Wiederkehrende Rechnungen erstellen und planen

Mit wiederkehrenden Rechnungen können Sie von Ihren Kunden eine Zahlungsermächtigung anfordern und werden automatisch in regelmäßigen Abständen bezahlt. Dies kann Ihnen bei all Ihren Kunden helfen, die regelmäßig Dienstleistungen in Anspruch nehmen. Hier finden Sie alle Details zur Erstellung von wiederkehrenden Rechnungen.

Wiederkehrende Rechnungen erstellen und versenden

Recurring invoices can be created and sent by a firm owner or any team member assigned to the account with access rights to manage invoices . 

You can create recurring invoices alone or include them in your proposals or proposal templates . You can also create recurring invoices from the services listed in the proposal .

Gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Erstellen Sie eine Rechnung auf eine der beiden Arten:

• Klicken Sie oben links auf Neu und wählen Sie dann Rechnung von. Wählen Sie das Konto, für das die wiederkehrende Rechnung ausgestellt werden soll.
• Öffnen Sie das Kundenkonto, wechseln Sie zur Registerkarte Rechnungen und klicken Sie auf Neue Rechnung. Das aktuelle Konto wird automatisch ausgefüllt.

2. Setzen Sie die Rechnungsart auf Wiederkehrend und geben Sie dann entweder einen Namen dafür ein (wählen Sie einen kundenorientierten Namen für Rechnungen mit Zahlungsautorisierung) oder wählen Sie eine Vorlage. Wenn Sie eine Vorlage ausgewählt haben, fahren Sie mit Schritt 7 fort.

3. Wählen Sie aus, wie oft die Rechnungen gesendet werden sollen (standardmäßig auf Monatlich ) und wie oft sie wiederholt werden sollen.

4. Wählen Sie eine Zahlungsmethode: So sollen Ihre Rechnungen bezahlt werden (entweder per Kreditkarte, Bankeinzug oder beides) 5. Geben Sie den Betrag jeder Rechnung ein, indem Sie ihn entweder in die Zwischensumme eintragen oder die Einzelposten addieren.

6. Then click Create to send the invoice. Once a recurring invoice with payment authorization is accepted, a notification is sent to your email and Inbox+ .

Darüber hinaus gibt es noch weitere Details, die Sie einbeziehen sollten. Die Seite FensterRechnung erstellen ist in mehrere Abschnitte unterteilt:

• Art der Rechnung
• Allgemein
• Einstellungen zur Wiederholung
• Zahlungsermächtigung
• Zusätzlich
• QuickBooks Einstellungen
• Einzelposten & Zusammenfassung
• Hinweis an den Kunden
• Zahlungsplan

Art der Rechnung

Das Das FensterRechnung erstellen ist für einmalige und wiederkehrende Rechnungen gleich. Klicken Sie auf **Wiederkehrend **, um zur wiederkehrenden Rechnung zu wechseln.

Allgemein

• Kontoname, ID oder E-Mail: Wählen Sie das Konto, an das die Rechnung gesendet werden soll.
• Rechnungsvorlage: Klicken Sie auf eine der wiederkehrende Rechnung Vorlagen, die Sie erstellt haben, und wählen Sie sie aus dem Dropdown-Menü aus. wiederkehrende Rechnung Vorlagen sind besonders nützlich für Rechnungen, die Sie regelmäßig an Kunden senden.
• Name: Der Name der wiederkehrende Rechnung (z.B. Buchhaltung 2023 oder Finanzplanung 2024). Der Kunde sieht ihn nur bei wiederkehrenden Rechnungen mit Zahlungsermächtigung. 
• Choose a payment method: This is how you want your clients to pay invoices (either by credit card, bank debit or both). We support a number of payment methods .
• Teammitglied: Wählen Sie das Teammitglied aus, das für den Empfang der Zahlungen zuständig ist (standardmäßig ist es die Person, die die Rechnung erstellt).
• Description: Add a description outlining what is included in the invoice. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here’s more on shortcodes .

