Wiederkehrende Rechnungen (Basic): Erstellen, Planen, Als Entwurf speichern

Mit wiederkehrenden Rechnungen können Sie von Ihren Kunden eine Zahlungsermächtigung anfordern und werden automatisch in regelmäßigen Abständen bezahlt. Dies kann Ihnen bei all Ihren Kunden helfen, die regelmäßig Dienstleistungen in Anspruch nehmen. Hier finden Sie alle Details zur Erstellung von wiederkehrenden Rechnungen.

Hier abgedeckt:

• Erstellen und Versenden wiederkehrender Rechnungen
• Einstellungen zur Wiederholung
  • Benutzerdefinierte Zeitpläne
• Arten der Zahlungsermächtigung
  • Automatische Zahlung
  • Manuelle Zahlung der Rechnung
• Einrichten von wiederkehrenden Rechnungserinnerungen
• Speichern einer wiederkehrenden Rechnung als Entwurf
• Duplizieren wiederkehrender Rechnungen
• Was Kunden sehen, wenn Sie wiederkehrende Rechnungen erstellen
• Wer kann eine wiederkehrende Rechnung unterschreiben?
• Was passiert, wenn der Kunde nach dem ersten Rechnungsdatum unterschreibt?
• Was passiert, wenn eine automatische Zahlung fehlschlägt?

Erstellen und Versenden wiederkehrender Rechnungen

Wiederkehrende Rechnungen können von einem Firmeninhaber oder einem beliebigen Teammitglied , das dem Konto zugewiesen ist und über Zugriffsrechte zur Verwaltung von Rechnungen verfügt, erstellt und versendet werden. 

Sie können wiederkehrende Rechnungen allein erstellen oder sie in Ihre Angebote oder Angebotsvorlagen einfügen. Sie können auch wiederkehrende Rechnungen aus den im Angebot aufgeführten Leistungen erstellen.

Folgen Sie diesen Schritten:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche + Neu in der linken Seitenleiste und wählen Sie dann Rechnung aus dem Slide-out. Oder fügen Sie dem Vorschlag eine Rechnung hinzu.

2. Wählen Sie das Konto aus, für das die wiederkehrende Rechnung ausgestellt werden soll.

3. Setzen Sie die Rechnungsart auf Wiederkehrend, und geben Sie dann entweder einen Namen für die Rechnung ein (wählen Sie einen kundenorientierten Namen für Rechnungen mit Zahlungsermächtigung) oder wählen Sie eine Vorlage. Wenn eine Vorlage ausgewählt wird, fahren Sie mit Schritt 7 fort.

4. Wählen Sie aus, wie oft die Rechnungen versendet werden sollen (standardmäßig auf monatlich eingestellt) und wie oft sie wiederkehren sollen.

5. Wählen Sie eine Zahlungsmethode: So sollen Ihre Rechnungen bezahlt werden (entweder per Kreditkarte, Bankeinzug oder beides)

6. Geben Sie den Betrag jeder Rechnung ein, indem Sie ihn entweder in die Zwischensumme eintragen oder die Einzelposten addieren.

7. Klicken Sie dann auf Erstellen, um die Rechnung zu senden. Sobald eine wiederkehrende Rechnung mit Zahlungsautorisierung akzeptiert wird, wird eine Benachrichtigung an Ihre E-Mail-Adresse gesendet und Inbox+.

Es gibt noch weitere Angaben, die Sie eventuell machen möchten. Detaillierte Anweisungen für jedes nummerierte Feld finden Sie unten:

1. Rechnungstyp: Für eine wiederkehrende Rechnung wählen Sie die entsprechende Option. 

2. Name des Kontos, ID oder E-Mail: Wählen Sie das Konto aus, an das die Rechnung gesendet werden soll.

3. Rechnungsvorlage: Klicken Sie auf und wählen Sie eine der Vorlagen für wiederkehrende Rechnungen aus dem Pulldown-Menü aus, die Sie erstellt haben. Wiederkehrende Rechnungsvorlagen sind besonders nützlich für Rechnungen, die Sie regelmäßig an Kunden senden.

4. Wählen Sie eine Zahlungsmethode: Auf diese Weise sollen Ihre Rechnungen bezahlt werden (entweder per Kreditkarte, Bankeinzug oder beides). Wir unterstützen eine Reihe von Zahlungsarten.

5, 6. Beginnt am: Dies ist der Zeitpunkt, an dem die erste Rechnung an den Kunden gesendet wird, nachdem er der wiederkehrenden Rechnung zugestimmt hat. Dies kann bei Annahme (für wiederkehrende Rechnungen mit Zahlungsermächtigung) oder an einem bestimmten Datum sein. Wenn ein bestimmtes Datum gewählt wird, müssen Sie es unter Erstes Rechnungsdatum auswählen.

