Benutzerdefinierte Felder: Übersicht
Mit benutzerdefinierten Feldern in TaxDome können Sie Informationen über Ihre Kunden bequem im gesamten System speichern und verwenden. In diesem Artikel erfahren Sie, was benutzerdefinierte Felder sind und wie sie funktionieren.
Benutzerdefinierte Felder, erklärt
In TaxDome können Sie benutzerdefinierte Felder für Konten und Kontakte erstellen:
- Benutzerdefinierte Kontaktfelder werden nur auf Kontakte angewandt und enthalten in der Regel persönliche Daten, wie eine zusätzliche Telefonnummer oder eine bevorzugte Anrufzeit. Auch wenn Sie mit einzelnen Kunden arbeiten, ist es besser, persönliche Informationen als benutzerdefinierte Kontaktfelder hinzuzufügen, da sie universell sind (solche Felder können sowohl für Einzelpersonen als auch für Unternehmen verwendet werden) und keine Änderungen erfordern, wenn Sie ein Familienmitglied hinzufügen möchten.
- Benutzerdefinierte Kontofelder werden auf Kunden als Entitäten angewendet - ein Unternehmen oder eine Familie. Dazu gehören z. B. die Branche, die Anzahl der Mitarbeiter oder die Telefonnummer des Büros.
Benutzerdefinierte Felder können verschiedene Typen haben, was die Eingabe falscher Daten verhindert. Ein Zahlenfeld kann zum Beispiel keine Buchstaben enthalten.
In diesem Fall müssen Sie möglicherweise benutzerdefinierte Felder verwenden:
- Speichern von zusätzlichen Informationen: Wenn einige Daten in der Zukunft verwendet werden sollen, wie z. B. die geschätzte Steuerzahlung, können Sie ein benutzerdefiniertes Feld hinzufügen, damit Sie es immer an einem bestimmten Ort finden und bei Bedarf verwenden können.
- Migration von Kunden zu TaxDome: Wenn Sie alle Ihre Kundendaten von einer anderen Software zu TaxDome übertragen müssen, ohne dass Informationen verloren gehen, können Sie benutzerdefinierte Felder für alle Datenpunkte erstellen, die in Ihrer vorherigen Software enthalten, aber in TaxDome nicht verfügbar sind. Dann können Sie Ihre Daten in großen Mengen importieren.
- Personalisieren Sie Massenkommunikation: Wenn Sie Ihre E-Mails, Nachrichten, Rechnungen oder andere Entitäten, die in Massen oder über Automationa gesendet werden, personalisieren möchten, können Sie benutzerdefinierte Felder als shortcodes verwenden.
- Hinzufügen zu PDF : Wenn Sie möchten, dass auf den PDF , die Ihre Kunden herunterladen, zusätzliche Daten angezeigt werden, können Sie Ihre Rechnungen so einrichten, dass sie kundenspezifische Felder enthalten.
- Verwendung bei der Anforderung von IRS : Wenn Sie benutzerdefinierte Felder für bestimmte Kontakte hinzufügen, sparen Sie Zeit, indem Sie Anfragen für IRS vorab ausfüllen.
Arbeiten mit benutzerdefinierten Feldern
Um benutzerdefinierte Felder zu verwenden, müssen Sie Folgendes tun:
1. Erstellen Sie sie. Dies kann entweder manuell über das Portal oder in großen Mengen beim Importieren Ihrer Kunden geschehen.
2. Füllen Sie sie aus. Sie können dies auf verschiedene Weise tun, z. B. indem Sie die Angaben im Profil des Kunden manuell aktualisieren oder die Daten aus dem ausgefüllten Fragebogen übernehmen.
3. Verwenden Sie sie im gesamten System. Sie können in Erwägung ziehen, PDF benutzerdefinierte Felder hinzuzufügen, sie in Ihren Auftrag zu verwenden oder sie in E-Mail-Vorlagen für den Massenversand personalisierter E-Mails einzusetzen.
Liste der benutzerdefinierten Felder
Auf der Seite Vorlagen > Benutzerdefinierte Felder sehen Sie alle benutzerdefinierten Felder, die derzeit zu Ihrem Portal hinzugefügt wurden. Dort können Sie sie hinzufügen, bearbeiten und löschen. Wenn Sie das Sechs-Punkte-Symbol gedrückt halten und ziehen, können Sie auch die Reihenfolge der benutzerdefinierten Felder ändern. Die Änderung wirkt sich auch auf die Reihenfolge im Profil des Kunden aus.
Wenn Sie neben dem Namen des benutzerdefinierten Feldes Synced to CRM sehen, bedeutet dies, dass dieser Feldwert über Fragebogen aktualisiert werden kann. Klicken Sie auf Mit CRM synchronisiert, um eine Liste der Fragebogen zu sehen, in denen diese Synchronisierung eingerichtet ist. Auch wenn die Synchronisierung in einer Vorlage nicht eingestellt ist, können Sie benutzerdefinierte Felder, die synchronisiert werden sollen, für jeden einzelnen Fragebogen manuell auswählen.
