E-Signaturen von Kunden anfordern

Die elektronische Unterzeichnung von Dokumenten ist ebenso rechtsverbindlich wie die handschriftliche Unterzeichnung. Sobald ein Dokument unterzeichnet wurde, gilt es als endgültig und kann nicht mehr geändert werden. Mit TaxDome können Sie angeben, wo Sie elektronische Signaturen wünschen, Felder für den Steuerzahler und seinen Ehepartner einfügen, eine wissensbasierte Authentifizierung (KBA) oder QES/AdES hinzufügen, Erinnerungen einschalten - und vieles mehr! Ihre Kunden können Dokumente unabhängig davon unterzeichnen, ob sie die Mandantenportal nutzen.

Tipp

Wenn Sie elektronische Unterschriften auf ausgefüllten Steuererklärungen anfordern, können Sie Folgendes verwenden: Steuererklärung Dokumentenprüfung, Unterschriften und Zahlung in einem geführten Kundenablauf zu kombinieren.

Bevor Sie beginnen

Um mit der Anfrage Signatur fortzufahren:

• Stellen Sie sicher, dass Ihr Dokument ein PDF Datei ist.

• Stellen Sie sicher, dass der Arzt Der Kunde kann die Berechtigungsstufe einsehen. Wenn nicht, das Dokument verschieben in den Ordner mit Der Kunde kann sehen Berechtigungsstufe oder dem Kunden gewähren individuelle Berechtigungen .

• Entscheiden Sie, ob Sie Ihren Kunden erlauben möchten, Dokumente ohne Anmeldung zu unterzeichnen. Wenn ja, deaktivieren Sie die Anmeldung fürSignatur erforderlich . Diejenigen, die das Mandantenportal nicht nutzen, Mandantenportal Dokumente unabhängig von dieser Einstellung gemäß Ihrer Anfrage unterschreiben.

E-Signaturen von Kunden anfordern

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein e-Signatur von einem Kunden anzufordern:

Web Schreibtisch

Sie können elektronische Signaturen entweder direkt aus dem Dokumentenbetrachter oder aus der Dokumentenliste anfordern. Um sie aus dem Dokumentenbetrachter anzufordern, klicken Sie auf das Symbol Signatur anfordern“ in der oberen rechten Ecke oder wählen Sie Signatur anfordern“ aus dem Drei-Punkte-Menü.

Um es aus der Dokumentliste anzufordern:

1. Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Dokumentnamen und wählen Sie dann Signatur anfordern“.

2. Wählen Sie den Unterzeichner aus der Unterzeichnerlisteaus oder wenden Sie eine Signatur an . Sie können alle mit dem Konto verknüpften Kontakte auswählen oder einen Drittunterzeichner hinzufügen.

3. Ziehen Sie das Feld Signatur und legen Sie es ab. Fahren Sie bei Bedarf mit dem Mauszeiger über eine der Feldecken und ändern Sie die Größe des Signatur .

4. Klicken Sie auf „Senden“.Weitere Informationen zum Menü Signatur finden Sie im unteren Abschnitt .

Nachdem Sie die Signatur gesendet haben, können Sie das Dokument öffnen, um zu sehen, wo die Signatur platziert wurden.

1. Laden Sie das Dokument in die TaxDome hoch (Hilfe finden Sie in der Demo oben). 

2. Wählen Sie das Kundenkonto aus, für das das Dokument bestimmt ist. 

3. Wählen Sie einen Ordner mit Client-Zugriff aus, in den Sie das Dokument hochladen möchten, und schalten Sie die Option Signatur anfordern ein. Das neue Fenster für die Signatur wird geöffnet.

4. Wählen Sie entweder den Unterzeichner manuell (dies kann der Kunde oder ein Firmenvertreter sein) im Dropdown-Menü„Unterzeichner auswählen“ aus oder wenden Sie eine Signatur an .  

5. Fügen Sie so viele Signatur hinzu, wie für jedes Formular benötigt werden.

6. Сlick SPEICHERN. Sobald das Dokument hochgeladen ist, erhält der Kunde eine E-Mail mit einem Link zu dem Dokument, das zur Signatur Unterschrift ansteht, und das Dokument wird auf der Unterregisterkarte " Unterschriften" der Registerkarte " Dokumente" angezeigt.

Hinweis

Die KBA erforderlich Der Schalter ist nicht sichtbar, wenn KBA anzeigen ist in den Firmeneinstellungen deaktiviert und es ist keine verfügbar. feste Balance .

