TaxDome Wörterbuch

Hier führen wir Sie durch gängige TaxDome Begriffe mit leicht verständlichen Definitionen.

Hier finden Sie folgende Informationen:

Konten

Konto, Kundenkonto und Kundenprofil sind allesamt Synonyme. Sie arbeiten für einen Kunden - egal ob es sich um eine Einzelperson, eine Familie, ein Unternehmen, eine gemeinnützige Organisation oder eine Stiftung handelt - der ein Konto/Profil auf TaxDome hat. Das Konto/Profil selbst ist der Ort, an dem Sie mit dem Kunden kommunizieren und seine Daten speichern, z. B. Dokumente, Organisatoren, Rechnungen, Zahlungen usw.

Konten enthalten keine E-Mails, Kontakte schon. Wenn Sie möchten, dass ein Kunde auf seine Mandantenportal zugreifen kann, verknüpfen Sie sein Konto mit einem oder mehreren Kontakten und schalten dann den Profilzugriff für mindestens eine E-Mail ein.

Automatisierungen

TaxDomeDie Automatisierungen der Software initiieren Aktionen für Sie, Ihre Teammitglieder oder Kunden in verschiedenen Stadien des Arbeitsprozesses. Sie richten Automatisierungen ein in pipelines. Wenn also ein Auftrag auf eine neue Stufe in einer pipelineSo werden Aktionen, die ausgeführt werden müssen, von selbst ausgelöst - eine bestimmte Nachricht, ein Fragebogen oder ein Angebot wird beispielsweise automatisch an den Kunden gesendet.

Wenn Sie mehr über die Verwendung von Automatisierungen erfahren möchten, klicken Sie hier.

Chats

Chats sind eine sichere Möglichkeit, mit Ihren Kunden auf TaxDome zu kommunizieren. Chats können mit einer bestimmten Person verknüpft sein Auftrag, automatisiert innerhalb einer pipelineoder sogar eigenständig sein.

Die Chat-Themen sind im Profil jedes Kunden übersichtlich angeordnet, und Sie können jederzeit sehen, wie viele davon ungelesen bleiben und welches Teammitglied in einem Thema geantwortet hat. Chat-Themen können Aufgabe Listen für Kunden sowie angehängte Dokumente enthalten. Sobald Sie die gewünschten Informationen von einem Kunden erhalten haben, können Sie das Thema archivieren oder löschen, um Unordnung zu vermeiden.

Mehr über Chats finden Sie hier.

Mandantenportal

TaxDomeDie Website Mandantenportal ist ein sicherer Knotenpunkt, an dem Kunden wichtige Dokumente mit Ihnen austauschen, für Ihre Dienstleistungen bezahlen, ihr Zahlungsverhalten einsehen, sich über Fristen auf dem Laufenden halten, Fragen in Echtzeit stellen und beantworten und Steuerorganisatoren ausfüllen können. All dies können sie bequem von zu Hause aus an einem Ort erledigen - oder von unterwegs über ihre mobilen Geräte.

Sie können einem Kunden den Zugang zum Portal gewähren, während Sie sein Konto erstellen oder danach. Sobald Sie der E-Mail-Adresse eines Kontakts den Portalzugang hinzugefügt haben, sendet TaxDome der Person eine Aktivierungsanfrage per E-Mail. Um das Konto zu aktivieren, muss der Kunde die Anfrage annehmen und ein Passwort erstellen.

Weitere Informationen finden Sie unter Wie Sie Ihren Kunden TaxDome vorstellen können.

Kundenanfragen

Kundenanfragen ermöglichen es Ihnen, inmitten einer Auftrag schnelle Ad-hoc-Fragebögen an Kunden zu senden, um Informationen zu klären, ohne die Arbeit zu unterbrechen. workflow. Sie können sie entweder an Ihre Kunden oder an Dritte richten; eine Anmeldung ist nicht erforderlich. Im Gegensatz zu vollständigen Organisatoren benötigen Kundenanfragen keine Vorlagen und können daher schneller erstellt und versendet werden. 

Mehr über Kundenanfragen erfahren Sie hier.

