Auftrag automatisch verschieben, wenn Signatur abgeschlossen

You can set up your jobs to move automatically to the next stage of the pipeline once the document is signed by all parties. To make this automation magic happen, turn on the  Automove feature, then link your document to a job either from the web portal or from the Windows desktop app. The same logic works if you request approval and link the document pending approval. 

Schritt 1. Einrichten von e-sign Stufe und Aktivieren der automatischen Übertragung

Ein perfekt automatisierter Prozess beginnt immer mit der Auswahl des richtigen Platzes in Ihrem workflow. Sie können dies in zwei Schritten tun:

1. Make sure you have a stage in your pipeline for documents pending signature. This stage could also include a task template for the team member responsible. Once the job enters this stage, the task is created asking them to upload 8879, request a signature for it and link the document to the job. 

   

2. Make sure the Automove Jobs toggle for the stage is turned on. You don’t have to add any automations to make it work with the linked document pending signature, although you have the option of doing so.

Schritt 2. Laden Sie ein Dokument hoch und verknüpfen Sie es mit dem Auftrag

Es ist nicht nur wichtig, ein Dokument hochzuladen, sondern es auch mit dem Auftrag zu verknüpfen, denn nur so können Sie sicherstellen, dass der Auftrag in die nächste Stufe übergeht, sobald das Dokument von allen Parteien unterzeichnet wurde. Sie können dies auf zwei Arten tun:

• Über das Webportal

• Über die Windows-Anwendung

Über das Webportal

Upload the prepared docs to a folder with Client can view access. Once you clicked Next at the beginning of uploading, click the + Link jobs button, select a job and click Link.

You can also link the document to jobs while sending a signature request or from the document list after uploading. Check out our guide on linking documents to jobs .

Über die Windows-Anwendung

When uploading a document via the desktop app , turn on the Link to job toggle, then select the job from the list. 

Schritt 3. Anfordern einer Signatur

Use the  Request Signature option to send the PDF to the client for e-signing. You can do this either from the web portal or from the desktop app. 

Hinweis

If the document isn’t signed and you manually move the job to another stage, you’ll be prompted to decide what to do about it. If the client has opted out of e-signature entirely, the job won’t automove to the next stage. To resume the workflow in that case, you’ll need to unlink the document from the job.

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