Einmalige Rechnungen (Basic): Vorlagen erstellen und anwenden

Mit unseren Vorlagen lassen sich Routinevorgänge automatisieren und viel Zeit sparen. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Rechnungsvorlage proaktiv oder während der Erstellung einer pipeline erstellen, damit Sie sie als Automatisierung.

Hier finden Sie folgende Informationen:

• Erstellen von Rechnungsvorlagen
• Verwendung von Rechnungsvorlagen in Automatisierungen
• Anwendung von Rechnungsvorlagen
• Bearbeitung von Rechnungsvorlagen
• Duplizieren von Rechnungsvorlagen
• Löschen von Rechnungsvorlagen

Erstellen von Rechnungsvorlagen

Eine Rechnungsvorlage kann von einem Firmeninhaber, Administrator oder Teammitglied mit Zugriffsrechten zur Vorlagen zu verwalten.

Um eine Rechnungsvorlage zu erstellen, gehen Sie in der linken Menüleiste auf Vorlagen >Firmenvorlagen und dann auf Rechnungen. Klicken Sie dann auf Vorlage erstellen.

Sie können diese Seite auch aufrufen, indem Sie bei der Erstellung oder Bearbeitung eines Dokuments die OptionRechnung erstellen Automatisierung hinzufügen. pipelineund klicken Sie dann auf Neue Vorlage.

Das Fenster Rechnungsvorlage erstellen ist in einen linken und einen rechten Teil unterteilt.

Im linken Teil haben Sie die folgenden Optionen:

1. Name der Vorlage: Dies wird bei der Auswahl der Vorlage angezeigt.

2. Beschreibung: Fügen Sie eine optionale Beschreibung dessen hinzu, was in der Rechnung enthalten ist. Sie können das Konto shortcodes basierend auf benutzerdefinierten Feldern und Datum shortcodes. Hier finden Sie mehr über shortcodes.

3. Wählen Sie eine Zahlungsmethode: Wählen Sie die Zahlungsmethode, die der Kunde verwenden soll. Mehr zur Auswahl eines Standard-Zahlungsanbieters.

4. QuickBooks Einstellungen: Wählen Sie Ort und Klasse für die Rechnung, die an QuickBooks gesendet werden soll. Die Kunden sehen dieses Feld nicht. Beachten Sie, dass der Abschnitt QuickBooks Einstellungen nur angezeigt wird, wenn Sie ihn unter QuickBooks aktivieren. Gehen Sie zu Konto und Einstellungen > Erweitert > Kategorien und aktivieren Sie die Verfolgung von Standorten und/oder Klassen.

5. Senden Sie eine E-Mail an den Kunden, wenn eine Rechnung erstellt wurde: Diese Nachricht ersetzt den Standardtext in der E-Mail-Systembenachrichtigung, die zusammen mit der Rechnung gesendet wird. Die E-Mail wird für Sie nicht mehr zugänglich sein, nachdem Sie die Anfrage gesendet haben. Sie können auch das Konto shortcodes basierend auf benutzerdefinierten Feldern und Datum shortcodes.

6. Rechnung mit Guthaben bezahlen, falls vorhanden: Schalten Sie diese Option ein, damit die Rechnung mit einem eventuellen TaxDome Guthaben des Kunden bezahlt wird. Erfahren Sie mehr über die Zahlung im Namen eines Kunden.

7. Mahnungen: Schalten Sie dies ein, um eine E-Mail-Benachrichtigung an den Kunden zu senden, wenn er die Rechnung nicht innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen bezahlt hat. Hier erfahren Sie mehr über Mahnungen.

Im rechten Teil des Fensters Rechnungsvorlage erstellen haben Sie die folgenden Optionen:

1. Einzelposten: Im Abschnitt " Einzelposten " können Sie:

• Einzelposten hinzufügen: Klicken Sie auf Position und wählen Sie dann entweder eine bestehende Leistung aus oder erstellen Sie eine neue. Füllen Sie das Feld Tarif aus, legen Sie die Anzahl der Leistungen und die Steuer fest (hier finden Sie weitere Informationen zu Steuersätzen in Rechnungen), und geben Sie die Beschreibung ein (optional). Wählen Sie die Klasse aus, die an QuickBooks gesendet werden soll (dieses Feld wird den Kunden nicht angezeigt).
• Rabatte anwenden: Um eine Rabattposition hinzuzufügen, klicken Sie auf Rabatt, und füllen Sie dann das Feld Satz aus. 
• Verwalten Sie Positionen: Klicken Sie auf das Mülleimersymbol, um eine Position zu löschen. Klicken Sie auf die drei Punkte, um eine Position zu bearbeiten, zu duplizieren, zu löschen oder einen neuen Dienst daraus zu erstellen.
• Einstellungen anpassen: Klicken Sie auf Einstellungen, um festzulegen, welche Spalten in Ihrer Rechnung angezeigt werden sollen.
  Wenn die Felder Beschreibung und Leistungsdatum leer sind und Sie sie nicht ausgeblendet haben, werden sie automatisch in der Rechnung ausgeblendet. Für die Spalten Preis & Menge und Steuer gilt eine andere Logik: Sie sollten sie in den Einstellungen ausblenden, damit sie in der Rechnung nicht angezeigt werden, auch wenn der Wert auf 0 gesetzt ist. 

