E-Signaturen von Kunden anfordern

Die elektronische Unterzeichnung von Dokumenten ist ebenso rechtsverbindlich wie die handschriftliche Unterzeichnung. Sobald ein Dokument unterzeichnet wurde, gilt es als endgültig und kann nicht mehr geändert werden. Mit TaxDome können Sie angeben, wo Sie elektronische Signaturen wünschen, Felder für den Steuerzahler und seinen Ehepartner einfügen, eine wissensbasierte Authentifizierung (KBA) oder QES/AdES hinzufügen, Erinnerungen einschalten - und vieles mehr! Ihre Kunden können Dokumente unabhängig davon unterzeichnen, ob sie die Mandantenportal nutzen.

Bevor Sie beginnen

Um mit der Anfrage Signatur fortzufahren:

• Stellen Sie sicher, dass Ihr Dokument ein PDF Datei ist.

• Make sure the doc has Client can view permission level . If it hasn’t, move the document to the folder with Der Kunde kann sehen permission level or grant the client individual permissions .

• Decide whether you want to allow your clients to sign documents without logging in. If yes, disable the Require login for e-signature toggle. Those who don’t use the client portal can sign docs per your request, regardless of this setting.

E-Signaturen von Kunden anfordern

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein e-Signatur von einem Kunden anzufordern:

Web Schreibtisch

You can request e-signatures either directly from the document viewer or from the document list. To request it from the document viewer, click the Request signature icon in the top-right corner, or select Request signature from the three-dot menu.

To request it from the document list:

1. Click the three dots to the far right of the document name, then select Request signature.

2. Choose the signer in the Signers list or apply a signature template . You can select any contacts linked to the account or add a third-party signer .

3. Ziehen Sie das Feld Signatur und legen Sie es ab. Fahren Sie bei Bedarf mit dem Mauszeiger über eine der Feldecken und ändern Sie die Größe des Signatur .

4. Сlick Send. For details on the signature request menu, go to the subsection below .

After sending the signature request, you can open the document to view where the signature fields have been placed.

1. Laden Sie das Dokument in die TaxDome hoch (Hilfe finden Sie in der Demo oben). 

2. Wählen Sie das Kundenkonto aus, für das das Dokument bestimmt ist. 

3. Wählen Sie einen Ordner mit Client-Zugriff aus, in den Sie das Dokument hochladen möchten, und schalten Sie die Option Signatur anfordern ein. Das neue Fenster für die Signatur wird geöffnet.

4. Either choose the signer manually (this could be the client or a firm representative) in the Choose signer drop-down, or apply a signature template . 

5. Fügen Sie so viele Signatur hinzu, wie für jedes Formular benötigt werden.

6. Сlick SPEICHERN. Sobald das Dokument hochgeladen ist, erhält der Kunde eine E-Mail mit einem Link zu dem Dokument, das zur Signatur Unterschrift ansteht, und das Dokument wird auf der Unterregisterkarte " Unterschriften" der Registerkarte " Dokumente" angezeigt.

Menü für Unterschriftenanfragen

You have various options when requesting an e-signature, which we’ll describe in more detail below:

a. Require KBA /QES/AdES: add the KBA authentication method (for your US clients only) or QES/AdES signature (for your EU clients only). If QES/AdES is selected, the following flow differs as described in the detailed article . 

b. Template: if you’ve created signature templates to save time with frequently used forms, here is where you can select one.

c. Signers: select a signer for whom you want to add signature fields.

Klicken Sie auf den Namen eines Unterzeichners und ziehen Sie dann die Felder von Signatur darunter per Drag & Drop.

• Klicken Sie auf das X auf der rechten Seite, um einen Unterzeichner zu löschen.

• To add a field for a firm rep, select the Me option (details below ).

• Change the default signing order .

d. Add signer: select the account’s contacts to sign the document or add a new signer using their email address .

e. Signature fields:

• Unterschrift: Verwenden Sie dies für eine elektronischeSignatur von einem Kunden oder einem Firmenvertreter. Jedes Signatur Feld enthält das Signatur, das Datum und die Uhrzeit der Unterzeichnung.

• Initialen: Verwenden Sie dieses Feld, wenn der Kunde oder der Firmenvertreter seine Initialen hinzufügen soll.

