Profile von Kundenkonten

TaxDome ermöglicht es Ihnen, die persönlichen Informationen Ihrer Kunden mühelos zu verwalten. Auf einen Blick sehen Sie alles, was Sie über ein Kundenkonto wissen müssen, auf einer einzigen, gut organisierten Seite. Außerdem können Sie die persönlichen Daten Ihrer Kunden leicht bearbeiten.

Zugang zu Kontoinformationen

Der Zugriff auf das Profil eines Kunden ist für den Firmeninhaber, den Administrator und alle Mitarbeiter möglich, die zugewiesen die Arbeit an dem Konto dieses Kunden zugewiesen oder die Zugriffsrechte zum Anzeigen aller Konten erhalten haben .

Um auf das Profil eines Kunden zuzugreifen, klicken Sie auf das Suchsymbol oben in der linken Seitenleiste und geben dann den Namen des Kunden oder einen Teil seiner E-Mail in das Suchfeld ein.

Sie können auch auf ein Konto zugreifen, indem Sie zu Kunden in der linken Seitenleiste navigieren und dann auf den Namen des Kunden in der Liste klicken.

Sie wissen immer, in wessen Kundenprofil Sie sich befinden, da Sie den Kontonamen auf der linken Seite der Menüleiste sehen.

Auf der Registerkarte "Übersicht" finden Sie alle wichtigen Informationen über das Kundenkonto auf einer einzigen Seite, die nach Kategorien geordnet ist.

Hier können Sie all dies sehen (mit der Option "Alles anzeigen", um noch mehr in jedem Abschnitt zu sehen):

• Dokumente: Die fünf neuesten Dokumente, die Ihr Kunde hochgeladen oder mit ihm geteilt hat. Alle ungesehenen Dokumente werden automatisch mit " Neu" gekennzeichnet, so dass Sie immer sehen können, welche Dokumente Sie oder ein Firmenmitglied noch nicht gesehen haben.

• Aufgaben: Fünf aktuelle Aufgaben, die für den Kunden geplant und/oder in Arbeit sind.

• E-Mail: Die fünf letzten E-Mails des Kunden und ihre status.

• Aufträge: Die aktuellen Aufträge für das Konto, die pipelines , in denen sich die Aufträge des Kunden befinden, und die Stadien, in denen sie sich befinden.

• Chats: Die letzten an den Kunden gesendeten Nachrichten und wer wann geantwortet hat.

• Unbezahlte Rechnungen: Die unbezahlten und teilweise bezahlten Rechnungen des Kunden und ob sie mit einem bestehenden Kredit bezahlt werden können.

• Genehmigungen: Die neuesten Dokumente, die vom Kunden genehmigt und Signatur müssen.

• Unterschriften: Die Dokumente, die dem Kunden zur Unterzeichnung zugesandt wurden, und die Dokumente, die noch unterzeichnet werden müssen.

• Organisatoren: Fünf zuletzt an den Kunden gesendete Organisatoren und ihr status.

• Anmeldeaktivität: Wann sich der Kunde zuletzt angemeldet hat.

• Notizen: Die letzten fünf für den Kunden gespeicherten Notizen.

• Zeiterfassung: Die letzten fünf Zeiteinträge, die für den Kunden eingegeben wurden.

• Vorschläge & ELs: Fünf letzte Angebote oder Auftragsschreiben, die an den Kunden gesendet wurden.

Kontoinformationen & Kontakte

Jedes Kundenkonto auf TaxDome sollte mit einem oder mehreren Kontakten verknüpft sein. Einige Informationen zu einem Kundenkonto beziehen sich auf das Konto selbst, während sich andere Informationen auf seine Kontakte beziehen. Auf der Registerkarte Info des Kundenprofils können Sie sowohl die Informationen zum Konto als auch zu den verknüpften Kontakten aufrufen und bearbeiten.

• Kontoinformationen

• Abschnitt Kontakte

Kontoinformationen

Im Bereich „Kontoinformationen“ können Sie Ihre Kontodaten einsehen und bearbeiten: Kontoname, Typ, Foto, verwendete Tags, für dieses Konto zuständige Teammitglieder usw. 

Nachfolgend finden Sie detaillierte Beschreibungen für jedes Feld:

a. Informationen zum Hauptkonto:

• Kontoname : Konten sind die Unternehmen, für die Sie arbeiten und denen Sie Rechnungen stellen. Sie können manuell eingerichtet oder automatisch generiert werden. 