Menü für Unterschriftenanfragen

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, eine Signatur zu beantragen , die wir im Folgenden näher beschreiben:

a. KBA AdES erforderlich: Fügen Sie das KBA Authentifizierungsmethode (nur für Ihre US-Kunden) oder Signatur AdES Signatur nur für Ihre EU-Kunden) hinzu. WennAdES ausgewähltAdES , unterscheidet sich der folgende Ablauf wie im ausführlichen Artikel beschrieben .  

b. Vorlage: Wenn Sie Signatur erstellt haben, um bei häufig verwendeten Formularen Zeit zu sparen, können Sie hier eine davon auswählen.

c. Unterzeichner:Wählen Sie einen Unterzeichner aus, für den Sie Signatur hinzufügen möchten.

Klicken Sie auf den Namen eines Unterzeichners und ziehen Sie dann die Felder von Signatur darunter per Drag & Drop.

• Klicken Sie auf das X auf der rechten Seite, um einen Unterzeichner zu löschen.

• Um ein Feld für einen Firmenvertreter hinzuzufügen, wählen Sie die Option„Ich“(Details unten ) .

• Ändern Sie die Standard-Signaturreihenfolge .

d. Unterzeichner hinzufügen: Wählen Sie die Kontakte des Kontos aus, die das Dokument unterzeichnen sollen, oder fügen Sie einen neuen Unterzeichner über dessen E-Mail-Adresse hinzu .

e. Unterschriftsfelder:

• Unterschrift: Verwenden Sie dies für eine elektronischeSignatur von einem Kunden oder einem Firmenvertreter. Jedes Signatur Feld enthält das Signatur, das Datum und die Uhrzeit der Unterzeichnung.

• Initialen: Verwenden Sie dieses Feld, wenn der Kunde oder der Firmenvertreter seine Initialen hinzufügen soll.

• Datum der Unterzeichnung: Dieses Feld wird ausgefüllt, wenn der Kunde das Dokument unterzeichnet, und der Firmenvertreter sieht es in der Zeitzone des Servers TaxDome . In den Feldern des Firmenvertreters werden die Daten angezeigt, wenn die Dokumente an die Kunden gesendet werden. Die Daten können nicht bearbeitet werden.

• Text: zusätzliche Informationen anfordern oder hinzufügen:

  • Um zusätzliche Daten anzufordern, platzieren Sie das Feld an der gewünschten Stelle und klicken Sie es dann an, um es zu bearbeiten.
  • Um Informationen hinzuzufügen, platzieren Sie das vorausgefüllte Feld an der gewünschten Stelle und klicken Sie dann auf das Feld, um es zu bearbeiten.

Hinweis

Das Erscheinungsbild von Inhalten innerhalb von Feldern (wie Unterschriften, Initialen, Datumsangaben und Text) kann nicht angepasst werden. Nur die Größe kann durch Ziehen der Feldecken angepasst werden.

f. Datumsformat:Wählen Sie das Datumsformat für elektronische Signaturen aus. Wenn keine manuelle Einstellung vorgenommen wird, wird das Standard-Datumsformat verwendet.

g. Erinnerungen: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass dem Kunden automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet wird, wenn er sich nicht rechtzeitig anmeldet (Details unten ) . Die Erinnerungen enthalten den Text aus dem nächsten Feld –Nachricht für den Kunden. 

h. Nachricht für den Kunden: Diese Nachricht ersetzt den Standardtext in der E-Mail-Benachrichtigung des Systems, die zusammen mit der Signatur versendet wird. Diese E-Mail ist für Sie nach dem Absenden der Anfrage nicht mehr zugänglich. Um sie wiederzuverwenden, sollten Sie sie zur Signatur hinzufügen .

i. Shortcode hinzufügen:Dies sind Codes, die automatisch durch wichtige Informationen im Feld „Nachricht für Kunden “ ersetzt werden, z. B. Name, Adresse, Kontoname oder Datum des Empfängers (weitere Informationen zu shortcodes ).

j. Senden: Klicken Sie hier, wenn das Dokument zur Unterzeichnung bereit ist.

k. Speichern:Speichern Sie Ihre Änderungen, ohne das Dokument zu versenden: Alle hinzugefügten Felder werden gespeichert und das Dokument ist unter der Registerkarte „Dokumente“ im Abschnitt „Signaturen“ sichtbar. Sie können das Dokument weiterhin überprüfen und Felder hinzufügen oder löschen. Das Dokument ist für den Kunden erst sichtbar, wenn Sie auf „Senden“ klicken.

