Automatisierung Beispiele (Basic): Versenden von E-Mails

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Sie können Ihre E-Mails automatisch erstellen und versenden lassen. Jede E-Mail wird personalisiert und enthält alle notwendigen Angaben, auch wenn sie für jeden Kunden unterschiedlich sind. Um die Magie von Automatisierung in Gang zu setzen, richten Sie die Funktion E-Mail senden Automatisierung für jede Stufe ein, wenn Sie die E-Mails versenden möchten.

Hier abgedeckt:

• Automatisierungen für den E-Mail-Versand einrichten
• Verknüpfung von E-Mail-Anhängen mit einem Auftrag
• Personalisieren Sie automatisierte E-Mails

Automatisierungen für den E-Mail-Versand einrichten

Wenn es um automatisierte E-Mails geht, läuft der Prozess in der Regel wie folgt ab

1. If you want your emails to be sent automatically, you need a template for each of them. If you don't have one, you can create one by clicking New template when you add the automation. Make sure to use shortcodes in templates to personalize it. 

2. Generally, you may not want to have a separate stage in your pipeline for sending emails. Instead, you can add the Send email automation to the different stages, to:

• Kommunizieren Sie, was Sie von Ihren Kunden bei jedem Schritt des Prozesses erwarten, z. B. die Aufforderung zum Hochladen von Dokumenten, die Kennzeichnung von Kundenaufgaben als erledigt, das Ausfüllen der Fragebogen.
• Informieren Sie Ihre Kunden über den aktuellen Stand der Dinge, z. B. darüber, wann Sie ihre Unterlagen erhalten haben oder wann ihre Steuererklärung fertig ist.

Sobald Auftrag diese Stufe eingibt, wird die E-Mail automatisch an alle mit dem Kundenkonto verbundenen Kontakte gesendet.

Hinweis! Für den E-Mail-Versand Automatisierung, spielt es keine Rolle, ob der Schalter Automove Aufträge für Stufe aktiviert ist. Der Automatisierung wird automatisch ausgelöst und muss weder vom Kunden noch von der Firma ausgeführt werden, um abgeschlossen zu werden. Außerdem werden keine Elemente mit Auftrag verknüpft, wenn Automatisierung ausgelöst wird.

Verknüpfung von E-Mail-Anhängen mit einem Auftrag

Sie können keine E-Mails mit Aufträge verknüpfen, aber Sie können E-Mail-Anhänge von Kunden verknüpfen lassen. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die E-Mail mit der angehängten Datei und klicken Sie auf den Link Speichern unter TaxDome auf der rechten Seite.
2. Bearbeiten Sie den Dateinamen und die Beschreibung (optional) und klicken Sie auf Hochladen. Die Datei wird im Ordner " Vom Kunden hochgeladene Dokumente " gespeichert.
3. Öffnen Sie die Karte Auftrag entweder in der Kanban-Ansicht, im Kalender oder in der Aufträge Liste.
4. Verknüpfen Sie das Dokument mit ihm: Klicken Sie oben auf +Verknüpfung , wählen Sie Dokumente, klicken Sie auf den Ordner " Vom Kunden hochgeladene Dokumente ", wählen Sie die gewünschten Dateien und klicken Sie dann auf Verknüpfung.

Jetzt können Ihre Teammitglieder die benötigten Dokumente direkt auf der Karte Auftrag abrufen.

Tipp! Aktivieren Sie die Funktion Anhänge automatisch speichern, um die ersten beiden Schritte zu überspringen und die Dokumente automatisch speichern zu lassen.

Personalisieren Sie automatisierte E-Mails

Sie können beliebige benutzerdefinierte Daten verwenden, um Ihre automatisierten E-Mails anzupassen und ihnen eine persönliche Note zu verleihen. To do so:

1. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Kundenkonten und Kontakte alle erforderlichen Angaben in den benutzerdefinierten Feldern enthalten. Es kann sogar noch hilfreicher sein, alles, was Sie brauchen, beim Importieren von Konten hinzuzufügen.
2. Add shortcodes to the email template and use it for the automation described above.

Once the email is automatically sent, shortcodes in the email title and/or body field are replaced with the custom fields data, such as first name and last name, estimated tax payment, company info or a specific date.