Rechnungen (Basic): Bezahlte Rechnungen ändern
Wenn eine Rechnung bereits ganz oder teilweise bezahlt wurde, können Sie sie nicht mehr bearbeiten oder löschen. Nachdem die Zahlung gebucht wurde, ist die Rechnung mit ihr verknüpft und muss für die Buchführung unverändert bleiben. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Umgehungsmöglichkeiten Ihnen zur Verfügung stehen.
Dieser Artikel behandelt die Änderung von bezahlten Rechnungen. Hier erfahren Sie, wie Sie unbezahlte Rechnungen ändern können.
Wenn Sie es brauchen
Es kann vorkommen, dass Sie eine bezahlte oder teilweise bezahlte Rechnung bearbeiten müssen, z. B. in Fällen, in denen:
- Fehler bei der Eingabe des Betrags einer bezahlten Rechnung. Sie haben sich bei der Eingabe des Rechnungsbetrags, der mit der Offline-Zahlung bezahlt wurde, vertippt. Zum Beispiel haben Sie statt "1000$" Ihrem Kunden "10.000$" in Rechnung gestellt. Wenn dies nicht korrigiert wird, würde dies Ihre Umsatzberichte ruinieren.
- Aktualisierung einer Anzahlungsrechnung nach Erbringung zusätzlicher Leistungen. Sie haben eine Rechnung im Voraus ausgestellt und eine Teilzahlung verlangt. Danach wollten Sie einige zusätzliche Leistungen erbringen und update die Rechnung aktualisieren.
- Hinzufügen weiterer Details zur Rechnungsbeschreibung. Sie möchten der Rechnungsbeschreibung weitere Details hinzufügen, damit Sie die Aufzeichnungen besser aufbewahren können.
- Sie haben vergessen, Ihrem Kunden eine oder mehrere der erbrachten Dienstleistungen in Rechnung zu stellen. Zum Beispiel, wenn Sie vergessen haben, Ihrem Kunden eine telefonische Beratung in Rechnung zu stellen.
Bezahlte Rechnungen ändern
Wenn Sie eine bezahlte Rechnung ändern müssen, müssen Sie sie erstatten und eine neue Rechnung ausstellen:
1. Gehen Sie auf die Registerkarte Rechnungen im Profil des Kunden oder auf Fakturierung > Rechnungen. Bezahlte Rechnungen haben den Vermerk Bezahlt oder Teilweise bezahlt status. Klicken Sie auf die drei Punkte und Rechnung anzeigen rechts neben der bezahlten Rechnung. Klicken Sie auf den Zahlungslink im Abschnitt Zahlungsverlauf in der Seitenleiste der Rechnung.
2. Die Zahlungsinformationen werden in der Seitenleiste "Zahlung anzeigen" auf der rechten Seite angezeigt. Klicken Sie oben rechts auf Zahlung zurückerstatten. Mehr über die Bearbeitung der Erstattung.
3. Geben Sie in der Begründung an, dass Sie eine weitere Rechnung ausstellen müssen, um Korrekturen vorzunehmen. Am besten beruhigen Sie Ihre Kunden mit Kanzlei , damit sie nicht denken, dass mit ihrer Zahlung etwas nicht stimmt. Deaktivieren Sie nicht das Kontrollkästchen für die E-Mail-Benachrichtigung. Lassen Sie Ihre Kunden den gesamten Verlauf sehen.
4. Klicken Sie auf Erstattung ausstellen. Beachten Sie, dass dies die Zahlung oder die Rechnung status nicht ändert; sie bleiben bezahlt.
5. Öffnen Sie die Rechnung im Kundenkonto oder unter Abrechnung > Rechnungen, klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts und wählen Sie Duplizieren. Es wird eine neue identische Rechnung erstellt, die jedoch unbezahlt ist. Nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen vor und senden Sie die Rechnung erneut. Beachten Sie, dass die Rechnungsnummer unterschiedlich sein wird.
6. Wenn Sie die erstattete Zahlung ursprünglich als Offline-Zahlung verbucht haben (d. h. der Kunde hat mit Bargeld, Scheck oder Überweisung bezahlt), erstellen Sie eine Offline-Zahlung und begleichen Sie die Rechnung damit. Wenn der Kunde auf Kundenportal bezahlt hat, bitten Sie ihn, erneut zu bezahlen.
