Aufgaben (Basic): Vorlagen erstellen und anwenden

Erstellen Sie Aufgabe Vorlagen, die Sie zum Auslösen neuer Aufgaben, zum Auffüllen bestehender Aufgaben oder zur Anwendung mit Automatisierungen in pipelines verwenden können. Aufgabe Vorlagen sparen Zeit, indem sie häufig verwendete Aufgabensätze zusammenstellen und für die zukünftige Verwendung speichern. Sie sind besonders hilfreich für häufig verwendete Verfahren und zur Sicherstellung von Best Practices.

Aufgabe Vorlagen erstellen

Eine Aufgabe -Vorlage kann von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem Mitarbeiter erstellt werden, der über Zugriffsrechte zur Vorlagen zu verwalten.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Vorlage Aufgabe zu erstellen:

1. Gehen Sie in der Seitenleiste auf Vorlagen >Firmenvorlagen und klicken Sie dann auf Vorlage erstellen.

Sie können auf diese Seite auch zugreifen, indem Sie beim Erstellen oder Bearbeiten einer Vorlage die Option Aufgabe Automatisierung hinzufügen und auf Neue Vorlage pipeline hinzufügen und auf Neue Vorlage klicken.

2. Geben Sie den Namen der Vorlage Aufgabe (z. B. Prepare 1040) in das entsprechende Feld ein.

3. Das war's! Klicken Sie aufSpeichern & Beenden.

Informieren Sie sich über alle Funktionen von Aufgabe im Detail:

a. Vorlagenname: Dieser Name wird angezeigt, wenn Sie Ihre Vorlage auswählen.

b. Status: Wählen Sie die anfängliche Aufgabe status .

c. Priorität: Legen Sie die Prioritätsstufe fest, mit der die Aufgaben beginnen sollen - Niedrig, Hoch, Mittel oder Dringend. Die Standardprioritätsstufe ist Mittel.

d. Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung ein, um die Aufgaben zu definieren (optional). Sie können Textformatierungen, Emojis, Aufzählungszeichen und nummerierte Listen verwenden und Links einfügen.

e. Tags: Fügen Sie der Vorlage Tags hinzu. Dies hilft Ihnen, Ihre Aufgaben zu kategorisieren und unnötige Informationen auszusortieren. Verwenden Sie unsere vordefinierten Tags oder erstellen Sie neue.

f. Beauftragte: Wählen Sie einen oder mehrere Aufgabe Beauftragte. Sie können Teammitglieder oder Rollen auswählen:

• Teammitglieder: Wählen Sie den Namen eines Teammitglieds oder mehrere Namen aus.
• Rollen: Wählen Sie eine Kontorolle oder Rollen aus. Wenn eine Aufgabe basierend auf der Vorlage erstellt wird, werden alle Teammitglieder zugewiesen den entsprechenden Rollen in einem Kundenkonto zugewiesen , der Aufgabe zugeordnet.

g. Start- und Fälligkeitsdaten: Legen Sie Start- und Fälligkeitsdaten für Aufgaben fest, die entweder relativ oder absolut (ungefähr oder fest) sein können:

• Relativ (Standard): Legen Sie einen Zeitraum fest, wie lange nach dem Startdatum die Aufgabe fällig ist (z. B. Start einen Tag nach der Erstellung der Aufgabe ; Ende zwei Wochen nach dem Startdatum). Wenn kein Startdatum festgelegt wurde, wird das Fälligkeitsdatum ab dem Erstellungsdatum von Aufgabe berechnet. Beachten Sie, dass Sie nicht mehr als 10 000 Einheiten (Tage/Monate/Jahre) festlegen können.
• Absolut: Aktivieren Sie die Option Absolute Daten, um stattdessen Start- und Fälligkeitsdaten aus dem Kalender festzulegen (z. B. der 15. April).

