Rechnungsvorlagen erstellen und anwenden

Our templates are used to automate routine procedures and save loads of time. Here, we show you how to create an invoice template proactively or while creating a pipeline so that you can apply it as an automation .

Rechnungsvorlagen erstellen

Eine Rechnungsvorlage kann von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem Teammitglied mit Zugriffsrechten auf manage templates erstellt werden. So erstellen Sie eine Rechnungsvorlage:

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste auf „Vorlagen“ > „Kanzlei-Vorlagen “ und dann auf „Rechnungen“.

2. Klicken Sie auf „Vorlage erstellen“.

   

   Also, you can start creating a template by adding the Create invoice automation while making or editing a pipeline, then clicking New template.

   

3. Füllen Sie die Angaben in der Rechnungsvorlage aus. Weitere Informationen finden Sie im folgenden Abschnitt.

4. Klicken Vorschau oben rechts, um vorab genau das PDF zu sehen, PDF Kunden erhalten werden. Wenn Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, klicken Sie auf „Speichern & Beenden“, um den Vorschau zu verlassen.

Wenn Sie das Aussehen Ihrer Rechnungen anpassen und mit Ihrem eigenen Branding versehen möchten, klicken Sie im Vorschau auf„Rechnungseinstellungen“und nehmen Sie die gewünschten Anpassungen vor. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie das Aussehen Ihrer Rechnungen anpassen können .

Rechnungsvorlagen anwenden

Invoice templates could be used either while creating invoices, while creating proposals or proposal templates or when setting up the pipeline automation .

So geht's:

1. Erstellen Sie eine neue Rechnung oder fügen Sie eine Rechnung zum Vorschlag hinzu.

2. Klicken Sie auf die Rechnungsvorlagenliste, um sie zu erweitern, und wählen Sie dann eine Vorlage aus.

3. Fahren Sie mit dem Einrichten der Rechnung fort. Sie können nun Änderungen am Betrag, Steuersatz usw. vornehmen.

   

   Hinweis

   Änderungen, die Sie an einer Rechnung vornehmen, haben keinen Einfluss auf die Vorlage.

Rechnungsvorlagen bearbeiten

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Änderungen an einer Rechnungsvorlage vorzunehmen:

1. Gehen Sie zu Vorlagen > Firmenvorlagen in der linken Menüleiste und wählen Sie dann Rechnungen. Klicken Sie dann auf den Namen der Rechnungsvorlage in der Liste.

2. Nehmen Sie Änderungen an der Rechnungsvorlage vor und klicken Sie dann auf Speichern & Beenden.

Duplizierte Rechnungsvorlagen

Um eine neue Rechnungsvorlage aus einer bestehenden Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf die Punkte ganz rechts neben der Rechnungsvorlage und wählen dann Duplizieren aus der Dropdown-Liste. Es wird eine Kopie der Rechnungsvorlage mit einem Suffix (z. B. Formular 1040 (2)) gespeichert.

Rechnungsvorlagen löschen

Um eine Rechnungsvorlage vollständig zu entfernen, klicken Sie auf drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der Rechnungsvorlage, wählen Löschen und bestätigen Sie die Löschung.

Bezug: Rechnungsdaten

Das Fenster „Rechnungsvorlage erstellen“ ist in einen linken und einen rechten Bereich unterteilt. Im linken Bereich stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

a) Name der Vorlage: Dieser wird bei der Auswahl der Vorlage angezeigt.

b) Beschreibung: Eine optionale Beschreibung des Rechnungsinhalts. Sie können shortcodes basierend auf benutzerdefinierten Feldern und Datums- shortcodesverwenden. Hier finden Sie weitere Informationen zu shortcodes .

c) Zahlungsmethode: Wie sollen Ihre Kunden Rechnungen bezahlen (entweder per Kreditkarte, Lastschrift oder beides)?

d) QuickBooks : StandortundKlassefür die Rechnung, die an QuickBooks gesendet werden soll. Dieses Feld ist für Kunden nicht sichtbar. Beachten Sie, dass der AbschnittQuickBooks nur angezeigt wird, wenn Sie ihn inQuickBooks aktivieren. Gehen Sie zu„Konto und Einstellungen“ > „Erweitert“ > „Kategorien“und aktivieren Sie die Nachverfolgung von Standorten und/oder Klassen.

