Kundenanfragen (Basic): Senden von jeder Seite oder aus Chats

Kundenanfragen in TaxDome rationalisieren die Kommunikation und ermöglichen es Ihnen, wichtige Informationen von Kunden über anpassbare Formulare zu sammeln. Diese Anfragen können Text, Daten, Datei-Uploads und vieles mehr enthalten, was die Organisation und Verfolgung von Kundenantworten erleichtert.

Neue Anfragen erstellen

Kundenanfragen können von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem Teammitglied zugewiesen für das Konto oder mit Zugriffsrechten für die Ansicht aller Konten erstellt werden.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine neue Mandantenanfrage zu erstellen:

• Von einer beliebigen Seite aus: Klicken Sie oben auf Neu und wählen Sie Mandantenanfrage.



• Auf der Seite Konten: Gehen Sie zu Kunden > Konten, wählen Sie die Konten aus, für die Sie Anfragen mit Kontrollkästchen senden möchten, klicken Sie in der Navigationsleiste auf Weitere Aktionen und wählen Sie Senden Mandantenanfrage. Erfahren Sie mehr über den Massenversand von Kundenanfragen. 
• Von Kundenkonten aus: Gehen Sie zum Kundenkonto, öffnen Sie die Registerkarte Anfragen und klicken Sie auf Neu Mandantenanfrage.
• Aus Chats: Gehen Sie zum Konto des Kunden, wählen Sie den Chat auf der Registerkarte " Kommunikation" und klicken Sie auf Mandantenanfrage.
• Aus Auftrag Karten: Öffnen Sie eine Auftrag Karte, und klicken Sie dann im Abschnitt " Verknüpft" auf " Neu" und wählen Sie Mandantenanfrage. Die erstellte Anfrage wird automatisch mit der Auftrag verknüpft.
• Automatisch über pipelines: Die Mandantenanfrage kann auch automatisch über pipelines erstellt und versendet werden.

Wählen Sie den entsprechenden Weg und fahren Sie mit der Erstellung des Antrags fort. Im Folgenden werden die nummerierten Abschnitte in der Seitenleiste von New Mandantenanfrage erläutert:

a. Konto: Wählen Sie das/die Konto/Konten, an das/die Sie die Anfrage senden möchten.

b. Vorlage: Wählen Sie die zuvor erstellte Vorlage aus oder beginnen Sie mit der Erstellung einer neuen Vorlage. 

c. Nachricht für den Kunden (fakultativ): Erläutern Sie die Aufgabe mit Formatierungen, Emojis und Links. Wenn Ihr Kunde eine E-Mail-Benachrichtigung über die Anfrage erhält, wird diese Nachricht im Textkörper der E-Mail angezeigt.

d. Name der Anfrage: Geben Sie den Namen an, der sowohl auf Mandantenportal als auch in der E-Mail angezeigt wird.

e. Frage hinzufügen: Klicken Sie auf Frage hinzufügen und füllen Sie die Felder aus. Weitere Informationen zu den Fragetypen finden Sie im folgenden Abschnitt. Wenn Sie auf das Zahnradsymbol klicken, können Sie die Frage optional machen und einen Hinweis zum Ausfüllen hinzufügen.

f. Erinnerungen (optional): Richten Sie Erinnerungen ein, um Kunden automatisch an ausstehende Anträge zu erinnern. 

g. Anmeldung erforderlich machen: Geben Sie den Kunden die Möglichkeit, mit oder ohne Anmeldung zu antworten. Wenn die Option " Anmeldung erforderlich" deaktiviert ist, können die Kunden nur auf die spezifische Mandantenanfrage zugreifen; andere Kundendaten sind nicht zugänglich, um die Sicherheit ihrer Informationen zu gewährleisten. 

h. Als Vorlage speichern: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Als Vorlage speichern, um eine Vorlage auf der Grundlage der Anfrage zu erstellen, sobald Sie diese gesendet haben

i. Verknüpfung mit Auftrag (Optional): Klicken Sie auf "Mit Auftrag verknüpfen", um das Ergebnis von Kundenanfragen (Dokumente und Antworten) mit einem bestimmten Auftrag oder einer bestimmten Aufgabe zu verknüpfen.

j. Senden: Klicken Sie auf , um die Anfrage zu senden. 