Einstellungen zur Wiederholung

• Wählen Sie die Zahlungsmethode: Zahlungen bei Annahme (nur für wiederkehrende Rechnungen mit Zahlungsermächtigung) oder zu einem bestimmten Datum akzeptieren. Wenn Sie ein bestimmtes Datum wählen, müssen Sie es unter Erstes Rechnungsdatum auswählen.
• Datum der ersten Rechnung: Datum des Versands der ersten Rechnung.
• Wiederholungen: Geben Sie ein, wie viele Rechnungen Sie versenden möchten.
• Wiederholung: Wählen Sie ein Zeitintervall zwischen den Rechnungen. Es kann eines aus der Liste sein (z. B. monatlich oder jährlich), oder Sie können ein eigenes Intervall festlegen. Wenn Sie eine monatliche Wiederholung einrichten, die am 29., 30. oder 31. beginnt, und ein Monat dieses Datum nicht hat, wird die Rechnung am letzten Tag dieses Monats gesendet.

Sie können die Einstellungen für wiederkehrende Rechnungen jederzeit überprüfen und bearbeiten, indem Sie Ihre **Wiederkehrende Rechnungen **Liste aufrufen und diese öffnen.

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, was Sie durch die Auswahl verschiedener Zeitplaneinstellungen erhalten:

Benutzerdefinierte Zeitpläne

Mit benutzerdefinierten Zeitplänen können Sie die Zeitpläne für wiederkehrende Rechnung noch weiter an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie können Rechnungen so planen, dass sie in beliebigen Abständen wiederkehren, z. B. alle 4 Monate am 25., alle zwei Monate, jeden zweiten Dienstag usw. Um die benutzerdefinierten Wiederholungseinstellungen einzurichten, wählen Sie Benutzerdefiniert in der Dropdown-Liste Wiederholung.

Hier finden Sie die Optionen für die Erstellung benutzerdefinierter Zeitpläne:

• Beginnt am: Dies ist der Zeitpunkt, an dem die erste Rechnung an den Kunden gesendet wird, nachdem er der Wiederholung zugestimmt hat. Dies kann zu einem bestimmten Datum oder bei Annahme sein.
• Datum der ersten Rechnung: das Datum, an dem die erste Rechnung erstellt wird (verfügbar, wenn "bestimmtes Datum" gewählt wurde).
• Rechnung ausstellen alle: die Anzahl der Zeiträume zwischen den einzelnen Rechnungen. Wenn Sie eine monatliche Wiederholung einrichten, die am 29., 30. oder 31. beginnt, und ein Monat dieses Datum nicht hat, wird die Rechnung am letzten Tag dieses Monats gesendet.
• Zeitkategorie: Dieses Feld gibt den Zeitraum an - Tage, Wochen oder Monate.
• Anzahl der Wiederholungen: die Anzahl der zu versendenden Rechnungen.

Sie sehen auch das Verfallsdatum, d. h. das Datum, an dem die letzte Rechnung gemäß dem Zeitplan bezahlt werden sollte.

Zahlungsermächtigung

Wählen Sie eine der Optionen:

1.  Automatic payment : After the client accepts the recurring invoice terms, invoices will be issued according to your schedule, and the client’s card/bank account will be charged automatically. This option is available for Stripe only.

2.  Manual payment of invoice : Invoices will be issued and sent to the client according to your schedule, but they will need to pay them manually each time.

Automatische Zahlung

Wenn die automatische Zahlung ausgewählt ist, autorisiert der Kunde die Zahlung einmal, und alle weiteren Zahlungen erfolgen automatisch. Schauen wir uns an, wie es auf der Kundenseite aussieht:

1. The firm owner or team member prepares a recurrent invoice. The client receives an email and sees a pending notification at the top of the Billing page.