7, 8. Wiederholung(en): Hier können Sie den Zeitraum für die Rechnungswiederholung auswählen und die Anzahl der Rechnungen festlegen, die im Rahmen der wiederkehrenden Rechnung versendet werden sollen.

9. Teammitglied: Wählen Sie das Teammitglied aus, das für den Empfang der Zahlungen zuständig ist (standardmäßig ist es die Person, die die Rechnung erstellt).

10. Name: Der Name der wiederkehrenden Rechnung (z. B. Buchhaltung 2023 oder Finanzplanung 2024). Der Kunde sieht ihn nur bei wiederkehrenden Rechnungen mit Zahlungsberechtigung.

11. Beschreibung: Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, aus der hervorgeht, was in der Rechnung enthalten ist (optional).

12, 15. Add shortcode: Include dynamic data to individualize your invoices. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here's more on shortcodes.

• Automatische Zahlung: Nachdem der Kunde die Bedingungen für wiederkehrende Rechnungen akzeptiert hat, werden die Rechnungen nach Ihrem Zeitplan ausgestellt und die Karte/das Bankkonto des Kunden wird automatisch belastet. Verfügbar für Stripe nur.
• Manuelle Bezahlung der Rechnung: Die Rechnungen werden nach Ihrem Zeitplan ausgestellt und an den Kunden geschickt, der sie jedoch jedes Mal manuell bezahlen muss.

Lesen Sie unten mehr über die Arten der Zahlungsermächtigung.

14. Rechnung per E-Mail an den Kunden senden: Schalten Sie diese Option ein und fügen Sie eine benutzerdefinierte Nachricht hinzu, wenn Sie möchten, dass der Kunde per E-Mail über eine wiederkehrende Rechnung mit automatischer Zahlung benachrichtigt wird. Andernfalls wird er nur eine Benachrichtigung in seinem Portal erhalten.

16. Mahnungen: Schalten Sie diese Option auf , um eine E-Mail-Benachrichtigung an den Kunden zu senden, wenn er die wiederkehrende Rechnung nicht innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen akzeptiert(weitere Details unten).

17. QuickBooks-Einstellungen: Wählen Sie den Ort, an den die Rechnung an QuickBooks gesendet werden soll. Die Kunden sehen dieses Feld nicht.

18. Einzelposten: Führen Sie die erbrachten Leistungen für jede Rechnung der Wiederholung auf und geben Sie etwaige Rabatte an. 

• Position: Klicken Sie auf Position und wählen Sie dann entweder eine bestehende Leistung aus oder erstellen Sie eine neue. Füllen Sie das Feld Satz aus, legen Sie die Menge für jede Leistung und den Steuersatz fest (mehr zu Steuersätzen) und fügen Sie eine Beschreibung hinzu (optional). Wählen Sie die Klasse aus , die an QuickBooks gesendet werden soll (die Kunden sehen dieses Feld nicht).
• Rabatt: Um eine Position hinzuzufügen, klicken Sie auf Rabatt und füllen dann das Feld Satz aus. 

Sie können die gleichen Positionsfelder auch auf der Seite " Position bearbeiten" bearbeiten, indem Sie auf die drei Punkte rechts neben der Position klicken, " Bearbeiten" wählen und dann auf " Speichern" klicken.

19. Zusammenfassung: Hier können Sie den Betrag jeder Zahlung sehen.

• Zwischensumme: Die Summe der in jeder Rechnung erbrachten Leistungen, vor Steuern. Sie wird automatisch ausgefüllt, nachdem die Einzelposten hinzugefügt wurden. Sie können die Summe auch manuell eingeben, wenn Sie keine Einzelposten hinzufügen möchten.
• Steuersatz: Sobald die Mehrwertsteuer hinzugefügt wird, wird sie in der Gesamtsumme berücksichtigt (weitere Informationen zum Hinzufügen der Mehrwertsteuer).

20. Zahlungsplan: Überprüfen Sie die Daten, an denen die einzelnen Rechnungen verschickt werden. 

21. Jede Zahlung, Rechnungsbetrag, Gesamt: Überprüfen Sie die wichtigsten Einstellungen der wiederkehrenden Rechnung: wie viele Zahlungen Sie erwarten, den jeweiligen Betrag und den Gesamtbetrag.

22. Erstellen: Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die wiederkehrende Rechnung zur Überprüfung und Annahme durch den Kunden zu versenden.

