Wiederkehrende Rechnungen erstellen und planen

Mit wiederkehrenden Rechnungen können Sie von Ihren Kunden eine Zahlungsermächtigung anfordern und werden automatisch in regelmäßigen Abständen bezahlt. Dies kann Ihnen bei all Ihren Kunden helfen, die regelmäßig Dienstleistungen in Anspruch nehmen. Hier finden Sie alle Details zur Erstellung von wiederkehrenden Rechnungen.

Wiederkehrende Rechnungen erstellen und versenden

Wiederkehrende Rechnungen können vom Firmeninhaber oder jedem Teammitglied erstellt und versendet werden, zugewiesen Konto zugewiesen und über Zugriffsrechte zur Verwaltung von Rechnungen verfügt .  

Sie können wiederkehrende Rechnungen separat erstellen oder in Ihre Angebote oder Angebotsvorlagen einbinden. Sie können wiederkehrende Rechnungen auch aus den im Angebot aufgeführten Leistungen erstellen .

Folgen Sie diesen Schritten:

1. Erstellen Sie eine Rechnung auf eine der folgenden Arten:

• Klicken Sie oben links auf Neu und wählen Sie dann Rechnung von. Wählen Sie das Konto, für das die wiederkehrende Rechnung ausgestellt werden soll.
• Öffnen Sie das Kundenkonto, wechseln Sie zur Registerkarte Rechnungen und klicken Sie auf Neue Rechnung. Das aktuelle Konto wird automatisch ausgefüllt.

2. Stellen Sie den Rechnungstyp auf „Wiederkehrend“ ein und geben Sie entweder einen Namen ein (wählen Sie einen kundenorientierten Namen für Rechnungen mit Zahlungsautorisierung) oder wählen Sie eine Vorlage aus. Wenn Sie eine Vorlage ausgewählt haben, fahren Sie mit Schritt 6 fort.

3. Wählen Sie aus, wie oft die Rechnungen gesendet werden sollen (standardmäßig auf Monatlich ) und wie oft sie wiederholt werden sollen.

4. Wählen Sie eine Zahlungsmethode: So sollen Ihre Rechnungen bezahlt werden (entweder per Kreditkarte, Bankeinzug oder beides) 5. Geben Sie den Betrag jeder Rechnung ein, indem Sie ihn entweder in die Zwischensumme eintragen oder die Einzelposten addieren.

6. Then click Create to send the invoice. Once a recurring invoice with payment authorization is accepted, a notification is sent to your email and Inbox+ .

Darüber hinaus gibt es noch weitere Details, die Sie einbeziehen sollten. Die Seite FensterRechnung erstellen ist in mehrere Abschnitte unterteilt:

• Allgemein
• Einstellungen zur Wiederholung
• Zahlungsermächtigung
• Zusätzlich
• QuickBooks Einstellungen
• Einzelposten & Zusammenfassung
• Hinweis an den Kunden
• Zahlungsplan

Allgemein

1. Kontoname, ID oder E-Mail: Wählen Sie das Konto, an das die Rechnung gesendet werden soll.

2. Rechnungsvorlage: Klicken Sie auf eine der wiederkehrende Rechnung Vorlagen, die Sie erstellt haben, und wählen Sie sie aus dem Dropdown-Menü aus. wiederkehrende Rechnung Vorlagen sind besonders nützlich für Rechnungen, die Sie regelmäßig an Kunden senden.

3. Name: Der Name der wiederkehrende Rechnung (z.B. Buchhaltung 2023 oder Finanzplanung 2024). Der Kunde sieht ihn nur bei wiederkehrenden Rechnungen mit Zahlungsermächtigung. 

4. Teammitglied: Wählen Sie das Teammitglied aus, das für den Empfang der Zahlungen zuständig ist (standardmäßig ist es die Person, die die Rechnung erstellt).

5. Beschreibung: Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, in der Sie darlegen, was in der Rechnung enthalten ist. Sie können dazu Konto-Shortcodes verwenden shortcodes basierend auf benutzerdefinierten Feldern und Datums-Shortcodes shortcodes. Hier finden Sie weitere Informationen zu shortcodes .

6. Zahlungsmethode: So sollen Ihre Kunden Rechnungen bezahlen (entweder per Kreditkarte, Banküberweisung oder beides).

Einstellungen zur Wiederholung

1. Beginn: Die Wiederholung beginnt nach der Annahme (nur bei wiederkehrenden Rechnungen mit Zahlungsermächtigung) oder an einem bestimmten Datum. Wenn Sie „Bestimmtes Datum“auswählen, müssen Sie dieses unter„Datum der ersten Rechnung“ auswählen.

