Signaturen (Basic): E-Signaturen von Kunden anfordern

Die elektronische Unterzeichnung von Dokumenten ist ebenso rechtsverbindlich wie die handschriftliche Unterzeichnung. Sobald ein Dokument unterzeichnet wurde, gilt es als endgültig und kann nicht mehr geändert werden. Mit TaxDome können Sie angeben, wo Sie elektronische Signaturen wünschen, Felder für den Steuerzahler und seinen Ehepartner einfügen, eine wissensbasierte Authentifizierung (KBA) hinzufügen, Erinnerungen einschalten - und vieles mehr!

Hier abgedeckt:

Weitere hilfreiche Anleitungsvideos finden Sie in der TaxDome Academy, unserer kostenlosen Online-Drehscheibe für
, wo Sie alles Wissenswerte über TaxDome erfahren können.

Bevor Sie beginnen

Um mit der Anfrage Signatur fortzufahren:

  • Stellen Sie sicher, dass das Dokument in einem Ordner mit Kunde kann Zugang einsehen . Wenn sie sich in einem Ordner mit anderen Zugriffsrechten befindet, es bewegen zu einer mit Der Kunde kann sehen Zugang. 
  • Ein Kunde kann nicht elektronisch unterschreiben, wenn er keinen Zugang zum Portal hat. Vergewissern Sie sich also, dass die Anmeldung für seine E-Mail-Adresse aktiviert ist.

E-Signaturen von Ihren Kunden anfordern

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein e-Signatur von einem Kunden anzufordern:

1. Gehen Sie zur Unterregisterkarte " Dokumente" eines Kundenkontos, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts in der PDF-Datei und wählen Sie " Signatur anfordern".

2. Wählen Sie den Unterzeichner im Dropdown-Menü Unterzeichner wählen oder wenden Sie eine VorlageSignatur an.

3. Ziehen Sie das Feld e-Signatur und legen Sie es ab.

4. СKlicken Sie aufSenden. Einzelheiten über das Menü Signatur finden Sie im folgenden Unterabschnitt.

Menü für Unterschriftenanfragen

Bei der Beantragung einer e-Signatur haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die wir im Folgenden näher beschreiben:

1. Vorlage: Wenn Sie Signatur Vorlagen erstellt haben, um bei häufig verwendeten Formularen Zeit zu sparen, können Sie hier eine auswählen.

2. Wählen Sie Unterzeichner: Fügen Sie Signatur Felder für den TaxDome Benutzer hinzu, der das Dokument unterzeichnen soll.

  • Um ein Feld hinzuzufügen, wählen Sie den Kontaktnamen des Kontonutzers
  • Um ein Feld für einen Firmenvertreter hinzuzufügen, wählen Sie die Option Ich (Details unten)
  • Um ein Feld für einen zusätzlichen Unterzeichner, z. B. einen Ehepartner, hinzuzufügen, wählen Sie den Kontaktnamen des Benutzers aus (Einzelheiten im Artikel über die elektronische Unterzeichnung gemeinsamer Steuererklärungen)

3. Unterzeichner bearbeiten: Die Unterzeichner werden in der gleichen Reihenfolge aufgeführt wie die verknüpften Kontakte in den Kontodetails. Um die Reihenfolge der Unterzeichner zu ändern, klicken Sie auf Unterzeichner bearbeiten. Sie können auch die Standardreihenfolge ändern.

4. Datumsformat: Wählen Sie das Datumsformat für elektronische Unterschriften. Wenn nicht manuell eingestellt, wird das Standard-Datumsformat verwendet.

