Große Unternehmen (Basic): Regelmäßige Prüfungsprozesse

Wenn Sie ein großes Unternehmen mit Hunderten oder gar Tausenden von Kunden besitzen oder dort arbeiten, haben Sie wahrscheinlich einen Administrator, der regelmäßig Ihre automatisierten Prozesse überprüft, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft. Hier zeigen wir Ihnen, was ein Administrator regelmäßig überprüfen und tun könnte.

Tipp: Erstellen Sie wiederkehrende Aufgaben für Ihren Administrator für jeden Prüfungsprozess, den er durchführen soll.

Hier abgedeckt:

• E-Mail-Synchronisationsprüfung
• Prüfung des Kontobevollmächtigten
• Pipeline-Verfügbarkeitsprüfung
• Prüfung der Unterzeichnungspriorität

E-Mail-Synchronisationsprüfung

Jeder Kunde sollte die E-Mail-Synchronisierung aktiviert haben, damit alle von ihm gesendeten E-Mails in seinem Kontoprofil für alle zugewiesenen Teammitglieder verfügbar sind. 

Selbst wenn das zuständige Teammitglied in den Urlaub fahren würde, könnte ein anderes Teammitglied die E-Mail des Kontos abrufen.

Sicherstellen, dass die Clients die E-Mail-Synchronisierung aktiviert haben:

1. Gehen Sie im Kontoprofil auf die Registerkarte Info.
2. Prüfen Sie, ob die E-Mail-Synchronisierung aktiviert ist.

Weitere Informationen zur E-Mail-Synchronisierung finden Sie hier. 

Prüfung des Kontobevollmächtigten

Teammitglieder sind in ihren Möglichkeiten auf TaxDome eingeschränkt, solange sie keinen Zugriff auf ein oder mehrere Konten haben. Daher ist es wichtig, dass die Teammitglieder den Zugang zu den Konten und die Zugriffsrechte haben, die sie für ihre Arbeit benötigen to do .

In der Regel werden die Teammitglieder den Konten zugewiesen, wenn neue Konten erstellt werden. Wenn Sie jedoch einem bestehenden Konto ein Teammitglied zuweisen müssen, gehen Sie wie folgt vor: 

1. Gehen Sie auf die Registerkarte Info des Kundenkontos und wählen Sie dann die Unterregisterkarte Team .
2. Fügen Sie hier einem oder mehreren Teammitgliedern Teamzugang hinzu.

Weitere Informationen zum Kontozugang finden Sie hier. 

If you use the  Update Account Access automation in pipelines to assign accounts to team members, those pipelines should be checked regularly. Temp staff, for example, might be processing tax returns during tax season and would need to be added to the automation. 

Pipeline-Verfügbarkeitsprüfung

A team member doesn’t necessarily have access to a pipeline that contains a job for one of their client accounts; they must be added to the pipeline in the Available to field first. Whenever a firm gets new team members, they should be added to all the pipelines they’ll need access to. 

So geht's: Öffnen Sie das pipeline die Sie einem oder mehreren Teammitgliedern hinzufügen möchten, und fügen Sie sie dann im FeldVerfügbar für hinzu. Weitere Einzelheiten finden Sie hier.

Tipp: Wenn Sie möchten, dass Teammitglieder Zugriff auf eine Aufgabe oder Auftrag Vorlage haben, fügen Sie sie dem Feld " Beauftragte" hinzu.

Prüfung der Unterzeichnungspriorität

Wenn Sie e-Signatur für Steuererklärungen oder andere Dokumente verwenden, die zwei Unterzeichner erfordern, stellen Sie sicher, dass die Kunden die richtige Unterzeichnungspriorität haben. Dies ist besonders wichtig für neue Kunden, die ihre Steuererklärung gemeinsam einreichen. 

1. Gehen Sie auf die Registerkarte Info des Kundenkontos und klicken Sie auf den Link Unterzeichnerpriorität im Abschnitt Kontakte .
2. Überprüfen Sie die Unterschriftspriorität, nehmen Sie gegebenenfalls Änderungen vor und klicken Sie dann auf Senden.

Weitere Informationen über den Vorrang bei der Unterzeichnung finden Sie hier.