Signatur verfolgen, stornieren und Zertifikate herunterladen

Wie überprüfen Sie, ob Ihre Kunden die Dokumente, die Sie ihnen geschickt haben, elektronisch signiert haben? Müssen Sie einen Antrag auf elektronische Unterzeichnung (Signatur ) stornieren? Hier erfahren Sie alles, was Sie über die elektronische Unterzeichnung Ihrer Dokumente wissen müssen.

E-Signaturen verwalten

1. Um schnell ein oder alle Dokumente zu finden, die auf e-Signatur warten:

• Auf der Seite Dokumente können Sie nach Dokumenten suchen, die in den letzten 30 Tagen in irgendeiner Weise verändert wurden (hochgeladen, bearbeitet, mit einer Rechnung verknüpft usw.).

• Gehen Sie auf Dokumente, dann auf Dokumente und wählen Sie dann den Kunden aus, um alle seine Dokumente zu durchsuchen.

• Sie können auch die Registerkarte " Dokumente" eines bestimmten Kontos aufrufen, um alle Dokumente zu durchsuchen. 

2. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Filter und schränken Sie die Liste der gesuchten Dokumente ein, indem Sie einen oder mehrere Filter im Abschnitt Signaturen auswählen.

   

• Alle Dokumente mit angeforderten elektronischen Signaturen werden angezeigt.

• Unterschrieben zeigt Dokumente an, die von allen Benutzern des Kontos elektronisch unterschrieben wurden.

• Teilweise signiert zeigt Dokumente an, die mindestens ein Kontonutzer elektronisch signiert hat.

• Unter "Ausstehende Unterschrift " werden Dokumente angezeigt, die von allen Kontonutzern auf die E-Mail-AdresseSignatur warten.

• Vorbereitet für die Unterschrift zeigt an, dass die Dokumente noch nicht versandt wurden (Signatur ).

• Unter Abgelehnt werden Dokumente angezeigt, deren elektronische Unterzeichnung der Benutzer abgelehnt hat.

• Pending KBA zeigt Dokumente mit KBA an, die von mindestens einem Kontonutzer elektronisch signiert werden müssen.

• KBA fehlgeschlagen zeigt Dokumente an, bei denen alle Kontonutzer den KBA nicht bestanden haben und/oder Benutzer, die die elektronische Unterschrift verweigert haben.

• Entwertet zeigt Dokumente an, die offline signiert und von einem Firmeninhaber oder Teammitglied mit Zugriffsrechten auf Dokumente verwalten entwertet wurden.

• Kind Electronic zeigt Dokumente an, die mit der einfachen elektronischen Signatur unterzeichnet wurden.

• Kind QES/AdES shows documents signed using the Qualified and Advanced electronic signatures ( QES/AdES ).

3. Klicken Sie auf Übernehmen, um die eingeschränkte Liste anzuzeigen.

Um eine Liste aller Dokumente mit Signatur oder der für die Signatur vorbereiteten Dokumente anzuzeigen, gehen Sie zu Dokumente im Kundenkonto und dann zu Unterschriften.

Die folgenden Informationen finden Sie hier:

• Name: Klicken Sie auf den Namen des Dokuments, um es anzuzeigen und herunterzuladen.

• Status: Stufe , in der sich das Dokument befindet, gekennzeichnet mit KBA oder AdES für den jeweiligen Signatur .

  • Unterschrieben: Das Dokument wurde von allen Kontonutzern elektronisch signiert.

  • Ausstehende Unterschrift x/y: Das Dokument wurde an den Kunden gesendet und x von y Benutzern haben entweder unterschrieben oder ihre Unterschrift verweigert. Fahren Sie mit der Maus über den status , um die Details zu sehen und herauszufinden, welche Unterschriften noch ausstehen.

  • Abgelehnte Signatur: Der Kunde hat es abgelehnt, das Dokument elektronisch zu signieren.

  • Ungültig: Das Dokument wurde offline signiert und von dem Firmeninhaber oder einem Teammitglied mit Zugriffsrechten auf Dokumente verwalten entwertet.

  • Teilweise signiert x/y: Das Dokument wurde von x von y Benutzern elektronisch signiert. 

  • KBA fehlgeschlagen: Kein Kontonutzer hat das Dokument signiert - und mindestens einer hat die KBA nicht bestanden.

• Hochladedatum zeigt an, wann das Dokument in TaxDome hochgeladen wurde.

• Das angeforderte Datum zeigt an, wann das Dokument zur elektronischen Unterzeichnung an den Kunden gesendet wurde.

• Unterzeichnungsdatum zeigt an, wann das Dokument vom Kunden elektronisch unterzeichnet wurde.

