Großunternehmen (Basic): Regelmäßige Audit-Prozesse

Wenn Sie ein großes Unternehmen mit Hunderten oder gar Tausenden von Kunden besitzen oder dort arbeiten, haben Sie wahrscheinlich einen Administrator, der regelmäßig Ihre automatisierten Prozesse überprüft, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft. Hier zeigen wir Ihnen, was ein Administrator regelmäßig überprüfen und tun könnte.

Tipp

Tipp: Erstellen Sie wiederkehrende Aufgaben für Ihren Administrator für jeden Prüfungsprozess, den er durchführen soll.

Werfen Sie einen Blick auf folgende Themen:

Tag Überprüfung

Sie erstellen ein neues Kundenprofil, aber Sie vergessen, es zu kennzeichnen! Wenn Ihre Automatisierungen von Tags abhängig sind, könnte das Ihren gesamten Workflow durcheinander bringen. Um solche Probleme zu vermeiden, könnte ein Administrator einmal im Monat alle Profilkonten überprüfen, um sicherzustellen, dass sie alle mit Tags versehen sind.

So finden Sie schnell Konten ohne Tags:

  1. Gehen Sie zu den Kunden.
  2. Klicken Sie auf Filter.
  3. Im Abschnitt Tags wählen Sie Enthält und blättern Sie nach unten zur Option Keine Tags.
  4. Klicken Sie auf Anwenden.

Es wird eine Liste aller Konten angezeigt, die nicht gekennzeichnet sind - sofern es welche gibt. Der Administrator würde dann alle Konten, die eine Markierung benötigen, entsprechend markieren. Wenn Sie mehr über Tags erfahren möchten, besuchen Sie diese Seite

E-Mail-Synchronisierung

Jeder Kunde sollte die E-Mail-Synchronisierung aktiviert haben, damit alle von ihm gesendeten E-Mails in seinem Kontoprofil für alle zugewiesenen Teammitglieder verfügbar sind. 

Selbst wenn das zuständige Teammitglied in den Urlaub fahren würde, könnte ein anderes Teammitglied die E-Mail des Kontos abrufen.

Sicherstellen, dass die Kunden die E-Mail-Synchronisierung aktiviert haben:

  1. Gehen Sie im Kontoprofil auf die Registerkarte Info.
  2. Prüfen Sie, ob die E-Mail-Synchronisierung aktiviert ist.

Weitere Informationen zur E-Mail-Synchronisierung finden Sie hier

Konto-Beuaftragte(r)

Teammitglieder sind in ihren Möglichkeiten auf TaxDome eingeschränkt, solange sie keinen Zugriff auf ein oder mehrere Konten haben. Daher ist es wichtig, dass die Teammitglieder den Zugang zu den Konten und die Zugriffsrechte haben, die sie für ihre Arbeit benötigen.

In der Regel werden die Teammitglieder den Konten zugewiesen, wenn neue Konten erstellt werden. Wenn Sie jedoch einem bestehenden Konto ein Teammitglied zuweisen müssen, gehen Sie wie folgt vor: 

  1. Gehen Sie auf die Registerkarte Info des Kundenkontos und wählen Sie dann die Unterregisterkarte Team .
  2. Fügen Sie hier einem oder mehreren Teammitgliedern Teamzugang hinzu.

Weitere Informationen zum Kontozugang finden Sie hier

Wenn Sie die Funktion Update Account Access Automatisierung in Pipelines verwenden, um Teammitgliedern Konten zuzuweisen, sollten diese Pipelines regelmäßig überprüft werden. Zeitarbeitskräfte könnten zum Beispiel während der Steuersaison Steuererklärungen bearbeiten und müssten zu Automatisierung hinzugefügt werden. 

Pipeline-Verfügbarkeit

Ein Teammitglied hat nicht notwendigerweise Zugriff auf eine Pipeline , das ein Auftrag für eines seiner Kundenkonten enthält; es muss zuerst zu der Pipeline im Feld Verfügbar für hinzugefügt werden. Wenn eine Firma neue Teammitglieder bekommt, sollten sie zu allen Pipelines hinzugefügt werden, auf die sie Zugriff benötigen. 

So geht's: Öffnen Sie die Pipeline, der Sie ein oder mehrere Teammitglieder hinzufügen möchten, und fügen Sie sie dann im Feld Verfügbar für hinzu. Weitere Einzelheiten finden Sie hier.

Tipp

Tipp: Wenn Sie möchten, dass Teammitglieder Zugriff auf eine Aufgabe oder Auftragsvorlage haben, fügen Sie sie in das Feld Beauftragte ein.

Unterschriftsprioritäten

Wenn Sie e-Signatur für Steuererklärungen oder andere Dokumente verwenden, die zwei Unterzeichner erfordern, stellen Sie sicher, dass die Kunden die richtige Unterzeichnungspriorität haben. Dies ist besonders wichtig für neue Kunden, die ihre Steuererklärung gemeinsam einreichen. 

  1. Gehen Sie auf die Registerkarte Info des Kundenkontos und klicken Sie auf den Link Unterzeichnerpriorität im Abschnitt Kontakte .
  2. Überprüfen Sie die Unterschriftspriorität, nehmen Sie gegebenenfalls Änderungen vor und klicken Sie dann auf Senden.

Weitere Informationen über den Vorrang bei der Unterzeichnung finden Sie hier.

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