E-Signaturen von Dritten anfordern

Wenn Ihr Kunde das Mandantenportal nicht nutzt oder wenn Sie eine andere Person (z. B. einen Bevollmächtigten) benötigen, um das Dokument zu unterzeichnen, können Sie auch deren Signatur anfordern. Wenn Sie Unterzeichner hinzufügen müssen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf Unterzeichner hinzufügen unter der Liste Unterzeichner. Wählen Sie Neuer Unterzeichner.

   

2. Geben Sie den Vornamen, den Nachnamen (optional) und die E-Mail-Adresse ein.

   

3. (optional). Wenn sie später Zugang zum Portal benötigen, aktivieren Sie die Option Neuen Kontakt erstellen. Wenn Sie weitere Kontaktdetails hinzufügen möchten, erweitern Sie den Abschnitt Kontaktinformationen und füllen Sie das gewünschte Feld aus.

   

4. Klicken Sie auf „Bestätigen“. Dadurch werden sie zur Liste der Unterzeichner hinzugefügt. Fordern Sie ihre Signatur an , Signatur wären sie nur ein weiterer Kontakt, der mit dem Konto verknüpft ist. 

Wenn Sie eine Signatur von einem Nicht-Kunden anfordern, erhält der Unterzeichner einen eindeutigen Link per E-Mail. Der Link ist 7 Tage lang gültig. Er kann durch Anklicken unterschreiben, eine Autorisierung ist nicht erforderlich.

E-Mail des Firmenvertreters hinzufügenSignatur

Die meisten Dokumente müssen von einem oder mehreren Steuerberatern unterzeichnet werden. Wenn mehrere Vertreter des Unternehmens unterschreiben müssen, fügen Sie Felder für sie hinzu und bearbeiten Sie sie unter Angabe der Namen der einzelnen Teammitglieder.

Wenn Sie eineSignatur einem Teammitglied anfordern, wählen Sie„Ich“im Dropdown-Menü „Unterzeichner auswählen “. Die verfügbaren Felder sind:

• Unterschrift: Ihr Name wird standardmäßig angezeigt, Sie können ihn jedoch ändern. Wenn Sie weitere Signatur für Firmenvertreter benötigen, fügen Sie weitere hinzu und bearbeiten Sie dann die Namen.

• Initialen: Standardmäßig werden die ausgewählten Initialen angezeigt, aber Sie können das Feld nach Bedarf bearbeiten.

• Datum: Dieses Feld wird automatisch ausgefüllt, wenn das Dokument an den Kunden gesendet wird.

• Text: Fügen Sie den Namen Ihres Unternehmens, Ihre Adresse oder andere notwendige Angaben hinzu.

Tipps:

• Wenn Sie Ihren Namen oder Ihre Initialen ändern müssen, klicken Sie auf das Feld und bearbeiten Sie es.

• Wenn ein Signatur für einen Firmenvertreter hinzugefügt wird und das Dokument noch nicht an den Kunden gesendet wurde, kann das Feld von jedem Teammitglied bearbeitet oder gelöscht werden, das Zugriff auf die Dokumente des Kundenkontos hat.

• Sobald Sie das Dokument an den Kunden senden, gilt es als von Ihrem Unternehmen unterzeichnet, und der Kunde kann dies sehen (mit Ausnahme von AdES ).

• Wenn Signatur für Firmenvertreter hinzugefügt werden und das Dokument noch nicht vom Kunden unterzeichnet wurde, haben Sie bei Bedarf noch Zeit, dieSignatur zu stornieren .

• Der Prüfpfad des Dokuments zeigt, wer das Feld Signatur jedes Firmenvertreters im Dokument erstellt hat.

Kunden an die elektronische Unterzeichnung von Dokumenten erinnern

Wann immer Sie etwas mit einem Aktionspunkt an einen Kunden senden, wird dieser benachrichtigt. Alle Benutzer, die mit dem Konto verknüpft sind - mit Benachrichtigung aktiviert ist, erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung. Prüfen Sie, ob die Benachrichtigungen aktiviert sind, indem Sie die Spalte " Benachrichtigen" in der Kontenliste überprüfen.   

Tipp

Denken Sie daran, dass der Link mit dem Signatur , der per E-Mail versandt wird, nach einer Woche abläuft. 7 Tage. Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, sollten Sie Ihre Kunden daran erinnern, umgehend zu handeln. Oder lassen Sie sie wissen, dass sie den Antrag jederzeit direkt über das Mandantenportal abrufen und unterschreiben können, wo es kein Verfallsdatum gibt.

