nachdem der Organizer an den Kunden gesendet wurde, versendet wird, aber Sie können die Anzahl so einstellen, wie Sie sie benötigen.
  • Begrenzen auf: Standardmäßig erhält der Kunde nur eine Erinnerungs-E-Mail, aber Sie können dies auch auf eine von Ihnen gewünschte Anzahl ändern.

Erinnerungen stoppen, wenn...

  • ...der Kunde den Organizer nicht abgegeben hat und die eingestellte Anzahl von Erinnerungen verschickt wurde.
  • ...der Kunde hat den Organizer abgeschickt.

Was Kunden sehen, wenn Sie einen Organizer senden

Der Kunde kann einen Organizer ausfüllen, den Sie ihm geschickt haben, indem er entweder auf den Link in der E-Mail-Benachrichtigung klickt, die er erhalten hat, indem er auf die Benachrichtigung in seinem Dashboard klickt oder indem er zum Abschnitt Organizer seines Portals geht.

Wenn Sie TaxDome von der Seite des Kundenportals aus sehen möchten, greifen Sie auf eine schreibgeschützte Ansicht zu.

Woran erkenne ich, dass ein Kunde einen Organizer abgeschlossen hat?

Sobald ein Kunde mit seinem Organisator auf Senden geklickt hat, erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail und in Ihrem Posteingang+. Klicken Sie auf den Namen des Organisators oder den Link Gehe zu..., um ihn zu sehen. 

Standardmäßig erhalten Sie nicht jedes Mal eine Benachrichtigung, wenn ein Kunde ein Dokument in den Organizer hochlädt. Wenn Sie dies jedoch wünschen, schalten Sie in den Einstellungen der Organizer-Vorlage die OptionÜber Dokumenten-Upload benachrichtigen ein. 

Ändern Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen wann immer Sie es brauchen.

Vervollständigen eines Organizers im Namen eines Kunden

Um einen Organizer für einen Client zu vervollständigen oder zu bearbeiten, klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten entweder rechts neben dem Organizer in der Liste oder im Vorschaumodus und wählen dann Antworten ändern.

  • Jede Änderung, die Sie an einem Organizer vornehmen, wird im Audit Trail aufgezeichnet.
  • Organisatoren können von einem Firmeninhaber oder einem beliebigen Teammitglied geändert werden, dem Zugriffsrechte zum Bearbeiten von Organisatorantworten erteilt wurden.

Im Bearbeitungsmodus werden alle Änderungen automatisch gespeichert, so dass Sie den Organizer schließen und die Beantwortung der Fragen zu einem anderen Zeitpunkt oder von einem anderen Computer aus fortsetzen können, ohne dass Ihre Eingaben verloren gehen. Bearbeiten Sie den Organizer so viel wie nötig. Wenn Sie fertig sind, können Sie ihn im Nur-Lesen-Modus durchsehen, indem Sie oben auf der Seite auf Zurück zum Ansichtsmodus klicken. 

Wie kann ich einen Organizer senden?

Es gibt drei Möglichkeiten, einen Organizer einzureichen, unabhängig davon, ob er fertig oder nur teilweise fertig ist:

  • Wählen Sie Organisator senden, um einen Auftrag mit einem verknüpften Organisator in die nächste Phase zu verschieben. 

  • Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol entweder rechts neben dem Organizer in der Liste oder im Vorschaumodus und wählen Sie dann Organizer senden.

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden , wenn Sie die Antworten in einem Organizer überprüfen.

Anzeigen von Konten mit ausstehenden Organizern

Wenn Sie sehen möchten, welche Ihrer Kunden noch ausstehende Organisatoren haben, klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Kunden, um auf die Seite Konten zu gelangen.

So filtern Sie die Kontoliste, um nur die Clients mit ausstehenden Organisatoren zu sehen:

1. Klicken Sie auf der Registerkarte " Alle Konten" auf die Schaltfläche FILTER in der Menüleiste.

2. Wählen Sie im Abschnitt Organizer die Option Ausstehend und klicken Sie dann auf ANWENDEN.

Daraufhin erscheint eine eingegrenzte Liste.

Verknüpfung von Organizern mit Aufträgen und Einrichten von Automove 

Die Verknüpfung von Organizern mit Aufträgen hilft, diese sofort verfügbar zu machen. Verwenden Sie Automove, damit die Aufträge automatisch in die nächste Phase der Pipeline übergehen, sobald der Kunde den Organisator einreicht.

Organizer können von einem Firmeninhaber oder einem beliebigen Teammitglied, das Zugriffsrechte zur Verwaltung von Organizern erhalten hat, mit Aufträgen  verknüpft werden. Sie werden entweder manuell oder durch Hinzufügen von Automatisierungen verknüpft. Während das Hinzufügen von Organizern zu einer Pipeline mithilfe von Automatisierungen eine Änderung der Pipeline-Vorlage erfordert, können Sie mit der manuellen Verknüpfung alle Organizer innerhalb einer Pipeline verfolgen, ohne die Vorlage zu ändern.

So funktioniert es: 

1. Greifen Sie auf die Pipeline-Einstellungen zu, fügen Sie die Stufe für die Beschaffung der Dokumente des Kunden hinzu und schalten Sie dannAutomove Jobs ein. Sie können entweder die Automatisierung "Organizer erstellen" hinzufügen (weitere Details finden Sie hier) oder einen ausstehenden Organizer manuell verknüpfen (siehe 2 unten).

