Profile von Kundenkonten

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Zugang zu Kontoinformationen
Account info & contacts
Edit account info

TaxDome ermöglicht es Ihnen, die persönlichen Informationen Ihrer Kunden mühelos zu verwalten. Auf einen Blick sehen Sie alles, was Sie über ein Kundenkonto wissen müssen, auf einer einzigen, gut organisierten Seite. Außerdem können Sie die persönlichen Daten Ihrer Kunden leicht bearbeiten.

Zugang zu Kontoinformationen

Access to a client’s profile is available to firm owner, admin, and any employee assigned to work on that client’s account or who has been given access rights to view all accounts .

Um auf das Profil eines Kunden zuzugreifen, klicken Sie auf das Suchsymbol oben in der linken Seitenleiste und geben dann den Namen des Kunden oder einen Teil seiner E-Mail in das Suchfeld ein.

Sie können auch auf ein Konto zugreifen, indem Sie zu Kunden in der linken Seitenleiste navigieren und dann auf den Namen des Kunden in der Liste klicken.

Sie wissen immer, in wessen Kundenprofil Sie sich befinden, da Sie den Kontonamen auf der linken Seite der Menüleiste sehen.

Auf der Registerkarte "Übersicht" finden Sie alle wichtigen Informationen über das Kundenkonto auf einer einzigen Seite, die nach Kategorien geordnet ist.

Hier können Sie all dies sehen (mit der Option "Alles anzeigen", um noch mehr in jedem Abschnitt zu sehen):

Dokumente: Die fünf neuesten Dokumente, die Ihr Kunde hochgeladen oder mit ihm geteilt hat. Alle ungesehenen Dokumente werden automatisch mit " Neu" gekennzeichnet, so dass Sie immer sehen können, welche Dokumente Sie oder ein Firmenmitglied noch nicht gesehen haben.
Aufgaben: Fünf aktuelle Aufgaben, die für den Kunden geplant und/oder in Arbeit sind.
E-Mail: Die fünf letzten E-Mails des Kunden und ihre status.
Aufträge: Die aktuellen Aufträge für das Konto, die pipelines , in denen sich die Aufträge des Kunden befinden, und die Stadien, in denen sie sich befinden.
Chats: Die letzten an den Kunden gesendeten Nachrichten und wer wann geantwortet hat.
Unbezahlte Rechnungen: Die unbezahlten und teilweise bezahlten Rechnungen des Kunden und ob sie mit einem bestehenden Kredit bezahlt werden können.
Genehmigungen: Die neuesten Dokumente, die vom Kunden genehmigt und Signatur müssen.
Unterschriften: Die Dokumente, die dem Kunden zur Unterzeichnung zugesandt wurden, und die Dokumente, die noch unterzeichnet werden müssen.
Organisatoren: Fünf zuletzt an den Kunden gesendete Organisatoren und ihr status.
Anmeldeaktivität: Wann sich der Kunde zuletzt angemeldet hat.
Notizen: Die letzten fünf für den Kunden gespeicherten Notizen.
Zeiterfassung: Die letzten fünf Zeiteinträge, die für den Kunden eingegeben wurden.
Vorschläge & ELs: Fünf letzte Angebote oder Auftragsschreiben, die an den Kunden gesendet wurden.

Account info & contacts

Jedes Kundenkonto auf TaxDome sollte mit einem oder mehreren Kontakten verknüpft sein. Einige Informationen zu einem Kundenkonto beziehen sich auf das Konto selbst, während sich andere Informationen auf seine Kontakte beziehen. Auf der Registerkarte Info des Kundenprofils können Sie sowohl die Informationen zum Konto als auch zu den verknüpften Kontakten aufrufen und bearbeiten.

Account info section
Abschnitt Kontakte

Account info section

Account info section is where you can review and edit account data: account name, type, photo, tags applied, team members responsible for working on this account, etc.