23. Als Entwurf speichern: Speichern Sie Ihre Änderungen, ohne die wiederkehrende Rechnung zu senden: Die Einstellungen werden gespeichert, und die wiederkehrende Rechnung ist auf der Registerkarte Wiederkehrende Rechnungen im Abschnitt Rechnungen sichtbar und als Entwurf gekennzeichnet. Sie können die Rechnung weiterhin überprüfen und bearbeiten und Felder hinzufügen oder löschen. Die Rechnung ist für den Kunden erst sichtbar, wenn Sie auf Erstellen klicken.

Einstellungen zur Wiederholung

Wiederholungseinstellungen im Detail:

• Wiederholungen: legt die Anzahl der Rechnungen fest, die in den Bereich der wiederkehrenden Rechnung fallen
• Wiederholung: legt den Wiederholungszeitraum der Rechnung fest:
  • Täglich
  • Wöchentlich
  • Monatlich
  • Alle 3 Monate
  • Alle 6 Monate
  • Jährlich
  • Benutzerdefiniert (siehe unten)

Sie können die Einstellungen für wiederkehrende Rechnungen jederzeit überprüfen und bearbeiten, indem Sie die Liste mit den wiederkehrenden Rechnungen aufrufen und öffnen.

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für die verschiedenen Zeitplaneinstellungen :

Benutzerdefinierte Zeitpläne

Mit benutzerdefinierten Zeitplänen können Sie die Zeitpläne für wiederkehrende Rechnungen noch weiter an Ihre Bedürfnisse anpassen. Planen Sie Rechnungen so, dass sie in der von Ihnen gewünschten Häufigkeit wiederkehren, z. B. am 25. alle 4 Monate, zweimonatlich, jeden zweiten Dienstag usw.

Um die benutzerdefinierten Wiederholungseinstellungen einzurichten, wählen Sie die Option Benutzerdefiniert in der Dropdown-Liste Wiederholung.

Hier finden Sie die Optionen für die Erstellung benutzerdefinierter Zeitpläne:

• Beginnt am: Dies ist der Zeitpunkt, an dem die erste Rechnung an den Kunden gesendet wird, nachdem er der Wiederholung zugestimmt hat. Dies kann zu einem bestimmten Datum oder bei Annahme sein.
• Datum der ersten Rechnung: das Datum, an dem die erste Rechnung erstellt wird (verfügbar, wenn ein bestimmtes Datum gewählt wurde).
• Rechnung ausstellen alle: die Anzahl der Zeiträume zwischen den einzelnen Rechnungen.
• Zeitkategorie: Dieses Feld gibt den Zeitraum an - Tage, Wochen oder Monate.
• Anzahl der Wiederholungen: die Anzahl der zu versendenden Rechnungen.

Sie sehen auch das Verfallsdatum - das Datum, an dem die letzte Rechnung gemäß dem Zeitplan bezahlt werden sollte.

Arten der Zahlungsermächtigung

Bei wiederkehrenden Rechnungen können Sie auswählen, ob die Zahlungen autorisiert und dann automatisch ausgeführt werden sollen oder nicht. Unten finden Sie eine genauere Beschreibung, wie das funktioniert.

• Automatische Zahlung - der Kunde akzeptiert die wiederkehrenden Bedingungen, dann wird seine Karte/sein Bankkonto automatisch gemäß dem Zeitplan belastet. Verfügbar für Stripe nur.
• Manuelle Zahlung der Rechnung - Rechnungen werden nach Ihrem Zeitplan ausgestellt und an den Kunden gesendet, und er muss jedes Mal manuell bezahlen. Verfügbar für Stripe und CPACharge. Wenn Sie CPACharge ausgewählt haben, können Sie keine Zahlungsautorisierung auswählen, und manuell ist die einzige Option.

Automatische Zahlung

Wenn die automatische Zahlung ausgewählt ist, autorisiert der Kunde die Zahlung einmal, und alle weiteren Zahlungen erfolgen automatisch. Wiederkehrende Rechnungen mit automatischen Zahlungen sind mit einem Abonnement vergleichbar - einmal eingerichtet, sind weder von Ihnen noch vom Kunden weitere Aktionen erforderlich.

Schauen wir uns an, wie es auf der Client-Seite aussieht:

1. Der Firmeninhaber oder ein Teammitglied stellt eine wiederkehrende Rechnung aus. Der Kunde erhält eine Benachrichtigung.

2. Der Kunde mit Unterschriftsberechtigung prüft die Bedingungen, übermittelt die Zahlungsdaten, unterzeichnet und akzeptiert dann die wiederkehrende Rechnung.