5. Felder für die Unterschrift

  • Unterschrift: Verwenden Sie dies für eine elektronischeSignatur von einem Kunden oder einem Firmenvertreter. Jedes Signatur Feld enthält das Signatur, das Datum und die Uhrzeit der Unterzeichnung
  • Initialen: Verwenden Sie dieses Feld, wenn der Kunde oder der Firmenvertreter seine Initialen hinzufügen soll.
  • Datum der Unterschrift: Dieses Feld wird ausgefüllt, wenn der Kunde das Dokument unterzeichnet. In den Feldern für Firmenvertreter werden die Daten angezeigt, wenn die Dokumente an die Kunden gesendet werden. Daten können nicht bearbeitet werden
  • Text: zusätzliche Informationen anfordern oder hinzufügen:
    • Um zusätzliche Daten anzufordern, platzieren Sie das Feld an der gewünschten Stelle und klicken Sie dann auf das Feld, um es zu bearbeiten.
    • Um Informationen hinzuzufügen, platzieren Sie das vorausgefüllte Feld an der gewünschten Stelle und klicken Sie dann auf das Feld, um es zu bearbeiten.

6. Erinnerungen: Schalten Sie diese Option auf , wenn Sie möchten, dass automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung an den Kunden gesendet wird, wenn er nicht rechtzeitig unterschreibt (Details unten). Mahnungen enthalten den Text aus dem nächsten Feld - Nachricht für den Kunden. 

7. Nachricht für den Kunden: Fügen Sie eine persönliche Nachricht für die Anfrage Signatur hinzu. Diese Nachricht wird in der E-Mail zusammen mit der neuen Signatur Anfrage enthalten sein. Wenn Sie dieses Feld nicht ausfüllen, erhält der Kunde eine Standardnachricht.

8. Shortcode hinzufügen: Dies sind Codes, die automatisch durch Schlüsselinformationen im Feld " Nachricht für Kunden " ersetzt werden, z. B. Name, Adresse, Kontoname oder Datum des Empfängers (lesen Sie mehr über Shortcodes).

9. KBA voraussetzen: Diese Option ist unter nur für Ihre US-Kunden verfügbar (lesen Sie mehr über KBA).

10. Senden: Klicken Sie hier, wenn das Dokument zur Unterzeichnung bereit ist.

11. Speichern: Speichern Sie Ihre Änderungen, ohne das Dokument zu senden: Alle hinzugefügten Felder werden gespeichert, und das Dokument ist auf der Registerkarte Dokumente im Bereich Unterschriften sichtbar. Sie können das Dokument weiterhin überprüfen und Felder hinzufügen oder löschen. Das Dokument ist für den Kunden erst sichtbar, wenn Sie auf Senden klicken.

Hinzufügung der E-Mail-Adresse eines FirmenvertretersSignatur

Die meisten Dokumente müssen von einem oder mehreren Steuerberatern unterzeichnet werden. Wenn mehrere Vertreter des Unternehmens unterschreiben müssen, fügen Sie Felder für sie hinzu und geben Sie die Namen der einzelnen Teammitglieder an.

Wenn Sie ein e-Signatur von einem Teammitglied anfordern, wählen Sie in der Dropdown-Liste Unterzeichner auswählen die Option Ich . Die verfügbaren Felder sind:

  • Unterschrift: Standardmäßig erscheint Ihr Name, aber Sie können ihn ändern. Wenn Sie weitere Signatur Felder für Firmenvertreter benötigen, fügen Sie weitere hinzu und bearbeiten Sie dann die Namen
  • Initialen: Standardmäßig erscheinen die Initialen Ihres Namens, aber Sie können das Feld nach Bedarf bearbeiten.
  • Datum: dieses Feld wird automatisch ausgefüllt, wenn das Dokument an den Kunden gesendet wird
  • Text: Fügen Sie den Namen Ihres Unternehmens, Ihre Adresse oder andere notwendige Angaben hinzu.

Tipps:

  • Wenn Sie Ihren Namen oder Ihre Initialen ändern müssen, klicken Sie auf das Feld und bearbeiten Sie es.
  • Wenn ein Signatur Feld für einen Firmenvertreter hinzugefügt wird und das Dokument noch nicht an den Kunden gesendet wurde, kann das Feld von jedem Teammitglied mit Zugriff auf die Dokumente des Kundenkontos bearbeitet oder gelöscht werden.
  • Sobald Sie das Dokument an den Kunden senden, gilt es als von Ihrer Firma unterzeichnet, und der Kunde kann dies sehen
  • Wenn Signatur Felder für Firmenvertreter hinzugefügt werden und das Dokument noch nicht vom Kunden unterschrieben wurde, haben Sie immer noch Zeit, die e-Signatur Anfrage bei Bedarf zu stornieren.
  • Der Prüfpfad des Dokuments zeigt, wer das Feld Signatur jedes Firmenvertreters im Dokument erstellt hat.

