E-Mail (Basic): Vorlagen erstellen und anwenden

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E-Mail-Vorlagen sind Nachrichten, die Sie häufig an Kunden senden und die außer dem Namen des Empfängers wenig oder gar keine Änderungen erfordern. Sie können beim manuellen Versand von E-Mails an Ihre Kunden oder bei Massenversand verwendet werden. Sie können aber auch als Automationen hinzugefügt werden, so dass sie automatisch an den Kunden verschickt werden, wenn ein Auftrag auf eine neue Stufe in einer Pipeline verschoben wird. Wenn Sie E-Mail-Vorlagen zur Hand haben, sparen Sie Zeit. Sie sind nicht nur für Sie hilfreich, sondern für das ganze Team.

Werfen Sie einen Blick auf folgende Themen:

Erstellen von E-Mail-Vorlagen

Eine E-Mail-Vorlage kann von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem beliebigen Teammitglied mit Zugriffsrechten zur Verwaltung von Vorlagen erstellt werden.

Um eine E-Mail-Vorlage zu erstellen, gehen Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen , wählen Sie in der Menüleiste Vorlagen aus, öffnen Sie die Registerkarte E-Mails und klicken Sie dann auf VORLAGE ERSTELLEN.

Sie können diese Seite auch aufrufen, indem Sie beim Bearbeiten einer Pipeline die OptionE-Mail senden Automatisierung hinzufügen und dann auf Neue Vorlage klicken.

Im Folgenden erfahren Sie, was to do in den nummerierten Abschnitten des Fensters E-Mail-Vorlage erstellen:

1. Name der Vorlage: Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein - den Namen, den Sie bei der Auswahl der Vorlage sehen werden.

2. Modus: Entscheiden Sie, ob Sie Kontakt-Shortcodes (dynamische Daten) in Ihrer Vorlage verwenden möchten. Wenn der Modus Kontakt-Shortcodes ausgewählt ist, können Sie sowohl Kontonamen- als auch Kontaktnamen-Shortcodes anwenden. Weitere Informationen über Shortcode-Modi finden Sie hier.

3. Von: Wählen Sie den Namen des Teammitglieds, in dessen Namen die E-Mail gesendet werden soll. Das ist das, was der Empfänger im Feld "Von" sieht, unabhängig davon, wer die Auftrag auf die nächste Stufe verschoben hat.

Tipp

Hinweis: Um jemanden auswählen zu können, müssen die Teammitglieder ihre E-Mails synchronisiert haben und die Option Anderen gestatten, von meiner E-Mail aus zu senden in den Einstellungen ihres TaxDome Kontos aktiviert haben.

4. E-Mail-Betreff: Schreiben Sie eine Betreffzeile.

5. Shortcode hinzufügen: Um die E-Mail zu individualisieren, verwenden Sie Shortcodes, um dynamische Daten wie den Namen der mit dem Konto verbundenen Person oder das Datum einzubinden. Wenn der Modus Kontakt-Shortcodes ausgewählt ist, können Sie Kontaktdaten verwenden. Shortcodes sind sowohl für die Betreffzeile als auch für den Text der E-Mail verfügbar. Weitere Informationen über Shortcodes finden Sie hier.

6. Text: Verfassen Sie die E-Mail und verwenden Sie Formatierungen, Emojis, Aufzählungszeichen und mehr, 

  • WYSIWYG: Damit können Sie verschiedene Formatierungen verwenden und Links hinzufügen.
  • HTML: Damit können Sie benutzerdefinierten HTML-Code einfügen, der Bilder, Links usw. enthält. Beachten Sie, dass Tabellen derzeit noch nicht unterstützt werden.
Tipp

Tipp: Verwenden Sie das kostenlose WORDHTML-Tool, um HTML zu erstellen und abzurufen, und fügen Sie es dann in die E-Mail TaxDome ein, indem Sie die Option HTML aktivieren.

7. Speichern & Beenden, Speichern und Abbrechen: Klicken Sie auf Speichern & Beenden, um die Vorlage zu speichern und zur Vorlagenliste zurückzukehren, auf Speichern, um Ihre Änderungen beizubehalten und mit der Bearbeitung der Vorlage fortzufahren, oder auf Abbrechen, um die Vorlage ohne Speichern zu beenden.

Hinzufügen von Bildern zu E-Mail-Vorlagen

Achtung

Auf Ihrem Computer gespeicherte Bilder funktionieren nicht; das Bild muss von einer dritten Partei gehostet werden.

