Wiederkehrende Rechnungen versenden

Mit wiederkehrenden Rechnungen lässt sich die regelmäßige Abrechnung automatisieren, indem Kunden nach einem festgelegten Zeitplan belastet werden. Sie können diese manuell an einen einzelnen Kunden versenden, in ein neues Angebot einfügen oder auf der Grundlage eines unterzeichneten Angebots erstellen.

Eine wiederkehrende Rechnung einen Kunden senden

Hinweis

Wiederkehrende Rechnungen können vom Firmeninhaber, von Administratoren und von Teammitgliedern versendet werden dem Konto zugewiesen mit dem Verwalten von Rechnungen Zugriffsrecht .

So senden Sie eine wiederkehrende Rechnung einen Kunden:

1. Öffnen Sie das Sendedialogfeld auf eine der folgenden Arten:

   • Klicken Sie oben links auf „Neu“ und wählen Sie „Rechnung“ aus.
   • Öffnen Sie das Kundenkonto, wechseln Sie zur Registerkarte „Rechnungen “ und klicken Sie auf „Neue Rechnung“. Die Daten werden automatisch vorausgefüllt.

   

2. Stellen Sie die Rechnungsart auf „Wiederkehrend“ ein und geben Sie dann entweder einen Namen ein (wählen Sie für Rechnungen mit Zahlungsermächtigung einen kundenorientierten Namen) oder wählen Sie eine Vorlage aus.

3. Wählen Sie aus, wie oft die Rechnungen versendet werden sollen (standardmäßig auf „Monatlich“ eingestellt) und wie oft sie wiederholt werden sollen.

4. Wählen Sie eine Zahlungsmethode aus: So sollen Ihre Rechnungen beglichen werden (entweder per Kreditkarte, Lastschrift oder beides).

5. Füllen Sie die Rechnungsdaten aus und überprüfen Sie sie .

6. Klicken Sie auf „Erstellen“, um die Rechnung zu versenden.

The client receives an email notification that a recurring invoice has been sent. Once a recurring invoice with payment authorization is accepted, a notification is sent to your email and Inbox+ .

Als Entwurf speichern

Um wiederkehrende Rechnung zu speichern, wiederkehrende Rechnung sie zu versenden, klicken Sie auf „Als Entwurf speichern “ statt auf „Erstellen“.

Entwürfe werden auf der Seite „Rechnungen > Wiederkehrende Rechnungen“ unter der Registerkarte „Inaktiv“ mit dem status „Entwurf“ gespeichert.

Um Rechnungsentwürfe für einen bestimmten Kunden anzuzeigen, gehen Sie zu „Kunden“, wählen Sie das Konto aus und öffnen Sie dann die Unterregisterkarte „Wiederkehrende Rechnungen “ auf der Registerkarte „Rechnungen “. Die Registerkarte „Rechnungen“ steht dem Firmeninhaber, dem Administrator oder jedem Teammitglied mit der Zugriffsberechtigung „Rechnungen verwalten “ zur Verfügung .

Sie können einen Entwurf zwar weiterhin einsehen und bearbeiten, er ist für den Kunden jedoch erst sichtbar, wenn Sie auf „Erstellen“ klicken.

Hinweis

In der Spalte „Saldo“ für Rechnungsentwürfe wird 0,00 $ angezeigt, bis Sie die wiederkehrende Rechnung erstellen und versenden. Der Saldo entspricht der Summe der unbezahlten Rechnungen in der Wiederholungsreihe.

Weitere Möglichkeiten zum Versenden wiederkehrender Rechnungen

Entdecken Sie weitere Möglichkeiten, wiederkehrende Rechnungen zu versenden:

• In einen neuen Vorschlag aufnehmen
• Aus einem unterzeichneten Angebot erstellen

Ansicht des Kunden

Wenn Sie eine wiederkehrende Rechnung versenden, können Kunden diese abrufen unter:

• Mandantenportal mobile App– im Bereich „Ausstehende Aktionen “ oder über den Link auf der Seite „Abrechnung “.
• E-Mail-Benachrichtigung– über den Link in der E-Mail.

