Aufgaben (Basic): Vorlagen erstellen und anwenden

Diese Seite ist nur für TaxDome Pro Benutzer. Upgrade jederzeit möglich!

Erstellen Sie Aufgabenvorlagen, die Sie zum Auslösen neuer Aufgaben, zum Auffüllen bestehender Aufgaben oder zur Anwendung mit Automatisierungen in Pipelines verwenden können. Aufgabenvorlagen sparen Zeit, indem sie häufig verwendete Aufgabensätze zusammenstellen und für die zukünftige Verwendung speichern. Sie sind besonders hilfreich für häufig verwendete Verfahren und zur Sicherstellung von einer gut funktionierenden Steuerkanzlei.

Nehmen Sie jetzt an unseren Online-Schulungen in der TaxDome Akademie teil und erfahren Sie alles über TaxDome.

Werfen Sie einen Blick auf folgende Themen:

• Erstellen von Aufgabenvorlagen
• Hinzufügen von Standard-Aufgabenvorlagen aus unserer Bibliothek
• Anwenden von Aufgabenvorlagen
• Hinzufügen von Aufgaben als Automatisierungen
• Bearbeiten von Aufgabenvorlagen
• Kopieren von Auftragsvorlagen
• Löschen von Aufgabenvorlagen

Erstellen von Aufgabenvorlagen

Eine Aufgabenvorlage kann von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem Mitarbeiter erstellt werden, der Zugriffsrechte zur Vorlagen zu verwalten hat.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Aufgabenvorlage zu erstellen:

1. Gehen Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen , wählen Sie in der Menüleiste Vorlagen und klicken Sie dann auf Vorlage erstellen.

Sie können diese Seite auch aufrufen, indem Sie beim Erstellen oder Bearbeiten einer Pipeline die Option Aufgabe Automatisierung hinzufügen und dann auf Neue Vorlage klicken.

2. Geben Sie den Namen der Aufgabenvorlage (z. B. 1040 Formular vorbereiten) in das gewünschte Feld ein.

3. Das war's! Klicken Sie auf die SchaltflächeSpeichern & Beenden .

Lesen Sie über alle Aufgaben-Funktionen im Detail:

1. Name der Vorlage: Dies wird angezeigt, wenn Sie Ihre Vorlage auswählen.

2. Aufgabenbeauftragte (r) : Wählen Sie den Namen des Teammitglieds aus, dem Sie die Aufgaben zuweisen möchten; Sie können auch mehrere auswählen, wenn das Projekt mehr als einen erfordert. Wenn Sie eine Aufgabe zuweisen, wird sie automatisch mit den Aufgabenbeauftragten geteilt. Weitere Informationen zu Aufgabenbeauftragten finden Sie hier.

3. Status: Wählen Sie den Status, in dem die Aufgaben beginnen sollen.

4. Priorität: Legen Sie die Prioritätsstufe fest, mit der die Aufgaben beginnen sollen - NIEDRIG, HOCH, MITTEL oder DRINGEND. Die Standardprioritätsstufe ist MITTEL.

5. Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung ein, um die Aufgaben zu definieren (optional). Sie können Textformatierungen, Emoji, Aufzählungszeichen und nummerierte Listen verwenden und auch Links einfügen.

6. Tags: Fügen Sie der Vorlage Tags hinzu. Dies hilft Ihnen, Ihre Aufgaben zu kategorisieren und unnötige Informationen auszusortieren. Verwenden Sie unsere vordefinierten Tags oder erstellen Sie neue.

7. Start- und Fälligkeitsdaten: Legen Sie Start- und Fälligkeitstermine für Aufgaben fest; diese sind entweder relativ oder absolut (ungefähr oder fest):

• Relativ (Standard): Legen Sie einen Zeitraum fest, der sich auf das Datum bezieht, an dem Aufgabe erstellt wurde (z. B. Beginn einen Tag nach der Erstellung von Aufgabe ; Ende zwei Wochen nach der Erstellung). Beachten Sie, dass Sie nicht mehr als 10 000 Einheiten (Tage/Monate/Jahre) festlegen können.
• Absolut: Aktivieren Sie die Option Absolute Daten, um stattdessen Start- und Fälligkeitsdaten aus dem Kalender festzulegen (z. B. der 15. April).

