Aufträge (Fortgeschritten): Automove
Die Automove Aufträge Auftragsfunktion vereinfacht Ihre workflow durch Aufträge bewegen von Stufe Zu Stufe in einem pipeline oder vom status Auftrag auf Aktiv . Nutzen Sie die Funktion mit Automatisierungen, verknüpften Elementen oder beidem. Erstellen Sie Abhängigkeiten, um Aufträge automatisch vorwärts springen alle Aktionen innerhalb einer Stufe oder Aktion in Auftrag status werden von einem Teammitglied oder Kunden ausgefüllt.
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Tipp! Laden Sie die Checkliste für Automove-Auslöser herunter, damit Sie wissen, wann Automove funktioniert und wann nicht.
Automove Aufträge, erklärt
- Automove Aufträge von Stufe zu Stufe . Bewegt Karten durch die pipeline wenn festgelegte Bedingungen erfüllt sind.
- Automove für benutzerdefinierte Auftrag . Der benutzerdefinierte status wird automatisch in Aktiv geändert, sobald die Bedingungen erfüllt sind.
Nachfolgend beschreiben wir den Automove Aufträge von Stufe nach Stufe. Wenn Sie mehr über den benutzerdefinierten Auftrag status Automove erfahren möchten, fahren Sie mit diesem Abschnitt fort.
1. Wenn Sie einer pipeline Etappen und Automatisierungen hinzufügen, schalten Sie die Option Automove Aufträge in den Etappen ein, in denen Sie möchten, dass Aufträge automatisch fortschreitet.
2. Sobald Sie eine Auftrag zu einer pipelinehinzufügen, werden die Automatisierungen im ersten Stufe ausgelöst.
3. WennAutomove Aufträge für die erste Stufe eingeschaltet ist, wird der Auftrag automatisch in die zweite Stufe verschoben, sobald alle Aktionen in der ersten Stufe abgeschlossen sind (z. B. ein unterschriebenes Angebot, eine bezahlte Rechnung usw.), dann werden die Automatisierungen für die zweite Stufe ausgelöst - und so weiter. Manuell verknüpfte Entitäten wirken sich ebenfalls auf Automove aus.
Wenn mehrere Automationen zu einer Stufe hinzugefügt werden, bei der Automove Aufträge eingeschaltet ist, wird der Auftrag automatisch verschoben, sobald alle Aktionen abgeschlossen sind.
Sie können alle ausstehenden Maßnahmen auf der Auftrag sehen. Weitere Möglichkeiten zur Verwaltung ausstehender Maßnahmen finden Sie hier.
4. Einmal ein Auftrag kommt in seinem letzten Stufe und alle Aktionen abgeschlossen sind, können Sie es archivieren . Sie können Automove Aufträge für die letzte Stufe eines pipeline .
