Wiederkehrende Rechnungen: Übersicht

Mit TaxDome können Sie Rechnungen automatisch erstellen lassen, eine Zahlungsermächtigung von Ihren Kunden anfordern und automatisch in regelmäßigen Abständen bezahlt werden. Auf diese Weise ist es einfach, regelmäßige Dienstleistungen für wiederkehrende Kunden zu erbringen. Erfahren Sie alles über die Grundlagen der Einrichtung wiederkehrender Rechnungen auf TaxDome.

Wiederkehrende Rechnungen, erklärt

Wenn Sie denselben Kunden in bestimmten Abständen dieselben Dienstleistungen anbieten (z. B. Lohnabrechnung oder Buchhaltung), kann es sinnvoll sein, deren Zahlungen zu planen. Mit TaxDome können Sie wiederkehrende Rechnungen verwenden. Sie können diese separat oder zusammen mit Angeboten versenden. Sie können sie auch verwenden, um eine Zahlung in mehrere Raten aufzuteilen.

Wiederkehrende Rechnungen stellen einmalige Rechnungen über denselben Betrag nach einem bestimmten Zeitplan aus.

Wenn Sie also eine wiederkehrende Rechnung erstellen:

1. Die wiederkehrende Rechnung wird auf der Seite Fakturierung > Wiederkehrende Rechnungen angezeigt, wo Sie den Zeitplan sehen können. 

2. Wenn Sie eine wiederkehrende Rechnung erstellen, TaxDome Rechnungsnummern beginnend mit der zuletzt verfügbaren Nummer. Wenn Sie beispielsweise eine Serie mit 9 Rechnungen erstellen und die zuletzt ausgestellte Rechnungsnummer 10 ist, reserviert das System die Nummern von 11 bis 19. Die nächste verfügbare Nummer ist dann 20.

3. Jedes Mal, wenn eine einmalige Rechnung zu einem bestimmten Datum ausgestellt wird, erscheint sie auf der Seite Fakturierung > Rechnungen in der Liste der einmaligen Rechnungen.

Ihre Kunden können jede Rechnung automatisch oder manuell bezahlen, je nachdem, wie Sie es eingerichtet haben:

• Automatische Zahlungen (nur verfügbar, wenn TaxDome (Stripe) Ihr Standard-Zahlungsdienstleister ist): 

  • Nachdem ein Kunde die Rechnung unterschrieben hat, wird die Karte des Kunden automatisch nach einem bestimmten Zeitplan belastet. 
  • Einmalige Rechnungen werden zusammen mit erfolgreichen Zahlungen ausgestellt. 
  • Die Kunden können den Zeitplan unter Mandantenportal einsehen. 

• Manuelle Zahlungen: 

  • Die Kunden brauchen die Rechnung nicht zu unterschreiben. 
  • Einmalige Rechnungen werden nach einem Zeitplan ausgestellt, der nicht von Zahlungen abhängt.
  • Die Kunden können den Zeitplan im Portal nicht einsehen. Für sie sehen diese Rechnungen wie standard Einmalrechnungen aus. 

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie Ihre erste wiederkehrende Rechnung erstellen, sollten Sie einige wichtige Dinge beachten:

1. Für automatische Zahlungen stellen Sie sicher, dass TaxDome (Stripe) Ihr Standard-Zahlungsanbieter ist. In einigen Fällen ist TaxDome möglicherweise die einzige Option, die für Ihr Unternehmen verfügbar ist.

2. Für günstigere Transaktionen ermöglichen Sie Ihren Kunden die Zahlung per Lastschrift. Aktivieren Sie To do diese Zahlungsmethode für Ihre Kunden.

3. Bevor Sie die wiederkehrende Rechnung Zahlungsermächtigung versenden, überprüfen Sie die Zeichnungsberechtigung in den Kontoeinstellungen .Um die wiederkehrende Rechnung , muss nur ein Kontakt die Zahlungsdaten hinzufügen und sie akzeptieren. Stellen Sie daher sicher, dass die Zeichnungsberechtigung für Kontakte, die nicht zeichnungsberechtigt sind (z. B. Kinder), deaktiviert ist.

