Dokumente (Advanced): Dateien versiegeln

Müssen Sie manchmal verhindern, dass ein Kunde Änderungen an einem Dokument vornimmt? Sie arbeiten zum Beispiel an einer Datei und möchten nicht, dass der Kunde sie versehentlich löscht oder verschiebt. Sie könnten die Datei in einem Ordner der obersten Ebene mit der Zugriffsstufe Der Kunde kann einsehen ablegen (herausfinden, wie)- auf diese Weise könnten sie das Dokument zwar sehen oder herunterladen, aber nichts weiter damit machen.

Eine andere Möglichkeit ist das Versiegeln des Dokuments. Dadurch bleibt das Dokument an seinem Ort, aber der Kunde kann es nicht löschen, bearbeiten oder in einen anderen Ordner verschieben.

Achtung!

• Sie können jedes Dokument oder jeden Ordner in den übergeordneten Ordnern versiegeln.
• Wenn ein versiegeltes Dokument oder ein versiegelter Ordner in einen Ordner der obersten Ebene mit der Zugriffsstufe Der Kunde kann einsehen oder Privat verschoben wird, wird die Versieglung aufgehoben.
• Wenn ein Dokument aus einem versiegelten Ordner verschoben wird, wird es entsiegelt.

Um Dokumente zu versiegeln, die in einem Ordner der obersten Ebene mit der Zugriffsstufe Kunde kann einsehen und bearbeiten gespeichert sind, aktivieren Sie das Kontrollkästchen links neben den Dokumenten, die Sie versiegeln möchten, und klicken Sie dann auf Versiegeln  über der Liste. Oder versiegeln Sie einen Ordner, so dass alle darin befindlichen Dokumente versiegelt werden.

Sie können ein Dokument auch versiegeln, indem Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen des Dokuments klicken und dann Seal.

Alle Dokumente, die in einem Ordner der obersten Ebene mit der Zugriffsebene Kunde kann einsehen und bearbeiten gespeichert sind, werden standardmäßig entsiegelt. Wenn Sie sie versiegeln, ändert sich ihr Status. 

Wenn Sie die Verwaltung bestimmter Dokumente durch Ihre Kunden nicht mehr einschränken müssen, heben Sie die Sperre auf, indem Sie die Dateien oder Ordner auswählen und auf die Schaltfläche Entsiegeln Schaltfläche oberhalb der Liste klicken.

Wenn Sie eine einzelne Datei entsiegeln möchten, können Sie auch auf das Symbol mit den drei Punkten ganz rechts neben dem Namen des Dokuments klicken und dann Entsiegeln wählen.