Maßnahmen mit Vorschlägen

Dieser Artikel behandelt die Aktionen, die Sie für einen einzelnen Vorschlag ausführen können – sowohl in der Angebotsansicht als auch in der Angebotsliste. Informationen zur gleichzeitigen Bearbeitung mehrerer Angebote finden Sie unter „Mit der Angebotsliste arbeiten“.

Um alle Angebote und Auftragsbestätigungen anzuzeigen, gehen Sie in der linken Menüleiste auf „Abrechnung“ > „Angebote & Auftragsbestätigungen “.

Vorschläge ansehen

Wenn Sie auf einen Vorschlagsnamen in der Vorschlagsliste klicken, öffnen Sie ihn und sehen ihn wie Ihr Kunde. Das grüne Etikett am oberen Rand zeigt das Datum und die Uhrzeit an, zu der alle Unterzeichner diesen Vorschlag erfolgreich unterzeichnet haben. Wenn das Etikett blau ist, muss der Vorschlag noch vom Kunden Signatur werden.

Vorschläge bearbeiten

Möglicherweise müssen Sie Änderungen an einem Angebot vornehmen, wenn beispielsweise ein Kunde mit den Bedingungen nicht einverstanden ist oder Sie eine Dienstleistung hinzufügen müssen. Sie können ein Angebot so oft wie nötig bearbeiten – jedoch nur, bis es von jemandem unterzeichnet wird.

So bearbeiten Sie einen Vorschlag:

1. Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Namen des Vorschlags.

2. Wählen Sie „Bearbeiten“.

3. Nehmen Sie Ihre Änderungen an den Angebotsdetails vor.

4. Klicken Sie auf bestätigen.

Wenn Sie klicken bestätigen, wird der Vorschlag mit Ihren Änderungen aktualisiert. Der Kunde erhält eine Benachrichtigung, dass eine neue Anfrage eingegangen ist. Der Prüfpfad des Vorschlags zeigt, wer die Änderungen vorgenommen hat.

Sie können alle Details des Angebots bearbeiten. Das Kundenkonto wird gesperrt, sobald das Angebot versendet wurde, aber solange sich das Angebot im status befindet, können Sie es noch ändern. Weitere Informationen finden Sie im Artikel zum Ausfüllen von Angeboten.

Hinweis

Sie können einen Entwurf für ein Angebot auf dieselbe Weise bearbeiten. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „Senden“, wenn Sie das Angebot versenden möchten, oder auf „Entwurf speichern“, wenn Sie eine neue Entwurfsversion speichern möchten.

Doppelte Vorschläge

Kopieren Sie ein bereits versendetes Angebot oder einen Entwurf, um es als Ausgangspunkt für ein neues Angebot zu verwenden – nützlich für Stammkunden oder um ein ähnliches Angebot für einen anderen Kunden zu erstellen, ohne jedes Feld erneut ausfüllen zu müssen.

Um einen Vorschlag zu duplizieren, klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben dem Namen des Vorschlags und wählen Sie „Duplizieren“.

Der Text wird als Entwurf mit einem numerischen Suffix zur Liste hinzugefügt – zum Beispiel „Vorschlag (1)“, „Vorschlag (2)“. Alle Felder des Originals werden kopiert, einschließlich Dienstleistungen, Pakete, Preise, Einleitung und Bedingungen.

Öffnen Sie den Entwurf, um ihn vor dem Versenden zu überprüfen und zu bearbeiten; Sie können ihn auch einem anderen Konto zuweisen, solange er sich noch im status befindet.

Hinweis

Das Duplizieren funktioniert jeweils für einen Vorschlag. Du kannst auch Vorlage für einen Duplikatantrag stattdessen.

