Signaturen (Basic): Anzeigen und Stornieren von E-Signatur Anfragen

Wie überprüfen Sie, ob Ihre Kunden die Dokumente, die Sie ihnen geschickt haben, elektronisch signiert haben? Müssen Sie einen Antrag auf elektronische Unterzeichnung (Signatur ) stornieren? Hier erfahren Sie alles, was Sie über die elektronische Unterzeichnung Ihrer Dokumente wissen müssen!

Hier finden Sie folgende Informationen:

Verwaltung von E-Signaturen

1. Um schnell ein oder alle Dokumente zu finden, die auf e-Signatur warten:

  • Auf der Seite Dokumente können Sie nach Dokumenten suchen, die in den letzten 30 Tagen in irgendeiner Weise verändert wurden (hochgeladen, bearbeitet, mit einer Rechnung verknüpft usw.).
  • Gehen Sie auf Dokumente, dann auf Dokumente und wählen Sie dann den Kunden aus, um alle seine Dokumente zu durchsuchen.
  • Sie können auch die Registerkarte " Dokumente" eines bestimmten Kontos aufrufen, um alle Dokumente zu durchsuchen. 

2. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Filter und grenzen Sie die Liste der gesuchten Dokumente ein, indem Sie einen oder mehrere Filter im Abschnitt Signaturen auswählen.

  • Alle Dokumente mit angeforderten elektronischen Signaturen werden angezeigt.
  • Unterschrieben zeigt Dokumente an, die von allen Benutzern des Kontos elektronisch unterschrieben wurden.
  • Teilweise signiert zeigt Dokumente an, die mindestens ein Kontonutzer elektronisch signiert hat.
  • Unter "Ausstehende Unterschrift " werden Dokumente angezeigt, die von allen Kontonutzern auf die E-Mail-AdresseSignatur warten.
  • Vorbereitet für die Unterschrift zeigt an, dass die Dokumente noch nicht versandt wurden (Signatur ).
  • Unter Abgelehnt werden Dokumente angezeigt, deren elektronische Unterzeichnung der Benutzer abgelehnt hat.
  • Pending KBA zeigt Dokumente mit KBA an, die darauf warten, von mindestens einem Kontonutzer e-signiert zu werden.
  • KBA Fehlgeschlagen zeigt Dokumente, bei denen alle Kontonutzer die KBA nicht bestanden haben und/oder Benutzer, die die elektronische Unterschrift verweigert haben.
  • Entwertet zeigt Dokumente an, die offline signiert und von einem Firmeninhaber oder Teammitglied mit Zugriffsrechten auf Dokumente verwalten entwertet wurden.
  • Kind Electronic zeigt Dokumente an, die mit der einfachen elektronischen Signatur unterzeichnet wurden.
  • Die Art QES / AdES zeigt Dokumente, die mit der qualifizierten und fortgeschrittenen elektronischen Signatur (QES/AdES ) unterzeichnet wurden.

3. Klicken Sie auf Übernehmen , um die eingeschränkte Liste anzuzeigen.

Um eine Liste aller Dokumente zu sehen, die mit e-Signatur angefordert oder für e-Signatur vorbereitet wurden, gehen Sie im Kundenkonto auf Dokumente und dann auf Unterschriften.

Die folgenden Informationen finden Sie hier:

  • NAME: Klicken Sie auf den Namen des Dokuments, um es anzuzeigen und herunterzuladen.
  • STATUS: Stufe das Dokument befindet sich unter KBA oder QES/AdES für den spezifischen Typ Signatur .
    • Unterschrieben: Das Dokument wurde von allen Kontonutzern elektronisch signiert.
    • Ausstehende Unterschrift x/y: Das Dokument wurde an den Kunden gesendet und x von y Benutzern haben entweder unterschrieben oder ihre Unterschrift verweigert. Fahren Sie mit der Maus über die Seite status , um die Details zu sehen und herauszufinden, welche Unterschriften noch ausstehen.
    • Unterschrift abgelehnt: Der Kunde hat es abgelehnt, das Dokument elektronisch zu signieren.
    • Ungültig: Das Dokument wurde offline signiert und von dem Firmeninhaber oder einem Teammitglied mit Zugriffsrechten auf Dokumente verwalten entwertet.
    • Teilweise signiert x/y: Das Dokument wurde von x von y Benutzern elektronisch signiert. 
    • KBA fehlgeschlagen: Kein Kontonutzer hat das Dokument signiert - und mindestens einer hat die KBA nicht bestanden.
  • DATE UPLOADED zeigt an, wann das Dokument auf TaxDome hochgeladen wurde.
  • DATE REQUESTED zeigt an, wann das Dokument zur elektronischen Unterzeichnung an den Kunden gesendet wurde.
  • UNTERZEICHNUNGSDATUM zeigt an, wann das Dokument vom Kunden elektronisch signiert wurde.

