Benutzerdefinierte Felder (Erweitert): Bearbeiten, Suchen, Verwendungsmöglichkeiten

Erfahren Sie alles, was Sie über die Verwaltung von benutzerdefinierten Feldern wissen müssen: wie Sie sie bearbeiten, suchen, in verschiedenen Portalbereichen verwenden und löschen können.

Hier abgedeckt:

• Bearbeiten und Löschen von benutzerdefinierten Feldern
• Ändern des benutzerdefinierten Feldtyps
• Durchsuchen von benutzerdefinierten Feldinhalten
• Verwendung benutzerdefinierter Felder als shortcodes
• Benutzerdefinierte Kontofelder in PDF-Rechnungen verwenden
• Verwendung benutzerdefinierter Kontaktfelder bei der Anforderung von IRS Abschriften

Bearbeiten und Löschen von benutzerdefinierten Feldern

Sie können die benutzerdefinierten Felder, die Sie erstellt haben, jederzeit verwalten. Gehen Sie zu Vorlagen > Benutzerdefinierte Felder in der linken Menüleiste und wählen Sie dann Kontakte oder Konten.

• Zum Bearbeiten: Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol ganz rechts neben dem Feld, das Sie bearbeiten möchten, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie dann auf Speichern Sie.
  • Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Feld vom Typ Dropdown bearbeiten, können Sie die Reihenfolge der Optionen ändern, indem Sie auf das Symbol mit den sechs Punkten links neben dem Optionsnamen klicken und es gedrückt halten; um weitere Optionen hinzuzufügen, klicken Sie auf Option hinzufügen, um einige zu löschen, klicken Sie auf das Papierkorbsymbol ganz rechts neben dem Optionsnamen.
• So ändern Sie die Reihenfolge: Klicken Sie auf das Symbol mit den sechs Punkten ganz links im Feld, halten Sie es gedrückt, ziehen Sie es und klicken Sie dann auf Speichern.
• Zum Löschen: Klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol ganz rechts neben dem Feld, das Sie löschen möchten, und bestätigen Sie dann. Sobald ein Feld gelöscht wurde, ist es nicht mehr in Ihren Kontakten oder Konten verfügbar. Dies betrifft auch alle Vorlagen, in denen das benutzerdefinierte Feld als Shortcode verwendet wurde.

Hinweis! Sie können den Feldtyp nach seiner Erstellung nicht mehr bearbeiten. Wenn Sie den Feldtyp bearbeiten möchten, löschen Sie das benutzerdefinierte Feld und erstellen Sie ein neues Feld mit einem anderen Feldtyp.

Ändern des benutzerdefinierten Feldtyps

Wenn Sie den benutzerdefinierten Feldtyp für alle Ihre bestehenden Konten ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Exportieren Sie zunächst alle Ihre Konten. To do Gehen Sie dazu in der linken Menüleiste auf Kunden > Konten , klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben der Suchleiste und wählen Sie Konten exportieren. Sie erhalten eine E-Mail mit einer angehängten zip-CSV-Datei mit all Ihren Konten.

2. Laden Sie die Kalkulationstabelle wieder auf TaxDome hoch, indem Sie auf der Seite Kunden auf die Schaltfläche Importieren klicken.

3. Ordnen Sie die Kontofelder zu. Erstellen Sie die entsprechenden benutzerdefinierten Felder in TaxDome , indem Sie im Dropdown-Menü die Option Neues Feld auswählen und den neuen Feldtyp auswählen. Mehr über das Hinzufügen von benutzerdefinierten Feldern beim Importieren.

4. Überspringen Sie den Schritt 3 (Einstellungen) und ordnen Sie die Kontaktfelder zu. Erstellen Sie entsprechende benutzerdefinierte Felder in TaxDome , indem Sie im Dropdown-Menü die Option Neues Feld wählen und den neuen Feldtyp auswählen. Mehr zum Hinzufügen von Kontaktfeldern beim Importieren.

5. Klicken Sie auf Fortfahren und dann auf Import starten im letzten Schritt. Es werden keine neuen Konten erstellt. Stattdessen werden die neuen benutzerdefinierten Felder zu Ihren bestehenden Konten hinzugefügt.

6. Klicken Sie auf der Seite Konten > Kontakte auf Duplikate zusammenführen, um die neuen Daten zu Ihren bestehenden Kontakten hinzuzufügen.

Durchsuchen von benutzerdefinierten Feldinhalten

Sie können nach bestimmten Inhalten von Kontakt- oder Kontobestimmungen suchen, indem Sie ein Schlüsselwort in das ausziehbare Suchfeld auf der linken Seite eingeben:

• Geben Sie auf den Seiten Kunden > Kontakte oder Kunden > Konten in das Suchfeld ein. Drücken Sie die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur, um Ihre Suchergebnisse anzuzeigen. Klicken Sie auf das x im Suchfeld , um es zu löschen.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Suche oben links auf einer beliebigen Seite, geben Sie in das Suchfeld ein und überprüfen Sie dann die Ergebnisse auf den Registerkarten Konten und Kontakte .

Hinweis! Sie können nicht nach benutzerdefinierten Feldern der Typen Benutzer und Datum suchen. Lesen Sie mehr über benutzerdefinierte Feldtypen.

Verwendung benutzerdefinierter Felder als shortcodes

Custom fields are also used as shortcodes, or dynamic data, to add recipient-specific text, such as a person’s birthday or phone number. In the chart below, find out where to use account and contact custom fields as shortcodes:

Tip! For your individual clients, we recommend adding each client's first name, last name and address as account custom fields during import. This will allow using this info as shortcodes in message and proposal templates where contact fields are not supported.

Wenn Sie z. B. das benutzerdefinierte Feld Geschätzte Steuerzahlung in einer E-Mail-Vorlage verwenden, erhält der Empfänger eine E-Mail mit seiner geschätzten Steuerzahlung (wenn dieses benutzerdefinierte Feld in seinen Kontaktdaten ausgefüllt wurde).

Benutzerdefinierte Kontofelder in PDF-Rechnungen verwenden

Sie können benutzerdefinierte Kontofelder in PDF-Rechnungen haben. 

Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Einstellungen > Rechnung. Aktivieren Sie im Abschnitt Rechnungsanpassung die benutzerdefinierten Kontofelder, die Sie in Ihre PDF-Rechnungen aufnehmen möchten, und klicken Sie dann auf Speichern. Klicken Sie auf Mehr anzeigen, um alle verfügbaren benutzerdefinierten Kontofelder anzuzeigen.

Hinweis! Standardmäßig sind alle neu hinzugefügten benutzerdefinierten Felder für PDF-Rechnungen deaktiviert.

Verwendung benutzerdefinierter Kontaktfelder bei der Anforderung von IRS Abschriften

Sie können benutzerdefinierte Kontaktfelder verwenden, um die Anforderung von IRS Abschriften zu vereinfachen. Sobald Sie benutzerdefinierte Felder zu Kontakten hinzugefügt und ausgefüllt haben, können diese Informationen automatisch in die entsprechenden Felder übertragen werden, wenn Sie Abschriften anfordern.