E-Mail-Vorlagen erstellen und anwenden

Email templates are messages you frequently send to clients that require little to no change other than the recipient’s name. They can be used when sending emails to your clients manually or in bulk. Or they can be added as automations , so that they automatically go out to the client when a job moves to a new stage in a pipeline. Having email templates handy saves time. They’re not just helpful to you but to the whole team.

Chat-Vorlagen hinzufügen

Sie können schnell loslegen, indem Sie eine vorgefertigte Vorlage verwenden oder eine ganz neue Vorlage erstellen, die zum Arbeitsablauf Ihres Unternehmens passt. workflow.

Beginnen Sie mit einer vorgefertigten Vorlage

Sie können fertige E-Mail-Vorlagen mit den besten Praktiken herunterladen. So fügen Sie eine E-Mail-Vorlage aus dem Marketplace hinzu:

1. Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu „Vorlagen“ > Marketplace “ und öffnen Sie die Registerkarte „E-Mails “.

2. Klicken Sie bei der Vorlage, die Sie hinzufügen möchten, auf „Kostenlos erhalten“oder klicken Sie auf den Preis und fahren Sie mit der Zahlung fort, wenn es sich um eine kostenpflichtige Vorlage handelt.

In den meisten Fällen müssen Sie die heruntergeladene Vorlage anpassen. Gehen Sie To do auf die Seite „Vorlagen > Firmenvorlagen“, öffnen Sie die Registerkarte „E-Mails“ und klicken Sie auf den Namen der E-Mail-Vorlage, um sie zu bearbeiten .

E-Mail-Vorlage von Grund auf neu erstellen

Eine E-Mail-Vorlage kann vom Firmeninhaber, einem Administrator oder jedem Teammitglied mit Zugriffsrechten zum Verwalten von Vorlagen erstellt werden. Es gibt zwei Möglichkeiten, eine E-Mail-Vorlage zu erstellen:

• Gehen Sie zu Vorlagen > Firmenvorlagen > E-Mails und klicken Sie dann auf Vorlage erstellen.

• While adding the Send email automation into the pipeline, click New template.

Übersicht über den E-Mail-Vorlagenbildschirm

a) Name der Vorlage: Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein – dieser wird angezeigt, wenn Sie sie auswählen.

b) Modus: Entscheiden Sie, ob Sie Kontakt-Shortcodes verwenden möchten shortcodes oder Konto-Shortcodes shortcodes in Ihrer Vorlage verwenden möchten. Weitere Informationen zu den Shortcode-Modi finden Sie hier .

c) Von: Wählen Sie das Teammitglied aus, in dessen Namen die E-Mail versendet werden soll. Dies wird dem Empfänger im Feld „Von“ angezeigt, unabhängig davon, wer den Auftrag die nächste Stufe verschoben hat.

Hinweis

Um jemanden auswählen zu können, müssen die Teammitglieder folgende Voraussetzungen erfüllen ihre E-Mails synchronisiert haben und haben die Anderen gestatten, von meiner E-Mail aus zu senden in den Einstellungen ihres TaxDome aktiviert haben.

d) Thread : Wählen Sie aus, wer automatisch zugewiesen wird, zugewiesen diesen Konversations-Thread zugewiesen verwalten . Damit legen Sie fest, wer für die Nachverfolgung der Kundenantworten verantwortlich ist.

e) E-Mail-Betreff: Schreiben Sie eine Betreffzeile.

f) Shortcode hinzufügen: Um die E-Mail zu individualisieren, wenden Sie shortcodes , um dynamische Daten wie den Namen der mit dem Konto verbundenen Person oder das Datum einzufügen. Wenn Kontakt-Shortcodes shortcodes ausgewählt ist, können Sie Kontaktdaten verwenden. Shortcodes sind sowohl für die Betreffzeile als auch für den Text der E-Mail verfügbar. Erfahren Sie mehr über shortcodes erfahren Sie

g) Text: Verfassen Sie die E-Mail und verwenden Sie dabei Formatierungen, Emojis, Aufzählungszeichen und mehr. 

• WYSIWYG: Damit können Sie verschiedene Formatierungen verwenden und Links hinzufügen.

• HTML: Damit können Sie benutzerdefinierten HTML-Code einfügen, der Bilder, Links usw. enthält. Beachten Sie, dass Tabellen derzeit noch nicht unterstützt werden.

Tipp

Verwenden Sie die kostenlose WORDHTML Tool, um HTML zu erstellen und abzurufen, und fügen Sie es dann in die TaxDome ein, indem Sie die Option HTML.

h) Datei hierher ziehen oder Dateien durchsuchen: Fügen Sie Anhänge zur Vorlage hinzu.

i) Aktionen: Klicken Sie auf„Speichern und beenden“, um die Vorlage zu speichern und zur Vorlagenliste zurückzukehren,auf „Speichern“, um Ihre Änderungen zu behalten und die Bearbeitung der Vorlage fortzusetzen, oder auf„Abbrechen“, um ohne Speichern zu beenden.

Anhänge zu E-Mail-Vorlagen hinzufügen

Hinweis

Die maximale Größe aller an eine Vorlage angehängten Dateien beträgt 20 MB. Unterstützte Dateitypen: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPEG, JPG, PNG.