• Datum der Unterzeichnung: Dieses Feld wird ausgefüllt, wenn der Kunde das Dokument unterzeichnet, und der Firmenvertreter sieht es in der Zeitzone des Servers TaxDome . In den Feldern des Firmenvertreters werden die Daten angezeigt, wenn die Dokumente an die Kunden gesendet werden. Die Daten können nicht bearbeitet werden.

• Text: zusätzliche Informationen anfordern oder hinzufügen:

  • Um zusätzliche Daten anzufordern, platzieren Sie das Feld an der gewünschten Stelle und klicken Sie es dann an, um es zu bearbeiten.
  • Um Informationen hinzuzufügen, platzieren Sie das vorausgefüllte Feld an der gewünschten Stelle und klicken Sie dann auf das Feld, um es zu bearbeiten.

f. Date format: select the date format for e-signatures. If not set manually, the default date format is used.

g. Reminders: toggle this on if you want an email notification to be automatically sent to the client if they don’t sign on time (details below ). Reminders will include text from the next field—Message for client. 

h. Message for client: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the signature request. This email won’t be accessible to you after you send the request. To reuse it, consider adding it to the signature template .

i. Add shortcode: these are codes that are automatically replaced with key information in the Message for client field, such as the recipient’s name, address, account name or date (read more about shortcodes ).

j. Send: click here when the document is ready to be signed.

k. Save: save your changes without sending the document: all added fields are saved, and the document is visible under the Docs tab in the Signatures section. You’ll still be able to review the document and add or delete fields. The document isn’t visible to the client until you hit Send.

E-Signaturen von Dritten anfordern

Wenn Ihr Kunde das Mandantenportal nicht nutzt oder wenn Sie eine andere Person (z. B. einen Bevollmächtigten) benötigen, um das Dokument zu unterzeichnen, können Sie auch deren Signatur anfordern. Wenn Sie Unterzeichner hinzufügen müssen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf Unterzeichner hinzufügen unter der Liste Unterzeichner. Wählen Sie Neuer Unterzeichner.

   

2. Geben Sie den Vornamen, den Nachnamen (optional) und die E-Mail-Adresse ein.

   

3. (optional). Wenn sie später Zugang zum Portal benötigen, aktivieren Sie die Option Neuen Kontakt erstellen. Wenn Sie weitere Kontaktdetails hinzufügen möchten, erweitern Sie den Abschnitt Kontaktinformationen und füllen Sie das gewünschte Feld aus.

   

4. Click Confirm. This will add them to the Signers list. Request their signature as if they were just another contact linked to the account. 

Wenn Sie eine Signatur von einem Nicht-Kunden anfordern, erhält der Unterzeichner einen eindeutigen Link per E-Mail. Der Link ist 7 Tage lang gültig. Er kann durch Anklicken unterschreiben, eine Autorisierung ist nicht erforderlich.

E-Mail des Firmenvertreters hinzufügenSignatur

Die meisten Dokumente müssen von einem oder mehreren Steuerberatern unterzeichnet werden. Wenn mehrere Vertreter des Unternehmens unterschreiben müssen, fügen Sie Felder für sie hinzu und bearbeiten Sie sie unter Angabe der Namen der einzelnen Teammitglieder.

When requesting an e-signature from a team member, select Me in the Choose signer drop-down. The available fields are:

• Unterschrift: Ihr Name wird standardmäßig angezeigt, Sie können ihn jedoch ändern. Wenn Sie weitere Signatur für Firmenvertreter benötigen, fügen Sie weitere hinzu und bearbeiten Sie dann die Namen.

• Initialen: Standardmäßig werden die ausgewählten Initialen angezeigt, aber Sie können das Feld nach Bedarf bearbeiten.

• Datum: Dieses Feld wird automatisch ausgefüllt, wenn das Dokument an den Kunden gesendet wird.

• Text: Fügen Sie den Namen Ihres Unternehmens, Ihre Adresse oder andere notwendige Angaben hinzu.

Tipps:

• Wenn Sie Ihren Namen oder Ihre Initialen ändern müssen, klicken Sie auf das Feld und bearbeiten Sie es.

• Wenn ein Signatur für einen Firmenvertreter hinzugefügt wird und das Dokument noch nicht an den Kunden gesendet wurde, kann das Feld von jedem Teammitglied bearbeitet oder gelöscht werden, das Zugriff auf die Dokumente des Kundenkontos hat.

• Once you send the document to the client, the document is considered signed by your firm, and the client can see this (excluding QES/AdES signatures).