• Konto-Profilfoto: Das Foto, das der Kunde oder die Firma in sein Profil hochgeladen hat.

• Kontotyp : BeiTaxDome gibt es drei Kontotypen:Privatperson, Unternehmenund Sonstiges. Wenn Ihr Kunde ein Unternehmen ist, wählen Sie„Unternehmen”. Wenn es sich um eine Person oder eine Familie handelt, können Sie„Privatperson” auswählen. 

b. Adresse: Die offizielle Adresse. 

c. Tags Dienen zur Kategorisierung von Konten.

d. Teammitglieder: Ihre Mitarbeiter, die Zugriff auf das Kundenkonto haben.

e. Benutzerdefinierte Felder für das Konto: Wenn Sie benutzerdefinierte Felder für das Konto erstellt und ausgefüllt haben, werden diese hier angezeigt.

f. Änderungshistorie: Zeigt ein Protokoll der Teammitglieder, die zugewiesen Kundenkonto zugewiesen oder daraus entfernt wurden, zusammen mit dem Datum jeder Änderung.

g. Kontenrollen: Weisen Sie Ihren Teammitgliedern bestimmte Kontenrollen ( z. B. Buchhalter, Prüfer) zu, um ihre Verantwortlichkeiten innerhalb des Kontos eines Kunden zu definieren. Dadurch erhalten sie nicht nur Zugriff auf das Konto, sondern Sie können auch ihre Rolle und ihren Beitrag zum Kunden-Workflow klar identifizieren workflow.

h. Teammitglieder: Klicken Sie auf die Namen der Teammitglieder, denen Sie Zugriff auf das Kundenkonto gewähren möchten. 

i. Neue Rolle: Klicken Sie hier, um direkt in der Seitenleiste eine neue Rolle zu erstellen, ohne die Seite zu verlassen. Sobald die Rolle erstellt ist, können Sie sie Teammitgliedern zuweisen.

j. QuickBooks für die Rechnungsstellung: Zeigt den status QuickBooks für die Rechnungsstellung status Kontos an. Standardmäßig werden nur Konten mit Rechnungen oder Zahlungen synchronisiert. 

k. QuickBooks : Zeigt an, ob dieses Konto mit QuickBooks Online verbunden ist,Online Transaktionen mit dem Hauptbuch (GL) zu synchronisieren .

l. Kunden-App: Zeigt an, ob ein mit dem Konto verbundener Kontakt die App heruntergeladen und sich angemeldet hat. 

m. Verknüpfte Konten: Hier finden Sie alle Konten mit gemeinsamen Kontakten. 

Abschnitt Kontakte

Im Bereich Kontakte können Sie die Daten von Kontakten (E-Mails), die mit dem aktuellen Konto verknüpft sind, überprüfen und bearbeiten: Verwalten des Portalzugangs, der Benachrichtigungen, der E-Mail-Synchronisierung und der Signatur . Sie können auch die Verknüpfung von Kontakten aufheben und neu verknüpfen. Um die E-Mail des Kontakts oder andere Daten zu bearbeiten, klicken Sie auf den Namen des Kontakts in der Liste.

a. Name des Kontakts: Die Namen aller Kontakte werden in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. Sie können den Kontakt vom Konto trennen, indem Sie auf das Drei-Punkte-Menü rechts neben der Kontaktnamenzeile klicken. 

b. Telefonnummer: Die Telefonnummer des Kontakts.

c. E-Mail: Die E-Mail-Adresse, die bei der Erstellung des Kontakts als Hauptadresse angegeben wurde. Weitere E-Mail-Adressen für den Kontakt können als benutzerdefiniertes Kontaktfeld hinzugefügt werden.

d. Kontakteinstellungen (Anmeldung, Benachrichtigung, E-Mail-Synchronisierung, Unterzeichner): Mit den Kontakteinstellungen können Sie den Portalzugang, Benachrichtigungen, die E-Mail-Synchronisierung und die Unterzeichnereinstellungen des Kontakts verwalten :

• Anmeldung : Sie können jeder E-Mail-Adresse, die zu einem Kontakt hinzugefügt wurde, Portalzugang gewähren. Wenn der Benutzer bereits zur Nutzung des Mandantenportal eingeladen wurde, die Einladung Mandantenportal noch nicht angenommen hat, können Sie sie mithilfe der nachstehenden Anweisungen erneut versenden .

