Organisatoren manuell oder automatisch versenden
Inhaltsübersicht
Unser Organizer-Tool können Sie individuell gestaltete Fragebögen und Formulare erstellen, um alle grundlegenden Informationen zu erhalten, die Sie von Ihren Kunden benötigen. Außerdem können Kunden ihre Dokumente als Antwort auf Fragen direkt hochladen.
Our mobile-friendly organizers can contain conditions (logic jumps) , and they autosave. They not only provide you with a powerful tool to automate your info gathering, but they also give clients a great user experience.
Organisatoren senden
Organizers can be sent to clients by a firm owner, admin or any team member with access rights to manage organizers .
Um einen Fragebogen an einen Kunden zu senden, müssen Sie zunächst eine Vorlage erstellen. Wir haben einen Marketplace , auf dem Sie Fragebogen finden können.
Sobald Sie eine Fragebogen haben:
Organisatoren an einen Kunden senden
Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Fragebogen an einen Kunden zu senden:
- Erstellen Sie einen Fragebogen auf eine der beiden Arten:
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Klicken Sie oben links auf Neu und wählen Sie dann Fragebogen.
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Gehen Sie im Menü der Seitenleiste auf Organizer und klicken Sie auf Neuer Fragebogen.
-
Öffnen Sie das Kundenkonto, wechseln Sie auf die Registerkarte Organisatoren und klicken Sie auf Neu Fragebogen. Das aktuelle Konto wird automatisch ausgefüllt.
- Klicken Sie auf die Fragebogen , um eine Vorlage auszuwählen, Vorschau Ihres Fragebogens, dann klicken Sie auf Erstellen und Senden, um den Fragebogen an den ausgewählten Kunden zu senden.
Das war's! Der Kunde erhält automatisch eine E-Mail, in der er darüber informiert wird, dass ihm ein Fragebogen zum Ausfüllen zugesandt wurde.
Es gibt noch einige weitere Optionen:
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Organizer name: By default, the organizer’s name is the same as the template’s. You can change it and click Add shortcode to individualize the organizer. Apply shortcodes to include dynamic data, such as the client’s name or the year. For more about shortcodes, go here .
-
Reminders: Ensure your client gets an email notification when you send them an organizer. For details, see below .
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Link to Jobs: Link organizers to existing jobs to make them immediately available in your workflow. Click the Link to Jobs on the right, and select the jobs. Once linked, you’ll see the job title and the pipeline it belongs to in the Jobs section. (For more details on linking organizers to jobs, go here .)
Organisatoren an mehrere Kunden gleichzeitig senden
Um denselben Fragebogen an mehrere Kunden zu senden, gehen Sie zu Kunden in der linken Seitenleiste, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Kunden, an die Sie den Fragebogen senden möchten, und klicken Sie dann auf Fragebogen senden.
You can send organizers to clients whose accounts are either active or offline . For instance, you may want to send an organizer to an offline client before you send them an invitation to use their TaxDome portal.
Here, you have the same options as above .
Organisatoren mit Hilfe von Automatisierungen versenden
For details, go here or watch a video below for a quick look.
Erinnern Sie die Kunden an die ausstehenden Organisatoren
Wann immer Sie Organisatoren an Kunden senden, werden diese benachrichtigt. Alle mit dem Konto verknüpften Benutzer - mit Benachrichtigung aktiviert ist, erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung. Prüfen Sie, ob die Benachrichtigungen eingeschaltet sind, indem Sie die Spalte " Benachrichtigen" in der Kontenliste überprüfen.
Wenn die Empfänger zu viel Zeit für die Durchführung der Aktion benötigen oder es vergessen, können Sie eine der folgenden Möglichkeiten nutzen:
-
Manually resend a notification about the pending organizer.
Manuelle Mahnungen
Um eine Benachrichtigung über einen ausstehenden Fragebogen erneut zu senden, klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Element in der Liste und wählen dann Erneut senden.
Das passiert folgendermaßen:
- Eine zusätzliche E-Mail-Nachricht wird an den Kunden gesendet.
- A notification is moved to the top of the client’s to-do list .
Automatische Mahnungen
Kunden erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn Sie ihnen eine Fragebogen senden.
Umschalten auf Erinnerungen zu einem beliebigen Zeitpunkt, falls erforderlich. Auf diese Weise erhält der Kunde eine E-Mail, wenn er den ausgefüllten Fragebogen nicht bis zu einer bestimmten Frist zurückschickt. Wenn Sie die Erinnerungsfunktion aktivieren, können Sie wählen, wie Ihre Kunden erinnert werden sollen:
-
Tage bis zur nächsten Erinnerung: Standardmäßig wird eine Erinnerung drei Tage nach dem Versand von Fragebogen verschickt, aber Sie können dies ändern.
-
Anzahl der Erinnerungsmails: Standardmäßig erhält der Kunde nur eine Erinnerungs-E-Mail, aber Sie können dies auch ändern.
Die Die OptionErinnerungen kann jederzeit ein- oder ausgeschaltet werden, indem Sie den ausstehenden Fragebogen öffnen. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie Ihre Änderungen vorgenommen haben.
Die Erinnerungen hören auf, wenn:
- Der Kunde hat die Fragebogen nicht eingereicht, aber alle Mahnungen wurden verschickt.
- Die Website Fragebogen ist versiegelt.
- Die Fragebogen wird vorgelegt.
Ansicht des Kunden
If notifications for the client are on, they are informed that they have received an organizer. Your clients can see and open organizers in different ways:
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Über das Mandantenportal oder die mobile App: Klicken Sie auf die Benachrichtigung im Abschnitt " Warten auf eine Aktion" oder auf den Link auf der Seite " Organisatoren".
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In der E-Mail-Benachrichtigung: Klicken Sie in der E-Mail auf Fragebogen ausfüllen.
Dann werden die Kunden mit Ihrem Fragebogen interagieren. Sie können mit dem Ausfüllen des Fragebogens unterwegs beginnen und ihn später beenden. Alle Antworten werden automatisch gespeichert.
When they submit a response, the organizer status changes from Pending/In progress to Completed, and you receive a notification .
To see the sent organizer from the client’s perspective, access the read-only view .
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