Kontakte

Kontakte sind alle Personen, mit denen Sie interagieren. Mit der Funktion "Kontakte" können Sie die Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Adressen von Personen speichern. Hier finden Sie nicht nur die persönlichen Daten von Kunden, sondern auch von Mitarbeitern, potenziellen Kunden, Partnern und Familienmitgliedern von Kunden.

Ein Kontakt kann mit mehreren Konten verknüpft sein. Zum Beispiel ist der Kontakt von Kate Smith zusammen mit ihrer E-Mail-Adresse (katesmith@gmail.com) mit Kate Smith Family, Kate's LLC 1 und Kate's Trust verknüpft, da alle drei Konten ihr gehören, wenn auch unterschiedliche Unternehmen. Jedes Konto bzw. Kundenprofil auf TaxDome hat einen oder mehrere entsprechende Kontakte.

Lesen Sie hier mehr über Kontakte.

Genehmigungen von Dokumenten

Nachdem Sie ein Dokument fertiggestellt haben, möchten Sie vielleicht eine Rückmeldung vom Kunden. TaxDome ermöglicht es Ihnen, eine Freigabe anzufordern, um sicherzustellen, dass Ihre Kunden mit Ihrer Arbeit zufrieden sind, oder um herauszufinden, ob sie etwas anderes benötigen. Wenn ein Kunde mit einem Dokument nicht ganz zufrieden ist, wird er aufgefordert, die Gründe dafür anzugeben, so dass Sie sofort wissen, was zu tun ist.

Wenn Sie mehr über unsere Funktion zur Dokumentengenehmigung erfahren möchten, klicken Sie hier.

E-Mail-Synchronisierung

Es gibt viele Möglichkeiten, mit Kunden zu kommunizieren - E-Mail ist die häufigste. Aus diesem Grund bietet TaxDome ein sicheres, integriertes E-Mail-System. Mit TaxDome müssen Sie nicht für jeden Kunden einen eigenen Ordner erstellen oder eine CC-Adresse für eine E-Mail erhalten, die keine Antwort erfordert. Stattdessen teilen Sie sich mit jedem Kunden einen Posteingang, auf den Sie über dessen Profil zugreifen können. Um diese Funktion nutzen zu können, muss jedes Teammitglied sein E-Mail-Konto mit TaxDome synchronisieren.

Alle neuen Nachrichten in einem Thread mit einem Kunden oder Teammitglied werden in dem Inbox+ Abschnitt angezeigt, zusammen mit anderen Benachrichtigungen.

Wie Sie Ihre E-Mails synchronisieren können, erfahren Sie hier.

E-Signaturen

E-Signatur ist ein legaler Weg, um Zustimmung oder Genehmigung für elektronische Dokumente oder Formulare zu erhalten.

Es gibt zwei Möglichkeiten, elektronische Signaturen auf TaxDome zu verwenden:

  • Unterschrift für Ihre vorbereiteten Dokumente und Formulare anfordern
  • Bitten Sie darum, Ihre Vereinbarungen mit Kunden elektronisch zu unterzeichnen

Lesen Sie mehr dazu in diesem Artikel.

Ordner-Vorlagen

Ordnervorlagen beschleunigen den Prozess der Organisation der Dokumente Ihrer Kunden, indem sie Standardordner für deren Konten erstellen. Ordnervorlagen können automatisch innerhalb einer pipeline oder manuell auf bestimmte Kundenkonten angewendet werden.

Weitere Informationen über Ordnervorlagen finden Sie hier.

Inbox+

Inbox+ ist der Ort, an dem Sie Ihre Projekte beginnen und beenden sowie wichtige Benachrichtigungen erhalten, die Ihre Arbeit auf Kurs halten. Sie erhalten Benachrichtigungen auf TaxDome , wenn ein kundenbezogenes Ereignis eintritt - ein Kunde öffnet ein Dokument, unterzeichnet ein Angebot, sendet eine neue Nachricht usw. - und Inbox+ lässt Sie wissen, in welchem Bereich status sich diese Benachrichtigungen befinden. Präferenzen für Benachrichtigungen lassen sich für jedes Teammitglied leicht einrichten.

Erfahren Sie mehr über Inbox+ hier.