2. The client with signatory authority reviews the terms, submits payment details, and then signs and accepts the recurring invoice.

Sobald dies geschehen ist, wird die Karte/das Konto automatisch nach dem auf wiederkehrende Rechnung angegebenen Zeitplan belastet.

Tipp

Um diese Art der Autorisierung zu verwenden, Stripe als Standard-Zahlungsanbieter ausgewählt werden.

Manuelle Zahlung der Rechnung

Wenn Sie die manuelle Zahlung von Rechnungen gewählt haben, werden die Rechnungen nach Ihrem Zeitplan ausgestellt und an den Kunden geschickt, und die Kunden müssen die Rechnungen jedes Mal manuell bezahlen. Wenn Sie CPACharge ausgewählt haben, können Sie die Zahlungsautorisierung nicht auswählen, und die manuelle Zahlung ist die einzige Option. Alle ausgestellten Rechnungen funktionieren als einmalige Rechnungen - sie werden auf der Seite Fakturierung > Rechnungen angezeigt. Wenn QuickBooks angeschlossen ist, werden sie innerhalb eines Tages nach ihrer Ausstellung synchronisiert. Gleichzeitig steht der Zeitplan auf der Registerkarte Wiederkehrende Rechnungen zur Überprüfung und Bearbeitung zur Verfügung. 

Schauen wir uns an, wie es auf der Client-Seite aussieht:

1. Der Firmeninhaber oder ein Teammitglied erstellt eine wiederkehrende Rechnung, und der Kunde erhält eine Benachrichtigung über jede ausgestellte Rechnung. Wenn die manuelle Zahlung ausgewählt wird, sieht der Kunde die Rechnung nicht als wiederkehrende Rechnung auf seiner Seite. 

2. Der Kunde bezahlt die Rechnung manuell, wie er es bei einer normalen Rechnung tun würde.

3. Wenn ein bestimmtes Datum erreicht ist, wird dem Kunden eine neue Rechnung gemäß dem Zeitplan ausgestellt, und er muss sie erneut manuell bezahlen. Dies wird so lange wiederholt, bis alle Rechnungen gemäß dem Zeitplan verschickt wurden.

Zusätzlich

Beachten Sie, dass Sie diesen Abschnitt nur sehen, wenn Sie Stripe verwenden und Sie die Zahlungsautorisierung aktiviert haben. Im Abschnitt Zusätzlicher Abschnitt müssen Sie nur Details hinzufügen, wenn Sie die Kippschalter aktivieren:

1. Email invoice to client: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the invoice. The email won’t be accessible to you after you send the request. To reuse it, consider adding it to the invoice template . You can also use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes.

2. Reminders: Toggle this onto send an email notification to the client if they haven’t paid the invoice within a specified number of days. Here’s more on reminders .

QuickBooks Einstellungen

Wählen Sie . Ort und Klasse für die Rechnung, die an QuickBooks gesendet werden soll. Die Kunden sehen dieses Feld nicht. 

Beachten Sie, dass der QuickBooks nur angezeigt wird, wenn Sie sie in QuickBooks aktivieren. Gehen Sie To do zu Konto und Einstellungen > Erweitert > Kategorien und aktivieren Sie die Verfolgung von Orten und/oder Klassen.

Einzelposten & Zusammenfassung

Sowohl Einzelposten und Zusammenfassung zeigen den Rechnungsbetrag an. Wenn Sie keine ausführliche Beschreibung Ihrer Leistungen und des Preises einfügen möchten, können Sie direkt zum Abschnitt " Zusammenfassung" gehen und den Betrag einfügen.

Andernfalls können Sie eine kundenorientierte Liste der Produkte und Dienstleistungen erstellen, die Sie im Bereich AbschnittEinzelposten. Alle Daten aus diesem Bereich werden automatisch auch in den Bereich Zusammenfassung übernommen.

