Erläuterung der benutzerdefinierten Felder

Mit den benutzerdefinierten Feldern in TaxDome Sie Informationen zu Ihren Kunden systemweit bequem speichern und nutzen.

Benutzerdefinierte Felder auf einen Blick

TaxDome eine standard von CRM , doch jede Kanzlei erfasst Kundendaten, die für Kanzlei spezifisch sind. Mit benutzerdefinierten Feldern können Sie das Standardprofil um beliebige Datenpunkte erweitern, die Ihr Unternehmen benötigt – sowohl für Kunden (z. B. Branche, Anzahl der Mitarbeiter oder Bürotelefonnummer) als auch für Kontakte (z. B. Geburtstag, Sozialversicherungsnummer oder bevorzugte Anrufzeit). Es gibt verschiedene Feldtypen : Text, Zahl, Datum, Dropdown-Menü, E-Mail, URL oder Benutzer. Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten in einem einheitlichen, nutzbaren Format eingegeben werden.

Einmal angelegt, sind benutzerdefinierte Felder mehr als nur ein Ort zum Speichern von Informationen. In folgenden Fällen können benutzerdefinierte Felder nützlich sein:

• Speichern von zusätzlichen Informationen: Wenn einige Daten in der Zukunft verwendet werden sollen, wie z. B. die geschätzte Steuerzahlung, können Sie ein benutzerdefiniertes Feld hinzufügen, damit Sie es immer an einem bestimmten Ort finden und bei Bedarf verwenden können.

• Migration von Kunden zu TaxDome: Wenn Sie alle Ihre Kundendaten aus einer anderen Software zu TaxDome übertragen möchten, TaxDome dabei Informationen zu verlieren, können Sie benutzerdefinierte Felder für alle Datenpunkte erstellen, die in Ihrer bisherigen Software enthalten waren, in TaxDome jedoch nicht verfügbar sind. Anschließend können Sie Ihre Daten in großen Mengen importieren.

• Personalisieren Sie Massenkommunikation: Wenn Sie Ihre E-Mails, Nachrichten, Rechnungen oder andere Entitäten, die in Massen oder automatisiert versendet werden, personalisieren möchten, können Sie benutzerdefinierte Felder als shortcodes verwenden shortcodes  

• Zu PDF hinzufügen: Wenn Sie möchten, dass zusätzliche Daten auf PDF angezeigt werden, die Ihre Kunden herunterladen, können Sie Ihre Rechnungen so einrichten, dass sie benutzerdefinierte Felder enthalten.

• Verwendung bei der Anforderung IRS : Wenn Sie bestimmte benutzerdefinierte Kontaktfelder hinzufügen, sparen Sie Zeit, da IRS vorab ausgefüllt werden .

Benutzerdefinierte Felder für Konten vs. Kontakte

In TaxDome können Sie benutzerdefinierte Felder für Konten und Kontakte erstellen:

• Benutzerdefinierte Kontofelder werden auf Kunden als Entitäten angewendet - ein Unternehmen oder eine Familie. Dazu gehören z. B. die Branche, die Anzahl der Mitarbeiter oder die Telefonnummer des Büros.

• Benutzerdefinierte Kontaktfelder werden nur auf Kontakte angewandt und enthalten in der Regel persönliche Daten, wie eine zusätzliche Telefonnummer oder eine bevorzugte Anrufzeit. Beachten Sie, dass es auch bei der Arbeit mit Einzelkunden besser ist, persönliche Informationen als benutzerdefinierte Kontaktfelder hinzuzufügen, da sie universell sind (solche Felder können sowohl für Einzelpersonen als auch für Firmen verwendet werden) und keine Änderungen erfordern, wenn Sie ein Familienmitglied hinzufügen möchten.

Arbeiten mit benutzerdefinierten Feldern

Um benutzerdefinierte Felder zu verwenden, müssen Sie Folgendes tun:

1. Erstellen Sie sie. Dies kann entweder manuell über das Portal oder beim Import Ihrer Kunden in großen Mengen erfolgen. 

2. Füllen Sie sie aus. Sie können dies auf verschiedene Arten tun, beispielsweise indem Sie die Angaben im Kundenprofil manuell aktualisieren oder die Daten aus dem ausgefüllten Fragebogen übertragen.

3. Verwenden Sie es im gesamten System. Sie können benutzerdefinierte Felder zu PDF hinzufügen, sie in Ihren Auftrag verwenden oder sie in E-Mail-Vorlagen für den Versand personalisierter Massen-E-Mails verwenden. 

Zugriff und Berechtigungen

Ein benutzerdefiniertes Feld kann von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem Teammitglied mit Zugriffsrechten zur Verwaltung benutzerdefinierter Felder angelegt werden .

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