Aufgaben und To-Dos erstellen

Inhaltsübersicht

Aufgaben erstellen
- Eigenständige Aufgaben hinzufügen
Aufgaben für mehrere Kunden hinzufügen
Details zu Aufgaben hinzufügen
- Aufgaben aus E-Mails erstellen
- Automatisieren von Aufgaben innerhalb pipeline Stufen
Unteraufgaben erstellen
Dateien zu Aufgaben hinzufügen
Wiederkehrende Aufgaben erstellen

Unsere Funktion Aufgaben hilft Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Aufgaben, um sicherzustellen, dass jeder - auch Sie - auf dem Laufenden bleibt, was für jede Steuerverwaltung von entscheidender Bedeutung ist Kanzlei. Mit Aufgaben wissen Sie nicht nur, was als Nächstes auf Ihrer Agenda steht, sondern auch, was der Rest Ihres Teams gerade bearbeitet. Außerdem können Sie Aufgaben innerhalb von pipelines automatisieren; auf diese Weise werden sie automatisch genau dann erstellt, wenn Sie sie brauchen.

Hinweis

Entdecken Sie, wie Sie Ihre Prozesse verwalten, die Effizienz steigern und den Fortschritt Ihrer Arbeit verfolgen können, indem Sie die meisten Ihrer sich wiederholenden Aufgaben automatisieren mit Hebelkraft workflow Automatisierung in TaxDome

Aufgaben erstellen

On TaxDome, we see tasks as steps you must take in order to complete a job . A job might involve a variety of tasks for both your team and the client—messages, invoices, time entries, proposals, and so on. Read more about the difference between our Pipelines, Jobs, and Tasks features .

Da es so viele bewegliche Teile in einer Steuer Kanzlei gibt, haben wir ein System entwickelt, mit dem Sie Aufgaben innerhalb Ihrer pipelines automatisieren können. Auf diese Weise werden die Aufgaben automatisch generiert, wenn sich ein Auftrag von Stufe zu Stufe innerhalb einer pipeline. Und wenn Sie ein Aufgabe manuell erstellen möchten, können Sie es auch mit einem bestimmten Auftrag verknüpfen. Das ist eine Menge Flexibilität!

Tasks can be created by a firm owner, Admin, or any employee who has been given access to the account or access rights to view all accounts .

Sie können Aufgaben auf verschiedene Arten erstellen:

Eigenständige Aufgaben hinzufügen
Aufgaben für mehrere Kunden hinzufügen
Details zu Aufgaben hinzufügen
Aufgaben aus E-Mails erstellen
Automatisieren von Aufgaben innerhalb pipeline Stufen

Eigenständige Aufgaben hinzufügen

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine einzelne Aufgabe zu erstellen:

Klicken Sie oben links auf Neu und wählen Sie dann Aufgabe im Slide-out.
Add details to the task in the right sidebar.
Das war's! Klicken Sie auf Aufgabe erstellen.

Aufgaben für mehrere Kunden hinzufügen

Wenn Sie dieselbe Aufgabe für eine Reihe verschiedener Kunden erstellen müssen, verwenden Sie unsere Massenfunktion:

Gehen Sie zu Kunden > Konten, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Kundenkonten, klicken Sie auf Weitere Aktionen und wählen Sie Aufgabe erstellen in der Dropdown-Liste.
Add details to the task in the right sidebar.
Das war's! Klicken Sie auf Aufgabe erstellen.

Details zu Aufgaben hinzufügen

Fügen Sie bei Bedarf weitere Details zur Aufgabe hinzu:

a. Konto(s). Fügen Sie ein Kundenkonto hinzu oder lassen Sie das Feld Kunde leer, wenn die Aufgabe nicht für einen bestimmten Kunden bestimmt ist.

b. Auftrag. Wenn Sie im vorherigen Schritt nur ein Konto ausgewählt haben, können Sie einen Auftrag auswählen, mit dem Sie die Aufgabe verknüpfen möchten. Eine Aufgabe kann nur mit einem Auftrag verknüpft werden.

c. Template. Populate the task with one of your previously saved templates. Click the Template list to select a template (read more about task templates here ).

d. Beauftragte: Wählen Sie einen oder mehrere Aufgabe . Sie können Teammitglieder oder Rollen auswählen:

Teammitglieder: Wählen Sie den Namen eines Teammitglieds oder mehrere Namen aus.
Roles: Select an account role or roles. Once the job is created from the template, all team members assigned to the relevant roles in a client account will be allocated to the job.

e. Name der Aufgabe . Dieses Feld muss ausgefüllt werden und ist der Name, den Sie in der Aufgabe und im Auftrag sehen.

f. Status. Mit Hilfe des Status können Sie verfolgen, in welcher Stufe sich eine Aufgabe befindet. Sobald die Aufgabe abgeschlossen ist, können Sie oder das zugewiesen Teammitglied den status auf Erledigt ändern.

g. Priorität. Wählen Sie die Prioritätsstufe: Niedrig, Hoch, Mittel oder Dringend. Die Standardpriorität ist Mittel.

h. Description. Use the description to document current progress or open items. This way, when you open the task list , you’ll be able to see what kind of shape tasks are in. You can use text formatting, emoji, bullets, numbered lists, and also insert links. You can also mention your team members to get them notified of the task without having to assign it to them.

i. Tags. These help categorize your tasks and sort them. To learn more, go to Using account and task tags .

