Kundenanfragen senden

Kundenanfragen in TaxDome rationalisieren die Kommunikation und ermöglichen es Ihnen, wichtige Informationen von Kunden über anpassbare Formulare zu sammeln. Diese Anfragen können Text, Daten, Datei-Uploads und vieles mehr enthalten, was die Organisation und Verfolgung von Kundenantworten erleichtert.

Neue Anfragen erstellen

Kundenanfragen können von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem Teammitglied mit der Zugriffsberechtigung „Kundenanfragen verwalten ” erstellt werden.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine neue Mandantenanfrage zu erstellen:

• Von einer beliebigen Seite aus: Klicken Sie oben auf Neu und wählen Sie Mandantenanfrage.

  

• Aus Kundenkonten:Gehen Sie zum Konto des Kunden, öffnen Sie die Registerkarte „Anfragen ” und klicken Sie auf „Neue Mandantenanfrage”.

• Aus Kundenchats: Wählen Sie den Chat mit dem Kunden aus und erstellen Sie dann über die Option „Anhängen“ eine neue Anfrage.

• Aus Auftrag : Öffnen Sie eine Auftrag und klicken Sie dann im Abschnitt „Verknüpft“ auf „Neu“ und wählen Sie Mandantenanfrage. Die erstellte Anfrage wird Auftrag mit dem Auftrag verknüpft .

• Massenversand: Gehen Sie zu „Kunden > Konten“, wählen Sie die Konten, für die Sie Anfragen senden möchten, mit den Kontrollkästchen aus, klicken Sie in der Navigationsleiste auf „Weitere Aktionen “ und wählen Sie Mandantenanfrage senden“. Erfahren Sie mehr über den Massenversand von Kundenanfragen .  

• Automatisch über pipelines:Die Mandantenanfrage auch automatisch über pipelines erstellt und versendet werden pipelines

Übersicht über Mandantenanfrage neuen Mandantenanfrage

Im Folgenden erläutern wir die nummerierten Abschnitte in der Seitenleiste„Neue Mandantenanfrage “:

a. Konto:Wählen Sie das Konto/die Konten aus, an das/die Sie die Anfrage senden möchten.

b. Vorlage: Wählen Sie die zuvor erstellte Vorlage aus oder beginnen Sie mit der Erstellung einer neuen Vorlage. 

c. Nachricht für den Kunden (optional): Erläutern Sie die Aufgabe Formatierungen, Emojis und Links. Wenn Ihr Kunde eine E-Mail-Benachrichtigung über die Anfrage erhält, wird diese Nachricht im E-Mail-Text angezeigt. Sie können auch Konto- und Datums-Shortcodes einfügen shortcodes hinzufügen.

d. Name der Anfrage: Geben Sie den Namen an, der im Mandantenportal in der E-Mail angezeigt werden soll.

e. Frage hinzufügen: Klicken Sie auf „Frage hinzufügen” und füllen Sie die Felder aus. Weitere Informationen zu Fragetypen finden Sie im Abschnitt unten . Durch Klicken auf das Zahnrad-Symbol können Sie die Frage optional machen und einen Hinweis zum Ausfüllen hinzufügen.

f. Textblock: Klicken Sie hier, um einen Textblock einzufügen. Sie können Links hinzufügen, Videos einbetten und Emojis in Textblöcke einfügen.

g. Erinnerungen (optional): Richten Sie Erinnerungen ein, um Kunden automatisch an ausstehende Anfragen zu erinnern. 

h. Anmeldung erforderlich: Geben Sie Kunden die Möglichkeit, sich mit oder ohne Anmeldung zu melden. Wenn die erforderliche Anmeldeoption deaktiviert ist, können Kunden nur auf die spezifische Mandantenanfrage zugreifen; andere Kundendaten sind nicht zugänglich, wodurch die Sicherheit ihrer Informationen gewährleistet ist. 

i. Als Vorlage speichern:Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Als Vorlage speichern“, um nach dem Senden der Anfrage eine Vorlage auf Basis dieser Anfrage zu erstellen.

j. Link zu Auftrag optional):Klicken Sie auf „Link zu Auftrag“, um das Ergebnis von Kundenanfragen (Dokumente und Antworten) mit einem bestimmten Auftrag Aufgabe bestimmten Aufgabe zu verknüpfen.

k. Senden: Klicken Sie hier, um die Anfrage zu senden. 