2. Datum der ersten Rechnung: Datum des Versands der ersten Rechnung.

3. Wiederholungen: Geben Sie ein, wie viele Rechnungen Sie versenden möchten.

4. Wiederholung: Wählen Sie ein Zeitintervall zwischen den Rechnungen. Es kann eines aus der Liste sein (z. B. monatlich oder jährlich), oder Sie können ein eigenes Intervall festlegen. Wenn Sie eine monatliche Wiederholung einrichten, die am 29., 30. oder 31. beginnt, und ein Monat dieses Datum nicht hat, wird die Rechnung am letzten Tag dieses Monats gesendet.

Sie können die Einstellungen für wiederkehrende Rechnungen jederzeit überprüfen und bearbeiten, indem Sie zu Ihrer Liste mitwiederkehrenden Rechnungen gehen und diese öffnen.

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, was Sie durch die Auswahl verschiedener Zeitplaneinstellungen erhalten:

Benutzerdefinierte Zeitpläne

Mit benutzerdefinierten Zeitplänen können Sie die Zeitpläne für wiederkehrende Rechnung noch weiter an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie können Rechnungen so planen, dass sie in beliebigen Abständen wiederkehren, z. B. alle 4 Monate am 25., alle zwei Monate, jeden zweiten Dienstag usw. Um die benutzerdefinierten Wiederholungseinstellungen einzurichten, wählen Sie Benutzerdefiniert in der Dropdown-Liste Wiederholung.

Hier finden Sie die Optionen für die Erstellung benutzerdefinierter Zeitpläne:

• Beginnt am: Dies ist der Zeitpunkt, an dem die erste Rechnung an den Kunden gesendet wird, nachdem er der Wiederholung zugestimmt hat. Dies kann zu einem bestimmten Datum oder bei Annahme sein.
• Datum der ersten Rechnung: das Datum, an dem die erste Rechnung erstellt wird (verfügbar, wenn "bestimmtes Datum" gewählt wurde).
• Rechnung ausstellen alle: die Anzahl der Zeiträume zwischen den einzelnen Rechnungen. Wenn Sie eine monatliche Wiederholung einrichten, die am 29., 30. oder 31. beginnt, und ein Monat dieses Datum nicht hat, wird die Rechnung am letzten Tag dieses Monats gesendet.
• Zeitkategorie: Dieses Feld gibt den Zeitraum an - Tage, Wochen oder Monate.
• Anzahl der Wiederholungen: die Anzahl der zu versendenden Rechnungen.

Sie sehen auch das Verfallsdatum, d. h. das Datum, an dem die letzte Rechnung gemäß dem Zeitplan bezahlt werden sollte.

Zahlungsermächtigung

Wählen Sie eine der Optionen:

1. Automatische Zahlung: Nachdem der Kunde die wiederkehrende Rechnung akzeptiert hat, werden Rechnungen gemäß Ihrem Zeitplan ausgestellt und die Karte/das Bankkonto des Kunden automatisch belastet. Diese Option ist für TaxDome verfügbar (Stripe) verfügbar.

2. Manuelle Bezahlung der Rechnung: Rechnungen werden gemäß Ihrem Zeitplan ausgestellt und an den Kunden gesendet, müssen jedoch jedes Mal manuell bezahlt werden.

Automatische Zahlung

Wenn die automatische Zahlung ausgewählt ist, autorisiert der Kunde die Zahlung einmal, und alle weiteren Zahlungen erfolgen automatisch. Schauen wir uns an, wie es auf der Kundenseite aussieht:

1. Der Firmeninhaber oder ein Teammitglied erstellt eine wiederkehrende Rechnung. Der Kunde erhält eine E-Mail und sieht oben auf der Seite „Abrechnung” eine ausstehende Benachrichtigung.

2. Der Kunde mit Zeichnungsberechtigung prüft die Bedingungen, gibt die Zahlungsdetails ein und unterzeichnet und akzeptiert dann die wiederkehrende Rechnung.

Sobald dies geschehen ist, wird die Karte/das Konto automatisch nach dem auf wiederkehrende Rechnung angegebenen Zeitplan belastet.

Tipp

Um diese Art der Autorisierung zu verwenden, müssen Sie TaxDome (Stripe) als aktueller Zahlungsanbieter ausgewählt werden.

