TaxDome-Wörterbuch

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Hier führen wir Sie durch gängige TaxDome-Begriffe mit leicht verständlichen Definitionen.

Werfen Sie einen Blick auf folgende Themen:

Konten

Konto, Kundenkonto und Kundenprofil sind allesamt Synonyme. Sie arbeiten für einen Kunden - egal ob es sich um eine Privatperson, eine Familie, ein Unternehmen, eine gemeinnützige Organisation oder eine Stiftung handelt - der ein Konto/Profil auf TaxDome hat. Das Konto/Profil selbst ist der Ort, an dem Sie mit dem Kunden kommunizieren und seine Daten speichern, z. B. Dokumente, Fragebögen, Rechnungen, Zahlungen usw.

Konten enthalten keine E-Mails, Kontakte aber schon. Wenn Sie möchten, dass ein Kunde auf sein Kundenportal zugreifen kann, verknüpfen Sie sein Konto mit einem oder mehreren Kontakten und schalten dann den Profilzugriff für mindestens eine E-Mail ein.

Automatisierungen

Die TaxDome-Automatisierungen leiten Aktionen für Sie, Ihre Teammitglieder oder Kunden in verschiedenen Phasen des Arbeitsprozesses ein. Sie richten Automatisierungen innerhalb von Pipelines ein. Auf diese Weise werden Aktionen, die durchgeführt werden müssen, selbständig ausgelöst, wenn ein Auftragin eine neue Phase in einer Pipeline übergeht - eine bestimmte Nachricht, ein Fragebogen oder ein Vertrag wird beispielsweise automatisch an den Kunden gesendet.

Um mehr über die Verwendung von Automatisierungen zu erfahren, klicken Sie hier.

Chats

Chats sind eine sichere Möglichkeit, mit Ihren Kunden auf TaxDome zu kommunizieren. Chats können mit einem bestimmten Projekt verknüpft sein AuftragChats können mit einem bestimmten Projekt verknüpft, innerhalb einer Pipeline automatisiert oder sogar eigenständig sein.

Die Chat-Themen sind im Profil jedes Kunden übersichtlich angeordnet, und Sie können jederzeit sehen, wie viele davon ungelesen bleiben und welches Teammitglied in einem Thema geantwortet hat. Chat-Themen können Aufgabe Listen für Kunden sowie angehängte Dokumente enthalten. Sobald Sie die gewünschten Informationen von einem Kunden erhalten haben, können Sie das Thema archivieren oder löschen, um Unordnung zu vermeiden.

Mehr über Chats finden Sie hier.

Kundenportal

Das Kundenportal von TaxDome ist absolut sicher, in dem Kunden wichtige Dokumente mit Ihnen teilen, für Ihre Dienstleistungen bezahlen, ihre Zahlungshistorie einsehen, über Fristen auf dem Laufenden bleiben, Fragen in Echtzeit stellen und beantworten und Steuerorganisatoren ausfüllen. All das können sie bequem von zu Hause aus an einem Ort erledigen - oder von unterwegs über ihre mobilen Geräte.

Sie können einem Kunden den Portalzugang geben, während Sie sein Konto erstellen oder danach. Sobald Sie der E-Mail-Adresse eines Kontakts den Portalzugang hinzugefügt haben, sendet TaxDome der Person eine Aktivierungsanfrage per E-Mail. Um das Konto zu aktivieren, muss der Kunde die Anfrage annehmen und ein Passwort erstellen.

Weitere Details finden Sie unter Wie Sie TaxDome Ihren Kunden vorstellen.

Kontakte

Kontakte sind alle Personen, mit denen Sie interagieren. Mit der Funktion "Kontakte" können Sie die Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Adressen von Personen speichern; hier finden Sie nicht nur die persönlichen Daten von Kunden, sondern auch von Mitarbeitern, potenziellen Kunden, Partnern und Familienmitgliedern von Kunden.

