Benutzerdefinierte Felder: Übersicht

Mit benutzerdefinierten Feldern in TaxDome können Sie Informationen über Ihre Kunden bequem im gesamten System speichern und verwenden. In diesem Artikel erfahren Sie, was benutzerdefinierte Felder sind und wie sie funktionieren.

Benutzerdefinierte Felder, erklärt

In TaxDome können Sie benutzerdefinierte Felder für Konten und Kontakte erstellen:

• Benutzerdefinierte Kontofelder werden auf Kunden als Entitäten angewendet - ein Unternehmen oder eine Familie. Dazu gehören z. B. die Branche, die Anzahl der Mitarbeiter oder die Telefonnummer des Büros.

• Benutzerdefinierte Kontaktfelder werden nur auf Kontakte angewandt und enthalten in der Regel persönliche Daten, wie eine zusätzliche Telefonnummer oder eine bevorzugte Anrufzeit. Beachten Sie, dass es auch bei der Arbeit mit Einzelkunden besser ist, persönliche Informationen als benutzerdefinierte Kontaktfelder hinzuzufügen, da sie universell sind (solche Felder können sowohl für Einzelpersonen als auch für Firmen verwendet werden) und keine Änderungen erfordern, wenn Sie ein Familienmitglied hinzufügen möchten.

Benutzerdefinierte Felder können unterschiedliche Typen haben, was die Eingabe falscher Daten verhindert. Ein Zahlenfeld kann beispielsweise keine Buchstaben enthalten.

  In diesem Fall müssen Sie möglicherweise benutzerdefinierte Felder verwenden:

• Speichern von zusätzlichen Informationen: Wenn einige Daten in der Zukunft verwendet werden sollen, wie z. B. die geschätzte Steuerzahlung, können Sie ein benutzerdefiniertes Feld hinzufügen, damit Sie es immer an einem bestimmten Ort finden und bei Bedarf verwenden können.

• Migration von Kunden zu TaxDome: Wenn Sie alle Ihre Kundendaten aus einer anderen Software zu TaxDome übertragen möchten, TaxDome dabei Informationen zu verlieren, können Sie benutzerdefinierte Felder für alle Datenpunkte erstellen, die in Ihrer bisherigen Software enthalten waren, in TaxDome jedoch nicht verfügbar sind. Anschließend können Sie Ihre Daten in großen Mengen importieren.

• Personalisieren Sie Massenkommunikation: Wenn Sie Ihre E-Mails, Nachrichten, Rechnungen oder andere Entitäten, die in Massen oder automatisiert versendet werden, personalisieren möchten, können Sie benutzerdefinierte Felder als shortcodes verwenden shortcodes  

• Zu PDF hinzufügen: Wenn Sie möchten, dass zusätzliche Daten auf PDF angezeigt werden, die Ihre Kunden herunterladen, können Sie Ihre Rechnungen so einrichten, dass sie benutzerdefinierte Felder enthalten.

• Verwendung bei der Anforderung IRS : Wenn Sie bestimmte benutzerdefinierte Kontaktfelder hinzufügen, sparen Sie Zeit, da IRS vorab ausgefüllt werden .

Arbeiten mit benutzerdefinierten Feldern

Um benutzerdefinierte Felder zu verwenden, müssen Sie Folgendes tun:

1. Erstellen Sie sie. Dies kann entweder manuell über das Portal oder beim Import Ihrer Kunden in großen Mengen erfolgen. 

2. Füllen Sie sie aus. Sie können dies auf verschiedene Arten tun, beispielsweise indem Sie die Angaben im Kundenprofil manuell aktualisieren oder die Daten aus dem ausgefüllten Fragebogen übertragen.

3. Verwenden Sie es im gesamten System. Sie können benutzerdefinierte Felder zu PDF hinzufügen, sie in Ihren Auftrag verwenden oder sie in E-Mail-Vorlagen für den Versand personalisierter Massen-E-Mails verwenden. 

Liste der benutzerdefinierten Felder

Auf der Seite Vorlagen > Benutzerdefinierte Felder sehen Sie alle benutzerdefinierten Felder, die derzeit zu Ihrem Portal hinzugefügt wurden. Dort können Sie sie hinzufügen, bearbeiten und löschen. Wenn Sie das Sechs-Punkte-Symbol gedrückt halten und ziehen, können Sie auch die Reihenfolge der benutzerdefinierten Felder ändern. Die Änderung wirkt sich auch auf die Reihenfolge im Profil des Kunden aus. 

Wenn neben dem Namen des benutzerdefinierten Feldes „Mit CRM synchronisiert“ angezeigt wird, bedeutet dies, dass dieser Feldwert über Fragebogen aktualisiert werden kann. Klicken Sie auf „Mit CRM synchronisiert“, um eine Liste der Fragebogen anzuzeigen, für die diese Synchronisierung eingerichtet ist. Auch wenn die Synchronisierung in einer Vorlage nicht eingerichtet ist, können Sie dennoch manuell benutzerdefinierte Felder auswählen, die für jeden einzelnen Fragebogen synchronisiert werden sollen .

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