Signaturen (Basic): E-Signaturen von Kunden anfordern

Die elektronische Unterzeichnung von Dokumenten ist ebenso rechtsverbindlich wie die handschriftliche Unterzeichnung. Sobald ein Dokument unterzeichnet wurde, gilt es als endgültig und kann nicht mehr geändert werden. Mit TaxDome können Sie angeben, wo Sie elektronische Signaturen wünschen, Felder für den Steuerzahler und seinen Ehepartner einfügen, eine wissensbasierte Authentifizierung (KBA) oder QES/AdES hinzufügen, Erinnerungen einschalten - und vieles mehr!

Hier finden Sie folgende Informationen:

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Bevor Sie beginnen

Um mit der Anfrage Signatur fortzufahren:

  • Stellen Sie sicher, dass Ihr Dokument eine PDF Datei ist.
  • Stellen Sie sicher, dass das Dokument in einem Ordner mit Kunde kann Zugang einsehen . Wenn sie sich in einem Ordner mit anderen Zugriffsrechten befindet, es bewegen zu einer mit Der Kunde kann sehen Zugang. 
  • Ein Kunde kann nicht elektronisch unterschreiben, wenn er keinen Zugang zum Portal hat. Vergewissern Sie sich also, dass die Anmeldung für seine E-Mail-Adresse aktiviert ist.

E-Signaturen von Ihren Kunden anfordern

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein e-Signatur von einem Kunden anzufordern:

1. Gehen Sie zur Unterregisterkarte " Dokumente" eines Kundenkontos, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts auf PDF und wählen Sie dann " Signatur anfordern".

2. Wählen Sie den Unterzeichner im Dropdown-Menü Unterzeichner wählen oder wenden Sie eine VorlageSignatur an.

3. Ziehen Sie das Feld e-Signatur und legen Sie es ab.

4. СKlicken Sie aufSenden. Die Einzelheiten des Menüs Signatur finden Sie im folgenden Unterabschnitt.

Menü für Unterschriftenanfragen

Bei der Beantragung einer e-Signatur haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die wir im Folgenden näher beschreiben:

1. Erfordern Sie KBA /QES/AdES: fügen Sie dieKBA Authentifizierungsmethode (nur für Ihre US-Kunden) oder QES/ AdES Signatur (nur für Ihre EU-Kunden). Wenn QES/AdES ausgewählt wird, unterscheidet sich der folgende Ablauf wie im ausführlichen Artikel beschrieben. 

2. Vorlage: Wenn Sie Signatur Vorlagen erstellt haben, um bei häufig verwendeten Formularen Zeit zu sparen, können Sie hier eine auswählen.

3. Unterzeichner auswählen: Wählen Sie einen Unterzeichner aus, für den Sie Signatur Felder hinzufügen möchten.

  • Klicken Sie auf den Kontaktnamen des Kontonutzers und ziehen Sie dann die Felder von Signatur darunter.
  • Klicken Sie auf das X auf der rechten Seite, um einen Unterzeichner zu löschen.
  • Um ein Feld für einen Firmenvertreter hinzuzufügen, wählen Sie die Option Ich (Details unten).
  • Ändern Sie die Standardreihenfolge der Unterschriften.

4. Unterzeichner hinzufügen: Wählen Sie zusätzliche Kontokontakte aus, die das Dokument unterzeichnen sollen, z. B. einen Ehepartner (mehr dazu finden Sie im Artikel über die elektronische Unterzeichnung gemeinsamer Steuererklärungen).

5. Felder für die Unterschrift:

  • Unterschrift: Verwenden Sie dies für eine elektronischeSignatur von einem Kunden oder einem Firmenvertreter. Jedes Signatur Feld enthält das Signatur, das Datum und die Uhrzeit der Unterzeichnung.
  • Initialen: Verwenden Sie dieses Feld, wenn der Kunde oder der Firmenvertreter seine Initialen hinzufügen soll.
  • Datum der Unterschrift: Dieses Feld wird ausgefüllt, wenn der Kunde das Dokument unterzeichnet. In den Feldern für Firmenvertreter erscheinen die Daten, wenn die Dokumente an die Kunden gesendet werden. Die Daten können nicht bearbeitet werden.
  • Text: zusätzliche Informationen anfordern oder hinzufügen:
    • Um zusätzliche Daten anzufordern, platzieren Sie das Feld an der gewünschten Stelle und klicken Sie es dann an, um es zu bearbeiten.
    • Um Informationen hinzuzufügen, platzieren Sie das vorausgefüllte Feld an der gewünschten Stelle und klicken Sie dann auf das Feld, um es zu bearbeiten.

