Aufgabe erstellen und anwenden

Create task templates to use for triggering new tasks, populating existing ones, or applying with automations in pipelines. Task templates save time by putting together commonly used sets of tasks and storing them for future use. You’ll find them especially helpful for frequently used procedures and ensuring best practices.

Aufgabe Vorlagen erstellen

A task template can be created by a firm owner, admin or any employee who has been given access rights to manage templates .

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Vorlage Aufgabe zu erstellen:

1. Gehen Sie in der Seitenleiste auf Vorlagen > Firmenvorlagen und klicken Sie dann auf Vorlage erstellen.

You can also access this page by adding the  Create task automation while creating or editing a pipeline and clicking New template.

2. Geben Sie den Namen der Aufgabe (z. B. 1040 vorbereiten) in das erforderliche Feld ein.
3. Das war's! Klicken Sie auf . Speichern& Beenden.

Informieren Sie sich über alle Funktionen von Aufgabe im Detail:

a. Vorlagenname: Dieser Name wird angezeigt, wenn Sie Ihre Vorlage auswählen.

b. Status: Select the initial task status .

c. Priorität: Legen Sie die Prioritätsstufe fest, mit der die Aufgaben beginnen sollen - Niedrig, Hoch, Mittel oder Dringend. Die Standardprioritätsstufe ist Mittel.

d. Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung ein, um die Aufgaben zu definieren (optional). Sie können Textformatierungen, Emojis, Aufzählungszeichen und nummerierte Listen verwenden und Links einfügen.

e. Tags: Add tags to the template. This helps you categorize your tasks and sort out unnecessary information. Use our predesigned tags or create a new ones .

f. Beauftragte: Wählen Sie einen oder mehrere Aufgabe . Sie können Teammitglieder oder Rollen auswählen:

• Teammitglieder: Wählen Sie den Namen eines Teammitglieds oder mehrere Namen aus.

• Roles: Select an account role or roles. When a task is created based on the template, all team members assigned to the relevant roles in a client account will be allocated to the task.

g. Start- und Fälligkeitsdaten: Legen Sie Start- und Fälligkeitsdaten für Aufgaben fest, die entweder relativ oder absolut (ungefähr oder fest) sein können:

• Relativ (Standard): Legen Sie eine Zeitspanne fest, wie lange nach dem Startdatum die Aufgabe fällig ist (z. B. Start einen Tag nach der Erstellung der Aufgabe ; Ende zwei Wochen nach dem Startdatum). Wenn kein Startdatum festgelegt wurde, wird das Fälligkeitsdatum ab dem Erstellungsdatum der Aufgabe berechnet. Beachten Sie, dass Sie nicht mehr als 10 000 Einheiten (Tage/Monate/Jahre) festlegen können.

• Absolut: Aktivieren Sie die Option Absolute Daten, um stattdessen Start- und Fälligkeitsdaten aus dem Kalender festzulegen (z. B. der 15. April).

  Das Festlegen von Terminen ist optional, kann aber für Sie und Ihr Team ein hilfreiches Instrument für das Zeitmanagement sein. Außerdem erhalten Sie drei Tage vor dem Fälligkeitsdatum von Aufgabeeine Erinnerungs-E-Mail.

• h. Teilaufgaben: Klicken Sie auf Teilaufgaben, um eine Checkliste mit Aufgaben hinzuzufügen, die erledigt werden müssen, damit die Aufgabe abgeschlossen werden kann. Geben Sie den Namen der Teilaufgabe ein und klicken Sie dann auf Teilaufgabe hinzufügen, um weitere Checklistenpunkte zu erstellen.

i. Speichern & beenden, Speichern und Abbrechen: Klicken Sie auf Speichern & Beenden, um die Vorlage zu speichern und zur Vorlagenliste zurückzukehren, auf Speichern, um Ihre Änderungen beizubehalten und mit der Bearbeitung der Vorlage fortzufahren, oder auf Abbrechen, um ohne Speichern zu beenden.

Fügen Sie Standardvorlagen aus unserer Bibliothek Aufgabe hinzu.

Wir bieten Aufgabe Standardvorlagen an, die Sie auch leicht bearbeiten können. Um eine Aufgabe Vorlage aus unserer Bibliothek hinzuzufügen:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Firmenvorlagen in der linken Menüleiste und klicken Sie dann auf Aus Bibliothek kopieren.

2. Klicken Sie auf das Kopiersymbol rechts neben der Vorlage, die Sie hinzufügen möchten.

   

3. Wenn Sie eine Vorlage aus unserer Bibliothek hinzufügen, sind die Listen für Zuweiser und Tags immer leer. Sie müssen sie mit Ihrer eigenen Auswahl ausfüllen und die anderen Felder nach Bedarf bearbeiten. Klicken Sie auf den Namen der Vorlage, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie dann auf Speichern und beenden.

Anwenden von Aufgabe Vorlagen

Once you’ve created a template, you can use it to speed up your task creation. Here’s how: 1. Create a new task or edit an existing one.

2. Klicken Sie auf die Vorlagenliste, um sie zu erweitern, und wählen Sie dann eine Vorlage aus.

3. Fahren Sie mit der Erstellung der Aufgabe fort. Sie können nun alle bereits ausgefüllten Aufgabe bearbeiten, d.h. Unteraufgaben, Verantwortliche, Markierungen usw. hinzufügen oder entfernen.

   

   Hinweis

   Änderungen, die Sie an einer Aufgabe vornehmen, wirken sich nicht auf die ausgewählte Vorlage aus.

Aufgabe Vorlagen bearbeiten

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Änderungen an einer Vorlage Aufgabe vorzunehmen:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Firmenvorlagen in der linken Menüleiste und klicken Sie dann in der Liste auf den Namen der Aufgabe .

2. Nehmen Sie Änderungen an der Aufgabe vor und klicken Sie dann auf Speichern & beenden.

Duplizierte Aufgabe Vorlagen

Sie können neue Aufgabe aus bestehenden Vorlagen erstellen. Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der Aufgabe und wählen Sie dann Duplizieren aus dem Pulldown-Menü. Es wird eine Kopie der Aufgabe mit dem entsprechenden Suffix (z. B. Formular 940 (2)) gespeichert.

Aufgabe Vorlagen löschen

Um eine Aufgabe vollständig zu entfernen, gehen Sie zu Einstellungen > Firmt emplates in der linken Menüleiste, klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten ganz rechts neben dem Namen der Aufgabe, wählen Sie Löschen und klicken Sie zur Bestätigung erneut auf Löschen.

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