E-Mails automatisch versenden

Sie können Ihre E-Mails automatisch erstellen und versenden lassen. Jede E-Mail wird personalisiert und enthält alle notwendigen Details, auch wenn diese für jeden Kunden unterschiedlich sind. Um die Automatisierung , richten Sie die Automatisierung „E-Mail senden” Automatisierung jede Stufe ein Stufe Sie die E-Mails versenden möchten.

In this article, you will learn how to set up this automation in pipeline stages, but this approach also applies to setting up this automation in custom job statuses .

E-Mail Automatisierung, erklärt

Within a pipeline, you can automatically send emails to clients at specific stages. TaxDome firms widely use automated emails to:

• Kommunizieren Sie Ihre Erwartungen in jeder Phase des Prozesses (z. B. Anfordern von Dokumenten, Auffordern der Kunden, Organizer auszufüllen).
• Geben Sie Anweisungen (z. B. erklären Sie die nächsten Schritte, teilen Sie wichtige Fristen mit).
• Informieren Sie Kunden überstatus ihres Auftrag status z. B. benachrichtigen Sie sie, wenn Dokumente eingegangen sind oder wenn ihre Steuererklärung zur Überprüfung bereitsteht).

Automatisierungen für den E-Mail-Versand einrichten

Wenn es um automatisierte E-Mails geht, läuft der Prozess in der Regel wie folgt ab

1. Wenn Sie möchten, dass Ihre E-Mails automatisch versendet werden, benötigen Sie für jede einzelne eine Vorlage . Wenn Sie noch keine haben, können Sie eine erstellen, indem Sie beim Hinzufügen der Automatisierung hinzufügen. Verwenden Sie unbedingt shortcodes Vorlagen , um diese zu personalisieren.

2. Generally, you may not want to have a separate stage in your pipeline for sending emails. Instead, you can add the Send email automation to the different stages, to:

• Kommunizieren Sie, was Sie von Ihren Kunden bei jedem Schritt des Prozesses erwarten, z. B. die Aufforderung zum Hochladen von Dokumenten, die Kennzeichnung von Kundenaufgaben als erledigt, das Ausfüllen der Fragebogen.

• Informieren Sie Ihre Kunden über den aktuellen Stand der Dinge, z. B. darüber, wann Sie ihre Unterlagen erhalten haben oder wann ihre Steuererklärung fertig ist.

Sobald Auftrag diese Stufe eingibt, wird die E-Mail automatisch an alle mit dem Kundenkonto verbundenen Kontakte gesendet.

Hinweis

Für die E-Mail senden Automatisierung, spielt es keine Rolle, ob die Automove Aufträge Der Schalter für die Stufe aktiviert. Die Automatisierung automatisch ausgelöst und erfordert keine Maßnahmen seitens des Kunden oder der Firma, um abgeschlossen zu werden. Außerdem sind keine Elemente mit dem Auftrag verknüpft, Auftrag die Automatisierung ausgelöst Automatisierung .

Absender und Thread-Bearbeiter konfigurieren

Wenn Sie die Automatisierung „E-Mail senden“ hinzufügen, können Sie konfigurieren, wer die E-Mail sendet und wer den Thread verwaltet. In der Regel werden diese Einstellungen in der E-Mail-Vorlage festgelegt. Wenn Sie Automatisierung hinzufügen, werden Ihnen die Teammitglieder angezeigt, die als Absender und als Thread-Beauftragte ausgewählt wurden.

Wenn Sie etwas ändern möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Klicken Sie in den Automatisierung auf „Zur Vorlage gehen“, um alle Vorlagendetails schnell zu bearbeiten.
• Klicken Sie auf „Anpassen“, um die anderen Absenderoptionen anzuzeigen. Sie können ein anderes Teammitglied auswählen oder die E-Mail von dem Mitarbeiter senden, der als Auftrag festgelegt ist, oder von demjenigen, der eine Rollenzuweisung hat.

Absenderoptionen

Wählen Sie aus, wer die E-Mail versenden soll:

• Teammitglied: Wählen Sie das andere Teammitglied aus. Dieses muss seine E-Mail-Adresse mit TaxDome synchronisiert haben TaxDome die Einstellung Anderen erlauben, von meiner E-Mail-Adresse zu senden aktiviert haben.