Sie können den E-Mail-Vorlagen von Ihrem Computer aus Anhänge hinzufügen. Verwenden Sie eine der verfügbaren Optionen beim Erstellen oder Bearbeiten einer E-Mail-Vorlage:

• Ziehen Sie eine einzelne Datei per Drag-and-Drop in den vorgesehenen Bereich.
• Klicken Sie auf Dateien durchsuchen und wählen Sie eine oder mehrere Dateien in Ihrem Datei-Explorer aus.

Hinweis

Wenn Sie eine Nachricht mit einer Datei von TaxDome an einen Empfänger senden, der kein TaxDome ist, benötigt dieser kein Login, um auf die Datei zuzugreifen. Um die Datei sicher zu halten, geben Sie dem Link ein Verfallsdatum. Erfahren Sie mehr über Sicherheit von E-Mail-Anhängen .

Bilder zu E-Mail-Vorlagen hinzufügen

Warnung

Das Bild muss von einem Drittanbieter gehostet oder als Anhang Videos können nur als Anhänge zu E-Mails hinzugefügt werden und können nicht in Vorlagen eingebettet werden.

Fügen Sie ein Bild hinzu, indem Sie es von einer Webseite kopieren.

1. Laden Sie das Bild auf Ihren Computer oder auf eine Bildhosting-Website wie imgbb.com hoch.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das hochgeladene Bild in Ihrem Browser und wählen Sie dann Bildkopieren.

3. Gehen Sie zum E-Mail-Vorlagenerstellung, vergewissern Sie sich, dass WYSIWYG ausgewählt ist, und fügen Sie dann das Bild in Ihre Vorlage ein.

   

Fügen Sie ein Bild hinzu, indem Sie einen HTML-Code einfügen.

1. Laden Sie das Bild auf eine Bildhosting-Website wie imgbb.com hoch.

2. Kopieren Sie den HTML-Code für das Bild.

3. Gehen Sie zur Seite für die Erstellung von E-Mail-Vorlagen, stellen Sie sicher, dass HTML ausgewählt ist, und fügen Sie den Code in Ihre Vorlage ein.

4. Finden Sie die <img src="https://**********************> Codeblock und fügen Sie data-signed-id=" " an das Ende des Blocks anhängen, wie Sie auf dem Beispielbildschirm unten sehen können. Andernfalls wird das Bild in den von Ihnen gesendeten E-Mails möglicherweise nicht korrekt angezeigt.

Sie können Vorschau das Bild durch Auswahl von WYSIWYG.

Sobald die Vorlage ausgewählt ist, wird der Code zum Bild.

E-Mail-Vorlagen bearbeiten

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Änderungen an einer E-Mail-Vorlage vorzunehmen:

1. Gehen Sie zu Vorlagen > Firmenvorlagen > E-Mails.

2. Klicken Sie auf die drei Punkte neben der E-Mail, die Sie bearbeiten möchten.

3. Wählen Sie „Bearbeiten“.

4. Nehmen Sie Änderungen an der E-Mail-Vorlage vor und klicken Sie dann auf „Speichern und beenden “ oder „Speichern“.

   

E-Mail-Vorlagen anwenden

Sobald Sie eine Vorlage erstellt haben, können Sie diese verwenden, um das Schreiben neuer E-Mails zu beschleunigen. So geht's:

1. Erstellen Sie eine neue E-Mail, indem Sie entweder auf die Schaltfläche Neu oben links klicken und E-Mail auswählen oder indem Sie einen oder mehrere Empfänger in Ihrer Kontenliste auswählen und dann auf @E-Mail senden klicken .

2. Klicken Sie in das Feld Vorlage, um eine Vorlage aus dem Pulldown-Menü auszuwählen.

3. Bearbeiten Sie die E-Mail bei Bedarf.

   

   Hinweis

   Änderungen, die Sie an Ihrer E-Mail vornehmen, wirken sich nicht auf die ausgewählte Vorlage aus.

   

E-Mail-Vorlagen auf dem marketplace veröffentlichen

Sie können Ihre Vorlage auf marketplace veröffentlichen, wenn Sie der Meinung sind, dass sie für andere Mitglieder der Gemeinschaft von Nutzen ist.

Warnung

Sie werden nicht sehen Auf marketplace veröffentlichen es sei denn, Sie haben sich als Schöpfer .

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Vorlagen > Firmenvorlagenund wählen SieE-Mail aus. 

2. Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der Chatvorlage und wählen Sie „Auf marketplace veröffentlichen“.

3. Führen Sie die Schritte gemäß den Anweisungen im Creators Hub-Artikel

Doppelte E-Mail-Vorlagen

So erstellen Sie neue E-Mail-Vorlagen auf der Grundlage bestehender Vorlagen:

1. Gehen Sie zu Vorlagen > Firmenvorlagen > E-Mails.

2. Klicken Sie auf die drei Punkte neben der E-Mail, die Sie duplizieren möchten.

3. Wählen Sie „Duplizieren“.

Die Kopie der Vorlage wird mit dem entsprechenden Suffix gespeichert (z. B. E-Mail (2)).

E-Mail-Vorlagen löschen

So entfernen Sie eine E-Mail-Vorlage:

1. Gehen Sie zu Vorlagen > Firmenvorlagen > E-Mails.

2. Klicken Sie auf die drei Punkte neben der E-Mail, die Sie löschen möchten.

3. Wählen Sie „Löschen“ und bestätigen Sie die Aktion.

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