Send client requests

Kundenanfragen in TaxDome rationalisieren die Kommunikation und ermöglichen es Ihnen, wichtige Informationen von Kunden über anpassbare Formulare zu sammeln. Diese Anfragen können Text, Daten, Datei-Uploads und vieles mehr enthalten, was die Organisation und Verfolgung von Kundenantworten erleichtert.

Neue Anfragen erstellen

Client requests can be created by a firm owner, an admin or a team member with Manage client requests access right.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine neue Mandantenanfrage zu erstellen:

• Von einer beliebigen Seite aus: Klicken Sie oben auf Neu und wählen Sie Mandantenanfrage.

  

• From client accounts: Go to the client’s account, open the Requests tab and click New client request.

• From client chats:  Select the chat with the client, then create a new request via the Attach option.

• From job cards: Open a job card, and then, in the Linked section, click New and select Client request. The created request will be linked to the job automatically .

• In bulk: Go to Clients > Accounts, select the accounts you want to send requests with checkboxes, click More actions at the navigation bar and select Send client request. Learn more about bulk sending of client requests . 

• Automatically via pipelines: The client request can also be created and sent automatically via pipelines .

New Client request screen overview

Below, we explain the numbered sections in the New client request sidebar:

a. Account: Select the account(s) you want to send the request to.

b. Template: Select the previously created template or start creating the new template. 

c. Message for client (Optional): Explain the task using formatting, emojis and links. When your client gets an email notification about the request, this message will be displayed in the email body. You can also include account and date shortcodes .

d. Request name: Specify the name that will be displayed in the client portal as well as in the email.

e. Add question: Click Add question and fill in the fields. More information about question types can be found in the section below. By clicking the gear icon, you can make the question optional and add a hint about filling in.

f. Text block: Click to drop a block of text. You can add links, embed videos and paste emojis in text blocks.

g. Reminders (Optional): Set up reminders to automatically remind clients of pending requests. 

h. Require sign-in: Give clients the option to respond with or without logging in. If the required sign-in option is disabled, clients can access only the specific client request; no other client data will be accessible, ensuring the security of their information. 

i. Save as a template: Select the Save as template checkbox to create a template based on the request once you send it

j. Link to job (Optional): Click Link to jobto connect the result of client requests (documents and responses) to a particular job or task.

k. Send: Click to send the request. 

Der Kunde erhält eine Benachrichtigung über Ihre Anfrage per E-Mail und eine Push-Benachrichtigung, falls er die mobile App verwendet.

Frage-Typen

Wir schlagen Ihnen 9 Arten von Fragen vor, die Sie auf Ihrer Mandantenanfrage stellen können:

Texteingabe ist für Text, z. B. einen Namen, eine Adresse oder ein Unternehmen.

E-Mail ist für E-Mail-Adressen.

Nummer ist für Ziffern, wie z. B. die Anzahl der Kinder oder eine SSN.

Datum steht für einen Tag, einen Monat und ein Jahr, z. B. ein Geburtsdatum. Bei der Eingabe muss das Datum einem der folgenden Formate entsprechen: MMM-TT-JJJJ (z. B. Jan-01-2024) oder MM/TT/JJJJ (z. B. 24.12.2024) für US-Firmen; TT/MM/JJJJ (z. B. 24.12.2024) für Nicht-US-Firmen.

Optionsschaltflächen ist eine Liste mit mindestens zwei Optionen, z. B. eine Unternehmensart (z. B. gemeinnützig oder GmbH).

Kontrollkästchen kleine Kästchen (mindestens eines) anzeigen, die angekreuzt werden können, wobei Mehrfach- und Einzelantworten möglich sind.

Auswahlliste erweitert ein Menü zur Auswahl einer oder mehrerer vordefinierter Optionen. Wenn Sie möchten, dass Clients mehr als eine Option auswählen können, aktivieren Sie Mehrfachauswahl zulassen beim Erstellen einer Frage.

Ja/Nein ist für Ja/Nein-Antworten auf Fragen gedacht (z. B. "Sind Sie verheiratet?").

Hochladen von Dateien provides a place to upload with the doc’s name that needs uploading. Files uploaded to requests are saved to the client account; the client can select a folder when uploading. With the TaxDome AI werden Dokumente, die von Kunden über das Portal oder die mobile App hochgeladen werden, automatisch umbenannt und mit Tags versehen. 

Erinnerungen einrichten

When you send client requests to clients, they are notified. All users linked to the account—with Notify toggled on—receive an email notification. Check if notifications are on by checking the Notify column in the accounts list.

If recipients are taking too long to complete the requested action or have forgotten about it, you can use reminders. This option of client requests works identically with  reminders in organizers .

Ansicht des Kunden

If notifications for the client are on, they are informed of receiving a request. Your clients can see and open requests in different ways:

• From the client portal or mobile app: Click the notification under the Waiting for action section or the link on the Requests page. 
• From the email notification: Klicken Sie auf Respond to request in the email. If Require sign-in is enabled, clients should log in to view the request. If disabled, they can access it directly in the browser and respond without signing in.  

  

Then, clients will interact with your request. They may start filling out the request on the go and finish later. All answers, including uploaded files, are saved automatically.

To see the sent request from the client’s perspective, access the read-only view .