Wie Automove Aufträge mit Automationen arbeitet
Die Funktion Automove Aufträge funktioniert nur bei Automatisierungen, die bestimmte Benutzeraktionen erfordern, entweder von einem Teammitglied oder vom Kunden. Sehen Sie sich die Details unten an und klicken Sie auf den Namen jedes Automatisierung , um herauszufinden, wie Sie es verwenden können:
| Automatisierung | Was automatisch geschieht |
Erforderliche Maßnahmen | Wer die Aktion durchführt | Auslöser Automove |
| Senden Sie Fragebogen |
Fragebogen an den Kunden gesendet und verknüpft mit Auftrag | bestätigen Fragebogen |
Kunde | Ja |
| Senden Sie Mandantenanfrage | Mandantenanfrage an den Kunden gesendet und verknüpft mit Auftrag | bestätigen Mandantenanfrage | Kunde | Ja |
| Rechnung erstellen | Rechnung wird an den Kunden geschickt und ist mit Auftrag | Zahlen Sie den vollen Betrag | Kunde | Ja |
| Vorschlag senden (wenn keine einmaligen Rechnungen verknüpft sind) | Vorschlag wird an den Kunden geschickt und ist mit Auftrag | Unterschrift | Kunde | Ja |
| Vorschlag senden (wenn es sich um einmalige Rechnungen handelt) | Übermittlung des Angebots an den Kunden und Verknüpfung mit dem Auftrag zusammen mit der Rechnung | Unterschreiben und den vollen Betrag bezahlen | Kunde | Ja |
| erstellen. Aufgabe | Aufgabe für ein Teammitglied erstellt und verknüpft mit Auftrag | Als abgeschlossen oder storniert markieren | Teammitglied | Ja |
| Nachricht senden (wenn der Vorlage Aufgaben für den Kunden hinzugefügt wurden) | An den Kunden gesendete Nachricht, die mit Auftrag | Abhaken von Kundenaufgaben | Kunde | Ja |
| Nachricht senden (wenn keine Aufgaben für den Kunden in der Vorlage vorhanden sind) | An den Kunden gesendete Nachricht, die mit Auftrag | - | Wird automatisch ausgeführt | Nein |
| Ordner-Vorlage anwenden | Ordnervorlage auf Kundenkonto angewendet | - | Wird automatisch ausgeführt | Nein |
| Tag für Konto anwenden |
Tags angewendet oder gelöscht | - | Wird automatisch ausgeführt | Nein |
| Update Kontozugriff | Teammitglieder werden dem Konto hinzugefügt oder entzogen | - | Wird automatisch ausgeführt | Nein |
| Update Auftrag Abtretungsempfänger | Teammitglieder werden als Auftrag Beauftragte hinzugefügt oder entfernt | - | Wird automatisch ausgeführt | Nein |
| E-Mail senden |
E-Mail wird an den Kunden gesendet | - | Wird automatisch ausgeführt | Nein |
So funktioniert Automove Aufträge mit manuell verknüpften Elementen
Manchmal ziehen Sie es vielleicht vor, eine bestehende Rechnung, ein Angebot oder ein anderes Element manuell zu einem Auftrag hinzuzufügen, anstatt es mit Hilfe von Automatismen zu erstellen. Außerdem können einige Elemente (z. B. Dokumente) nur manuell verknüpft werden. Manuell verknüpfte Elemente lösen jedoch genauso den Automove Aufträge aus. Schauen Sie sich die Details unten an und klicken Sie auf den Namen des jeweiligen Elements, um zu sehen, wie Sie es verwenden können:
| Verbundenes Element | Erforderliche Maßnahmen | Auslöser Automove |
| Vorschlag (wenn keine einmaligen Rechnungen enthalten sind) |
Unterschrift | Ja |
| Vorschlag (wenn es sich um einmalige Rechnungen handelt) | Unterschreiben & Bezahlen der Rechnung | Ja |
| Dokument ausstehend Signatur |
Unterschrift | Ja |
| Dokument für ausstehende Zahlungen |
Bezahlen Sie die Rechnung, für die das Dokument gesperrt ist | Ja |
| Dokument zur Genehmigung ausstehend |
Genehmigen Sie | Ja |
| Rechnung |
Zahlen Sie den vollen Betrag | Ja |
| Fragebogen |
bestätigen | Ja |
| Mandantenanfrage | bestätigen | Ja |
| Aufgabe |
Als abgeschlossen markieren oder abbrechen | Ja |
| Chat-Thread mit Aufgaben für den Kunden |
Abhaken von Kundenaufgaben | Ja |
| Chat-Thread ohne Aufgaben für den Kunden | - |
Nein |
| Hinweis | - | Nein |
| Zahlung | - | Nein |
| Zeiteintrag | - | Nein |
| Wiki-Seite | - | Nein |
| Auftrag |
- | Nein |
| SMS | - | Nein |
| Mandantenanfrage | bestätigen den Antrag oder ändern Sie seine status in Erledigt | Ja |
So funktioniert Automove Aufträge für benutzerdefinierte Auftrag statuses
Im Gegensatz zu Aufträge zwischen Stufen erfolgt Automove vom benutzerdefinierten zum aktivenstatus innerhalb einer einzigen Stufe:
- Sobald derstatus in einen benutzerdefinierten Status geändert wird, verbleibt der Auftrag in derselben Stufe, und Automove-Auslöser für eine Stufe wirken sich nicht auf ihn aus.
