Unterschriften (Basic): E-Signaturen von Kunden anfordern

Die elektronische Unterzeichnung von Dokumenten ist ebenso rechtsverbindlich wie die handschriftliche Unterzeichnung. Sobald ein Dokument unterzeichnet wurde, gilt es als endgültig und kann nicht mehr geändert werden. Mit TaxDome können Sie angeben, wo Sie elektronische Signaturen wünschen, Felder für den Steuerzahler und seinen Ehepartner einfügen, eine wissensbasierte Authentifizierung (KBA) oder QES/AdES hinzufügen, Erinnerungen einschalten - und vieles mehr! Ihre Kunden können Dokumente unabhängig davon unterzeichnen, ob sie die Mandantenportal nutzen.

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Bevor Sie beginnen

Um mit der Anfrage Signatur fortzufahren:

  • Stellen Sie sicher, dass Ihr Dokument eine PDF Datei ist.
  • Stellen Sie sicher, dass das Dokument in einem Ordner mit Kunde kann Zugang einsehen . Wenn sie sich in einem Ordner mit anderen Zugriffsrechten befindet, es bewegen zu einer mit Der Kunde kann sehen Zugang.
  • Entscheiden Sie, ob Sie Ihren Kunden erlauben wollen, Dokumente zu unterschreiben, ohne sich anzumelden. Wenn ja, deaktivieren Sie die OptionAnmeldung für e-Signatur erforderlich. Diejenigen, die Mandantenportal nicht verwenden, können unabhängig von dieser Einstellung Dokumente auf Ihren Wunsch hin unterzeichnen.

E-Signaturen von Kunden anfordern

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein e-Signatur von einem Kunden anzufordern:

1. Gehen Sie zur Unterregisterkarte " Dokumente" eines Kundenkontos, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts auf der Seite PDF und wählen Sie dann Signatur.

2. Wählen Sie den Unterzeichner in der Liste Unterzeichner oder wenden Sie eine VorlageSignatur an. Sie können alle mit dem Konto verknüpften Kontakte auswählen oder einen Drittunterzeichner hinzufügen.

3. Ziehen Sie das Feld e-Signatur und legen Sie es ab. Bewegen Sie den Mauszeiger bei Bedarf über eine der Feldecken und ändern Sie die Größe des Signatur Feldes.

4. СKlicken Sie aufSenden. Die Einzelheiten des Menüs Signatur finden Sie im folgenden Unterabschnitt.

Menü für Unterschriftenanfragen

Bei der Beantragung einer e-Signatur haben Sie verschiedene Möglichkeiten, die wir im Folgenden näher beschreiben:

1. Erfordern Sie KBA /QES/AdES: fügen Sie dieKBA Authentifizierungsmethode (nur für Ihre US-Kunden) oder QES/ AdES Signatur (nur für Ihre EU-Kunden). Wenn QES/AdES ausgewählt wird, unterscheidet sich der folgende Ablauf wie im ausführlichen Artikel beschrieben. 

2. Vorlage: Wenn Sie Signatur Vorlagen erstellt haben, um bei häufig verwendeten Formularen Zeit zu sparen, können Sie hier eine auswählen.

3. Unterzeichner: Wählen Sie einen Unterzeichner aus, für den Sie Signatur Felder hinzufügen möchten.

  • Klicken Sie auf den Namen eines Unterzeichners und ziehen Sie dann die Felder von Signatur darunter per Drag & Drop.
  • Klicken Sie auf das X auf der rechten Seite, um einen Unterzeichner zu löschen.
  • Um ein Feld für einen Firmenvertreter hinzuzufügen, wählen Sie die Option Ich (Details unten).
  • Ändern Sie die Standardreihenfolge der Unterschriften.

4. Unterzeichner hinzufügen: Wählen Sie die Kontakte des Kontos aus, die das Dokument unterzeichnen sollen, oder fügen Sie einen neuen Unterzeichner mit dessen E-Mail-Adresse hinzu.

