CRM (Grundlegend): Kundenkontoprofile

TaxDome ermöglicht es Ihnen, die persönlichen Daten Ihrer Kunden mühelos zu verwalten. Auf einen Blick sehen Sie alles, was Sie über ein Kundenkonto wissen müssen, auf einer einzigen übersichtlichen Seite. Außerdem können Sie die persönlichen Daten Ihrer Kunden leicht bearbeiten.

Hier abgedeckt:

Zugriff auf Kontoinformationen

Zugriff auf das Profil eines Kunden haben der Firmeninhaber, der Administrator und alle Mitarbeiter, die mit der Bearbeitung des Kundenkontos beauftragt sind oder denen Zugriffsrechte für die Anzeige aller Konten erteilt wurden.

Um auf das Profil eines Kunden zuzugreifen, klicken Sie auf das Suchsymbol oben in der linken Seitenleiste und geben dann den Namen des Kunden oder einen Teil seiner E-Mail in das Suchfeld ein.

Sie können auch auf ein Konto zugreifen, indem Sie in der linken Seitenleiste zu Kunden navigieren und dann auf den Namen des Kunden in der Liste klicken.

Sie wissen immer, in wessen Kundenprofil Sie sich befinden, da Sie das Foto und den Kontonamen auf der linken Seite der Menüleiste sehen.

Auf der Registerkarte " Übersicht" finden Sie alle wichtigen Informationen über das Kundenkonto auf einer einzigen Seite, die nach Kategorien geordnet ist.

Hier können Sie all dies sehen (mit der Option Alles anzeigen , um noch mehr in jedem Abschnitt zu sehen):

  • Dokumente: die letzten fünf Dokumente, die der Kunde hochgeladen hat. Alle ungesehenen Dokumente erhalten automatisch die Markierung " Neu" , so dass Sie immer sehen können, welche Dokumente Sie oder ein Firmenmitglied noch nicht gesehen haben.
  • Aufgaben: fünf aktuelle Aufgaben, die für den Kunden geplant und/oder in Bearbeitung sind
  • E-Mail: die letzten fünf E-Mails des Kunden und ihre status
  • Jobs: the current jobs for the account, pipelines the client’s jobs are in, and what stages they are in
  • Chats: die letzten an den Kunden gesendeten Nachrichten und wer wann geantwortet hat
  • Unbezahlte Rechnungen: die unbezahlten Rechnungen des Kunden und ob sie mit einem bestehenden Kredit bezahlt werden können
  • Genehmigungen: die neuesten Dokumente, die die Zustimmung des Kunden erfordern und Signatur
  • Unterschriften: die Dokumente, die dem Kunden zur Unterzeichnung zugesandt wurden und die, die noch unterzeichnet werden müssen
  • Veranstalter: fünf aktuelle Veranstalter, die dem Kunden zugesandt wurden, und ihre status
  • Anmeldeaktivität: wann sich der Kunde zuletzt angemeldet hat
  • Notizen: fünf zuletzt für den Kunden gespeicherte Notizen
  • Zeiterfassung: fünf zuletzt erfasste Zeiteinträge für den Kunden
  • Angebote & ELs: fünf letzte Angebote oder Auftragsschreiben, die an den Kunden gesendet wurden

Konto & Kontaktdetails 

Jedes Kundenkonto auf TaxDome sollte mit einem oder mehreren Kontakten verknüpft sein. Einige der Informationen zu einem Kundenkonto beziehen sich auf das Konto selbst, während sich andere Informationen auf seine Kontakte beziehen. 

Auf der Registerkarte Info des Kundenprofils können Sie sowohl Informationen zum Konto als auch zu den verknüpften Kontakten abrufen und bearbeiten.

Abschnitt Kontodetails

Im Bereich Kontodetails können Sie die Kontodaten überprüfen und bearbeiten: Kontoname, Kontotyp, Foto, angewendete Tags, Teammitglieder, die für die Bearbeitung des Kontos zuständig sind, usw. 

Nachstehend finden Sie detaillierte Beschreibungen für jedes nummerierte Feld:

1. Name des Kontos. Konten sind die Einheiten, für die Sie arbeiten und Rechnungen stellen. Sie können manuell eingerichtet oder automatisch generiert werden. (Mehr über Kontonamen.)

2. Konto-Profilfoto. Das Foto, das entweder vom Kunden oder von der Firma in das Profil hochgeladen wurde.

3. Kontotyp. Auf TaxDome gibt es drei Kontotypen: Einzelperson, Firma und Sonstige. Wenn Ihr Kunde eine Firma ist, wählen Sie Firma. Wenn es sich um eine Person oder eine Familie handelt, können Sie Einzelperson wählen. Erfahren Sie mehr über Kontotypen.

4. Tags. Dient der Kategorisierung von Konten. (Mehr über Tags.)

5. Teammitglieder. Ihre Mitarbeiter, die Zugriff auf das Kundenkonto haben. (Mehr über den Zugriff auf das Konto.)

6. Benutzerdefinierte Felder des Kontos. Wenn Sie benutzerdefinierte Felder für das Konto erstellt und ausgefüllt haben, werden sie hier angezeigt. Sie können auch den Verlauf der Änderungen überprüfen, indem Sie auf den entsprechenden Link klicken. (Mehr zu den benutzerdefinierten Feldern auf CRM .)

7. Verwandte Konten. Hier können Sie alle Konten mit gemeinsamen Kontakten finden. Mehr über verwandte Konten.

8. QuickBooks-Verbindung. QuickBooks synchronisiert status des Kontos. Standardmäßig werden nur Konten mit Rechnungen oder Zahlungen synchronisiert. (Mehr zu den Optionen für die Kontensynchronisierung).

