Berichte (Fortgeschrittene): Erstellung benutzerdefinierter Berichte

Erstellen Sie Ihre eigenen Berichte mit einem leistungsstarken Berichtsdesigner. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie beliebige Daten in einen Bericht umwandeln, welche Schlüsselwörter Sie verwenden und wie Sie mit den von Ihnen erstellten Berichten arbeiten können.

Berichtsdesigner, erklärt

Um Ihre eigenen detaillierten Berichte zu erstellen, verwenden Sie den Berichtsdesigner, der Daten aus den Rechnungen, Zeiteinträgen, Aufträge, Aufgaben und Pipelines Ihres Unternehmens einbezieht.

Der Berichtsdesigner arbeitet auf der Grundlage der von Ihnen eingegebenen Schlüsselwörter . Jedes Schlüsselwort entspricht einer Berichtsspalte und filtert Daten aus der ausgewählten Quelle. Sobald Sie alle Einstellungen konfiguriert und die erforderlichen Schlüsselwörter für die gewünschten Daten eingegeben haben, wird der Bericht erstellt.

Die erstellten Berichte sind vollständig anpassbar. Sie können den Visualisierungstyp anpassen, die verwendeten Schlüsselwörter ändern und Filter anwenden. Sobald Ihr Bericht fertig ist, können Sie ihn zur späteren Verwendung speichern und an eine Dashboard anheften.

Tipp! Für die schnelle Erstellung von Berichten nutzen Sie die AI Suche, ein benutzerfreundliches Tool, das natürliche Sprache verstehen kann.

Daten auswerten

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einen Bericht auf der Grundlage der von Ihnen benötigten Daten zu erstellen:

1. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste auf Reporting > Report designer. Auf der linken Seite sehen Sie das Suchfeld und die Daten-Seitenleiste.

2. Klicken Sie auf den Pfeil im Suchfeld und wählen Sie eine Datenquelle aus, je nachdem, welche Daten Sie benötigen:

• Zeit und Abrechnung (Rechnungen Ihrer Firma, Zeiteinträge)
• Workflow (Ihre Firma Aufträge, Aufgaben und Pipelines)

Standardmäßig ist die zuletzt verwendete Quelle ausgewählt. Wenn Sie beide Datenquellen auswählen möchten, schalten Sie die Option Mehrere Quellen aktivieren ein. Beachten Sie jedoch, dass Sie keine Datennamen aus verschiedenen Quellen in einem Bericht kombinieren können.

3. Geben Sie Ihre Schlüsselwörter in das Suchfeld ein, z. B. Unbezahlte Einnahmen Kontoname Monat des Jahres=1, und klicken Sie auf Los. Weitere Informationen über Schlüsselwörter und Datenquellen finden Sie hier.

Sie erhalten einen generierten Bericht als Suchergebnis.

Ergebnisse anpassen

Sobald ein Bericht erstellt ist, können Sie ihn an Ihre Bedürfnisse anpassen, zur späteren Verwendung speichern, an eine Dashboard anheften und vieles mehr. Der Berichtsdesigner enthält die folgenden Funktionen:

a. Suchfeld: Zeigt die für die Erstellung des Berichts verwendeten Schlüsselwörter an. Bearbeiten Sie sie und klicken Sie auf Los, um es erneut zu versuchen. Verwenden Sie die Rückwärts- und Vorwärtspfeile auf der rechten Seite, um Ihre Abfrage rückgängig zu machen oder zu wiederholen.

b. Quellen: Bearbeiten Sie die Datenquelle, die Sie verwendet haben. Hier finden Sie alle verfügbaren Datennamen.

c. Ansichten: Die Ansichten legen fest, wie die Datennamen im Seitenleistenmenü angezeigt werden. Sie können sie nach Beliebtheit oder in alphabetischer Reihenfolge sortieren oder sie nach ihrem Typ gruppieren.

d. Hinzufügen: Hinzufügen einer Formel oder eines Parameters.

e. Formeln: Verwenden Sie logische, mathematische und andere Funktionen für eine umfassende Datenanalyse.

f. Parameter: Verwenden Sie Parameter, wie Integer, Booleans, Strings usw., um Ihre Daten zu filtern.

g. Name und Beschreibung des Berichts: Bearbeiten Sie den Berichtstitel oder fügen Sie zusätzliche Informationen hinzu.

h. Filter: Klicken Sie auf , um den angewandten Filter zu bearbeiten, oder bewegen Sie den Mauszeiger über den Filter und klicken Sie rechts auf X, um ihn zu löschen.

i. Diagramm/Tabelle: Klicken Sie hier, um zwischen den Visualisierungsarten Diagramm und Tabelle zu wechseln.

j. Speichern: Speichern Sie den Bericht und geben Sie ihn frei.

k. Drei Punkte Menü Bericht: Öffnet ein Menü mit Optionen zum Speichern, Anzeigen der zugrunde liegenden Daten und Herunterladen des Berichts.