5. Felder für die Unterschrift:

  • Unterschrift: Verwenden Sie dies für eine elektronischeSignatur von einem Kunden oder einem Firmenvertreter. Jedes Signatur Feld enthält das Signatur, das Datum und die Uhrzeit der Unterzeichnung.
  • Initialen: Verwenden Sie dieses Feld, wenn der Kunde oder der Firmenvertreter seine Initialen hinzufügen soll.
  • Datum der Unterzeichnung: Dieses Feld wird ausgefüllt, wenn der Kunde das Dokument unterzeichnet, und der Firmenvertreter sieht es in der Zeitzone des Servers TaxDome . In den Feldern des Firmenvertreters werden die Daten angezeigt, wenn die Dokumente an die Kunden gesendet werden. Die Daten können nicht bearbeitet werden.
  • Text: zusätzliche Informationen anfordern oder hinzufügen:
    • Um zusätzliche Daten anzufordern, platzieren Sie das Feld an der gewünschten Stelle und klicken Sie es dann an, um es zu bearbeiten.
    • Um Informationen hinzuzufügen, platzieren Sie das vorausgefüllte Feld an der gewünschten Stelle und klicken Sie dann auf das Feld, um es zu bearbeiten.

6. Datumsformat: Wählen Sie das Datumsformat für elektronische Unterschriften. Wenn nicht manuell eingestellt, wird das Standard-Datumsformat verwendet.

7. Erinnerungen: Schalten Sie diese Option auf , wenn Sie möchten, dass automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung an den Kunden gesendet wird, wenn er nicht rechtzeitig unterschreibt (Details unten). Mahnungen enthalten den Text aus dem nächsten Feld - Nachricht für den Kunden. 

8. Nachricht für den Kunden: Diese Nachricht ersetzt den Standardtext in der E-Mail-Benachrichtigung des Systems, die zusammen mit der Anfrage an Signatur gesendet wird. Diese E-Mail ist für Sie nicht mehr zugänglich, nachdem Sie die Anfrage gesendet haben. Um sie wiederzuverwenden, sollten Sie sie der VorlageSignatur hinzufügen.

9. Shortcode hinzufügen: Dies sind Codes, die automatisch durch Schlüsselinformationen im Feld Nachricht für den Kunden ersetzt werden, z. B. Name des Empfängers, Adresse, Kontoname oder Datum (lesen Sie mehr über shortcodes).

10. Senden: Klicken Sie hier, wenn das Dokument zur Unterzeichnung bereit ist.

11. Speichern: Speichern Sie Ihre Änderungen, ohne das Dokument zu senden: Alle hinzugefügten Felder werden gespeichert, und das Dokument ist auf der Registerkarte Dokumente im Bereich Unterschriften sichtbar. Sie können das Dokument weiterhin überprüfen und Felder hinzufügen oder löschen. Das Dokument ist für den Kunden erst sichtbar, wenn Sie auf Senden klicken.

E-Signaturen von Dritten anfordern

Wenn Ihr Kunde die Website Mandantenportal nicht nutzt oder wenn Sie eine andere Person (z. B. einen Bevollmächtigten) benötigen, um das Dokument zu unterzeichnen, können Sie auch deren Signatur anfordern. Wenn Sie Unterzeichner hinzufügen müssen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf Unterzeichner hinzufügen unter der Liste Unterzeichner . Wählen Sie Neuer Unterzeichner.

2. Geben Sie den Vornamen, den Nachnamen (optional) und die E-Mail-Adresse ein.

3 (optional). Wenn sie später Zugang zum Portal benötigen, aktivieren Sie die Option Neuen Kontakt erstellen . Wenn Sie Kontaktdetails hinzufügen möchten, erweitern Sie den Abschnitt Kontaktinformationen und füllen Sie das gewünschte Feld aus.