Sie können die Dokumente nach Name, Hochladedatum, Anforderungsdatum oder Datum der elektronischen Unterzeichnung sortieren. Klicken Sie auf den Auf-Ab-Pfeil neben der Überschrift der Spalte, die Sie sortieren möchten.

Sehen, wer ein Dokument elektronisch signiert oder abgelehnt hat

Wenn ein Kunde ein Dokument elektronisch signiert, die elektronische Unterschrift verweigert oder die KBA nicht akzeptiert, wird das Dokument an den Anfang der Liste "Zuletzt verwendet" auf der Seite " Dokumente" verschoben. Sie erhalten außerdem eine E-Mail darüber und eine Benachrichtigung in Ihrem Inbox+. Klicken Sie auf das Dokument oder auf Gehe zu..., um die elektronische Unterschrift zu überprüfenSignatur status .

Wenn eine e-Signatur von einem Ehepaar angefordert wurde, sehen Sie, wer unterschrieben hat. Wenn einer der Nutzer die KBA nicht besteht oder die elektronische Unterschrift ablehnt, laden Sie das vorbereitete Dokument hoch und fordern Sie erneut eine elektronische Unterschrift anSignatur . 

statusWenn Sie das e-Signatur eines Dokuments überprüfen möchten, gehen Sie auf die Seite Dokumente und markieren Sie die Spalte Status Spalte. Weitere Informationen über den Status von Dokumenten finden Sie hier.

Der Prüfpfad des Dokuments zeigt, ob ein Kunde ein e-Signatur zur Verfügung gestellt und die KBA bestanden oder nicht bestanden hat.


Anzeigen von Konten mit ausstehenden E-Signaturen

Welche Dokumente noch elektronisch signiert werden müssen, können Sie in Ihrer Kontenliste nachsehen.

So filtern Sie die Kontenliste, um die Dokumente zu sehen, für die noch elektronische Signaturen fehlen:

1. Gehen Sie zu Clients und klicken Sie dann auf FILTER.

2. Wählen Sie im Abschnitt Unterschriften die Option Ausstehende Unterschrift und klicken Sie dann auf ANWENDEN.

Sie sehen dann eine Liste dieser Konten.

Dies kann auch über die Registerkarte "Zuletzt verwendet" auf der Seite " Dokumente" erfolgen.

Annullierung von E-Signaturen 

Sie könnten in eine Situation geraten, in der Sie einen Antrag auf elektronische Unterschrift (Signatur ) stornieren müssen. Sie haben beispielsweise elektronische Unterschriften von einem Ehepaar angefordert, und einer der Ehegatten ist in Ihrem Büro vorbeigekommen, um zu unterschreiben. Gehen Sie folgendermaßen vor , um eine e-Signatur Anforderung zu stornieren: 

Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen des Dokuments und wählen Sie dann aus dem Pulldown-Menü die Option Stornieren. Sie werden aufgefordert, den Grund für das Stornieren anzugeben. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Client benachrichtigen, wenn Sie keine Benachrichtigung senden möchten. Klicken Sie dann auf Ungültig.

Um alle Dokumente mit stornierten e-Signatur Anträgen zu sehen: Klicken Sie in der Dokumentenansicht auf Filter, wählen Sie Storniert und klicken Sie dann auf Anwenden.

Um zu sehen, warum ein Antrag von Signatur storniert wurde, öffnen Sie das Dokument, klicken Sie auf die drei Punkte in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Mehr Informationen anzeigen (die Schaltfläche ist nicht verfügbar, wenn kein Antrag storniert wurde Signatur).

Stornierung von E-Signatur Anträgen

Wenn Sie irrtümlich eine e-Signatur Anfrage gesendet haben, können Sie sie stornieren - aber tun Sie es schnell! Die Stornierung von e-Signatur funktioniert nur für die Stornierung von Unterschriften Ihrer Teammitglieder und wenn noch keine Kunden elektronisch unterschrieben haben. 

Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen des Dokuments und dann in der Pulldown-Liste auf Unterschriftsanforderung abbrechen. Wenn eine Anfrage storniert wird, können Sie die Felder Signatur für die Kunden und den Firmenvertreter bearbeiten und die Anfrage erneut anSignatur senden.

Sobald ein Kunde elektronisch signiert hat, können Sie die Anforderung nicht mehr stornieren. Die Funktion " Signaturanforderung stornieren" ist nur für Dokumente verfügbar, deren Zähler unter status auf 0 steht. Wenn das Dokument bereits von einem der Kunden elektronisch signiert wurde, verwenden Sie stattdessen die Funktion " Ungültig".

Um alle anhängigen Dokumente zu sehen e-Signatur:

Klicken Sie bei der Anzeige von Dokumenten auf Filter, wählen Sie Ausstehende Signatur und klicken Sie dann auf Übernehmen.

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