CRM (Basis): Kundenkontoprofile

TaxDome ermöglicht es Ihnen, die persönlichen Informationen Ihrer Kunden mühelos zu verwalten. Auf einen Blick sehen Sie alles, was Sie über ein Kundenkonto wissen müssen, auf einer einzigen, gut organisierten Seite. Außerdem können Sie die persönlichen Daten Ihrer Kunden leicht bearbeiten.

Zugang zu Kontoinformationen

Access to a client’s profile is available to firm owner, Admin, and any employee assigned to work on that client’s account or who has been given access rights to view all accounts.

Um auf das Profil eines Kunden zuzugreifen, klicken Sie auf das Suchsymbol oben in der linken Seitenleiste und geben dann den Namen des Kunden oder einen Teil seiner E-Mail in das Suchfeld ein.

Sie können auch auf ein Konto zugreifen, indem Sie in der linken Seitenleiste zu Kunden navigieren und dann auf den Namen des Kunden in der Liste klicken.

Sie wissen immer, in wessen Kundenprofil Sie sich befinden, da Sie den Kontonamen auf der linken Seite der Menüleiste sehen.

Auf der Registerkarte "Übersicht" finden Sie alle wichtigen Informationen über das Kundenkonto auf einer einzigen Seite, die nach Kategorien geordnet ist.

Hier können Sie all diese Informationen sehen (mit der Option " Alles anzeigen" , um noch mehr Informationen in jedem Abschnitt zu sehen):

• Dokumente: Die fünf neuesten Dokumente, die Ihr Kunde hochgeladen oder mit ihm geteilt hat. Alle ungesehenen Dokumente werden automatisch mit " Neu" gekennzeichnet, so dass Sie immer sehen können, welche Dokumente Sie oder ein Firmenmitglied noch nicht gesehen haben.
• Aufgaben: Fünf aktuelle Aufgaben, die für den Kunden geplant und/oder in Arbeit sind.
• E-Mail: Die fünf letzten E-Mails des Kunden und ihre status.
• Aufträge: Die aktuelle Aufträge für das Konto, pipelines die Aufträge des Kunden und die Stadien, in denen sie sich befinden.
• Chats: Die letzten an den Kunden gesendeten Nachrichten und wer wann geantwortet hat.
• Unbezahlte Rechnungen: Die unbezahlten und teilweise bezahlten Rechnungen des Kunden und ob sie mit einem bestehenden Kredit bezahlt werden können.
• Genehmigungen: Die neuesten Dokumente, die die Zustimmung des Kunden erfordern und Signatur.
• Unterschriften: Die Dokumente, die dem Kunden zur Unterzeichnung zugesandt wurden, und die Dokumente, die noch unterzeichnet werden müssen.
• Organisatoren: Fünf aktuelle Organizer, die dem Kunden zugesandt wurden und deren status.
• Anmeldeaktivität: Wann sich der Kunde zuletzt angemeldet hat.
• Notizen: Die letzten fünf für den Kunden gespeicherten Notizen.
• Time tracking: Five latest time entries entered for the client.
• Vorschläge & ELs: Fünf letzte Angebote oder Auftragsschreiben, die an den Kunden gesendet wurden.

Details zu Konto und Kontakten 

Jedes Kundenkonto auf TaxDome sollte mit einem oder mehreren Kontakten verknüpft sein. Einige Informationen zu einem Kundenkonto beziehen sich auf das Konto selbst, während sich andere Informationen auf seine Kontakte beziehen. 

Auf der Registerkarte "Info" des Kundenprofils können Sie sowohl die Informationen zum Konto als auch zu den verknüpften Kontakten aufrufen und bearbeiten.

• Abschnitt Kontodetails
• Abschnitt Kontakte

Abschnitt Kontodetails

Im Bereich Kontodetails können Sie die Kontodaten einsehen und bearbeiten: Kontoname, Kontotyp, Foto, verwendete Tags, Teammitglieder, die für dieses Konto zuständig sind, usw. 