Nachfolgend finden Sie detaillierte Beschreibungen für jedes Feld:

a. Informationen zum Hauptkonto:

Account name : Accounts are the entities you work for and bill. They could be set up manually or generated automatically.
Konto-Profilfoto: Das Foto, das der Kunde oder die Firma in sein Profil hochgeladen hat.
Account type : There are three account types on TaxDome-Individual, Company and Other. If your client is a firm, select Company. If it’s a person or a family, you can select Individual.

b. Address: The legal address.

c. Tags : Used to categorize accounts.

d. Team members : Your employees who have access to the client account.

e. Account custom fields : If you have created and filled out custom fields for the account, they’re displayed here.

f. History of changes : Shows a log of team members who have been assigned to or removed from the client account, along with the date of each change.

g. Account roles: Assign specific account roles (e.g., bookkeeper, reviewer) to your team members to define their responsibilities within a client’s account. This not only gives them access to the account but also helps you clearly identify their role and contribution to the client’s workflow.

h. Team members: Click on the names of the team members you want to give them access to the client account.

i. New role: Click to create a new role directly in the sidebar without leaving the page. Once the role is created, you can assign it to team members.

j. QuickBooks sync for invoicing : Shows the QuickBooks sync for invoicing status of the account. By default, only accounts with invoices or payments are synced.

k. QuickBooks GL connection : Shows whether this account is connected to QuickBooks Online for syncing transactions with the general ledger (GL).

l. Client mobile app : Shows whether any contact associated with the account has downloaded the mobile app and logged in.

m. Linked accounts : Here, you can find all accounts with shared contacts.

Abschnitt Kontakte

Im Bereich Kontakte können Sie die Daten von Kontakten (E-Mails), die mit dem aktuellen Konto verknüpft sind, überprüfen und bearbeiten: Verwalten des Portalzugangs, der Benachrichtigungen, der E-Mail-Synchronisierung und der Signatur . Sie können auch die Verknüpfung von Kontakten aufheben und neu verknüpfen. Um die E-Mail des Kontakts oder andere Daten zu bearbeiten, klicken Sie auf den Namen des Kontakts in der Liste.

a. Сontact’s name: The names of all contacts are displayed in alphabetical order. You can Unlink the contact from the account by clicking the three-dots menu at the right of the contact name line.

b. Phone number: The contact’s phone number.

c. Email: The email address specified as the main one during the contact creation. Other email addresses for the contact can be added as a contact custom field .

d. Contact settings (Login, Notify, Email sync, Signatory): Contact settings manage the contact’s portal access, notifications, email sync and signatory settings:

Login : You can give portal access to each email address added to a contact. If the user has already been invited to use the client portal but hasn’t accepted the invitation, you can send it once again using the instructions below .
Notify : For each email address added to a contact, you can decide if they will receive notifications on system events (e.g., a new message or organizer sent). You can tweak the notification types for each email using the instructions below .
Email sync : For each email address added to a contact, you can decide if you want to receive emails and reply to them from TaxDome.
Signatory : For each email address added to a contact, you can decide if they can sign proposals & ELs and recurring invoices. By default, all contacts with login access have it.

e. Description: The short info you want to add about the contact. You can Edit the description by clicking the three-dot menu at the right of the contact name line or just leave the description empty. It is valid for the current account only, so if a contact is linked to several accounts, the descriptions could be different for each account (e.g., primary contact for the family account and CEO for the business account).

f. Signer priority : This option is used with signature templates. It determines the default order of signers.

g. Create contact : This option can be used to create a contact to the account.

h. Link : This option allows you to link existing contacts to the account.

Einige der Informationen zu einem Kundenkonto beziehen sich auf das Konto selbst, während andere Informationen sich auf seine Kontakte beziehen:

The name of the client account (i.e., the name of the business, organization, or individual), address, and photos are stored within their account.
A client’s personal details—such as email address, phone number, contact address—are stored within their contact profile. To change this info, you have to edit the contact .
There are custom CRM fields in your accounts that are different from the custom CRM fields in your contacts. For instance, if you work with different organizations, you may want to store addresses and other details about them inside their account.

Kontakt E-Mail-Aktionen

Einige wichtige Aktionen für Kontakte sind für die Haupt- oder Zusatz-E-Mail-Adresse verfügbar. Sie können sie von den E-Mail-Zeilen aus aufrufen, indem Sie auf das Menü mit den drei Punkten klicken:

Notification preferences : For each user for whom the Notify box is checked, you can decide which notifications they will receive by clicking this link.
Reset password : Send the client a link to reset their password.
Send invitation : If the user has already been invited to use the client portal but hasn’t accepted the invitation, you can send it once again by clicking this link.