Sobald dies geschehen ist, wird die Karte/das Konto automatisch nach dem in der wiederkehrenden Rechnung angegebenen Zeitplan belastet.

Aufmerksamkeit! Um diese Art der Autorisierung zu verwenden, Stripe sollte als Standardzahlungsanbieter ausgewählt werden.

Manuelle Zahlung der Rechnung

Wenn Sie die manuelle Zahlung von Rechnungen gewählt haben, werden die Rechnungen nach Ihrem Zeitplan ausgestellt und an den Kunden geschickt, und die Kunden müssen die Rechnungen jedes Mal manuell bezahlen. Wenn Sie CPACharge ausgewählt haben, können Sie keine Zahlungsautorisierung auswählen, und die manuelle Zahlung ist die einzige Option.

Alle ausgestellten Rechnungen funktionieren als einmalige Rechnungen – sie werden auf der Registerkarte "Rechnungen" der Seite "Rechnungen" angezeigt, und wenn QuickBooks Online verbunden ist, werden sie innerhalb eines Tages nach der Ausstellung synchronisiert. Gleichzeitig kann der Zeitplan auf der Registerkarte "Wiederkehrende Rechnungen " überprüft und bearbeitet werden. 

Schauen wir uns an, wie es auf der Client-Seite aussieht:

1. Der Firmeninhaber oder ein Teammitglied stellt eine wiederkehrende Rechnung aus, und der Kunde erhält bei jeder ausgestellten Rechnung eine Benachrichtigung. Wenn die manuelle Zahlung ausgewählt ist, sieht der Kunde die Rechnung nicht als wiederkehrende Rechnung. 

2. Der Kunde bezahlt die Rechnung manuell, wie er es bei einer normalen Rechnung tun würde.

3. Wenn ein bestimmtes Datum erreicht ist, wird dem Kunden eine neue Rechnung gemäß dem Zeitplan ausgestellt, und er muss sie erneut manuell bezahlen. Dies wird so lange wiederholt, bis alle Rechnungen gemäß dem Zeitplan verschickt wurden.

Einrichten von wiederkehrenden Rechnungserinnerungen

Schalten Sie bei der Erstellung einer wiederkehrenden Rechnung die Option Erinnerungen ein. Wenn Sie dies tun, erhält der Kunde eine Erinnerung an die Rechnung, wenn diese nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums akzeptiert wurde. Standardmäßig beträgt die Anzahl der Tage drei, aber Sie können dies ändern:

• Tage bis zur nächsten Mahnung: Dies ist die Anzahl der Tage, bevor dem Kunden eine Mahnung geschickt wird. Standardmäßig wird eine Mahnung drei Tage nach der Rechnungsstellung versandt, aber Sie können dies nach Belieben ändern.

• Anzahl der Mahnungen: Dies ist die Anzahl der Erinnerungen, die der Kunde erhält. Standardmäßig erhält der Kunde nur eine Erinnerungs-E-Mail, aber Sie können dies auch ändern.

Die Erinnerungen hören auf, wenn:

• Der Kunde hat die wiederkehrende Rechnung nicht akzeptiert, aber die festgelegte Anzahl von Mahnungen wurde verschickt.
• Der Kunde akzeptierte die Rechnung.
• Die ausstehende Rechnung wurde von einem Firmenmitglied deaktiviert.

Speichern einer wiederkehrenden Rechnung als Entwurf

In manchen Fällen kann die Erstellung einer wiederkehrenden Rechnung einige Zeit in Anspruch nehmen (z. B. wenn Sie noch die Bedingungen mit dem Kunden aushandeln). Sie können alle Ihre Änderungen speichern, ohne die Rechnung an Ihren Kunden zu senden, indem Sie auf den Link Als Entwurf speichern klicken.

Danach können Sie die wiederkehrende Rechnung auf der Unterregisterkarte Inaktiv der Registerkarte Wiederkehrende Rechnungen im Abschnitt Rechnungen finden. Diese Rechnungen sind als Entwürfe gekennzeichnet.

Um Rechnungsentwürfe für einen bestimmten Kunden anzuzeigen, gehen Sie zu Kunden, wählen Sie das Konto aus und gehen Sie dann zur Unterregisterkarte Wiederkehrende Rechnungen auf der Registerkarte Rechnungen im Profil des Kunden. Die Registerkarte Rechnungen im Profil des Kunden ist für den Firmeninhaber, den Administrator oder jedes Teammitglied mit dem Zugriffsrecht Rechnungen verwalten verfügbar.