2. Die Zusammenfassung gibt Ihnen einen Überblick:

• Zwischensumme: Dies ist die Summe der Beträge für die erbrachten Dienstleistungen vor Steuern. Sie können sie bearbeiten, wenn Sie noch keine Einzelposten haben. Nachdem Sie sie hinzugefügt haben, wird sie automatisch berechnet und kann nicht mehr geändert werden.
• Mehrwertsteuersatz: Wenn Sie keine Einzelposten haben, können Sie den Mehrwertsteuersatz bearbeiten. Wenn Sie Einzelposten haben, müssen Sie zur Bearbeitung des MwSt.-Satzes die Spalte MwSt. für die Einzelposten aktivieren (hier finden Sie weitere Informationen zur MwSt.).
• Mehrwertsteuerbetrag: Wird automatisch berechnet aus Zwischensumme x Mehrwertsteuersatz.
• Gesamtbetrag: Wird automatisch aus Zwischensumme + Mehrwertsteuerbetrag berechnet.

3. Notiz an den Kunden: Sie können dem Kunden eine Notiz hinzufügen und diese personalisieren, indem Sie shortcodes. Es kann entweder eine Notiz mit den Zahlungsdetails oder nur eine Nachricht sein. Diese Notiz wird auf Mandantenportal und auf der Rechnung PDF angezeigt.

4. Vorschau: Klicken Sie Vorschau oben rechts, um im Voraus zu sehen, was genau Ihre Kunden von PDF erhalten werden. Wenn Sie mit dem, was Sie sehen, zufrieden sind, klicken Sie auf Speichern und verlassen Sie den Vorschau Modus.

Wenn Sie das Aussehen Ihrer Rechnungen anpassen und sie mit einem weißen Etikett versehen möchten, klicken Sie im Modus Vorschau auf Rechnungseinstellungen und nehmen Sie die erforderlichen Anpassungen vor. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie das Aussehen der Rechnungen anpassen können.

Anwendung von Rechnungsvorlagen

Rechnungsvorlagen können entweder bei der Erstellung von Rechnungen, bei der Erstellung von Vorschlägen oder Angebotsvorlagen oder bei der Einrichtung der Website pipeline Automatisierung verwendet werden.

So geht's:

1. Erstellen Sie eine neue Rechnung oder fügen Sie eine Rechnung zum Vorschlag hinzu.

2. Klicken Sie auf die Liste der Rechnungsvorlagen, um sie zu erweitern, und wählen Sie dann eine Vorlage aus.

3. Fahren Sie mit dem Einrichten der Rechnung fort. Sie können nun Änderungen am Betrag, Steuersatz usw. vornehmen.

Hinweis: Änderungen, die Sie an einer Rechnung vornehmen, haben keinen Einfluss auf die Vorlage.

Bearbeitung von Rechnungsvorlagen

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Änderungen an einer Rechnungsvorlage vorzunehmen:

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Vorlagen > Firmenvorlagen und wählen Sie dann Rechnungen. Klicken Sie anschließend auf den Namen der Rechnungsvorlage in der Liste.

2. Nehmen Sie Änderungen an der Rechnungsvorlage vor und klicken Sie dann auf Speichern & Beenden.

Duplizieren von Rechnungsvorlagen

Um eine neue Rechnungsvorlage aus einer bestehenden Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf die Punkte ganz rechts neben der Rechnungsvorlage und wählen Sie dann Duplizieren aus der Dropdown-Liste. Es wird eine Kopie der Rechnungsvorlage mit einem Suffix (z. B. Formular 1040 (2)) gespeichert.

Löschen von Rechnungsvorlagen

Um eine Rechnungsvorlage vollständig zu entfernen, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der Rechnungsvorlage, wählen Sie in der Dropdown-Liste die Option Löschen und klicken Sie zur Bestätigung erneut auf Löschen .