Ein Kontakt kann mit mehreren Konten verknüpft sein. Zum Beispiel ist der Kontakt von Kate Smith zusammen mit ihrer E-Mail-Adresse (katesmith@gmail.com) mit Kate Smith Family, Kate's LLC 1 und Kate's Trust verknüpft, da alle drei Konten ihr gehören, wenn auch unterschiedliche Unternehmen. Jedes Konto bzw. Kundenprofil auf TaxDome hat einen oder mehrere entsprechende Kontakte.

Lesen Sie hier mehr über Kontakte.

Verträge

Verträge sind individuell gestaltete Auftragsschreiben oder Angebote, die unterzeichnet werden müssen. Sie müssen das Dokument nicht mit Feldern für elektronische Signaturen kennzeichnen; eine Signaturanforderung und eine Zustimmung zu den Bedingungen werden automatisch zu Vertragsvorlagen hinzugefügt. Verträge können mit einem bestimmten Auftrag verknüpft, innerhalb einer Pipeline automatisiert oder sogar eigenständig erstellt werden.

Hier erfahren Sie mehr über Verträge.

Dokumentenfreigabe

Nachdem Sie die Erstellung eines Dokuments abgeschlossen haben, möchten Sie vielleicht ein Feedback vom Kunden. Mit TaxDome können Sie eine Freigabe anfordern, um sicherzustellen, dass Ihre Kunden mit Ihrer Arbeit zufrieden sind, oder um herauszufinden, ob sie noch etwas brauchen. Wenn ein Kunde mit einem Dokument nicht ganz zufrieden ist, wird er aufgefordert, die Gründe dafür aufzuzeigen, sodass Sie sofort wissen, was Sie in Angriff nehmen müssen.

Wenn Sie mehr über unsere Funktion zur Dokumentengenehmigung erfahren möchten, klicken Sie hier.

E-Mail-Synchronisierung

Es gibt viele Möglichkeiten, mit Kunden zu kommunizieren - E-Mail ist die häufigste. Aus diesem Grund bietet TaxDome ein sicheres, integriertes E-Mail-System. Mit TaxDome müssen Sie nicht für jeden Kunden einen Ordner anlegen oder eine CC-Adresse für eine E-Mail erhalten, die keine Antwort erfordert. Stattdessen teilen Sie sich mit jedem Kunden einen Posteingang, auf den Sie über dessen Profil zugreifen können. Um diese Funktion zu nutzen, muss jedes Teammitglied sein E-Mail-Konto mit TaxDome synchronisieren.

Alle neuen Nachrichten in einem Thread mit einem Kunden oder einem Teammitglied werden im Bereich Inbox+ zusammen mit anderen Benachrichtigungen angezeigt.

Wie Sie Ihre E-Mails synchronisieren können, erfahren Sie hier.

E-Signaturen

Die E-Signatur ist ein legaler Weg, um Freigaben oder Bewilligungen auf elektronischen Dokumenten oder Formularen zu erhalten.

Es gibt zwei Möglichkeiten, elektronische Signaturen auf TaxDome zu verwenden:

  • Signatur für Ihre vorbereiteten Dokumente und Formulare anfordern
  • Vereinbarungen mit Kunden elektronisch zu signieren

Lesen Sie mehr dazu in diesem Artikel.

Ordnervorlagen

Ordnervorlagen beschleunigen den Prozess der Organisation der Dokumente Ihrer Kunden, indem sie Standardordner für deren Konten erstellen. Ordnervorlagen können innerhalb einer Pipeline automatisiert oder manuell auf bestimmte Kundenkonten angewendet werden.

Mehr über Ordnervorlagen erfahren Sie hier.

Inbox+

Inbox+ ist der Ort, an dem Sie Ihre Projekte beginnen und beenden sowie wichtige Benachrichtigungen erhalten, die Ihre Arbeit auf Kurs halten. Sie erhalten in TaxDome immer dann Benachrichtigungen, wenn ein kundenbezogenes Ereignis eintritt - ein Kunde öffnet ein Dokument, unterschreibt einen Vertrag, sendet eine neue Nachricht usw. - und in Inbox+ erfahren Sie, in welchem Status sich diese Benachrichtigungen befinden. Präferenzen für Benachrichtigungen lassen sich leicht für jedes Teammitglied einrichten.

