Kontenliste: Übersicht, Filter, Export, Ausstehende Aktivierung

Auf TaxDome ermöglicht Ihnen eine organisierte, filterbare, cloudbasierte Kontenliste einen schnellen Blick auf alles, was Sie über Ihre Konten wissen müssen, wie z. B. den Status von Dokumenten, Rechnungen, Aufgaben, E-Mails und mehr von Kunden.

Hier beschrieben:

Kundenkontenliste Übersicht

Kunden sind das beste Kapital eines jeden Unternehmens, und wir wissen, dass Sie Ihre Kunden leicht verfolgen müssen, um ihnen die bestmögliche Erfahrung zu bieten. Um einen Gesamtüberblick über Ihre Konten zu erhalten, gehen Sie in der linken Seitenleiste auf Kunden , um zu sehen, was auf der Seite Alle Konten passiert.

Die gesamte Kundenkontenliste ist für einen Firmeninhaber oder ein beliebiges Teammitglied verfügbar, dem Zugriffsrechte erteilt wurden, um Alle Konten anzeigen. Andernfalls sehen die Teammitglieder nur die Konten, für die sie Zugriffsrechte erhalten haben.

Auf der Seite " Alle Konten" können Sie diese wichtigen Informationen zu jedem Konto sehen:

  • ID: Jeder Kunde hat eine eindeutige ID. Siehe mehr über Kunden-IDs unten.
  • Name: Der Vor- und Nachname des Kunden oder der Name seines Unternehmens.
  • Folgen: Ihr Folgestatus des Kontos. Lesen Sie mehr im Artikel
  • Rechnungen: Die Gesamtzahl der Rechnungen, die der Kunde erhalten hat, seit er Ihre Dienste in Anspruch genommen hat.
  • Guthaben: Der verfügbare Geldbetrag, der auf die neuen Rechnungen des Kunden angewendet werden kann.
  • Aufgaben: Die Anzahl der ausstehenden Aufgaben, die für den Kunden ausgeführt werden müssen.
  • Team: Die Namen der Teammitglieder, die Zugriff auf den Kunden haben.
  • Tags: Die internen Bezeichnungen, die beim Filtern der Kontenliste helfen.
  • Nachrichten: Die Anzahl der ungelösten Nachrichten, die an den Klienten gesendet wurden, wobei der Status entweder als ungelesen oder aktiv angegeben wird.
  • Organizer: Die Anzahl der ausstehenden Organizer, die an den Kunden gesendet wurden.
  • Signaturen: Die Anzahl der ausstehenden Signaturanforderungen, die an den Kunden gesendet wurden.
  • Letzte Anmeldung: Das Datum und die Uhrzeit, zu der sich der Kunde zuletzt bei TaxDome angemeldet hat. Wenn das Konto mehrere Benutzerprofile hat, zeigt es das Datum und die Uhrzeit an, zu der sich der letzte Benutzer angemeldet hat.

Standardmäßig werden in der Kontenliste 25 Kundenkonten pro Seite angezeigt. Sie können jedoch wählen, ob Sie 50, 100 oder 250 auf einmal anzeigen möchten. Um die Anzahl zu ändern, wählen Sie die gewünschte Anzahl im Menü " Zeilen pro Seite " unten links auf der Seite.

Um nach einem Konto zu suchen, geben Sie ein Stichwort (auch alle benutzerdefinierten Felder sind durchsuchbar) in das Suchfeld oben rechts auf der Seite ein und drücken dann dieEingabetaste auf Ihrer Tastatur. Die Liste der Kundenkonten wird dann entsprechend eingegrenzt. 

Hinweis: Sie können ein Kundenkonto auch über die Schaltfläche "Suchen" oben in der linken Seitenleiste finden.

Manchmal kann es sinnvoller sein, eine Liste von Kunden zu sortieren, als nach bestimmten Kunden zu suchen. Und Sie können die Sortieroption auch nach einer Kundensuche oder nach Anwendung von Filtern verwenden: Klicken Sie auf das Auf-Ab-Pfeil-Symbol neben der Überschrift der Spalte, die Sie sortieren möchten. Sie können die Spalten ID und NAME des Kundenkontos alphabetisch (von A bis Z oder Z bis A) und die Spalte LETZTE ANMELDUNG chronologisch (von der neuesten zur ältesten oder von der ältesten zur neuesten) sortieren. Die Konten werden nach dem Vornamen des Kunden oder nach dem Namen des Unternehmens sortiert.

Filtern von Kontolisten

Filter sind besonders nützlich, wenn Sie sich durch eine lange Liste von Kundenkonten bewegen müssen, um die zu finden, die zu einem bestimmten Typ gehören. So können Sie zum Beispiel schnell alle Kundenkonten finden, die von einem bestimmten Teammitglied verwaltet werden, noch nie ein Login hatten, überfällige Rechnungen oder Aufgaben haben oder Dokumente enthalten, die genehmigt werden müssen.