4. Optional können Sie das Aussehen Ihrer Rechnungen anpassen , indem Sie das Farbschema Ihrer Rechnungen festlegen, das Layout auswählen und vieles mehr.

Drei Fragen, die Sie sich bei der Vorbereitung einer wiederkehrende Rechnung

Im Folgenden finden Sie einige wichtige Fragen, die Sie sich bei der Vorbereitung Ihrer wiederkehrende Rechnung stellen sollten, damit der Prozess reibungsloser verläuft:    

1. Wie oft möchte ich Zahlungen erhalten und wie viele Rechnungen sollen im Rahmen des wiederkehrenden Prozesses versendet werden? Wählen Sie dann die entsprechende Antwort in den Einstellungen für wiederkehrende Zahlungen aus .

2. Möchte ich, dass meine Rechnungen automatisch bezahlt werden, oder sollen sie nur gemäß dem Zeitplan versandt werden? Wählen Sie dann die entsprechende Zahlungsautorisierungsart aus .

3. Wie möchte ich meinen Kunden die Bezahlung der im Rahmen des wiederkehrenden Prozesses ausgestellten Rechnungen ermöglichen? Wählen Sie dann die für sie geeignete Zahlungsmethode aus.

Wo finde ich die wiederkehrende Rechnung , wenn sie abgeschickt wurde?

Sobald die wiederkehrende Rechnung erstellt ist, können Sie darauf über Abrechnung > Wiederkehrende Rechnungen in der linken Seitenleiste. Von hier aus können Sie:

• Den status wiederkehrende Rechnung anzeigen wiederkehrende Rechnung ob sie akzeptiert wurde, pünktlich bezahlt wurde usw.)

• Den Saldo einer aktiven Rechnung ermitteln

• Nehmen Sie Änderungen am wiederkehrenden Prozess vor , z. B. ändern Sie die Anzahl der Wiederholungen, das Datum, den Gesamtbetrag und die Nummer der geplanten Rechnung.

Ansicht des Kunden

Wenn Sie eine wiederkehrende Rechnung versenden, erhält der Kunde eine Benachrichtigung per E-Mail, mobile App und Mandantenportal Nun muss er nur noch die Bedingungen überprüfen und die Rechnung bezahlen. Wenn Sie bei der Rechnungserstellung die Option „Automatische Zahlung” auswählen, muss Ihr Kunde die für zukünftige Zahlungen verwendete Zahlungsmethode nur einmal angeben. 

Je nach den von Ihnen ausgewählten Zahlungsmethoden können Kunden wie folgt bezahlen:

Kreditkarte

• Kunden geben Kartennummer, Ablaufdatum, Sicherheitscode und Rechnungsadresse ein.
• Je nach Bank kann eine 3D Secure-Verifizierung erforderlich sein.
• Zahlungsvorgänge sofort
• Die Zahlungsdaten werden automatisch gespeichert, wenn sich Kunden im Mandantenportal anmelden.
• Kunden können Link verwenden, um Zahlungsdaten für Ein-Klick-Zahlungen auf mehreren Websites zu speichern.

Bankabbuchung (ACH)

• Kunden wählen ihre Bank aus und autorisieren die Verbindung über online . Die Überprüfung des Bankkontos wird sofort abgeschlossen.
• Die Zahlung dauert einige Zeit – von einigen Stunden bis zu einigen Tagen (status solche Zahlungen wird als „In Bearbeitung“ angezeigt).
• Die Zahlungsdaten werden automatisch gespeichert, wenn sich Kunden im Mandantenportal anmelden.
• Kunden können Link verwenden, um Zahlungsdaten für Ein-Klick-Zahlungen auf mehreren Websites zu speichern.