Erfahren Sie hier mehr über Inbox+.

Aufträge

Höchstwahrscheinlich bietet Ihr Unternehmen eine Reihe von Dienstleistungen an. Bei TaxDome ist ein Auftrag das, was wir eine individuelle Dienstleistung nennen, für die Sie von einem Kunden bezahlt werden. Ein Auftrag geht in eine Pipeline, die für diesen speziellen Service entwickelt wurde, sodass eine Pipeline viele Aufträge für verschiedene Kunden enthalten kann. Zum Beispiel werden die 1040 Steuererklärungen Ihrer Kunden für 2020 (jeweils ein Auftrag) in Ihrer 1040 Formular-Pipeline bearbeitet. Jeder Auftrag ist mit einem Kundenkonto verknüpft, und beide bewegen sich gemeinsam durch die Pipeline von der ersten bis zur letzten Stufe.

Mehr über Aufträge erfahren Sie hier.

Auftrag Wiederholungen

Verwenden Sie Auftrag Wiederholungen, um einen Standardzeitplan für alle Aufträge in einer Pipeline einzurichten, der täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich wiederkehrt. Sie können bei Bedarf automatisch in Ihren Pipelines erstellt werden. Sie können auch individuelle Zeitpläne für Auftrag Wiederholungen einrichten, die bereits zu Ihren Pipelines hinzugefügt wurden.

Lesen Sie mehr über Auftrag Rezidive.

Fragebögen

Fragebogen sind individuell gestaltete Fragebögen, die Ihnen helfen, die Informationen zu sammeln, die Sie von Ihren Kunden benötigen, und die das Hin und Her zwischen Ihnen minimieren. Sie können mit einem bestimmten Auftrag verknüpft, innerhalb einer Pipeline automatisiert oder sogar eigenständig sein.

Hier erfahren Sie mehr über Fragebogen.

Pipelines

Eine Pipeline ist ein festgelegter Arbeitsablauf: eine Abfolge von Schritten, die zur Erbringung einer bestimmten Dienstleistung erforderlich sind. Pipelines helfen Ihnen bei der Verwaltung Ihres Kundenflusses; Sie erstellen eine Pipeline für jede Art von Dienstleistung, die Sie anbieten, z. B. eine 1040 Return, eine W-2 und eine Payroll Pipeline. Jede Pipeline besteht aus einer eigenen Reihe von Schritten, die als Phasen bezeichnet werden. AufträgeDie einzelnen Projekte, für die Sie von einem Kunden bezahlt werden ( to do), gehen in die für sie vorgesehene Pipeline und werden dann von Stufe zu Stufe weitergeleitet, bis sie abgeschlossen sind.

Ausführlichere Informationen zu Pipelines finden Sie hier.

Profil Zugriff

Jedes Konto/Profil ist mit einem oder mehreren Kontakten verknüpft, und jeder Kontakt enthält eine E-Mail-Adresse. Wenn ein Konto mehr als einen Benutzer haben muss, können so alle über das Kundenportal auf das Konto zugreifen, und jede Person hat ihre eigenen separaten Anmeldedaten.

Ein Ehepaar, das gemeinsam einen Antrag stellt, benötigt zum Beispiel nur ein Konto. Wenn beide Ehepartner einen Portalzugang wünschen, verknüpfen Sie beide Kontakte mit dem Konto. Sobald Sie den E-Mail-Adressen ihrer Kontakte den Portalzugang hinzugefügt haben, sendet TaxDome ihnen jeweils eine Aktivierungsanfrage per E-Mail. Jeder Ehepartner akzeptiert dann die Anfrage und erstellt sein eigenes Passwort; beide haben dann separate Anmeldedaten für dasselbe Konto.

Lesen Sie hier mehr darüber, wie Sie weiteren Benutzern Zugriff auf ein Konto geben können.