4. Klicken Sie auf Bestätigen. Dadurch wird die Person zur Unterzeichnerliste hinzugefügt. Fordern Sie ihre Signatur an, als ob sie nur ein weiterer Kontakt wären, der mit dem Konto verknüpft ist. 

Wenn Sie eine Signatur von einem Nicht-Kunden anfordern, erhält der Unterzeichner einen eindeutigen Link per E-Mail. Der Link ist 7 Tage lang gültig. Er kann durch Anklicken unterschreiben, eine Autorisierung ist nicht erforderlich.

E-Mail des Firmenvertreters hinzufügenSignatur

Die meisten Dokumente müssen von einem oder mehreren Steuerberatern unterzeichnet werden. Wenn mehrere Vertreter des Unternehmens unterschreiben müssen, fügen Sie Felder für sie hinzu und bearbeiten Sie sie unter Angabe der Namen der einzelnen Teammitglieder.

Wenn Sie ein e-Signatur von einem Teammitglied anfordern, wählen Sie in der Dropdown-Liste Unterzeichner auswählen die Option Ich. Die verfügbaren Felder sind:

  • Unterschrift: Ihr Name wird standardmäßig angezeigt, Sie können ihn jedoch ändern. Wenn Sie mehr Signatur Felder für Firmenvertreter benötigen, fügen Sie weitere hinzu und bearbeiten Sie dann die Namen.
  • Initialen: Standardmäßig werden die ausgewählten Initialen angezeigt, aber Sie können das Feld nach Bedarf bearbeiten.
  • Datum: Dieses Feld wird automatisch ausgefüllt, wenn das Dokument an den Kunden gesendet wird.
  • Text: Fügen Sie den Namen Ihres Unternehmens, Ihre Adresse oder andere notwendige Angaben hinzu.

Tipps:

  • Wenn Sie Ihren Namen oder Ihre Initialen ändern müssen, klicken Sie auf das Feld und bearbeiten Sie es.
  • Wenn ein Signatur Feld für einen Firmenvertreter hinzugefügt wird und das Dokument noch nicht an den Kunden gesendet wurde, kann das Feld von jedem Teammitglied mit Zugang zu den Kontodokumenten des Kunden bearbeitet oder gelöscht werden.
  • Sobald Sie das Dokument an den Kunden senden, gilt das Dokument als von Ihrer Firma unterzeichnet, und der Kunde kann dies sehen (mit Ausnahme von QES/ AdES Unterschriften).
  • Wenn Signatur Felder für Firmenvertreter hinzugefügt werden und das Dokument noch nicht vom Kunden unterschrieben wurde, haben Sie immer noch Zeit, die e-Signatur Anfrage zu stornieren, falls erforderlich.
  • Der Prüfpfad des Dokuments zeigt, wer das Feld Signatur jedes Firmenvertreters im Dokument erstellt hat.

Kunden an die elektronische Unterzeichnung von Dokumenten erinnern

Wann immer Sie etwas mit einem Aktionsobjekt an einen Kunden senden, wird dieser benachrichtigt. Alle Benutzer, die mit dem Konto verbunden sind, erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn die Benachrichtigung aktiviert ist. Prüfen Sie, ob die Benachrichtigungen aktiviert sind, indem Sie die Spalte " Benachrichtigen" in der Kontenliste überprüfen.   

Tipp

Tipp! Denken Sie daran, dass der per E-Mail versandte Link mit dem Antrag auf Signatur in 7 Tagen abläuft . Um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, sollten Sie Ihre Kunden daran erinnern, umgehend zu handeln. Alternativ können Sie sie darauf hinweisen, dass sie den Antrag jederzeit direkt über Mandantenportal aufrufen und unterschreiben können, wo es kein Verfallsdatum gibt.