Manuelle Zahlung der Rechnung

Wenn die manuelle Bezahlung von Rechnungen gewählt wird, werden Rechnungen gemäß Ihrem Zeitplan ausgestellt und an den Kunden gesendet, und die Kunden müssen die Rechnungen jedes Mal manuell bezahlen. 

• Alle ausgestellten Rechnungen gelten als einmalige Rechnungen – sie werden auf der Seite„Abrechnung > Rechnungen“ angezeigt.

• Der Zeitplan kann auf der Registerkarte „Wiederkehrende Rechnungen“ eingesehen und bearbeitet werden. 

• WennQuickBooks verbundenQuickBooks , werden sie innerhalb eines Tages nach ihrer Ausstellung synchronisiert.

• Wenn Sie CPACharge ausgewählt haben, können Sie keine Zahlungsautorisierung auswählen, und „Manuell“ ist die einzige Option.

  Schauen wir uns an, wie es auf der Client-Seite aussieht:

1. Der Firmeninhaber oder ein Teammitglied erstellt eine wiederkehrende Rechnung, und der Kunde erhält eine Benachrichtigung über jede ausgestellte Rechnung. Wenn die manuelle Zahlung ausgewählt wird, sieht der Kunde die Rechnung nicht als wiederkehrende Rechnung auf seiner Seite. 

2. Der Kunde bezahlt die Rechnung manuell, wie er es bei einer normalen Rechnung tun würde.

3. Wenn ein bestimmtes Datum erreicht ist, wird dem Kunden eine neue Rechnung gemäß dem Zeitplan ausgestellt, und er muss sie erneut manuell bezahlen. Dies wird so lange wiederholt, bis alle Rechnungen gemäß dem Zeitplan verschickt wurden.

Zusätzlich

Beachten Sie, dass dieser Abschnitt nur angezeigt wird, wenn Sie TaxDome verwenden (Stripe) verwenden und die Zahlungsautorisierung aktiviert haben. Im Abschnitt„Zusätzliche Informationen “ müssen Sie nur dann Details hinzufügen, wenn Sie die Schaltflächen aktivieren:

1. E-Mail-Rechnung an Kunden senden: Diese Nachricht ersetzt den Standardtext in der E-Mail-Benachrichtigung, die zusammen mit der Rechnung versendet wird. Nach dem Absenden der Anfrage haben Sie keinen Zugriff mehr auf die E-Mail. Um sie wiederzuverwenden, fügen Sie sie der Rechnungsvorlage hinzu . Sie können auch Konto-Shortcodes verwenden . shortcodes basierend auf benutzerdefinierten Feldern und Datums-Shortcodes shortcodesverwenden.

2. Erinnerungen: Aktivieren Sie diese Option, um dem Kunden eine E-Mail-Benachrichtigung zu senden, wenn er die Rechnung nicht innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen bezahlt hat. Hier finden Sie weitere Informationen zu Erinnerungen .

QuickBooks Einstellungen

Wählen Sie . Ort und Klasse für die Rechnung, die an QuickBooks gesendet werden soll. Die Kunden sehen dieses Feld nicht. 

Beachten Sie, dass der QuickBooks nur angezeigt wird, wenn Sie sie in QuickBooks aktivieren. Gehen Sie To do zu Konto und Einstellungen > Erweitert > Kategorien und aktivieren Sie die Verfolgung von Orten und/oder Klassen.

Einzelposten & Zusammenfassung

Sowohl die Einzelpostenals auch die Zusammenfassung zeigen den Rechnungsbetrag. Wenn Sie keine detaillierte Beschreibung Ihrer Dienstleistungen und des Preises angeben möchten, können Sie direkt zum Abschnitt „Zusammenfassung“ gehen und den Betrag eingeben.

Andernfalls können Sie im Abschnitt„Einzelposten”eine für den Kunden sichtbare detaillierte Liste der von Ihnen angebotenen Produkte und Dienstleistungen erstellen. Alle Daten aus diesem Abschnitt werden ebenfalls automatisch zur Zusammenfassung hinzugefügt.

In der Sektion Einzelposten können Sie:

1. Einzelposten hinzufügen: Klicken Sieauf „Einzelposten“ und wählen Sie dann entweder einen bestehenden Service aus oder erstellen Sie einen neuen. Füllen Sie das Feld„Preis“aus, legen Sie die Anzahl der Services und die Steuer fest (weitere Informationen zu Steuersätzen in Rechnungen finden Sie hier ) und geben Sie eineBeschreibungein (optional). Wählen Siedie Klasseaus, die an QuickBooks gesendet werden soll QuickBooks Kunden sehen dieses Feld nicht).