Sie können die Dokumente nach Name, Hochladedatum, Anforderungsdatum oder Datum der elektronischen Unterzeichnung sortieren. Klicken Sie auf den Auf-Ab-Pfeil neben der Überschrift der Spalte, die Sie sortieren möchten.

Sehen Sie, wer das Dokument elektronisch unterschrieben oder abgelehnt hat

When a client e-signs or declines to e-sign a doc, or fails the KBA, the document is moved to the top of the Recent list on the Documents page. You also receive an email about it and get a notification in your Inbox+ . Click on the document or Go to… to open it and review the e-signature status. Click the three-dot menu in the top right corner of the viewer and select Show signers to see who has signed or declined.

Wenn eine e-Signatur von einem Ehepaar angefordert wurde, sehen Sie, wer unterschrieben hat. Wenn einer der Nutzer die KBA nicht besteht oder die elektronische Unterschrift ablehnt, laden Sie das vorbereitete Dokument hoch und fordern Sie erneut eine elektronische Unterschrift anSignatur . 

If you want to check a document’s e-signature status, go to the Documents page, then check the Status column. To learn more about document statuses, go here .

The document’s audit trail shows whether a client provided an e-signature and passed or failed the KBA.

Download der Abschlusszertifikate

Wenn Sie aus irgendeinem Grund beweisen müssen, dass ein elektronisch signiertes Dokument echt ist, können Sie es zusammen mit der Abschlussbescheinigung herunterladen. Zum Herunterladen eines elektronisch signierten Dokuments mit seiner Abschlussbescheinigung:

1. Öffnen Sie ein vollständig signiertes Dokument oder wählen Sie ein vollständig signiertes Dokument in der Dokumentenliste aus.

2. Klicken Sie auf die drei Punkte und wählen Sie Download > Signiertes Dokument mit Zertifikat.

   

Die letzte Seite des heruntergeladenen Dokuments enthält eine Abschlussbescheinigung. Sie enthält alle Daten für alle Unterschriften. So kann es aussehen:

Konten mit ausstehenden elektronischen Signaturen anzeigen

Sie können herausfinden, welche Dokumente noch elektronisch signiert werden müssen, indem Sie zu Ihrer Kontenliste.

So filtern Sie die Kontenliste zu filtern, um die Dokumente zu sehen, für die noch elektronische Signaturen fehlen:

1. Gehen Sie zu Kunden > Konten in der Menüleiste und klicken Sie dann auf Filter.

2. Wählen Sie . Ausstehende Signatur im Abschnitt Signaturen.

Sie sehen dann eine Liste dieser Konten.

Dies kann auch über die Registerkarte "Zuletzt verwendet" auf der Seite " Dokumente" erfolgen.

Ungültige E-Signaturen

You might run into a situation that requires you to cancel an e-signature request. For example, you’ve requested e-signatures from a couple, and one of the spouses has dropped by your office to sign. To void an e-signature request , follow these steps: 

Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen des Dokuments und wählen Sie dann Stornieren aus der Dropdown-Liste. Sie werden aufgefordert, den Grund für das Stornieren anzugeben. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Client benachrichtigen, wenn Sie keine Benachrichtigung senden möchten. Klicken Sie dann auf Ungültig.

Um alle Dokumente mit stornierten Signatur anzuzeigen, klicken Sie bei der Anzeige der Dokumente auf Filter, wählen Sie Ungültig und klicken Sie dann auf Übernehmen.

Um zu sehen, warum ein Signatur storniert wurde, öffnen Sie das Dokument, klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Weitere Informationen anzeigen (die Schaltfläche ist nicht verfügbar, wenn keine Signatur annulliert wurde).

Stornieren von e-Signatur Anfragen

Wenn Sie versehentlich eine Signatur gesendet haben, können Sie sie stornieren - aber tun Sie es schnell! Die Stornierung der elektronischen Signatur funktioniert nur, wenn Sie die Unterschriften Ihrer Teammitglieder stornieren und wenn noch keine Kunden elektronisch unterschrieben haben. 

Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen des Dokuments und dann auf Signatur abbrechen. Wenn eine Anforderung abgebrochen wird, können Sie die Signatur für die Kunden und den Firmenvertreter bearbeiten und die Signatur erneut senden.

Once a client has e-signed, you cannot cancel a request; the Cancel signature request feature is only available for documents that have 0 in the status counter. If the document has been e-signed by one of the clients, use Void instead.

Um alle anhängigen Dokumente zu sehen e-Signatur:

Klicken Sie bei der Anzeige von Dokumenten auf Filter, wählen Sie Ausstehende Signatur und klicken Sie dann auf Übernehmen.