• If signature fields for firm reps are added, and the document hasn’t been signed by the client yet, you still have time to cancel the e-signature request if needed.

• Der Prüfpfad des Dokuments zeigt, wer das Feld Signatur jedes Firmenvertreters im Dokument erstellt hat.

Kunden an die elektronische Unterzeichnung von Dokumenten erinnern

Wann immer Sie etwas mit einem Aktionspunkt an einen Kunden senden, wird dieser benachrichtigt. Alle Benutzer, die mit dem Konto verknüpft sind - mit Benachrichtigung aktiviert ist, erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung. Prüfen Sie, ob die Benachrichtigungen aktiviert sind, indem Sie die Spalte " Benachrichtigen" in der Kontenliste überprüfen.   

Tipp

Denken Sie daran, dass der Link mit dem Signatur , der per E-Mail versandt wird, nach einer Woche abläuft. 7 Tage. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, sollten Sie Ihre Kunden daran erinnern, umgehend zu handeln. Oder lassen Sie sie wissen, dass sie den Antrag jederzeit direkt über das Mandantenportal abrufen und unterschreiben können, wo es kein Verfallsdatum gibt.

Wenn die Empfänger zu lange brauchen, um zu antworten, oder wenn sie to do vergessen, können Sie das tun:

• Manually resend a notification about the pending document

• Automatische Erinnerungen einrichten

Manuelle Mahnungen (erneutes Senden)

To resend a signature request from the document viewer, click the Resend signature request icon in the top-right corner, or select it from the three-dot menu.

To resend it from Signatures subtab, click the three dots to the far right of the document and select Resend.

Was passiert:

• Eine zusätzliche E-Mail-Nachricht wird an den Kunden gesendet
• A notification about the document pending e-signature is moved to the top of the client’s to-do list

Automatische Mahnungen

Kunden erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn Sie ihnen ein Dokument zur elektronischen Unterschrift senden.

Wenn Sie bei der Anforderung einer elektronischen Signatur die Erinnerungsfunktion aktivieren, werden zusätzliche E-Mails an den Kunden gesendet, wenn er das Dokument nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums elektronisch unterschreibt. 

Sobald Sie die Option Erinnerungen aktiviert haben, treffen Sie Ihre Auswahl:

• Days until next reminder: set the reminder to go out after a specified number of days if the document has not been e-signed by all signers. By default, a reminder is sent three days after the e-signature has been requested.

• Number of reminders: set the number of reminders that go out to the client. By default, the client receives only one reminder email.

Die Erinnerungen hören auf, wenn:

• Die eingestellte Anzahl von Mahnungen wurde verschickt
• Das Dokument wurde von allen Unterzeichnern unterzeichnet

Die Erinnerungsfunktion kann jederzeit ein- und ausgeschaltet werden, indem das Dokument geöffnet wird, das zur Signatur ansteht (auch wenn einer der Unterzeichner es bereits elektronisch signiert hat). Öffnen Sie To do das Kundenprofil und wechseln Sie zu Dokumente > Signaturen. Suchen Sie auf der Unterregisterkarte Unterschriften ein Dokument und klicken Sie auf dessen Namen. Klicken Sie dann auf Unterzeichner anzeigen und update die Erinnerungseinstellungen. Vergessen Sie nicht, auf Speichern zu klicken, wenn Sie Änderungen vorgenommen haben.

Ansicht des Kunden

If notifications for the client are on, they are informed on receiving a signature request. Your clients can see and open signature requests in different ways:

• Über das Mandantenportal oder die mobile App: Klicken Sie auf die Benachrichtigung unter der Aufgabenliste auf der Startseite oder im Abschnitt " Warten auf eine Aktion". Sie können sie auch direkt auf der Seite Dokumente öffnen.

• In der E-Mail-Benachrichtigung: Klicken Sie in der E-Mail auf Überprüfen & Unterschreiben.

If signers can sign the document without logging in , the email link will be valid seven days after it’s sent.

When you request an e-signature from more than one user for an account (e.g., spouses), each user will see only their own e-signature field. The document remains in Pending E-Signature status in the Signatures subtab until both parties have signed it.

Wenn ein Kunde zum ersten Mal einen Signatur erhält, wird er aufgefordert, die Erklärung zu elektronischen Signaturen zu lesen und der Verwendung elektronischer Signaturen zuzustimmen.

To see the sent signature request from the client’s perspective, access the read-only view .

Teilen Sie

Link kopiert