2. . Es gibt drei Möglichkeiten, einen Organizer manuell zu verknüpfen:

  • Klicken Sieim Bildschirm "Organizer-Erstellung " auf "Mit Jobs verknüpfen", und wählen Sie die Jobs aus. Sobald sie verknüpft sind, wird der Abschnitt Jobs angezeigt. Sie können den Jobtitel und die Pipeline sehen, zu der er gehört.

  • Klicken Siein der Organizer-Liste des Kunden auf das Symbol mit den drei Punkten ganz rechts neben dem Organizer, wählen Sie "Link to jobs" (Mit Aufträgen verknüpfen), wählen Sie dann die Aufträge in der Liste aus und klicken Sie auf " Submit" (Senden).

  • Aus einer Pipeline: Vergewissern Sie sich, dass sich der Job in der richtigen Phase befindet, klicken Sie auf das Jobfeld, klicken Sie oben rechts auf + Link , wählen Sie Organisatoren und dann die Organisatoren aus. Standardmäßig werden nur ausstehende Organisatoren angezeigt. Um alle Organisatoren zu sehen, klicken Sie auf die Schaltfläche Filter , wählen Sie Alle und klicken Sie dann auf Übernehmen.

Hinweis:

  • Sie können jeden zuvor an den Kunden gesendeten Organizer verknüpfen. 
  • Sie können so viele Organisatoren mit einem Job verknüpfen, wie Sie möchten.

Sobald der Kunde den Organizer abgibt, wird der Auftrag automatisch in die nächste Phase verschoben. Oder wenn Sie einen Auftrag manuell in die nächste Phase verschieben, entscheiden Sie, was mit dem ausstehenden Organizer geschehen soll - heben Sie die Verknüpfung auf, verschieben Sie ihn in die nächste Phase oder markieren Sie ihn als abgeschlossen (weitere Details finden Sie hier).

Anzeigen und Entfernen von Organizern

Um die Organizer eines Kunden zu verwalten, gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste auf Kunden , klicken Sie auf das Kundenkonto und gehen Sie dann auf die Registerkarte Organizer . Wenn sich hier keine Organizer befinden, haben Sie noch keinen versendet.

Wenn ein Kunde einen Organizer erhalten hat, sehen Sie Folgendes:

  • NAME: Wie der Organisator heißt.

  • LAST UPDATED: wann der Organizer vom Client erstellt oder zuletzt aktualisiert wurde. Alle vom Client vorgenommenen Änderungen werden in Echtzeit gespeichert.

  • STATUS: Wenn der Mandant nicht mit dem Ausfüllen von Feldern und dem Hochladen von Dokumenten begonnen hat, aber nicht fertig ist, ist der Status des Organizers PENDING. Wenn der Mandant oder ein Firmenmitglied den Organizer eingereicht hat, ist der Status FINISHED
  • FORTSCHRITT: Die erste Zahl zeigt die Anzahl der beantworteten Fragen, die zweite die Gesamtzahl der Fragen im Organizer.
  • SEAL: SEALED erscheint unter , wenn Sie den Client daran gehindert haben, Änderungen vorzunehmen (weitere Details siehe unten).

Klicken Sie auf den Namen des Organisators, um die vom Client bereitgestellten Informationen anzuzeigen. Antworten des Auftraggebers werden auf einer Seite angezeigt und sind mit einem grünen Häkchen versehen.

Löschen Sie den Organizer eines Kunden, wenn Sie ihn nicht mehr benötigen. Um einen Organizer zu entfernen, klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol ganz rechts neben dem Namen des Organizers, wählen Sie Löschen und klicken Sie dann auf LÖSCHEN (dies wirkt sich nicht auf die ursprüngliche Vorlage aus).

Sperren von Organizern

Wenn Sie möchten, dass der Client keine Änderungen mehr vornimmt, versiegeln Sie den Organizer: Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol ganz rechts neben dem Namen des Organizers und wählen Sie dann "Versiegeln".

Alle Organizer, die an einen Kunden gesendet werden, sind standardmäßig nicht versiegelt. Wenn Sie sie versiegeln, sehen Sie ein Etikett mit der Aufschrift "Versiegelt"

Wenn Sie möchten, dass der Client wieder Zugriff auf den Organizer hat, klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten ganz rechts neben dem Namen und wählen Sie "Entsiegeln".

Organizer exportieren

Um einen abgeschlossenen Organizer zur Analyse in eine externe Tabellenkalkulation zu exportieren, gehen Sie auf die Registerkarte Organizer des Kundenprofils, klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten rechts neben dem Organizer in der Liste und wählen Sie Exportieren. Speichern Sie dann eine CSV-Datei auf Ihrem Computer.

Nullen vor Ziffern in exportierter CSV beibehalten

Wenn Sie eine CSV-Datei in Excel öffnen, werden führende Nullen automatisch abgeschnitten (z. B. wird 001 zu 1). Um die führenden Nullen beizubehalten, gehen Sie wie folgt vor.

Organizer drucken

Um einen ausstehenden oder abgeschlossenen Organizer zu drucken, klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten rechts neben dem Organizer in der Liste und wählen dann Drucken.

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