Wiederkehrende Rechnungen (Basic): Erstellen, planen, als Entwurf speichern

Mit wiederkehrenden Rechnungen können Sie von Ihren Kunden eine Zahlungsermächtigung anfordern und werden automatisch in regelmäßigen Abständen bezahlt. Dies kann Ihnen bei all Ihren Kunden helfen, die regelmäßig Dienstleistungen in Anspruch nehmen. Hier finden Sie alle Details zur Erstellung von wiederkehrenden Rechnungen.

Create and send recurring invoices

Wiederkehrende Rechnungen können von einem Firmeninhaber oder einem beliebigen Teammitglied , das dem Konto zugewiesen ist und über Zugriffsrechte zur Verwaltung von Rechnungen verfügt, erstellt und versendet werden. 

Sie können wiederkehrende Rechnungen allein erstellen oder sie in Ihre Angebote oder Angebotsvorlagen einfügen. Sie können auch wiederkehrende Rechnungen aus den im Angebot aufgeführten Leistungen erstellen.

Folgen Sie diesen Schritten:

1. Create an invoice using either of the ways:

• Click New on the top left, then select Invoice from. Select the account for which the recurring invoice should be issued.
• Open the client account, switch to the Invoices tab and click New invoice. The current account will be automatically filled in.

2. Set the Invoice type to Recurring, then either enter a Name for it (choose a client-facing name for invoices with payment authorization) or select a template. If a template is selected, then proceed to step 7.

3. Select how often the invoices should be sent (set to Monthly by default) and how many times they should recur.

4. Choose a payment method: this is how you want your invoices to be paid (either by credit card, bank debit or both)

5. Enter the amount of each invoice either by entering it into Subtotal or adding up the line items.

6. Then click Create to send the invoice. Once a recurring invoice with payment authorization is accepted, a notification is sent to your email and Inbox+.

Darüber hinaus gibt es noch weitere Details, die Sie eventuell angeben möchten. Das Fenster Rechnung erstellen ist in mehrere Abschnitte unterteilt:

• Art der Rechnung
• Allgemein
• Einstellungen zur Wiederholung
• Zahlungsermächtigung
• Zusätzlich
• QuickBooks Einstellungen
• Einzelposten & Zusammenfassung
• Hinweis an den Kunden
• Zahlungsplan

Art der Rechnung

Das Fenster Rechnung erstellen ist für einmalige und wiederkehrende Rechnungen gleich. Klicken Sie auf Wiederkehrend , um zur wiederkehrenden Rechnung zu wechseln.

Allgemein

1. Kontoname, ID oder E-Mail: Wählen Sie das Konto, an das die Rechnung gesendet werden soll.
2. Rechnungsvorlage: Klicken Sie auf und wählen Sie eine der Vorlagen für wiederkehrende Rechnungen, die Sie erstellt haben, aus dem Dropdown-Menü aus. Wiederkehrende Rechnungsvorlagen sind besonders nützlich für Rechnungen, die Sie regelmäßig an Kunden senden.
3. Name: Der Name der wiederkehrenden Rechnung (z. B. Buchhaltung 2023 oder Finanzplanung 2024). Der Kunde sieht ihn nur bei wiederkehrenden Rechnungen mit Zahlungsberechtigung. 
4. Wählen Sie eine Zahlungsmethode: So möchten Sie, dass Ihre Kunden die Rechnungen bezahlen (entweder per Kreditkarte, Bankeinzug oder beides). Wir unterstützen eine Reihe von Zahlungsarten.
5. Teammitglied: Wählen Sie das Teammitglied aus, das für den Empfang der Zahlungen zuständig ist (standardmäßig ist es die Person, die die Rechnung erstellt).
6. Beschreibung: Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, aus der hervorgeht, was in der Rechnung enthalten ist. Sie können das Konto shortcodes basierend auf benutzerdefinierten Feldern und Datum shortcodes. Hier finden Sie mehr über shortcodes.