- Wenn die konfigurierten Bedingungen innerhalb der benutzerdefinierten status erfüllt sind, Auftrag automatisch in den aktiven status . Danach bewegt es sich durch die pipeline indem Sie die allgemeinen Regeln befolgen.
Zum Beispiel wurde eine benutzerdefinierte Fehlende Info status auf zugewiesen auf die Auftrag übertragen, wobei Automatisierung so konfiguriert ist, dass die Informationen über Mandantenanfrage abgerufen werden. Bis die Kunden Informationen bereitstellen, wird die Karte Auftrag mit der fehlenden Info status angezeigt. Wenn die Kunden Antworten über Kundenanfragen bereitstellen, wechselt status automatisch zu Aktiv.
Denken Sie daran:
- Wenn mehrere Automatisierungen zu einem benutzerdefiniertenstatus hinzugefügt werden, wird derstatus automatisch in den Status Aktiv geändert, sobald alle Aktionen abgeschlossen sind.
- Die Funktion Automove Aufträge für benutzerdefinierte Auftrag erkennt Rechnungen, Angebote, Organisatoren, Kundenanfragen, Aufgaben, Dokumente und Chats mit Kundenaufgaben, auch wenn sie manuell mit einem benutzerdefinierten status innerhalb eines Automatisierung verknüpft sind. Wenn es verknüpfte Elemente mit unvollständigen Aktionen gibt, wird der Auftrag den status nicht auf Aktiv ändern.
Automove Aufträge Q&A /Beispiele
| Frage | Antwort |
| Was passiert, wenn Automove Aufträge für eine Stufe aktiviert wird, die diese Automatisierungen und verknüpften Elemente enthält? Rechnung erstellen und Update account tags? |
Die Auftrag wird automatisch aktiviert, sobald der Kunde den vollen Rechnungsbetrag bezahlt hat. |
| Update Konto-Tags und E-Mail senden? |
Die Auftrag lässt sich nicht automatisch bewegen. |
| Ein Angebot mit einer einmaligen Rechnung senden? | Die Auftrag wird automatisch aktiviert, sobald der Kunde den Vorschlag unterzeichnet und den vollen Rechnungsbetrag bezahlt hat. |
| Senden Sie Fragebogen und ein verlinktes Dokument, das zur Genehmigung ansteht?
|
Sobald der Kunde oder das Teammitglied die Fragebogen abschicktund das Dokument genehmigt, wird Auftrag automatisch aktiviert. |
| Fragebogen und einen manuell verlinkten ausstehenden Vorschlag senden? | Die Auftrag wird automatisch aktiviert, sobald der Kunde oder das Teammitglied die Fragebogen einreichtund den Vorschlag unterzeichnet. |
| Eine manuell verlinkte ausstehende Fragebogen und keine Automatisierungen? | Sobald der Kunde oder das Teammitglied die Fragebogen abschickt, wird die Auftrag automatisch aktiviert. |
| Eine manuell verknüpfte Rechnung und keine Automatisierungen? | Die Auftrag wird automatisch aktiviert, sobald der Kunde eine vollständige Zahlung geleistet hat. |
| Ein manuell verknüpftes Dokument, das auf Signatur und die Zahlung wartet? | Die Auftrag wird automatisch aktiviert, sobald der Kunde das Dokument unterzeichnet und die Zahlung geleistet hat. |
| Eine manuell verlinkte Mandantenanfrage? | Die Seite Auftrag wird automatisch verschoben, sobald der Kunde den Antrag abschickt oder sobald Sie den Antrag status auf Erledigt ändern. |