In der Sektion Einzelposten können Sie:

• Add line item: Click Line item, then either select an existing service or create a new one. Fill in the Rate field, set the number of services and tax (here’s more on tax rates in invoices ), and type in the Description (optional). Select Class to be sent to QuickBooks (clients will not see this field).
• Rabatte anwenden: Um eine Rabattposition hinzuzufügen, klicken Sie auf Rabatt, und füllen Sie dann das Feld Satz aus. 
• Verwalten Sie Positionen: Klicken Sie auf das Mülleimersymbol, um eine Position zu löschen. Klicken Sie auf die drei Punkte, um eine Position zu bearbeiten, zu duplizieren, zu löschen oder einen neuen Dienst daraus zu erstellen.
• Einstellungen: Klicken Sie auf Einstellungen , um festzulegen, welche Spalten in Ihrer Rechnung angezeigt werden sollen. Wenn die Felder Beschreibung und Leistungsdatum leer sind und Sie sie nicht ausgeblendet haben, werden sie automatisch in der Rechnung ausgeblendet. Für die Spalten Preis & Menge und Steuer gilt eine andere Logik: Sie sollten sie in den Einstellungen ausblenden, damit sie in der Rechnung nicht angezeigt werden, auch wenn der Wert auf 0 gesetzt ist. 

Die Zusammenfassung zeigt es Ihnen:

• Zwischensumme: Dies ist die Summe der Beträge für die erbrachten Dienstleistungen vor Steuern. Sie können sie bearbeiten, wenn Sie noch keine Einzelposten haben. Nachdem Sie sie hinzugefügt haben, wird sie automatisch berechnet und kann nicht mehr geändert werden.
• VAT rate: If you don’t have line items, you can edit the VAT rate. If you have line items, to edit the VAT rate, you need to enable the **VAT **column for the line items (here’s more on sales tax ).
• Mehrwertsteuerbetrag: Wird automatisch berechnet aus Zwischensumme x Mehrwertsteuersatz.
• Gesamtbetrag: Wird automatisch aus Zwischensumme + Mehrwertsteuerbetrag berechnet.

Zusätzlich können Sie am Ende, nach dem Zahlungsplan die wichtigsten Einstellungen der wiederkehrende Rechnung: die Anzahl der zu erwartenden Zahlungen, die Höhe der einzelnen Zahlungen und den Gesamtbetrag.

Hinweis an den Kunden

Sie können dem Client eine Notiz hinzufügen und sie mit folgenden Shortcodes personalisieren shortcodes. Es kann entweder eine Notiz mit den Zahlungsdetails oder nur eine Nachricht sein. Diese Notiz wird im Mandantenportal und in der PDF angezeigt.

Zahlungsplan

Überprüfen Sie die Daten, an denen die einzelnen Rechnungen verschickt werden sollen.

wiederkehrende Rechnung als Entwurf speichern

Die Erstellung einer wiederkehrende Rechnung kann in manchen Fällen einige Zeit in Anspruch nehmen (z. B. wenn Sie noch die Bedingungen mit dem Kunden aushandeln). Sie können alle Ihre Änderungen speichern, indem Sie auf Als Entwurf speichern, ohne diese Rechnung an Ihren Kunden zu senden.

Danach finden Sie die wiederkehrende Rechnung auf der Registerkarte RegisterkarteInaktiv auf der Seite Rechnungen > Wiederkehrende Rechnungen. Diese Rechnungen sind als Entwürfe gekennzeichnet.

To view draft invoices for a specific client, go to  Clients, select the account, then go to the Recurring invoices subtab of the Invoices tab from their profile. The Invoices tab in the client’s profile is available to the firm owner, admin or any team member with the Manage invoices access right.

Wenn die wiederkehrende Rechnung als Entwurf gespeichert wird, können Sie sie immer noch überprüfen und Felder hinzufügen oder löschen. Allerdings ist der Rechnungsentwurf für den Kunden erst sichtbar, wenn Sie auf Erstellen.