Einstellungen zur Wiederholung

1. Wählen Sie die Zahlungsmethode: Zahlungen bei Annahme (nur für wiederkehrende Rechnungen mit Zahlungsermächtigung) oder zu einem bestimmten Datum akzeptieren. Wenn Sie ein bestimmtes Datum wählen, müssen Sie es unter Erstes Rechnungsdatum auswählen.
2. Datum der ersten Rechnung: Datum des Versands der ersten Rechnung.
3. Wiederholungen: Geben Sie ein, wie viele Rechnungen Sie versenden möchten.
4. Wiederholung: Wählen Sie ein Zeitintervall zwischen den Rechnungen. Es kann eines aus der Liste sein (z. B. monatlich oder jährlich), oder Sie können ein eigenes Intervall festlegen.

Sie können die Einstellungen für wiederkehrende Rechnungen jederzeit überprüfen und bearbeiten, indem Sie die Liste mit den wiederkehrenden Rechnungen aufrufen und öffnen.

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele für die verschiedenen Zeitplaneinstellungen :

Benutzerdefinierte Zeitpläne

Mit benutzerdefinierten Zeitplänen können Sie die Zeitpläne für wiederkehrende Rechnungen noch weiter an Ihre Bedürfnisse anpassen. Planen Sie Rechnungen so, dass sie in beliebiger Häufigkeit wiederkehren, z. B. am 25. alle 4 Monate, zweimonatlich, jeden zweiten Dienstag usw.

Um die benutzerdefinierten Wiederholungseinstellungen einzurichten, wählen Sie Benutzerdefiniert in der Dropdown-Liste Wiederholung.

Hier finden Sie die Optionen für die Erstellung benutzerdefinierter Zeitpläne:

• Beginnt am: Dies ist der Zeitpunkt, an dem die erste Rechnung an den Kunden gesendet wird, nachdem er der Wiederholung zugestimmt hat. Dies kann zu einem bestimmten Datum oder bei Annahme sein.
• Datum der ersten Rechnung: das Datum, an dem die erste Rechnung erstellt wird (verfügbar, wenn "bestimmtes Datum " gewählt wurde).
• Rechnung ausstellen alle: die Anzahl der Zeiträume zwischen den einzelnen Rechnungen.
• Zeitkategorie: Dieses Feld gibt den Zeitraum an - Tage, Wochen oder Monate.
• Anzahl der Wiederholungen: die Anzahl der zu versendenden Rechnungen.

Sie sehen auch das Verfallsdatum, d. h. das Datum, an dem die letzte Rechnung gemäß dem Zeitplan bezahlt werden sollte.

Zahlungsermächtigung

Wählen Sie eine der Optionen:

1. Automatische Zahlung: Nachdem der Kunde die Bedingungen für wiederkehrende Rechnungen akzeptiert hat, werden die Rechnungen nach Ihrem Zeitplan ausgestellt, und die Karte bzw. das Bankkonto des Kunden wird automatisch belastet. Diese Option ist verfügbar für Stripe nur.

2. Manuelle Bezahlung der Rechnung: Die Rechnungen werden nach Ihrem Zeitplan ausgestellt und an den Kunden geschickt, aber er muss sie jedes Mal manuell bezahlen.

Automatische Zahlung

Wenn die automatische Zahlung ausgewählt ist, autorisiert der Kunde die Zahlung einmal, und alle weiteren Zahlungen erfolgen automatisch. Schauen wir uns an, wie es auf der Kundenseite aussieht:

1. Der Firmeninhaber oder ein Teammitglied erstellt eine wiederkehrende Rechnung. Der Kunde erhält eine E-Mail und sieht eine ausstehende Benachrichtigung im Abschnitt " Warten auf Aktion " auf der Seite " Abrechnung" .

2. Der Kunde mit Unterschriftsberechtigung prüft die Bedingungen, übermittelt die Zahlungsdaten und unterzeichnet und akzeptiert dann die wiederkehrende Rechnung.

Sobald dies geschehen ist, wird die Karte/das Konto automatisch nach dem in der wiederkehrenden Rechnung angegebenen Zeitplan belastet.

Aufmerksamkeit! Um diese Art der Autorisierung zu verwenden, Stripe sollte als Standardzahlungsanbieter ausgewählt werden.

Manuelle Zahlung der Rechnung

Wenn Sie die manuelle Zahlung von Rechnungen gewählt haben, werden die Rechnungen nach Ihrem Zeitplan ausgestellt und an den Kunden geschickt, und die Kunden müssen die Rechnungen jedes Mal manuell bezahlen. Wenn Sie CPACharge ausgewählt haben, können Sie die Zahlungsautorisierung nicht auswählen, und die manuelle Zahlung ist die einzige Option.