Das Festlegen von Terminen ist optional, kann aber sowohl für Sie als auch für Ihr Team ein hilfreiches Instrument für das Zeitmanagement sein. Außerdem erhalten Sie drei Tage vor dem Fälligkeitsdatum von Aufgabeeine Erinnerungs-E-Mail.

8. Teilaufgaben: Klicken Sie auf Teilaufgaben, um eine Checkliste mit Aufgaben hinzuzufügen, die erledigt werden müssen, damit die Gesamtaufgabe Aufgabe abgeschlossen werden kann. Geben Sie den Namen der Teilaufgabe ein und klicken Sie dann auf Teilaufgabe hinzufügen, um weitere Checklistenpunkte zu erstellen.

9. Speichern & Beenden, Speichern und Abbrechen: Klicken Sie auf Speichern & Beenden, um die Vorlage zu speichern und zur Vorlagenliste zurückzukehren, auf Speichern, um Ihre Änderungen beizubehalten und mit der Bearbeitung der Vorlage fortzufahren, oder auf Abbrechen, um ohne Speichern zu beenden.

Hinzufügen von Standard-Aufgabenvorlagen aus unserer Bibliothek

Wir bieten Standard-Aufgabenvorlagen an, die Sie auch einfach bearbeiten können. So fügen Sie eine Aufgabenvorlage aus unserer Bibliothek hinzu:

1. Gehen Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen , wählen Sie in der Menüleiste Vorlagen und klicken Sie dann auf KOPIEREN AUS BIBLIOTHEK.

2. Klicken Sie auf das Kopiersymbol rechts neben der Vorlage, die Sie hinzufügen möchten.

3. Wenn Sie eine Vorlage aus unserer Bibliothek hinzufügen, sind die Listen mit den Empfängern und Tags immer leer. Sie müssen sie mit Ihrer eigenen Auswahl ausfüllen und die anderen Felder nach Bedarf bearbeiten. Klicken Sie auf den Namen der Vorlage, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie dann auf Speichern & Beenden.

Anwenden von Aufgabenvorlagen

Sobald Sie eine Vorlage erstellt haben, können Sie diese verwenden, um die Erstellung Ihrer Aufgaben zu beschleunigen. So geht's:

1. Erstellen Sie eine neue Aufgabe oder bearbeiten Sie eine bestehende.

2. Klicken Sie auf die  Vorlagenliste, um sie zu erweitern, und wählen Sie dann eine Vorlage aus.

3. Fahren Sie fort, indem Sie die Aufgabe erstellen. Sie können nun alle Aufgabeneigenschaften bearbeiten, die bereits ausgefüllt wurden, d. h. untergeordnete Aufgaben, Beauftragte, Tags usw. hinzufügen oder entfernen.

Hinweis! Änderungen, die Sie an einer Aufgabe vornehmen, wirken sich nicht auf die ausgewählte Vorlage aus.

Bearbeiten von Aufgabenvorlagen

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Änderungen an einer Aufgabenvorlage vorzunehmen:

1. Gehen Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen , wählen Sie in der Menüleiste Vorlagen und klicken Sie dann in der Liste auf den Namen der Vorlage Aufgabe .

2. Nehmen Sie Änderungen an der Vorlage Aufgabe vor und klicken Sie dann auf Speichern & Beenden.

Kopieren von Auftragsvorlagen

Sie können neue Aufgabenvorlagen aus vorhandenen Vorlagen erstellen. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten ganz rechts neben dem Namen der Vorlage Aufgabe und wählen Sie dann Duplizieren aus dem Pulldown-Menü. Die Kopie der Vorlage Aufgabe wird mit dem entsprechenden Suffix gespeichert (z. B. Formular 940 (2)).

Löschen von Aufgabenvorlagen

Um eine Vorlage von Aufgabe vollständig zu entfernen, gehen Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen , wählen Sie in der Menüleiste die Option Vorlagen aus, klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten ganz rechts neben dem Namen der Vorlage Aufgabe, wählen Sie im Pulldown-Menü die Option Löschen aus und klicken Sie dann zur Bestätigung erneut auf LÖSCHEN .