Das Festlegen von Terminen ist optional, kann aber für Sie und Ihr Team ein hilfreiches Instrument für das Zeitmanagement sein. Außerdem erhalten Sie drei Tage vor dem Fälligkeitsdatum von Aufgabeeine Erinnerungs-E-Mail.

h. Teilaufgaben: Klicken Sie auf Teilaufgaben, um eine Checkliste mit Aufgaben hinzuzufügen, die erledigt werden müssen, damit die Gesamtaufgabe Aufgabe abgeschlossen werden kann. Geben Sie den Namen der Teilaufgabe ein und klicken Sie dann auf Teilaufgabe hinzufügen, um weitere Checklistenpunkte zu erstellen.

i. Speichern & beenden, Speichern und Abbrechen: Klicken Sie auf Speichern & Beenden, um die Vorlage zu speichern und zur Vorlagenliste zurückzukehren, auf Speichern, um Ihre Änderungen beizubehalten und mit der Bearbeitung der Vorlage fortzufahren, oder auf Abbrechen, um ohne Speichern zu beenden.

Fügen Sie Standardvorlagen aus unserer Bibliothek Aufgabe hinzu.

Wir bieten Aufgabe Standardvorlagen an, die Sie auch leicht bearbeiten können. Um eine Aufgabe Vorlage aus unserer Bibliothek hinzuzufügen:

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste auf Einstellungen > Firmenvorlagen und klicken Sie dann auf Aus Bibliothek kopieren.

2. Klicken Sie auf das Kopiersymbol rechts neben der Vorlage, die Sie hinzufügen möchten.

3. Wenn Sie eine Vorlage aus unserer Bibliothek hinzufügen, sind die Listen mit den Empfängern und Tags immer leer. Sie müssen sie mit Ihrer eigenen Auswahl ausfüllen und die anderen Felder nach Bedarf bearbeiten. Klicken Sie auf den Namen der Vorlage, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie dann auf Speichern und beenden.

Anwenden von Aufgabe Vorlagen

Sobald Sie eine Vorlage erstellt haben, können Sie diese verwenden, um die Erstellung von Aufgabe zu beschleunigen. So geht's:

1. Erstellen Sie eine neue Aufgabe oder bearbeiten Sie eine bestehende.

2. Klicken Sie auf die Liste Vorlage, um sie zu erweitern, und wählen Sie dann eine Vorlage aus.

3. Fahren Sie fort mit der Erstellung von Aufgabe. Sie können nun alle bereits ausgefüllten Eigenschaften von Aufgabe bearbeiten, d. h. Unteraufgaben, Verantwortliche, Markierungen usw. hinzufügen oder entfernen.

Hinweis! Änderungen, die Sie an einer Aufgabe vornehmen, wirken sich nicht auf die ausgewählte Vorlage aus.

Aufgabe Vorlagen bearbeiten

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Änderungen an einer Vorlage Aufgabe vorzunehmen:

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste auf Einstellungen > Firmenvorlagen und klicken Sie dann in der Liste auf den Namen der Vorlage Aufgabe .

2. Nehmen Sie Änderungen an der Vorlage Aufgabe vor und klicken Sie dann auf Speichern und beenden.

Duplizierte Aufgabe Vorlagen

Sie können neue Aufgabe Vorlagen aus vorhandenen Vorlagen erstellen. Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der Vorlage Aufgabe und wählen Sie dann Duplizieren aus dem Pulldown-Menü. Es wird eine Kopie der Vorlage Aufgabe mit dem entsprechenden Suffix (z. B. Formular 940 (2)) gespeichert.

Aufgabe Vorlagen löschen

Um eine Vorlage Aufgabe vollständig zu entfernen, gehen Sie in der linken Menüleiste auf Einstellungen >Firmenvorlagen , klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten ganz rechts neben dem Namen der Vorlage Aufgabe, wählen Sie Löschen und klicken Sie zur Bestätigung erneut auf Löschen .