Hinweis

In der Spalte Saldo für Rechnungsentwürfe werden 0,00 $ angezeigt, bis Sie die wiederkehrende Rechnung erstellen und versenden. Der Saldo ist die Summe der unbezahlten Rechnungen in der Wiederkehrenden Rechnung.

Doppelte wiederkehrende Rechnungen

Um eine Kopie einer bestehenden wiederkehrende Rechnung zu erstellen, gehen Sie auf die Seite Rechnungen > Wiederkehrende Rechnungen oder die Unterregisterkarte Wiederkehrende Rechnungen der Registerkarte Rechnungen des Kundenkontos, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Rechnungsnamen und wählen Sie Duplizieren.

Sie sehen die Seite Rechnung erstellen, auf der alle Details Ihrer ursprünglichen Rechnung bereits ausgefüllt sind. Klicken Sie auf Erstellen oder bearbeiten Sie sie nach Ihren Vorstellungen.

Ansicht des Kunden

Ihr Kunde kann wiederkehrende Rechnungen anzeigen und unterzeichnen, indem er entweder auf die Benachrichtigung in seinem dashboard klickt, auf den Link in seiner E-Mail-Benachrichtigung oder auf den Link auf der Abrechnungsseite seines Portals klicken. 

Then, they will be presented with a simple form where they will be able to review the details, add payment information, and sign.  If you want to see TaxDome how the client sees it, access a read-only view of their portal .

Wer kann eine wiederkehrende Rechnung

When you send a recurring invoice, all contacts linked to the account with the signatory authority enabled are allowed to sign from their client portal. 

Nur ein Kontakt muss die wiederkehrende Rechnung akzeptieren, damit sie aktiv wird. Stellen Sie also sicher, dass die Unterschriftsberechtigung für die Kontakte, die nicht unterschreiben dürfen (z. B. Kinder), deaktiviert ist.

Was passiert, wenn der Kunde nach dem ersten Rechnungsdatum unterschreibt?

Wenn ein Kunde eine wiederkehrende Rechnung mit Zahlungsermächtigung nach dem ersten Rechnungsdatum unterzeichnet, werden alle versäumten Rechnungen erstellt und dem Kunden automatisch in Rechnung gestellt. Wenn die wiederkehrende Rechnung zum Beispiel am 25. September beginnt, der Kunde sie aber erst am 26. Oktober unterschreibt, werden ihm die versäumten Rechnungen für September und Oktober in Rechnung gestellt. Wenn die vom Kunden gewählte Zahlungsmethode nicht über ausreichende Mittel verfügt, unternimmt TaxDome mehrere Versuche, Zahlungen abzubuchen. Der Kunde hat jedoch immer die Möglichkeit, die Rechnungen manuell zu begleichen, wenn er to do wünscht.## Was passiert, wenn eine automatische Zahlung fehlschlägt? {#fail}

Wenn es Probleme bei der Zahlungsabwicklung gibt, z. B. ein unzureichendes Guthaben auf dem Bankkonto des Kunden oder andere Verarbeitungsfehler, die die Zahlung verhindern, wird das System automatisch versuchen, die Zahlung bis zu vier weitere Male zu wiederholen:

• 4 Stunden nach der ersten erfolglosen Zahlung
• 24 Stunden nach dem letzten Versuch
• 48 Stunden nach dem letzten Versuch
• 72 Stunden nach dem letzten Versuch

If all four attempts are unsuccessful, the client will have to update their payment details or you can apply credits to the invoice (if any). Once they have done so, future payments will be charged automatically.

Hinweis

Für Zahlungen per Bankeinzug beträgt die standard bis zu 30 Tage, was ausreichend Zeit ist, um sicherzustellen, dass die Zahlung erfolgreich bearbeitet wird. Wenn die Zahlung während dieser Zeit fehlschlägt, wird sie erneut versucht, sobald der status von Bearbeitung der Zahlung zu Gescheitert.

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