Rechnungen aus Angeboten erstellen

Wenn Sie ein Angebot nur mit einer Leistungsliste (ohne Rechnungen) verschickt haben und dieses vom Kunden unterzeichnet wurde, können Sie die Rechnung später mit einem einzigen Klick erstellen. Dabei werden alle im Angebot enthaltenen Leistungen berücksichtigt. Je nach Art der erbrachten Leistungen können Sie entweder eine einmalige oder wiederkehrende Rechnung erstellen. Befolgen Sie diese Schritte:

1. Gehen Sie zu Fakturierung > Vorschläge & ELs in der linken Menüleiste, suchen Sie einen unterzeichneten Vorschlag, der fakturiert werden soll, und klicken Sie auf den Link Rechnung erstellen in der Spalte Fakturierung. Oder klicken Sie auf die drei Punkte auf der rechten Seite und wählen Sie Rechnung erstellen.

2. Wählen Sie die Rechnungsart aus ( einmalig oder wiederkehrend ) und erstellen Sie die Rechnung dann wie gewohnt.

Vorschläge drucken

Drucken Sie jeden Vorschlag aus, egal ob er noch in Bearbeitung ist oder bereits unterzeichnet wurde. Es gibt zwei Möglichkeiten, zur Schaltfläche„Drucken“ zu gelangen:

• Klicken Sie auf der Registerkarte „Angebote & ELs“ im Kundenkonto auf die drei Punkte rechts neben dem Namen des Angebots und wählen Sie dann „Drucken“ aus.

• Klicken Sie beim Anzeigen des Angebots auf „Aktionen “ und wählen Sie „Drucken“.

Vorschläge als PDF-Dateien herunterladen

Falls Sie Ihre Angebote an anderer Stelle vorlegen müssen (z. B. um nachzuweisen, dass das Angebot unter bestimmten Bedingungen unterzeichnet wurde), können Sie die Download-Funktion nutzen. Damit wird jedes Angebot als PDF einem beigefügten Prüfpfad gespeichert. to do gibt es zwei Möglichkeiten:

• Klicken Sie beim Anzeigen des Angebots auf „Aktionen“ und wählen Sie PDF herunterladen“

• Klicken Sie auf der Registerkarte „Angebote & ELs“ im Kundenkonto auf die drei Punkte rechts neben dem Angebot und wählen Sie „Herunterladen“

Je nach den für einen Vorschlag gewählten Einstellungen PDF eine PDF Folgendes enthalten:

• Einführungsschreiben
• Auftragsbestätigung mit Bedingungen
• Liste der zur Auswahl stehenden Dienstleistungen oder Pakete
• Rechnungen, Anzahlung oder beides
• Unterschriftsfelder

Vorschläge löschen

Um einen Vorschlag zu löschen, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben seinem Namen, wählen Löschen, und bestätigen Sie den Löschvorgang (die ursprüngliche Vorlage bleibt davon unberührt).

Hinweis

Wenn das Konto eines Kunden archiviert ist, können Sie einen an diesen Kunden gesendeten Vorschlag nicht löschen. Um einen solchen Vorschlag zu löschen, stellen Sie das Kundenkonto wieder her, löschen Sie den Vorschlag und archivieren Sie das Konto anschließend erneut.

Sie können Angebote auch in großen Mengen über die Registerkarte „Angebote & ELs“ oder aus einem einzelnen Kundenkonto löschen, indem Sie die Angebote über die Kontrollkästchen auswählen, oben in der Liste auf „Löschen“ klicken und den Löschvorgang im Popup-Fenster bestätigen. Nach dem Löschen erhalten Sie eine E-Mail, in der der Löschvorgang bestätigt oder etwaige Fehler hervorgehoben werden.

Hinweis

Wenn Sie einen unterzeichneten Vorschlag löschen, bleiben alle damit verbundenen ausgestellten oder geplanten Rechnungen bestehen. Ist der Vorschlag jedoch mit wiederkehrenden Rechnungen verknüpft, werden alle geplanten automatischen Zahlungen für diese Rechnungen eingestellt.

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