Der Kunde erhält eine Benachrichtigung über Ihre Anfrage per E-Mail und eine Push-Benachrichtigung, falls er die mobile App verwendet.

Frage-Typen

Wir schlagen Ihnen 9 Arten von Fragen vor, die Sie auf Ihrer Mandantenanfrage stellen können:

Texteingabe ist für Text, z. B. einen Namen, eine Adresse oder ein Unternehmen.

E-Mail ist für E-Mail-Adressen.

Nummer ist für Ziffern, wie z. B. die Anzahl der Kinder oder eine SSN.

Datum steht für einen Tag, einen Monat und ein Jahr, z. B. ein Geburtsdatum. Bei der Eingabe muss das Datum einem der folgenden Formate entsprechen: MMM-TT-JJJJ (z. B. Jan-01-2024) oder MM/TT/JJJJ (z. B. 24.12.2024) für US-Firmen; TT/MM/JJJJ (z. B. 24.12.2024) für Nicht-US-Firmen.

Optionsschaltflächen ist eine Liste mit mindestens zwei Optionen, z. B. eine Unternehmensart (z. B. gemeinnützig oder GmbH).

Kontrollkästchen kleine Kästchen (mindestens eines) anzeigen, die angekreuzt werden können, wobei Mehrfach- und Einzelantworten möglich sind.

Auswahlliste erweitert ein Menü zur Auswahl einer oder mehrerer vordefinierter Optionen. Wenn Sie möchten, dass Clients mehr als eine Option auswählen können, aktivieren Sie Mehrfachauswahl zulassen beim Erstellen einer Frage.

Ja/Nein ist für Ja/Nein-Antworten auf Fragen gedacht (z. B. "Sind Sie verheiratet?").

Hochladen von Dateien bietet einen Ort zum Hochladen mit dem Namen des Dokuments, das hochgeladen werden muss. Dateien, die zu Anfragen hochgeladen werden, werden im Kundenkonto gespeichert; der Kunde kann beim Hochladen einen Ordner auswählen. Mit dem TaxDome AI werden Dokumente, die von Kunden über das Portal oder die mobile App hochgeladen werden, automatisch umbenannt und mit Tags versehen. 

Erinnerungen einrichten

Wenn Sie Kundenanfragen an Kunden senden, werden diese benachrichtigt. Alle mit dem Konto verknüpften Benutzer, bei denen die Benachrichtigungsfunktion aktiviert ist, erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung. Überprüfen Sie, ob die Benachrichtigungen aktiviert sind, indem Sie die Spalte „Benachrichtigen“ in der Kontenliste überprüfen.

Wenn Empfänger zu lange brauchen, um die angeforderte Aktion auszuführen, oder sie vergessen haben, können Sie Erinnerungen verwenden. Diese Option für Kundenanfragen funktioniert genauso wie Erinnerungen in Organizern .

Ansicht des Kunden

Wenn die Benachrichtigungen für den Kunden aktiviert sind, wird er über den Eingang einer Anfrage informiert. Ihre Kunden können Anfragen auf verschiedene Arten sehen und öffnen:

• Über das Mandantenportal die mobile App: Klicken Sie auf die Benachrichtigung im Abschnitt„Warten auf Aktion “ oder auf den Link auf der Seite „Anfragen“. 
• Aus der E-Mail-Benachrichtigung: Klicken Sie auf Auf Anfrage antworten in der E-Mail. Wenn Anmeldung erforderlich Wenn diese Option aktiviert ist, müssenAnmelden ClientsAnmelden die Anfrage anzuzeigen. Wenn sie deaktiviert ist, können sie direkt im Browser darauf zugreifen und ohne Anmeldung antworten.  

  

Anschließend können Kunden auf Ihre Anfrage reagieren. Sie können die Anfrage unterwegs ausfüllen und später fertigstellen. Alle Antworten, einschließlich hochgeladener Dateien, werden automatisch gespeichert.

Um die gesendete Anfrage aus der Perspektive des Kunden zu sehen, rufen Sie die schreibgeschützte Ansicht auf.