Aufträge

Höchstwahrscheinlich bietet Ihr Unternehmen eine Reihe von Dienstleistungen an. Auf TaxDome bezeichnen wir eine Auftrag als individuelle Dienstleistung, für die ein Kunde Sie bezahlt to do. Ein Auftrag geht in eine pipeline für diese spezielle Dienstleistung, so dass eine pipeline viele Aufträge für verschiedene Kunden enthalten kann. Zum Beispiel werden die 1040er Steuererklärungen Ihrer Kunden für das Jahr 2020 (jeweils eine Auftrag) in Ihrer 1040er Steuererklärung bearbeitet pipeline. Jedes Auftrag ist mit einem Kundenkonto verknüpft, und beide bewegen sich gemeinsam durch die pipeline vom ersten Stufe bis zum letzten.

Mehr über Aufträge erfahren Sie hier.

Auftrag Wiederholungen

Verwenden Sie Auftrag Wiederholungen, um einen Standardzeitplan für alle Aufträge in einem Verzeichnis einzurichten. pipeline täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich zu wiederholen. Sie können bei Bedarf automatisch in Ihrem pipelines erstellt werden. Sie können auch individuelle Zeitpläne für Auftrag Wiederholungen einrichten, die bereits zu Ihrem pipelines hinzugefügt wurden.

Lesen Sie mehr über Auftrag Rezidive.

Veranstalter

Organizer sind individuell gestaltete Fragebögen, die Ihnen helfen, die benötigten Informationen von Ihren Kunden zu sammeln, und die den Aufwand für die Kommunikation zwischen Ihnen minimieren. Sie können mit einem bestimmten Auftrag verknüpft werden, innerhalb eines pipelineoder sogar eigenständig sein.

Mehr über die Organisatoren erfahren Sie hier.

Pipelines

A pipeline ist ein festgelegter Arbeitsablauf: eine Abfolge von Schritten, die zur Erbringung einer bestimmten Dienstleistung erforderlich sind. Pipelines hilft Ihnen bei der Verwaltung Ihres Kundenflusses; Sie erstellen einen für jede Art von Dienstleistung, die Sie anbieten, z. B. eine 1040-Erklärung, eine W-2 und eine Lohnabrechnung pipeline. Jede pipeline hat eine eigene Reihe von Schritten, die als Phasen bezeichnet werden. AufträgeDie einzelnen Projekte, für die Sie von einem Kunden bezahlt werden, gehen in die to dopipelineund gehen dann von Stufe zu Stufe über, bis sie abgeschlossen sind.

Ausführlichere Informationen über pipelines finden Sie hier.

Profil Zugang

Jedes Konto/Profil ist mit einem oder mehreren Kontakten verknüpft, und jeder Kontakt enthält eine E-Mail-Adresse. Wenn ein Konto mehr als einen Benutzer benötigt, können alle über Mandantenportal auf das Konto zugreifen, und jede Person hat ihre eigenen Anmeldedaten.

Ein Ehepaar, das gemeinsam einen Antrag stellt, benötigt zum Beispiel nur ein Konto. Wenn beide Ehegatten Zugang zum Portal wünschen, verknüpfen Sie beide Kontakte mit dem Konto. Sobald Sie den E-Mail-Adressen der Kontakte den Portalzugang hinzugefügt haben, sendet TaxDome ihnen jeweils eine Aktivierungsanfrage per E-Mail. Jeder Ehegatte akzeptiert die Anfrage und erstellt sein eigenes Kennwort; beide haben dann getrennte Anmeldedaten für dasselbe Konto.

Lesen Sie hier mehr darüber, wie Sie weiteren Benutzern Zugang zu einem Konto gewähren können.

Vorschläge

Der Proposal and Engagement Letter Builder ermöglicht es Unternehmen, interaktive, kundenorientierte Dokumente zu erstellen, um Kunden professionell anzusprechen. Mit den Anpassungsoptionen können Sie ein Angebot (marketing, Verkauf), ein Auftragsschreiben - oder beides - erstellen. Außerdem können Sie festlegen, dass die Zahlung zum Zeitpunkt der Unterzeichnung automatisch über die von Ihnen bevorzugte Zahlungsmethode erfolgt.