e) E-Mail an den Kunden senden, wenn die Rechnung erstellt wurde: Diese Nachricht ersetzt den Standardtext in der E-Mail-Benachrichtigung, die zusammen mit der Rechnung versendet wird. Die E-Mail ist für Sie nach dem Absenden der Anfrage nicht mehr einsehbar. Sie können auch shortcodes basierend auf benutzerdefinierten Feldern und Datums- shortcodesverwenden.

f) Rechnung mit Guthaben begleichen (falls vorhanden): Aktivieren Sie diese Option, damit die Rechnung mit dem TaxDome des Kunden beglichen wird, sofern vorhanden.

g) Erinnerungen an Kunden senden: Aktivieren Sie diese Option, um dem Kunden eine E-Mail-Benachrichtigung zu senden, falls er die Rechnung nicht innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen bezahlt hat. Hier finden Sie weitere Informationen zu Erinnerungen .

Im rechten Teil des Fensters Rechnungsvorlage erstellen haben Sie die folgenden Optionen:

a) Einzelposten. Im Abschnitt„Einzelposten“ können Sie:

• Einzelposten hinzufügen: Klicken Sie auf „Einzelposten“ und wählen Sie dann entweder eine vorhandene Dienstleistung aus oder erstellen Sie eine neue. Wählen Sie ein Teammitglied aus, um einen benutzerdefinierten Tarif anzuwenden , sofern dieser für diese Dienstleistung und diesen Mitarbeiter festgelegt wurde. Legen Sie die Anzahl der Dienstleistungen und die Steuer fest (hier finden Sie weitere Informationen zu Steuersätzen in Rechnungen ) , geben Sie dieBeschreibungein (optional). Wählen Siedie Klasseaus, die an QuickBooks gesendet werden soll QuickBooks dieses Feld ist für Kunden nicht sichtbar).

• Rabatte anwenden: Um eine Rabattposition hinzuzufügen, klicken Sie auf Rabatt, und füllen Sie dann das Feld Satz aus. 

• Verwalten Sie Positionen: Klicken Sie auf das Mülleimersymbol, um eine Position zu löschen. Klicken Sie auf die drei Punkte, um eine Position zu bearbeiten, zu duplizieren, zu löschen oder einen neuen Dienst daraus zu erstellen.

• Einstellungen anpassen: Klicken Sie auf„Einstellungen“, um festzulegen, welche Spalten in Ihrer Rechnung angezeigt werden sollen.  Wenn die Felder „Beschreibung“und„Leistungsdatum“leer sind und Sie sie nicht ausgeblendet haben, werden sie automatisch in der Rechnung ausgeblendet. Für die Spalten„Preise & Menge“und„Steuer“gilt eine andere Logik: Sie sollten sie inden Einstellungenausblenden, damit sie in der Rechnung nicht angezeigt werden, selbst wenn der Wert auf 0 gesetzt ist. 

b) Im Abschnitt „Zusammenfassung“ sehen Sie:

• Zwischensumme: Dies ist die Summe der Beträge für die erbrachten Dienstleistungen vor Steuern. Sie können sie bearbeiten, wenn Sie noch keine Einzelposten haben. Nachdem Sie sie hinzugefügt haben, wird sie automatisch berechnet und kann nicht mehr geändert werden.

• Steuer-/MwSt./GST-Satz: Wenn Sie keine Einzelposten haben, können Sie den Satz bearbeiten. Wenn Sie Einzelposten haben, müssen Sie die Spalte „Steuer“ für die Einzelposten aktivieren, um den Steuersatz zu bearbeiten (weitere Informationen finden Sie unter Umsatzsteuer ) .

• Steuer-/MwSt.-/GST-Betrag: Wird automatisch aus der Zwischensumme × Steuersatz berechnet. Sowohl der Steuerprozentsatz als auch der Steuerbetrag werden in diesem Abschnitt angezeigt.

• Gesamt: Wird automatisch aus Zwischensumme + Steuerbetrag berechnet.

c) Hinweis für den Kunden: Sie könneneinen Hinweis für den Kundenhinzufügen und diesen mithilfe von shortcodesanpassen. Dabei kann es sich entweder um eine Notiz mit den Zahlungsdetails oder einfach um eine Nachricht handeln. Diese Notiz wird im Mandantenportal auf der PDF angezeigt.

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