Hinweis: Wenn Sie mehrere Filterregeln verwenden, wird immer die UND-Logik verwendet. Das bedeutet, dass Sie die Liste der Konten erhalten, die alle Kriterien innerhalb eines Satzes von ausgewählten Filterregeln erfüllen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Ihre Kundenkontoliste zu filtern:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche FILTER ganz rechts in der Menüleiste auf der Seite Alle Konten.

2. Sie erhalten dann ein Menü mit Optionen zum Filtern der Kundenkontoliste. Sie können so wenige oder so viele Filter verwenden, wie Sie möchten. 

Die folgenden Filter sind verfügbar:

  • Team: Wählen Sie den Namen des/der Teammitglieder, um die zugewiesenen Konten zu sehen.
  • Pipelines: Wählen Sie eine oder mehrere Pipelines, um nur die Kunden zu sehen, die sich darin befinden. Wählen Sie eine bestimmte Pipeline-Stufe, um die Ergebnisse weiter einzugrenzen. Sie können mehrere Stufen aus verschiedenen Pipelines auswählen.
  • Rechnungen: Wählen Sie Alle, Bezahlt oder Unbezahlt. Wenn Sie die Unbezahlten auswählen, erhalten Sie die Option, zusätzlich die Überfälligen anzuzeigen. 
  • Nachrichten: Wählen Sie eine der Optionen:
    • Alle: Alle Konten, die mindestens einen Nachrichten-Thread haben. 
    • Aktiv: Alle Konten, die aktive Nachrichten-Threads haben.
    • Ungelesen: Alle Konten, die ungelesene Nachrichten-Threads haben. Wenn zwei oder mehr Teammitglieder an der Diskussion teilnehmen und die Nachricht des Klienten von einem von ihnen gelesen wurde, wird der Thread nicht mehr als ungelesen betrachtet.
    • Archiviert: Alle Konten, die archivierte Nachrichten-Threads haben.
  • Importiert am: Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit, zu der die Konten in das System importiert wurden. Dieser Filter soll verwendet werden, um Konten einfach danach zu unterscheiden, wann sie hinzugefügt wurden, und um ggf. Bulk-Aktion anzuwenden (z. B. Tag anwenden). 
  • Aufgaben: Wählen Sie " Alle" oder " Überfällig"
  • Tags: Aktivieren Sie entweder den Schalter Enthält oder Enthält nicht und wählen Sie dann das/die Tag(s). Lesen Sie mehr dazu im Artikel.
  • Letzte Anmeldung: Wählen Sie Alle, Diese Woche, Dieser Monat, Dieses Jahr oder Nie
  • Login-Status: Wählen Sie Aktiv oder Offline.
  • Freigaben: Wählen Sie Alle oder Ausstehend.
  • Organizer:Wählen Sie Alle oder Ausstehend.
  • Verträge: Wählen Sie Alle oder Ausstehend.
  • Unterschriften: Wählen Sie eine der Optionen aus: 
    • Alle: Alle Dokumente mit angeforderten Signaturen. 
    • Unterschrieben: Alle Dokumente, die von allen Unterzeichnern des Kundenkontos unterschrieben wurden.
    • Teilweise unterschrieben: Alle Dokumente, die von mindestens einem Unterzeichner des Kundenkontos unterzeichnet wurden.
    • Ausstehende Unterschrift: Alle Dokumente, die nicht von mindestens einem Unterzeichner des Kundenkontos unterzeichnet wurden.
    • Vorbereitet für die Signatur: Alle Dokumente mit hinzugefügten Signaturfeldern, die noch nicht an den Kunden gesendet wurden.
    • Abgelehnt: Alle Dokumente, die nicht von allen Unterzeichnern des Kundenkontos unterzeichnet wurden, weil sie dies abgelehnt haben.
    • Ausstehende KBA. Alle Dokumente mit angefordertem KBA, die mindestens einen Unterzeichner des Kundenkontos haben, der noch Dokumente unterzeichnen muss.
    • KBA fehlgeschlagen: Alle Dokumente, die mindestens einen Unterzeichner des Kundenkontos haben, der das KBA nicht bestanden hat, und/oder zusätzliche Unterzeichner, die es abgelehnt haben, das Dokument zu unterzeichnen.

3. Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf ANWENDEN.

Die Liste der Kundenkonten wird dann entsprechend eingegrenzt. Sie können die Filter ändern, indem Sie auf die Schaltfläche ZURÜCKSETZENklicken, um alles zu löschen und neu zu beginnen.

Sie können eine Kundenkontoliste auch schnell filtern, indem Sie auf ein bestimmtes Tag klicken. Klicken Sie auf ein beliebiges Tag in der Spalte TAGS, um alle Kunden mit diesem Tag zu sehen.

Kontolisten exportieren

Sie können eine Kontenliste in eine CSV-Datei exportieren. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Konten exportieren und speichern Sie dann eine CSV-Datei auf Ihrem Computer. Dadurch werden alle Daten der Konten einschließlich der benutzerdefinierten CRM-Felder gespeichert. 

Die Kontenliste kann von einem Firmeninhaber oder einem beliebigen Teammitglied exportiert werden, das Zugriffsrechte zur Verwaltung von Konten erhalten hat.

Tipp: Sie können Ihre Kontenliste vor dem Exportieren filtern.

