Organisatoren automatisch versenden & Link zu Aufträge

You can have your organizers created and sent automatically. Once a client submits the organizer, the job moves automatically to the next stage of the pipeline . To make automation magic happen, set up the Create organizer automation and turn on the Automove feature.

Richten Sie eine Stufe für die Erstellung der Fragebogen ein und aktivieren Sie dann die automatische Übertragung.

A perfectly automated process always begins with selecting the right place for it in your workflow. You can do this in three simple steps: create an organizer template, add an automation for sending the organizer, then toggle on the Automove option. 

Sehen Sie sich das Videobeispiel unten an und lesen Sie dann, wie Sie den Versand Ihrer Organisatoren automatisieren können:

Here’s how to set up the stage to create the organizer with automove:

1. You need an organizer template to request necessary documents and information from a client. If you don’t have an organizer template, you can create it by clicking New template when you add the automation.

2. Make sure you have a stage in your pipeline for sending an organizer, then add the Create organizer automation. This way, once the job enters this stage, a new organizer is automatically sent to the client. At the same time, the organizer will be linked to the job . 

3. Ensure that you have the Automove jobs toggle for the stage turned on. Now, once the organizer is submitted to a client, the job is automatically moved to the next stage.

Hinweis

If the organizer is archived, the automove will not be triggered.

Verknüpfen Sie Fragebogen manuell mit einer Auftrag

Organizers can be linked to jobs by a firm owner, admin or any employee who has been given access rights to manage organizers . Once the organizer is manually linked, the automove jobs feature works the same as for organizers that are sent and linked automatically: when the client or firm member submits the organizer, the job is moved to the next stage.

Es gibt drei Möglichkeiten, eine Fragebogen manuell zu verlinken:

• Von einer Auftrag Karte: Öffnen Sie die Karte Auftrag , klicken Sie im Abschnitt " Verknüpfung" auf " Verknüpfung ", wählen Sie " Organisatoren" und wählen Sie dann die Organisatoren aus. Oder klicken Sie im Abschnitt " Verknüpfung" auf " Neu", wählen Sie " Organisatoren" und erstellen Sie eine neue Fragebogen , die mit der Auftrag verknüpft ist.

• From the Create organizer screen: Click Link to jobs, then select the jobs. Once linked, the Jobs section is displayed, and you’ll see the job titles and pipelines they belong to.

• From a client’s Organizers list: Click the three dots to the far right of the organizer, click Link to jobs, select the jobs from the list, then click Submit.

Standardmäßig werden beim Verknüpfen von Veranstaltern von einer Auftrag Karte und bei der Auswahl aus vorhandenen Veranstaltern nur ausstehende Veranstalter angezeigt. Sie können die Liste nach status filtern:

• Pending shows all active organizers not yet submitted.

• Finished shows all submitted organizers.

• Aktiv zeigt alle ausstehenden und beendeten Organisatoren an, die derzeit verwendet werden.

• Archived shows all pending and finished organizers no longer in use.

• All shows organizers in all the above statuses.

Unabhängig von der gewählten Option können Sie so viele Organisatoren wie nötig mit einem Auftrag verbinden.

After linking, organizers will be displayed in the Linked > Organizers section on the right of the job card. 

Hinweis

If the organizer is not submitted and you manually move the job to another stage, you’ll be prompted to decide what to do about the pending organizer (for more details, read about handling unfinished elements when moving jobs ).

Organize uploaded docs automatically

If you offer a recurring service like Monthly Bookkeeping, you can automate the way client documents are organized. Their uploads will be automatically sorted into monthly folders—no manual work required.

To do this:

• Set up a Monthly Bookkeeping pipeline with job recurrence enabled.
• In the first stage, add the Create organizer automation to send the Monthly Bookkeeping Organizer.

• In the organizer template, enable Customize destination folder for document uploads and add the [CURRENT_MONTH_NAME] shortcode to the folder name.

Then, each time the recurring job starts:

1. A new organizer is sent automatically.

2. The client uploads documents.

3. A new folder is created, dynamically named for the current month—keeping all documents neatly sorted.

This setup ensures uploaded documents are automatically grouped by month, keeping folders clean and organized with no manual effort.

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