E-Mail (Basic): Vorlagen erstellen und anwenden

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E-Mail-Vorlagen sind Nachrichten, die Sie häufig an Kunden senden und die außer dem Namen des Empfängers wenig oder gar keine Änderungen erfordern. Sie können für den manuellen Versand von E-Mails an Ihre Kunden oder als Massenversand verwendet werden. Sie können auch als Automatisierungen hinzugefügt werden, so dass sie automatisch an den Kunden gesendet werden, wenn ein Auftrag auf eine neue Stufe in einer pipeline. Wenn Sie E-Mail-Vorlagen zur Hand haben, sparen Sie Zeit. Sie sind nicht nur für Sie, sondern für das ganze Team hilfreich.

Hier finden Sie folgende Informationen:

Erstellen von E-Mail-Vorlagen

Eine E-Mail-Vorlage kann von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem beliebigen Teammitglied mit Zugriffsrechten zur Verwaltung von Vorlagen erstellt werden.

Um eine E-Mail-Vorlage zu erstellen, gehen Sie in der linken Menüleiste auf Vorlagen > Firmenvorlagen, öffnen die Registerkarte E-Mails und klicken dann auf Vorlage erstellen.

Sie können diese Seite auch aufrufen, indem Sie bei der Bearbeitung einer Vorlage die OptionE-Mail senden Automatisierung hinzufügen. pipelineund dann auf Neue Vorlage klicken.

Im Folgenden erfahren Sie, was to do in den nummerierten Abschnitten des Fensters E-Mail-Vorlage erstellen:

1. Name der Vorlage: Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein - den Namen, den Sie bei der Auswahl der Vorlage sehen werden.

2. Modus: Entscheiden Sie, ob Sie Kontakt shortcodes (dynamische Daten) in Ihrer Vorlage verwenden möchten. Wenn der Kontakt shortcodes Modus ausgewählt ist, können Sie sowohl Kontonamen als auch Kontaktnamen verwenden shortcodes. Weitere Informationen über Shortcode-Modi finden Sie hier.

3. Von: Wählen Sie den Namen des Teammitglieds, in dessen Namen die E-Mail gesendet werden soll. Das ist das, was der Empfänger im Feld "Von" sieht, unabhängig davon, wer die Auftrag auf die nächste Stufe verschoben hat.

Tipp

Hinweis: Um jemanden auswählen zu können, müssen die Teammitglieder ihre E-Mails synchronisiert haben und die Option Anderen erlauben, von meiner E-Mail zu senden in ihren TaxDome Kontoeinstellungen aktiviert haben.

4. E-Mail-Betreff: Schreiben Sie eine Betreffzeile.

5. Shortcode hinzufügen: Um die E-Mail zu individualisieren, verwenden Sie shortcodes um dynamische Daten wie den Namen der Person, die mit dem Konto verbunden ist, oder das Datum einzufügen. Wenn der Kontakt shortcodes Modus ausgewählt ist, können Sie Kontaktdaten verwenden. Shortcodes Die Shortcodes sind sowohl für die Betreffzeile als auch für den Text der E-Mail verfügbar. Erfahren Sie mehr über shortcodes hier.

6. Text: Verfassen Sie die E-Mail und verwenden Sie Formatierungen, Emojis, Aufzählungszeichen und mehr, 

  • WYSIWYG: Damit können Sie verschiedene Formatierungen verwenden und Links hinzufügen.
  • HTML: Damit können Sie benutzerdefinierten HTML-Code einfügen, der Bilder, Links usw. enthält. Beachten Sie, dass Tabellen derzeit noch nicht unterstützt werden.
Tipp

Tipp: Verwenden Sie das kostenlose WORDHTML-Tool, um HTML zu erstellen und abzurufen, und fügen Sie es dann in die E-Mail TaxDome ein, indem Sie die Option HTML aktivieren.

7. Speichern & Beenden, Speichern und Abbrechen: Klicken Sie auf Speichern & Beenden, um die Vorlage zu speichern und zur Vorlagenliste zurückzukehren, auf Speichern, um Ihre Änderungen beizubehalten und mit der Bearbeitung der Vorlage fortzufahren, oder auf Abbrechen, um die Vorlage ohne Speichern zu beenden.

8. Ziehen Sie die Datei per Drag & Drop hierher oder durchsuchen Sie die Dateien: Fügen Sie der Vorlage Anhänge hinzu.

Hinzufügen von Anhängen zu E-Mail-Vorlagen

Hinweis

Hinweis! Die maximale Größe aller an eine Vorlage angehängten Dateien beträgt 20 MB. Unterstützte Dateitypen: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPEG, JPG, PNG.

Sie können den E-Mail-Vorlagen von Ihrem Computer aus Anhänge hinzufügen. Verwenden Sie eine der verfügbaren Optionen beim Erstellen oder Bearbeiten einer E-Mail-Vorlage:

  • Ziehen Sie eine einzelne Datei per Drag-and-Drop in den vorgesehenen Bereich.
  • Klicken Sie auf Dateien durchsuchen und wählen Sie eine oder mehrere Dateien in Ihrem Datei-Explorer aus.

