Rechnungen (Basic): Bezahlte Rechnungen ändern

Wenn eine Rechnung bereits ganz oder teilweise bezahlt wurde, können Sie ihre finanziellen Details nicht mehr ändern, aber alle anderen Felder bearbeiten. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie bezahlte Rechnungen ändern und löschen können.

Dieser Artikel behandelt die Änderung von bezahlten Rechnungen. Hier erfahren Sie, wie Sie unbezahlte Rechnungen ändern können.

Wenn Sie bezahlte Rechnungen bearbeiten müssen

Es kann vorkommen, dass Sie eine bezahlte oder teilweise bezahlte Rechnung bearbeiten müssen, z. B. in Fällen, in denen:

Ändern der Rechnungsnummer, des Teammitglieds zugewiesen oder anderer Rechnungseinstellungen. Sie müssen wichtige Rechnungsdetails ändern, z. B. die Rechnungsnummer, das Teammitglied zugewiesen zur Rechnung oder andere Konfigurationseinstellungen. Dies kann aufgrund von organisatorischen Änderungen, Fehlern bei der Rechnungserstellung oder der internen Rechnungsstruktur updates erforderlich sein.
Fehler bei der Eingabe des Betrags einer bezahlten Rechnung. Sie haben sich bei der Eingabe des Rechnungsbetrags, der mit der Offline-Zahlung bezahlt wurde, vertippt. Zum Beispiel haben Sie statt "1000$" Ihrem Kunden "10.000$" in Rechnung gestellt. Wenn dies nicht korrigiert wird, würde dies Ihre Umsatzberichte ruinieren.
Aktualisierung einer Anzahlungsrechnung nach Erbringung zusätzlicher Leistungen. Sie haben eine Rechnung im Voraus ausgestellt und eine Teilzahlung verlangt. Danach wollten Sie einige zusätzliche Leistungen erbringen und update die Rechnung aktualisieren.
Hinzufügen weiterer Details zur Rechnungsbeschreibung. Sie möchten der Rechnungsbeschreibung weitere Details hinzufügen, damit Sie die Aufzeichnungen besser aufbewahren können.
Sie haben vergessen, Ihrem Kunden eine oder mehrere der erbrachten Dienstleistungen in Rechnung zu stellen. Zum Beispiel, wenn Sie vergessen haben, Ihrem Kunden eine telefonische Beratung in Rechnung zu stellen.

Bezahlte Rechnungen ändern

Wenn Sie eine bezahlte oder teilweise bezahlte Rechnung bearbeiten, können Sie die Rechnungseinstellungen (z. B. Nummer, Buchungsdatum, Teammitglied und Beschreibung) direkt bearbeiten, nicht aber die finanziellen Details (Betrag, Leistungen, Zahlungsdatum). Es gibt jedoch mehrere Umgehungsmöglichkeiten, mit denen Sie Fehler bei der Rechnungsstellung beheben können.

Rechnungseinstellungen ändern

So ändern Sie die Einstellungen für bezahlte Rechnungen:

1. Gehen Sie zur Registerkarte Rechnungen im Profil des Kunden oder zu Abrechnung > Rechnungen. Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben der bezahlten Rechnung und dann auf Bearbeiten.

2. Bearbeiten Sie die Rechnungsnummer, das Buchungsdatum, das Teammitglied und/oder die Beschreibung. Klicken Sie auf Speichern.

Ändern Sie die finanziellen Details (Stripe/CPACGebührenzahlungen)

So ändern Sie die finanziellen Details in einer Rechnung, die mit der Stripe/CPACharge-Integration bezahlt wurde:

1. Gehen Sie im Kundenprofil auf die Registerkarte Rechnungen oder auf Abrechnung > Rechnungen. Bezahlte Rechnungen haben den Vermerk Bezahlt oder Teilweise bezahlt status. Klicken Sie auf die drei Punkte und Bearbeiten rechts neben der bezahlten Rechnung. Klicken Sie auf den Zahlungslink im Abschnitt Zahlungsverlauf in der SeitenleisteRechnung bearbeiten.

2. Die Zahlungsinformationen werden in der Seitenleiste "Zahlung anzeigen" auf der rechten Seite angezeigt. Klicken Sie auf Zahlung zurückerstatten. Mehr über die Bearbeitung von Erstattungen.

3. Geben Sie in der Begründung an, dass Sie eine weitere Rechnung ausstellen müssen, um Korrekturen vorzunehmen. Am besten beruhigen Sie Ihre Kunden mit Kanzlei , damit sie nicht denken, dass mit ihrer Zahlung etwas nicht stimmt. Deaktivieren Sie nicht das Kontrollkästchen für die E-Mail-Benachrichtigung. Lassen Sie Ihre Kunden den gesamten Verlauf sehen.