Alle ausgestellten Rechnungen funktionieren als einmalige Rechnungen - sie werden auf der Seite Rechnungsstellung > Rechnungen angezeigt. Wenn QuickBooks verbunden ist, werden sie innerhalb eines Tages nach ihrer Ausstellung synchronisiert. Gleichzeitig steht der Zeitplan auf der Registerkarte Wiederkehrende Rechnungen zur Überprüfung und Bearbeitung zur Verfügung. 

Schauen wir uns an, wie es auf der Client-Seite aussieht:

1. Der Firmeninhaber oder ein Teammitglied stellt eine wiederkehrende Rechnung aus, und der Kunde erhält bei jeder ausgestellten Rechnung eine Benachrichtigung. Wenn die manuelle Zahlung ausgewählt ist, sieht der Kunde die Rechnung nicht als wiederkehrende Rechnung. 

2. Der Kunde bezahlt die Rechnung manuell, wie er es bei einer normalen Rechnung tun würde.

3. Wenn ein bestimmtes Datum erreicht ist, wird dem Kunden eine neue Rechnung gemäß dem Zeitplan ausgestellt, und er muss sie erneut manuell bezahlen. Dies wird so lange wiederholt, bis alle Rechnungen gemäß dem Zeitplan verschickt wurden.

Zusätzlich

Beachten Sie, dass Sie diesen Abschnitt nur sehen können, wenn Sie Stripe verwenden und Sie die Zahlungsautorisierung aktiviert haben.

Im Abschnitt Zusätzliche Angaben müssen Sie nur Details hinzufügen, wenn Sie die Kippschalter einschalten:

1. E-Mail-Rechnung an den Kunden: Diese Nachricht ersetzt den Standardtext in der E-Mail-Systembenachrichtigung, die zusammen mit der Rechnung gesendet wird. Die E-Mail ist für Sie nicht mehr zugänglich, nachdem Sie die Anfrage gesendet haben. Um sie wiederzuverwenden, sollten Sie sie der Rechnungsvorlage hinzufügen. Sie können auch Konto shortcodes basierend auf benutzerdefinierten Feldern und Datum shortcodes.

2. Mahnungen: Schalten Sie dies ein, um eine E-Mail-Benachrichtigung an den Kunden zu senden, wenn er die Rechnung nicht innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen bezahlt hat. Hier erfahren Sie mehr über Mahnungen.

QuickBooks Einstellungen

Wählen Sie Ort und Klasse für die Rechnung, die an QuickBooks gesendet werden soll. Die Kunden sehen dieses Feld nicht. 

Beachten Sie, dass der Bereich QuickBooks nur angezeigt wird, wenn Sie ihn unter QuickBooks aktivieren. To do , gehen Sie zu Konto und Einstellungen > Erweitert > Kategorien und aktivieren Sie das Tracking von Orten und/oder Klassen.

Einzelposten & Zusammenfassung

Sowohl in den Einzelposten als auch in der Zusammenfassung wird der Rechnungsbetrag angezeigt. Wenn Sie keine ausführliche Beschreibung Ihrer Leistungen und des Preises einfügen möchten, können Sie direkt zum Abschnitt " Zusammenfassung" gehen und den Betrag einfügen.

Andernfalls können Sie eine kundenorientierte Liste der Produkte und Dienstleistungen, die Sie anbieten, im Abschnitt Positionen erstellen. Alle Daten aus diesem Bereich werden automatisch auch dem Bereich Zusammenfassung hinzugefügt.

Im Abschnitt " Positionen" können Sie:

1. Einzelposten hinzufügen: Klicken Sie auf Position und wählen Sie dann entweder eine bestehende Leistung aus oder erstellen Sie eine neue. Füllen Sie das Feld Tarif aus, legen Sie die Anzahl der Leistungen und die Steuer fest (hier finden Sie weitere Informationen zu Steuersätzen in Rechnungen), und geben Sie die Beschreibung ein (optional). Wählen Sie die Klasse aus, die an QuickBooks gesendet werden soll (dieses Feld wird den Kunden nicht angezeigt).
2. Rabatte anwenden: Um eine Rabattposition hinzuzufügen, klicken Sie auf Rabatt, und füllen Sie dann das Feld Satz aus. 
3. Verwalten Sie Positionen: Klicken Sie auf das Mülleimersymbol, um eine Position zu löschen. Klicken Sie auf die drei Punkte, um eine Position zu bearbeiten, zu duplizieren, zu löschen oder einen neuen Dienst daraus zu erstellen.
4. Einstellungen: Klicken Sie auf Einstellungen , um festzulegen, welche Spalten in Ihrer Rechnung angezeigt werden sollen.
   Wenn die Felder Beschreibung und Leistungsdatum leer sind und Sie sie nicht ausgeblendet haben, werden sie automatisch in der Rechnung ausgeblendet. Für die Spalten Preis & Menge und Steuer gilt eine andere Logik: Sie sollten sie in den Einstellungen ausblenden, damit sie in der Rechnung nicht angezeigt werden, auch wenn der Wert auf 0 gesetzt ist. 

Die Zusammenfassung zeigt es Ihnen:

• Zwischensumme: Dies ist die Summe der Beträge für die erbrachten Dienstleistungen vor Steuern. Sie können sie bearbeiten, wenn Sie noch keine Einzelposten haben. Nachdem Sie sie hinzugefügt haben, wird sie automatisch berechnet und kann nicht mehr geändert werden.
• Mehrwertsteuersatz: Wenn Sie keine Einzelposten haben, können Sie den Mehrwertsteuersatz bearbeiten. Wenn Sie Einzelposten haben, müssen Sie zur Bearbeitung des MwSt.-Satzes die Spalte MwSt. für die Einzelposten aktivieren (hier finden Sie weitere Informationen zur MwSt.).
• Mehrwertsteuerbetrag: Wird automatisch berechnet aus Zwischensumme x Mehrwertsteuersatz.
• Gesamtbetrag: Wird automatisch aus Zwischensumme + Mehrwertsteuerbetrag berechnet.

Zusätzlich können Sie am Ende, nach dem Abschnitt Zahlungsplan , die wichtigsten Einstellungen der wiederkehrenden Rechnung überprüfen: die Anzahl der zu erwartenden Zahlungen, den jeweiligen Betrag und den Gesamtbetrag.

Hinweis an den Kunden

Sie können hinzufügen Hinweis an den Kunden und personalisieren Sie es mit shortcodes. Es kann entweder eine Notiz mit den Zahlungsdetails oder nur eine Nachricht sein. Diese Notiz wird auf Kundenportal und auf der Rechnung PDF angezeigt.

Zahlungsplan

Überprüfen Sie die Daten, an denen die einzelnen Rechnungen verschickt werden sollen.

Save recurring invoice as draft

Die Erstellung einer wiederkehrenden Rechnung kann in manchen Fällen einige Zeit in Anspruch nehmen (z. B. wenn Sie noch die Bedingungen mit dem Kunden aushandeln). Sie können alle Ihre Änderungen speichern, indem Sie auf Als Entwurf speichern klicken, ohne diese Rechnung an Ihren Kunden zu senden.

Danach können Sie die wiederkehrende Rechnung auf der Seite Rechnungen > Wiederkehrende Rechnungen auf der Registerkarte Inaktiv finden. Diese Rechnungen sind als Entwürfe gekennzeichnet.

Um Rechnungsentwürfe für einen bestimmten Kunden anzuzeigen, gehen Sie zu Kunden, wählen Sie das Konto aus und gehen Sie dann zur Unterregisterkarte Wiederkehrende Rechnungen auf der Registerkarte Rechnungen im Profil des Kunden. Die Registerkarte Rechnungen im Profil des Kunden ist für den Firmeninhaber, den Administrator oder jedes Teammitglied mit dem Zugriffsrecht Rechnungen verwalten verfügbar.

Wenn die wiederkehrende Rechnung als Entwurf gespeichert ist, können Sie sie noch überprüfen und Felder hinzufügen oder löschen. Der Rechnungsentwurf wird jedoch erst dann für den Kunden sichtbar, wenn Sie auf Erstellen klicken.

Hinweis! In der Spalte Saldo für Rechnungsentwürfe werden 0,00 $ angezeigt, bis Sie die wiederkehrende Rechnung erstellen und versenden. Der Saldo ist die Summe der unbezahlten Rechnungen in der wiederkehrenden Rechnung.

