Rechnungsvorlagen erstellen und anwenden

Our templates are used to automate routine procedures and save loads of time. Here, we show you how to create an invoice template proactively or while creating a pipeline so that you can apply it as an automation .

Rechnungsvorlagen erstellen

An invoice template can be created by a firm owner, admin or team member with access rights to manage templates .

Um eine Rechnungsvorlage zu erstellen, gehen Sie zu Vorlagen > Firmenvorlagen in der linken Menüleiste, dann Rechnungen. Klicken Sie dann auf Vorlage erstellen.

Or access this page by adding the Create invoice automation while making or editing a pipeline, then click New template.

Das FensterRechnungsvorlage erstellen ist in einen linken und einen rechten Teil unterteilt.

Im linken Teil haben Sie die folgenden Optionen:

1. Name der Vorlage: Dies wird bei der Auswahl der Vorlage angezeigt.

2.  Description: Add an optional description of what is included in the invoice. You can use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes. Here’s more on shortcodes .

3.  Choose a payment method: Select the payment method you want the client to use. More on selecting a default payment provider .

4QuickBooks : Wählen Sie Ort und Klasse für die Rechnung, die an QuickBooks gesendet werden soll. Die Kunden sehen dieses Feld nicht. Beachten Sie, dass der Abschnitt QuickBooks nur angezeigt wird, wenn Sie ihn in QuickBooks einschalten. Gehen Sie zu Konto und Einstellungen > Erweitert > Kategorien und aktivieren Sie die Verfolgung von Orten und/oder Klassen.

5.  Send email to client when invoice created: This message will replace the default text in the email system notification sent along with the invoice. The email won’t be accessible to you after you send the request. You can also use account shortcodes based on custom fields and date shortcodes.

6.  Pay invoice with credits if available: Toggle this on so the invoice is paid with any TaxDome credits the client might have. Find out more about paying on behalf of a client .

7.  Reminders: Toggle this onto send an email notification to the client if they haven’t paid the invoice within a specified number of days. Here’s more on reminders .

Im rechten Teil des Fensters Rechnungsvorlage erstellen haben Sie die folgenden Optionen:

1. einzelposten: Im Abschnitt " Einzelposten " können Sie:

• Add line item: Click Line item, then either select an existing service or create a new one. Fill in the Rate field, set the number of services and tax (here’s more on tax rates in invoices ), and type in the Description (optional). Select Class to be sent to QuickBooks (clients will not see this field).

• Rabatte anwenden: Um eine Rabattposition hinzuzufügen, klicken Sie auf Rabatt, und füllen Sie dann das Feld Satz aus. 

• Verwalten Sie Positionen: Klicken Sie auf das Mülleimersymbol, um eine Position zu löschen. Klicken Sie auf die drei Punkte, um eine Position zu bearbeiten, zu duplizieren, zu löschen oder einen neuen Dienst daraus zu erstellen.

• Einstellungen anpassen: Klicken Sie auf Einstellungen, um festzulegen, welche Spalten in Ihrer Rechnung angezeigt werden sollen. Wenn die Felder Beschreibung und Leistungsdatum leer sind und Sie sie nicht ausgeblendet haben, werden sie automatisch in der Rechnung ausgeblendet. Für die Spalten Preis & Menge und Steuer gilt eine andere Logik: Sie sollten sie in den Einstellungen ausblenden, damit sie in der Rechnung nicht angezeigt werden, auch wenn der Wert auf 0 gesetzt ist. 

2.Zusammenfassung zeigt es Ihnen:

• Zwischensumme: Dies ist die Summe der Beträge für die erbrachten Dienstleistungen vor Steuern. Sie können sie bearbeiten, wenn Sie noch keine Einzelposten haben. Nachdem Sie sie hinzugefügt haben, wird sie automatisch berechnet und kann nicht mehr geändert werden.

• VAT rate: If you don’t have line items, you can edit the VAT rate. If you have line items, to edit the VAT rate, you need to enable the VAT column for the line items (here’s more on sales tax ).

• Mehrwertsteuerbetrag: Wird automatisch berechnet aus Zwischensumme x Mehrwertsteuersatz.

• Gesamtbetrag: Wird automatisch aus Zwischensumme + Mehrwertsteuerbetrag berechnet.

3. eine Notiz an den Kunden: Sie können dem Kunden eine Notiz hinzufügen und diese personalisieren, indem Sie shortcodes. Es kann entweder eine Notiz mit den Zahlungsdetails oder nur eine Nachricht sein. Diese Notiz wird im Mandantenportal und in der PDF angezeigt.

4.Vorschau: Klicken Sie auf Vorschau oben rechts, um die genaue PDF , die Ihre Kunden erhalten werden, im Voraus zu sehen. Wenn Sie mit dem, was Sie sehen, zufrieden sind, klicken Sie im Vorschau auf Speichern & beenden.

If you want to customize the look of your invoices and white-label them, click Invoice settings from the preview mode and make the required adjustments. Find out more on how you can customize the invoice look .

Rechnungsvorlagen anwenden

Invoice templates could be used either while creating invoices, while creating proposals or proposal templates or when setting up the pipeline automation .

So geht's:

1. Erstellen Sie eine neue Rechnung oder fügen Sie eine Rechnung zum Vorschlag hinzu.

2. Klicken Sie auf die Rechnungsvorlagenliste, um sie zu erweitern, und wählen Sie dann eine Vorlage aus.

3. Fahren Sie mit dem Einrichten der Rechnung fort. Sie können nun Änderungen am Betrag, Steuersatz usw. vornehmen.

   

   Hinweis

   Änderungen, die Sie an einer Rechnung vornehmen, haben keinen Einfluss auf die Vorlage.

Rechnungsvorlagen bearbeiten

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Änderungen an einer Rechnungsvorlage vorzunehmen:

1. Gehen Sie zu Vorlagen > Firmenvorlagen in der linken Menüleiste und wählen Sie dann Rechnungen. Klicken Sie dann auf den Namen der Rechnungsvorlage in der Liste.

2. Nehmen Sie Änderungen an der Rechnungsvorlage vor und klicken Sie dann auf Speichern & Beenden.

Duplizierte Rechnungsvorlagen

Um eine neue Rechnungsvorlage aus einer bestehenden Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf die Punkte ganz rechts neben der Rechnungsvorlage und wählen dann Duplizieren aus der Dropdown-Liste. Es wird eine Kopie der Rechnungsvorlage mit einem Suffix (z. B. Formular 1040 (2)) gespeichert.

Rechnungsvorlagen löschen

Um eine Rechnungsvorlage vollständig zu entfernen, klicken Sie auf drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der Rechnungsvorlage, wählen Löschen und bestätigen Sie die Löschung.

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