6. Datumsformat: Wählen Sie das Datumsformat für elektronische Unterschriften. Wenn nicht manuell eingestellt, wird das Standard-Datumsformat verwendet.

7. Erinnerungen: Schalten Sie diese Option auf , wenn Sie möchten, dass automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung an den Kunden gesendet wird, wenn er nicht rechtzeitig unterschreibt (Details unten). Mahnungen enthalten den Text aus dem nächsten Feld - Nachricht für den Kunden. 

8. Nachricht für den Kunden: Diese Nachricht ersetzt den Standardtext in der E-Mail-Benachrichtigung des Systems, die zusammen mit der Anfrage an Signatur gesendet wird. Diese E-Mail ist für Sie nicht mehr zugänglich, nachdem Sie die Anfrage gesendet haben. Um sie wiederzuverwenden, sollten Sie sie der VorlageSignatur hinzufügen.

9. Shortcode hinzufügen: Dies sind Codes, die automatisch durch Schlüsselinformationen im Feld Nachricht für den Kunden ersetzt werden, z. B. Name des Empfängers, Adresse, Kontoname oder Datum (lesen Sie mehr über shortcodes).

10. Senden: Klicken Sie hier, wenn das Dokument zur Unterzeichnung bereit ist.

11. Speichern: Speichern Sie Ihre Änderungen, ohne das Dokument zu senden: Alle hinzugefügten Felder werden gespeichert, und das Dokument ist auf der Registerkarte Dokumente im Bereich Unterschriften sichtbar. Sie können das Dokument weiterhin überprüfen und Felder hinzufügen oder löschen. Das Dokument ist für den Kunden erst sichtbar, wenn Sie auf Senden klicken.

Hinzufügung der E-Mail-Adresse eines FirmenvertretersSignatur

Die meisten Dokumente müssen von einem oder mehreren Steuerberatern unterzeichnet werden. Wenn mehrere Vertreter des Unternehmens unterschreiben müssen, fügen Sie Felder für sie hinzu und bearbeiten Sie sie unter Angabe der Namen der einzelnen Teammitglieder.

Wenn Sie ein e-Signatur von einem Teammitglied anfordern, wählen Sie in der Dropdown-Liste Unterzeichner auswählen die Option Ich . Die verfügbaren Felder sind:

  • Unterschrift: Standardmäßig erscheint Ihr Name, aber Sie können ihn ändern. Wenn Sie mehr Signatur Felder für Firmenvertreter benötigen, fügen Sie weitere hinzu und bearbeiten Sie dann die Namen.
  • Initialen: Standardmäßig erscheinen die ausgewählten Initialen, aber Sie können das Feld nach Bedarf bearbeiten.
  • Datum: Dieses Feld wird automatisch ausgefüllt, wenn das Dokument an den Kunden gesendet wird.
  • Text: Fügen Sie den Namen Ihres Unternehmens, Ihre Adresse oder andere notwendige Angaben hinzu.

Tipps:

  • Wenn Sie Ihren Namen oder Ihre Initialen ändern müssen, klicken Sie auf das Feld und bearbeiten Sie es.
  • Wenn ein Signatur Feld für einen Firmenvertreter hinzugefügt wird und das Dokument noch nicht an den Kunden gesendet wurde, kann das Feld von jedem Teammitglied mit Zugang zu den Kontodokumenten des Kunden bearbeitet oder gelöscht werden.
  • Sobald Sie das Dokument an den Kunden senden, gilt das Dokument als von Ihrer Firma unterzeichnet, und der Kunde kann dies sehen (mit Ausnahme von QES/ AdES Unterschriften).
  • Wenn Signatur Felder für Firmenvertreter hinzugefügt werden und das Dokument noch nicht vom Kunden unterschrieben wurde, haben Sie immer noch Zeit, die e-Signatur Anfrage zu stornieren, falls erforderlich.
  • Der Prüfpfad des Dokuments zeigt, wer das Feld Signatur jedes Firmenvertreters im Dokument erstellt hat.