Duplicate recurring invoices

Um eine Kopie einer bestehenden wiederkehrenden Rechnung zu erstellen, gehen Sie auf die Seite Rechnungen > Wiederkehrende Rechnungen oder die Unterregisterkarte Wiederkehrende Rechnungen der Registerkarte Rechnungen des Kundenkontos, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Rechnungsnamen und wählen Sie Duplizieren.

Sie sehen die Rechnung erstellen Seite, auf der alle Details Ihrer ursprünglichen Rechnung bereits eingetragen sind. Klicken Sie auf erstellen. oder so bearbeiten, wie Sie es für richtig halten.

Was Kunden sehen, wenn Sie wiederkehrende Rechnungen erstellen

Ihr Kunde kann wiederkehrende Rechnungen einsehen und unterzeichnen, indem er entweder auf die Benachrichtigung auf seiner dashboard klickt, den Link in seiner E-Mail-Benachrichtigung anklickt oder den Link auf der Rechnungsseite seines Portals anklickt. 

Dann wird ihnen ein einfaches Formular angezeigt, in dem sie die Details überprüfen, Zahlungsinformationen hinzufügen und unterschreiben können. 

Wenn Sie TaxDome so sehen möchten, wie der Kunde es sieht, greifen Sie auf eine schreibgeschützte Ansicht seines Portals zu.

Wer kann eine wiederkehrende Rechnung unterschreiben?

Wenn Sie eine wiederkehrende Rechnung senden, können alle Kontakte, die mit dem Konto verbunden sind und die Unterschriftsberechtigung aktiviert haben, von ihrem Kundenportal aus unterschreiben. 

Nur ein Kontakt muss die wiederkehrende Rechnung akzeptieren, damit sie aktiv wird. Stellen Sie also sicher, dass die Unterschriftsberechtigung für die Kontakte, die nicht unterschreiben dürfen (z. B. Kinder), deaktiviert ist.

Was passiert, wenn der Kunde nach dem ersten Rechnungsdatum unterschreibt?

Wenn ein Kunde eine wiederkehrende Rechnung mit Zahlungsermächtigung nach dem ersten Rechnungsdatum unterzeichnet, werden alle versäumten Rechnungen erstellt und dem Kunden automatisch in Rechnung gestellt. Wenn die wiederkehrende Rechnung zum Beispiel am 25. September beginnt, der Kunde sie aber erst am 26. Oktober unterschreibt, werden ihm die versäumten Rechnungen von September und Oktober in Rechnung gestellt.

Wenn die vom Kunden gewählte Zahlungsmethode nicht über ausreichende Mittel verfügt, unternimmt TaxDome mehrere Versuche, die Zahlungen abzubuchen. Der Kunde hat jedoch immer die Möglichkeit, die Rechnungen manuell zu bezahlen, wenn er to do wählt.

Was passiert, wenn eine automatische Zahlung fehlschlägt?

Wenn es Probleme bei der Zahlungsabwicklung gibt, z. B. ein unzureichendes Guthaben auf dem Bankkonto des Kunden oder andere Verarbeitungsfehler, die die Zahlung verhindern, wird das System automatisch versuchen, die Zahlung bis zu vier weitere Male zu wiederholen:

• 4 Stunden nach der ersten erfolglosen Zahlung
• 24 Stunden nach dem letzten Versuch
• 48 Stunden nach dem letzten Versuch
• 72 Stunden nach dem letzten Versuch

Bleiben alle vier Versuche erfolglos, muss der Kunde seine Zahlungsdaten an update senden, oder Sie können die Rechnung (falls vorhanden) gutschreiben lassen. Sobald er dies getan hat, werden künftige Zahlungen automatisch abgebucht.

Anmerkung! Bei Bankeinzugszahlungen wird das Symbol standard Die Bearbeitungszeit beträgt bis zu 30 Tage, was ausreichend Zeit ist, um sicherzustellen, dass die Zahlung erfolgreich verarbeitet wird. Wenn die Zahlung während dieser Zeit fehlschlägt, wird sie wiederholt, sobald die Zahlung erfolgt ist status ändert sich von "Zahlung wird verarbeitet" zu "Fehlgeschlagen".