Erinnern von Kunden an die elektronische Unterzeichnung von Dokumenten

Jedes Mal, wenn Sie ein Dokument zur elektronischen Unterzeichnung senden, wird eine Benachrichtigung verschickt. Benutzer, die mit dem Konto verbunden sind und dieBenachrichtigung aktiviert haben, erhalten die Benachrichtigung. Sie können überprüfen, welche Benutzer die Benachrichtigung aktiviert haben, indem Sie auf die Registerkarte "Info" eines Kontos gehen und den Abschnitt " Kontakte" anzeigen.

Wenn die Empfänger zu lange brauchen, um zu antworten, oder wenn sie to do vergessen, können Sie das tun:

Manuelle Mahnungen (erneutes Senden)

Um eine Benachrichtigung, die eine e-Signatur anfordert, erneut zu senden, klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Dokument in der Liste der Unterschriften und wählen Sie erneut senden.

Was passiert:

  • Eine zusätzliche E-Mail-Nachricht wird an den Kunden gesendet
  • Eine Benachrichtigung über das ausstehende e-Signatur Dokument wird an den Anfang der Liste " Warten auf Aktion " des Kunden verschoben

Automatische Mahnungen

Kunden erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn Sie ihnen ein Dokument zur elektronischen Unterschrift schicken.

Wenn Sie bei der Anforderung einer elektronischen UnterschriftSignatur die OptionErinnerungen aktivieren, werden zusätzliche E-Mails an den Kunden gesendet, wenn er das Dokument nicht innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens elektronisch signiert hat. Die Option Erinnerungen kann jederzeit ein- und ausgeschaltet werden, indem Sie das ausstehende Dokument Signatur öffnen (auch wenn es bereits von einem der Unterzeichner elektronisch signiert wurde). Vergessen Sie nicht, auf Speichern zu klicken, wenn Sie Änderungen an den Einstellungen für die Erinnerung vornehmen.

Sobald Sie auf Erinnerungen umschalten, treffen Sie Ihre Auswahl:

  • Tage bis zur nächsten Erinnerung: Legen Sie fest, dass die Erinnerung nach einer bestimmten Anzahl von Tagen verschickt wird, wenn das Dokument nicht von allen Unterzeichnern elektronisch signiert wurde. Standardmäßig wird eine Erinnerung drei Tage nach der Anforderung von e-Signatur gesendet.
  • Anzahl der Erinnerungen: Legen Sie die Anzahl der Erinnerungen fest, die an den Kunden gesendet werden. In der Standardeinstellung erhält der Kunde nur eine Erinnerungs-E-Mail

Die Erinnerungen hören auf, wenn:

  • Die eingestellte Anzahl von Mahnungen wurde verschickt
  • Das Dokument wurde von allen Unterzeichnern unterzeichnet

Was Ihr Kunde sieht, wenn Sie eine e-Signatur

Ihr Kunde kann ein Dokument anzeigen und elektronisch unterzeichnen, indem er es in der Kategorie " Dokumente" im Abschnitt " Warten" auf der Startseite oder auf der Seite " Dokumente" auf Kundenportal anklickt, oder indem er auf den Link in seiner E-Mail-Benachrichtigung klickt.

Wenn Sie ein e-Signatur von mehr als einem Benutzer für ein Konto anfordern (z. B. Ehepartner), sieht der Benutzer, der unterschreibt, nur sein eigenes e-Signatur Feld. Das Dokument bleibt auf der E-Signatur auf der Unterregisterkarte Unterschriften, bis beide Parteien es elektronisch signiert haben.

Wenn Sie TaxDome von der Client-Seite aus sehen möchten, greifen Sie auf eine schreibgeschützte Ansicht zu.

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