Der Kunde erhält eine Benachrichtigung über Ihre Anfrage per E-Mail und eine Push-Benachrichtigung, falls er die mobile App verwendet.

Frage-Typen 

Wir schlagen Ihnen 9 Arten von Fragen vor, die Sie auf Ihrer Mandantenanfrage stellen können:

Texteingabe ist für Text, z. B. einen Namen, eine Adresse oder ein Unternehmen.

E-Mail ist für E-Mail-Adressen.

Nummer ist für Ziffern, wie z. B. die Anzahl der Kinder oder eine SSN.

Datum steht für einen Tag, einen Monat und ein Jahr, z. B. ein Geburtsdatum. Bei der Eingabe muss das Datum einem der folgenden Formate entsprechen: MMM-TT-JJJJ (z. B. Jan-01-2024) oder MM/TT/JJJJ (z. B. 24.12.2024) für US-Firmen; TT/MM/JJJJ (z. B. 24.12.2024) für Nicht-US-Firmen.

Optionsschaltflächen ist eine Liste mit mindestens zwei Optionen, z. B. eine Unternehmensart (z. B. gemeinnützig oder GmbH).

Kontrollkästchen kleine Kästchen (mindestens eines) anzeigen, die angekreuzt werden können, wobei Mehrfach- und Einzelantworten möglich sind.

Auswahlliste erweitert ein Menü zur Auswahl einer oder mehrerer vordefinierter Optionen. Wenn Sie möchten, dass Clients mehr als eine Option auswählen können, aktivieren Sie Mehrfachauswahl zulassen beim Erstellen einer Frage.

Ja/Nein ist für Ja/Nein-Antworten auf Fragen gedacht (z. B. "Sind Sie verheiratet?").

Hochladen von Dateien bietet einen Platz zum Hochladen mit dem Namen des Dokuments, das hochgeladen werden muss. In Anfragen hochgeladene Dateien werden im Kundenkonto gespeichert; der Kunde kann beim Hochladen einen Ordner auswählen. Mit dem TaxDome AI werden Dokumente, die von Kunden über das Portal oder die mobile App hochgeladen werden, automatisch umbenannt und mit Tags versehen. 

Erinnerungen einrichten

Wenn Sie Clientanfragen an Clients senden, werden diese benachrichtigt. Alle mit dem Konto verknüpften Benutzer, bei denen „Benachrichtigung“ aktiviert ist, erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung. Überprüfen Sie, ob Benachrichtigungen aktiviert sind, indem Sie in der Kontenliste die Spalte „Benachrichtigung“ überprüfen.

Wenn die Empfänger zu lange brauchen, um die angeforderte Aktion auszuführen oder sie vergessen haben, können Sie Erinnerungen verwenden. Diese Option der Kundenanfragen funktioniert identisch mit den Erinnerungen in Organizern.

Ansicht des Kunden

Wenn die Benachrichtigungen für den Kunden eingeschaltet sind, wird er über den Erhalt einer Anfrage informiert. Ihre Kunden können Anfragen auf unterschiedliche Weise sehen und öffnen:

Dann werden die Kunden mit Ihrem Antrag interagieren. Sie können unterwegs mit dem Ausfüllen der Anfrage beginnen und sie später beenden. Alle Antworten werden automatisch gespeichert.

Wenn sie eine Antwort bestätigen , ändert sich der status Anfrage von "in Bearbeitung" in " abgeschlossen", und Sie erhalten eine Benachrichtigung.

Um die gesendete Anfrage aus der Sicht des Clients zu sehen, rufen Sie die schreibgeschützte Ansicht auf.