Rechnungen (Basic): Vorlagen erstellen & anwenden
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Unsere Vorlagen dienen dazu, Routinevorgänge zu automatisieren und eine Menge Zeit zu sparen. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Rechnungsvorlage proaktiv oder während der Erstellung einer pipeline erstellen, damit Sie sie als Automatisierung.
Werfen Sie einen Blick auf folgende Themen:
- Rechnungsvorlagen erstellen
- Senden von Rechnungen an Kunden über Automatisierung
- Anwendung von Rechnungsvorlagen
- Rechnungsvorlagen bearbeiten
- Rechnungsvorlagen duplizieren
- Löschen von Rechnungsvorlagen
Rechnungsvorlagen erstellen
Eine Rechnungsvorlage kann von einem Firmeninhaber, Administrator oder Teammitglied mit Zugriffsrechten zur Vorlagen zu verwalten.
Um eine Rechnungsvorlage zu erstellen, gehen Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen , wählen in der Menüleiste Vorlagen und dann Rechnungen. Klicken Sie dann auf Vorlage erstellen.
Sie können diese Seite auch aufrufen, indem Sie beim Erstellen oder Bearbeiten einer Pipeline die OptionRechnung erstellen Automatisierung hinzufügen und dann auf Neue Vorlage klicken.
Im Folgenden erfahren Sie mehr über alle Optionen (1-16), die Ihnen im Fenster Rechnungsvorlage erstellen zur Verfügung stehen:
1. Name der Vorlage: Dies wird bei der Auswahl der Vorlage angezeigt.
2. Beschreibung: Fügen Sie eine Beschreibung für den Inhalt der Rechnung hinzu (optional).
3. Shortcode hinzufügen: Fügen Sie dynamische Daten ein, um Ihre Rechnungen zu individualisieren. Sie können auf benutzerdefinierten Feldern basierende Konto-Shortcodes sowie Datums-Shortcodes verwenden. Hier erfahren Sie mehr über Shortcodes.
4. Wählen Sie eine Zahlungsmethode: Wählen Sie die Zahlungsmethode, die der Kunde verwenden soll. (Mehr zur Auswahl eines Standard-Zahlungsanbieters).
5. E-Mail an den Kunden senden, wenn eine Rechnung erstellt wurde: Schalten Sie diese Option ein und fügen Sie eine benutzerdefinierte Nachricht hinzu, wenn Sie möchten, dass der Kunde per E-Mail über eine Rechnung benachrichtigt wird. Andernfalls erhalten sie eine Benachrichtigung nur in ihrem Portal.
- Position: Um eine Position hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche " Position" und wählen Sie dann entweder eine Leistung aus oder erstellen Sie eine neue Position. Füllen Sie das Feld Satz aus, legen Sie die Menge für die Dienstleistung (QTY) fest und entscheiden Sie, ob jede Position steuerpflichtig ist.
- Rabatt: Um eine Position hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Rabatt und füllen dann das Feld Satz aus. Der negative Betrag wird vom Gesamtbetrag der Rechnung abgezogen.
12. Steuer: Damit wird die Steuer automatisch zur Rechnung hinzugefügt. Sobald die Mehrwertsteuer hinzugefügt wurde, wird sie in der Gesamtsumme ausgewiesen. (Hier erfahren Sie mehr über Steuersätze in Rechnungen).
13. Kopieren: Klicken Sie auf das Symbol, um eine Kopie der Position zu erstellen.
14. Zusammenfassung: Dieser Abschnitt enthält die Zwischensumme, den Steuersatz und -betrag sowie die Gesamtsumme.
15. Steuersatz: Sobald die Mehrwertsteuer hinzugefügt wird, wird sie in der Gesamtsumme berücksichtigt (mehr über Standardsteuersätze).
16. Speichern & Beenden, Speichern und Abbrechen: Klicken Sie auf Speichern & Beenden, um die Vorlage zu speichern und zur Vorlagenliste zurückzukehren, auf Speichern, um Ihre Änderungen beizubehalten und mit der Bearbeitung der Vorlage fortzufahren, oder auf Abbrechen, um ohne Speichern zu beenden.
Anwendung von Rechnungsvorlagen
Sobald Sie eine Vorlage erstellt haben, können Sie diese verwenden, um die Erstellung von Rechnungen zu beschleunigen. So geht's:
1. Erstellen Sie eine neue Rechnung, indem Sie auf + NEU button klicken und Rechnung auswählen.
2. Klicken Sie auf die Liste der Rechnungsvorlagen, um sie zu erweitern, und wählen Sie dann eine Vorlage aus.
3. Fahren Sie mit dem Einrichten der Rechnung fort. Sie können nun Änderungen am Betrag, Steuersatz usw. vornehmen.
Hinweis: Änderungen, die Sie an einer Rechnung vornehmen, wirken sich nicht auf die Vorlage aus, mit der sie erstellt wurde.
Rechnungsvorlagen bearbeiten
Um Änderungen an einer Rechnungsvorlage vorzunehmen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Gehen Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen , wählen Sie in der Menüleiste Vorlagen und dann Rechnungen aus. Klicken Sie anschließend auf den Namen der Rechnungsvorlage in der Liste.
2. Nehmen Sie Änderungen an der Rechnungsvorlage vor und klicken Sie dann auf Speichern & Beenden.
Rechnungsvorlagen duplizieren
Um eine neue Rechnungsvorlage aus einer bestehenden Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der Rechnungsvorlage und wählen Sie dann Duplizieren aus dem Pulldown-Menü. Die Kopie der Rechnungsvorlage wird mit einem Suffix gespeichert (z. B. Formular1040 (2)).
Löschen von Rechnungsvorlagen
Um eine Rechnungsvorlage vollständig zu entfernen, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der Rechnungsvorlage, wählen Sie im Pulldown-Menü die Option Löschen und klicken Sie zur Bestätigung erneut auf Löschen .
