Organisatoren manuell oder automatisch versenden

Unser Organizer-Tool können Sie individuell gestaltete Fragebögen und Formulare erstellen, um alle grundlegenden Informationen zu erhalten, die Sie von Ihren Kunden benötigen. Außerdem können Kunden ihre Dokumente als Antwort auf Fragen direkt hochladen.

Unsere mobilfreundlichen Organizer können Bedingungen (Logiksprünge) enthalten und werden automatisch gespeichert. Sie bieten Ihnen nicht nur ein leistungsstarkes Tool zur Automatisierung Ihrer Informationsbeschaffung, sondern bieten Ihren Kunden auch eine hervorragende Benutzererfahrung.

Organisatoren senden

Organisatoren können von einem Firmeninhaber, Administrator oder jedem Teammitglied mit Zugriffsrechten zum Verwalten von Organisatoren

Um einen Fragebogen an einen Kunden zu senden, müssen Sie zunächst eine Vorlage erstellen. Wir haben einen Marketplace , auf dem Sie Fragebogen finden können.

Sobald Sie eine Fragebogen haben:

• Organisatoren an einen Kunden senden

• Organisatoren an mehrere Kunden gleichzeitig senden

• Organisatoren mit Hilfe von Automatisierungen versenden

• Lassen Sie Ihre Kunden selbst Organisatoren erstellen

Organisatoren an einen Kunden senden

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Fragebogen an einen Kunden zu senden:

1. Erstellen Sie einen Fragebogen auf eine der beiden Arten:

• Klicken Sie oben links auf Neu und wählen Sie dann Fragebogen.

• Gehen Sie im Menü der Seitenleiste auf Organizer und klicken Sie auf Neuer Fragebogen.

• Öffnen Sie das Kundenkonto, wechseln Sie auf die Registerkarte Organisatoren und klicken Sie auf Neu Fragebogen. Das aktuelle Konto wird automatisch ausgefüllt.

2. Klicken Sie auf die Fragebogen , um eine Vorlage auszuwählen, Vorschau Ihres Fragebogens, dann klicken Sie auf Erstellen und Senden, um den Fragebogen an den ausgewählten Kunden zu senden.

Das war's! Der Kunde erhält automatisch eine E-Mail, in der er darüber informiert wird, dass ihm ein Fragebogen zum Ausfüllen zugesandt wurde.

Es gibt noch einige weitere Optionen:

• Fragebogen : Standardmäßig entspricht der Name Fragebogendem Namen der Vorlage. Sie können ihn ändern und auf„Shortcode hinzufügen”klicken, um den Fragebogen individuell anzupassen. shortcodes , um dynamische Daten wie den Namen des Kunden oder das Jahr einzufügen. Weitere Informationen zu shortcodeserfahren, klicken Sie hier .  
• Checkliste anhängen: Fügen Sie dem Fragebogen eine Dokumenten-Checkliste bei, Fragebogen Kunden neben der Beantwortung der Fragen auch die erforderlichen Dokumente hochladen können. Wenn für das Konto keine Checkliste vorhanden ist, können Sie direkt vor Ort eine erstellen. Weitere Informationen finden Sie unten.
• Erinnerungen: Stellen Sie sicher, dass Ihr Kunde eine E-Mail-Benachrichtigung erhält, wenn Sie ihm einen Fragebogen senden. Weitere Informationen finden Sie unten.
• Link to Jobs: Link organizers to existing jobs to make them immediately available in your workflow. Click the Link to Jobs on the right, and select the jobs. Once linked, you’ll see the job title and the pipeline it belongs to in the Jobs section. (For more details on linking organizers to jobs, go here .)

Organisatoren an mehrere Kunden gleichzeitig senden

Um denselben Fragebogen an mehrere Kunden zu senden, gehen Sie zu Kunden in der linken Seitenleiste, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Kunden, an die Sie den Fragebogen senden möchten, und klicken Sie dann auf Fragebogen senden.

Sie können Organizer an Kunden senden, deren Konten entweder aktiv oder offline sind. Beispielsweise möchten Sie vielleicht einen Fragebogen einen Offline-Kunden senden, bevor Sie ihm eine Einladung zur Nutzung seines TaxDome schicken.

Hier haben Sie die gleichen Optionen wie oben.

Organisatoren mit Hilfe von Automatisierungen versenden

Weitere Informationen finden Sie hier oder sehen Sie sich das folgende Video an, um einen kurzen Überblick zu erhalten.