Wenn die Empfänger zu lange brauchen, um zu antworten, oder wenn sie to do vergessen, können Sie das tun:

Manuelle Mahnungen (erneutes Senden)

Um eine Benachrichtigung, die eine e-Signatur anfordert, erneut zu senden, klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Dokument in der Liste der Unterschriften und wählen Sie erneut senden.

Was passiert:

  • Eine zusätzliche E-Mail-Nachricht wird an den Kunden gesendet
  • Eine Benachrichtigung über das ausstehende e-Signatur Dokument wird an den Anfang der Liste " Warten auf Aktion " des Kunden verschoben

Automatische Mahnungen

Kunden erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn Sie ihnen ein Dokument zur elektronischen Unterschrift senden.

Wenn Sie bei der Anforderung einer elektronischen Unterschrift (Signatur) dieErinnerungsfunktion aktivieren, werden zusätzliche E-Mails an den Kunden gesendet, wenn er das Dokument nicht innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens elektronisch unterzeichnet. 

Sobald Sie auf Erinnerungen umschalten, treffen Sie Ihre Auswahl:

  • Tage bis zur nächsten Erinnerung: Legen Sie fest, dass die Erinnerung nach einer bestimmten Anzahl von Tagen verschickt wird, wenn das Dokument nicht von allen Unterzeichnern elektronisch signiert wurde. Standardmäßig wird eine Erinnerung drei Tage nach der Anforderung von e-Signatur gesendet.
  • Anzahl der Erinnerungen: Legen Sie die Anzahl der Erinnerungen fest, die an den Kunden gesendet werden. In der Standardeinstellung erhält der Kunde nur eine Erinnerungs-E-Mail

Die Erinnerungen hören auf, wenn:

  • Die eingestellte Anzahl von Mahnungen wurde verschickt
  • Das Dokument wurde von allen Unterzeichnern unterzeichnet

Die Erinnerungsoption kann jederzeit ein- und ausgeschaltet werden, indem das Dokument geöffnet wird, das zur Signatur ansteht (auch wenn einer der Unterzeichner es bereits elektronisch signiert hat). Öffnen Sie To do das Kundenprofil und wechseln Sie zu Dokumente > Signaturen. Suchen Sie auf der Unterregisterkarte Unterschriften ein Dokument und klicken Sie auf dessen Namen. Klicken Sie dann auf Unterzeichner anzeigen und update die Erinnerungseinstellungen. Vergessen Sie nicht, auf Speichern zu klicken, wenn Sie Änderungen vorgenommen haben.

Ansicht des Kunden

Wenn die Benachrichtigungen für den Kunden eingeschaltet sind, wird er über den Erhalt einer Signatur informiert. Ihre Kunden können Signatur auf unterschiedliche Weise sehen und öffnen:

  • Über das Mandantenportal oder die mobile App: Klicken Sie auf die Benachrichtigung unter der Aufgabenliste auf der Startseite oder im Abschnitt " Warten auf eine Aktion". Sie können sie auch direkt auf der Seite Dokumente öffnen.
  • In der E-Mail-Benachrichtigung: Klicken Sie in der E-Mail auf Überprüfen & Unterschreiben.

Wenn Unterzeichner das Dokument unterschreiben können , ohne sich anzumelden, ist der E-Mail-Link sieben Tage nach dem Versand gültig.

Wenn Sie eine Signatur Unterschrift von mehr als einem Benutzer für ein Konto anfordern (z. B. Ehegatten), sieht jeder Benutzer nur sein eigenes Feld für die elektronische Signatur . Das Dokument bleibt im Status Ausstehend E-Signatur status auf der Unterregisterkarte Unterschriften, bis es von beiden Parteien unterzeichnet wurde.

Wenn ein Kunde zum ersten Mal einen Signatur erhält, wird er aufgefordert, die Erklärung zu elektronischen Signaturen zu lesen und der Verwendung elektronischer Signaturen zuzustimmen.

Um die gesendete Signatur aus der Sicht des Clients zu sehen, rufen Sie die schreibgeschützte Ansicht auf.

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