Nachfolgend finden Sie detaillierte Beschreibungen für jedes Feld:

a. Informationen zum Hauptkonto:

• Name des Kontos: Konten sind die Einheiten, für die Sie arbeiten und Rechnungen stellen. Sie können manuell eingerichtet oder automatisch erstellt werden. 
• Konto-Profilfoto: Das Foto, das der Kunde oder die Firma in sein Profil hochgeladen hat.
• Konto-Typ: Es gibt drei Kontotypen auf TaxDome - Einzelperson, Firma und Sonstige. Wenn Ihr Kunde eine Firma ist, wählen Sie Firma. Wenn es sich um eine Person oder eine Familie handelt, können Sie Einzelperson wählen. 

b. Tags: Wird verwendet, um Konten zu kategorisieren.

c. Teammitglieder: Ihre Mitarbeiter, die Zugriff auf das Kundenkonto haben. Sie können auch herausfinden, welche Teammitglieder in der Vergangenheit Zugang hatten, indem Sie auf den Link Historie der Änderungen klicken. 

d. Benutzerdefinierte Felder des Kontos: Wenn Sie benutzerdefinierte Felder für das Konto erstellt und ausgefüllt haben, werden sie hier angezeigt.

e. QuickBooks Verbindung: QuickBooks sync status des Kontos. Standardmäßig werden nur Konten mit Rechnungen oder Zahlungen synchronisiert. 

f. Mobile Kunden-App: Zeigt an, ob ein mit dem Konto verbundener Kontakt die mobile App heruntergeladen und sich angemeldet hat. 

g. Verwandte Konten: Hier können Sie alle Konten mit gemeinsamen Kontakten finden. 

Abschnitt Kontakte

Im Bereich Kontakte können Sie die Daten von Kontakten (E-Mails), die mit dem aktuellen Konto verknüpft sind, überprüfen und bearbeiten: Verwalten des Portalzugangs, der Benachrichtigungen, der E-Mail-Synchronisierung und der Einstellungen von Signatur . Sie können auch die Verknüpfung von Kontakten aufheben und neu verknüpfen. Um die E-Mail des Kontakts oder andere Daten zu bearbeiten, klicken Sie auf den Namen des Kontakts in der Liste.

a. Primäre Kontaktinformationen:

• Verknüpfter Kontakt: Die Namen aller Kontakte werden in alphabetischer Reihenfolge angezeigt. Im Beispiel sind Charles Burnes und Lisa Burns mit dem Konto verknüpfte Kontakte. Sie können die Verknüpfung des Kontakts mit dem Konto aufheben, indem Sie auf das Menü mit den drei Punkten rechts neben der Zeile mit dem Kontaktnamen klicken. 
• Beschreibung des verknüpften Kontakts: Die kurze Information, die Sie über den Kontakt hinzufügen möchten. Sie können die Beschreibung bearbeiten, indem Sie auf das Drei-Punkte-Menü rechts neben dem Kontaktnamen klicken, oder die Beschreibung einfach leer lassen. Sie gilt nur für das aktuelle Konto. Wenn also ein Kontakt mit mehreren Konten verknüpft ist, können die Beschreibungen für jedes Konto unterschiedlich sein (z. B. Hauptkontakt für das Familienkonto und Geschäftsführer für das Geschäftskonto).

b. E-Mail: Diese E-Mail-Adresse wird bei der Erstellung des Kontakts als Hauptadresse angegeben. Sie wird zuerst angezeigt.

c. (Optional) Zusätzliche E-Mail: Weitere E-Mail-Adressen für den Kontakt können als benutzerdefiniertes Kontaktfeld hinzugefügt werden. Alle E-Mails aus den benutzerdefinierten Feldern werden hier angezeigt. 

d. Kontakt-Toggles (Anmeldung, Benachrichtigung, E-Mail-Synchronisation): Mitden Kontakt-Kippschaltern werden die Einstellungen für den Portalzugang, die Benachrichtigungen und die E-Mail-Synchronisierung des Kontakts verwaltet:

• Anmeldung: Sie können jeder E-Mail-Adresse, die einem Kontakt hinzugefügt wurde, Zugang zum Portal geben. Wenn der Benutzer bereits eine Einladung zur Nutzung von Mandantenportal erhalten hat, diese aber nicht angenommen hat, können Sie sie anhand der nachstehenden Anweisungen noch einmal senden.
• Benachrichtigen Sie: Für jede zu einem Kontakt hinzugefügte E-Mail-Adresse können Sie festlegen, ob diese bei Systemereignissen benachrichtigt werden soll (z. B. wenn eine neue Nachricht oder Fragebogen gesendet wurde). Sie können die Benachrichtigungstypen für jede E-Mail anhand der folgenden Anweisungen anpassen.
• E-Mail-Synchronisation: Für jede E-Mail-Adresse, die einem Kontakt hinzugefügt wurde, können Sie entscheiden, ob Sie E-Mails von TaxDome empfangen und beantworten möchten.

e. Priorität des Unterzeichners: Diese Option wird bei Signatur Vorlagen verwendet. Sie bestimmt die Standardreihenfolge der Unterzeichner. 

f. Kontakt hinzufügen: Mit dieser Option können Sie bestehende Kontakte zum Konto hinzufügen oder einen neuen Kontakt erstellen. 

Einige der Informationen zu einem Kundenkonto beziehen sich auf das Konto selbst, während andere Informationen sich auf seine Kontakte beziehen:

• Der Name des Kundenkontos (d. h. der Name des Unternehmens, der Organisation oder der Einzelperson) und die Fotos werden in ihrem Konto gespeichert.
• Die persönlichen Daten eines Kunden - z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Adresse - werden in seinem Kontakt gespeichert. Um diese Informationen zu ändern, müssen Sie den Kontakt bearbeiten.
• Es gibt benutzerdefinierte CRM Felder in Ihren Konten, die sich von den benutzerdefinierten CRM Feldern in Ihren Kontakten unterscheiden. Wenn Sie z. B. mit verschiedenen Organisationen zusammenarbeiten, möchten Sie vielleicht Adressen und andere Details über sie in ihrem Konto speichern.

Kontakt E-Mail-Aktionen

Einige wichtige Aktionen für Kontakte sind für die Haupt- oder Zusatz-E-Mail-Adresse verfügbar. Sie können sie von den E-Mail-Zeilen aus aufrufen, indem Sie auf das Menü mit den drei Punkten klicken:

a. Einladung senden: Wenn der Benutzer bereits eine Einladung zur Nutzung von Mandantenportal erhalten hat, diese aber nicht angenommen hat, können Sie die Einladung erneut senden, indem Sie auf diesen Link klicken. 

b. Präferenzen für die Benachrichtigung: Für jeden Benutzer, für den die Option " Benachrichtigung" aktiviert ist, können Sie festlegen, welche Benachrichtigungen er erhalten soll, indem Sie auf diesen Link klicken.

c. Unterschriftsberechtigung deaktivieren: Diese Option wird verwendet, wenn Sie Angebote und wiederkehrende Rechnungen an Ihre Kunden senden. Standardmäßig gilt das Angebot als signiert, wenn alle Kontakte mit Login-Zugang es signieren. Mit aktivierter Unterschriftsberechtigung können Sie auch wiederkehrende Rechnungen signieren. Sie können jedoch die Unterschriftsberechtigung für jede E-Mail-Adresse deaktivieren.

Kontodetails bearbeiten 

Ein Firmeninhaber, ein Administrator oder ein Mitarbeiter, der Zugriffsrechte zur Verwaltung von Konten erhalten hat, kann die Details eines Kontos bearbeiten. 

To do Navigieren Sie also zur Registerkarte Info des Kundenprofils und klicken Sie rechts neben Kontodetails auf Bearbeiten . 

Von hier aus können Sie:

• Ändern Sie den Kontotyp.
• Ändern Sie den Kontonamen.
• Dem Konto Tags zuweisen/löschen.
• Hinzufügen/Entfernen von Teammitgliedern, die Zugriff auf das Konto haben.
• Adresse des Unternehmens bearbeiten.
• Füllen Sie die benutzerdefinierten Felder des Kontos aus.
• Bearbeiten von Kontakten, die mit einem Konto verbunden sind: Verknüpfen und Aufheben der Verknüpfung von Kontakten, Hinzufügen neuer Kontakte, Bearbeiten von Kontaktdetails, Ändern des Portalzugangs, der Benachrichtigungen und der Synchronisierungsoptionen für Kontakt-E-Mails.