j. Startdatum, Fälligkeitsdatum. Das Festlegen von Terminen ist optional, kann aber ein hilfreiches Werkzeug für das Zeitmanagement sein. Sie erhalten drei Tage vor dem Fälligkeitsdatum der Aufgabeeine E-Mail-Erinnerung. Aufgaben, die überfällig sind oder deren Fälligkeitsdatum näher rückt, werden in der Aufgabenliste mit einem roten und gelben Ausrufezeichen neben ihrem Namen gekennzeichnet.

k. Repeat. Make your task automatically repeat (to see how, go here ). Not available, if the task is assigned to a role. While you can still set a task to recur every month, you’ll get even more out of incorporating tasks into jobs (see Automating tasks inside pipelines ).

l. Attach Documents. If you have selected only one account in step 1, you can attach documents you or other team members need to work on (details below ).

m. Subtasks. Your task may include smaller to-dos (details below ).

n. Link Account Notes. If you have selected only one account in step 1, you can link account notes that could help your teammates in completing the task. Once the note is linked, you can see it under the Account Notes. (details in the article ).

o. Aufgabe erstellen. Klicken Sie auf , um die Erstellung der Aufgabe abzuschließen.

Aufgaben aus E-Mails erstellen

You may find that you want to create a task from an email you received from a client. This is easily done from your Inbox+ notification center. Here’s how:

From the Inbox+ page, click on the email notification bar to expand it, then click on the Create task link. If the email address is linked to several accounts, you will be able to select the one you want.
Die Seitenleiste Aufgabe erstellen wird geöffnet. Die Felder sind bereits mit der E-Mail des Kunden ausgefüllt:

Kunde: der Kunde, der die E-Mail abgeschickt hat.
Name derAufgabe : die Betreffzeile der E-Mail.
Beschreibung: der Text der E-Mail.

Click the Create task button to save the task. After the task is created, the notification automatically moves to the Archived tab in Inbox+.

Automatisieren von Aufgaben innerhalb pipeline Stufen

To find out how to automate tasks inside pipelines, go here on the Tasks in Jobs page.

Unteraufgaben erstellen

Eine Aufgabe kann Unteraufgaben haben, die wie eine Aufgaben-Checkliste funktionieren. Sie können Unteraufgaben beim Erstellen oder Bearbeiten einer Aufgabe hinzufügen.

Hinweis

Unvollständige Teilaufgaben verhindern nicht, dass die Aufgabe als erledigt markiert wird.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine Teilaufgabe zu erstellen:

Sobald Sie den Schalter für Unteraufgaben aktivieren, erscheint ein Kontrollkästchen mit einem Feld für eine Aufgabe. Geben Sie den Namen der Teilaufgabe oder der Aufgabe ein.
Klicken Sie auf Teilaufgabe hinzufügen, um weitere Punkte auf der Checkliste zu erstellen.
Klicken Sie auf Aufgabe erstellen oder Speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen.

Sobald eine Teilaufgabe abgeschlossen ist, können Sie das Kästchen daneben ankreuzen.

Sie sehen die Anzahl der abgeschlossenen Teilaufgaben und die Gesamtzahl der verbleibenden Teilaufgaben in der Spalte TEILAUFGABEN der Aufgabe .

Dateien zu Aufgaben hinzufügen

You will need a folder with the private access level to attach files to a task for a specific client (you cannot do it for more than one client at a time).

To attach files from your desktop, click Attach documents, select From My Computer, then locate the files you want to upload. You can upload PDFs, Word files, Excel files, or images. For more details, go here . The files attached to tasks are saved to the selected folder under the Docs tab in the Private subtab.
Um Dateien von TaxDome anzuhängen, klicken Sie auf Anhängen, wählen Sie Von TaxDome, klicken Sie dann auf den Ordner und wählen Sie die Dateien aus. Sie können alle Dateien hinzufügen, die bereits auf TaxDome hochgeladen wurden.

Wiederkehrende Aufgaben erstellen

Wiederkehrende Aufgaben sind Aufgaben, die Sie regelmäßig ausführen: Zum Beispiel einmal in der Woche mit einem Kunden telefonieren, alle drei Tage die Post kontrollieren, jährlich bestimmte Steuerformulare vorbereiten.

Wenn Sie eine wiederkehrende Aufgabe erstellen, werden die folgenden Attribute von der ersten Aufgabe übernommen:

Der Name des Kunden
Der Name des Aufgabe
Die Beschreibung der Aufgabe
Die Aufgabe's Tags
Die Geschichte von Aufgabe
Die Bevollmächtigten für die Aufgabe
Die Teilaufgaben (mit deaktivierten Kontrollkästchen)
Der Wiederholungsplan (Anzahl der gewählten Wiederholungen minus eins)

Hinweis
Status, Kommentare und Anhänge sind nicht aus der ersten Aufgabe kopiert.

Um eine wiederkehrende Aufgabe einzurichten, befolgen Sie die gleichen Schritte wie bei der Erstellung einer Aufgabeaktivieren Aufgabedie Option Wiederholen ein. Dann können Sie einen Zeitplan für die Aufgabe erstellen.

Wählen Sie aus, wie oft die Aufgabe wiederholt werden soll. Standardmäßig wird eine Aufgabe einmal pro Woche wiederholt. Sie kann alle x Tage, Wochen, Monate oder Jahre wiederholt werden.
Entscheiden Sie, wann die Aufgabe ablaufen soll. Sie können ein bestimmtes Datum oder die Anzahl der Wiederholungen wählen.

Sobald eine wiederkehrende Aufgabe eingerichtet ist, sehen Sie das Start- und Fälligkeitsdatum sowie die Anzahl der Einträge in der Warteschlange.