Abschnitt Kontakte

Im Bereich Kontakte können Sie die Daten der mit dem aktuellen Konto verknüpften Kontakte (E-Mails) einsehen und bearbeiten: Verwaltung des Portalzugangs, der Benachrichtigungen, der E-Mail-Synchronisierung und der Einstellungen von Signatur . Sie können auch die Verknüpfung von Kontakten aufheben und neu verknüpfen. Um die E-Mail des Kontakts oder andere Daten zu bearbeiten, klicken Sie auf den Namen des Kontakts in der Liste.

Nachstehend finden Sie die Beschreibungen für jedes nummerierte Feld:

1. Verknüpfter Kontakt. Die Namen aller Kontakte werden in alphabetischer Reihenfolge angezeigt.

2. Beschreibung des verknüpften Kontakts. Die Beschreibung kann durch Klicken auf den Link 3. Beschreibung bearbeiten eingegeben werden. Sie gilt nur für das aktuelle Konto. Wenn also ein Kontakt mit mehreren Konten verknüpft ist, können die Beschreibungen für jedes Konto unterschiedlich sein (z. B. Hauptkontakt für das Familienkonto und Geschäftsführer für das Geschäftskonto)

4. Zusätzliche E-Mail Adresse. Weitere E-Mail-Adressen für den Kontakt können als benutzerdefiniertes Kontaktfeld hinzugefügt werden. Alle E-Mail-Kontaktfelder werden hier angezeigt. 

5. ANMELDEN. Sie können jeder E-Mail-Adresse, die einem Kontakt hinzugefügt wurde, Zugang zum Portal gewähren. Wenn der Benutzer bereits zur Nutzung von Kundenportal eingeladen wurde, die Einladung aber nicht angenommen hat, können Sie sie erneut senden, indem Sie auf den Link 9. Einladung senden klicken.

6. NACHRICHTEN. Für jede zu einem Kontakt hinzugefügte E-Mail-Adresse können Sie entscheiden, ob sie Benachrichtigungen über Systemereignisse (z. B. eine neue Nachricht oder Fragebogen gesendet) erhalten soll. Für jede E-Mail können Sie die Benachrichtigungsarten anpassen, indem Sie auf den Link 10. Benachrichtigungspräferenzen klicken.

7. EMAIL-SYNC. Für jede E-Mail-Adresse, die einem Kontakt hinzugefügt wurde, können Sie entscheiden, ob Sie E-Mails von TaxDome empfangen und beantworten möchten.

8. Priorität des Unterzeichners. Diese Option wird bei Signatur Vorlagen verwendet. Sie bestimmt die Standardreihenfolge der Unterzeichner. So richten Sie die Unterzeichnerpriorität ein. 

11. Unterschriftsberechtigung deaktivieren. Diese Option wird verwendet, wenn Sie Angebote und wiederkehrende Rechnungen an Ihre Kunden senden. Standardmäßig gilt das Angebot als signiert, wenn alle Kontakte mit Login-Zugang es signieren. Mit aktivierter Unterschriftsberechtigung können Sie auch wiederkehrende Rechnungen signieren. Sie können jedoch die Unterschriftsberechtigung für jede E-Mail-Adresse deaktivieren.

12. Verknüpfung aufheben. Wenn Sie nicht möchten, dass der Kontakt mit dem Konto verknüpft wird, können Sie die Verknüpfung aufheben. Beachten Sie, dass mit jedem Konto mindestens ein Kontakt verknüpft sein sollte, so dass Sie die Verknüpfung des letzten Kontakts nicht aufheben können.

Einige der Informationen zu einem Kundenkonto beziehen sich auf das Konto selbst, während sich andere Informationen auf seine Kontakte beziehen:

  • Der Name des Kundenkontos (d. h. der Name des Unternehmens, der Organisation oder der Einzelperson), in dessen Konto die Fotos gespeichert sind.
  • Die persönlichen Daten eines Kunden - z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adresse - werden in seinem Kontakt gespeichert. Um diese Informationen zu ändern, müssen Sie den Kontakt bearbeiten.
  • Für jede E-Mail-Adresse, die einem Kontakt hinzugefügt wird, können Sie der Person, zu der die E-Mail gehört, Zugang zum Portal gewähren, die E-Mail-Synchronisierung aktivieren und sie für Benachrichtigungen anmelden. Mehr über das Einschalten der Kippschalter.
  • Es gibt benutzerdefinierte CRM Felder in Ihren Konten, die sich von den benutzerdefinierten CRM Feldern in Ihren Kontakten unterscheiden. Wenn Sie z. B. mit verschiedenen Organisationen zusammenarbeiten, möchten Sie vielleicht Adressen und andere Details über sie in ihrem Konto speichern.

Kontodetails bearbeiten 

Ein Firmeninhaber, ein Administrator oder ein Mitarbeiter, der Zugriffsrechte zur Verwaltung von Konten erhalten hat, kann die Details eines Kontos bearbeiten. 

To do Navigieren Sie also zur Registerkarte Info des Kundenprofils und klicken Sie dann rechts neben Kontodetails auf Bearbeiten . 

Von hier aus können Sie:

  • Ändern Sie den Kontotyp
  • Ändern Sie den Kontonamen
  • Dem Konto Tags zuweisen/löschen
  • Hinzufügen/Entfernen von Teammitgliedern, die Zugriff auf das Konto haben
  • Firmenadresse bearbeiten
  • Füllen Sie die benutzerdefinierten Felder des Kontos aus
  • Bearbeiten von Kontakten, die mit einem Konto verknüpft sind: Verknüpfen und Aufheben der Verknüpfung von Kontakten, Hinzufügen neuer Kontakte, Bearbeiten von Kontaktdetails, Ändern des Portalzugriffs, der Benachrichtigungen und der Synchronisierungsoptionen für Kontakt-E-Mails

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