Erinnerungen

Mahnungen sind zusätzliche E-Mail-Benachrichtigungen, die automatisch an Kunden gesendet werden, wenn diese nicht innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens auf eine E-Mail-Aufforderung reagieren, z. B. wenn der Kunde die Unterzeichnung eines Dokuments oder die Bezahlung einer Rechnung verzögert. Mit unseren automatischen Mahnungen sparen Sie Zeit, da Sie einen nicht reagierenden oder vergesslichen Kunden nicht anrufen müssen.

Um mehr über "Erinnerungen" zu erfahren, klicken Sie hier.

Dienstleistungen

Nutzen Sie unsere Funktion Dienstleistungen, um Ihre Rechnungen aufzuschlüsseln und Ihren Verträgen bestimmte Dienstleistungen hinzuzufügen. So können Sie Transaktionen schneller abwickeln und erhalten detailliertere Finanzberichte. Außerdem wissen Ihre Kunden immer genau, wofür sie bezahlen.

Weitere Informationen zu den Dienstleistungen finden Sie hier.

Tags

Zwei bis drei Wörter lang und zur schnellen Erkennung farbcodiert, so helfen Tags Ihnen, Ihre Kundenkonten, Kontakte, Zeiteinträge und Aufgaben zu filtern. Sie liefern Details über ein Element und erleichtern das Auffinden ähnlicher Elemente mit demselben Tag. Sie können Tags entweder manuell oder über die Pipeline-Automatisierung einem oder mehreren Kunden gleichzeitig zuweisen.

Lesen Sie hier mehr über Tags.

Aufgaben

Aufgaben sind To-Dos. Auf TaxDome sehen wir Aufgaben als Schritte, die ausgeführt werden müssen, um eine Auftrag. Eine Auftrag kann eine Vielzahl von Aufgaben für Ihr Team und den Kunden umfassen: Chats, Rechnungen, Zeiteinträge, Verträge usw.

Aufgaben können beliebigen Teammitgliedern zugewiesen, mit einem bestimmten Auftrag verknüpft, innerhalb einer Pipeline automatisiert oder sogar eigenständig erstellt werden. Mit verschiedenen Status beschriftet, können Aufgaben auch Unteraufgaben sowie Kommentare enthalten.

Um alles über Aufgaben zu erfahren, klicken Sie hier.

TaxDome Drive

Die Verwendung von TaxDome Drive ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, Kundendokumente hochzuladen, anzuzeigen und zu verwalten, ohne Ihren Browser zu öffnen. Im Grunde ist es ein zugeordnetes Laufwerk (Z:\ Drive) auf Ihrem Desktop, das genauso funktioniert wie Dropbox oder Google Drive. Das Beste an TaxDome Drive ist, dass alle Ihre Daten auf einem Server gespeichert werden, auch wenn Sie sie sehen und mit ihnen interagieren können; auf diese Weise nehmen all diese Daten keinen wertvollen Platz auf Ihrer Festplatte ein.

Hier erfahren Sie, wie Sie TaxDome Drive einrichten und nutzen können.

Vorlagen

Unsere Vorlagen sind vorgefertigte Dokumente, E-Mails, Formulare, Aufgaben und vieles mehr. Wie eine Blaupause dient eine Vorlage als Grundlage für die Erstellung weiterer Vorlagen. Vorlagen beschleunigen zum Beispiel das Versenden einer E-Mail oder das Erstellen von Ordnerstrukturen, Verträgen und Organizern, die Sie mehrmals benötigen. Sie sind auch hilfreich beim Hinzufügen von Automatisierungen zu Pipelines.

Sie können zum Beispiel eine Aufgabenvorlage " Kunden anrufen " einrichten, die ausgelöst wird, damit ein Teammitglied den Kunden anruft, sobald ein Auftrag für ihn in die erste Phase einer Pipeline eintritt. Oder Sie können eine Vertragsvorlage erstellen, die Sie immer wieder verwenden werden.

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