Kundenanfragen (Basic): Senden von jeder Seite oder aus Chats

Kundenanfragen in TaxDome rationalisieren die Kommunikation und ermöglichen es Ihnen, wichtige Informationen von Kunden über anpassbare Formulare zu sammeln. Diese Anfragen können Text, Daten, Datei-Uploads und vieles mehr enthalten, was die Organisation und Verfolgung von Kundenantworten erleichtert.

Neue Anfragen erstellen

Kundenanfragen können von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem Teammitglied zugewiesen für das Konto oder mit Zugriffsrechten für die Ansicht aller Konten erstellt werden.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine neue Mandantenanfrage zu erstellen:

• Von einer beliebigen Seite aus. Klicken Sie oben auf Neu und wählen Sie Mandantenanfrage.


• Auf der Seite Konten. Gehen Sie zu Kunden > Konten, wählen Sie die Konten aus, für die Sie Anfragen mit Kontrollkästchen senden möchten, klicken Sie in der Navigationsleiste auf Weitere Aktionen und wählen Sie Senden Mandantenanfrage. Erfahren Sie mehr über den Massenversand von Kundenanfragen. 
• Von Kundenkonten aus. Gehen Sie zum Kundenkonto, öffnen Sie die Registerkarte Anfragen und klicken Sie auf Neu Mandantenanfrage.
• Aus Chats. Gehen Sie zum Konto des Kunden, wählen Sie den Chat auf der Registerkarte Kommunikation aus und klicken Sie auf Mandantenanfrage.
• Automatisch über pipelines. Die Mandantenanfrage kann auch automatisch über pipelines erstellt und versendet werden.

Wählen Sie den entsprechenden Weg und fahren Sie mit der Erstellung des Antrags fort. Im Folgenden werden die nummerierten Abschnitte in der Seitenleiste von New Mandantenanfrage erläutert:

a. Konto: Wählen Sie das/die Konto/Konten, an das/die Sie die Anfrage senden möchten.

b. Vorlage: Wählen Sie die zuvor erstellte Vorlage aus oder beginnen Sie mit der Erstellung einer neuen Vorlage. 

c. Nachricht für den Kunden (fakultativ): Erläutern Sie die Aufgabe.

d. Name der Anfrage: Geben Sie den Namen an, der sowohl auf Mandantenportal als auch in der E-Mail angezeigt wird.

e. Frage hinzufügen: Klicken Sie auf Frage hinzufügen und füllen Sie die Felder aus. Weitere Informationen zu den Fragetypen finden Sie im folgenden Abschnitt. Wenn Sie auf das Zahnradsymbol klicken, können Sie die Frage optional machen und einen Hinweis zum Ausfüllen hinzufügen.

f. Erinnerungen (optional): Richten Sie Erinnerungen ein, um Kunden automatisch an ausstehende Anträge zu erinnern. 

g. Anmeldung erforderlich machen: Geben Sie den Kunden die Möglichkeit, mit oder ohne Anmeldung zu antworten. Wenn die Option " Anmeldung erforderlich" deaktiviert ist, können die Kunden nur auf die spezifische Mandantenanfrage zugreifen; andere Kundendaten sind nicht zugänglich, um die Sicherheit ihrer Informationen zu gewährleisten. 

h. Link zu Auftrag (Optional): Klicken Sie auf Link zu Auftrag , um das Ergebnis von Client-Anfragen (Dokumente und Antworten) mit einem bestimmten Auftrag oder Aufgabe zu verbinden.

i. Senden: Klicken Sie auf , um die Anfrage zu senden. 

Der Kunde erhält eine Benachrichtigung über Ihre Anfrage per E-Mail und eine Push-Benachrichtigung, falls er die mobile App verwendet.

Frage-Typen 

Wir schlagen Ihnen 9 Arten von Fragen vor, die Sie auf Ihrer Mandantenanfrage stellen können:

Texteingabe ist für Text, z. B. einen Namen, eine Adresse oder ein Unternehmen.

E-Mail ist für E-Mail-Adressen.

Nummer ist für Ziffern, wie z. B. die Anzahl der Kinder oder eine SSN.

Datum steht für einen Tag, einen Monat und ein Jahr, z. B. ein Geburtsdatum. Bei der Eingabe muss das Datum einem der folgenden Formate entsprechen: MMM-TT-JJJJ (z. B. Jan-01-2024) oder MM/TT/JJJJ (z. B. 24.12.2024) für US-Firmen; TT/MM/JJJJ (z. B. 24.12.2024) für Nicht-US-Firmen.

Optionsschaltflächen ist eine Liste von Optionen, wie z. B. eine Unternehmensart (z. B. gemeinnützig oder GmbH).

Kontrollkästchen zeigen kleine Kästchen an, die angekreuzt werden können, so dass Mehrfach- und Einzelantworten möglich sind.

Auswahlliste öffnet ein Menü zur Auswahl einer oder mehrerer Optionen.

Ja/Nein ist für Ja/Nein-Antworten auf Fragen gedacht (z. B. "Sind Sie verheiratet?").

Hochladen von Dateien bietet einen Platz zum Hochladen mit dem Namen des Dokuments, das hochgeladen werden muss. Für Anfragen hochgeladene Dateien werden im Kundenkonto gespeichert; der Kunde kann beim Hochladen einen Ordner auswählen.

Erinnerungen einrichten

Wenn Sie Clientanfragen an Clients senden, werden diese benachrichtigt. Alle mit dem Konto verknüpften Benutzer, bei denen „Benachrichtigung“ aktiviert ist, erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung. Überprüfen Sie, ob Benachrichtigungen aktiviert sind, indem Sie in der Kontenliste die Spalte „Benachrichtigung“ überprüfen.

Wenn die Empfänger zu lange brauchen, um die angeforderte Aktion auszuführen oder sie vergessen haben, können Sie Erinnerungen verwenden. Diese Option der Kundenanfragen funktioniert identisch mit den Erinnerungen in Organizern.

Was Kunden sehen, wenn Sie eine Anfrage senden

Der Kunde füllt einen Antrag aus: 

• Klicken Sie in der E-Mail-Benachrichtigung, die Sie erhalten haben, auf Go to Mandantenanfrage. Wenn die Option "Require Anmelden" aktiviert ist, sollten Kunden Anmelden zu ihrem Mandantenportal gehen, um die Anfrage zu sehen. Wenn die Option deaktiviert ist, wird die Anfrage auf einer separaten Seite im Browser geöffnet, und die Kunden können sie und die bestätigen Antworten ansehen, ohne sich anzumelden.   

• Klicken Sie auf die Benachrichtigung auf ihrer dashboard auf der Seite Warten auf eine Aktion.
• Gehen Sie zum Abschnitt " Anfragen" auf der Website Mandantenportal.

Sie können auf eine schreibgeschützte Ansicht zugreifen, wenn Sie TaxDome von der Mandantenportal sehen möchten.

Dann antworten die Kunden auf Ihre Fragen und der Status der Anfrage unter status ändert sich in Erledigt.