2. Rabatte anwenden: Um eine Rabattposition hinzuzufügen, klicken Sie auf Rabatt, und füllen Sie dann das Feld Satz aus. 

3. Verwalten Sie Positionen: Klicken Sie auf das Mülleimersymbol, um eine Position zu löschen. Klicken Sie auf die drei Punkte, um eine Position zu bearbeiten, zu duplizieren, zu löschen oder einen neuen Dienst daraus zu erstellen.

4. Einstellungen: Klicken Sie auf „Einstellungen“, um festzulegen, welche Spalten in Ihrer Rechnung angezeigt werden sollen. 

Wenn die Felder„Beschreibung“und „Leistungsdatum“leer sind und Sie sie nicht ausgeblendet haben, werden sie automatisch aus der Rechnung ausgeblendet. Für die Spalten„Preise & Menge“und„Steuer“gilt eine andere Logik: Sie sollten sie inden Einstellungenausblenden, damit sie nicht in der Rechnung angezeigt werden, auch wenn der Wert auf 0 gesetzt ist. 

Im Abschnitt „Zusammenfassung“ sehen Sie:

• Zwischensumme: Dies ist die Summe der Beträge für die erbrachten Dienstleistungen vor Steuern. Sie können sie bearbeiten, wenn Sie noch keine Einzelposten haben. Nachdem Sie sie hinzugefügt haben, wird sie automatisch berechnet und kann nicht mehr geändert werden.

• Steuer-/MwSt./GST-Satz: Wenn Sie keine Einzelposten haben, können Sie den Satz bearbeiten. Wenn Sie Einzelposten haben, müssen Sie die Spalte „Steuer“ für die Einzelposten aktivieren, um den Steuersatz zu bearbeiten (weitere Informationen finden Sie unter Umsatzsteuer ) .

• Steuer-/MwSt.-/GST-Betrag: Wird automatisch aus der Zwischensumme × Steuersatz berechnet. Sowohl der Steuerprozentsatz als auch der Steuerbetrag werden in diesem Abschnitt angezeigt.

• Gesamt: Wird automatisch aus Zwischensumme + Steuerbetrag berechnet.

Zusätzlich können Sie am Ende, nach dem Zahlungsplan die wichtigsten Einstellungen der wiederkehrende Rechnung: die Anzahl der zu erwartenden Zahlungen, die Höhe der einzelnen Zahlungen und den Gesamtbetrag.

Hinweis an den Kunden

Sie können dem Client eine Notiz hinzufügen und sie mit folgenden Shortcodes personalisieren shortcodes. Es kann entweder eine Notiz mit den Zahlungsdetails oder nur eine Nachricht sein. Diese Notiz wird im Mandantenportal und in der PDF angezeigt.

Zahlungsplan

Überprüfen Sie die Daten, an denen die einzelnen Rechnungen verschickt werden sollen.

wiederkehrende Rechnung als Entwurf speichern

Die Erstellung einer wiederkehrende Rechnung kann in manchen Fällen einige Zeit in Anspruch nehmen (z. B. wenn Sie noch die Bedingungen mit dem Kunden aushandeln). Sie können alle Ihre Änderungen speichern, indem Sie auf Als Entwurf speichern, ohne diese Rechnung an Ihren Kunden zu senden.

Danach finden Sie die wiederkehrende Rechnung auf der Registerkarte RegisterkarteInaktiv auf der Seite Rechnungen > Wiederkehrende Rechnungen. Diese Rechnungen sind als Entwürfe gekennzeichnet.

Um Rechnungsentwürfe für einen bestimmten Kunden anzuzeigen, gehen Sie zu Kunden, wählen Sie das Konto aus und gehen Sie dann in dessen Profil zur UnterregisterkarteWiederkehrende Rechnungender RegisterkarteRechnungen. Die RegisterkarteRechnungenim Kundenprofil ist für den Firmeninhaber, den Administrator oder jedes Teammitglied mit der Zugriffsberechtigung Rechnungen verwalten verfügbar.

Wenn die wiederkehrende Rechnung als Entwurf gespeichert wird, können Sie sie immer noch überprüfen und Felder hinzufügen oder löschen. Allerdings ist der Rechnungsentwurf für den Kunden erst sichtbar, wenn Sie auf Erstellen.

