Signaturen (Fortgeschrittene): Vorlagen erstellen und anwenden

Verwenden Sie Signatur Vorlagen, um Zeit bei der Anforderung von elektronischen Unterschriften für häufig verwendete Formulare zu sparen. Anstatt jedes Mal die erforderlichen Felder (Signatur, Initialen, Datum, Freitexteingabe usw.) manuell hinzufügen zu müssen, erstellen Sie einmal eine Vorlage und wenden Sie sie dann bei Bedarf an. Vorlagen können sowohl in der Webanwendung als auch in der Windows-Desktopanwendung angewendet werden.

Hier abgedeckt:

• Erstellen von Signatur Vorlagen
• Hinzufügen von Standardvorlagen Signatur aus unserer Bibliothek
• Anwendung der Signatur Vorlagen
• Bearbeiten von Signatur Vorlagen
• Duplizieren von Signatur Vorlagen
• Löschen von Signatur Vorlagen

Erstellen von Signatur Vorlagen

Eine Signatur -Vorlage kann von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem beliebigen Teammitglied erstellt werden, das über die Zugriffsrechte für Vorlagen verwalten. Vielleicht möchten Sie die Signatur Vorlagen im Voraus entwerfen, damit sie sofort einsatzbereit sind oder weiter angepasst werden können.

So erstellen Sie eine Signatur Vorlage:

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Vorlagen >Firmenvorlagen, wählen Sie Unterschriften und klicken Sie dann auf Vorlage erstellen.

2. Ziehen Sie das PDF-Formular (z. B. 8879, 1040 oder 1099), für das Sie eine Vorlage erstellen möchten, per Drag & Drop.

3. Benennen Sie die Vorlage.

4. Fügen Sie Signatur Felder hinzu. Sie müssen die Signatur Felder für verschiedene Unterzeichner separat hinzufügen:

• Für den ersten Unterzeichner wählen Sie Unterzeichner Nr. 1 in der Dropdown-Liste Unterzeichner wählen . Wählen Sie das Datumsformat aus (es wird für die nächsten Unterzeichner gleich bleiben). Fügen Sie so viele Felder wie nötig für Signatur, die Initialen und das Datum hinzu. Fügen Sie Textfelder hinzu, um eine SSN, den Mädchennamen der Mutter usw. abzufragen.
• Für den zweiten Unterzeichner, z. B. einen Ehepartner, fügen Sie einen weiteren Unterzeichner hinzu, indem Sie auf Unterzeichner bearbeiten, dann auf Unterzeichner hinzufügen und anschließend auf Zurück klicken. Fügen Sie nun die erforderlichen Felder für den zweiten Unterzeichner hinzu. 
• Für den Firmenvertreter wählen Sie Firmenmitglied in der Dropdown-Liste Unterzeichner auswählen. Fügen Sie nun die erforderlichen Felder auch für den Firmenvertreter hinzu.

5. Fügen Sie eine persönliche Note mit einer individuellen Nachricht für den Kunden hinzu. Sie können shortcodes verwenden, um sie ansprechender zu gestalten. 

5. Klicken Sie aufSpeichern & Beenden, um die Vorlage zu speichern und zur Liste der Vorlagen zurückzukehren. Oder klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen beizubehalten und die Bearbeitung der Vorlage fortzusetzen.

Hinzufügen von Standardsignaturvorlagen aus unserer Bibliothek

Wir bieten Ihnen Signatur Mustervorlagen, die Sie leicht bearbeiten können. Um eine Signatur Vorlage aus unserer Bibliothek hinzuzufügen:

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste auf Vorlagen >Firmenvorlagen, öffnen Sie die Registerkarte Unterschriften und klicken Sie dann auf Aus Bibliothek kopieren.

2. Klicken Sie auf das Kopiersymbol ganz rechts neben der Vorlage, die Sie hinzufügen möchten. Bearbeiten Sie die Vorlage, indem Sie auf ihren Namen klicken.

Anwenden von Signaturvorlagen

Sobald Sie eine Vorlage erstellt haben, können Sie diese verwenden, um Ihren Signatur-Anfrageprozess zu beschleunigen. So geht's:

1. Fordern Sie eine Signatur für jedes Dokument an, das Sie in Ihren Ordner mit Der Kunde kann sehen Zugang.

2. Klicken Sie auf Vorlage, um ein Dropdown-Menü zu erhalten. Wählen Sie eine Vorlage aus.

• Ihr Name wird automatisch in das Feld e-Signatur des Firmenvertreters eingetragen.
• Die Namen Ihrer Kunden werden automatisch in die Felder Unterzeichner 1 und Unterzeichner 2 Signatur eingetragen.

Lesen Sie mehr über die Einstellungen auf Signatur .

Standardmäßig ist die Reihenfolge der Unterschriften dieselbe wie die der verknüpften Kontakte im Abschnitt Kontodetails. Ändern Sie sie bei Bedarf:

• Wo Sie Ihre Unterschrift abgeben können, erfahren Sie hier.
• Um die Reihenfolge der Unterschriften auf einem Dokument zu ändern, klicken Sie auf Unterzeichner bearbeiten. Wählen Sie den Namen des Kontakts aus der Dropdown-Liste für Unterzeichner 1 und dann für Unterzeichner 2. Löschen Sie alle unerwünschten Unterzeichner, indem Sie auf das Mülleimer-Symbol klicken. Fügen Sie weitere Unterzeichner hinzu, indem Sie auf Unterzeichner hinzufügen klicken.

Bearbeiten von Signaturvorlagen

Um Änderungen an einer Vorlage Signatur vorzunehmen:

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste auf Vorlagen > Firmenvorlagen, öffnen Sie die Registerkarte Unterschriften und klicken Sie dann auf die Vorlage Signatur .

2. Nehmen Sie Änderungen an der Vorlage Signatur vor und klicken Sie dann auf Speichern & Beenden.

Signaturvorlagen duplizieren

Erstellen Sie neue Signatur Vorlagen auf der Grundlage bestehender Vorlagen: Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der Vorlage Signatur und wählen Sie dann Duplizieren. Die Kopie der Vorlage wird mit einem Suffix gespeichert (z. B. "Signatur (2)").

Löschen von Signaturvorlagen

Um eine Vorlage Signatur vollständig zu entfernen, gehen Sie in der linken Menüleiste zu Vorlagen > Firmenvorlagen und öffnen Sie die Registerkarte Unterschriften. Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der Vorlage Signatur , klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie dann im Popup-Fenster " Löschbestätigung " mit Löschen.