Die gesamte Funktion ist anpassbar, einschließlich der Benennung der Seitenleisten und Schritte, die Ihre Kunden sehen. All dies kann als Vorlage gespeichert werden, um Zeit bei der Dateneingabe zu sparen und um es in pipeline Automatisierungen.

Weitere Informationen zu den Vorschlägen finden Sie hier.

Mahnungen

Mahnungen sind zusätzliche E-Mail-Benachrichtigungen, die automatisch an Kunden verschickt werden, wenn diese nicht innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens auf eine E-Mail-Aufforderung reagieren, z. B. wenn der Kunde die Unterzeichnung eines Dokuments oder die Bezahlung einer Rechnung verzögert. Mit unseren automatischen Mahnungen sparen Sie Zeit, da Sie einen nicht reagierenden oder vergesslichen Kunden nicht anrufen müssen.

Weitere Informationen über Mahnungen finden Sie hier.

Dienstleistungen

Nutzen Sie unsere Funktion Dienstleistungen, um Ihre Rechnungen aufzuschlüsseln und Ihren Angeboten bestimmte Dienstleistungen hinzuzufügen. So können Sie Transaktionen schneller abwickeln und erhalten detailliertere Finanzberichte. Außerdem wissen Ihre Kunden immer genau, wofür sie bezahlen.

Weitere Informationen zu den Dienstleistungen finden Sie hier.

Tags

Tags sind zwei bis drei Wörter lang und zur schnellen Erkennung farblich codiert. Sie helfen Ihnen, Ihre Kundenkonten, Kontakte, Zeiteinträge und Aufgaben zu filtern. Sie liefern Details zu einem Element und erleichtern das Auffinden ähnlicher Elemente mit demselben Tag. Sie können Tags entweder manuell oder über pipeline Automatisierung einem oder mehreren Kunden gleichzeitig zuweisen.

Lesen Sie hier mehr über Tags.

Aufgaben

Aufgaben sind To-Dos. Auf TaxDome sehen wir Aufgaben als Schritte, die ausgeführt werden müssen, um eine Auftrag. Eine Auftrag kann eine Vielzahl von Aufgaben für Ihr Team und den Kunden umfassen: Chats, Rechnungen, Zeiteinträge, Angebote usw.

Aufgaben können unter zugewiesen an ein beliebiges Teammitglied übertragen werden, mit einem bestimmten Auftrag verknüpft werden, innerhalb eines pipelineoder sogar eigenständig sein. Aufgaben sind mit verschiedenen Status gekennzeichnet und können auch Unteraufgaben und Kommentare enthalten.

Alle Informationen zu den Aufgaben finden Sie hier.

TaxDome Antrieb

Mit TaxDome Drive können Sie schnell und einfach Kundendokumente hochladen, anzeigen und verwalten, ohne Ihren Browser zu öffnen. Im Grunde ist es ein zugeordnetes Laufwerk (Z:\ Drive) auf Ihrem Desktop, das genauso funktioniert wie Dropbox oder Google Drive. Das Beste an TaxDome Drive ist, dass alle Ihre Daten auf einem Server gespeichert werden, auch wenn Sie sie sehen und mit ihnen interagieren können; auf diese Weise nehmen all diese Daten keinen wertvollen Platz auf Ihrer Festplatte ein.

Hier erfahren Sie, wie Sie das TaxDome Laufwerk einrichten und verwenden können.

Schablonen

Unsere Vorlagen sind vorgefertigte Dokumente, E-Mails, Formulare, Aufgaben und vieles mehr. Wie eine Blaupause dient eine Vorlage als Grundlage für die Erstellung weiterer Vorlagen. Vorlagen beschleunigen zum Beispiel das Versenden einer E-Mail oder das Erstellen von Ordnerstrukturen, Vorschlägen und Organizern, die Sie mehrmals benötigen. Sie sind auch hilfreich beim Hinzufügen von Automatisierungen zu pipelines.

Sie können zum Beispiel eine Vorlage Kunden anrufen Aufgabe so einrichten, dass ein Teammitglied den Kunden anruft, sobald ein Auftrag für ihn die erste Stufe eines pipeline. Oder Sie können eine Angebotsvorlage erstellen, die Sie immer wieder verwenden werden.

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