Der Kunde prüft die Angaben, gibt seine Zahlungsdaten ein und unterschreibt. Wenn der Kunde die wiederkehrende Rechnung akzeptiert wiederkehrende Rechnung eine Rechnung bezahlt, erhalten Sie eine Benachrichtigung.

Um die versendete wiederkehrende Rechnung der Perspektive des Kunden anzuzeigen, verwenden Sie die Schreibschutzansicht .

Automatische Zahlung

Wenn die automatische Zahlung ausgewählt wird, autorisiert der Kunde die Zahlung einmalig, und alle nachfolgenden Zahlungen erfolgen automatisch:

1. Der Kunde erhält eine E-Mail und sieht oben auf der Abrechnungsseite eine Benachrichtigung über eine ausstehende Zahlung.

   

2. Der Kunde mit Zeichnungsberechtigung prüft die Bedingungen, gibt die Zahlungsdaten ein und unterzeichnet die wiederkehrende Rechnung.

   

Sobald dies erledigt ist, wird die Karte oder das Bankkonto automatisch gemäß dem in der wiederkehrende Rechnung festgelegten Zeitplan belastet.

Hinweis

Wenn der Kunde seine Bankverbindung manuell eingegeben hat, werden automatische Zahlungen erst abgebucht, sobald das Bankkonto verifiziert wurde Kleinstbeträge .

Bitte beachten Sie Folgendes:

• Verspätete Unterzeichnung: Wenn ein Kunde nach dem Datum der ersten Rechnung unterzeichnet, werden alle ausstehenden Rechnungen automatisch erstellt und in Rechnung gestellt. Wenn beispielsweise die wiederkehrende Rechnung am 25. September wiederkehrende Rechnung , der Kunde jedoch erst am 26. Oktober unterzeichnet, werden ihm die ausstehenden Rechnungen sowohl für September als auch für Oktober in Rechnung gestellt. Sollte das Guthaben auf dem vom Kunden gewählten Zahlungsmittel nicht ausreichen, TaxDome mehrere Abbuchungsversuche. Der Kunde kann die Rechnungen jederzeit manuell begleichen.

• Zahlungswiederholungen: Wenn eine automatische Zahlung aufgrund unzureichender Deckung oder anderer Verarbeitungsfehler fehlschlägt, TaxDome bis zu vier weitere Male, die Zahlung TaxDome – 4 Stunden nach dem ersten erfolglosen Versuch, dann 24, 48 und 72 Stunden nach dem letzten Versuch. Wenn alle vier Wiederholungsversuche fehlschlagen, muss der Kunde update Zahlungsdaten update , oder Sie können der Rechnung eine Gutschrift hinzufügen. Sobald dies erledigt ist, werden zukünftige Zahlungen automatisch abgebucht.

  

• Bearbeitung von Lastschriften: Bei Zahlungen per Lastschrift beträgt die standard bis zu 30 Tage. Sollte die Zahlung innerhalb dieses Zeitraums fehlschlagen, wird sie erneut versucht, sobald status der status von „Zahlung wird bearbeitet“ in „Fehlgeschlagen“ status .

Manuelle Zahlung

Wenn die manuelle Zahlung ausgewählt wird, wird die Rechnung dem Kunden nicht als wiederkehrend angezeigt:

1. Jedes Mal, wenn eine Rechnung ausgestellt wird, erhält der Kunde eine Benachrichtigung.

   

2. Der Kunde bezahlt die Rechnung manuell, wie er es bei einer normalen Rechnung tun würde.

   

3. Es wird eine neue Rechnung gemäß dem Zeitplan ausgestellt, und der Kunde bezahlt sie erneut manuell. Dies wiederholt sich, bis alle Rechnungen im Zeitplan versendet wurden.

Wer darf unterschreiben?

Wenn Sie eine wiederkehrende Rechnung versenden, können alle mit dem Konto verknüpften Kontakte, für die die Zeichnungsberechtigung aktiviert ist , diese über ihr Mandantenportal unterzeichnen.

Es reicht aus, wenn nur ein Kontakt die wiederkehrende Rechnung akzeptiert, wiederkehrende Rechnung sie aktiv wird. Stellen Sie sicher, dass die Unterschriftsberechtigung für Kontakte deaktiviert ist, die nicht unterschreiben dürfen (z. B. Kinder).

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