Tipp

Hinweis: Wenn Sie eine Nachricht mit einer Datei von TaxDome an einen Empfänger senden, der kein TaxDome -Benutzer ist, benötigt dieser keine Anmeldung, um auf die Datei zuzugreifen. Um die Datei sicher zu halten, geben Sie dem Link ein Verfallsdatum. Erfahren Sie mehr über die Sicherheit von E-Mail-Anhängen.

Hinzufügen von Bildern zu E-Mail-Vorlagen

Achtung

Das Bild muss von einer dritten Partei gehostet oder als Anhang hinzugefügt werden. Videos können nur als Anhänge zu E-Mails hinzugefügt und nicht in Vorlagen eingebettet werden.

Es gibt drei Möglichkeiten, Bilder zu Ihren E-Mail-Vorlagen hinzuzufügen:

Hinzufügen eines Bildes durch Kopieren von einer Webseite

1. Laden Sie das Bild auf Ihren Computer oder auf eine Website hoch, auf der Bilder gehostet werden, z. B. imgbb.com.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das hochgeladene Bild in Ihrem Browser und wählen Sie dann Bild kopieren.

3. Vergewissern Sie sich, dass die Option WYSIWYG ausgewählt ist, und fügen Sie das Bild in Ihre E-Mail-Vorlage ein.

Hinzufügen eines Bildes durch Einfügen eines HTML-Codes

1. Laden Sie das Bild auf eine Website hoch, auf der Bilder gehostet werden, z. B. imgbb.com.

2. Kopieren Sie den HTML-Code für das Bild.

3. Gehen Sie zur Seite für die Erstellung von E-Mail-Vorlagen , stellen Sie sicher, dass HTML ausgewählt ist, und fügen Sie den Code in Ihre Vorlage ein.

4. Find the <img src="https://**********************> code block and add data-signed-id=" " to the end of the block as you can see in the example screen below. Otherwise, the image may be displayed incorrectly in emails you send.

Sie können Vorschau das Bild durch Auswahl von WYSIWYG.

Sobald die Vorlage ausgewählt ist, wird der Code zum Bild.

Hinzufügen von E-Mail-Vorlagen aus dem Marketplace

Sie können fertige E-Mail-Vorlagen mit den besten Praktiken herunterladen. So fügen Sie eine E-Mail-Vorlage aus dem Marketplace hinzu:

1. Gehen Sie in der linken Seitenleiste auf Vorlagen > Marketplace und öffnen Sie die Registerkarte " E-Mails".

2. Klicken Sie auf Get free für die Vorlage, die Sie hinzufügen möchten, oder klicken Sie auf den Preis und fahren Sie mit der Zahlung fort, wenn es sich um eine kostenpflichtige Vorlage handelt.

3. Gehen Sie zur Seite Vorlagen > Firmenvorlagen, öffnen Sie die Registerkarte E-Mails und klicken Sie auf den Namen der E-Mail-Vorlage, um sie zu bearbeiten. In den meisten Fällen werden Sie die heruntergeladene Vorlage anpassen müssen.

4. Wenn Sie eine Vorlage aus Marketplace hinzufügen, wird im Feld Von Ihr Name angezeigt. Der Empfänger sieht dort Ihren Namen, egal wer die Auftrag auf die nächste Stufe verschiebt. Sie können den Namen jedoch bei Bedarf bearbeiten und dann auf Speichern & Beenden klicken.

Anwenden von E-Mail-Vorlagen

Sobald Sie eine Vorlage erstellt haben, können Sie diese verwenden, um das Schreiben neuer E-Mails zu beschleunigen. So geht's:

1. Erstellen Sie eine neue E-Mail, indem Sie entweder auf die Schaltfläche Neu oben links klicken und E-Mail auswählen oder indem Sie einen oder mehrere Empfänger in Ihrer Kontenliste auswählen und dann auf @E-Mail senden klicken .

2. Klicken Sie in das Feld Vorlage , um eine Vorlage aus dem Pulldown-Menü auszuwählen.

3. Bearbeiten Sie die E-Mail oder verfassen Sie eine neue, und fahren Sie dann mit der Auswahl der Einstellungen für die E-Mail fort.

Tipp

Hinweis: Änderungen, die Sie an Ihrer E-Mail vornehmen, wirken sich nicht auf die ausgewählte Vorlage aus.

Bearbeiten von E-Mail-Vorlagen

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Änderungen an einer E-Mail-Vorlage vorzunehmen:

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste auf Vorlagen >Firmenvorlagen , öffnen Sie die Registerkarte E-Mails und klicken Sie dann in der Liste auf den Namen der E-Mail-Vorlage.

2. Nehmen Sie Änderungen an der E-Mail-Vorlage vor und klicken Sie dann auf Speichern & Beenden.

E-Mail-Vorlagen duplizieren

Erstellen Sie neue E-Mail-Vorlagen auf der Grundlage vorhandener Vorlagen: Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der E-Mail-Vorlage und wählen Sie dann Duplizieren. Die Kopie der Vorlage wird mit dem entsprechenden Suffix gespeichert (z. B. E-Mail (2)).

Löschen von E-Mail-Vorlagen

Um eine E-Mail-Vorlage zu entfernen, gehen Sie in der linken Menüleiste zu Vorlagen > Firmenvorlagen und öffnen Sie dann die Registerkarte E-Mails . Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der E-Mail-Vorlage, klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie dann im Popup-Fenster " Löschbestätigung " mit einem Klick auf Löschen .

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