4. Klicken Sie auf Erstattung ausstellen. Beachten Sie, dass dies die Zahlung oder Rechnung status nicht ändert; sie bleiben bezahlt. Sie werden auch in den Umsatzberechnungen berücksichtigt.

5. Öffnen Sie die Rechnung im Kundenkonto oder unter Abrechnung > Rechnungen, klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts und wählen Sie Duplizieren. Es wird eine neue identische Rechnung erstellt, die jedoch unbezahlt ist. Nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen vor und senden Sie die Rechnung erneut. Beachten Sie, dass die Rechnungsnummer unterschiedlich sein wird.

Hinweis! Wenn Ihre Umsatz- und Leistungsanalyse bei teilweise bezahlten Rechnungen nicht vom genauen Rechnungsbetrag abhängt (z. B. wenn Sie sie nicht verwenden, um zu verstehen, wie viele Rechnungen unter dem gewünschten Betrag liegen), dann können Sie eine doppelte Rechnung ausstellen und ihren Betrag um den Teilzahlungsbetrag reduzieren. Auf diese Weise benötigen Sie keine to do Erstattung.

6. Bitten Sie Ihren Kunden, erneut über das Portal zu bezahlen.

Ändern von Finanzdaten (Offline-Zahlungen)

So ändern Sie die finanziellen Details einer Rechnung, die mit Offline-Zahlungen bezahlt wurde:

1. Gehen Sie zum Rechnungen im Profil des Kunden oder auf Fakturierung > Rechnungen. Bezahlte Rechnungen haben die Bezahlt oder Teilweise bezahlt status. Klicken Sie auf drei Punkte und bearbeiten auf der rechten Seite der bezahlten Rechnung. Klicken Sie auf den Zahlungslink im Feld Zahlungsverhalten Abschnitt der Rechnung bearbeiten Seitenleiste. Wenn die Rechnung über mehrere Offline-Zahlungen beglichen wurde, müssen Sie sie für alle Zahlungen unter to do eingeben.

2. Klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts in der Seitenleiste der Zahlung und wählen Sie Löschen. Bestätigen Sie das Löschen der Zahlung. Danach wird Ihre Rechnung unbezahlt und kann ohne Einschränkungen bearbeitet werden. Die gelöschte Zahlung wird aus den Umsatzberechnungen entfernt.

3. Nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen an der Rechnung vor und begleichen Sie sie erneut mit einer Offline-Zahlung.

Bezahlte Rechnungen löschen

Die Löschung von bezahlten Rechnungen unterscheidet sich je nach dem für die Begleichung verwendeten Zahlweg:

Bankabbuchungen (Stripe/CPACharge): Wenn Stripe oder CPACharge die Transaktion abgelehnt hat, können Sie die entsprechende Zahlung in TaxDome löschen, auch wenn status auf Bezahlt steht. Lesen Sie die Einzelheiten in diesem Artikel.
Kreditkarte: Sie können solche Rechnungen nicht löschen. Nachdem die Zahlung gebucht wurde, muss sie für die Buchhaltung gleich bleiben, und deshalb erlauben wir keine Löschung von Kreditkartenzahlungen. Sie können die Zahlungen nur zurückerstatten. Die Rechnung und die Zahlung status bleiben bezahlt.
Offline-Zahlungen: Um eine mit Offline-Zahlungen bezahlte Rechnung zu löschen, müssen Sie die zur Begleichung der Rechnung verwendeten Offline-Zahlungen löschen. Dann wird die Rechnung status unbezahlt, und Sie können die Rechnung löschen.

Ein Kunde hat eine Rechnung mit dem falschen Profil bezahlt

Möglicherweise müssen Sie eine Zahlung von einem Konto auf ein anderes übertragen, wenn:

Der Kunde hat bereits ein Konto, hat aber ein neu angelegtes Konto benutzt, um eine Rechnung zu bezahlen.
Der Kunde hat mehrere Konten und zahlte von dem falschen Konto.

Um diese Probleme zu beheben:

Löschen Sie das sekundäre Konto: Löschen Sie das Konto (weitere Informationen finden Sie hier); dadurch wird auch die geleistete Vorauszahlung gelöscht.
Eine Gutschrift hinzufügen: Fügen Sie dem richtigen Konto eine Gutschrift hinzu (weitere Informationen finden Sie hier). Das Hinzufügen einer Gutschrift wirkt sich nicht auf die Einnahmen Ihrer Firma aus; Sie sehen das mit dem richtigen Konto verknüpfte Geld als Gutschrift.