Es gibt zwei Möglichkeiten, Bilder zu Ihren E-Mail-Vorlagen hinzuzufügen:

Hinzufügen eines Bildes durch Kopieren von einer Webseite

1. Laden Sie das Bild auf Ihren Server oder auf eine Website, auf der Bilder gehostet werden, wie z. B. imgbb.com, hoch.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das hochgeladene Bild in Ihrem Browser und wählen Sie dann Bild kopieren.

3. Vergewissern Sie sich, dass die Option WYSIWYG ausgewählt ist, und fügen Sie das Bild in Ihre E-Mail-Vorlage ein.

Hinzufügen eines Bildes durch Einfügen eines HTML-Codes

1. Laden Sie das Bild auf eine Website hoch, auf der Bilder gehostet werden, z. B. imgbb.com.

2. Kopieren Sie den HTML-Code für das Bild.

3. Go to the Email Template creation page, make sure HTML is selected and paste the code into your template, then check the <img src="https:**********************> code block and add data-signed-id=" " to the end of the block as you can see in the example screen below.

Sie können Vorschau das Bild durch Auswahl von WYSIWYG.

Sobald die Vorlage ausgewählt ist, wird der Code zum Bild.

Hinzufügen von Standard-E-Mail-Vorlagen aus unserer Bibliothek

Wir bieten Standard-E-Mail-Vorlagen, die Sie leicht bearbeiten können. Um eine E-Mail-Vorlage aus unserer Bibliothek hinzuzufügen:

1. Gehen Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen , wählen Sie in der Menüleiste die Option Vorlagen , öffnen Sie die Registerkarte E-Mails und klicken Sie dann auf auf KOPIEREN AUS BIBLIOTHEK.

2. Klicken Sie auf das Kopiersymbol ganz rechts neben der Vorlage, die Sie hinzufügen möchten.

3. Klicken Sie auf den Namen der E-Mail-Vorlage, um mit der Bearbeitung zu beginnen.

4. Wenn Sie eine Vorlage aus unserer Bibliothek hinzufügen, wird im Feld Von Ihr Name angezeigt. Der Empfänger sieht dort Ihren Namen, egal wer die Auftrag auf die nächste Stufe verschiebt. Sie können den Namen jedoch bei Bedarf bearbeiten und dann auf Speichern & Beenden klicken.

Anwenden von E-Mail-Vorlagen

Sobald Sie eine Vorlage erstellt haben, können Sie diese verwenden, um das Schreiben neuer E-Mails zu beschleunigen. So geht's:

1. Erstellen Sie eine neue E-Mail, indem Sie entweder auf + NEU button klicken und E-Mail auswählen oder indem Sie einen oder mehrere Empfänger in Ihrer Kontenliste auswählen und dann auf @E-Mail senden klicken .

2. Klicken Sie in das Feld Vorlage , um eine Vorlage aus dem Pulldown-Menü auszuwählen.

3. Bearbeiten Sie die E-Mail oder verfassen Sie eine neue, und fahren Sie dann mit der Auswahl der Einstellungen für die E-Mail fort.

Tipp

Hinweis: Änderungen, die Sie an Ihrer E-Mail vornehmen, wirken sich nicht auf die ausgewählte Vorlage aus.

Bearbeiten von E-Mail-Vorlagen

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Änderungen an einer E-Mail-Vorlage vorzunehmen:

1. Gehen Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen , wählen Sie in der Menüleiste Vorlagen aus, öffnen Sie die Registerkarte E-Mails und klicken Sie dann in der Liste auf den Namen der E-Mail-Vorlage.

2. Nehmen Sie Änderungen an der E-Mail-Vorlage vor und klicken Sie dann auf Speichern & Beenden.

E-Mail-Vorlagen kopieren

Erstellen Sie neue E-Mail-Vorlagen auf der Grundlage vorhandener Vorlagen: Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der E-Mail-Vorlage und wählen Sie dann Duplizieren. Die Kopie der Vorlage wird mit dem entsprechenden Suffix gespeichert (z. B. E-Mail (2)).

Löschen von E-Mail-Vorlagen

Um eine E-Mail-Vorlage zu entfernen, gehen Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen , wählen Sie in der Menüleiste die Option Vorlagen und öffnen Sie dann die Registerkarte E-Mails . Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der E-Mail-Vorlage, klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie dann im Pop-up-Fenster " Löschbestätigung " mit LÖSCHEN .

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