E-Mails automatisch versenden

You can have your emails created and sent automatically. Every email will be personalized and contain all the necessary details, even if they are different for each client. To make the automation magic happen, set up the Send email automation for each stage when you need the emails sent.

In this article, you will learn how to set up this automation in pipeline stages, but this approach also applies to setting up this automation in custom job statuses .

Automatisierungen für den E-Mail-Versand einrichten

Wenn es um automatisierte E-Mails geht, läuft der Prozess in der Regel wie folgt ab

1. If you want your emails to be sent automatically, you need a template for each of them. If you don’t have one, you can create one by clicking New template when you add the automation . Make sure to use shortcodes in templates to personalize it. 

2. Generally, you may not want to have a separate stage in your pipeline for sending emails. Instead, you can add the Send email automation to the different stages, to:

• Kommunizieren Sie, was Sie von Ihren Kunden bei jedem Schritt des Prozesses erwarten, z. B. die Aufforderung zum Hochladen von Dokumenten, die Kennzeichnung von Kundenaufgaben als erledigt, das Ausfüllen der Fragebogen.

• Informieren Sie Ihre Kunden über den aktuellen Stand der Dinge, z. B. darüber, wann Sie ihre Unterlagen erhalten haben oder wann ihre Steuererklärung fertig ist.

  Sobald Auftrag diese Stufe eingibt, wird die E-Mail automatisch an alle mit dem Kundenkonto verbundenen Kontakte gesendet.

  

Hinweis

Für die E-Mail senden Automatisierung, spielt es keine Rolle, ob die Automove Aufträge für die Stufe eingeschaltet ist. Die Automatisierung wird automatisch ausgelöst und erfordert weder vom Kunden noch von der Firma eine Aktion, um abgeschlossen zu werden. Außerdem werden keine Elemente mit dem Auftrag verknüpft, wenn die Automatisierung ausgelöst wird.

Verknüpfung von E-Mail-Anhängen mit einem Auftrag

You cannot link emails to jobs, but you can have clients’ email attachments linked . Follow these steps:

1. Open the email with the file attached and click the Save to TaxDome link on the right.

2. Edit the file name and the description (optionally) and click Upload. The file will be saved to the Client uploaded documents folder.

3. Open the job card either from the kanban view, calendar, or from the **Jobs **list.

4. Verknüpfen Sie das Dokument mit ihm: Klicken Sie im Abschnitt Verknüpfung auf Verknüpfung, wählen Sie Dokumente, klicken Sie auf den Ordner vom Kunden hochgeladene Dokumente, wählen Sie die gewünschten Dateien und klicken Sie dann auf Speichern. Oder, um ein neues Dokument hochzuladen und zu verknüpfen, klicken Sie auf Neu im Abschnitt Verknüpft und wählen Sie Dokument.

   Jetzt können Ihre Teammitglieder leicht auf die benötigten Dokumente im Bereich Verknüpfte > Dokumente auf der rechten Seite der Auftrag . 

   

Tipp

Einschalten die Automatisches Speichern von Anhängen um die ersten beiden Schritte zu überspringen und die Dokumente automatisch speichern zu lassen.

Personalisieren Sie automatisierte E-Mails

Sie können beliebige benutzerdefinierte Daten verwenden, um Ihre automatisierten E-Mails anzupassen und ihnen eine persönliche Note zu verleihen. To do so:

• Make sure your client accounts and contacts have all the necessary details in the custom fields . It may be even more helpful to add everything you need while importing accounts.

• Add shortcodes to the email template and use it for the automation described above .

  Sobald die E-Mail automatisch versendet wird, shortcodes im E-Mail-Titel und/oder im Textfeld durch die Daten des benutzerdefinierten Feldes ersetzt, z. B. Vor- und Nachname, geschätzte Steuerzahlung, Firmenangaben oder ein bestimmtes Datum. 

  

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