l. Anheften: Klicken Sie, um den Bericht an eine Dashboardanzuheften.

m. Visualisierung: Wählen Sie eine Visualisierungsart, z. B. Balken, Donut, Trichter und mehr. 

n. Diagramm-/Tabellenkonfiguration: Bearbeiten Sie Diagramm-/Tabelleneinstellungen wie Achsen, Linien, Gitterlinien, Beschriftungen, Spalten, Textumbruch und andere Details.

o. Abfrage-Details: Zeigt zusätzliche Informationen zu den berechneten Daten, kombinierten Attributen und Filtern an.

p. Bericht: Der generierte Bericht. Klicken Sie zum Sortieren auf die Achsennamen, zeigen Sie Datendetails an, indem Sie mit dem Mauszeiger über die Zeilen fahren, und arbeiten Sie mit Spalten in der Tabellenansicht. Einzelheiten finden Sie im Artikel über die Erkundung von Berichten.

Formeln erstellen

TaxDome Das Berichtswesen bietet eine Reihe von Datentypen, die Sie zum Anpassen eines Berichts verwenden können. Wenn Sie jedoch an spezifischeren Details interessiert sind - z. B. wenn Sie in Ihren Berichten Vergleiche verwenden oder irrelevante Informationen herausfiltern möchten - können Sie Formeln erstellen.

Mit Formeln können Sie verschiedene Operatoren, wie logische (wenn, dann, sonst), mathematische, Datums- und Text-String-Funktionen auf Ihre Daten anwenden.

Wenn Sie einen Bericht erstellen, klicken Sie im Menü der Seitenleiste auf Hinzufügen > Formel , um den Formeleditor zu öffnen.

Wenn Sie mit der Eingabe der Formel beginnen, wird unser System sie automatisch überprüfen und Optionen für die automatische Vervollständigung vorschlagen. Sie können mit den Pfeiltasten auf der Tastatur durch die Vorschläge navigieren und die Vorschläge mit Tab oder Enter akzeptieren. Am besten befolgen Sie die Vorschläge von Kanzlei sorgfältig, um sicherzustellen, dass Ihre Formelsyntax gültig ist.

Im Formeleingabefeld können Sie entweder Funktionen oder Datennamen verwenden:

• Datennamen: Alle verfügbaren Datennamen finden Sie im Datenreferenzhandbuch. 
• Formelfunktionen: Rechts neben dem Formeleingabefeld finden Sie eine Liste aller Formelfunktionen. Diese Liste soll Ihnen helfen zu verstehen, welche Funktionen Sie verwenden können, wie sie funktionieren und wie ihre Syntax aussieht. Blättern Sie durch die Kategorien und klicken Sie auf die Funktionsnamen, um ihre Beschreibung, Anwendungsbeispiele und Syntax zu sehen.

Ideen für benutzerdefinierte Formeln und Berichte

Aufgabe Effizienz der Fertigstellung:

• Formula: (count(Task Completed Date <= Task Due Date ) / count(Task Status = "completed")) * 100
• Beschreibung: Bewertet die Effizienz der Aufgabe Erledigung, indem die Anzahl der rechtzeitig erledigten Aufgaben mit der Gesamtzahl der erledigten Aufgaben verglichen wird.
• Bericht: Aufgabe Der Effizienzbericht gibt Aufschluss darüber, wie viel Prozent der Aufgaben jeden Monat rechtzeitig erledigt werden.

Prozentsatz der überfälligen Rechnungen:

• Formel: (count(Rechnung Status = 'überfällig') / count(Rechnung Status)) * 100
• Beschreibung: Ermittelt den prozentualen Anteil der überfälligen Rechnungen an der Gesamtzahl der Rechnungen.
• Bericht: Der Bericht über überfällige Rechnungen zeigt den prozentualen Anteil der überfälligen Rechnungen pro Monat an und hilft Ihnen, Probleme beim Zahlungseinzug zu verfolgen.

Zuverlässigkeit bei der Bezahlung:

• Formel: Durchschnitt ( diff_days ( Rechnungseingangsdatum , Rechnungsbezahlungsdatum ) )
• Beschreibung: Berechnet die durchschnittliche Zahlungsdauer.
• Bericht: Der Bericht über die Zahlungszuverlässigkeit von Kunden hebt Kunden nach ihrer durchschnittlichen Zahlungsdauer hervor und identifiziert zuverlässige und säumige Zahler. 

Auswirkungen der verspäteten Zahlung:

• Formel: sum_if ( Rechnung Status = 'überfällig', Rechnungsbetrag )
• Beschreibung: Berechnet den Betrag aller überfälligen Zahlungen
• Bericht: Der Bericht über die Auswirkungen verspäteter Zahlungen zeigt die finanziellen Auswirkungen überfälliger Rechnungen auf.