Wenn die Empfänger zu lange brauchen, um zu antworten, oder wenn sie to do vergessen, können Sie das tun:

• Eine Benachrichtigung über das ausstehende Dokument manuell erneut senden

• Automatische Erinnerungen einrichten

Manuelle Mahnungen (erneutes Senden)

Um eine Signatur aus dem Dokumentenbetrachter erneut zu senden, klicken Sie auf das Symbol Signatur erneut senden“ in der oberen rechten Ecke oder wählen Sie es aus dem Drei-Punkte-Menü aus.

Um es über die Unterregisterkarte „Signaturen“ erneut zu senden, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts im Dokument und wählen Sie „Erneut senden“.

Was passiert:

• Eine zusätzliche E-Mail-Nachricht wird an den Kunden gesendet
• Eine Benachrichtigung über das Dokument, für dasSignatur aussteht,Signatur an den Anfang der To-do-Liste des Kunden verschoben.

Automatische Mahnungen

Kunden erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn Sie ihnen ein Dokument zur elektronischen Unterschrift senden.

Wenn Sie bei der Anforderung einer elektronischen Signatur die Erinnerungsfunktion aktivieren, werden zusätzliche E-Mails an den Kunden gesendet, wenn er das Dokument nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums elektronisch unterschreibt. 

Sobald Sie die Option Erinnerungen aktiviert haben, treffen Sie Ihre Auswahl:

• Tage bis zur nächsten Erinnerung: Stellen Sie die Erinnerung so ein, dass sie nach einer bestimmten Anzahl von Tagen versendet wird, wenn das Dokument nicht von allen Unterzeichnern elektronisch signiert wurde. Standardmäßig wird eine Erinnerung drei Tage nachSignatur derSignatur versendet.

• Anzahl der Erinnerungen: Legen Sie die Anzahl der Erinnerungen fest, die an den Kunden versendet werden. Standardmäßig erhält der Kunde nur eine Erinnerungs-E-Mail.

Die Erinnerungen hören auf, wenn:

• Die eingestellte Anzahl von Mahnungen wurde verschickt
• Das Dokument wurde von allen Unterzeichnern unterzeichnet

Die Erinnerungsfunktion kann jederzeit ein- und ausgeschaltet werden, indem das Dokument geöffnet wird, das zur Signatur ansteht (auch wenn einer der Unterzeichner es bereits elektronisch signiert hat). Öffnen Sie To do das Kundenprofil und wechseln Sie zu Dokumente > Signaturen. Suchen Sie auf der Unterregisterkarte Unterschriften ein Dokument und klicken Sie auf dessen Namen. Klicken Sie dann auf Unterzeichner anzeigen und update die Erinnerungseinstellungen. Vergessen Sie nicht, auf Speichern zu klicken, wenn Sie Änderungen vorgenommen haben.

Ansicht des Kunden

Wenn die Benachrichtigungen für den Kunden aktiviert sind, wird er über den Erhalt einer Signatur informiert. Ihre Kunden können Signatur auf verschiedene Weise anzeigen und öffnen:

• Über das Mandantenportal oder die mobile App: Klicken Sie auf die Benachrichtigung unter der Aufgabenliste auf der Startseite oder im Abschnitt " Warten auf eine Aktion". Sie können sie auch direkt auf der Seite Dokumente öffnen.

• In der E-Mail-Benachrichtigung: Klicken Sie in der E-Mail auf Überprüfen & Unterschreiben.

Wenn Unterzeichner das Dokument ohne Anmeldung unterzeichnen können , ist der E-Mail-Link sieben Tage nach dem Versand gültig.

Wenn Sie eineSignatur mehr als einem Benutzer für ein Konto anfordern (z. B. Ehepartner), sieht jeder Benutzer nur sein eigenesSignatur . Das Dokument verbleibt im Status „Ausstehende E-Signatur status im Unterregister „Signaturen “, bis beide Parteien es unterzeichnet haben.

Wenn ein Kunde zum ersten Mal einen Signatur erhält, wird er aufgefordert, die Erklärung zu elektronischen Signaturen zu lesen und der Verwendung elektronischer Signaturen zuzustimmen.

Um die gesendete Signatur aus Sicht des Kunden anzuzeigen, rufen Sie die schreibgeschützte Ansicht auf .

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