Kunden-IDs und -status erklärt

Wenn Sie einen Kunden zu TaxDome hinzufügen, wird seinem Konto automatisch ein eindeutiger ID-Code zugewiesen: eine Kombination aus einem oder zwei Buchstaben, gefolgt von einer Zahl, z. B. V1, WW1 oder JG2. Die IDs Ihrer Konten können Sie in der ID-Spalte einer Kundenkontoliste sehen.

Sie können eine ID verwenden, um nach einem Kunden zu suchen.

IDs sind hilfreich, um ein bestimmtes Kundenkonto zu finden oder wenn mehrere Kunden denselben Namen haben. Zum Beispiel kann eine Familie getrennte Konten für Mike Smith (Vater), Michael J Smith (Sohn), Mike & Mary Smith (Eltern), Mike Smith & Sons (Familienunternehmen) und Mike Smith Partnership verwenden. Kurze, eindeutige Kunden-IDs ermöglichen es Ihnen, Ihre Konten zu unterscheiden und jede Verwechslungsgefahr zu vermeiden. 

Kunden-IDs werden automatisch generiert, wenn ein Kundenkonto in TaxDome neu hinzugefügt wird. 

  • Bei manuell hinzugefügten Kundenkonten besteht die ID aus dem ersten Buchstaben des Kontonamens + einer Zahl, die die gesamte Kombination eindeutig macht.  
  • Bei importierten persönlichen Konten besteht die ID aus dem ersten Buchstaben des Vornamens des Kunden + dem ersten Buchstaben des Nachnamens + einer Zahl, die die gesamte Kombination eindeutig macht.

Kunden-IDs sind farbcodiert, was hilft, den Status jedes Kontos zu identifizieren:

Grün bedeutet, das Kundenkonto ist aktiv: Dies sind Kunden, die mindestens eine E-Mail in ihren verknüpften Kontakten mit dem LOGIN eingeschaltet ist. Kundenkonten, die noch nicht aktiviert sind, werden als aktiv angezeigt. Sie erhalten alle von TaxDome gesendeten E-Mails und alle Systembenachrichtigungen (siehe die Details im Abschnitt Artikel).

Beige bedeutet ein Offline-Konto : Dies sind Kunden, die keine verknüpften Kontakte oder keine E-Mails in ihren verknüpften Kontakten haben, bei denen der LOGIN-Schalter aktiviert ist.

Hier erfahren Sie mehr über das Hinzufügen des Portalzugriffs zu einem Kundenkonto mithilfe der LOGIN  Option.

Ausstehende Aktivierung und erneutes Versenden von Einladungen

Sobald Sie einen Kunden zur Nutzung seines TaxDome-Portals eingeladen haben oder ein zusätzlicher Benutzer zu einem bestehenden Konto hinzugefügt wurde, sendet TaxDome diesem Kunden automatisch eine E-Mail mit der Aufforderung, das Konto zu aktivieren. 

Bis ein Benutzer sein Konto aktiviert und ein Passwort erstellt hat, bleibt seine E-Mail-Adresse auf der Seite " Ausstehende Aktivierung ". Gehen Sie zu Kundenund dann zur Seite "Ausstehende Aktivierung", um zu sehen, welche Kunden ihre Konten noch nicht aktiviert haben.

Hier finden Sie diese wichtigen Informationen:

  • E-MAIL: Die E-Mail-Adresse des Kunden, der das Konto noch nicht aktiviert hat. Wenn eine E-Mail-Adresse ungültig ist, erscheint ein rotes Ausrufezeichen daneben.
  • KONTO: Der Name des Kundenkontos. Wenn ein Benutzer mehrere Konten hat, werden alle angezeigt.
  • EINLADUNG GESENDET: In dieser Spalte wird das Datum angezeigt, an dem die Einladung zur Aktivierung des Kontos verschickt wurde. Klicken Sie auf den Auf-Ab-Pfeil in der Kopfzeile, um die Spalte nach Datum zu sortieren.
  • EINGELADEN VON: Hier wird der Name der Person (entweder ein Teammitglied oder ein Kunde) angezeigt, die den Benutzer hinzugefügt hat.

Wenn ein Benutzer lange Zeit auf der Seite " Ausstehende Aktivierung" war, können Sie erneut eine Einladung senden. Oder wenn Sie die Option zum Versenden einer Einladung zur Aktivierung eines Kontos beim Importieren einer Kontenliste deaktiviert haben, können Sie jederzeit eine Einladung versenden. So geht's:

1. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Kundenund dann zur Seite " Ausstehende Aktivierung ".

2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen links neben den Benutzern, an die Sie die Einladungen erneut senden möchten, und klicken Sie dann auf Erneut senden an Ausgewählte.

Standardmäßig werden in der Liste " Ausstehende Aktivierung " 25 Benutzer-E-Mails pro Seite angezeigt. Sie können jedoch wählen, ob Sie 50, 100 oder 250 auf einmal anzeigen und auswählen möchten. Um die Anzahl zu ändern, wählen Sie die gewünschte Anzahl im Menü Zeilen pro Seite unten links auf der Seite.

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