Wenn die wiederkehrende Rechnung als Entwurf gespeichert wird, können Sie sie immer noch überprüfen und Felder hinzufügen oder löschen. Der Rechnungsentwurf wird für den Kunden erst sichtbar, wenn Sie auf Erstellen klicken.

Hinweis! In der Spalte Saldo für Rechnungsentwürfe werden 0,00 $ angezeigt, bis Sie die wiederkehrende Rechnung erstellen und versenden. Der Saldo ist die Summe der unbezahlten Rechnungen in der wiederkehrenden Rechnung.

Duplizieren wiederkehrender Rechnungen

Um eine Kopie einer bestehenden wiederkehrenden Rechnung zu erstellen, gehen Sie auf die Registerkarte Wiederkehrende Rechnungen der Seite Rechnungen oder auf die Unterregisterkarte Wiederkehrende Rechnungen der Registerkarte Rechnungen des Kundenkontos, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Rechnungsnamen und wählen Sie Duplizieren aus der Pulldown-Liste.

Sie sehen die Seite Rechnung erstellen, auf der alle Details Ihrer ursprünglichen Rechnung bereits ausgefüllt sind. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen oder bearbeiten Sie die Rechnung nach Ihren Vorstellungen.

Was Kunden sehen, wenn Sie wiederkehrende Rechnungen erstellen

Ihr Kunde kann wiederkehrende Rechnungen anzeigen und unterschreiben, indem er entweder auf die Benachrichtigung auf seiner dashboard, indem Sie auf den Link in der E-Mail-Benachrichtigung oder auf den Link auf der Seite "Wiederkehrende Rechnungen" ihres Portals klicken. 

Dann wird ihnen ein einfaches Formular angezeigt, in dem sie die Details überprüfen, Zahlungsinformationen hinzufügen und unterschreiben können. 

Wenn Sie TaxDome so sehen möchten, wie der Kunde es sieht, greifen Sie auf eine schreibgeschützte Ansicht seines Portals zu.

Wer kann eine wiederkehrende Rechnung unterschreiben?

Wenn Sie eine wiederkehrende Rechnung senden, können alle Kontakte, die mit dem Konto verbunden sind und die Unterschriftsberechtigung aktiviert haben, von ihrem Kundenportal aus unterschreiben. 

Um die wiederkehrende Rechnung zu aktivieren, muss nur ein Kontakt sie akzeptieren. Stellen Sie also sicher, dass die Unterschriftsberechtigung für die Kontakte, die nicht unterschreiben dürfen (z. B. Kinder), deaktiviert ist.

Was passiert, wenn der Kunde nach dem ersten Rechnungsdatum unterschreibt?

Wenn ein Kunde eine wiederkehrende Rechnung mit Zahlungsermächtigung nach dem ersten Rechnungsdatum unterzeichnet, werden alle versäumten Rechnungen erstellt und dem Kunden automatisch in Rechnung gestellt. Wenn die wiederkehrende Rechnung zum Beispiel am 25. September beginnt, der Kunde sie aber erst am 26. Oktober unterschreibt, werden ihm die versäumten Rechnungen von September und Oktober in Rechnung gestellt.

Wenn die vom Kunden gewählte Zahlungsmethode nicht über ausreichende Mittel verfügt, unternimmt TaxDome mehrere Versuche, die Zahlungen abzubuchen. Der Kunde hat jedoch immer die Möglichkeit, die Rechnungen manuell zu bezahlen, wenn er to do wählt.

Was passiert, wenn eine automatische Zahlung fehlschlägt?

Wenn es Probleme bei der Zahlungsabwicklung gibt, z. B. ein unzureichendes Guthaben auf dem Bankkonto des Kunden oder andere Verarbeitungsfehler, die die Zahlung verhindern, wird das System automatisch versuchen, die Zahlung bis zu vier weitere Male zu wiederholen:

• 4 Stunden nach der ersten erfolglosen Zahlung
• 24 Stunden nach dem letzten Versuch
• 48 Stunden nach dem letzten Versuch
• 72 Stunden nach dem letzten Versuch

Wenn alle vier Versuche nicht erfolgreich sind, muss der Client update ihre Zahlungsdaten. Sobald sie dies getan haben, werden zukünftige Zahlungen automatisch belastet.

Anmerkung! Bei Bankeinzugszahlungen wird das Symbol standard Die Bearbeitungszeit beträgt bis zu 30 Tage, was ausreichend Zeit ist, um sicherzustellen, dass die Zahlung erfolgreich verarbeitet wird. Wenn die Zahlung während dieser Zeit fehlschlägt, wird sie wiederholt, sobald die Zahlung erfolgt ist status ändert sich von "Zahlung wird verarbeitet" zu "Fehlgeschlagen".