Hinweis

In der Spalte Saldo für Rechnungsentwürfe werden 0,00 $ angezeigt, bis Sie die wiederkehrende Rechnung erstellen und versenden. Der Saldo ist die Summe der unbezahlten Rechnungen in der Wiederkehrenden Rechnung.

Doppelte wiederkehrende Rechnungen

Um eine Kopie einer bestehenden wiederkehrende Rechnung zu erstellen, gehen Sie auf die Seite Rechnungen > Wiederkehrende Rechnungen oder die Unterregisterkarte Wiederkehrende Rechnungen der Registerkarte Rechnungen des Kundenkontos, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Rechnungsnamen und wählen Sie Duplizieren.

Sie sehen die Seite Rechnung erstellen, auf der alle Details Ihrer ursprünglichen Rechnung bereits ausgefüllt sind. Klicken Sie auf Erstellen oder bearbeiten Sie sie nach Ihren Vorstellungen.

Ansicht des Kunden

Ihr Kunde kann wiederkehrende Rechnungen anzeigen und unterzeichnen, indem er entweder auf die Benachrichtigung in seinem dashboard klickt, auf den Link in seiner E-Mail-Benachrichtigung oder auf den Link auf der Abrechnungsseite seines Portals klicken. 

Anschließend wird ihnen ein einfaches Formular angezeigt, in dem sie die Details überprüfen, Zahlungsinformationen hinzufügen und unterschreiben können. Wenn Sie TaxDome sehen möchten, TaxDome es der Kunde sieht, rufen Sie eine schreibgeschützte Ansicht seines Portals auf.

Wer kann eine wiederkehrende Rechnung

Wenn Sie eine wiederkehrende Rechnung versenden, können alle mit dem Konto verknüpften Kontakte, für die die Zeichnungsberechtigung aktiviert ist , diese über ihr Mandantenportal unterzeichnen. 

Nur ein Kontakt muss die wiederkehrende Rechnung akzeptieren, damit sie aktiv wird. Stellen Sie also sicher, dass die Unterschriftsberechtigung für die Kontakte, die nicht unterschreiben dürfen (z. B. Kinder), deaktiviert ist.

Was passiert, wenn der Kunde nach dem ersten Rechnungsdatum unterschreibt?

Wenn ein Kunde eine wiederkehrende Rechnung Zahlungsermächtigung nach Ablauf des ersten Rechnungsdatums unterzeichnet, werden alle versäumten Rechnungen erstellt und dem Kunden automatisch in Rechnung gestellt. Wenn beispielsweise die wiederkehrende Rechnung am 25. September wiederkehrende Rechnung , der Kunde sie jedoch erst am 26. Oktober unterzeichnet, werden ihm die versäumten Rechnungen sowohl für September als auch für Oktober in Rechnung gestellt.

Wenn das vom Kunden ausgewählte Zahlungsmittel nicht über ausreichende Mittel verfügt, TaxDome mehrere Versuche, die Zahlungen einzuziehen. Der Kunde hat jedoch jederzeit die Möglichkeit, die Rechnungen manuell zu bezahlen, wenn er to do wünscht.

Was passiert, wenn eine automatische Zahlung fehlschlägt?

Wenn es Probleme bei der Zahlungsabwicklung gibt, z. B. ein unzureichendes Guthaben auf dem Bankkonto des Kunden oder andere Verarbeitungsfehler, die die Zahlung verhindern, wird das System automatisch versuchen, die Zahlung bis zu vier weitere Male zu wiederholen:

• 4 Stunden nach der ersten erfolglosen Zahlung
• 24 Stunden nach dem letzten Versuch
• 48 Stunden nach dem letzten Versuch
• 72 Stunden nach dem letzten Versuch

Wenn alle vier Versuche erfolglos bleiben, muss der Kunde update Zahlungsdaten update oder Sie können Guthaben auf die Rechnung anrechnen ( falls vorhanden). Sobald dies geschehen ist, werden zukünftige Zahlungen automatisch abgebucht.

Hinweis

Für Zahlungen per Bankeinzug beträgt die standard bis zu 30 Tage, was ausreichend Zeit ist, um sicherzustellen, dass die Zahlung erfolgreich bearbeitet wird. Wenn die Zahlung während dieser Zeit fehlschlägt, wird sie erneut versucht, sobald der status von Bearbeitung der Zahlung zu Gescheitert.

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