Checkliste an die Organisatoren anhängen

Dokumenten-Checklisten sind Listen mit erforderlichen Steuerdokumenten, die für jedes Kundenkonto individuell angepasst werden. So fügen Sie eine Dokumenten-Checkliste in Ihren Fragebogen ein:

1. Wählen Sie beim Versenden eines Fragebogen eine Fragebogenvorlage aus:

• Wenn in der Vorlage bereits eine Checkliste aktiviert ist, wird ein Checklisten-Symbol angezeigt. Wenn Sie dieses Symbol auswählen, können Sie die Elemente der Checkliste überprüfen und bearbeiten.

• Wenn eine Checkliste nicht aktiviert ist, aktivieren Sie „Checkliste anhängen “ im Abschnitt „Dokument-Checkliste “.

2. Was als Nächstes passiert:

• Wenn eine Checkliste für den ausgewählten Kunden vorhanden ist: Überprüfen/bearbeiten Sie die Punkte vor dem Senden.
• Wenn keine Checkliste für den ausgewählten Kunden vorhanden ist: Erstellen Sie jetzt eine, bevor Sie direkt an den richtigen Ort senden.

Erinnern Sie die Kunden an die ausstehenden Organisatoren

Wann immer Sie Organisatoren an Kunden senden, werden diese benachrichtigt. Alle mit dem Konto verknüpften Benutzer - mit Benachrichtigung aktiviert ist, erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung. Prüfen Sie, ob die Benachrichtigungen eingeschaltet sind, indem Sie die Spalte " Benachrichtigen" in der Kontenliste überprüfen.   

Wenn die Empfänger zu viel Zeit für die Durchführung der Aktion benötigen oder es vergessen, können Sie eine der folgenden Möglichkeiten nutzen:

• Eine Benachrichtigung über den ausstehenden Fragebogen manuell erneut senden .

• Automatische Erinnerungen einrichten.

Manuelle Mahnungen

Um eine Benachrichtigung über einen ausstehenden Fragebogen erneut zu senden, klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Element in der Liste und wählen dann Erneut senden.

Das passiert folgendermaßen:

• Eine zusätzliche E-Mail-Nachricht wird an den Kunden gesendet.
• Eine Benachrichtigung wird an den Anfang der To-do-Liste des Kunden verschoben .

Automatische Mahnungen

Kunden erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn Sie ihnen eine Fragebogen senden.

Umschalten auf Erinnerungen zu einem beliebigen Zeitpunkt, falls erforderlich. Auf diese Weise erhält der Kunde eine E-Mail, wenn er den ausgefüllten Fragebogen nicht bis zu einer bestimmten Frist zurückschickt. Wenn Sie die Erinnerungsfunktion aktivieren, können Sie wählen, wie Ihre Kunden erinnert werden sollen:

• Tage bis zur nächsten Erinnerung: Standardmäßig wird eine Erinnerung drei Tage nach dem Versand von Fragebogen verschickt, aber Sie können dies ändern.

• Anzahl der Erinnerungsmails: Standardmäßig erhält der Kunde nur eine Erinnerungs-E-Mail, aber Sie können dies auch ändern.

Die Die OptionErinnerungen kann jederzeit ein- oder ausgeschaltet werden, indem Sie den ausstehenden Fragebogen öffnen. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben.

Die Erinnerungen hören auf, wenn:

• Der Kunde hat die Fragebogen nicht eingereicht, aber alle Mahnungen wurden verschickt.
• Die Website Fragebogen ist versiegelt.
• Die Fragebogen wird vorgelegt.

Ansicht des Kunden

Wenn die Benachrichtigungen für den Kunden aktiviert sind, wird er darüber informiert, dass er einen Fragebogen erhalten hat. Ihre Kunden können Organisatoren auf verschiedene Arten anzeigen und öffnen:

• Über das Mandantenportal oder die mobile App: Klicken Sie auf die Benachrichtigung im Abschnitt " Warten auf eine Aktion" oder auf den Link auf der Seite " Organisatoren". 

• In der E-Mail-Benachrichtigung: Klicken Sie in der E-Mail auf Fragebogen ausfüllen.

Dann werden die Kunden mit Ihrem Fragebogen interagieren. Sie können mit dem Ausfüllen des Fragebogens unterwegs beginnen und ihn später beenden. Alle Antworten werden automatisch gespeichert.

Wenn sie bestätigen Antwort bestätigen ,status derstatus Fragebogen von Ausstehend/In Bearbeitung zuAbgeschlossen,und Sie erhalten eine Benachrichtigung .

Um den gesendeten Fragebogen Kundensicht zu sehen, rufen Sie die schreibgeschützte Ansicht auf.