Stufe Automatisierung Beispiele (Basic): E-Mail senden
Sie können Ihre E-Mails automatisch erstellen und versenden lassen. Jede E-Mail wird personalisiert und enthält alle notwendigen Details, auch wenn sie für jeden Kunden unterschiedlich sind. Um die Automatisierung magisch passieren, richten Sie die Schaltfläche E-Mail senden Automatisierung für jeden Stufe wenn Sie die E-Mails senden möchten.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie diese Automatisierung in pipeline Stufen, aber dieser Ansatz gilt auch für die Einrichtung von Automatisierung in benutzerdefinierten Auftrag Status.
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Automatisierungen für den E-Mail-Versand einrichten
Wenn es um automatisierte E-Mails geht, läuft der Prozess in der Regel wie folgt ab
1. Wenn Sie möchten, dass Ihre E-Mails automatisch versendet werden, benötigen Sie für jede E-Mail eine Vorlage. Wenn Sie noch keine haben, können Sie eine erstellen, indem Sie beim Hinzufügen der E-Mail auf Neue Vorlage klicken. Automatisierung. Stellen Sie sicher, dass Sie shortcodes in Vorlagen verwenden, um sie zu personalisieren.
2. Im Allgemeinen ist es nicht sinnvoll, eine separate Stufe in Ihrem pipeline für das Senden von E-Mails. Stattdessen können Sie die E-Mail senden Automatisierung zu den verschiedenen Phasen hinzufügen, um:
- Kommunizieren Sie, was Sie von Ihren Kunden bei jedem Schritt des Prozesses erwarten, z. B. die Aufforderung zum Hochladen von Dokumenten, die Kennzeichnung von Kundenaufgaben als erledigt, das Ausfüllen der Fragebogen.
- Informieren Sie Ihre Kunden über den aktuellen Stand der Dinge, z. B. darüber, wann Sie ihre Unterlagen erhalten haben oder wann ihre Steuererklärung fertig ist.
Sobald Auftrag diese Stufe eingibt, wird die E-Mail automatisch an alle mit dem Kundenkonto verbundenen Kontakte gesendet.
Hinweis! Für den E-Mail-Versand Automatisierung, spielt es keine Rolle, ob der Schalter Automove Aufträge für Stufe aktiviert ist. Der Automatisierung wird automatisch ausgelöst und muss weder vom Kunden noch von der Firma ausgeführt werden, um abgeschlossen zu werden. Außerdem werden keine Elemente mit Auftrag verknüpft, wenn Automatisierung ausgelöst wird.
Verknüpfung von E-Mail-Anhängen mit einem Auftrag
Sie können keine E-Mails mit Aufträge verknüpfen, aber Sie können E-Mail-Anhänge von Kunden verknüpfen lassen. Gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie die E-Mail mit der angehängten Datei und klicken Sie auf den Link Speichern unter TaxDome auf der rechten Seite.
- Bearbeiten Sie den Dateinamen und die Beschreibung (optional) und klicken Sie auf Hochladen. Die Datei wird im Ordner " Vom Kunden hochgeladene Dokumente " gespeichert.
- Öffnen Sie die Karte Auftrag entweder in der Kanban-Ansicht, im Kalender oder in der Aufträge Liste.
- Verknüpfen Sie das Dokument mit ihm: Klicken Sie im Abschnitt Verknüpfung auf Verknüpfung , wählen Sie Dokumente, klicken Sie auf den Ordner vom Kunden hochgeladene Dokumente, wählen Sie die gewünschten Dateien und klicken Sie dann auf Speichern. Oder, um ein neues Dokument hochzuladen und zu verknüpfen, klicken Sie auf Neu im Abschnitt Verknüpft und wählen Sie Dokument.
Jetzt können Ihre Teammitglieder ganz einfach auf die benötigten Dokumente im Abschnitt "Verknüpfte > Dokumente " auf der rechten Seite zugreifen Auftrag Karte.
Tipp! Aktivieren Sie die Funktion Anhänge automatisch speichern, um die ersten beiden Schritte zu überspringen und die Dokumente automatisch speichern zu lassen.
Personalisieren Sie automatisierte E-Mails
Sie können beliebige benutzerdefinierte Daten verwenden, um Ihre automatisierten E-Mails anzupassen und ihnen eine persönliche Note zu verleihen. To do so:
- Vergewissern Sie sich, dass Ihre Kundenkonten und Kontakte alle erforderlichen Angaben in den benutzerdefinierten Feldern enthalten. Es kann sogar noch hilfreicher sein, alles, was Sie brauchen, beim Importieren von Konten hinzuzufügen.
- Fügen Sie shortcodes zur E-Mail-Vorlage hinzu und verwenden Sie sie für die oben beschriebene Automatisierung .
Sobald die E-Mail automatisch versendet wird, shortcodes im E-Mail-Titel und/oder im Textfeld durch die Daten des benutzerdefinierten Feldes ersetzt, z. B. Vor- und Nachname, geschätzte Steuerzahlung, Firmenangaben oder ein bestimmtes Datum.