• Benachrichtigen : Für jede zu einem Kontakt hinzugefügte E-Mail-Adresse können Sie festlegen, ob diese Benachrichtigungen zu Systemereignissen (z. B. eine neue Nachricht oder Fragebogen ) erhalten soll. Sie können die Benachrichtigungstypen für jede E-Mail anhand der nachstehenden Anweisungen anpassen .

• E-Mail-Synchronisierung : Für jede E-Mail-Adresse, die zu einem Kontakt hinzugefügt wird, können Sie entscheiden, ob Sie E-Mails von TaxDome erhalten und darauf antworten möchten.

• Unterzeichner : Für jede E-Mail-Adresse, die zu einem Kontakt hinzugefügt wird, können Sie entscheiden, ob diese Person Angebote und ELs sowie wiederkehrende Rechnungen unterzeichnen darf. Standardmäßig ist diese Berechtigung für alle Kontakte mit Login-Zugang vorhanden.

e. Beschreibung: Die kurze Information, die Sie über den Kontakt hinzufügen möchten. Sie können die Beschreibung bearbeiten, indem Sie auf das Drei-Punkte-Menü rechts neben der Kontaktnamenzeile klicken, oder die Beschreibung einfach leer lassen. Sie gilt nur für das aktuelle Konto. Wenn ein Kontakt also mit mehreren Konten verknüpft ist, können die Beschreibungen für jedes Konto unterschiedlich sein (z. B. Hauptansprechpartner für das Familienkonto und CEO für das Geschäftskonto).

f. Priorität der Unterzeichner: Diese Option wird bei Signatur verwendet. Sie bestimmt die Standardreihenfolge der Unterzeichner. 

g. Kontakt erstellen: Mit dieser Option können Sie einen Kontakt für das Konto erstellen. 

h. Link: Mit dieser Option können Sie bestehende Kontakte mit dem Konto verknüpfen. 

Einige der Informationen zu einem Kundenkonto beziehen sich auf das Konto selbst, während andere Informationen sich auf seine Kontakte beziehen:

• Der Name des Kundenkontos (d. h. der Name des Unternehmens, der Organisation oder der Person), die Adresse und Fotos werden in ihrem Konto gespeichert.

• Die persönlichen Daten eines Kunden – wie E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Kontaktadresse – werden in seinem Kontaktprofil gespeichert. Um diese Informationen zu ändern, müssen Sie den Kontakt bearbeiten.

• Es gibt benutzerdefinierte CRM in Ihren Konten, die sich von den benutzerdefinierten CRM in Ihren Kontakten unterscheiden. Wenn Sie beispielsweise mit verschiedenen Organisationen zusammenarbeiten, möchten Sie möglicherweise Adressen und andere Details zu diesen Organisationen in deren Konto speichern.

Kontakt E-Mail-Aktionen

Einige wichtige Aktionen für Kontakte sind für die Haupt- oder Zusatz-E-Mail-Adresse verfügbar. Sie können sie von den E-Mail-Zeilen aus aufrufen, indem Sie auf das Menü mit den drei Punkten klicken:

• Benachrichtigungseinstellungen : Für jeden Benutzer, bei dem das Kontrollkästchen „Benachrichtigen“ aktiviert ist, können Sie durch Klicken auf diesen Link festlegen, welche Benachrichtigungen er erhalten soll .

• Passwort zurücksetzen : Senden Sie dem Kunden einen Link zum Zurücksetzen seines Passworts.

• Einladung senden : Wenn der Benutzer bereits zur Nutzung des Mandantenportal eingeladen wurde, die Einladung Mandantenportal noch nicht angenommen hat, können Sie sie erneut senden, indem Sie auf diesen Link klicken. 

Kontoinformationen bearbeiten

Ein Firmeninhaber, Administrator oder jeder Mitarbeiter, der Zugriffsrechte zur Verwaltung von Konten erhalten hat, kann Kontoinformationen bearbeiten. 

Navigieren To do zur Registerkarte„Info “ des Kundenprofils und klicken Sie dann rechts neben „Kontoinformationen“ auf „Bearbeiten“. 

Von hier aus können Sie:

• Archivkonto.

• Ändern Sie den Kontotyp.

• Ändern Sie den Kontonamen.

• Dem Konto Tags zuweisen/löschen.

• Hinzufügen/Entfernen von Teammitgliedern, die Zugriff auf das Konto haben.

• Adresse bearbeiten.

• Füllen Sie die benutzerdefinierten Felder des Kontos aus.