Teilweise bezahlte Rechnungen ändern
Teilweise bezahlte Rechnungen können nicht bearbeitet werden. Wenn Sie also eine teilweise bezahlte Rechnung ändern möchten, müssen Sie eine neue Rechnung ausstellen und diese um den Betrag der Teilzahlung verringern. Die bequemste Methode to do ist, die ursprüngliche Rechnung zu duplizieren und ihre Zwischensumme anzupassen:
1. Öffnen Sie die Rechnung, die Sie korrigieren möchten, im Kundenkonto oder unter Abrechnung > Rechnungen, klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts und wählen Sie Duplizieren. Es wird eine neue identische Rechnung erstellt.
2. Reduzieren Sie den Rechnungsbetrag um den Teilzahlungsbetrag, nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen vor und senden Sie die Rechnung ab. Beachten Sie, dass die Rechnungsnummer unterschiedlich sein wird.
Wenn Ihre Umsatz- und Leistungsanalyse vom genauen Rechnungsbetrag abhängt (z. B. wenn Sie wissen möchten, wie viele Rechnungen unter dem gewünschten Betrag liegen), sollten Sie eine Rückerstattung ausstellen und eine doppelte Rechnung senden, ohne den Betrag anzupassen, wie Sie es bei einer vollständig bezahlten Rechnung tun würden.
Bezahlte Rechnungen löschen
Nachdem die Zahlung verbucht wurde, muss sie aus Gründen der Buchführung gleich bleiben. Deshalb ist es nicht möglich, Kreditkartenzahlungen zu löschen. Sie können nur Lastschriftzahlungen löschen (zum Beispiel, wenn Stripe oder CPACharge sie abgelehnt hat). Lesen Sie die Einzelheiten in diesem Artikel.
Bei Kreditkartenzahlungen und Offline-Zahlungen können Sie eine Erstattung vornehmen.
1. Gehen Sie im Profil des Kunden auf die Registerkarte Rechnungen .
2. Suchen Sie in der Liste der Zahlungen diejenige, die Sie erstatten möchten, und klicken Sie dann auf die drei Punkte und auf Rechnung anzeigen ganz rechts davon. Sie können eine Zahlung auch im Zahlungsverlauf der Rechnung finden.
3. Klicken Sie in der Seitenleiste Zahlung anzeigen oben rechts auf Zahlung erstatten. Weitere Informationen hierzu finden Sie hier.
4. Geben Sie den Grund für die Erstattung an und klicken Sie dann auf Erstattung ausstellen.
Was passiert, wenn Sie eine Erstattung ausstellen, hängt von der Zahlungsart ab:
- Zahlungen über Stripe/Wirtschaftsprüfer Charge: Die Zahlung wird als zurückerstattet markiert. Der Kunde erhält eine Rückerstattung auf das Kreditkartenkonto, das er für die Zahlung verwendet hat. Stripe/Wirtschaftsprüfer Charge leitet die Erstattung sofort an dieses Konto weiter. Je nach Bank dauert es 5 bis 10 Werktage, bis der Betrag auf dem Konto des Kunden erscheint.
- Offline-Zahlungen: Die Zahlung wird als zurückerstattet markiert.
- Alle Zahlungsarten: Die Rechnung und die Zahlung status bleiben bezahlt.
Weitere Informationen über Kundengutschriften und die Ausstellung von Rückerstattungen finden Sie hier.
Ein Kunde hat eine Rechnung mit dem falschen Profil bezahlt
Möglicherweise müssen Sie eine Zahlung von einem Konto auf ein anderes übertragen, wenn:
- Der Kunde hat bereits ein Konto, hat aber ein neu angelegtes Konto benutzt, um eine Rechnung zu bezahlen.
- Der Kunde hat mehrere Konten und zahlte von dem falschen Konto.
Um diese Probleme zu beheben:
- Löschen Sie das sekundäre Konto: Löschen Sie das Konto (weitere Informationen finden Sie hier); dadurch wird auch die getätigte Vorauszahlung gelöscht. Fügen Sie dann eine Offline-Zahlung auf das richtige Konto hinzu (weitere Informationen finden Sie hier).
- Gutschrift hinzufügen: Fügen Sie eine Werbegutschrift dem richtigen Konto hinzu (weitere Informationen finden Sie hier). Das Hinzufügen eines Werbeguthabens wirkt sich nicht auf die Einnahmen Ihres Unternehmens aus, und Sie sehen, dass das Geld mit dem richtigen Konto verknüpft ist.