Erinnern von Kunden an die elektronische Unterzeichnung von Dokumenten

Jedes Mal, wenn Sie ein Dokument zur elektronischen Unterzeichnung senden, wird eine Benachrichtigung verschickt. Benutzer, die mit dem Konto verbunden sind und die Benachrichtigung aktiviert haben, erhalten die Benachrichtigung. Sie können überprüfen, welche Benutzer die Benachrichtigung aktiviert haben, indem Sie die Registerkarte "Info" eines Kontos aufrufen und den Abschnitt " Kontakte" anzeigen.

Tipp

Tipp! Denken Sie daran, dass der per E-Mail versandte Link mit dem Antrag auf Signatur in 7 Tagen abläuft . Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, sollten Sie Ihre Kunden daran erinnern, umgehend zu handeln. Alternativ können Sie sie darauf hinweisen, dass sie den Antrag jederzeit direkt über Kundenportal aufrufen und unterschreiben können, wo es kein Verfallsdatum gibt.

Wenn die Empfänger zu lange brauchen, um zu antworten, oder wenn sie to do vergessen, können Sie das tun:

Manuelle Mahnungen (erneutes Senden)

Um eine Benachrichtigung, die eine e-Signatur anfordert, erneut zu senden, klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Dokument in der Liste der Unterschriften und wählen Sie erneut senden.

Was passiert:

  • Eine zusätzliche E-Mail-Nachricht wird an den Kunden gesendet
  • Eine Benachrichtigung über das ausstehende e-Signatur Dokument wird an den Anfang der Liste " Warten auf Aktion " des Kunden verschoben

Automatische Mahnungen

Kunden erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn Sie ihnen ein Dokument zur elektronischen Unterschrift senden.

Wenn Sie bei der Anforderung einer elektronischen UnterschriftSignatur die OptionErinnerungen aktivieren, werden zusätzliche E-Mails an den Kunden gesendet, wenn er das Dokument nicht innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens elektronisch signiert hat. Die Option Erinnerungen kann jederzeit ein- und ausgeschaltet werden, indem Sie das ausstehende Dokument Signatur öffnen (auch wenn es bereits von einem der Unterzeichner elektronisch signiert wurde). Vergessen Sie nicht, auf Speichern zu klicken, wenn Sie Änderungen an den Einstellungen für die Erinnerung vornehmen.

Sobald Sie auf Erinnerungen umschalten, treffen Sie Ihre Auswahl:

  • Tage bis zur nächsten Erinnerung: Legen Sie fest, dass die Erinnerung nach einer bestimmten Anzahl von Tagen verschickt wird, wenn das Dokument nicht von allen Unterzeichnern elektronisch signiert wurde. Standardmäßig wird eine Erinnerung drei Tage nach der Anforderung von e-Signatur gesendet.
  • Anzahl der Erinnerungen: Legen Sie die Anzahl der Erinnerungen fest, die an den Kunden gesendet werden. In der Standardeinstellung erhält der Kunde nur eine Erinnerungs-E-Mail

Die Erinnerungen hören auf, wenn:

  • Die eingestellte Anzahl von Mahnungen wurde verschickt
  • Das Dokument wurde von allen Unterzeichnern unterzeichnet

Was Ihr Kunde sieht, wenn Sie eine e-Signatur

Ihr Kunde kann ein Dokument anzeigen und elektronisch unterzeichnen, indem er es in der Kategorie " Dokumente" im Abschnitt " Warten" auf der Startseite oder auf der Seite " Dokumente" auf Kundenportal anklickt, oder indem er auf den Link in seiner E-Mail-Benachrichtigung klickt.

  • In der Web-Version:

  • In der mobilen Version:

Wenn Sie ein e-Signatur von mehr als einem Benutzer für ein Konto anfordern (z. B. Ehepartner), sieht nur der Benutzer, der unterschreibt, sein eigenes e-Signatur Feld. Das Dokument bleibt auf der E-Signatur auf der Unterregisterkarte Unterschriften, bis beide Parteien es elektronisch signiert haben.

Wenn der Kunde den Antrag Signatur zum ersten Mal erhält, wird er aufgefordert, die Erklärung über elektronische Signaturen zu lesen und der Verwendung elektronischer Signaturen zuzustimmen.

Wenn Sie TaxDome von der Client-Seite aus sehen möchten, greifen Sie auf eine schreibgeschützte Ansicht zu.

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