• Auftrag : Die E-Mail wird von der E-Mail-Adresse Auftrag versendet. Bei mehreren Zustellern wird sie von demjenigen versendet, der in der Liste der Beauftragte(r) auf der Auftrag aufgeführt ist. Der Auftrag muss seine E-Mail-Adresse mit TaxDome synchronisiert haben.

• Rolle: Die E-Mail wird von dem Teammitglied versendet, zugewiesen ausgewählten Rolle für dieses Kundenkonto zugewiesen (z. B. Steuerberater, Kundenbetreuer, Prüfer). Das Teammitglied, zugewiesen Rolle zugewiesen , muss seine E-Mail-Adresse mit TaxDome synchronisiert haben.

Anpassen von Absender und Thread-Verantwortlichem beim Hinzufügen/Verschieben von Aufträge

The options you choose in the pipeline settings are the default ones. However, you can always customize sender and thread assignee when moving your jobs manually or adding them to the pipeline.

Wenn Sie einen Auftrag eine Stufe verschieben, Stufe über eine Automatisierung verfügt, werden die Automatisierung im Popup-Fenster angezeigt. Wenn Sie „Anpassen“ aktiviert haben, können Sie die Einstellungen für den Absender und den Thread-Bearbeiter ändern:

Tipp

Diese Flexibilität ist besonders nützlich, wenn Sie E-Mails von einem anderen Teammitglied für bestimmte Kunden oder Situationen versenden müssen, ohne die Automatisierung selbst zu ändern.

Personalisieren Sie automatisierte E-Mails

Sie können beliebige benutzerdefinierte Daten verwenden, um Ihre automatisierten E-Mails anzupassen und ihnen eine persönliche Note zu verleihen. To do so:

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Kundenkonten und Kontakte alle erforderlichen Angaben in den benutzerdefinierten Feldern enthalten . Es kann sogar noch hilfreicher sein, alle erforderlichen Angaben beim Importieren von Konten hinzuzufügen.

• Hinzufügen shortcodes in die E-Mail-Vorlage ein und verwenden Sie diese für die oben Automatisierung .

Sobald die E-Mail automatisch versendet wird, shortcodes im E-Mail-Titel und/oder im Textfeld durch die Daten des benutzerdefinierten Feldes ersetzt, z. B. Vor- und Nachname, geschätzte Steuerzahlung, Firmenangaben oder ein bestimmtes Datum.

Verknüpfung von E-Mail-Anhängen mit einem Auftrag

Sie können E-Mails nicht mit Aufträge verknüpfen, aber Sie können die E-Mail-Anhänge Ihrer Kunden verknüpfen . Befolgen Sie dazu diese Schritte:

1. Öffnen Sie die E-Mail mit dem Anhang und klicken Sie rechts auf den Link „In TaxDome speichern ”.

2. Bearbeiten Sie den Dateinamen und die Beschreibung (optional) und klicken Sie auf „Hochladen“. Die Datei wird im Ordner „Vom Kunden hochgeladene Dokumente “ gespeichert.

3. Öffnen Sie die Auftrag entweder aus der Kanban-Ansicht, dem Kalender oder aus den Aufträge .

4. Verknüpfen Sie das Dokument damit: Klicken Sie im Abschnitt „Verknüpft“ auf „Verknüpfen“, wählen Sie „Dokumente“ aus, klicken Sie auf den Ordner „Vom Kunden hochgeladene Dokumente“ und wählen Sie die gewünschten Dateien aus. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“. Um ein neues Dokument hochzuladen und zu verknüpfen, klicken Sie im Abschnitt „Verknüpft“ auf „Neu“ und wählen Sie „Dokument“ aus.

Jetzt können Ihre Teammitglieder ganz einfach auf die benötigten Dokumente im Bereich „Verknüpft > Dokumente” auf der rechten Seite der Auftrag zugreifen.

Tipp

Einschalten die Automatisches Speichern von Anhängen um die ersten beiden Schritte zu überspringen und die Dokumente automatisch speichern zu lassen.

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